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ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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Annexe D  -  Méthode d'établissement de priorité des fonctions de gestion

1. Comment établir l'ordre de priorité des fonctions de gestion

Pour être en mesure d'établir les priorités, les ministères doivent d'abord élaborer un modèle de gestion, qui précise toutes les fonctions exécutées par l'organisation (Annexe C – Méthode de décomposition fonctionnelle). Après avoir attribué un identificateur à chacune des fonctions, on peut procéder à l'établissement des priorités selon des critères déterminés à l'avance. Dans le cadre du projet de l'an 2000, les ministères devraient employer les critères du SCT, lesquels permettent de classer les fonctions particulières au gouvernement selon qu'elles sont plus ou moins essentielles à la mission de l'organisation (conformément aux critères du SCT, plus la cote de priorité est élevée, plus la fonction est essentielle à la mission).

2. Coter les fonctions

2.1 Objet

L'objet de cette activité consiste à attribuer une cote à chacune des fonctions qui se situent au niveau le plus bas du modèle de gestion selon les critères de criticité du SCT afin d'établir un ordre de priorité. On dresse ensuite une liste de ces fonctions, laquelle servira de cadre de référence pour mener les activités consacrées à assurer la continuité des opérations.

La cote finale d'une fonction donnée est obtenue en procédant de la façon suivante :

  1. À l'aide des critères énumérés dans la section D-1, les fonctions doivent être cotées selon la probabilité qu'elles ont d'entraîner les répercussions identifiées. Par exemple, la fonction « Payer les employés » peut obtenir une cote faible selon les critères relatifs à la sécurité et à l'environnement. Par contre, elle pourrait se voir attribuer la cote élevée si l'on considère son incidence sur le bien-être économique des Canadiens et le moral des employés;
  2. L'échelle suivante est proposée pour attribuer une cote à chaque fonction selon les critères déterminés : Faible = 1 Moyenne = 3 Élevée = 5
    Les cotes 2 et 4 sont des valeurs intermédiaires. La cote 0 est employée lorsque la fonction n'a aucune incidence sur un secteur donné (sécurité, environnement, etc.) Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000
  3. Pour coter une fonction, les participants devraient se demander : « Est-ce que la probabilité des répercussions pour une fonction donnée est faible, moyenne ou élevée? » Ils doivent ensuite attribuer une cote entre 1 et 5 selon leur jugement personnel (ce procédé tient compte des notions de risque car le facteur de pondération représente l'incidence alors que la cote indique la probabilité); et
  4. On applique le facteur de pondération à la cote finale attribuée à une fonction dans une catégorie donnée. Par exemple, si la cote finale de la catégorie « Incidence sur les Canadiens » s'élève à 25, cette cote sera multipliée par 5 pour inclure le facteur de pondération attribué à cette catégorie. Les cotes de chaque catégorie associée à un critère sont alors additionnées pour obtenir la cote globale d'une fonction donnée.

2.2 Résultats attendus

Au terme de cette activité, une liste de fonctions de gestion classées en ordre de priorité sera produite.

3. Techniques et outils

Le tableau ci-dessous résume les techniques et les outils employés pour cette activité. On trouvera des précisions à ce sujet dans les sections qui en traitent.

Tableau D-1 : Techniques et outils pour classer les fonctions de gestion

Activité

Techniques et outils

Coter les fonctions de gestion
  • Critères du SCT - Voir la section D-1 de cette annexe.
  • Exemple de liste de fonctions – Voir la section D-2 de cette annexe.

4. Lignes directrices et conseils

Voici des lignes directrices et des conseils qui peuvent faciliter la réalisation de cette activité.

  1. Demander aux responsables de coter leurs fonctions respectives selon les critères déterminés et faire appel à des groupes pour confirmer l'ordre définitif;
  2. Organiser des sous-groupes de travail pour tous les secteurs fonctionnels afin de dresser la liste finale; et
  3. S'assurer de la participation de la structure de gouvernance tôt dans le processus pour prendre des décisions sans tarder, car la plupart des organisations ne sont pas suffisamment familiarisées avec les principes d'établissement de priorités des fonctions.

Section D-1 : Critères du SCT

Le tableau ci-dessous présente les critères recommandés par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour évaluer les fonctions de gestion. Les facteurs de pondération vont de 5 (élevé) à 1 (bas).

