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ARCHIVÉ - Vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique

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Vrification de la gestion du Rgime d'assurance-invalidit de la fonction publique

Bureau de la vrification interne et de l'valuation



Table des matires



nonc d'assurance

Le Bureau de la vrification interne et de l'valuation a termin la vrification de la gestion du Rgime d'assurance-invalidit de la fonction publique. La vrification avait pour objectif de dterminer si un cadre appropri de contrle de gestion est en place au Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (Secrtariat) pour appuyer de manire efficace les activits lies au Rgime d'assurance‑invalidit (AI) et examiner les principaux aspects de l'administration du contrat.

L'approche et la mthode de vrification sont conformes aux Normes relatives la vrification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vrification interne de l'Institut des vrificateurs internes.

La vrification a t effectue d'octobre 2009 avril 2010, et elle a port sur les processus et les contrles en place jusqu'au 31 mars 2010.

La vrification comprenait des entrevues et un examen de la documentation. Les observations formules dans le prsent rapport se fondent sur les rsultats des procds de vrification appliqus aux lments de preuve recueillis, qui sont suffisants pour donner la haute direction une assurance raisonnable concernant les rsultats de la vrification.

Nous concluons, avec un niveau d'assurance raisonnable, que certains lments d'un cadre de contrle de gestion sont en place pour aider le Secrtariat rendre compte de la gestion du Rgime d'AI. Des amliorations sont ncessaires pour clarifier et actualiser les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les autorisations; veiller ce que les processus de surveillance, de prsentation de rapports et de gestion des risques soient structurs, systmatiques et complets; amliorer et rendre officiels les processus de recrutement et de planification de la relve.

Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vrification, des procds de vrification suffisants et appropris ont t suivis et des lments probants ont t recueillis pour assurer l'exactitude de l'opinion formule dans le prsent rapport. L'opinion est fonde sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vrification avec les critres de vrification prtablis. Elle ne s'applique qu'aux entits examines et ne vaut que pour la priode prcise.



Sommaire

Contexte

La vrification de la gestion du Rgime d'assurance‑invalidit (AI) de la fonction publique s'inscrit dans le Plan de vrification triennal ax sur les risques du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (Secrtariat) qui a t approuv pour la priode de 2008 2011. 

En quoi consiste le Rgime d'assurance‑invalidit?

Le Rgime d'AI prvoit, l'intention des employs de la fonction publique fdrale qui sont assujettis la ngociation collective et qui participent au Rgime d'AI, des prestations destines remplacer une partie importante du salaire perdu cause de longues priodes d'invalidit. 

Le Rgime d'AI a pour objet d'assurer aux employs admissibles un revenu raisonnable pendant une priode d'invalidit prolonge par le versement de prestations qui viendront complter d'autres prestations d'invalidit prvues notamment par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employs de l'tat, le Rgime de pensions du Canada et le Rgime des rentes du Qubec.

Objectif et porte de la vrification

La vrification avait pour objectif de dterminer si un cadre appropri de contrle de gestion est en place au Secrtariat afin d'appuyer les activits lies la gestion du Rgime d'AI.

La vrification a port sur toutes les activits d'importance au sein du Secrtariat en regard de la gestion du Rgime d'AI. La vrification portait plus prcisment sur les activits ralises au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux (qui est responsable de la gestion du Rgime d'AI) et sur la faon dont ce Secteur communique avec les autres intervenants responsables de l'excution des divers lments du Rgime d'AI :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
  • Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (l'entrepreneur)
  • Bureau du surintendant des institutions financires (BSIF)
  • Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit du Conseil national mixte.

Les quatre domaines d'intrt de la vrification sont les suivants :

  1. Rles, responsabilits et obligations redditionnelles
  2. Surveillance et contrle
  3. Gestion des risques
  4. Administration du contrat

Principales constatations

Rles, responsabilits et obligations redditionnelles

Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles en regard de la gestion du Rgime d'AI sont des lments complexes qui sont dfinis officiellement dans sept documents tenus par le Secrtariat, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le Conseil national mixte. Mme si ces documents ont t jugs comme tant communiqus et gnralement bien compris, la vrification a permis de relever des lments qui devaient tre actualiss et claircis, en particulier les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles relativement au Secrtariat et TPSGC.

La vrification a galement fait ressortir la ncessit de mettre jour les autorisations et les dlgations connexes. Une initiative a t entreprise pour que les instruments de dlgation soient examins et que de nouveaux soient rdigs.

Bien que les lments d'un processus soient en place pour dterminer et mettre jour les connaissances et les comptences ncessaires pour grer le Rgime d'AI au Secrtariat, il est ncessaire d'amliorer le recrutement et la planification de la relve, compte tenu de la complexit du Rgime d'AI et des comptences spcialises qu'il faut possder pour le grer.

Surveillance et contrle

Le Secrtariat ralise certaines activits de surveillance pour faciliter la gestion du Rgime d'AI, telles que l'analyse priodique de la situation financire du Rgime et des rencontres rgulires avec l'entrepreneur et des reprsentants de TPSGC. Toutefois, le processus servant surveiller l'atteinte des objectifs du Rgime d'AI et le respect des autorisations pertinentes, y compris les principales activits et responsabilits en matire de surveillance, ne sont pas dfinis officiellement.

