ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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3.0 Identifier

Pour être en mesure d'entreprendre le processus de continuité des opérations et de le faire progresser en y ajoutant des renseignements essentiels, les ministères doivent identifier les risques qui peuvent avoir une incidence sur la réalisation des objectifs techniques (conformité) et fonctionnels (continuité des opérations). Des risques non clairement identifiés peuvent conduire à la mise en application d'un processus non défini et empêcher les ministères d'intervenir adéquatement en cas de crise.

3.1 Processus

Note : L'activité d'identification des risques est inspirée de l'étape « Identifier » de l'IGL [CRM Guidebook, chapitre 4, page 27].

L'objet de l'étape d'identification des risques, en plus de contribuer à assurer la continuité des opérations, consiste à repérer les risques qui peuvent avoir une incidence sur la capacité d'un ministère à convertir ses éléments d'actif vulnérables au problème de l'an 2000, avant qu'ils ne deviennent des problèmes. L'identification des risques est notamment effectuée au moyen d'un questionnaire taxinomique et de l'information détaillée qu'on trouve dans les fiches de renseignements sur le risque. Par la suite, ces renseignements seront intégrés à l'étape de l'analyse du risque au cours de laquelle les propriétés du risque seront déterminées et documentées.

3.2 Circulation des données

Figure 4 – Circulation des données – Étape Identifier

Les données suivantes sont nécessaires.

Données

Tableau 3 : Entrée de données - étape Identifier

Entrée de données	Description
Taxinomie de l'an 2000	La taxinomie de l'an 2000 est l'outil principal d'identification des risques. Elle consiste en une série de questions qui mettent en relief les points importants d'un projet de l'an 2000.
Fonctions en ordre de priorité	Une décomposition fonctionnelle est d'abord effectuée pour aider à identifier les risques en permettant aux participants de les associer à des fonctions de gestion (à moins que le risque ne soit de niveau élevé, ayant ainsi une incidence sur tous les aspects du projet). Une liste de fonctions en ordre de priorité aidera à analyser et à coter les risques ou à considérer des activités liées à la continuité des opérations.
Correspondance des actifs	La correspondance des actifs consiste essentiellement en une liste d'éléments d'actif (vulnérables ou non) qui soutiennent une fonction de gestion. L'établissement de cette liste contribue à l'identification des risques en permettant aux participants de les associer à des éléments d'actifs précis (à moins que le risque ne soit élevé, ayant ainsi une incidence sur tous les aspects du projet)

Résultats attendus

Les documents produits au terme de cette étape sont les suivants :

1. Une série de fiches de renseignements sur le risque pouvant être utilisées pour documenter chaque risque;
2. Un document comprenant une liste de fonctions en ordre de priorité et une table de correspondance des éléments d'actif; et
3. Des outils existants pour assurer la continuité des opérations, comme des plans d'urgence, des plans d'intervention d'urgence et des plans de reprise des opérations.

3.3 Techniques et outils

Le tableau 4 résume les techniques et outils employés au cours de cette étape. On trouvera des précisions à ce sujet dans les annexes ou dans les documents cités.

Tableau 4 : Techniques et outils pour identifier le risque

Activité	Techniques et outils
Mettre les fonctions en ordre de priorité	Méthode de décomposition fonctionnelle (Annexe C); Méthode d'établissement des priorités des fonctions de gestion (Annexe D); Table des matières — Document de priorités des fonctions et de correspondances des actifs (Annexe E).
Établir la correspondance des éléments d'actifs	Méthode d'établissement de correspondances des éléments d'actif (Annexe F); Table des matières — Document de priorités des fonctions et de correspondances des actifs (Annexe E).
Identifier	Procédure détaillée — étape « Identifier » (Annexe G); Taxinomie de l'an 2000 (Annexe H); Fiche de renseignements sur le risque (Annexe I); et Exemple de rapport d'évaluation du risque (Annexe J).
Identifier les outils ou documents existants consacrés à la continuité des opérations	Exemple d'outils existants pour la continuité des opérations (Annexe K)

3.4 Lignes directrices et conseils

Voici des lignes directrices et des conseils qui peuvent faciliter la réalisation de cette étape.

1. Faire participer tous les intervenants à l'étape d'identification des risques;
2. S'assurer de la participation de la structure de gouvernance tôt dans le processus, car la plupart des organisations n'ont pas encore assimilé les principes d'établissement des priorités des fonctions, et des décisions devront être prises sans tarder;
3. Énoncer les risques dans des termes neutres, en tenant compte du fait que les risques en question peuvent entraîner des répercussions négatives sur le projet de l'an 2000 et/ou sur les objectifs du ministère pour assurer la continuité des opérations;
4. Identifier les risques périodiquement, soit à la fin de chaque étape, phase ou activité importante;
5. Identifier des responsables pour les fonctions et les éléments d'actif. Les responsables de fonctions sont généralement chargés d'assurer la continuité de leurs fonctions respectives. Les responsables d'éléments d'actif sont souvent ceux et celles qui seront chargés de superviser ou d'effectuer la conversion de ces éléments d'actif;
6. Demander aux responsables des fonctions d'évaluer leurs fonctions respectives au moyen des critères de criticité du SCT et de préparer une première liste. Soumettre les résultats à un groupe ou utiliser une technique d'évaluation par paires pour confirmer l'ordre définitif;
7. S'assurer que l'énoncé de risque et les renseignements explicatifs sont rédigés de façon claire et objective;
8. Se servir des modèles de gestion existants du ministère comme point de départ pour créer un modèle de gestion adapté à ce processus;
9. Se concentrer sur la mission de l'an 2000 : l'important n'est pas d'avoir un modèle de gestion parfait, mais une liste de fonctions de gestion qui peuvent être associées à des éléments d'actif et confiées à un responsable;
10. Accorder plus d'importance à couvrir toutes les fonctions de gestion plutôt qu'aux détails (profondeur de la décomposition);
11. Laisser les responsables des fonctions de gestion effectuer une première correspondance des éléments d'actif; utiliser des groupes, notamment du personnel technique, pour faire valider ces correspondances;
12. Mettre d'abord l'accent sur l'identification du plus grand nombre d'éléments d'actif possible; vous pourrez ensuite vous pencher davantage sur les détails au fur et à mesure que les conversions avancent; et
13. Demander la participation de personnel du contentieux pour déterminer la responsabilité juridique des ministères.