ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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Annexe I  -  Fiche de renseignements sur le risque

1. Introduction

1.1 Contexte

Le Bureau de projet de l'an 2000 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada tient à ce que les ministères et organismes fédéraux dont les fonctions de gestion sont essentielles à la mission de l'administration fédérale identifient, rapportent et gèrent les risques dans le cadre du projet de l'an 2000.

Afin d'uniformiser la présentation des renseignements sur le risque relativement au problème de l'an 2000, une fiche de renseignements sur le risque (FRR) a été créée. Tous les renseignements pertinents ayant trait aux risques pourront y être consignés.

1.2 Objet

Le présent document a pour objet de définir et de décrire la v de l'an 2000 du SCT que les ministères et organismes fédéraux devront utiliser pour consigner les renseignements sur les risques associés aux fonctions de gestion essentielles à la mission de l'administration fédérale (EMAF) et essentielles à la mission de leurs ministères/organisme (EMM/O).

1.3 Portée

Le document comprend une description de la FRR associés à l'an 2000, un gabarit de FRR, une définition de chaque élément d'information et des exemples de FRR contenant des données.

1.4 Références

1. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Cap sur le prochain millénaire au gouvernement : Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000, octobre 1998.
2. Software Engineering Institute, Continuous Risk Management Guide, Carnegie Mellon University, Pittsburgh, Pennsylvanie, 1996. La FRR de l'an 2000 s'inspire des principes de cette publication du Software Engineering Institute's (SEI), et plus particulièrement de l'annexe A-27;
3. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Taxonomie de l'an 2000, octobre 1998.
   La FRR de l'an 2000 est l'outil conçu pour consigner l'information sur les risques identifiés au cours de l'évaluation des risques à l'aide de la Taxonomie de l'an 2000.

2. Fiche de renseignements sur le risque de l'an 2000

2.1 Description de la fiche de renseignements sur le risque(FRR)

Le Guide pour la continuité des opérations du Secrétariat du Conseil du Trésor [Référence a.] contient une section qui décrit de façon détaillée comment effectuer l'évaluation des risques dans le cadre des projets de l'an 2000. L'évaluation des risques englobe les étapes « Identifier » et « Analyser » de la méthode de gestion du risque continue élaborée par le SEI.

Les renseignements recueillis au cours de l'évaluation des risques doivent être consignés et présentés dans la FRR de l'an 2000. Cette fiche sera l'instrument majeur de consignation et de gestion des renseignements sur le risque et le principal produit résultant de l'activité d'évaluation des risques telle qu'illustrée dans le schéma ci-dessous.

Figure I-1 – Activité d'évaluation des risques

La FRR de l'an 2000 comprend cinq sections :

1. Renseignements sur l'évaluation du risque;
2. Renseignements sur la gestion du risque;
3. Renseignements sur les activités;
4. Renseignements sur l'état; et
5. Renseignements sur le plan d'action à l'égard du risque.

Il faut obligatoirement remplir les quatre premières sections pour se conformer aux exigences du SCT en matière de rapport. L'annexe comprend également une description des types de renseignements qui doivent figurer dans le FRR. Le section 5 de la FRR est facultative; elle est offerte à titre d'indication pour le ministère ou l'organisme, lesquels peuvent s'en servir pour concevoir et mettre en œuvre leurs activités de gestion du risque.

2.2 Modèle de FRR de l'an 2000

Ce modèle est considéré comme la FRR de l'an 2000 approuvée par le SCT.