Tableau D-2 – Critères d'évaluation des fonctions essentielles à la mission

Critère

Poids

Définition

Incidence sur les Canadiens

5

Une fonction essentielle à la mission de l'administration fédérale (EMAF) a été définie comme : un service offert ou une fonction accomplie par un ministère ou un autre organisme du gouvernement fédéral :
  1. qui a une incidence directe sur la santé, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens ou sur leur environnement; et
  2. dont la perte ou l'interruption, même pendant un court laps de temps, est considérée comme un risque inacceptable (en tenant pour acquis que corriger une défaillance due au problème de l'an 2000 peut prendre des semaines ou des mois). Nota : Ces critères devraient s'appliquer aux fonctions de gestion. Cependant, il a été jugé que les systèmes financiers sont essentiels à la mission à l'échelle de l'administration fédérale.
  • Santé
  Incidence sur la santé des Canadiens ou sur leur environnement. Exemples de fonctions : inspection des aliments, gestion et essais de médicaments, et autres fonctions reliées au portefeuille de « Santé Canada ».
  • Sécurité
  Incidence sur la sécurité des Canadiens. Exemples de fonctions : recherche et sauvetage, application de la loi, services correctionnels et autres fonctions reliées au portefeuille du Solliciteur général du Canada. Les fonctions relatives à la défense sont également prises en compte dans ce critère.
  • Bien-être économique
  Incidence sur la situation économique des Canadiens. Exemples de fonctions : celles reliées au receveur général, aux pensions, à l'aide sociale, et autres fonctions qui procurent des avantages économiques aux Canadiens.
  • Environnement
  Incidence sur l'environnement au Canada. Exemples de fonctions : celles reliées à Environnement Canada et aux groupes d'intervention environnementale de Pêches et Océans.
Incidence sur les obligations

3

Dans le présent guide, une fonction essentielle à la mission de l'administration fédérale (EMAF) a été définie comme : un service offert ou une fonction accomplie par un ministère ou un autre organisme du gouvernement fédéral :
  1. qui a une incidence, à l'échelle du ministère, sur les niveaux de service, les obligations contractuelles envers des tiers, les obligations légales et réglementaires, ainsi que sur les obligations envers d'autres ministères, d'autres paliers de gouvernement et les gouvernements étrangers; et
  2. dont la perte ou l'interruption, même pendant un court laps de temps, est considérée comme un risque inacceptable.
  • Niveaux de service
  Explicite
  • Contrats
  Explicite
  • Lois et règlements
  Explicite
  • Envers d'autres ministères
  Au sein du gouvernement fédéral
  • Envers d'autres paliers de gouvernement
  Provincial, régional, et municipal
  • Envers des gouvernements étrangers
  Explicite
Incidence sur les employés

1

 
  • Charge de travail et capacité de s'en acquitter
  Explicite
  • Moral et stress
  Explicite
  • Syndicat
  Explicite
Incidence financière

1

 
  • Sur le gouvernement
  Impact sur le gouvernement fédéral dans les secteurs où les revenus et dépenses d'exploitation seront touchés ou les coûts augmentés
  • Sur les autres
  Explicite

Section D-2 : Exemple de liste de fonctions en ordre de priorité

NI* Code Fonction Cote relative Cote brute Catgorie
5.1.2 SAR Dtection des appels de dtresse 1 169 BMAF
5.1.5 SAR Coordination de la recherche et du sauvetage 0,99 168 BMAF
5.1.4 SAR Planification de la recherche et du sauvetage 0,98 166 BMAF
3.1.1 SCTM Dtection des appels de dtresse de scurit et intervention 0,94 159 BMAF
3.1.2 SCTM Intervention suite aux appels 0,94 159 BMAF
3.1.3 SCTM Analyse de la situation 0,94 159 BMAF
3.1.4 SCTM Signalement aux autorits comptentes 0,94 159 BMAF
3.1.5 SCTM Coordination du processus d'information 0,94 159 BMAF
3.1.8 SCTM Rception des renseignements sur la scurit provenant de l'extrieur 0,94 159 BMAF
3.1.9 SCTM Diffusion des renseignements sur la scurit 0,94 159 BMAF
5.1.1 SAR Prises de mesures pour que les ressources assistent les SAR 0,82 139 BMAF
2.2.2 SNM Fourniture d'aides lectroniques la navigation 0,80 135 BMAF
5.2.2 SAR Conduite d'oprations d'intervention environnementale 0,79 133 BMAF
5.3.2 IE Pratique des plans d'urgence d'intervention environnementale 0,79 133 BMAF
2.1.3 SNM Prvision et contrle des dbordements 0,77 130 BMAF
2.1.4 SNM Prvision des niveaux d'eaux 0,77 130 BMAF
4.2.2 DEG Renseignements sur la navigation dans les glaces (cartes) 0,77 130 BMAF
4.4.1 DEG Suivi de l'tat des glaces 0,77 130 BMAF
4.4.2 DEG Dglaage pour lutter contre les inondations 0,77 130 BMAF

*NI : numéro d'identification