Les exigences de prsentation de rapports entre l'entrepreneur et le Secrtariat sont tablies dans les rgles. Il est ncessaire de dfinir officiellement les exigences de prsentation de rapports pour les autres intervenants prenant part l'excution du Rgime d'AI, y compris ceux qui font partie du Secrtariat.

L'quipe de vrification a constat que l'information fournie par l'entrepreneur est conforme aux exigences du contrat. Toutefois, l'exactitude de cette information n'est pas valide de faon constante par le Secteur des pensions et des avantages sociaux. Des amliorations doivent galement tre apportes pour assurer l'exactitude de l'information lie aux autres intervenants dans l'excution du Rgime d'AI, qui est utilise pour la surveillance et la prise de dcisions, de mme que la vrification des paiements verss l'entrepreneur par TPSGC pour le compte du prsident du Conseil du Trsor.

Gestion des risques

Un processus exhaustif et systmatique tenant compte de toutes les activits ncessaires de gestion des risques n'a pas t tabli officiellement. Cependant, certains risques et enjeux qui pourraient se rpercuter sur la gestion du Rgime d'AI sont actuellement dfinis et grs par divers moyens, par exemple, dans le cadre du plan de continuit des oprations, du plan d'activits annuel et de l'analyse des risques financiers excute au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

Administration du contrat

La documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat a t juge complte, y compris l'information fournie au Secrtariat par l'entrepreneur conformment au contrat (police d'assurance).

Les donnes disponibles font tat d'activits de surveillance du contrat. Par contre, le contrat actuel ne renferme pas de mesures de rendement prcises partir desquelles on pourrait valuer l'entrepreneur. Il convient de souligner que le Secteur des pensions et des avantages sociaux connat le problme et a inclus des mesures de rendement prcises dans l'appel d'offres qu'il a lanc rcemment pour l'adjudication d'un contrat concernant un autre Rgime de prestations d'assurance.  

Bien que la documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat a t juge complte, certains documents appuyant les modifications apportes au contrat par le pass n'taient pas disponibles aux fins d'examen par l'quipe de vrification. Il est ncessaire de s'assurer que les principaux documents contractuels et les justifications connexes sont conservs au dossier afin d'appuyer le processus dcisionnel et de prserver la mmoire institutionnelle.

Pour l'instant, aucun processus officiel n'est en place pour valider l'exactitude des cotisations de l'employeur revenant au Conseil du Trsor et des frais d'administration des demandes en regard de l'information fournie par l'entrepreneur.  

Conclusion gnrale

Certains lments d'un cadre de contrle de gestion sont en place pour aider le Secrtariat rendre compte de la gestion du Rgime d'AI. D'autres amliorations doivent tre apportes aux fins suivantes :

  • Clarifier et actualiser les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les autorisations
  • Veiller ce que les processus de surveillance, d'tablissement de rapports et de gestion des risques soient structurs, appliqus systmatiquement et complets
  • Amliorer les processus de recrutement et de planification de la relve et les rendre officiels

Recommandations

Les recommandations suivantes sont soumises au sous-ministre adjoint du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

1.  Les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les autorisations concernant le Secrtariat et les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI devraient tre examins, mis au clair, modifis au besoin et consolids. 

2.  Les activits actuelles de surveillance et d'tablissement de rapports devraient tre amliores et dfinies officiellement de manire appuyer la gestion du Rgime d'AI. La surveillance d'un tel cadre devrait inclure les activits suivantes :

  1. Dfinition des objectifs de surveillance, des principales activits et des responsabilits connexes
  2. Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI pour dterminer si elle est exacte et complte
  3. Vrification des paiements lis au Rgime d'AI
  4. Mesures d'valuation du rendement
  5. Exigences en matire de documentation et de conservation de documents sur les activits lies au Rgime d'AI

3. Les activits de gestion des risques menes actuellement l'appui de la gestion du Rgime d'AI devraient tre amliores, dfinies officiellement et mises en œuvre de manire garantir que les risques sont rgulirement dfinis, valus et attnus de manire exhaustive et systmatique.

4. Les processus de recrutement et de planification de la relve devraient tre amliors et rendus officiels pour garantir que les connaissances et les comptences ncessaires la gestion des programmes de prestations d'assurance sont conserves.

Le Secrtariat a labor un plan d'action de la gestion qui figure l'annexe 3.

1. Contexte

1.1 En quoi consiste le Rgime d'assurance-invalidit? 

Le Rgime d'assurance-invalidit (AI) prvoit, l'intention des employs de la fonction publique fdrale qui sont assujettis la ngociation collective et qui participent au Rgime, des prestations destines remplacer une partie importante du salaire perdu cause de longues priodes d'invalidit. 

Le Rgime d'AI a pour objet d'assurer aux employs admissibles un revenu raisonnable pendant une priode d'invalidit prolonge par le versement de prestations qui viendront complter d'autres prestations d'invalidit prvues notamment par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employs de l'tat, le Rgime de pensions du Canada et le Rgime des rentes du Qubec.

