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ARCHIVÉ - Vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique

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Annexe 3 – Plan d'action de la gestion

RÉPONSE DE LA DIRECTION À LA VÉRIFICATION DE LA GESTION DU RÉGIME D'ASSURANCE-INVALIDITÉ DE LA FONCTION PUBLIQUE

La vérification confirme l'importance des efforts prévus et en cours qui visent à moderniser les régimes de prestations. Ils assureront la bonne administration et la rentabilité des régimes de soins de santé, de soins dentaire et d'assurance-invalidité, conformément aux normes industrielles, y compris les mesures de contrôle et les procédures internes ainsi que les stratégies de gestion des risques tout en continuant de fournir aux membres les avantages appropriés.

Actuellement, le Secteur des pensions et des avantages sociaux se concentre sur le renouvellement du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), étant donné sa taille et son importance pour les membres. Le RSSFP est le plus important régime de soins de santé au Canada, le crédit 20 du Conseil du Trésor concernant les dépenses de l'employeur de 2008‑2009 totalisant 660,8 M$ comparativement à 219,5 M$ pour le Régime d'assurance‑invalidité (AI). Comme une grande partie des travaux effectués et prévus pour le RSSFP s'appliqueront aux autres régimes de prestations, nous en tiendrons compte lorsqu'il s'agira d'examiner les recommandations découlant de la vérification de l'AI. Pour ce qui est des échéanciers, le nouveau contrat pour le RSSFP entrera en vigueur le 1er novembre 2010, et nous envisageons être disposés à commencer à examiner les mesures à prendre pour la vérification de l'AI au début de 2011. Le plan d'action de la gestion a été élaboré pour aborder les questions et les recommandations dans le rapport de vérification interne, tel que  décrit ci‑dessous, tout en reconnaissant les interdépendances des activités et des intervenants. 

Recommandation #1 :

Les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations concernant le Secrétariat et les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI devraient être examinés, mis au clair, modifiés au besoin et consolidés.

Priorité : Élevée

Action de la direction Date d'achèvement Bureau de la première responsabilité
D'accord.

a. Examiner, déterminer, consulter et documenter les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les principales autorisations du Secrétariat et des intervenants dans l'exécution du Régime d'AI
Décembre 2011 Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

Directeur exécutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH 
b. Préparer un document consolidé qui servira de base à l'élaboration des protocoles d'entente avec les principaux intervenants
c. Examiner, élaborer et rajuster les autorisations et les documents relatifs aux processus administratifs à la lumière des modifications découlant de la documentation des rôles, des responsabilités, des obligations redditionnelles et des principales autorisations
d. Établir des protocoles d'entente avec les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI afin    de rendre officiels leurs rôles et leurs services.

Recommandation #2 :

Les activités actuelles de surveillance et d'établissement  de rapports devraient être améliorées et définies officiellement de manière à appuyer la gestion du Régime d'AI. La surveillance d'un tel cadre devrait inclure les activités suivantes :

  1. Définition des objectifs de surveillance, des principales activités principales et des responsabilités connexes
  2. Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI pour déterminer si elle est exacte et complète
  3. Vérification des paiements liés au Régime d'AI
  4. Mesures d'évaluation du rendement
  5. Exigences en matière de documentation et de conservation de documents sur les activités liées au Régime d'AI

Priorité : Élevée

Action de la direction Date d'achèvement Bureau de la première responsabilité
D'accord.

La clarification des rôles et des responsabilités de même que des obligations redditionnelles, telle qu'énoncés ci‑dessus, servira de point de départ à l'application de cette recommandation.
  1. Déterminer, documenter et communiquer les objectifs de surveillance et de présentation de rapports ainsi que les principales activités et les responsabilités connexes pour tous les intervenants en conformité avec les objectifs du Régime d'AI.
  2. Établir et mettre en œuvre une méthode d'analyse de l'exactitude et de l'intégralité des renseignements fournis par les intervenants dans l'exactitude du Régime d'AI afin d'en effectuer la surveillance et de prendre des décisions, y compris la surveillance et la conformité des protocoles d'entente avec les intervenants.
  3. Définir et améliorer les exigences en matière de renseignements afin d'assurer la surveillance continue du Régime d'AI
  4. Déterminer les activités, les responsabilités et la fréquence quant à la vérification des paiements versés à l'entrepreneur par TPSGC
  5. Déterminer les mesures nécessaires afin d'évaluer le rendement du Régime d'AI
  6. Déterminer et documenter les rôles et les responsabilités internes de même que les exigences en matière de présentation de rapports
  7. Définir les exigences en matière de documentation et de conservation des renseignements
  8. Améliorer les mesures de présentation de rapports et de conservation des documents à l'appui de la gestion du Régime d'AI
Mars 2012 Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

Directeur exécutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH 

Recommandation #3 :

Les activités de gestion des risques menées actuellement à l'appui de la gestion du Régime d'AI devraient être améliorées, définies officiellement et mises en œuvre de manière à garantir que les risques sont régulièrement définis, évalués et atténués de manière exhaustive et systématique.

