ARCHIVÉ - Vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique

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Sommaire

Contexte

La vérification de la gestion du Régime d'assurance‑invalidité (AI) de la fonction publique s'inscrit dans le Plan de vérification triennal axé sur les risques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) qui a été approuvé pour la période de 2008 à 2011. 

En quoi consiste le Régime d'assurance‑invalidité?

Le Régime d'AI prévoit, à l'intention des employés de la fonction publique fédérale qui sont assujettis à la négociation collective et qui participent au Régime d'AI, des prestations destinées à remplacer une partie importante du salaire perdu à cause de longues périodes d'invalidité. 

Le Régime d'AI a pour objet d'assurer aux employés admissibles un revenu raisonnable pendant une période d'invalidité prolongée par le versement de prestations qui viendront compléter d'autres prestations d'invalidité prévues notamment par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employés de l'État, le Régime de pensions du Canada et le Régime des rentes du Québec.

Objectif et portée de la vérification

La vérification avait pour objectif de déterminer si un cadre approprié de contrôle de gestion est en place au Secrétariat afin d'appuyer les activités liées à la gestion du Régime d'AI.

La vérification a porté sur toutes les activités d'importance au sein du Secrétariat en regard de la gestion du Régime d'AI. La vérification portait plus précisément sur les activités réalisées au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux (qui est responsable de la gestion du Régime d'AI) et sur la façon dont ce Secteur communique avec les autres intervenants responsables de l'exécution des divers éléments du Régime d'AI :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
• Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (l'entrepreneur)
• Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF)
• Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité du Conseil national mixte.

Les quatre domaines d'intérêt de la vérification sont les suivants :

1. Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles
2. Surveillance et contrôle
3. Gestion des risques
4. Administration du contrat

Principales constatations

Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles

Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en regard de la gestion du Régime d'AI sont des éléments complexes qui sont définis officiellement dans sept documents tenus par le Secrétariat, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le Conseil national mixte. Même si ces documents ont été jugés comme étant communiqués et généralement bien compris, la vérification a permis de relever des éléments qui devaient être actualisés et éclaircis, en particulier les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles relativement au Secrétariat et à TPSGC.

La vérification a également fait ressortir la nécessité de mettre à jour les autorisations et les délégations connexes. Une initiative a été entreprise pour que les instruments de délégation soient examinés et que de nouveaux soient rédigés.

Bien que les éléments d'un processus soient en place pour déterminer et mettre à jour les connaissances et les compétences nécessaires pour gérer le Régime d'AI au Secrétariat, il est nécessaire d'améliorer le recrutement et la planification de la relève, compte tenu de la complexité du Régime d'AI et des compétences spécialisées qu'il faut posséder pour le gérer.

Surveillance et contrôle

Le Secrétariat réalise certaines activités de surveillance pour faciliter la gestion du Régime d'AI, telles que l'analyse périodique de la situation financière du Régime et des rencontres régulières avec l'entrepreneur et des représentants de TPSGC. Toutefois, le processus servant à surveiller l'atteinte des objectifs du Régime d'AI et le respect des autorisations pertinentes, y compris les principales activités et responsabilités en matière de surveillance, ne sont pas définis officiellement.

Les exigences de présentation de rapports entre l'entrepreneur et le Secrétariat sont établies dans les règles. Il est nécessaire de définir officiellement les exigences de présentation de rapports pour les autres intervenants prenant part à l'exécution du Régime d'AI, y compris ceux qui font partie du Secrétariat.

L'équipe de vérification a constaté que l'information fournie par l'entrepreneur est conforme aux exigences du contrat. Toutefois, l'exactitude de cette information n'est pas validée de façon constante par le Secteur des pensions et des avantages sociaux. Des améliorations doivent également être apportées pour assurer l'exactitude de l'information liée aux autres intervenants dans l'exécution du Régime d'AI, qui est utilisée pour la surveillance et la prise de décisions, de même que la vérification des paiements versés à l'entrepreneur par TPSGC pour le compte du président du Conseil du Trésor.

Gestion des risques

Un processus exhaustif et systématique tenant compte de toutes les activités nécessaires de gestion des risques n'a pas été établi officiellement. Cependant, certains risques et enjeux qui pourraient se répercuter sur la gestion du Régime d'AI sont actuellement définis et gérés par divers moyens, par exemple, dans le cadre du plan de continuité des opérations, du plan d'activités annuel et de l'analyse des risques financiers exécutée au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

Administration du contrat

La documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat a été jugée complète, y compris l'information fournie au Secrétariat par l'entrepreneur conformément au contrat (police d'assurance).

Les données disponibles font état d'activités de surveillance du contrat. Par contre, le contrat actuel ne renferme pas de mesures de rendement précises à partir desquelles on pourrait évaluer l'entrepreneur. Il convient de souligner que le Secteur des pensions et des avantages sociaux connaît le problème et a inclus des mesures de rendement précises dans l'appel d'offres qu'il a lancé récemment pour l'adjudication d'un contrat concernant un autre Régime de prestations d'assurance.  

Bien que la documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat a été jugée complète, certains documents appuyant les modifications apportées au contrat par le passé n'étaient pas disponibles aux fins d'examen par l'équipe de vérification. Il est nécessaire de s'assurer que les principaux documents contractuels et les justifications connexes sont conservés au dossier afin d'appuyer le processus décisionnel et de préserver la mémoire institutionnelle.

Pour l'instant, aucun processus officiel n'est en place pour valider l'exactitude des cotisations de l'employeur revenant au Conseil du Trésor et des frais d'administration des demandes en regard de l'information fournie par l'entrepreneur.  

