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2011-2012

Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

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ARCHIVÉ - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Rapport ministériel sur le rendement de 2011-2012

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Annexe � la d�claration de responsabilit� de la direction englobant les contr�les internes en mati�re de rapports financiers
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada
Exercice 2011-2012

Note au lecteur

La Politique sur le contr�le interne du Conseil du Tr�sor, entr�e en vigueur le 1^er avril 2009, stipule que les minist�res doivent prouver qu'ils se sont dot�s d'un syst�me efficace de contr�les internes en mati�re de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les minist�res doivent �valuer annuellement leur syst�me de CIRF, �tablir des plans d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre � leur d�claration de responsabilit� de la direction un sommaire des r�sultats de l'�valuation et du plan d'action.

Les syst�mes efficaces de CIRF permettent d'obtenir des �tats financiers fiables et de fournir l'assurance que :

les op�rations sont d�ment autoris�es;
les dossiers financiers sont ad�quatement tenus;
les biens sont prot�g�s;
les lois, les r�glements et les politiques applicables sont respect�s.

Il importe de noter que le syst�me de CIRF n'a pas �t� con�u pour �liminer totalement les risques, mais plut�t pour les ramener � un niveau raisonnable, au moyen de contr�les proportionnels aux risques qu'il vise � att�nuer.

Le syst�me de CIRF est con�u pour att�nuer les risques � un niveau raisonnable gr�ce � un processus permanent dont le but est de cerner les risques cl�s, d'�valuer l'efficacit� des contr�les connexes, d'apporter les ajustements n�cessaires et de surveiller le syst�me par des am�liorations continues. Par cons�quent, la port�e, la fr�quence et l'�tat d'avancement des �valuations minist�rielles de l'efficacit� du syst�me de CIRF peuvent varier d'une organisation � l'autre, compte tenu des risques et des situations qui lui sont propres.

Table des mati�res

1. Introduction
2. Environnement de contr�le du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada relatif aux contr�les internes en mati�re de rapports financiers
- 2.1. Positions, r�les et responsabilit�s essentiels
- 2.2. Principaux contr�les organisationnels en place au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada
3. �valuation du syst�me de CIRF du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada
- 3.1. Approche en mati�re d'�valuation
- 3.2. Port�e de l'�valuation
4. R�sultats de l'�valuation
- 4.1. Efficacit� de la conception des contr�les cl�s
- 4.2. Efficacit� op�rationnelle des contr�les cl�s
5. Plan d'action
- 5.1. Progr�s accomplis en 2011-2012
- 5.2. Ann�es � venir

1. Introduction

Le pr�sent document constitue l'annexe de la d�claration de responsabilit� de la direction englobant les contr�les internes en mati�re de rapports financiers de l'exercice 2011-2012 du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (le Secr�tariat). Il s'agit de la troisi�me annexe r�dig�e par le Secr�tariat � la suite de celles qui ont �t� �labor�es en 2009-2010 et 2010-2011. Comme l'exige la Politique sur le contr�le interne du Conseil du Tr�sor, en vigueur depuis le 1er avril 2009, ce document fournit des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Secr�tariat en vue de maintenir un syst�me efficace de contr�le interne en mati�re de rapports financiers (CIRF). Plus particuli�rement, il fournit de l'information sur les �valuations des contr�les internes qui ont �t� men�es par le Secr�tariat au 31 mars 2012 et qui portent notamment sur les progr�s, les r�sultats et les plans d'action connexes, ainsi que des donn�es financi�res permettant de comprendre l'environnement de contr�le propre au Secr�tariat.

1.1 Pouvoirs, mandat et programmes

Le Secr�tariat est l'organe administratif du Conseil du Tr�sor. Le Conseil du Tr�sor est un comit� de ministres du Cabinet investi de multiples responsabilit�s de gestion de l'excellence, d'�laboration de politiques et de surveillance de budget et des ressources humaines. Le Secr�tariat appuie les ministres du Conseil du Tr�sor et renforce le mode de gestion du gouvernement afin de mieux servir les Canadiens et de veiller � l'optimisation des ressources dans le cadre des d�penses du gouvernement. Il atteint ces objectifs en :

s'acquittant de ses responsabilit�s en tant que minist�re et organisme central du gouvernement f�d�ral;
effectuant des paiements centraux et en percevant des revenus � titre d'employeur aux fins des r�gimes de pension et d'avantages sociaux de la fonction publique.

