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ARCHIVÉ - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Rapport ministériel sur le rendement de 2011-2012

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Services internes

Programme 6 : Services internes

Le programme Services internes englobe des activit�s et des ressources connexes g�r�es de fa�on � r�pondre aux besoins des programmes et aux autres obligations g�n�rales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants :

  • Services de gestion et de surveillance;
  • Services de communications;
  • Services juridiques;
  • Services de gestion des ressources humaines;
  • Services de gestion financi�re;
  • Services de gestion de l'information;
  • Services des technologies de l'information;
  • Services des biens immobiliers;
  • Services du mat�riel;
  • Services des acquisitions;
  • Services de voyage et autres services administratifs.

Les services internes comprennent uniquement les activit�s et les ressources destin�es � l'ensemble d'une organisation et non celles fournies � un programme particulier.

Contribution � la Strat�gie f�d�rale de d�veloppement durable

Th�me IV de la Strat�gie f�d�rale de d�veloppement durable : « R�duire l'empreinte environnementale – En commen�ant par le gouvernement »

Le Secr�tariat participe � la Strat�gie f�d�rale de d�veloppement durable (SFDD) et contribue � l'atteinte des cibles de l'�cologisation des op�rations gouvernementales par l'entremise du programme Services internes. Le Secr�tariat contribue aux secteurs cibl�s suivants du th�me IV (R�duire l'empreinte environnementale – En commen�ant par le gouvernement) de la SFDD : d�chets �lectroniques, gestion des unit�s d'impression, consommation de papier, r�unions �cologiques et achats �cologiques. Le lecteur trouvera de plus amples renseignements au sujet des activit�s du Secr�tariat dans ce domaine � la rubrique Renseignements suppl�mentaires, sous �cologisation des op�rations gouvernementales.

Sommaire du rendement du programme

La Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des r�sultats ne requiert pas de r�sultats attendus pour ce qui est des services internes. Toutefois, le Secr�tariat a recens� d'importantes initiatives qui sous-tendent le programme Services internes pour veiller � ce que la gestion des ressources, la gouvernance et le soutien de la gestion ainsi que la gestion des biens correspondent aux priorit�s et aux programmes.

Ressources financi�res pour 2011-2012 (en milliers de dollars)
D�penses pr�vues Autorisations totales Voir la note en Ressources financi�res pour 2011-2012 pour Service internes * D�penses r�elles Voir la note en Ressources financi�res pour 2011-2012 pour Service internes *

* Ne comprend pas les sommes r�put�es attribu�es � Services partag�s Canada.

80 471 93 583 93 528

La hausse nette de quelque 13,1 millions de dollars des autorisations totales par rapport aux d�penses pr�vues est attribuable � la somme du financement au titre du soutien des litiges, des besoins en mati�re de r�mun�ration, des projets de renouvellement de l'espace de travail et de s�paration des r�seaux du Secr�tariat, de la strat�gie de cybers�curit�, de la gestion centralis�e de la formation en langue seconde, du renouvellement des licences de logiciels et du report du budget de fonctionnement, d�duction faite des r�ductions imputables � la mise en œuvre de l'Examen strat�gique de 2010. L'�cart entre les autorisations totales et les d�penses r�elles est n�gligeable.

Ressources humaines pour 2011-2012 (�quivalents temps plein)
Pr�vues R�elles �cart
709 720 11

Faits saillants du rendement

I) Am�lioration continue des op�rations du Secr�tariat

En 2011-2012, le Secr�tariat a commenc� � mettre en œuvre l'Examen strat�gique de 2010 tout en �laborant d'autres strat�gies de r�duction des co�ts dans le cadre de l'examen des d�penses des minist�res. Les efforts visant � accro�tre l'efficience se poursuivront et pousseront plus loin les initiatives lanc�es en 2011-2012.

Gestion efficace de la mise en œuvre des r�sultats de l'Examen strat�gique de 2010 et ex�cution d'un autre examen en 2011-2012

  • Le Secr�tariat a atteint la cible d'�conomies de 4,9 millions de dollars pour 2011-2012. Il est en avance par rapport aux cibles des exercices suivants puisqu'il a d�j� r�alis� 72 p. 100 et 63 p. 100 des �conomies li�es � son examen strat�gique pour 2012-2013 et 2013-2014 respectivement.
  • Cette strat�gie consiste � aligner les ressources du Secr�tariat sur ses r�les et ses responsabilit�s de base; � moderniser et � rationaliser les processus administratifs et � appliquer � ses fonctions de surveillance � titre d'organisme central une approche simplifi�e ax�e sur les risques. Certaines des activit�s pr�vues sont d�crites � la section suivante.