1.2 Qui est responsable du Rgime d'assurance-invalidit?

C'est au Conseil du Trsor[1] que revient la responsabilit finale en regard du Rgime d'AI, et il doit en rendre compte en sa qualit d'employeur de l'administration publique centrale.[2]

Le Secrtariat, dans son rle d'organe administratif du Conseil du Trsor, contrle la gestion du Rgime d'AI. 

Au sein du Secrtariat, le Secteur des pensions et des avantages sociaux, qui fait partie du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, est charg de la gestion, pour le compte du Conseil du Trsor, des rgimes de prestations d'assurance comme le Rgime d'AI.

Les responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont les responsabilits suivantes :

  • Examen et surveillance des activits lies au Rgime d'AI
  • Prestation de conseils en matire d'analyse et de politiques la haute direction et au Conseil du Trsor

1.3 De quelle faon le Rgime d'assurance-invalidit est-il excut?

Outre le Conseil du Trsor et son Secrtariat, de nombreux autres intervenants cls prennent part l'excution du Rgime d'AI. Vous trouverez ci-dessous une brve description de leurs rles respectifs. 

  • Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (Sun Life) – est l'assureur retenu par contrat par le gouvernement du Canada pour garantir et administrer le Rgime d'AI. Dans le prsent document, la compagnie d'assurance-vie Sun Life est dsigne comme tant l'entrepreneur .
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) – est charg de verser les cotisations mensuelles l'entrepreneur, de fournir au besoin des renseignements sur les employs l'entrepreneur et au Secrtariat, de mme que de donner des conseils, de l'information et de la formation sur les rgimes de prestations d'assurance aux bureaux des ressources humaines au sein des ministres et organismes du gouvernement fdral.
  • Le Bureau du surintendant des institutions financires (BSIF) – est charg de fournir, par l'intermdiaire du Bureau de l'actuaire en chef, des services actuariels consultatifs au Secteur des pensions et des avantages sociaux pour la gestion des aspects financiers du Rgime d'AI.
  • Le Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit – qui fait partie du Conseil national mixte,[3] est charg de prodiguer au prsident du Conseil du Trsor des conseils sur les questions financires et administratives lies au Rgime d'AI, et il prend part au processus d'appel.

1.4 Quelle est la part des cots du Rgime d'assurance-invalidit qui revient au Conseil du Trsor titre d'employeur?

Le cot du Rgime d'AI correspond aux cotisations mensuelles payes l'entrepreneur, qui sont verses 85 p. 100 par l'employeur et 15 p. 100 par l'employ.

TPSGC calcule et verse l'entrepreneur, pour le compte du prsident du Conseil du Trsor, la part des cotisations du Conseil du Trsor en sa qualit d'employeur ainsi que la part des employs. TPSGC recouvre ensuite la part du Conseil du Trsor, qui est en bout de ligne impute au crdit 20 du Conseil du Trsor – Assurances de la fonction publique.

Au cours de l'exercice 2008-2009, les cotisations de l'employeur au Rgime d'AI se sont chiffres prs de 219 millions de dollars et classes troisime au chapitre des dpenses totales les plus leves de tous les rgimes de prestations d'assurance du Conseil du Trsor.



2. Dtails de la vrification

2.1 Fondement de la vrification

La vrification de la gestion du Rgime d'assurance‑invalidit (AI) de la fonction publique s'inscrit dans le Plan de vrification triennal ax sur les risques du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (Secrtariat) qui a t approuv pour la priode de 2008 2011.

2.2 Raisons de la vrification

Le Rgime d'AI a t choisi en raison des risques que prsentent une importance relative considrable, un trs haut degr de complexit et la sensibilit du public. De plus, aucune vrification interne antrieure n'a t effectue dans ce domaine.

2.3 Objectif de la vrification

La vrification avait pour objectif de dterminer si un cadre appropri de contrle de gestion est en place au Secrtariat afin d'appuyer les activits lies au Rgime d'AI.

2.4 Porte de la vrification

La vrification a port sur toutes les activits d'importance au sein du Secrtariat en regard de la gestion du Rgime d'AI. La vrification portait plus prcisment sur les activits ralises au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux et la relation entre ce Secteur et les autres intervenants responsables de l'excution des divers lments du Rgime d'AI :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  • Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie
  • Bureau du surintendant des institutions financires
  • Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit du Conseil national mixte

Les quatre domaines d'intrt de la vrification sont les suivants :

  1.  Rles, responsabilits et obligations redditionnelles
  2.  Surveillance et contrle
  3.  Gestion des risques
  4.  Administration du contrat

L'tape de l'examen a t ralise d'octobre 2009 avril 2010 et a port sur les processus et les contrles en place jusqu'au 31 mars 2010.

La vrification n'a pas port sur les lments suivants :

  • Pertinence des activits ralises au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux
  • Ralisation des activits menes par les autres intervenants dans l'excution du Rgime d'AI
  • Exactitude des paiements verss dans le cadre du contrat
  • Exactitude des paiements lis la part des cotisations des employs au Rgime d'AI. 

Non plus, la vrification ne visait pas valuer la gestion globale des questions en matire d'invalidit au sein de la fonction publique fdrale.