Bien que ces deux r�les soient importants, la vaste majorit� des d�penses, dans ces �tats financiers, se rapportent aux paiements centraux li�s aux r�gimes de pension et d'avantages sociaux.

Il est possible d'obtenir des renseignements d�taill�s sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du Secr�tariat en consultant le rapport minist�riel sur le rendement et le rapport sur les plans et priorit�s.

1.2 Principales donn�es financi�res

Les �tats financiers (non v�rifi�s) du Secr�tariat pour l'exercice 2011-2012 peuvent �tre consult�s sur le site Web du Secr�tariat. Il est �galement possible d'obtenir de l'information sur le site Web des Comptes publics du Canada.

Principales donn�es financi�res du Secr�tariat:

Les fonds pangouvernementaux et les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique repr�sentaient 86 p. 100, soit 2,127 milliards de dollars, des d�penses totales (2,469 milliards de dollars). Les paiements � titre d'employeur de la fonction publique ont trait au r�le que remplit le Secr�tariat en tant qu'employeur de l'administration publique centrale. Ces fonds sont utilis�s aux fins des prestations de pension de la fonction publique, avantages sociaux et r�gimes d'assurance, ce qui inclut les cotisations la part de l'employeur aux primes d'assurance-sant�, d'assurance dentaire, de s�curit� du revenu et d'assurance-vie ainsi que les paiements relatifs aux co�ts d'assurance-maladie provinciaux et d'autres co�ts connexes. Le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secr�tariat g�re la plupart de ces d�penses.
Les recettes li�es aux droits de stationnement �taient de 7,5 millions de dollars, soit 61 p. 100 des recettes totales (12,4 millions de dollars). Ces droits sont per�us aupr�s des fonctionnaires qui louent des places de stationnement dans les installations appartenant au gouvernement ou lou�es par celui-ci. En f�vrier 2010, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a r�vis� sa politique concernant le stationnement pour exiger que les fonctionnaires prennent leurs dispositions pour trouver par eux-m�mes un stationnement et payent les droits directement � la soci�t� qui g�re les places de stationnement. Ce changement � la politique est mis en œuvre en fonction de chaque emplacement. Ainsi, les recettes des droits de stationnement enregistr�es par le Secr�tariat seront en d�croissance au fil de plusieurs ann�es � venir. Le Secr�tariat continue � exercer une fonction de comptabilit� centrale en consignant tous les droits de stationnement d�pos�s par les autres minist�res. Ces droits sont d�pos�s directement dans le fonds consolid� de revenus, et le Secr�tariat ne peut les r�utiliser.
Les comptes d�biteurs li�s aux cotisations des autres minist�res � l'�gard du r�gime d'avantages sociaux repr�sentent 48 p. 100, soit 164 millions de dollars, de l'actif brut total (344 millions de dollars). Aussi, les comptes cr�diteurs qui se rapportent aux rajustements des cotisations des autres minist�res au titre du r�gime d'avantages sociaux constituent 56 p. 100, soit 262 millions de dollars, du passif total (471 millions de dollars). De plus, 25 p. 100, soit 117 millions de dollars, du passif total (471 millions de dollars) sont des comptes de fin d'exercice �tablis aux fins du R�gime de soins de sant� de la fonction publique (RSSFP), du R�gime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) et du R�gime de services dentaires pour les pensionn�s (RSDP). Ces importants comptes cr�diteurs et d�biteurs d�coulent des rajustements n�cessaires en fin d'exercice pour garantir une r�partition appropri�e des co�ts associ�s au r�gime d'avantages sociaux entre les minist�res.

