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ARCHIVÉ - Vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique

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Sommaire

Contexte

La vrification de la gestion du Rgime d'assurance‑invalidit (AI) de la fonction publique s'inscrit dans le Plan de vrification triennal ax sur les risques du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (Secrtariat) qui a t approuv pour la priode de 2008 2011. 

En quoi consiste le Rgime d'assurance‑invalidit?

Le Rgime d'AI prvoit, l'intention des employs de la fonction publique fdrale qui sont assujettis la ngociation collective et qui participent au Rgime d'AI, des prestations destines remplacer une partie importante du salaire perdu cause de longues priodes d'invalidit. 

Le Rgime d'AI a pour objet d'assurer aux employs admissibles un revenu raisonnable pendant une priode d'invalidit prolonge par le versement de prestations qui viendront complter d'autres prestations d'invalidit prvues notamment par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employs de l'tat, le Rgime de pensions du Canada et le Rgime des rentes du Qubec.

Objectif et porte de la vrification

La vrification avait pour objectif de dterminer si un cadre appropri de contrle de gestion est en place au Secrtariat afin d'appuyer les activits lies la gestion du Rgime d'AI.

La vrification a port sur toutes les activits d'importance au sein du Secrtariat en regard de la gestion du Rgime d'AI. La vrification portait plus prcisment sur les activits ralises au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux (qui est responsable de la gestion du Rgime d'AI) et sur la faon dont ce Secteur communique avec les autres intervenants responsables de l'excution des divers lments du Rgime d'AI :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
  • Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (l'entrepreneur)
  • Bureau du surintendant des institutions financires (BSIF)
  • Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit du Conseil national mixte.

Les quatre domaines d'intrt de la vrification sont les suivants :

  1. Rles, responsabilits et obligations redditionnelles
  2. Surveillance et contrle
  3. Gestion des risques
  4. Administration du contrat

Principales constatations

Rles, responsabilits et obligations redditionnelles

Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles en regard de la gestion du Rgime d'AI sont des lments complexes qui sont dfinis officiellement dans sept documents tenus par le Secrtariat, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le Conseil national mixte. Mme si ces documents ont t jugs comme tant communiqus et gnralement bien compris, la vrification a permis de relever des lments qui devaient tre actualiss et claircis, en particulier les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles relativement au Secrtariat et TPSGC.

La vrification a galement fait ressortir la ncessit de mettre jour les autorisations et les dlgations connexes. Une initiative a t entreprise pour que les instruments de dlgation soient examins et que de nouveaux soient rdigs.

Bien que les lments d'un processus soient en place pour dterminer et mettre jour les connaissances et les comptences ncessaires pour grer le Rgime d'AI au Secrtariat, il est ncessaire d'amliorer le recrutement et la planification de la relve, compte tenu de la complexit du Rgime d'AI et des comptences spcialises qu'il faut possder pour le grer.

Surveillance et contrle

Le Secrtariat ralise certaines activits de surveillance pour faciliter la gestion du Rgime d'AI, telles que l'analyse priodique de la situation financire du Rgime et des rencontres rgulires avec l'entrepreneur et des reprsentants de TPSGC. Toutefois, le processus servant surveiller l'atteinte des objectifs du Rgime d'AI et le respect des autorisations pertinentes, y compris les principales activits et responsabilits en matire de surveillance, ne sont pas dfinis officiellement.

Les exigences de prsentation de rapports entre l'entrepreneur et le Secrtariat sont tablies dans les rgles. Il est ncessaire de dfinir officiellement les exigences de prsentation de rapports pour les autres intervenants prenant part l'excution du Rgime d'AI, y compris ceux qui font partie du Secrtariat.

L'quipe de vrification a constat que l'information fournie par l'entrepreneur est conforme aux exigences du contrat. Toutefois, l'exactitude de cette information n'est pas valide de faon constante par le Secteur des pensions et des avantages sociaux. Des amliorations doivent galement tre apportes pour assurer l'exactitude de l'information lie aux autres intervenants dans l'excution du Rgime d'AI, qui est utilise pour la surveillance et la prise de dcisions, de mme que la vrification des paiements verss l'entrepreneur par TPSGC pour le compte du prsident du Conseil du Trsor.

Gestion des risques

Un processus exhaustif et systmatique tenant compte de toutes les activits ncessaires de gestion des risques n'a pas t tabli officiellement. Cependant, certains risques et enjeux qui pourraient se rpercuter sur la gestion du Rgime d'AI sont actuellement dfinis et grs par divers moyens, par exemple, dans le cadre du plan de continuit des oprations, du plan d'activits annuel et de l'analyse des risques financiers excute au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

Administration du contrat

La documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat a t juge complte, y compris l'information fournie au Secrtariat par l'entrepreneur conformment au contrat (police d'assurance).

Les donnes disponibles font tat d'activits de surveillance du contrat. Par contre, le contrat actuel ne renferme pas de mesures de rendement prcises partir desquelles on pourrait valuer l'entrepreneur. Il convient de souligner que le Secteur des pensions et des avantages sociaux connat le problme et a inclus des mesures de rendement prcises dans l'appel d'offres qu'il a lanc rcemment pour l'adjudication d'un contrat concernant un autre Rgime de prestations d'assurance.  

Bien que la documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat a t juge complte, certains documents appuyant les modifications apportes au contrat par le pass n'taient pas disponibles aux fins d'examen par l'quipe de vrification. Il est ncessaire de s'assurer que les principaux documents contractuels et les justifications connexes sont conservs au dossier afin d'appuyer le processus dcisionnel et de prserver la mmoire institutionnelle.

Pour l'instant, aucun processus officiel n'est en place pour valider l'exactitude des cotisations de l'employeur revenant au Conseil du Trsor et des frais d'administration des demandes en regard de l'information fournie par l'entrepreneur.  