Conclusion générale

Certains éléments d'un cadre de contrôle de gestion sont en place pour aider le Secrétariat à rendre compte de la gestion du Régime d'AI. D'autres améliorations doivent être apportées aux fins suivantes :

• Clarifier et actualiser les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations
• Veiller à ce que les processus de surveillance, d'établissement de rapports et de gestion des risques soient structurés, appliqués systématiquement et complets
• Améliorer les processus de recrutement et de planification de la relève et les rendre officiels

Recommandations

Les recommandations suivantes sont soumises au sous-ministre adjoint du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

1.  Les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations concernant le Secrétariat et les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI devraient être examinés, mis au clair, modifiés au besoin et consolidés. 

2.  Les activités actuelles de surveillance et d'établissement de rapports devraient être améliorées et définies officiellement de manière à appuyer la gestion du Régime d'AI. La surveillance d'un tel cadre devrait inclure les activités suivantes :

1. Définition des objectifs de surveillance, des principales activités et des responsabilités connexes
2. Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI pour déterminer si elle est exacte et complète
3. Vérification des paiements liés au Régime d'AI
4. Mesures d'évaluation du rendement
5. Exigences en matière de documentation et de conservation de documents sur les activités liées au Régime d'AI

3. Les activités de gestion des risques menées actuellement à l'appui de la gestion du Régime d'AI devraient être améliorées, définies officiellement et mises en œuvre de manière à garantir que les risques sont régulièrement définis, évalués et atténués de manière exhaustive et systématique.

4. Les processus de recrutement et de planification de la relève devraient être améliorés et rendus officiels pour garantir que les connaissances et les compétences nécessaires à la gestion des programmes de prestations d'assurance sont conservées.

Le Secrétariat a élaboré un plan d'action de la gestion qui figure à l'annexe 3.

1. Contexte

1.1 En quoi consiste le Régime d'assurance-invalidité? 

Le Régime d'assurance-invalidité (AI) prévoit, à l'intention des employés de la fonction publique fédérale qui sont assujettis à la négociation collective et qui participent au Régime, des prestations destinées à remplacer une partie importante du salaire perdu à cause de longues périodes d'invalidité. 

Le Régime d'AI a pour objet d'assurer aux employés admissibles un revenu raisonnable pendant une période d'invalidité prolongée par le versement de prestations qui viendront compléter d'autres prestations d'invalidité prévues notamment par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employés de l'État, le Régime de pensions du Canada et le Régime des rentes du Québec.

1.2 Qui est responsable du Régime d'assurance-invalidité?

C'est au Conseil du Trésor^[1] que revient la responsabilité finale en regard du Régime d'AI, et il doit en rendre compte en sa qualité d'employeur de l'administration publique centrale.^[2]

Le Secrétariat, dans son rôle d'organe administratif du Conseil du Trésor, contrôle la gestion du Régime d'AI. 

Au sein du Secrétariat, le Secteur des pensions et des avantages sociaux, qui fait partie du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, est chargé de la gestion, pour le compte du Conseil du Trésor, des régimes de prestations d'assurance comme le Régime d'AI.

Les responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont les responsabilités suivantes :

• Examen et surveillance des activités liées au Régime d'AI
• Prestation de conseils en matière d'analyse et de politiques à la haute direction et au Conseil du Trésor

1.3 De quelle façon le Régime d'assurance-invalidité est-il exécuté?

Outre le Conseil du Trésor et son Secrétariat, de nombreux autres intervenants clés prennent part à l'exécution du Régime d'AI. Vous trouverez ci-dessous une brève description de leurs rôles respectifs. 

• Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (Sun Life) – est l'assureur retenu par contrat par le gouvernement du Canada pour garantir et administrer le Régime d'AI. Dans le présent document, la compagnie d'assurance-vie Sun Life est désignée comme étant « l'entrepreneur ».
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) – est chargé de verser les cotisations mensuelles à l'entrepreneur, de fournir au besoin des renseignements sur les employés à l'entrepreneur et au Secrétariat, de même que de donner des conseils, de l'information et de la formation sur les régimes de prestations d'assurance aux bureaux des ressources humaines au sein des ministères et organismes du gouvernement fédéral.
• Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) – est chargé de fournir, par l'intermédiaire du Bureau de l'actuaire en chef, des services actuariels consultatifs au Secteur des pensions et des avantages sociaux pour la gestion des aspects financiers du Régime d'AI.
• Le Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité – qui fait partie du Conseil national mixte,^[3] est chargé de prodiguer au président du Conseil du Trésor des conseils sur les questions financières et administratives liées au Régime d'AI, et il prend part au processus d'appel.

1.4 Quelle est la part des coûts du Régime d'assurance-invalidité qui revient au Conseil du Trésor à titre d'employeur?

Le coût du Régime d'AI correspond aux cotisations mensuelles payées à l'entrepreneur, qui sont versées à 85 p. 100 par l'employeur et à 15 p. 100 par l'employé.

TPSGC calcule et verse à l'entrepreneur, pour le compte du président du Conseil du Trésor, la part des cotisations du Conseil du Trésor en sa qualité d'employeur ainsi que la part des employés. TPSGC recouvre ensuite la part du Conseil du Trésor, qui est en bout de ligne imputée au crédit 20 du Conseil du Trésor – Assurances de la fonction publique.

Au cours de l'exercice 2008-2009, les cotisations de l'employeur au Régime d'AI se sont chiffrées à près de 219 millions de dollars et classées troisième au chapitre des dépenses totales les plus élevées de tous les régimes de prestations d'assurance du Conseil du Trésor.