1.3 Ententes de service aff�rentes aux �tats financiers

1.3.1 Recours du Secr�tariat � d'autres fournisseurs de services du gouvernement

Le Secr�tariat a recours � d'autres organismes pour le traitement de certaines op�rations qui sont consign�es dans ses �tats financiers. Voici une liste non exhaustive de ces ententes :

Ententes courantes

TPSGC exerce une gestion centrale du versement des salaires et des avantages sociaux, de l'acquisition de certains biens et services ainsi que de l'offre de locaux pour le compte du Secr�tariat.
Le minist�re de la Justice Canada fournit des services juridiques au Secr�tariat.

Ententes particuli�res

TPSGC s'occupe de l'administration quotidienne du R�gime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP)
Tous les trois ans, le Bureau de l'actuaire en chef, qui rel�ve du Bureau du surintendant des institutions financi�res, pr�pare une �valuation actuarielle du RPRFP.
TPSGC s'occupe de l'administration quotidienne de certaines d�penses centrales, par exemple les cotisations de l'employeur aux r�gimes de pension du Canada/Qu�bec, les cotisations d'assurance-emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de d�penses sont consign�s dans les �tats financiers du Secr�tariat en tant que fonds pangouvernementaux et sont repr�sentatifs du r�le que joue le Secr�tariat � titre d'employeur de la fonction publique.

1.3.2 Recours du Secr�tariat � des fournisseurs de services non gouvernementaux

Le Secr�tariat se fonde sur les contr�les internes effectu�s par un certain nombre d'entreprises offrant des services pr�cis, par exemple, l'administration de r�gimes de soins m�dicaux et dentaires, et les services d'assurances.

1.3.3 Services fondamentaux offerts par le Secr�tariat � d'autres minist�res

Divers minist�res gouvernementaux d�pendent du Secr�tariat pour le traitement de certaines op�rations ou la cueillette d'information ayant une incidence sur leurs �tats financiers :

Ententes courantes

Le Bureau du contr�leur g�n�ral au sein du Secr�tariat fournit � tous les minist�res un ratio en pourcentage qui sert � d�terminer le passif des indemnit�s de d�part aux fins des �tats financiers minist�riels.
Le Secr�tariat accorde � tous les minist�res un montant en pourcentage qui leur permet de d�terminer un montant annuel des services qu'ils re�oivent sans frais par rapport aux prestations des r�gimes d'assurance financ�s de mani�re centrale.
Le Secr�tariat fournit � tous les minist�res des renseignements pr�cis sur les calculs requis afin de d�terminer la part de l'employeur dans le R�gime d'avantages sociaux des employ�s (RASE). Le RASE comprend les co�ts imputables au gouvernement pour les contributions et les paiements de l'employeur � l'�gard du RPRFP, du R�gime de pensions du Canada (RPC) et du R�gime de rentes du Qu�bec (RRQ), du Compte de prestations de d�c�s et du Compte d'assurance-emploi.

Ententes particuli�res

Le Secr�tariat fournit des services de gestion � plusieurs minist�res, y compris le minist�re des Finances Canada, le Bureau du Conseil priv�, le Commissariat au lobbying du Canada et l'�cole de la fonction publique du Canada.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2011-2012

Depuis le 15 novembre 2011, les responsabilit�s relatives au courriel, au centre de donn�es et aux services de r�seau, y compris les ressources connexes, sont pass�es du Secr�tariat � Services partag�s Canada (SPC). Il en est de m�me de la responsabilit� de g�rance des actifs li�s � ces fonctions, dont la valeur nette comptable totale �tait de 6,2 millions de dollars. L'administration et la livraison de ces services ont �t� partag�es durant la p�riode de transition de 2011-2012 pendant la mise sur pied de SPC.