Fiche de renseignements sur le risque
(Partie 1 – À remplir absolument, conformément à la politique du SCT)

Ministère / organisme:
1. Renseignements sur l'évaluation du risque
Rang :		Id. du risque :									Identifié le :
Énoncé du risque :
Contexte :
Probabilité :
Impact sur le projet : (répercussions)
Délai :
Source :
Intervention :							Renvoyé à un niveau plus élevé :			Autre _______________ ¨ SCT ¨ SM ¨ SMA ¨ Com. dir. ¨
2. Renseignements sur la gestion du risque
Confiée à :									Date d'exécution du plan d'action :
Aperçu de la stratégie de gestion du risque :
Indicateurs/symboles de matérialisation du risque :									Méthode de collecte :
3. RENSEIGNEMENTS SUR LES OPÉRATIONS
Fonction(s) :									Criticité			Administration fédérale ¨ Ministère/organisme ¨
Incidence sur les opérations :
Plan d'urgence :
Déclencheur :
4. RENSEIGNEMENTS SUR L'ÉTAT
État :								Date de l'état :
Approbation :								Date de fermeture :
Raison de la fermeture :

 

FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE RISQUE
(PARTIE 2 – Précisions sur la gestion du risque)

Ministère/organisme :
Rang :		Id. du risque :				Identifié le :
5. RENSEIGNEMENTS SUR LE PLAN D'ACTION À L'ÉGARD DU RISQUE
Mesures					Responsabilité		Date cible		Date d'exécution
Notes :

2.3 Définition des éléments d'information de la FRR de l'an 2000

Ce tableau décrit les éléments d'information contenus dans la FRR de l'an 2000 du SCT.

