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ARCHIVÉ - Examen du cadre de gouvernance des sociétés d'État du Canada - Répondre aux attentes des Canadiennes et des Canadiens

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5. Les conseils d'administration – Jeter de solides bases

Dans le secteur priv, les pratiques de gestion exemplaires ont volu de faon importante au cours de la dernire dcennie. Bien qu'un certain nombre de ces pratiques exemplaires aient t adoptes par les socits d'tat, par exemple des lignes directrices intitules La rgie des socits d'tat et autres entreprises publiques ont t diffuses en 1996, il est maintenant temps de resserrer la gouvernance des socits d'tat en proposant une srie de mesures obligatoires s'appliquant aux conseils d'administration de toutes les socits. Certaines socits d'tat ont pris acte de ces mesures et en ont adopt plusieurs de leur propre chef.

5.1 Rendre les conseils d'administration plus efficaces – Assurer leur indpendance

Tel qu'il a t mentionn dans le chapitre prcdent, les directeurs sont responsables, en vertu de la loi, d'agir au mieux des intrts de la socit d'tat et de prendre les mesures ncessaires ce propos. On s'attend ce que les conseils d'administration donnent des indications stratgiques la direction et surveillent les activits des socits. Pour rpondre ces attentes et entretenir de saines relations professionnelles avec leur ministre respectif et la direction de la socit, ils doivent bien comprendre leurs responsabilits et obligations de rendre des comptes, ainsi que celles du ministre et de la direction.

Pour donner des indications stratgiques efficaces, les conseils d'administration doivent trs bien comprendre en quoi consistent le mandat, les activits, les risques, les biens et les ressources de leur socit respective, ainsi que les orientations stratgiques du gouvernement. Cela est essentiel pour que les conseils d'administration puissent tablir un dialogue constructif, s'il y a lieu, concernant les objectifs du gouvernement s'appliquant en particulier chaque socit et remplir le mandat de surveillance qui ncessite une connaissance prcise des activits de leur socit respective, de son contexte de fonctionnement, des risques auxquels elle peut tre expose et de sa viabilit long terme.

Selon les pratiques exemplaires observes dans le milieu, pour tre efficaces, les administrateurs doivent pouvoir prendre des dcisions d'une manire objective et indpendante. L'indpendance contribue tablir la crdibilit du conseil d'administration et favorise une saine gouvernance et une responsabilisation efficace. C'est pour cette raison que les pratiques exemplaires de gouvernance des socits d'tat prvoient que les conseils d'administration gardent leur indpendance l'gard de la direction.

Des fonctionnaires sigent au conseil d'administration de plusieurs socits. En fait, un certain nombre de lois mentionnent la prsence de fonctionnaires agissant titre d'administrateur de droit. Ces fonctionnaires mettent profit leurs connaissances et leur expertise, aident protger l'intrt public et peuvent aider le conseil d'administration mieux comprendre les politiques et l'appareil gouvernemental. Toutefois, il existe un risque que leur prsence, dans certains cas, pourrait remettre en question l'indpendance du conseil et donner lieu des situations o les loyauts seraient divises.

Mme si les fonctionnaires qui font partie du conseil d'administration ont les mmes responsabilits fiduciaires l'gard de la socit que les autres directeurs et doivent agir en consquence, il se pourrait que ces responsabilits entrent en conflit avec leurs fonctions titre de fonctionnaire, menant des proccupations – justifies ou non – quant la rsolution d'un tel conflit.

Les fonctionnaires peuvent ne pas tre – ou tre perus comme n'tant pas – en mesure, titre de directeur indpendant, de questionner le ministre de tutelle propos de questions comme l'orientation stratgique ou l'approbation des plans de l'entreprise. En outre, les autres membres du conseil d'administration peuvent, incorrectement, percevoir la prsence de fonctionnaires comme tant des porte-parole du gouvernement. Le gouvernement s'est engag assurer l'indpendance des conseils d'administration et ne continuera permettre – dans certains – cas la prsence de fonctionnaires ces conseils d'administration que s'il y va de l'intrt du gouvernement et des socits d'tat.

Mesure no 5

Le gouvernement examinera la nomination de fonctionnaires des conseils d'administration de socits d'tat afin d'y rduire ou d'y liminer leur prsence. Le gouvernement prendra des mesures administratives et effectuera les modifications lgislatives ncessaires afin de mettre en oeuvre les rsultats du prsent examen.

Il faut mettre en place des processus, des fonctions et des structures permettant de faire en sorte que les administrateurs et le conseil d'administration exercent d'une manire indpendante leurs activits de gouvernance et de surveillance de la socit. Une faon de s'assurer que le conseil d'administration pourra maintenir son indpendance l'gard de la direction est d'exiger que diffrentes personnes exercent les fonctions de prsident du conseil d'administration et de premier dirigeant de la socit. Les statuts ou les pratiques de la plupart des socits font cette distinction.

Mesure no 6

Le gouvernement apportera les changements lgislatifs ncessaires pour s'assurer que les postes de premier dirigeant et de prsident du conseil d'administration des socits d'tat ne seront pas occups par la mme personne.