Depuis le 1^er janvier 2012, le Secr�tariat a transf�r� un montant de financement de 70,2 millions de dollars aux Affaires �trang�res et Commerce international Canada et � la D�fense nationale pour la gestion des programmes de pension, d'assurance et de s�curit� sociale destin�s aux employ�s recrut�s sur place. Les r�percussions de ce changement sont de 55,5 millions de dollars qui repr�sentent la r�duction des d�penses r�elles par rapport � l'ann�e pr�c�dente (les d�penses r�elles sont de 106 000 dollars pour 2011-2012).

La Norme comptable 1.2 du Conseil du Tr�sor a r�cemment �t� r�vis�e et elle est en vigueur pour la pr�paration des �tats financiers minist�riels de 2011-2012. Elle exige la pr�sentation de la dette nette minist�rielle dans l'�tat de la situation financi�re ainsi que la pr�paration d'un nouvel �tat de la variation de la dette nette minist�rielle et l'int�gration des �l�ments pr�sent�s auparavant dans l'�tat de l'avoir avec l'�tat des r�sultats et de la situation financi�re nette minist�rielle.

2. Environnement de contr�le du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada relatif aux contr�les internes en mati�re de rapports financiers

Le Secr�tariat reconna�t l'importance du leadership que joue la haute direction en s'assurant que tous les employ�s de tous les �chelons comprennent leurs r�les respectifs en ce qui concerne le maintien des syst�mes de CIRF efficaces, et aient tous les outils n�cessaires pour exercer leurs responsabilit�s. L'objectif du Secr�tariat consiste � am�liorer constamment son environnement de contr�le interne en misant sur une approche ax�e sur le risque ainsi qu'en affectant des ressources de mani�re cibl�e afin d'atteindre le degr� d'efficacit� requis � un co�t raisonnable.

2.1 Positions, r�les et responsabilit�s essentiels

Ci-dessous sont �num�r�s les principaux postes et comit�s du Secr�tariat qui sont charg�s du maintien et de r�vision de l'efficacit� de son syst�me de CIRF.

Secr�taire: � titre d'administratrice des comptes du Secr�tariat, la secr�taire assume globalement la responsabilit� et la direction des mesures prises pour maintenir l'efficacit� du syst�me de contr�le interne. Dans l'exercice de son r�le, la secr�taire pr�side le comit� de direction du Secr�tariat et est membre du Comit� de v�rification de l'organisme.
Dirigeant principal des finances (DPF): La dirigeante principale des finances du Secr�tariat soutient la secr�taire dont elle rel�ve directement, et guide la coordination, la coh�rence et met l'accent sur la conception et le maintien d'un syst�me de contr�le interne efficace et int�gr� en mati�re de rapports financiers, y compris son �valuation annuelle.
Secr�taires adjoints et autres cadres sup�rieurs du minist�re: Les cadres sup�rieurs du Secr�tariat charg�s de l'ex�cution des programmes sont responsables du maintien et de l'examen de l'efficacit� du syst�me de CIRF qui rel�ve de leur mandat.
Dirigeant principal de la v�rification (DPV): Le dirigeant principal de la v�rification du Secr�tariat est plac� sous l'autorit� directe de la secr�taire et fournit une assurance en effectuant p�riodiquement des v�rifications internes qui aident � maintenir l'efficacit� du syst�me de CIRF.
Comit� de v�rification du gouvernement du Canada (CVGC): Le Comit� de v�rification du gouvernement du Canada est un comit� consultatif qui �met des opinions objectives sur les �tats financiers et les cadres de gestion des risques, de contr�le et de gouvernance du Secr�tariat. Il est compos� de trois membres externes, d'un sous-ministre ne provenant pas du Secr�tariat et de la secr�taire. Il examine le profil de risque du Secr�tariat, ses rapports de v�rification interne et son syst�me de contr�le interne, y compris l'�valuation et les plans d'action relatifs au syst�me de CIRF.