Tableau I-1 : Définition des éléments d'information de la FRR

Nom du champ	Définition
Section 1. Renseignements sur l'évaluation du risque
Ministère/organisme	Ministère ou organisme fédéral faisant état des risques à l'égard de son projet de l'an 2000.
Rang	Rang ou ordre de priorité attribué au risque, exprimé par un symbole numérique (de 1 à « N »). Ce rang devrait refléter celui que le ministère/l'organisme accorde au risque au moment où il est signalé.
Id. du risque	Identificateur du risque, généralement une combinaison de la catégorie et d'un numéro séquentiel (p. ex., Gestion-001).
Identifié le	Date à laquelle le risque a été identifié.
Énoncé du risque	Explication de la situation ou des circonstances inquiétantes ou causant une incertitude en raison de la possibilité d'une perte ou d'un résultat indésirable en ce qui concerne les objectifs de conformité et de continuité des opérations. [Pour des renseignements sur la façon de rédiger un énoncé du risque, voir le document de référence 2, partie 2, chapitre 4, section 2, p.31.]
Contexte	Renseignements connexes qui précisent le risque. On les recueille généralement au moment où le risque est identifié.
Probabilité	Possibilité que le risque se concrétisera. Sa valeur exacte est fonction du type d'analyse utilisé. On recommande une description qualitative, comme suit. Faible (il est peu probable que le risque se concrétisera, mais c'est possible); Moyenne (le risque se concrétisera probablement); Élevée (il est presque certain que le risque se concrétisera).
Impact sur le projet (Répercussions)	Perte ou résultat indésirable pour le projet si le risque se réalise. Préciser l'une des trois valeurs suivantes : Faible (l'impact sera minimal ou négligeable); Moyen (l'impact sera modéré ou marginal); Élevé (l'impact sera critique ou catastrophique).
Délai	Limite de temps à l'intérieur de laquelle le risque se produira ou des mesures devront être prises. Préciser une des valeurs suivantes. Court (30 jours); Moyen (60 jours); Long (l'horizon des événements pour que l'actif cesse de fonctionner à cause du problème de l'an 2000/d'un déclencheur d'urgence).
Source	Cause du risque. Préciser l'une des valeurs suivantes. Manque d'information; Manque de contrôle (sur le budget, les ressources humaines, les approbations/décisions, etc.); Manque de temps.
Intervention	Façon du ministère/de l'organisme de réagir au risque. Préciser l'une des valeurs suivantes. Accepter (ne rien faire); Éviter (prendre des mesures pour mitiger le risque avant qu'il se produise); Contrôler (prendre des mesures une fois que le risque s'est manifesté); Transférer/renvoyer (transférer la responsabilité de mitiger le risque à une autre partie au ministère/dans l'organisme).
Renvoyé à un niveau plus élevé	Préciser que le risque est confié à une autre organisation/un autre niveau de gestion, par exemple : Autre - Autres organisations comme le Groupe national de la planification, la Protection civile Canada, etc. SCT- Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada SM -Sous-ministre SMA - Sous-ministre adjoint Com. dir. - Comité de direction du projet de l'an 2000
Section 2. Renseignements sur la gestion du risque
Confiée à	Nom de la personne responsable de la mitigation du risque au ministère/dans l'organisme.
Date d'exécution du plan d'action	Date à laquelle les activités précisées dans le plan d'action conçu pour mitiger le risque doivent avoir été réalisées.
Aperçu de la stratégie de gestion du risque	Description succincte de la stratégie choisie pour gérer le risque, avec son orientation générale, compte tenu de la source du risque et de l'intervention. Généralement, seules les interventions consistant à « éviter » ou à « contrôler » le risque supposent des plans d'action. Pour « accepter » le risque, il n'est pas nécessaire de le gérer, puisque le ministère/l'organisme a décidé d'en accepter les conséquences éventuelles. Transférer/renvoyer le risque implique une intervention de la partie à laquelle on le renvoie.
Indicateurs/symboles de matérialisation du risque	Signe quelconque faisant clairement savoir aux intervenants dans le projet de l'an 2000 que le risque se matérialise et qu'il cause des difficultés ou un problème. Ce signe devrait faire partie des renseignements régulièrement recueillis sur les progrès.
Méthode de collecte	Moyen utilisé pour recueillir les indicateurs/symboles décrits dans la zone précédente.
Section 3. Renseignements sur les opérations
Fonction(s)	Activité(s) identifiée(s) comme essentielles à la mission de l'administration fédérale par le SCT ou comme essentielles à celle du ministère/de l'organisme par ces derniers. Le risque peut s'appliquer à plus d'une fonction.
Criticité	Degré auquel la fonction exposée au risque en question est essentielle à la mission. La criticité est définie en fonction des critères du SCT. Il n'y a que deux choix possibles : l'administration fédérale et le ministère/organisme.
Impact sur les opérations	Impact du risque sur le maintien de la fonction (à ne pas confondre avec l'« Impact sur le projet », un des champs de la section 1).
Plan d'urgence	Renvoie, le cas échéant, au plan d'urgence élaboré pour la fonction. Le plan devrait prévoir les procédures qui rétabliront la fonction essentielle à la mission (ou relanceront un actif qu'elle utilise), advenant la concrétisation d'un risque associé au problème de l'an 2000.
Déclencheur	Élément décisif pour entreprendre la mise en œuvre d'un plan/d'une procédure d'urgence. Il s'agit généralement d'un « événement » ou d'un « seuil critique » indiquant que le risque s'est matérialisé et/ou qu'il est devenu un problème.
Section 4. Renseignements sur l'état
État	Il n'y a que deux valeurs possibles : Ouvert (le risque existe toujours) Fermé (il n'y a plus de risque)
Date de l'état	Date où le dernier rapport d'état a été fourni ou établi.
Approbation	Signature approuvant les stratégies de mitigation ou la fermeture du dossier du risque par la personne dont le nom figure dans la case correspondant à « Confiée à » de la section 2 de la FRR.
Date de fermeture	Date à laquelle le dossier du risque a été fermé.
Raison de la fermeture	Raison pour laquelle on a décidé de fermer le dossier du risque.
Section 5. Renseignements sur le plan d'action à l'égard du risque
Mesures	Série d'actions à exécuter pour mitiger le risque. Les mesures doivent être compatibles avec la stratégie de mitigation du risque.
Responsabilité	Nom de la personne chargée de prendre une mesure. Cette personne peut être la même pour toutes les mesures, et aussi celle dont le nom figure dans la case « Confiée à » de la section 2, mais il peut aussi s'agir de quelqu'un qui a été chargé de s'occuper des mesures, mais qui relève de la personne responsable de la gestion du risque.
Date cible	Date à laquelle la mesure doit être prise.
Date d'exécution	Date à laquelle la mesure entreprise a été réalisée.
Notes	Champ réservé aux notes (facultatives). Peut servir à préciser les ressources nécessaires à la mise en œuvre du plan d'action à l'égard du risque.

