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ARCHIVÉ - Vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique

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3. Rsultats de la vrification

Chaque domaine d'intrt a t valu selon les objectifs de la vrification et les critres connexes. Les rsultats de la vrification sont prsents ci-dessous selon le domaine d'intrt.

3.1 Rles, responsabilits et obligations redditionnelles

3.1.1 Dfinition, communication et comprhension

Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles concernant la gestion du Rgime d'AI sont complexes et dfinis officiellement dans les sept documents suivants qui sont tenus jour par le Secrtariat, TPSGC et le Conseil national mixte.

  • Secrtariat
    • Loi sur la gestion des finances publiques
    • Police d'assurance (contrat) et deux modifications connexes
    • Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor
    • Document sur le Rgime d'assurance‑invalidit, qui comprend la Directive concernant le Rgime d'assurance-invalidit instaur l'intention de certaines personnes employes dans la fonction publique du Conseil du Trsor
  • TPSGC
    • Loi sur le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux
    • Guide sur l'administration des rgimes d'assurances
  • Conseil national mixte
    • Mandat du Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit

Ces documents ont t jugs comme ayant t communiqus de manire adquate aux intervenants dans l'excution du Rgime d'AI. Cinq de ces documents sont affichs sur Internet et sont, par consquent, accessibles tous les intervenants. Les deux autres documents (la police d'assurance et le Mandat du Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit) ont t fournis aux parties appropries.

Selon les rsultats des entrevues ralises par l'quipe de vrification avec les reprsentants des partenaires dans l'excution du Rgime d'AI, toutes les parties ont bien compris les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles, tels qu'ils sont dfinis.

Au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux, on a constat que les employs comprenaient et exeraient leurs rles, tels qu'ils sont dfinis actuellement.[5] On a galement constat que les responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux comprenaient raisonnablement bien les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles des divers intervenants dans l'excution du Rgime d'AI.

3.1.2 Actualit et clart des rles, des responsabilits et des obligations redditionnelles

La vrification a permis de dterminer les domaines ncessitant une mise jour ou des claircissements, surtout en regard des rles, des responsabilits et des obligations redditionnelles concernant le Secrtariat et TPSGC. Il faudrait galement que le Secrtariat et les intervenants rendent officielles les attentes relatives au service d'excution du Rgime d'AI.

Rle du Secrtariat

Selon la documentation examine, de nombreux rles, responsabilits et obligations redditionnelles concernant le Rgime d'AI sont attribus au Conseil du Trsor ou au prsident du Conseil du Trsor. Cependant, le rle du Secrtariat l'appui du Conseil du Trsor n'est pas dfini officiellement en regard de la gestion du Rgime d'AI. Actuellement, le rle du Secrtariat tel qu'il est dfini consiste fournir des directives TPSGC, conformment la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor, qui est entre en vigueur le 17 mai 2007. tant donn les activits excutes par le Secrtariat l'appui de la gestion du Rgime d'AI, l'claircissement et la documentation de son rle seraient avantageux en ce sens qu'ils permettraient d'assurer que la prise de dcisions se fait un niveau appropri de responsabilit.

Rle de TPSGC

Le rle de TPSGC est dfini dans la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor. En vertu de cette politique, TPSGC est un fournisseur d'information sous la direction du Secrtariat. Cependant, le rle de TPSGC tel qu'il est dfini dans la politique diffre de celui qui est tabli dans la Loi sur le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Guide sur l'administration des rgimes d'assurances. La Loi sur le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Guide sur l'administration des rgimes d'assurances dfinissent le rle de TPSGC en matire de prestation de services administratifs et autres. La vrification a permis de conclure que TPSGC exerce son rle en respectant la loi et le Guide sur l'administration des rgimes d'assurances. Nanmoins, son rle d'appui l'administration du Rgime d'AI devrait tre dfini uniformment afin d'en favoriser une comprhension commune.