2.2 Principaux contr�les organisationnels en place au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

L'environnement de contr�le du Secr�tariat comprend une s�rie de mesures et d'outils qui contribuent � accro�tre la sensibilisation et � am�liorer les connaissances et les comp�tences des employ�s sur les m�canismes de contr�le interne. Voici quelques exemples de ces mesures et de ces outils :

R�daction (en cours) d'un code de conduite minist�riel par le Bureau des valeurs et de l'�thique du Secr�tariat, qui offre des programmes de formation et de sensibilisation;
Profil de risque du Secr�tariat, actualis� chaque ann�e;
Obligation, pour les titulaires des principaux postes de gestion, d'�tre agr��s aupr�s d'une association professionnelle d'experts-comptables et obligation, pour la Direction de la gestion financi�re, de disposer d'une section d�di�e au CIRF;
Politiques de gestion financi�re, documentation des principaux processus op�rationnels et risques connexes ainsi que points de contr�le pour appuyer la gestion et la surveillance du syst�me de CIRF;
Plan de v�rification interne fond� sur le risque;
�bauche du cadre de contr�le interne fond� sur le risque pour la gestion financi�re contenant un plan de surveillance pluriannuel qui est en application, et fera l'objet d'examen futur;
Programmes de formation et de communication � l'intention des employ�s au sujet des principaux domaines de la gestion financi�re et de la gestion des march�s;
Mise � jour r�guli�re de la charte de d�l�gation des pouvoirs;
Mise en place de syst�mes de TI fiables pour le traitement des op�rations financi�res et de passation des march�s afin d'augmenter la s�curit�, l'int�grit� des donn�es, l'efficience et l'efficacit� des op�rations.

3. �valuation du syst�me de CIRF du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

3.1 Approche en mati�re d'�valuation

D'apr�s la Politique sur le contr�le interne, un syst�me de CIRF efficace a comme objectif de fournir l'assurance raisonnable que :

les op�rations sont d�ment autoris�es;
les dossiers financiers sont ad�quatement tenus;
les biens sont prot�g�s;
les lois, les r�glements et les politiques applicables sont respect�s.

Avec le temps, le processus inclut l'�valuation de l'efficacit� de la conception et du fonctionnement du syst�me minist�riel de CIRF dans le but d'assurer la surveillance courante et l'am�lioration continue du syst�me minist�riel de CIRF.

Une conception efficace: signifie que les principaux points de contr�le sont d�finis, consign�s et mis en place et qu'ils sont adapt�s aux risques (c'est-�-dire que les contr�les sont proportionnels aux risques qu'ils visent att�nuer) et que toutes les corrections ont �t� apport�es. Ceci comprend le dessin des processus cl�s et des syst�mes de TI aux principaux comptes des �tats financiers.
Un fonctionnement efficace: signifie que l'application des principaux contr�les a �t� test�e au cours d'une p�riode d�termin�e et que toutes les corrections requises ont �t� apport�es. Ces tests portent sur tous les niveaux de contr�le dont ceux relatifs � l'organisation ou entit�, les contr�les informatiques g�n�raux et les contr�les concernant les processus d'affaires.

Au cours du troisi�me exercice depuis l'entr�e en vigueur de la Politique sur le contr�le interne, le Secr�tariat a poursuivi l'am�lioration de son approche concernant l'�valuation des contr�les internes. �tant donn� que le Secr�tariat utilise une approche ax�e sur les risques pour �valuer les contr�les internes en mati�re de rapports financiers, il a continu� d'examiner les plus vastes programmes ayant des r�percussions sur les �tats financiers.

Dans le cadre de son �valuation annuelle, le Secr�tariat a r�alis� les activit�s suivantes :

Examen des documents actuels provenant de sources internes et externes (autres minist�res, compagnies d'assurance) comme partie de son �valuation en cours pour l'�volution de la conception des contr�les internes;
Organisation des r�unions internes avec les principaux gestionnaires responsables des programmes pour discuter des contr�les internes et rencontres avec les partenaires externes (autres minist�res, compagnies d'assurance);
Tests plus approfondis concernant l'efficacit� de la conception des contr�les des processus pour le RPRFP, du RSSFP, du R�gime d'assurance-invalidit� (RAI) et des paiements du RPC/RRQ, ainsi que la formulation de recommandations visant � renforcer certains contr�les internes dans ces r�gimes. Le RSSFP (valeur nette des recouvrements de 171,8 millions dollars) et le RAI repr�sentent 984,6 millions de dollars, soit 46 p. 100 des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique (2,127 milliards de dollars). Les paiements du RPRFP, du RPC et du RRQ sont recouvr�s aupr�s des autres minist�res et repr�sentent 3,4 milliards de dollars en d�penses brutes (les montants sont d�pens�s et sont ensuite r�cup�r�s).
Poursuite du processus de sch�matisation des contr�les cl�s du RSDFP.