2.5 Critres de vrification

Les critres de vrification ont t labors en tenant compte des risques dtermins l'tape de la planification de la vrification et se fondent sur les sources suivantes :

  • Les contrles de gestion de base : Un guide l'intention des vrificateurs internes, diffus par le Bureau du contrleur gnral et dat en novembre 2007
  • Whitepaper on Plan Governance,[4] dat en octobre 2008

Les critres sont prsents en dtails l'annexe 1.

2.6 Approche et mthode

L'approche et la mthode de vrification sont conformes aux Normes relatives la vrification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vrification interne de l'Institut des vrificateurs internes. Ces normes exigent que la vrification soit planifie et excute de faon obtenir une assurance raisonnable que les objectifs de la vrification ont t atteints.

L'approche utilise pour excuter la vrification a comport un examen de la documentation et des entrevues avec des reprsentants du Secteur des pensions et des avantages sociaux du Secrtariat et des intervenants suivants dans l'excution du Rgime d'AI :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  • Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie
  • Bureau du surintendant des institutions financires
  • Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit du Conseil national mixte


3. Rsultats de la vrification

Chaque domaine d'intrt a t valu selon les objectifs de la vrification et les critres connexes. Les rsultats de la vrification sont prsents ci-dessous selon le domaine d'intrt.

3.1 Rles, responsabilits et obligations redditionnelles

3.1.1 Dfinition, communication et comprhension

Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles concernant la gestion du Rgime d'AI sont complexes et dfinis officiellement dans les sept documents suivants qui sont tenus jour par le Secrtariat, TPSGC et le Conseil national mixte.

  • Secrtariat
    • Loi sur la gestion des finances publiques
    • Police d'assurance (contrat) et deux modifications connexes
    • Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor
    • Document sur le Rgime d'assurance‑invalidit, qui comprend la Directive concernant le Rgime d'assurance-invalidit instaur l'intention de certaines personnes employes dans la fonction publique du Conseil du Trsor
  • TPSGC
    • Loi sur le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux
    • Guide sur l'administration des rgimes d'assurances
  • Conseil national mixte
    • Mandat du Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit

Ces documents ont t jugs comme ayant t communiqus de manire adquate aux intervenants dans l'excution du Rgime d'AI. Cinq de ces documents sont affichs sur Internet et sont, par consquent, accessibles tous les intervenants. Les deux autres documents (la police d'assurance et le Mandat du Conseil de gestion du Rgime d'assurance‑invalidit) ont t fournis aux parties appropries.

Selon les rsultats des entrevues ralises par l'quipe de vrification avec les reprsentants des partenaires dans l'excution du Rgime d'AI, toutes les parties ont bien compris les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles, tels qu'ils sont dfinis.

Au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux, on a constat que les employs comprenaient et exeraient leurs rles, tels qu'ils sont dfinis actuellement.[5] On a galement constat que les responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux comprenaient raisonnablement bien les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles des divers intervenants dans l'excution du Rgime d'AI.

3.1.2 Actualit et clart des rles, des responsabilits et des obligations redditionnelles

La vrification a permis de dterminer les domaines ncessitant une mise jour ou des claircissements, surtout en regard des rles, des responsabilits et des obligations redditionnelles concernant le Secrtariat et TPSGC. Il faudrait galement que le Secrtariat et les intervenants rendent officielles les attentes relatives au service d'excution du Rgime d'AI.

Rle du Secrtariat

Selon la documentation examine, de nombreux rles, responsabilits et obligations redditionnelles concernant le Rgime d'AI sont attribus au Conseil du Trsor ou au prsident du Conseil du Trsor. Cependant, le rle du Secrtariat l'appui du Conseil du Trsor n'est pas dfini officiellement en regard de la gestion du Rgime d'AI. Actuellement, le rle du Secrtariat tel qu'il est dfini consiste fournir des directives TPSGC, conformment la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor, qui est entre en vigueur le 17 mai 2007. tant donn les activits excutes par le Secrtariat l'appui de la gestion du Rgime d'AI, l'claircissement et la documentation de son rle seraient avantageux en ce sens qu'ils permettraient d'assurer que la prise de dcisions se fait un niveau appropri de responsabilit.

Rle de TPSGC

Le rle de TPSGC est dfini dans la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor. En vertu de cette politique, TPSGC est un fournisseur d'information sous la direction du Secrtariat. Cependant, le rle de TPSGC tel qu'il est dfini dans la politique diffre de celui qui est tabli dans la Loi sur le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Guide sur l'administration des rgimes d'assurances. La Loi sur le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Guide sur l'administration des rgimes d'assurances dfinissent le rle de TPSGC en matire de prestation de services administratifs et autres. La vrification a permis de conclure que TPSGC exerce son rle en respectant la loi et le Guide sur l'administration des rgimes d'assurances. Nanmoins, son rle d'appui l'administration du Rgime d'AI devrait tre dfini uniformment afin d'en favoriser une comprhension commune.

Services fournis par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI

Il a t not que les protocoles d'entente avec le Bureau du surintendant des institutions financires ou TPSGC concernant leurs rles en regard du Secrtariat et les services fournir ne sont pas en place. De telles ententes permettraient de s'assurer que les intervenants comprennent clairement leurs rles et leurs responsabilits en ce qui concerne l'excution du Rgime d'AI et permettraient d'appuyer le rle du Secrtariat au chapitre de la surveillance de l'excution du Rgime d'AI.