Conclusion gnrale

Certains lments d'un cadre de contrle de gestion sont en place pour aider le Secrtariat rendre compte de la gestion du Rgime d'AI. D'autres amliorations doivent tre apportes aux fins suivantes :

  • Clarifier et actualiser les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les autorisations
  • Veiller ce que les processus de surveillance, d'tablissement de rapports et de gestion des risques soient structurs, appliqus systmatiquement et complets
  • Amliorer les processus de recrutement et de planification de la relve et les rendre officiels

Recommandations

Les recommandations suivantes sont soumises au sous-ministre adjoint du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

1.  Les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les autorisations concernant le Secrtariat et les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI devraient tre examins, mis au clair, modifis au besoin et consolids. 

2.  Les activits actuelles de surveillance et d'tablissement de rapports devraient tre amliores et dfinies officiellement de manire appuyer la gestion du Rgime d'AI. La surveillance d'un tel cadre devrait inclure les activits suivantes :

  1. Dfinition des objectifs de surveillance, des principales activits et des responsabilits connexes
  2. Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI pour dterminer si elle est exacte et complte
  3. Vrification des paiements lis au Rgime d'AI
  4. Mesures d'valuation du rendement
  5. Exigences en matire de documentation et de conservation de documents sur les activits lies au Rgime d'AI

3. Les activits de gestion des risques menes actuellement l'appui de la gestion du Rgime d'AI devraient tre amliores, dfinies officiellement et mises en œuvre de manire garantir que les risques sont rgulirement dfinis, valus et attnus de manire exhaustive et systmatique.

4. Les processus de recrutement et de planification de la relve devraient tre amliors et rendus officiels pour garantir que les connaissances et les comptences ncessaires la gestion des programmes de prestations d'assurance sont conserves.

Le Secrtariat a labor un plan d'action de la gestion qui figure l'annexe 3.

1. Contexte

1.1 En quoi consiste le Rgime d'assurance-invalidit? 

Le Rgime d'assurance-invalidit (AI) prvoit, l'intention des employs de la fonction publique fdrale qui sont assujettis la ngociation collective et qui participent au Rgime, des prestations destines remplacer une partie importante du salaire perdu cause de longues priodes d'invalidit. 

Le Rgime d'AI a pour objet d'assurer aux employs admissibles un revenu raisonnable pendant une priode d'invalidit prolonge par le versement de prestations qui viendront complter d'autres prestations d'invalidit prvues notamment par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employs de l'tat, le Rgime de pensions du Canada et le Rgime des rentes du Qubec.

1.2 Qui est responsable du Rgime d'assurance-invalidit?

C'est au Conseil du Trsor[1] que revient la responsabilit finale en regard du Rgime d'AI, et il doit en rendre compte en sa qualit d'employeur de l'administration publique centrale.[2]

Le Secrtariat, dans son rle d'organe administratif du Conseil du Trsor, contrle la gestion du Rgime d'AI. 

Au sein du Secrtariat, le Secteur des pensions et des avantages sociaux, qui fait partie du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, est charg de la gestion, pour le compte du Conseil du Trsor, des rgimes de prestations d'assurance comme le Rgime d'AI.

Les responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont les responsabilits suivantes :

  • Examen et surveillance des activits lies au Rgime d'AI
  • Prestation de conseils en matire d'analyse et de politiques la haute direction et au Conseil du Trsor

1.3 De quelle faon le Rgime d'assurance-invalidit est-il excut?

Outre le Conseil du Trsor et son Secrtariat, de nombreux autres intervenants cls prennent part l'excution du Rgime d'AI. Vous trouverez ci-dessous une brve description de leurs rles respectifs. 

  • Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (Sun Life) – est l'assureur retenu par contrat par le gouvernement du Canada pour garantir et administrer le Rgime d'AI. Dans le prsent document, la compagnie d'assurance-vie Sun Life est dsigne comme tant l'entrepreneur .
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) – est charg de verser les cotisations mensuelles l'entrepreneur, de fournir au besoin des renseignements sur les employs l'entrepreneur et au Secrtariat, de mme que de donner des conseils, de l'information et de la formation sur les rgimes de prestations d'assurance aux bureaux des ressources humaines au sein des ministres et organismes du gouvernement fdral.
  • Le Bureau du surintendant des institutions financires (BSIF) – est charg de fournir, par l'intermdiaire du Bureau de l'actuaire en chef, des services actuariels consultatifs au Secteur des pensions et des avantages sociaux pour la gestion des aspects financiers du Rgime d'AI.
  • Le Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit – qui fait partie du Conseil national mixte,[3] est charg de prodiguer au prsident du Conseil du Trsor des conseils sur les questions financires et administratives lies au Rgime d'AI, et il prend part au processus d'appel.

1.4 Quelle est la part des cots du Rgime d'assurance-invalidit qui revient au Conseil du Trsor titre d'employeur?

Le cot du Rgime d'AI correspond aux cotisations mensuelles payes l'entrepreneur, qui sont verses 85 p. 100 par l'employeur et 15 p. 100 par l'employ.

TPSGC calcule et verse l'entrepreneur, pour le compte du prsident du Conseil du Trsor, la part des cotisations du Conseil du Trsor en sa qualit d'employeur ainsi que la part des employs. TPSGC recouvre ensuite la part du Conseil du Trsor, qui est en bout de ligne impute au crdit 20 du Conseil du Trsor – Assurances de la fonction publique.

Au cours de l'exercice 2008-2009, les cotisations de l'employeur au Rgime d'AI se sont chiffres prs de 219 millions de dollars et classes troisime au chapitre des dpenses totales les plus leves de tous les rgimes de prestations d'assurance du Conseil du Trsor.