Le Secr�tariat a tenu compte �galement des renseignements tir�s des v�rifications et des �valuations pertinentes, notamment les rapports de v�rification interne list�s ci-dessous (documents associ�s � des hyperliens) :

3.2 Port�e de l'�valuation

Les processus d'affaires au secr�tariat sont regroup�s en deux cat�gories � savoir : 1) ceux qui concernent le secr�tariat en tant que minist�re et 2) ceux qui touchent le Secr�tariat dans son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique.

Les processus op�rationnels du Secr�tariat dans son r�le de minist�re sont :

D�penses d'exploitation, y compris l'approvisionnement;
R�mun�ration et avantages sociaux;
Contr�les informatiques g�n�raux;
Rapports financiers et cycle de cl�ture;
Budg�tisation et pr�visions.

Les processus op�rationnels du Secr�tariat dans son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique sont :

Paiements des pensions;
R�gimes d'avantages sociaux et d'assurance;
Recouvrement du r�gime de prestation aux employ�s;
Recettes de stationnement.

En 2010-2011, le Secr�tariat s'est concentr� sur les processus op�rationnels relatifs � son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique. L'�valuation de l'efficacit� de la conception des contr�les internes du RPRFP, du RSSFP et du RAI a commenc� en 2010-2011 et s'est termin�e en 2011-2012. Pour effectuer l'�valuation de l'efficacit� de la conception, il a fallu cerner les risques particuliers et les contr�les internes connexes, et d�terminer si les contr�les ont efficacement att�nu� les risques particuliers.

4. R�sultats de l'�valuation

En �valuant ses principaux contr�les, le Secr�tariat a �valu� l'efficacit� de la conception de ses r�gimes pangouvernementaux de retraite et d'avantages sociaux des employ�s, et a test� l'efficacit� op�rationnelle des processus d'affaires minist�riels.

4.1 Efficacit� de la conception des contr�les cl�s

Le Secr�tariat a effectu� des tests approfondis de l'efficacit� de la conception des contr�les des processus � l'�gard RPRFP, du RSSFP et du RAI. Il a cern� les contr�les con�us efficacement et ceux qui �taient manquants ou qui devaient �tre am�lior�s. Le Secr�tariat a commenc� � mettre en œuvre les correctifs et continuera � le faire en 2012-2013. � la suite de ces �valuations, le Secr�tariat a conclu qu'il �tait n�cessaire d'apporter les mesures correctives dans les domaines suivants :

Gouvernance et supervision

Clarifier les structures de gouvernance et la supervision de la gestion relativement au RAI.
Clarifier les r�les du Secr�tariat, notamment ceux qui se rapportent � la supervision et � la prestation de conseils financiers en lien avec le RPRFP.

Information et communication

Am�liorer la communication et l'�change de renseignements entre la Direction de la gestion financi�re et le Secteur des pensions et des avantages sociaux afin de s'assurer que les r�les sont bien compris et d'am�liorer la supervision de la gestion financi�re.

Analyse financi�re

Am�liorer l'analyse financi�re dans le cadre du processus d'examen trimestriel pour le RAI.

Documentation des contr�les et preuves de l'application des contr�les

Am�liorer l'examen des frais engag�s suite aux transferts interminist�riels en provenance des TPSGC.
Am�liorer la v�rification sur l'exactitude des paiements en lien avec le RAI.
Am�liorer la mise en œuvre des recommandations d�coulant du rapport de v�rification interne et des v�rifications externes et des examens � l'�gard du RAI.