Priorité : Élevée

Action de la direction Date d'achèvement Bureau de la première responsabilité
D'accord.

a) Déterminer les besoins en ressources pour les activités en cours de gestion des risques et rédiger une proposition de demande de financement
Décembre 2010 Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

Directeur exécutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

b) Concevoir un processus officiel de gestion des risques qui porte sur les risques juridiques, opérationnels, financiers et les risques d'atteinte à la réputation provenant de sources internes et externes. Le processus comprendra l'élaboration d'une méthode de détermination et d'évaluation des risques de même qu'une réponse appropriée à ces risques Mars 2011
c)  Mettre en œuvre la gestion des risques élaborée ci‑dessus pour définir, évaluer, atténuer et surveiller les risques en cours de façon exhaustive et systématique Décembre 2011

Recommandation #4 :

Les processus de recrutement et de planification de la relève devraient être améliorés et rendus officiels pour que les connaissances et les compétences nécessaires aux programmes de prestations d'assurance puissent être conservées.

Priorité : Moyenne

Action de la direction Date d'achèvement Bureau de la première responsabilité
D'accord.
  1. Examiner et déterminer les lacunes dans les activités actuelles de recrutement et de maintien en poste, y compris l'incidence des classifications, les activités de repérage d'experts en la matière et la comparaison avec d'autres organisations publiques et privées
  2. Élaborer et mettre en œuvre des stratégies en matière de ressources humaines pour obtenir, maintenir en poste et conserver des employés formés et compétents :
    • Assurer l'harmonisation avec la stratégie en matière de ressources humaines du Secrétariat pour 2008‑2011 qui est axée sur une stratégie d'obtention de ressources permettant un meilleur recrutement et une meilleure planification de la relève afin que soient conservées les connaissances et les compétences nécessaires au programme de prestations d'assurance
    • Exécuter des mesures de dotation collectives et conserver un bassin de candidats présélectionnés et rencontrés en entrevue. Déterminer les postes clés qui deviendront vacants à court, à moyen et à long terme
    • Finaliser la mise en œuvre d'un programme de mentorat grâce auquel les mentors pourront échanger leurs connaissances, leurs documents, leurs compétences et leur expérience avec les nouveaux employés
    • Organiser des ateliers d'introduction au Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) et au Régime d'AI
    • Élaborer un guide d'orientation et de formation pour faciliter le transfert des responsabilités rattachées à un emploi et du savoir collectif de l'organisation
    • Examiner les évaluations du rendement annuelles et les plans d'apprentissage des employés en place afin de déterminer les besoins en formation et en perfectionnement professionnel afin qu'ils soient à l'avenir en mesure d'assumer des postes clés
Annuel
  • Tenir une rencontre annuelle de la haute direction pour discuter de la gestion des talents, qui comprend des sujets comme les options de perfectionnement pour les talents les plus prometteurs, les plans de relève et d'autres questions importantes liées à l'effectif
Avril 2012 Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

Directeur exécutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH 

[1]. Selon le Rapport ministériel sur le rendement 2008‑2009 du Secrétariat, le Conseil du Trésor est un comité du Cabinet du Conseil privé de la Reine pour le Canada qui assume une vaste gamme de responsabilités visant à assurer l'excellence en gestion, l'élaboration de politiques et le contrôle du budget. À titre de gestionnaire général de la fonction publique, le Conseil du Trésor joue trois rôles clés : conseil de gestion du gouvernement, service du budget du gouvernement et employeur de l'administration publique centrale.

[2]. Aux termes du paragraphe 11(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, « administration publique centrale » s'entend des ministères figurant à l'annexe I et des autres secteurs de l'administration publique fédérale figurant à l'annexe IV de la Loi.

[3]. Le Conseil national mixte agit auprès du président du Conseil du Trésor comme organisme consultatif sur toutes les questions liées à la relation employeur-employé. Il est composé de représentants de l'employeur et d'agents négociateurs de la fonction publique. 

[4]. La société PricewaterhouseCoopers LLP a décrit la façon dont les principes traditionnels de gouvernance d'entreprise sont appliqués aux régimes de pension. Bien que le cadre décrit vise les régimes de pension, les principes peuvent s'appliquer à d'autres régimes d'avantages sociaux.

[5]. Seuls les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en regard de l'exécution des programmes de prestations d'assurance ont été examinés. Ceux qui consistent à s'assurer que les ministères se conforment à la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor n'ont pas été analysés.

[6]. Plan de ressources humaines 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines

[7]. Quelques retouches ont été apportées au sous-objectif afin d'établir clairement que la vérification se concentre sur les processus visant à soutenir les connaissances et les compétences.

[8]. Les critères de vérification ont été élargis au cours de la vérification afin d'inclure les activités de contrôle du Secteur des pensions et des avantages sociaux relativement à l'exécution du Régime d'AI.

[9]. Les critères de vérification ont été élargis au cours de la vérification afin d'inclure le processus visant à garantir la conformité avec d'autres documents obligatoires (p. ex., la politique du CT).