Services fournis par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI

Il a t not que les protocoles d'entente avec le Bureau du surintendant des institutions financires ou TPSGC concernant leurs rles en regard du Secrtariat et les services fournir ne sont pas en place. De telles ententes permettraient de s'assurer que les intervenants comprennent clairement leurs rles et leurs responsabilits en ce qui concerne l'excution du Rgime d'AI et permettraient d'appuyer le rle du Secrtariat au chapitre de la surveillance de l'excution du Rgime d'AI.

3.1.3 Pouvoirs et dlgations concernant la gestion du Rgime d'AI

La vrification a permis de cerner le besoin de mettre jour les pouvoirs et les dlgations concernant la gestion du Rgime d'AI. Pour prciser, les instruments actuels de dlgation ne permettent pas une dlgation adquate aux intervenants dans l'excution du Rgime d'AI, qui ralisent des activits pour le compte du Conseil du Trsor ou du prsident du Conseil du Trsor. Dans le cadre des efforts visant rgler ce problme, le Secrtariat rvise actuellement les instruments de dlgation actuels et en labore de nouveaux.

3.1.4 Gestion des connaissances et des comptences

On a galement inclus dans la vrification un examen des processus globaux en place pour dfinir et mettre jour les connaissances et les comptences appropries pour appuyer les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles du Secrtariat dans la gestion du Rgime d'AI.

Dtermination des connaissances et des comptences ncessaires

Le Secteur des pensions et des avantages sociaux a dtermin la ncessit de recruter des employs possdant une exprience de prestation de conseils stratgiques, de mme que des employs possdant une exprience en matire d'assurance et de pensions, lorsque cela est possible. Ces besoins en matire de recrutement ont t signals dans le dernier Plan de ressources humaines[6] et confirms auprs des responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux. Il a t soulign que le recrutement de personnes possdant une exprience antcdente en matire d'assurance et de pensions tait difficile.

Dans son dernier Plan de ressources humaines, le Secteur des pensions et des avantages sociaux a dtermin que les activits suivantes permettraient de favoriser la dtermination des connaissances et des comptences ncessaires et le recrutement de nouveaux employs :

  • Examen rgulier des noncs des critres de mrite pour les postes cls et obtention d'avis des diverses communauts au sein du secteur priv afin de dterminer les exigences relatives au travail
  • Modification de la stratgie de recrutement du Secteur des pensions et des avantages sociaux afin d'examiner de nouveaux moyens de recruter des employs au sein de la communaut de l'assurance et des pensions du secteur priv.

Il existe des preuves pour dire que lors d'un rcent concours, on aurait labor l'nonc des critres de mrite en tenant compte des besoins globaux en matire de recrutement qui ont t dtermins dans le plus rcent Plan de ressources humaines. tant donn la complexit des programmes de prestations d'assurance tels que le Rgime d'AI, il serait bnfique d'laborer officiellement les stratgies et les besoins particuliers en matire de recrutement afin qu'ils soient mis en œuvre de manire efficace.

Maintien des connaissances et des comptences

Mme si les exigences normatives et obligatoires en matire de formation ne sont pas en place, on a inform l'quipe de vrificateurs que les employs du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont l'occasion de participer diverses sances de formation internes et externes afin de mettre jour et d'amliorer leurs connaissances et les comptences en regard des programmes de prestations d'assurance.

Possibilits de formation gnrale au Secrtariat

  • Camp de formation du Secrtariat

Formation particulire sur les programmes de prestations d'assurance

  • Formation d'un jour l'interne sur les programmes de prestations d'assurance du Conseil du Trsor et leur fonctionnement
  • Formation dans d'autres ministres du gouvernement fdral offrant des programmes de prestations
  • Formation de la part des assureurs
  • Attestation du Humber College

Les employs du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont indiqu que l'change de connaissances joue un rle essentiel dans l'exercice de leurs rles et de leurs responsabilits. Pour faciliter l'change de connaissances, le Secteur des pensions et des avantages sociaux donne des sances informelles de formation polyvalente aux employs des programmes de prestations d'assurance, des sances informelles de formation en cours d'emploi en plus de faire appel aux employs chevronns pour offrir un soutien continu.