La composition du conseil d'administration varie grandement d'une socit d'tat l'autre, compte tenu de la grande diffrence entre ces organisations. Faire en sorte que la majorit des membres du conseil d'administration demeurent indpendants l'gard de la direction assurerait l'existence d'un conseil indpendant, ce qui contribuerait la saine gouvernance de la socit.

Mesure no 7

Le gouvernement exigera que le premier dirigeant soit le seul reprsentant de la direction au sein du conseil d'administration.

Les socits d'tat sont des institutions publiques faisant de plus en plus l'objet d'un examen attentif. Exigeant davantage de transparence, les citoyens et les intervenants font pression sur des organisations pour que le public ait accs aux dlibrations de leur conseil. Mme si on reconnat en gnral l'importance de la divulgation, les renseignements dlicats touchant les ressources humaines et les stratgies de la socit, l'information commerciale confidentielle et les renseignements sur d'autres activits faisant l'objet de discussions aux runions du conseil pourraient causer du tort s'ils taient rendus publics sans raison. Les administrateurs pourraient subir des pressions de la part de membres de la collectivit et pourraient hsiter exprimer leurs proccupations et poser des questions difficiles s'ils n'taient pas convaincus que leur intervention demeurera confidentielle. Dans de telles circonstances, le conseil ne serait pas peru comme un intervenant indpendant crdible et ne pourrait pas agir en tant que tel dans le cadre du processus dcisionnel.

Mesure no 8

Pour que les conseils d'administration puissent dlibrer librement et exercer la fonction de remise en question que doivent exercer les administrateurs, il faudrait que les dlibrations demeurent confidentielles. Le gouvernement exige cependant que les conseils d'administration des socits d'tat tienne des runions publiques annuelles l'occasion desquelles les intresss pourraient exprimer leurs points de vue et poser des questions sur les activits des socits. On encourage galement les socits organiser de faon continue des activits de relations externes afin d'obtenir les impressions et les commentaires des intervenants.

5.2 Dterminer les attentes – Les responsabilits des administrateurs

Mme si la loi est claire en ce qui concerne les obligations des administrateurs, elle ne renseigne pas beaucoup ni sur la manire dont ils doivent exercer leur devoir de diligence, ni sur les attentes auxquelles ils doivent rpondre dans la pratique. Un grand nombre d'administrateurs arrivent leur premire runion du conseil sans vraiment savoir en quoi consistent leurs principales fonctions et leur rle, qui ils reprsentent, dans quelle mesure ils peuvent remettre en question les plans et les propositions de la direction; comment doivent se drouler les contacts entre eux et le ministre de tutelle et son personnel et quelles sont les autres questions de gouvernance touchant l'orientation stratgique donner et la surveillance. Pour remplir leurs obligations juridiques d'administrateurs et contribuer la bonne gouvernance de la socit, les personnes nouvellement nommes un conseil d'administration devraient savoir quelles sont les responsabilits que leur confre la LGFP et connatre les lois rgissant leur socit, les attentes du gouvernement et les bonnes pratiques concernant l'organisation et la gestion de conseils d'administration. Cela aiderait les nouveaux administrateurs comprendre leurs obligations juridiques et leur indiquerait sous quel angle aborder leur travail.

Mesure no 9

Afin d'aider les membres des conseils d'administration faire leur travail, le gouvernement transmettra chaque nouvel administrateur, au moment de sa nomination, une lettre lui donnant des indications explicites sur les attentes du gouvernement relativement au rle et aux responsabilits que la loi confre aux administrateurs et qu'ils doivent exercer dans la pratique. Il serait aussi question, dans la lettre, des valeurs et de l'thique pour les titulaires de charges publiques et de la dclaration de conflits d'intrts.

5.3 Prciser les responsabilits – Mandat des conseils et charte des comits

Lorsqu'un conseil a un mandat et un comit, une charte, il en rsulte une plus grande responsabilisation, car ainsi on peut savoir exactement de quoi on est responsable et qui on doit rendre des comptes. Les chartes circonscrivent avec prcision les responsabilits et clarifient, par consquent, les lments de responsabilisation.

Les conseils crent souvent des comits auxquels ils confient des travaux importants devant les aider exercer leurs responsabilits gnrales. Les conseils continuent cependant d'assumer la responsabilit des dcisions prises par leurs comits. Il est donc important, pour que le rgime de responsabilisation soit efficace, que chaque comit dispose d'une charte crite indiquant clairement quels sont ses responsabilits et ses pouvoirs. Une charte s'appliquant l'ensemble du conseil d'administration prciserait aussi les responsabilits du conseil et les pouvoirs qu'il aurait dlgus la direction.

Mesure no 10

Pour amliorer la gouvernance des socits d'tat, le gouvernement collaborera avec les conseils afin d'adopter une charte devant dfinir avec prcision les rles et les responsabilits du conseil et de ses comits.

