Services internes

Programme 1.6 Services internes

Les Services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes englobent les services suivants :

• Gestion et surveillance
• Communications
• Services juridiques
• Gestion des ressources humaines
• Gestion financière
• Gestion de l’information
• Technologie de l’information
• Biens immobiliers
• Matériel
• Acquisitions
• Voyages et autres services administratifs

Le programme Services internes comprend uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Stratégie fédérale de développement durable (SFDD)

Le Secrétariat participe à la Stratégie fédérale de développement durable (SFDD) et contribue à l’atteinte des cibles de l’écologisation des opérations gouvernementales par l’intermédiaire du programme Services internes. Le Secrétariat contribue aux secteurs ciblés suivants du thème IV, Réduire l’empreinte environnementale – En commençant par le gouvernement : déchets électroniques, impression gérée, consommation de papier, réunions écologiques et achats écologiques.

Pour obtenir plus de détails au sujet des activités du Secrétariat dans ce domaine, veuillez consulter les renseignements supplémentaires dans Écologisation des opérations gouvernementales.

En 2012-2013, l’écart entre les montants figurant dans le Budget principal des dépenses et les Autorisations totales est attribuable à des fonds reçus pour l’Initiative de modernisation des ressources humaines et la cybersécurité de même qu’aux transferts pour les indemnités de départ et les congés parentaux. L’excédent de 9,9 millions de dollars en fin d’exercice (écart entre les autorisations et les dépenses réelles) s’explique surtout par l’affectation bloquée de 7 millions de dollars pour les coûts de litiges par des gains d’efficience rendus possibles par les projets de technologie de l’information.

Analyse du rendement et leçons retenues

Dans le cadre du programme Services internes, le Secrétariat a continué de s’efforcer d’améliorer l’efficience et l’efficacité de ses opérations internes par la mise en œuvre d’un éventail de plans dans son Rapport sur les plans et les priorités 2012-2013. Pour illustrer, le Secrétariat a pris les mesures suivantes :

Limitation des coûts et réalisation d’économies

• Atteinte de sa cible cumulative d’économies ministérielles de 9,7 millions de dollars figurant dans les Résultats des examens stratégiques de 2010. Le Secrétariat est sur la bonne voie pour atteindre la cible totale d’économies permanentes de 11,5 millions de dollars d’ici 2013-2014.
• Identification d’économies de 7,6 millions de dollars par l’accroissement des gains d’efficience dans ses opérations en réponse à l’examen des dépenses ministérielles mises en évidence dans le Plan d’action économique de 2012.
• Mise en œuvre des mesures de la dernière année du gel triennal des budgets de fonctionnement des ministères annoncé dans le Plan d’action économique de 2010, qui imposait aux ministères d’absorber les augmentations salariales avec leurs budgets existants.

Amélioration de son efficacité opérationnelle

• Lancement de la mise en œuvre d’un système de gestion de l’information pour remplacer l’ancien système, mieux gérer l’information ministérielle et faciliter la gestion automatisée de la correspondance au moyen d’un outil de gestion du flux des travaux.
• Achèvement de la campagne de paye électronique afin de moderniser la prestation des services de la rémunération en ayant recours à la technologie pour assurer l’accès électronique aux renseignements sur la paye et sur la pension à la place des options sur papier.
• Réduction des coûts par le remplacement d’imprimantes et de photocopieuses inefficientes par des appareils multifonctionnels capables de produire des rapports de rendement, ce qui a permis de réaliser les économies prévues de 364 000 $ par année.
• Mise à l’essai d’une initiative visant à remplacer environ 1 700 lignes téléphoniques par des appareils BlackBerry.
• Utilisation de Skype pour mener des entrevues partout au Canada et à l’étranger dans le cadre de la Campagne de recrutement universitaire 2012-2013. Cette approche innovatrice a permis de réduire de 97 % les coûts de la campagne comparativement à l’exercice antérieur.
• Poursuite de la gestion centralisée de la formation linguistique des employés du Secrétariat, ce qui a permis de réduire à 844 000 $ les coûts annuels de la formation linguistique, une réduction de 59 % depuis 2009-2010.
• Mise en œuvre des activités identifiées dans le Plan d’évaluation ministériel pour renforcer la capacité de mesure du rendement afin d’améliorer sensiblement la qualité, l’utilité et l’efficacité des évaluations futures au Secrétariat.

Progression de la modernisation du milieu de travail

• Lancement d’une initiative quadriennale de renouvellement du milieu de travail dans trois domaines interreliés : renouvellement technologique, renouvellement de l’espace de travail et renouvellement des fonctions administratives. En 2012-2013, le Secrétariat a commencé à mettre en œuvre son plan d’aménagement à long terme par l’adoption des concepts de Milieu de travail 2.0. Il a introduit le milieu de travail de démonstration « Espace d’avenir », qui a pour principales caractéristiques des aménagements de bureaux flexibles, l’utilisation optimale de l’espace et de la technologie habilitante en vue d’accroître la collaboration, la productivité et la durabilité de même que d’attirer les employés et de les maintenir en poste.