En ce qui concerne la planification de la relve, le Secteur des pensions et des avantages sociaux a dtermin de nombreuses activits courantes dans le plus rcent Plan de ressources humaines, notamment :

  • Dfinition des postes critiques et du personnel de relve
  • tapes permettant de raliser le transfert des connaissances avant le dpart des employs
  • Formation des successeurs ventuels

Mme s'il n'existe pas un programme de formation officiel, il existe des preuves pour dire que les employs du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont accs de nombreuses possibilits de formation. Les exigences globales en matire de planification de la relve ont t soulignes dans le plus rcent Plan de ressources humaines. Cependant, il faudra laborer et mettre en œuvre des outils et des processus officiels qui appuieront la planification de la relve, tant donn la complexit des programmes de prestations d'assurance et les comptences spcialises ncessaires pour les grer.

3.1.5 Conclusion – Rles, responsabilits et obligations redditionnelles

Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles sont dfinis de manire officielle, et des preuves indiquent qu'ils ont t communiqus et bien compris par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI. Cependant, ils sont parpills dans de nombreux documents, et ils ncessitent des ajustements ainsi que des claircissements dans certains cas. Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles qui sont dfinis clairement sont essentiels pour assurer une gestion efficace du Rgime d'AI ainsi que la continuit des oprations lorsque des employs occupant des postes cls changent d'emploi ou prennent leur retraite.

Les dlgations et les pouvoirs sont en cours de rvision, et on labore de nouveaux instruments de dlgation.

Bien que les lments d'un processus visant dterminer et mettre jour les connaissances et les comptences ncessaires la gestion du Rgime d'AI au sein du Secrtariat soient en place, une approche amliore en regard du recrutement et de la planification de la relve est ncessaire, tant donn la complexit du Rgime d'AI et les comptences spcialises ncessaires sa gestion.

3.2  Surveillance et contrle

3.2.1 Dfinition et communication des objectifs du Rgime d'assurance-invalidit

Les objectifs du Rgime d'AI permettent d'assurer l'harmonisation des activits menes par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI et peuvent constituer les principes fondamentaux de la surveillance.

Les objectifs du Rgime d'AI et les dispositions connexes figurent dans deux documents affichs sur le site Web du Secrtariat : le document du Rgime d'assurance-invalidit et la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor. Des extraits pertinents tirs de ces documents figurent l'annexe 2.

L'objectif global du Rgime d'AI est dfini de manire gnrale dans le document du Rgime d'assurance-invalidit. Les objectifs de gestion du Rgime d'AI, comme ceux relatifs aux obligations redditionnelles, la transparence, la prise de dcisions et la rduction au minimum du nombre d'erreurs, peuvent tre tablis partir de ceux noncs dans la politique du Conseil du Trsor susmentionne et tre utiliss pour orienter les activits de surveillance.

3.2.2 Surveillance

Le processus de surveillance de l'atteinte des objectifs du Rgime d'AI et de la conformit aux autorisations pertinentes n'est pas tabli officiellement.

Bien que dfinis en termes gnraux, les objectifs du Rgime d'AI pourraient constituer le fondement de la surveillance continue du Rgime d'AI.

En ce qui a trait la conformit du Rgime d'AI, il n'existe aucune exigence lgislative concernant la gestion du Rgime d'AI, mais d'autres exigences respecter sont nonces dans les politiques et les directives du Conseil du Trsor ainsi que dans la police d'assurance (contrat).

Le processus de surveillance n'est pas dfini officiellement, mais le Secteur des pensions et des avantages sociaux mne diverses activits de surveillance pour appuyer la gestion du Rgime d'AI. Ces activits de surveillance portent principalement sur les activits de deux intervenants dans l'excution du Rgime d'AI, comme il est expliqu ci-dessous.

Surveillance des activits de l'entrepreneur et prsentation de rapports

Le Secrtariat surveille les activits de l'entrepreneur, la compagnie d'assurance-vie Sun Life, en se fondant sur l'information qu'il reoit de celui-ci. 