2.4 Exemples de FRR de l'an 2000 contenant des données

2.4.1 Exemple A - Risque pour l'organisation/pour le projet
La FRR de l'an 2000 suivante figure ici à titre d'EXEMPLE SEULEMENT. Le risque en question est basé sur un scénario imaginaire selon lequel un ministère X a identifié un risque de financement insuffisant du projet de l'an 2000.

FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE RISQUE
(PARTIE 1 – À remplir absolument, conformément à la politique du SCT)

Ministère/ organisme :			Ministère X
1. RENSEIGNEMENTS SUR L'ÉVALUATION DU RISQUE
Rang :	2	Id. du risque :				Financement insuffisant					Identifié le :		5 janv. 1998
Énoncé du risque :
Il est possible que le financement des activités du projet de l'an 2000 au-delà de mars 1998 ne soit pas approuvé à temps pour que les activités liées au projet soient menées à bien dans les délais prévus. Par conséquent, des activités du projet de l'an 2000 risquent de ne pas avoir lieu, ce qui aurait des répercussions sur le calendrier des travaux du projet.
Contexte :
On prépare actuellement la présentation au Conseil du Trésor pour obtenir le financement nécessaire; elle devrait être envoyée le 10 mars 1998. Au 5 janvier 1998, on n'avait terminé la conversion d'aucun des actifs vulnérables au problème de l'an 2000.
Probabilité :				Élevée
Impact sur le projet :				Élevé
Délai :				Court
Source :				Manque de contrôle
Intervention :				Éviter			Renvoyé à un niveau plus élevé :			Autre _______________¨ SCT ¨ SM ¨ SMA ¨ Com. dir. n
2. RENSEIGNEMENTS SUR LA GESTION DU RISQUE
Confiée à :								Date d'exécution du plan d'action :
M. Y								20 mars 1998
Aperçu de la stratégie de gestion du risque :
La stratégie de gestion du risque est conçue pour obtenir le contrôle budgétaire.
Indicateurs/symboles de matérialisation du risque :								Méthode de collecte :
1. Retards 2. Impossibilité d'avoir recours à la sous-traitance								1. Calendrier des travaux/rapports des progrès 2. Demandes pour embaucher des sous-traitants pas approuvées
3. RENSEIGNEMENTS SUR LES OPÉRATIONS
Ministère/organisme:					Ministère X
Fonction(s) :					Toutes celles qui font appel à des actifs vulnérables au problème de l'an 2000				Criticité			Administration fédérale n Ministère/organisme n
Impact sur les opérations :					Les pannes des actifs vulnérables causées par le problème de l'an 2000 interrompront les opérations des fonctions suivantes, qui sont essentielles à la mission de l'administration fédérale et du ministère : Assurer le service X (essentiel à la mission de l'administration fédérale) Payer les fonctionnaires (essentiel à la mission du ministère)
Plan d'urgence :					Plan d'urgence du ministère X Rétablir la fonction « Assurer le service X » — Procédure d'urgence 2.3.1-003 Rétablir la fonction « Payer les fonctionnaires » — Procédure d'urgence 4.3.1-001
Déclencheur :					Si les actifs vulnérables au problème de l'an 2000 utilisés pour la fonction « Assurer le service X » ne sont pas certifiés conformes à l'an 2000 d'ici au 1er janvier 1999, le plan d'urgence sera mis en œuvre. Si la conversion à l'an 2000 des actifs vulnérables au problème de l'an 2000 utilisés pour la fonction « Payer les fonctionnaires » n'est pas certifiée conforme à l'an 2000 d'ici au 15 décembre 1999, le plan d'urgence sera mis en œuvre.
4. RENSEIGNEMENTS SUR L'ÉTAT
État :								Date de l'état :
Ouvert								21 janvier 1998
Approbation :								Date de fermeture :
Signature de M. Y
Raison de la fermeture :