3.1.3 Pouvoirs et dlgations concernant la gestion du Rgime d'AI

La vrification a permis de cerner le besoin de mettre jour les pouvoirs et les dlgations concernant la gestion du Rgime d'AI. Pour prciser, les instruments actuels de dlgation ne permettent pas une dlgation adquate aux intervenants dans l'excution du Rgime d'AI, qui ralisent des activits pour le compte du Conseil du Trsor ou du prsident du Conseil du Trsor. Dans le cadre des efforts visant rgler ce problme, le Secrtariat rvise actuellement les instruments de dlgation actuels et en labore de nouveaux.

3.1.4 Gestion des connaissances et des comptences

On a galement inclus dans la vrification un examen des processus globaux en place pour dfinir et mettre jour les connaissances et les comptences appropries pour appuyer les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles du Secrtariat dans la gestion du Rgime d'AI.

Dtermination des connaissances et des comptences ncessaires

Le Secteur des pensions et des avantages sociaux a dtermin la ncessit de recruter des employs possdant une exprience de prestation de conseils stratgiques, de mme que des employs possdant une exprience en matire d'assurance et de pensions, lorsque cela est possible. Ces besoins en matire de recrutement ont t signals dans le dernier Plan de ressources humaines[6] et confirms auprs des responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux. Il a t soulign que le recrutement de personnes possdant une exprience antcdente en matire d'assurance et de pensions tait difficile.

Dans son dernier Plan de ressources humaines, le Secteur des pensions et des avantages sociaux a dtermin que les activits suivantes permettraient de favoriser la dtermination des connaissances et des comptences ncessaires et le recrutement de nouveaux employs :

  • Examen rgulier des noncs des critres de mrite pour les postes cls et obtention d'avis des diverses communauts au sein du secteur priv afin de dterminer les exigences relatives au travail
  • Modification de la stratgie de recrutement du Secteur des pensions et des avantages sociaux afin d'examiner de nouveaux moyens de recruter des employs au sein de la communaut de l'assurance et des pensions du secteur priv.

Il existe des preuves pour dire que lors d'un rcent concours, on aurait labor l'nonc des critres de mrite en tenant compte des besoins globaux en matire de recrutement qui ont t dtermins dans le plus rcent Plan de ressources humaines. tant donn la complexit des programmes de prestations d'assurance tels que le Rgime d'AI, il serait bnfique d'laborer officiellement les stratgies et les besoins particuliers en matire de recrutement afin qu'ils soient mis en œuvre de manire efficace.

Maintien des connaissances et des comptences

Mme si les exigences normatives et obligatoires en matire de formation ne sont pas en place, on a inform l'quipe de vrificateurs que les employs du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont l'occasion de participer diverses sances de formation internes et externes afin de mettre jour et d'amliorer leurs connaissances et les comptences en regard des programmes de prestations d'assurance.

Possibilits de formation gnrale au Secrtariat

  • Camp de formation du Secrtariat

Formation particulire sur les programmes de prestations d'assurance

  • Formation d'un jour l'interne sur les programmes de prestations d'assurance du Conseil du Trsor et leur fonctionnement
  • Formation dans d'autres ministres du gouvernement fdral offrant des programmes de prestations
  • Formation de la part des assureurs
  • Attestation du Humber College

Les employs du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont indiqu que l'change de connaissances joue un rle essentiel dans l'exercice de leurs rles et de leurs responsabilits. Pour faciliter l'change de connaissances, le Secteur des pensions et des avantages sociaux donne des sances informelles de formation polyvalente aux employs des programmes de prestations d'assurance, des sances informelles de formation en cours d'emploi en plus de faire appel aux employs chevronns pour offrir un soutien continu.

En ce qui concerne la planification de la relve, le Secteur des pensions et des avantages sociaux a dtermin de nombreuses activits courantes dans le plus rcent Plan de ressources humaines, notamment :

  • Dfinition des postes critiques et du personnel de relve
  • tapes permettant de raliser le transfert des connaissances avant le dpart des employs
  • Formation des successeurs ventuels

Mme s'il n'existe pas un programme de formation officiel, il existe des preuves pour dire que les employs du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont accs de nombreuses possibilits de formation. Les exigences globales en matire de planification de la relve ont t soulignes dans le plus rcent Plan de ressources humaines. Cependant, il faudra laborer et mettre en œuvre des outils et des processus officiels qui appuieront la planification de la relve, tant donn la complexit des programmes de prestations d'assurance et les comptences spcialises ncessaires pour les grer.

3.1.5 Conclusion – Rles, responsabilits et obligations redditionnelles

Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles sont dfinis de manire officielle, et des preuves indiquent qu'ils ont t communiqus et bien compris par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI. Cependant, ils sont parpills dans de nombreux documents, et ils ncessitent des ajustements ainsi que des claircissements dans certains cas. Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles qui sont dfinis clairement sont essentiels pour assurer une gestion efficace du Rgime d'AI ainsi que la continuit des oprations lorsque des employs occupant des postes cls changent d'emploi ou prennent leur retraite.

Les dlgations et les pouvoirs sont en cours de rvision, et on labore de nouveaux instruments de dlgation.