Nous avons constat que les exigences en matire de prsentation de rapports que l'entrepreneur doit satisfaire sont dfinies clairement dans la police d'assurance (contrat), notamment en ce qui concerne la production, des moments bien prcis, de divers rapports sur la situation financire du Rgime d'AI, y compris les rapports suivants :

  • Rapports mensuels sur la situation financire
  • Rapport financier annuel sommaire, y compris les pices exiges
  • Rapport financier annuel dtaill, y compris les pices exiges
  • Rapports des biens immobiliers prsents une fois par an et sur demande

Le Secteur des pensions et des avantages sociaux examine et analyse ces rapports de manire globale dans le but de surveiller la sant financire du Rgime d'AI. Comme la vrification visait dterminer s'il existe un processus pour veiller ce que les objectifs de gestion du Rgime d'AI soient atteints, l'quipe de vrification ne s'est pas penche sur la question de savoir si cette analyse tait suffisante ou adquate.

Bien que l'information fournie par l'entrepreneur satisfasse aux exigences du contrat, le Secteur des pensions et des avantages sociaux ne vrifie pas systmatiquement l'exactitude de cette information. titre d'exemple, aucune vrification des paiements n'est effectue. Le Secteur des pensions et des avantages sociaux a procd une vrification de l'information financire de l'entrepreneur pour l'exercice se terminant le 31 dcembre 2007, mais le rapport de vrification n'est pas encore termin. De plus, nous n'avons aucune confirmation que les tats financiers de l'entrepreneur seront vrifis rgulirement.

Des runions mensuelles avec l'entrepreneur sont tenues afin d'examiner le rendement et de discuter des questions qui peuvent survenir dans le cadre de l'excution du Rgime d'AI. Dans les procs-verbaux qu'il rdige et fournit au Secrtariat, l'entrepreneur numre les problmes qui se posent dans le cadre de la gestion du Rgime d'AI et les mesures prises pour les rsoudre. 

Comme nous l'avons mentionn prcdemment, le processus de surveillance de l'atteinte des objectifs du Rgime d'AI n'est pas dfini officiellement. L'absence d'un cadre officiel dcrivant les principales activits de surveillance limite la capacit du Secrtariat de dterminer si les activits de surveillance actuelles sont appropries et suffisantes pour favoriser l'atteinte des objectifs de gestion du Rgime d'AI.

Surveillance des activits de TPSGC et prsentation de rapports

La vrification a constat que le Secrtariat et TPSGC n'avaient pas planifi officiellement des runions rgulires pour discuter d'aspects particuliers du rle que joue TPSGC dans l'excution du Rgime d'AI.

Cependant, des runions avec TPSGC ont t organises au besoin afin de discuter des questions qui avaient une incidence sur l'excution du Rgime d'AI. De plus, des lments de preuve indiquaient que les questions souleves avaient t rsolues lors d'changes de courriels et au cours des runions. Il existe des preuves que des consultations ont t menes auprs d'autres intervenants dans l'excution du Rgime d'AI dans le cas o elles taient ncessaires pour rsoudre des questions.

Alors que les exigences en matire de prsentation de rapports officiels auxquelles l'entrepreneur doit satisfaire sont dfinies, ce n'est pas le cas pour TPSGC. Par consquent, le Secrtariat ne reoit pas rgulirement de TPSGC des renseignements prdfinis ncessaires aux fins de surveillance.

TPSGC calcule et remet l'entrepreneur la part des cotisations au Rgime d'AI du Conseil du Trsor en tant qu'employeur au nom du prsident du Conseil du Trsor ainsi que la part des employs. La part du Conseil du Trsor est au bout du compte impute au crdit 20 du Conseil du Trsor - Assurance de la fonction publique. Cependant, les dtails sur la part du Conseil du Trsor recouvre par TPSGC et impute au crdit 20 du Conseil du Trsor n'ont pas t tablis au pralable afin de permettre au Secrtariat de dterminer si le montant imput est appropri et exact. Le fait de disposer de renseignements tels que le nombre d'employs qui cotisent au Rgime d'assurance‑invalidit, le montant des retenues mensuelles des employs et les sommes remises l'entrepreneur faciliterait le processus de vrification des paiements du Secrtariat.

