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ARCHIVÉ - Examen du cadre de gouvernance des sociétés d'État du Canada - Répondre aux attentes des Canadiennes et des Canadiens

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5. Les conseils d'administration – Jeter de solides bases

Dans le secteur privé, les pratiques de gestion exemplaires ont évolué de façon importante au cours de la dernière décennie. Bien qu'un certain nombre de ces pratiques exemplaires aient été adoptées par les sociétés d'État, par exemple des lignes directrices intitulées La régie des sociétés d'État et autres entreprises publiques ont été diffusées en 1996, il est maintenant temps de resserrer la gouvernance des sociétés d'État en proposant une série de mesures obligatoires s'appliquant aux conseils d'administration de toutes les sociétés. Certaines sociétés d'État ont pris acte de ces mesures et en ont adopté plusieurs de leur propre chef.

5.1 Rendre les conseils d'administration plus efficaces – Assurer leur indépendance

Tel qu'il a été mentionné dans le chapitre précédent, les directeurs sont responsables, en vertu de la loi, d'agir au mieux des intérêts de la société d'État et de prendre les mesures nécessaires à ce propos. On s'attend à ce que les conseils d'administration donnent des indications stratégiques à la direction et surveillent les activités des sociétés. Pour répondre à ces attentes et entretenir de saines relations professionnelles avec leur ministre respectif et la direction de la société, ils doivent bien comprendre leurs responsabilités et obligations de rendre des comptes, ainsi que celles du ministre et de la direction.

Pour donner des indications stratégiques efficaces, les conseils d'administration doivent très bien comprendre en quoi consistent le mandat, les activités, les risques, les biens et les ressources de leur société respective, ainsi que les orientations stratégiques du gouvernement. Cela est essentiel pour que les conseils d'administration puissent établir un dialogue constructif, s'il y a lieu, concernant les objectifs du gouvernement s'appliquant en particulier à chaque société et remplir le mandat de surveillance qui nécessite une connaissance précise des activités de leur société respective, de son contexte de fonctionnement, des risques auxquels elle peut être exposée et de sa viabilité à long terme.

Selon les pratiques exemplaires observées dans le milieu, pour être efficaces, les administrateurs doivent pouvoir prendre des décisions d'une manière objective et indépendante. L'indépendance contribue à établir la crédibilité du conseil d'administration et favorise une saine gouvernance et une responsabilisation efficace. C'est pour cette raison que les pratiques exemplaires de gouvernance des sociétés d'État prévoient que les conseils d'administration gardent leur indépendance à l'égard de la direction.

Des fonctionnaires siègent au conseil d'administration de plusieurs sociétés. En fait, un certain nombre de lois mentionnent la présence de fonctionnaires agissant à titre d'administrateur de droit. Ces fonctionnaires mettent à profit leurs connaissances et leur expertise, aident à protéger l'intérêt public et peuvent aider le conseil d'administration à mieux comprendre les politiques et l'appareil gouvernemental. Toutefois, il existe un risque que leur présence, dans certains cas, pourrait remettre en question l'indépendance du conseil et donner lieu à des situations où les loyautés seraient divisées.

Même si les fonctionnaires qui font partie du conseil d'administration ont les mêmes responsabilités fiduciaires à l'égard de la société que les autres directeurs et doivent agir en conséquence, il se pourrait que ces responsabilités entrent en conflit avec leurs fonctions à titre de fonctionnaire, menant à des préoccupations – justifiées ou non – quant à la résolution d'un tel conflit.

Les fonctionnaires peuvent ne pas être – ou être perçus comme n'étant pas – en mesure, à titre de directeur indépendant, de questionner le ministre de tutelle à propos de questions comme l'orientation stratégique ou l'approbation des plans de l'entreprise. En outre, les autres membres du conseil d'administration peuvent, incorrectement, percevoir la présence de fonctionnaires comme étant des porte-parole du gouvernement. Le gouvernement s'est engagé à assurer l'indépendance des conseils d'administration et ne continuera à permettre – dans certains – cas la présence de fonctionnaires à ces conseils d'administration que s'il y va de l'intérêt du gouvernement et des sociétés d'État.

