ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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Annexe C  -  Méthode de décomposition fonctionnelle

1. Comment décomposer une fonction principale en modèle de gestion

Afin de contribuer au processus de continuité des opérations, les ministères doivent d'abord élaborer un modèle de gestion, qui précise avec exactitude toutes les fonctions réalisées par l'organisation en les présentant dans une structure arborescente (schéma en arbre) qui fait ressortir les relations hiérarchiques entre les fonctions (on peut aussi utiliser des modèles présentés par alinéas).

2. Élaborer un modèle de gestion

2.1 Méthode

L'objet de cette méthode est de décomposer la fonction principale du ministère en sous-fonctions jusqu'au point où on peut attribuer chacune des sous-fonctions à un unique responsable (se référer aux lignes directrices et conseils additionnels pour plus de renseignements).

2.2 Résultats attendus

Au terme de cette activité, on obtiendra un modèle de gestion ou une décomposition fonctionnelle, qui précisera avec exactitude toutes les fonctions réalisées par l'organisation, lesquelles seront présentées dans une structure arborescente faisant ressortir les relations hiérarchiques entre les fonctions. En voici un exemple :

Figure C-1 – Exemple de décomposition fonctionnelle

3. Techniques et outils

Le tableau ci-dessous résume les techniques et les outils employés pour cette activité. On trouvera des précisions à ce sujet dans les documents de référence.

Tableau C-1 : Techniques et outils de décomposition fonctionnelle

Activité	Techniques et outils
Effectuer la décomposition des fonctions	Pas d'outil particulier. Cette technique est expliquée dans bon nombre de méthodes de développement de systèmes et d'établissement de modèles.

4. Lignes directrices et conseils

Voici des lignes directrices et des conseils qui peuvent faciliter la réalisation de cette activité.

1. Les fonctions sont des « actions » ou des « activités » qui sont effectuées en vue de fournir un service ou un produit (p. ex., collecte de données, analyse de données et production de rapports);
2. Les fonctions sont généralement décrites au moyen d'un verbe et d'un complément ou d'un nom suivi d'un complément de nom (p. ex., payer les employés, versement de prestations, etc.);
3. La méthode de décomposition fonctionnelle permettra de subdiviser les fonctions principales en sous-fonctions jusqu'au niveau le plus bas. À cette fin, on a souvent recours à la structure organisationnelle (utilisez votre organigramme pour vous aider à effectuer la décomposition de vos fonctions);
4. Pour bien des ministères, le niveau de décomposition pratique le plus bas sera celui dont une seule personne pourra être responsable et dont toutes les sous-fonctions déterminées à partir d'une fonction principale utilisent les mêmes éléments d'actif (c'est-à-dire que lorsque vous aurez déterminé que le prochain niveau de décomposition désigne des fonctions qui utilisent le même élément d'actif, cessez la décomposition). Une autre façon de savoir si vous avez atteint le niveau de décomposition pratique le plus bas est de vérifier si la criticité (incidence d'une fonction donnée sur les opérations du gouvernement ou du ministère) de toutes les sous-fonctions est égale à celle de la fonction principale;
5. Servez-vous des modèles de gestion actuels du ministère;
6. Concentrez-vous sur la mission de l'an 2000 : l'important n'est pas d'avoir un modèle de gestion parfait, mais une liste de fonctions qui peuvent être associées à des éléments d'actif et confiées à une personne ou à une organisation responsable;
7. Accordez plus d'importance à la couverture de toutes les fonctions plutôt qu'aux détails (profondeur de la décomposition); et
8. Impliquez la structure de gouvernance rapidement pour obtenir l'approbation de la décomposition fonctionnelle.