L'quipe de vrification a appris que des discussions avec TPSGC sont en cours depuis janvier 2010 afin de rpondre au besoin d'information supplmentaire.

3.2.3 Processus de prsentation de rapports

En plus d'examiner le processus de prsentation de rapports par les intervenants externes (abord la section 3.2.2 qui porte sur la surveillance), la vrification a aussi permis d'examiner la prsentation de rapports sur le Rgime d'AI selon les contextes suivants :

  • Rapports que le Secrtariat prsente au Conseil du Trsor
  • Rapports internes prsents au sein du Secrtariat
Rapports prsents par le Secrtariat au Conseil du Trsor du Canada

l'heure actuelle, aucune exigence obligatoire ou officielle n'oblige le Secrtariat faire rapport au Conseil du Trsor sur le Rgime d'AI.

En plus de prciser le rle du Secrtariat d'appuyer le Conseil du Trsor (abord la section 3.1.2 du prsent rapport), il serait avantageux de formuler des exigences claires concernant la prsentation de rapports au Conseil du Trsor, tant donn le rle du Secrtariat de grer le Rgime d'AI pour le compte du Conseil du Trsor.   

Exigences relatives la prsentation de rapports internes au sein du Secrtariat

La vrification a permis d'examiner la porte des rapports internes produits au sein du Secrtariat au sujet de l'excution du Rgime d'AI. Il en est ressorti qu'aucune exigence n'a t tablie de faon officielle en matire de prsentation de rapports internes. Des rapports portant sur les activits du Rgime d'AI ont t prsents la haute direction en raction divers enjeux. 

3.2.4  Conclusion – Surveillance et prsentation de rapports

Mme si le Secrtariat ralise de nombreuses activits de surveillance qui sont essentielles la gestion du Rgime d'AI, il est ncessaire d'laborer un cadre de surveillance officiel qui dfinit les principaux objectifs, les activits, la frquence des activits et les responsabilits en matire de surveillance. Un tel cadre permettrait de garantir que toutes les activits de surveillance ncessaires sont effectues en temps voulu, de faon appuyer les principaux aspects de l'excution du Rgime d'AI.

Des amliorations doivent galement tre apportes pour assurer l'exactitude de l'information lie aux autres intervenants dans l'excution du Rgime d'AI qui est utilise dans la surveillance et la prise de dcisions, de mme que la vrification des paiements verss l'entrepreneur par TPSGC pour le compte du prsident du Conseil du Trsor.

Des exigences en matire de prsentation de rapports entre l'entrepreneur et le Secrtariat sont tablies dans les rgles, et l'information fournie est conforme aux exigences du contrat. Il est cependant ncessaire de dfinir officiellement les exigences en matire de prsentation de rapports qui s'appliquent tous les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI, y compris celle du Secrtariat.

3.3  Gestion des risques

Conformment la Politique sur la gestion des risques du Conseil du Trsor, les ministres du gouvernement fdral doivent :

  • dterminer les prils ventuels, les facteurs et les types de risques auxquels sont exposs leurs biens, leurs activits de programmes et leurs intrts;
  • analyser et valuer les risques dtermins ainsi que concevoir et appliquer des mesures conomiques de prvention, de rduction ou d'vitement des risques.