 

FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE RISQUE
(PARTIE 2 – Précisions sur la gestion du risque)

Ministère/ organisme :			Ministère X
Rang :	2	Id. du risque :		Financement insuffisant		Identifié le :		5 janv. 1998
5. RENSEIGNEMENTS SUR LE PLAN D'ACTION À L'ÉGARD DU RISQUE
Mesures					Responsabilité		Date cible		Date d'exécution
1. Préparer la présentation au Conseil du Trésor pour obtenir plus d'argent					M. Y		5 février 1998
2. Faire signer la présentation au Conseil du Trésor par les cadres supérieurs, puis la lui faire parvenir					M. Y		20 février 1998
3. Obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor					M. Y		20 mars 1998
Notes:
Il a été décidé que MM. A et B travailleraient exclusivement à ce projet afin que la présentation à l'intention du Conseil du Trésor puisse lui être envoyée le 20 février, plutôt que le 10 mars 1998.

2.4.2 Exemple B - Risque technique
La FRR de l'an 2000 suivante figure ici à titre d'EXEMPLE SEULEMENT. Le risque en question est basé sur un scénario imaginaire selon lequel un ministère X a identifié un risque résultant de l'impossibilité d'obtenir une version adaptée à l'an 2000 de l'« Équipement A ».

FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE RISQUE
(PARTIE 1 – À remplir absolument, conformément à la politique du SCT)

Ministère/ organisme:			Ministère X
1. RENSEIGNEMENTS SUR L'ÉVALUATION DU RISQUE
Rang :	3	Id. du risque :				L« 'Équipement A » n'est pas conforme à l'an 2000					Identifié le :		12 avril 1998
Énoncé du risque :
L'« Équipement A » du fournisseur A risque de devoir être mis au rancart, puisque celui-ci est incapable de fournir des précisions ou des plans pour le faire certifier conforme à l'an 2000. L'« Équipement A » existant risque par conséquent de ne pas être certifié conforme à l'an 2000.
Contexte :
On a constaté que l'« Équipement A » est vulnérable au problème de l'an 2000 pendant la phase d'évaluation du projet de l'an 2000. Le fournisseur A n'a pas répondu à notre lettre lui réclamant une déclaration de conformité an 2000 pour une version future de cet « Équipement A ». L'« Équipement A » est utilisé pour la fonction « Assurer le service C ».
Probabilité :				Élevée
Impact sur le projet :				Élevé
Délai :				Moyen
Source :				Manque d'information
Intervention :				Éviter			Renvoyé à un niveau plus élevé :			Autre _______________¨ SCT ¨ SM ¨ SMA ¨ Com. dir. ¨
2. RENSEIGNEMENTS SUR LA GESTION DU RISQUE
Confiée à :									Date d'exécution du plan d'action :
M. Z
Aperçu de la stratégie de gestion du risque :
La stratégie de gestion du risque est conçue pour nous permettre de mieux connaître l'aptitude du fournisseur A à livrer une version conforme an 2000 de l'« Équipement A ».
Indicateurs/symboles de matérialisation du risque :									Méthode de collecte :
1. Retard de la conversion à l'an 2000 de l'« Équipement A ».									1. Calendrier des travaux/rapports des progrès
3. RENSEIGNEMENTS SUR LES OPÉRATIONS
Fonction(s) :					« Assurer le service C »				Criticité			Administration fédérale ¨ Ministère/organisme n
Impact sur les opérations :					Une panne de l'« Équipement A » causée par le problème de l'an 2000 réduira la fonction « Assurer le service C » à 25 % de sa capacité.
Plan d'urgence :					Plan d'urgence du ministère X 1. Rétablir la fonction « Assurer le service C » — Procédure d'urgence 10.2.5-002
Déclencheur :					1. Si une version conforme an 2000 de l'« Équipement A » n'est pas disponible d'ici au
4. RENSEIGNEMENTS SUR L'ÉTAT
État :								Date de l'état :
Ouvert								12 avril 1998
Approbation :								Date de fermeture :
Signature de M. Z
Raison de la fermeture :