Comptabilit�

Revoir le traitement comptable de divers �l�ments du RSSFP et du RAI contenus dans les �tats financiers minist�riels.

4.2 Efficacit� op�rationnelle des contr�les cl�s

En 2011-2012, le Secr�tariat a test� l'efficacit� des op�rations des paiements r�guliers et prioritaires sur les transactions minist�rielles relatives aux biens et aux services. L'�valuation couvrait la p�riode d'un an comprise entre le 1^er novembre 2010 et le 31 octobre 2011. Un �chantillon repr�sentatif des transactions a �t� examin� afin de d�terminer si les activit�s principales de contr�le fonctionnaient efficacement pendant cette p�riode. La conclusion �tait que la majorit� des contr�les �tait op�rationnellement efficace. Cependant, il s'est av�r� n�cessaire d'apporter des correctifs � deux contr�les et l'unit� organisationnelle responsable a pris les mesures requises.

5. Plan d'action

Au cours de l'exercice 2011-2012, l'accent est mis sur les diff�rents programmes de pension et avantages sociaux exploit�s et administr�s par le Secr�tariat. Cet �lan sera maintenu en 2012-2013 et en 2013-2014 en raison du nombre de r�gimes d'assurance concern�s et de leur complexit�. De plus, le Secr�tariat augmentera la port�e des sondages de l'efficacit� op�rationnelle des contr�les internes.

5.1 Progr�s accomplis en 2011-2012

Au cours de l'exercice 2011-2012, le Secr�tariat a continu� de r�aliser des progr�s importants dans l'�valuation et l'am�lioration de ses contr�les. Les principaux progr�s r�alis�s par le Secr�tariat sont r�sum�s ci-dessous.

Globalement, le Secr�tariat a men� � bien les activit�s suivantes qui �taient pr�vues dans l'annexe 2010-2011 relative au CIRF :

Amorc� la planification d'une v�rification interne du processus des frais relatifs aux r�glements interminist�riels appel�e � �tre finalis�e en 2012-2013.
�labor� l'�bauche d'un cadre g�n�ral de contr�le interne fond� sur les risques et d'un plan triennal de surveillance des contr�les internes qui sera mis � jour annuellement.
�labor� l'�bauche d'un cadre de gestion financi�re en vue de la formalisation de l'approche qui est en grande partie d�j� en place.
Acquis le logiciel Caseware IDEA, qui a permis au Secr�tariat de tester l'efficacit� op�rationnelle et qui aidera � la surveillance des activit�s programm�es dans le calendrier de surveillance pluriannuel.

De plus, le Secr�tariat a r�alis� les activit�s suivantes, qui n'�taient pas pr�vues :

Mis en œuvre des mesures correctives afin de renforcer les contr�les des syst�mes de technologie de l'information en fonction des observations faites par le Bureau du v�rificateur g�n�ral lors de la v�rification des comptes publics de 2010-2011.

En tant que minist�re, le Secr�tariat a r�alis� les activit�s suivantes comme pr�vu :

Augment� le niveau de sch�matisation des processus d'affaires en d�taillant le processus allant de l'approvisionnement au paiement ainsi que le processus de la r�mun�ration et des avantages sociaux. Ces processus de sch�matisation permettront de d�terminer les principaux contr�les qui seront test�s dans le cadre du programme de surveillance pluriannuel. De plus, gr�ce � la sch�matisation, il est possible d'identifier les secteurs permettant d'am�liorer les efficiences.
Cr�� de nouveaux codes d'articles de d�pense dans le grand livre g�n�ral afin de fournir davantage d'information d�taill�e pour la gestion minist�rielle et le Parlement. De plus, le Secr�tariat a termin� l'�laboration d'un dictionnaire de codes de d�pense pour aider les utilisateurs � choisir le code appropri�. Une strat�gie de communication a �t� lanc�e afin d'informer les adjoints administratifs et les gestionnaires des centres de co�t de l'existence de ce dictionnaire.
�labor� l'�bauche de proc�dures de gestion des cartes d'achat permettant de d�finir les r�les et responsabilit�s en mati�re de gestion des cartes d'achat. Sur la base de ces proc�dures, l'on mettra sur pied des s�ances de formation � l'intention des employ�s et l'on proc�dera au suivi de la surveillance.