Pour valuer la faon dont le Secrtariat gre les risques relativement au Rgime d'AI, l'quipe de vrification a examin de nombreux documents, entre autres les suivants :

  • Plan d'activits 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
  • Plan des ressources humaines 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
  • Analyse des rpercussions sur les oprations, date le 24 octobre 2008
  • Renseignements fournis par le Secteur des pensions et des avantages sociaux et la Direction sur le Plan de continuit des oprations du Ministre en cas d'indisponibilit des infrastructures (30 octobre et 24 septembre 2009)

Ces documents ont permis de dterminer de nombreux risques et problmes qui pourraient nuire la capacit du Secrtariat de s'acquitter de ses fonctions lies au Rgime d'AI. Les renseignements fournis par le Secteur des pensions et des avantages sociaux sur le Plan de continuit des oprations du Secrtariat en cas d'indisponibilit des infrastructures montraient qu'une approche officielle et systmatique en regard de la gestion des risques avait t mise en œuvre. Cependant, certains autres risques taient grs d'une faon moins exhaustive et moins structure pour s'attarder aux questions lies aux ressources humaines.  

Par ailleurs, le Secteur des pensions et des avantages sociaux effectue une analyse des risques financiers qui consiste examiner les renseignements financiers fournis par l'entrepreneur et raliser une analyse des tendances et des carts.

Toutefois, la faon dont les risques financiers sont dtermins, reconnus et attnus n'tait pas documente officiellement.

3.3 Conclusion – Gestion des risques

Aucun processus exhaustif et systmatique visant dterminer, valuer et tenir compte de l'ensemble des risques lis la gestion du Rgime d'AI n'a t tabli officiellement. Cependant, certains risques et enjeux qui pourraient se rpercuter sur la gestion du Rgime d'AI sont actuellement reprs et grs par divers moyens, par exemple, dans le cadre du Plan de continuit des oprations en cas d'indisponibilit des infrastructures, du plan d'activits annuel et de l'analyse des risques financiers excute par un conseiller principal au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

Une approche de gestion des risques officielle comprendrait la dtermination et l'valuation des risques juridiques, oprationnels ou financiers, ou encore des risques d'atteinte la rputation (aussi bien les risques provenant de sources internes que de sources externes). Une telle approche serait applique priodiquement  (au moins une fois par anne) et ferait l'objet d'une surveillance. Une rponse officielle aux risques comporterait les lments suivants :

  • Stratgies d'attnuation prcises assorties d'chanciers
  • Identification des responsables de chaque stratgie d'attnuation
  • Mesures visant communiquer les risques et les stratgies aux parties concernes

3.4 Administration du contrat

3.4.1  Documents l'appui : approbation du contrat et des modifications

C'est en 1970 que la police d'assurance (contrat) originale du Rgime d'AI conclue avec la compagnie d'assurance-vie Sun Life est entre en vigueur. Elle a t actualise en 1997 et deux modifications y ont t apportes depuis, la premire en 2000 et la seconde en 2007.

L'quipe de vrification a constat qu'en ce qui concerne la plus rcente version du contrat, la documentation l'appui qui se trouvait au dossier tait en rgle.  Cependant, la documentation quivalente pour la mise jour et la premire modification apportes au contrat en 1997 n'taient pas disponibles et n'ont pas pu tre examines.

En vertu du paragraphe 7.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et en l'absence d'autres instruments de dlgation officiels, le Conseil du Trsor est l'autorit approprie pour approuver la police d'assurance (contrat) et ses modifications. Toutefois, l'quipe de vrification a constat que le contrat de 1997 et les modifications subsquentes ont t signs par le prsident du Conseil du Trsor et dans un cas, par le dirigeant principal des ressources humaines. Il faut donc mettre jour le processus d'approbation ou les autorisations concernant le contrat relatif au Rgime d'AI avant d'apporter d'autres modifications au contrat existant. On a avis l'quipe de vrification que le Secrtariat procde actuellement l'examen et la rdaction de nouveaux instruments de dlgation.

3.4.2  Surveillance du contrat

Comme il est indiqu la section 3.2.2 (Surveillance des activits de l'entrepreneur et prsentation de rapports), le Secrtariat entreprend de nombreuses activits visant faire respecter les exigences du contrat. Le Secteur des pensions et des avantages sociaux rencontre l'entrepreneur une fois par mois afin de discuter de diverses questions et examine les rapports fournis par celui-ci afin de surveiller la situation financire du Rgime d'AI.