Bien que les lments d'un processus visant dterminer et mettre jour les connaissances et les comptences ncessaires la gestion du Rgime d'AI au sein du Secrtariat soient en place, une approche amliore en regard du recrutement et de la planification de la relve est ncessaire, tant donn la complexit du Rgime d'AI et les comptences spcialises ncessaires sa gestion.

3.2  Surveillance et contrle

3.2.1 Dfinition et communication des objectifs du Rgime d'assurance-invalidit

Les objectifs du Rgime d'AI permettent d'assurer l'harmonisation des activits menes par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI et peuvent constituer les principes fondamentaux de la surveillance.

Les objectifs du Rgime d'AI et les dispositions connexes figurent dans deux documents affichs sur le site Web du Secrtariat : le document du Rgime d'assurance-invalidit et la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor. Des extraits pertinents tirs de ces documents figurent l'annexe 2.

L'objectif global du Rgime d'AI est dfini de manire gnrale dans le document du Rgime d'assurance-invalidit. Les objectifs de gestion du Rgime d'AI, comme ceux relatifs aux obligations redditionnelles, la transparence, la prise de dcisions et la rduction au minimum du nombre d'erreurs, peuvent tre tablis partir de ceux noncs dans la politique du Conseil du Trsor susmentionne et tre utiliss pour orienter les activits de surveillance.

3.2.2 Surveillance

Le processus de surveillance de l'atteinte des objectifs du Rgime d'AI et de la conformit aux autorisations pertinentes n'est pas tabli officiellement.

Bien que dfinis en termes gnraux, les objectifs du Rgime d'AI pourraient constituer le fondement de la surveillance continue du Rgime d'AI.

En ce qui a trait la conformit du Rgime d'AI, il n'existe aucune exigence lgislative concernant la gestion du Rgime d'AI, mais d'autres exigences respecter sont nonces dans les politiques et les directives du Conseil du Trsor ainsi que dans la police d'assurance (contrat).

Le processus de surveillance n'est pas dfini officiellement, mais le Secteur des pensions et des avantages sociaux mne diverses activits de surveillance pour appuyer la gestion du Rgime d'AI. Ces activits de surveillance portent principalement sur les activits de deux intervenants dans l'excution du Rgime d'AI, comme il est expliqu ci-dessous.

Surveillance des activits de l'entrepreneur et prsentation de rapports

Le Secrtariat surveille les activits de l'entrepreneur, la compagnie d'assurance-vie Sun Life, en se fondant sur l'information qu'il reoit de celui-ci. 

Nous avons constat que les exigences en matire de prsentation de rapports que l'entrepreneur doit satisfaire sont dfinies clairement dans la police d'assurance (contrat), notamment en ce qui concerne la production, des moments bien prcis, de divers rapports sur la situation financire du Rgime d'AI, y compris les rapports suivants :

  • Rapports mensuels sur la situation financire
  • Rapport financier annuel sommaire, y compris les pices exiges
  • Rapport financier annuel dtaill, y compris les pices exiges
  • Rapports des biens immobiliers prsents une fois par an et sur demande

Le Secteur des pensions et des avantages sociaux examine et analyse ces rapports de manire globale dans le but de surveiller la sant financire du Rgime d'AI. Comme la vrification visait dterminer s'il existe un processus pour veiller ce que les objectifs de gestion du Rgime d'AI soient atteints, l'quipe de vrification ne s'est pas penche sur la question de savoir si cette analyse tait suffisante ou adquate.

Bien que l'information fournie par l'entrepreneur satisfasse aux exigences du contrat, le Secteur des pensions et des avantages sociaux ne vrifie pas systmatiquement l'exactitude de cette information. titre d'exemple, aucune vrification des paiements n'est effectue. Le Secteur des pensions et des avantages sociaux a procd une vrification de l'information financire de l'entrepreneur pour l'exercice se terminant le 31 dcembre 2007, mais le rapport de vrification n'est pas encore termin. De plus, nous n'avons aucune confirmation que les tats financiers de l'entrepreneur seront vrifis rgulirement.

Des runions mensuelles avec l'entrepreneur sont tenues afin d'examiner le rendement et de discuter des questions qui peuvent survenir dans le cadre de l'excution du Rgime d'AI. Dans les procs-verbaux qu'il rdige et fournit au Secrtariat, l'entrepreneur numre les problmes qui se posent dans le cadre de la gestion du Rgime d'AI et les mesures prises pour les rsoudre. 

Comme nous l'avons mentionn prcdemment, le processus de surveillance de l'atteinte des objectifs du Rgime d'AI n'est pas dfini officiellement. L'absence d'un cadre officiel dcrivant les principales activits de surveillance limite la capacit du Secrtariat de dterminer si les activits de surveillance actuelles sont appropries et suffisantes pour favoriser l'atteinte des objectifs de gestion du Rgime d'AI.

Surveillance des activits de TPSGC et prsentation de rapports

La vrification a constat que le Secrtariat et TPSGC n'avaient pas planifi officiellement des runions rgulires pour discuter d'aspects particuliers du rle que joue TPSGC dans l'excution du Rgime d'AI.