Mesure no 5

Le gouvernement examinera la nomination de fonctionnaires à des conseils d'administration de sociétés d'État afin d'y réduire ou d'y éliminer leur présence. Le gouvernement prendra des mesures administratives et effectuera les modifications législatives nécessaires afin de mettre en oeuvre les résultats du présent examen.

Il faut mettre en place des processus, des fonctions et des structures permettant de faire en sorte que les administrateurs et le conseil d'administration exercent d'une manière indépendante leurs activités de gouvernance et de surveillance de la société. Une façon de s'assurer que le conseil d'administration pourra maintenir son indépendance à l'égard de la direction est d'exiger que différentes personnes exercent les fonctions de président du conseil d'administration et de premier dirigeant de la société. Les statuts ou les pratiques de la plupart des sociétés font cette distinction.

Mesure no 6

Le gouvernement apportera les changements législatifs nécessaires pour s'assurer que les postes de premier dirigeant et de président du conseil d'administration des sociétés d'État ne seront pas occupés par la même personne.

La composition du conseil d'administration varie grandement d'une société d'État à l'autre, compte tenu de la grande différence entre ces organisations. Faire en sorte que la majorité des membres du conseil d'administration demeurent indépendants à l'égard de la direction assurerait l'existence d'un conseil indépendant, ce qui contribuerait à la saine gouvernance de la société.

Mesure no 7

Le gouvernement exigera que le premier dirigeant soit le seul représentant de la direction au sein du conseil d'administration.

Les sociétés d'État sont des institutions publiques faisant de plus en plus l'objet d'un examen attentif. Exigeant davantage de transparence, les citoyens et les intervenants font pression sur des organisations pour que le public ait accès aux délibérations de leur conseil. Même si on reconnaît en général l'importance de la divulgation, les renseignements délicats touchant les ressources humaines et les stratégies de la société, l'information commerciale confidentielle et les renseignements sur d'autres activités faisant l'objet de discussions aux réunions du conseil pourraient causer du tort s'ils étaient rendus publics sans raison. Les administrateurs pourraient subir des pressions de la part de membres de la collectivité et pourraient hésiter à exprimer leurs préoccupations et à poser des questions difficiles s'ils n'étaient pas convaincus que leur intervention demeurera confidentielle. Dans de telles circonstances, le conseil ne serait pas perçu comme un intervenant indépendant crédible et ne pourrait pas agir en tant que tel dans le cadre du processus décisionnel.

Mesure no 8

Pour que les conseils d'administration puissent délibérer librement et exercer la fonction de remise en question que doivent exercer les administrateurs, il faudrait que les délibérations demeurent confidentielles. Le gouvernement exige cependant que les conseils d'administration des sociétés d'État tienne des réunions publiques annuelles à l'occasion desquelles les intéressés pourraient exprimer leurs points de vue et poser des questions sur les activités des sociétés. On encourage également les sociétés à organiser de façon continue des activités de relations externes afin d'obtenir les impressions et les commentaires des intervenants.