Dans son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secr�tariat a examin� les processus et les activit�s de contr�le des programmes suivants :

Comme pr�vu, le Secr�tariat a termin� les �valuations des contr�les internes, a �labor� des recommandations et a amorc� la mise en œuvre de mesures correctives pour le RPRFP, du RSSFP et du RAI.
Comme pr�vu, le Secr�tariat a effectu� une v�rification interne du cadre de gestion des contr�les pour le RPRFP, un plan d'action de la gestion a �t� �labor� et des mesures ont �t� prises pour donner suite aux recommandations.
Comme pr�vu, le Secr�tariat a fait avancer la sch�matisation et l'�valuation des contr�les internes relatives au RSDFP et, dans le cadre de ce processus, il a mis en œuvre certains contr�les internes suppl�mentaires.
Il a termin� l'�valuation de la sch�matisation et des contr�les internes relatifs aux cotisations au RPC et au RRQ, et a amorc� la sch�matisation des contr�les internes pour les charges sociales provinciales et les cotisations d'assurance-emploi.
Il a �labor� un cadre pour les r�gimes de prestation d'assurance qui met en �vidence les hypoth�ses relatives aux pr�visions, les analyses de sensibilit� et les r�les et responsabilit�s des divers intervenants � l'�laboration du cadre. Le cadre appuie les demandes relatives au financement des r�gimes de prestation d'assurance et sera fourni au Secteur de la gestion des d�penses et au minist�re des Finances Canada.

5.2. Ann�es � venir

Au cours de l'exercice 2011-2012, l'accent a �t� mis sur les diff�rents r�gimes de pension et avantages sociaux g�r�s par le Secr�tariat. Ceci demeurera la principale priorit� pour les trois prochaines ann�es au fur et � mesure que les contr�les internes sont �valu�s, renforc�s et test�s pour d�terminer leur efficacit� op�rationnelle.

D'ici la fin de 2012-2013

En g�n�ral, le Secr�tariat a l'intention de :

Terminer la v�rification interne du processus de r�glements interminist�riels.
Finaliser le cadre g�n�ral de contr�le interne ax� sur le risque et le plan triennal de surveillance des contr�les internes, et les diffuser au sein du Secr�tariat.
Finaliser le cadre de gestion financi�re et le diffuser au sein du Secr�tariat.
�largir la surveillance de ses contr�les internes en utilisant davantage son logiciel d'analyse des donn�es.

En tant que minist�re, le Secr�tariat pr�voit :

Tester l'efficacit� op�rationnelle des frais de d�placement, d'accueil et de carte d'achat.
Effectuer la validation finale du processus allant de l'approvisionnement au paiement et du processus de la r�mun�ration et des avantages sociaux en pr�paration du test sur l'efficacit� op�rationnelle en 2013-2014.

Dans son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secr�tariat, a l'intention de :

Terminer la sch�matisation et l'�valuation des contr�les internes relatifs aux charges sociales provinciales, � l'assurance-emploi et au RSDFP.
Poursuivre la mise en œuvre des recommandations sur l'efficacit� de la conception relativement au RPRFP et au RAI.
Valider les observations et les recommandations connexes relativement au test sur l'efficacit� de la conception du RSSFP avec les principaux partenaires.
Amorcer la sch�matisation et l'�valuation des contr�les internes relatifs au RSDP et au R�gime d'assurance-revenu militaire.
Amorcer la sch�matisation et l'�valuation des contr�les internes relatifs � la gestion des actifs, notamment la capitalisation, la d�pr�ciation et l'amortissement des actifs.
Entamer la v�rification interne du cadre de contr�le de la gestion du Secr�tariat relatif au RSSFP.

D'ici la fin de 2013-2014