Gestion efficace de l'impact des mesures de contr�le des co�ts gr�ce � des gains d'efficience au chapitre des op�rations internes du Secr�tariat, comme la rationalisation des processus administratifs

Par exemple, le Secr�tariat a :

  • progress� en ce qui concerne la transformation de son approche en mati�re de mise en œuvre des politiques en recourant � la technologie et aux outils Web 2.0 � l'�chelle du gouvernement pour r�pondre aux demandes de renseignements �manant des minist�res et des organismes;
  • rationalis� les modalit�s de d�p�t des pr�sentations au Conseil du Tr�sor � l'occasion des r�unions en rempla�ant les processus reposant sur des documents imprim�s par des appareils �lectroniques;
  • accru l'efficience et l'efficacit� des processus internes li�s � l'approvisionnement, notamment en organisant � l'intention des employ�s et des cadres une formation pouss�e sur les nouvelles proc�dures;
  • mis au point une strat�gie afin de centraliser l'achat et la gestion des dispositifs d'impression et d'imagerie pour d�gager des �conomies d'�chelle, ce qui r�duira les co�ts et augmentera la productivit�;
  • essay� un processus d'approbation �lectronique de la correspondance �lectronique afin d'all�ger la charge de travail administrative et d'obtenir les approbations internes en temps plus opportun;
  • mis en place le Processus op�rationnel commun des ressources humaines au sein de sa Division des ressources humaines afin de rendre les processus plus efficients et d'am�liorer le service � la client�le.

Renforcement de la planification int�gr�e et de l'�valuation

  • Le Secr�tariat a renforc� sa planification op�rationnelle int�gr�e en adoptant un horizon de planification triennal plus strat�gique. Ce changement a rendu l'affectation des ressources humaines et financi�res plus efficace, aid� les cadres sup�rieurs � prendre des d�cisions mieux �clair�es, et appuy� une planification efficace afin de contr�ler les co�ts. Pour am�liorer davantage le processus de planification, le Secr�tariat a :
    • effectu� des examens budg�taires trimestriels int�gr�s pour veiller � ce que les ressources internes soient r�affect�es en temps opportun � des priorit�s plus importantes;
    • rationalis� le processus de collecte interne de l'information sur la planification et les rapports afin de r�duire le fardeau administratif inutile et d'accro�tre l'efficience.
  • Pour renforcer la fonction d'�valuation, le Secr�tariat a :
    • �labor� et appuy� une robuste fonction interne d'�valuation qui respecte ou surpasse les exigences strat�giques;
    • mis en œuvre un nouveau mod�le pour la conduite des �valuations afin d'accro�tre la neutralit� des r�sultats et des recommandations.

Progression du renouvellement du milieu de travail

  • Pour faire avancer son plan d'am�nagement des locaux � long terme, le Secr�tariat a :
    • obtenu l'autorisation d'amorcer la planification d'espaces � bureaux plus consolid�s, modernes et efficients;
    • pass� en revue les plans � mi-p�riode afin de minimiser les investissements dans des emplacements existants qui ne feront pas partie des nouveaux locaux.

Consolidation et d�m�nagement du centre de donn�es du Secr�tariat

  • Le centre de donn�es du Secr�tariat a �t� d�m�nag� en ao�t 2011 afin de prot�ger les donn�es et les renseignements �lectroniques du Secr�tariat. Ce dernier a �galement scind� ses r�seaux et ses applications, mis en place une configuration normalis�e plus s�curitaire des postes de travail de tous les employ�s, et transf�r� les services communs de TI tels le courriel et les t�l�communications � Services partag�s Canada.
II) Simplification de la fonction de surveillance

Les efforts et les ressources � l'appui de cette priorit� de gestion se refl�tent dans bon nombre des programmes du Secr�tariat, dont Cadres de gestion, Gestion des ressources humaines, Gestion des d�penses et Gestion financi�re.

Utilisation de la r�troaction des minist�res et des organismes afin de renforcer la capacit� interne du Secr�tariat � adopter des approches ax�es sur les risques dans le cadre de sa fonction de surveillance

Par exemple, le Secr�tariat a :

  • men� un examen cibl� des instruments de politique et des exigences en mati�re de rapports, utilisant le prisme des risques pour cerner les changements de politique qui all�geront les exigences qui p�sent sur les minist�res et les organismes tout en maintenant une reddition de comptes appropri�e en mati�re de gestion;
  • mis au point des outils pour veiller � ce que les consid�rations li�es aux risques soient syst�matiquement prises en compte lors de l'examen p�riodique des instruments de politique du Conseil du Tr�sor. Ces outils comprennent un mod�le de maturit� de la mise en œuvre des politiques et un guide d'examen des politiques;
  • mis au point un mod�le d�cisionnel de � d�l�gation m�rit�e � qui utilise l'information existante sur les risques et la capacit� de gestion des minist�res pour accro�tre la d�l�gation des pouvoirs. Ce mod�le permettra de poursuivre la r�duction du nombre de pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