Cependant, des runions avec TPSGC ont t organises au besoin afin de discuter des questions qui avaient une incidence sur l'excution du Rgime d'AI. De plus, des lments de preuve indiquaient que les questions souleves avaient t rsolues lors d'changes de courriels et au cours des runions. Il existe des preuves que des consultations ont t menes auprs d'autres intervenants dans l'excution du Rgime d'AI dans le cas o elles taient ncessaires pour rsoudre des questions.

Alors que les exigences en matire de prsentation de rapports officiels auxquelles l'entrepreneur doit satisfaire sont dfinies, ce n'est pas le cas pour TPSGC. Par consquent, le Secrtariat ne reoit pas rgulirement de TPSGC des renseignements prdfinis ncessaires aux fins de surveillance.

TPSGC calcule et remet l'entrepreneur la part des cotisations au Rgime d'AI du Conseil du Trsor en tant qu'employeur au nom du prsident du Conseil du Trsor ainsi que la part des employs. La part du Conseil du Trsor est au bout du compte impute au crdit 20 du Conseil du Trsor - Assurance de la fonction publique. Cependant, les dtails sur la part du Conseil du Trsor recouvre par TPSGC et impute au crdit 20 du Conseil du Trsor n'ont pas t tablis au pralable afin de permettre au Secrtariat de dterminer si le montant imput est appropri et exact. Le fait de disposer de renseignements tels que le nombre d'employs qui cotisent au Rgime d'assurance‑invalidit, le montant des retenues mensuelles des employs et les sommes remises l'entrepreneur faciliterait le processus de vrification des paiements du Secrtariat.

L'quipe de vrification a appris que des discussions avec TPSGC sont en cours depuis janvier 2010 afin de rpondre au besoin d'information supplmentaire.

3.2.3 Processus de prsentation de rapports

En plus d'examiner le processus de prsentation de rapports par les intervenants externes (abord la section 3.2.2 qui porte sur la surveillance), la vrification a aussi permis d'examiner la prsentation de rapports sur le Rgime d'AI selon les contextes suivants :

  • Rapports que le Secrtariat prsente au Conseil du Trsor
  • Rapports internes prsents au sein du Secrtariat
Rapports prsents par le Secrtariat au Conseil du Trsor du Canada

l'heure actuelle, aucune exigence obligatoire ou officielle n'oblige le Secrtariat faire rapport au Conseil du Trsor sur le Rgime d'AI.

En plus de prciser le rle du Secrtariat d'appuyer le Conseil du Trsor (abord la section 3.1.2 du prsent rapport), il serait avantageux de formuler des exigences claires concernant la prsentation de rapports au Conseil du Trsor, tant donn le rle du Secrtariat de grer le Rgime d'AI pour le compte du Conseil du Trsor.   

Exigences relatives la prsentation de rapports internes au sein du Secrtariat

La vrification a permis d'examiner la porte des rapports internes produits au sein du Secrtariat au sujet de l'excution du Rgime d'AI. Il en est ressorti qu'aucune exigence n'a t tablie de faon officielle en matire de prsentation de rapports internes. Des rapports portant sur les activits du Rgime d'AI ont t prsents la haute direction en raction divers enjeux. 

3.2.4  Conclusion – Surveillance et prsentation de rapports

Mme si le Secrtariat ralise de nombreuses activits de surveillance qui sont essentielles la gestion du Rgime d'AI, il est ncessaire d'laborer un cadre de surveillance officiel qui dfinit les principaux objectifs, les activits, la frquence des activits et les responsabilits en matire de surveillance. Un tel cadre permettrait de garantir que toutes les activits de surveillance ncessaires sont effectues en temps voulu, de faon appuyer les principaux aspects de l'excution du Rgime d'AI.

Des amliorations doivent galement tre apportes pour assurer l'exactitude de l'information lie aux autres intervenants dans l'excution du Rgime d'AI qui est utilise dans la surveillance et la prise de dcisions, de mme que la vrification des paiements verss l'entrepreneur par TPSGC pour le compte du prsident du Conseil du Trsor.

Des exigences en matire de prsentation de rapports entre l'entrepreneur et le Secrtariat sont tablies dans les rgles, et l'information fournie est conforme aux exigences du contrat. Il est cependant ncessaire de dfinir officiellement les exigences en matire de prsentation de rapports qui s'appliquent tous les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI, y compris celle du Secrtariat.

3.3  Gestion des risques

Conformment la Politique sur la gestion des risques du Conseil du Trsor, les ministres du gouvernement fdral doivent :

  • dterminer les prils ventuels, les facteurs et les types de risques auxquels sont exposs leurs biens, leurs activits de programmes et leurs intrts;
  • analyser et valuer les risques dtermins ainsi que concevoir et appliquer des mesures conomiques de prvention, de rduction ou d'vitement des risques.