5.2 Déterminer les attentes – Les responsabilités des administrateurs

Même si la loi est claire en ce qui concerne les obligations des administrateurs, elle ne renseigne pas beaucoup ni sur la manière dont ils doivent exercer leur devoir de diligence, ni sur les attentes auxquelles ils doivent répondre dans la pratique. Un grand nombre d'administrateurs arrivent à leur première réunion du conseil sans vraiment savoir en quoi consistent leurs principales fonctions et leur rôle, qui ils représentent, dans quelle mesure ils peuvent remettre en question les plans et les propositions de la direction; comment doivent se dérouler les contacts entre eux et le ministre de tutelle et son personnel et quelles sont les autres questions de gouvernance touchant l'orientation stratégique à donner et la surveillance. Pour remplir leurs obligations juridiques d'administrateurs et contribuer à la bonne gouvernance de la société, les personnes nouvellement nommées à un conseil d'administration devraient savoir quelles sont les responsabilités que leur confère la LGFP et connaître les lois régissant leur société, les attentes du gouvernement et les bonnes pratiques concernant l'organisation et la gestion de conseils d'administration. Cela aiderait les nouveaux administrateurs à comprendre leurs obligations juridiques et leur indiquerait sous quel angle aborder leur travail.

Mesure no 9

Afin d'aider les membres des conseils d'administration à faire leur travail, le gouvernement transmettra à chaque nouvel administrateur, au moment de sa nomination, une lettre lui donnant des indications explicites sur les attentes du gouvernement relativement au rôle et aux responsabilités que la loi confère aux administrateurs et qu'ils doivent exercer dans la pratique. Il serait aussi question, dans la lettre, des valeurs et de l'éthique pour les titulaires de charges publiques et de la déclaration de conflits d'intérêts.

5.3 Préciser les responsabilités – Mandat des conseils et charte des comités

Lorsqu'un conseil a un mandat et un comité, une charte, il en résulte une plus grande responsabilisation, car ainsi on peut savoir exactement de quoi on est responsable et à qui on doit rendre des comptes. Les chartes circonscrivent avec précision les responsabilités et clarifient, par conséquent, les éléments de responsabilisation.

Les conseils créent souvent des comités auxquels ils confient des travaux importants devant les aider à exercer leurs responsabilités générales. Les conseils continuent cependant d'assumer la responsabilité des décisions prises par leurs comités. Il est donc important, pour que le régime de responsabilisation soit efficace, que chaque comité dispose d'une charte écrite indiquant clairement quels sont ses responsabilités et ses pouvoirs. Une charte s'appliquant à l'ensemble du conseil d'administration préciserait aussi les responsabilités du conseil et les pouvoirs qu'il aurait délégués à la direction.

Mesure no 10

Pour améliorer la gouvernance des sociétés d'État, le gouvernement collaborera avec les conseils afin d'adopter une charte devant définir avec précision les rôles et les responsabilités du conseil et de ses comités.

5.4 Établir les bonnes bases – Renforcer l'orientation, la formation et l'évaluation des administrateurs

Assurer la gouvernance d'une société d'État est exigeant. Dans un cadre de fonctionnement difficile qui chevauche les sphères privée et publique, l'orientation et la formation des administrateurs sont cruciales pour assurer la bonne gouvernance, tout comme l'est leur perfectionnement continu pour maintenir les connaissances et l'expertise permettant de comprendre la société, les conditions dans lesquelles elle exerce ses activités et les intervenants avec lesquelles elle entretient des relations. Le gouvernement reconnaît que l'apprentissage fait partie intégrante du maintien des capacités du conseil. En collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le Bureau du Conseil privé présente actuellement aux nouveaux administrateurs une séance de formation de deux jours sur la gouvernance du secteur public dans le contexte des sociétés d'État. Même si ce programme connaît du succès, il faut déployer davantage d'efforts pour que les conseils et leurs membres améliorent leur rendement.

Mesure no 11

Afin d'améliorer davantage les compétences et le rendement des conseils d'administration et de tabler sur les programmes d'orientation actuels, l'École de la fonction publique du Canada créera un programme de formation et de perfectionnement professionnel additionnel concernant la gestion du secteur public et les sociétés d'État.

Un processus d'évaluation bien géré accroîtrait l'efficacité des conseils et aiderait à déterminer dans quels domaines une formation ou la prise de mesures correctrices pourraient s'avérer nécessaires. Les évaluations permettent à un conseil et à son président de se rendre des comptes l'un à l'autre, tandis que les évaluations par des pairs ont un effet sur le rendement des différents administrateurs et sur l'efficacité générale du conseil.