�laboration d'une strat�gie de gestion de l'information (GI) et de technologie de l'information (TI), et utilisation plus efficace des donn�es et de l'information

Par exemple, le Secr�tariat a :

  • cr�� une vision strat�gique de la GI-TI et une feuille de route de la GI afin d'�tre mieux � m�me de g�rer les donn�es et l'information � l'appui de ses fonctions op�rationnelles. Cette strat�gie se traduira par la mise en place d'une technologie et de processus nouveaux, r�duira le double emploi, et ajoutera au savoir organisationnel gr�ce � une gestion de l'information au-del� des cloisonnements internes;
  • examin� des fa�ons d'optimiser et d'exploiter l'utilisation des donn�es relatives aux op�rations et aux d�penses recueillies aupr�s des minist�res. Il s'agit de simplifier et d'am�liorer la collecte de donn�es, de produire de meilleures analyses des donn�es, et de faciliter l'acc�s des citoyens, des parlementaires et d'autres utilisateurs finaux;
  • am�lior� le tableau de bord de Gestion de la fonction publique, qui fournit aux minist�res et aux organismes des donn�es et de l'information sur les ressources humaines pour appuyer la prise de d�cisions. Le tableau de bord minimise les exigences en mati�re de rapports en utilisant l'information contenue dans les syst�mes de donn�es centraux.

Soutien de la mise en œuvre des politiques et des initiatives par les minist�res, ainsi que du renforcement de la capacit� � l'�chelle du gouvernement

Pour de plus amples d�tails sur la fa�on dont le Secr�tariat a �paul� les collectivit�s de l'ensemble du gouvernement, voir les rubriques sur les programmes Cadres de gestion, Gestion des ressources humaines, Gestion des d�penses et Gestion financi�re.

Le�ons apprises

Il convient de modifier les processus op�rationnels et de travail afin de soutenir les mesures d'efficience qui ont �t� mises en place r�cemment. Les pratiques de GI participent de pr�s � la transformation de ces processus. Gr�ce � des consultations internes, le Secr�tariat a cern� des aspects de la GI qu'il convient d'am�liorer, et il a formul� des mesures � cette fin dans un plan de mise en œuvre de la feuille de route de la GI. Le plan a �t� �labor�, et des mesures soit en train d'�tre prises afin que les objectifs, les param�tres et les cibles de rendement correspondent aux besoins du Secr�tariat. La mise en œuvre progressive a d�but� : dans un premier temps, les efforts se concentrent sur la mise � niveau des outils technologiques, il s'agira ensuite d'appuyer les employ�s en modifiant les processus de GI.

Changements de la structure gouvernementale

R�percussions de la mise sur pied de Services partag�s Canada sur les ressources humaines et financi�res


Ressources financi�res pour 2011-2012 (en milliers de dollars)
  D�penses pr�vues Voir la note 1 en Changements apport�s � la structure du gouvernement - Service internes 1 Autorisations totales Voir la note 2 en Changements apport�s � la structure du gouvernement - Service internes 2 Voir la note 3 en Changements apport�s � la structure du gouvernement - Service internes *

* Conform�ment � l'article 31.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et aux d�crets C.P. 2011-0881, C.P. 2011-0877 et C.P. 2011-201297, ce montant est r�put� avoir �t� attribu� � SPC, ce qui a r�duit les cr�dits du Secr�tariat.

** Le montant des autorisations totales indiqu� dans le tableau Ressources financi�res pour 2011-2012 et d'autres tableaux pertinents de la rubrique Sommaire du rendement fait abstraction de toute somme transf�r�e � SPC. Les d�penses r�elles ne tiennent pas compte des d�penses engag�es pour le compte de SPC � compter de la date des d�crets.

1 On n'a pas d�clar� de d�penses pr�vues dans le Rapport sur les plans et les priorit�s 2011-2012 puisque SPC a �t� fond� en novembre 2011.

2 R�gime d'avantages sociaux des employ�s compris, et abstraction faite des revenus.

Ressources nettes transf�r�es par d�cret Voir la note 4 en Changements apport�s � la structure du gouvernement - Service internes ** � Services partag�s Canada (SPC) S.O. 3 932


Ressources humaines pour 2011-2012 (�quivalents temps plein)
  Pr�vues R�elles
R�put�es attribu�es � SPC S.O. 15