Dans l'ensemble, l'quipe de vrification a jug que les activits de surveillance permettaient bel et bien de veiller ce que l'entrepreneur fournisse les produits livrables du contrat  (p.ex., les rapports financiers) et les problmes soient rsolus rapidement et de faon satisfaisante. Toutefois, le contrat actuel ne renferme pas d'autres mesures de rendement partir desquelles on pourrait valuer le rendement de l'entrepreneur. Il convient de souligner que le Secteur des pensions et des avantages sociaux connat le problme et a inclus des mesures de rendement prcises dans le nouvel appel d'offres qu'il a lanc rcemment pour l'adjudication d'un contrat concernant un autre rgime de prestations d'assurance.

La documentation lie la gestion du contrat qui se trouvait au dossier a t juge suffisante pour l'administration quotidienne du contrat.  Cette documentation comprenait entre autres :

  • Des renseignements fournis par l'entrepreneur, tel que prvu au contrat (p. ex., des rapports financiers comme l'tat des rsultats)
  • Des documents portant sur la dtermination, le suivi et la rsolution des problmes qui sont survenus

3.4.3  Vrification des paiements

Part des cotisations de l'employeur

Comme nous l'avons mentionn plus tt dans le rapport, le cot du Rgime d'AI correspond aux cotisations mensuelles qui sont verses l'entrepreneur par l'employeur ( 85 p. 100) et les employs ( 15 p. 100). La prsente vrification n'a port que sur les cotisations patronales verses par le Conseil du Trsor. 

L'quipe de vrification a appris qu'il n'y a actuellement aucun processus en place pour confirmer l'exactitude des cotisations patronales verses par le Conseil du Trsor en regard de l'information fournie par l'entrepreneur. 

Frais d'administration des demandes

L'entrepreneur reoit de l'argent au titre des frais d'administration des demandes, tel que prvu dans le contrat ngoci. 

L'quipe de vrification a appris qu'il n'y a actuellement aucun processus en place pour confirmer l'exactitude des frais d'administration des demandes. 

Nanmoins, un certain degr d'assurance a rcemment t obtenu au sujet des frais d'administration des demandes pays l'entrepreneur. En effet, une vrification indpendante de l'information financire a t ralise par un vrificateur externe qui a exprim son opinion sur les rapports financiers annuels du Rgime d'AI que l'entrepreneur a fournis pour l'anne se terminant le 31 dcembre 2007. La vrification a comport un examen des processus et des mesures de contrle appuyant l'tablissement des rapports financiers; elle a en outre permis de formuler des observations et des recommandations sur les lacunes releves, le cas chant. Selon les constatations prliminaires dcoulant de cette vrification, aucun problme n'a t relev quant l'exactitude de l'information contenue dans les rapports financiers pour l'anne, y compris le montant des frais d'administration des demandes pays l'entrepreneur. Le rapport de vrification n'est cependant pas termin.   

3.4.4 Conclusion – Administration du contrat

Il existe des preuves d'activits de surveillance du contrat. Par contre, le contrat actuel ne renferme pas de mesures de rendement prcises partir desquelles on pourrait valuer l'entrepreneur.

Bien que l'quipe de vrification ait juge complte la documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat, elle n'a pas pu examiner certains documents portant sur les modifications apportes antrieurement au contrat parce qu'ils n'taient pas disponibles. Il est ncessaire de s'assurer que les principaux documents contractuels et les justifications connexes sont conservs au dossier afin d'appuyer le processus dcisionnel et de prserver la mmoire institutionnelle en cas de roulement du personnel.

Il faut mettre jour le processus d'approbation ou les autorisations concernant le contrat relatif au Rgime d'AI avant d'apporter d'autres modifications au contrat existant. L'quipe de vrification a appris qu'un cadre de dlgation amlior tait en voie de ralisation.

Il n'existe actuellement aucun processus officiel pour vrifier l'exactitude des cotisations patronales et des frais d'administration des demandes en fonction de l'information fournie par l'entrepreneur.