5.4 tablir les bonnes bases – Renforcer l'orientation, la formation et l'valuation des administrateurs

Assurer la gouvernance d'une socit d'tat est exigeant. Dans un cadre de fonctionnement difficile qui chevauche les sphres prive et publique, l'orientation et la formation des administrateurs sont cruciales pour assurer la bonne gouvernance, tout comme l'est leur perfectionnement continu pour maintenir les connaissances et l'expertise permettant de comprendre la socit, les conditions dans lesquelles elle exerce ses activits et les intervenants avec lesquelles elle entretient des relations. Le gouvernement reconnat que l'apprentissage fait partie intgrante du maintien des capacits du conseil. En collaboration avec le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada, le Bureau du Conseil priv prsente actuellement aux nouveaux administrateurs une sance de formation de deux jours sur la gouvernance du secteur public dans le contexte des socits d'tat. Mme si ce programme connat du succs, il faut dployer davantage d'efforts pour que les conseils et leurs membres amliorent leur rendement.

Mesure no 11

Afin d'amliorer davantage les comptences et le rendement des conseils d'administration et de tabler sur les programmes d'orientation actuels, l'cole de la fonction publique du Canada crera un programme de formation et de perfectionnement professionnel additionnel concernant la gestion du secteur public et les socits d'tat.

Un processus d'valuation bien gr accrotrait l'efficacit des conseils et aiderait dterminer dans quels domaines une formation ou la prise de mesures correctrices pourraient s'avrer ncessaires. Les valuations permettent un conseil et son prsident de se rendre des comptes l'un l'autre, tandis que les valuations par des pairs ont un effet sur le rendement des diffrents administrateurs et sur l'efficacit gnrale du conseil.

Mesure no 12

Conformment aux pratiques de bonne gouvernance, le gouvernement demandera aux conseils d'administration de procder rgulirement une valuation de leur efficacit et de la contribution des diffrents administrateurs, valuation devant constituer un outil d'autoperfectionnement. Les rsultats de l'valuation de l'ensemble du conseil seront communiqus par son prsident au ministre de tutelle titre d'information.

5.5 Le comit de vrification – Ce dont chaque conseil a besoin

La LGFP (partie X, article 148) oblige les socits d'tat qui y sont assujetties crer un comit de vrification. Toutefois, les statuts de six des neuf socits non vises par la partie X, sections I IV, ne renferment pas cette exigence. Le comit de vrification est un lment indispensable du conseil d'administration moderne. Il exerce, au nom du conseil, une fonction cl de surveillance en ce qui concerne la vrification interne et externe, l'intgrit des tats financiers, les contrles internes ainsi que l'valuation, la gestion et l'attnuation des risques. Renforcer les comits de vrification fait partie intgrante des efforts dploys par le secteur priv pour amliorer la gouvernance des entreprises.

Mesure no 13

Le gouvernement demandera aux conseils d'administration de toutes les socits d'tat de crer un comit de vrification.

  • Un tel comit serait compos d'au moins trois membres et aurait le pouvoir de retenir les services de personnes pouvant fournir une expertise et des avis indpendants, s'il le juge ncessaire pour mener bien son travail.
  • Le mandat du comit devrait prvoir l'tablissement d'un processus pour la tenue d'enqutes la suite du dpt de plaintes concernant des questions d'intgrit ou de comportement et la mise en place d'un mcanisme d'valuation et de gestion des risques, ainsi que de contrles et de protocoles appropris pour l'attnuation des risques.
  • Le comit adopterait aussi un plan de vrification qui serait transmis au conseil d'administration.

Vu l'importance du rle jou par le comit de vrification relativement la gouvernance de la socit et la surveillance de ses activits, il faut absolument que celui-ci soit un organe crdible et qu'il soit peru comme tel. La crdibilit du comit dpend au bout du compte de l'efficacit avec laquelle il assume ses responsabilits. La crdibilit d'un comit de vrification repose sur les aptitudes et les comptences de ses membres. Des connaissances dans le domaine financier et une bonne comprhension du contexte dans lequel la socit exerce ses activits devraient compter parmi les principales comptences exiges des administrateurs faisant partie du comit de vrification.

Mesure no 14

Tous les administrateurs nomms au comit de vrification doivent n'avoir aucun lien avec la direction et possder des connaissance dans le domaine financier. Une personne connaissant bien les finances doit prsider le comit. Le gouvernement aura cette exigence l'esprit dans le contexte du processus de slection et de nomination des administrateurs.

Les tats financiers vrifis constituent le principal mcanisme par l'intermdiaire duquel la direction fait part des rsultats et des renseignements sur le rendement aux propritaires de l'entreprise et aux autres parties intresses. Ils confirment aux lecteurs que les renseignements qui y figurent sont exacts et fiables. L'intgrit des tats financiers est cruciale tant dans le secteur priv que public. Pour que la crdibilit des tats financiers soit assure, le vrificateur ne doit avoir aucun lien avec l'quipe de direction qui les a produits.

La vrification interne est une autre composante importante du systme de contrle d'une socit. Elle permet l'organisation d'valuer ses propres processus et systmes ainsi que de dceler et de corriger ses faiblesses et ses lacunes. Pour que la vrification interne soit crdible, il ne doit pas non plus y avoir de lien avec la direction.

Mesure no 15

Afin d'accrotre et d'assurer l'indpendance de la fonction de vrification, les vrificateurs internes et externes relveront directement du comit de vrification.