Mesure no 12

Conformément aux pratiques de bonne gouvernance, le gouvernement demandera aux conseils d'administration de procéder régulièrement à une évaluation de leur efficacité et de la contribution des différents administrateurs, évaluation devant constituer un outil d'autoperfectionnement. Les résultats de l'évaluation de l'ensemble du conseil seront communiqués par son président au ministre de tutelle à titre d'information.

5.5 Le comité de vérification – Ce dont chaque conseil a besoin

La LGFP (partie X, article 148) oblige les sociétés d'État qui y sont assujetties à créer un comité de vérification. Toutefois, les statuts de six des neuf sociétés non visées par la partie X, sections I à IV, ne renferment pas cette exigence. Le comité de vérification est un élément indispensable du conseil d'administration moderne. Il exerce, au nom du conseil, une fonction clé de surveillance en ce qui concerne la vérification interne et externe, l'intégrité des états financiers, les contrôles internes ainsi que l'évaluation, la gestion et l'atténuation des risques. Renforcer les comités de vérification fait partie intégrante des efforts déployés par le secteur privé pour améliorer la gouvernance des entreprises.

Mesure no 13

Le gouvernement demandera aux conseils d'administration de toutes les sociétés d'État de créer un comité de vérification.

  • Un tel comité serait composé d'au moins trois membres et aurait le pouvoir de retenir les services de personnes pouvant fournir une expertise et des avis indépendants, s'il le juge nécessaire pour mener à bien son travail.
  • Le mandat du comité devrait prévoir l'établissement d'un processus pour la tenue d'enquêtes à la suite du dépôt de plaintes concernant des questions d'intégrité ou de comportement et la mise en place d'un mécanisme d'évaluation et de gestion des risques, ainsi que de contrôles et de protocoles appropriés pour l'atténuation des risques.
  • Le comité adopterait aussi un plan de vérification qui serait transmis au conseil d'administration.

Vu l'importance du rôle joué par le comité de vérification relativement à la gouvernance de la société et à la surveillance de ses activités, il faut absolument que celui-ci soit un organe crédible et qu'il soit perçu comme tel. La crédibilité du comité dépend au bout du compte de l'efficacité avec laquelle il assume ses responsabilités. La crédibilité d'un comité de vérification repose sur les aptitudes et les compétences de ses membres. Des connaissances dans le domaine financier et une bonne compréhension du contexte dans lequel la société exerce ses activités devraient compter parmi les principales compétences exigées des administrateurs faisant partie du comité de vérification.

Mesure no 14

Tous les administrateurs nommés au comité de vérification doivent n'avoir aucun lien avec la direction et posséder des connaissance dans le domaine financier. Une personne connaissant bien les finances doit présider le comité. Le gouvernement aura cette exigence à l'esprit dans le contexte du processus de sélection et de nomination des administrateurs.

Les états financiers vérifiés constituent le principal mécanisme par l'intermédiaire duquel la direction fait part des résultats et des renseignements sur le rendement aux propriétaires de l'entreprise et aux autres parties intéressées. Ils confirment aux lecteurs que les renseignements qui y figurent sont exacts et fiables. L'intégrité des états financiers est cruciale tant dans le secteur privé que public. Pour que la crédibilité des états financiers soit assurée, le vérificateur ne doit avoir aucun lien avec l'équipe de direction qui les a produits.

La vérification interne est une autre composante importante du système de contrôle d'une société. Elle permet à l'organisation d'évaluer ses propres processus et systèmes ainsi que de déceler et de corriger ses faiblesses et ses lacunes. Pour que la vérification interne soit crédible, il ne doit pas non plus y avoir de lien avec la direction.

Mesure no 15

Afin d'accroître et d'assurer l'indépendance de la fonction de vérification, les vérificateurs internes et externes relèveront directement du comité de vérification.