 

FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE RISQUE
(PARTIE 2 – Précisions sur la gestion du risque)

Ministère/ organisme:			Ministère X
Rang :	3	Id. du risque :		Équipement non conforme à l'an 2000		Identifié le :		12 avril 1998
5. RENSEIGNEMENTS SUR LE PLAN D'ACTION À L'ÉGARD DU RISQUE
Mesures					Responsabilité		Date cible		Date d'exécution
1. Tenter une deuxième fois de communiquer avec le fournisseur A					M. Z		10 mai 1998
2. Faire une analyse des possibilités d'obtenir d'autres équipements ou d'en substituer à l'« Équipement A »					M. Z		1er juin 1998
3. Choisir un équipement de remplacement ou en substituer à l'« Équipement A »					M. Z		1er juillet 1998
4. Intégrer l'équipement de remplacement ou en substituer à l'« Équipement A »					M. Z		2 oct. 1998
5. Vérifier si l'équipement de remplacement ou l'équipement substitué à l'« Équipement A » est vulnérable au problème de l'an 20000					M. Z		10 janv. 1999
6. Certifier/valider l'équipement de remplacement ou l'équipement substitué à l'« Équipement A » conforme an 2000					M. Z		3 février 1999
Notes:
Aucune

 

FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE RISQUE
(PARTIE 1 – À remplir absolument, conformément à la politique du SCT)

Ministère/ Organisme				Ministère X
1. RENSEIGNEMENTS SUR L'ÉVALUATION DU RISQUE
Rang :	4	Id. du risque :			Incapacité de verser des prestations					Identifié le :		8 oct. 1998
Énoncé du risque :
Il est possible que les prestations à l'intention des personnes admissibles ne soient pas versées au-delà de janvier 2000. Ce risque aurait une incidence sur le bien-être économique de milliers de Canadiens.
Contexte :
Le ministère X verse des prestations à plus de un million de Canadiens dans le cadre du Programme Y. Ces prestations représentent la source principale de revenus d'un grand nombre de ces personnes et leur sont donc essentielles. Le ministère X dépend de plusieurs partenaires pour verser ces prestations et n'a présentement aucun contrôle sur la progression de leurs travaux consacrés à résoudre le problème de l'an 2000.
Probabilité :			Moyenne
Impact sur le projet :			Élevé
Délai :			Court
Source :			Manque de contrôle
Intervention :			Éviter				Renvoyé à un niveau plus élevé :		Autre _______________¨ SCT ¨ SM n SMA ¨ Com. dir. ¨
2. RENSEIGNEMENTS SUR LA GESTION DU RISQUE
Confiée à :						Date d'exécution du plan d'action :
M. Y						15 nov. 1998
Aperçu de la stratégie de gestion du risque :
La stratégie de gestion du risque a pour objectif d'obtenir le contrôle sur certains partenaires clés en officialisant leur engagement à verser des prestations au moyen d'accords juridiques spéciaux.
Indicateurs/symboles de matérialisation du risque :						Méthode de collecte :
1. Écarts dans les plans des partenaires en question 2. Plaintes de non-versements de la part des bénéficiaires						1. Rapports de progrès 2. Plaintes au ministère
3. RENSEIGNEMENTS SUR LES OPÉRATIONS
Fonction(s) :			Verser des prestations					Criticité			Administration fédérale n Ministère/organisme ¨
Impact sur les opérations :			Incapacité de verser des prestations
Plan d'urgence :			Émettre des chèques manuellement et les faire parvenir aux bénéficiaires par un service spécial de messageries.
Déclencheur :			1. Indication évidente que certains partenaires ne seront pas prêts. 2. Plaintes de la part des bénéficiaires.
4. RENSEIGNEMENTS SUR L'ÉTAT
État :						Date de l'état :
Ouvert						14 oct. 1998
Approbation :						Date de fermeture :
Signature de M. Y
Raison de la fermeture :