Pour valuer la faon dont le Secrtariat gre les risques relativement au Rgime d'AI, l'quipe de vrification a examin de nombreux documents, entre autres les suivants :

  • Plan d'activits 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
  • Plan des ressources humaines 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
  • Analyse des rpercussions sur les oprations, date le 24 octobre 2008
  • Renseignements fournis par le Secteur des pensions et des avantages sociaux et la Direction sur le Plan de continuit des oprations du Ministre en cas d'indisponibilit des infrastructures (30 octobre et 24 septembre 2009)

Ces documents ont permis de dterminer de nombreux risques et problmes qui pourraient nuire la capacit du Secrtariat de s'acquitter de ses fonctions lies au Rgime d'AI. Les renseignements fournis par le Secteur des pensions et des avantages sociaux sur le Plan de continuit des oprations du Secrtariat en cas d'indisponibilit des infrastructures montraient qu'une approche officielle et systmatique en regard de la gestion des risques avait t mise en œuvre. Cependant, certains autres risques taient grs d'une faon moins exhaustive et moins structure pour s'attarder aux questions lies aux ressources humaines.  

Par ailleurs, le Secteur des pensions et des avantages sociaux effectue une analyse des risques financiers qui consiste examiner les renseignements financiers fournis par l'entrepreneur et raliser une analyse des tendances et des carts.

Toutefois, la faon dont les risques financiers sont dtermins, reconnus et attnus n'tait pas documente officiellement.

3.3 Conclusion – Gestion des risques

Aucun processus exhaustif et systmatique visant dterminer, valuer et tenir compte de l'ensemble des risques lis la gestion du Rgime d'AI n'a t tabli officiellement. Cependant, certains risques et enjeux qui pourraient se rpercuter sur la gestion du Rgime d'AI sont actuellement reprs et grs par divers moyens, par exemple, dans le cadre du Plan de continuit des oprations en cas d'indisponibilit des infrastructures, du plan d'activits annuel et de l'analyse des risques financiers excute par un conseiller principal au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

Une approche de gestion des risques officielle comprendrait la dtermination et l'valuation des risques juridiques, oprationnels ou financiers, ou encore des risques d'atteinte la rputation (aussi bien les risques provenant de sources internes que de sources externes). Une telle approche serait applique priodiquement  (au moins une fois par anne) et ferait l'objet d'une surveillance. Une rponse officielle aux risques comporterait les lments suivants :

  • Stratgies d'attnuation prcises assorties d'chanciers
  • Identification des responsables de chaque stratgie d'attnuation
  • Mesures visant communiquer les risques et les stratgies aux parties concernes

3.4 Administration du contrat

3.4.1  Documents l'appui : approbation du contrat et des modifications

C'est en 1970 que la police d'assurance (contrat) originale du Rgime d'AI conclue avec la compagnie d'assurance-vie Sun Life est entre en vigueur. Elle a t actualise en 1997 et deux modifications y ont t apportes depuis, la premire en 2000 et la seconde en 2007.

L'quipe de vrification a constat qu'en ce qui concerne la plus rcente version du contrat, la documentation l'appui qui se trouvait au dossier tait en rgle.  Cependant, la documentation quivalente pour la mise jour et la premire modification apportes au contrat en 1997 n'taient pas disponibles et n'ont pas pu tre examines.

En vertu du paragraphe 7.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et en l'absence d'autres instruments de dlgation officiels, le Conseil du Trsor est l'autorit approprie pour approuver la police d'assurance (contrat) et ses modifications. Toutefois, l'quipe de vrification a constat que le contrat de 1997 et les modifications subsquentes ont t signs par le prsident du Conseil du Trsor et dans un cas, par le dirigeant principal des ressources humaines. Il faut donc mettre jour le processus d'approbation ou les autorisations concernant le contrat relatif au Rgime d'AI avant d'apporter d'autres modifications au contrat existant. On a avis l'quipe de vrification que le Secrtariat procde actuellement l'examen et la rdaction de nouveaux instruments de dlgation.

3.4.2  Surveillance du contrat

Comme il est indiqu la section 3.2.2 (Surveillance des activits de l'entrepreneur et prsentation de rapports), le Secrtariat entreprend de nombreuses activits visant faire respecter les exigences du contrat. Le Secteur des pensions et des avantages sociaux rencontre l'entrepreneur une fois par mois afin de discuter de diverses questions et examine les rapports fournis par celui-ci afin de surveiller la situation financire du Rgime d'AI.

Dans l'ensemble, l'quipe de vrification a jug que les activits de surveillance permettaient bel et bien de veiller ce que l'entrepreneur fournisse les produits livrables du contrat  (p.ex., les rapports financiers) et les problmes soient rsolus rapidement et de faon satisfaisante. Toutefois, le contrat actuel ne renferme pas d'autres mesures de rendement partir desquelles on pourrait valuer le rendement de l'entrepreneur. Il convient de souligner que le Secteur des pensions et des avantages sociaux connat le problme et a inclus des mesures de rendement prcises dans le nouvel appel d'offres qu'il a lanc rcemment pour l'adjudication d'un contrat concernant un autre rgime de prestations d'assurance.

La documentation lie la gestion du contrat qui se trouvait au dossier a t juge suffisante pour l'administration quotidienne du contrat.  Cette documentation comprenait entre autres :

  • Des renseignements fournis par l'entrepreneur, tel que prvu au contrat (p. ex., des rapports financiers comme l'tat des rsultats)
  • Des documents portant sur la dtermination, le suivi et la rsolution des problmes qui sont survenus

3.4.3  Vrification des paiements

Part des cotisations de l'employeur

Comme nous l'avons mentionn plus tt dans le rapport, le cot du Rgime d'AI correspond aux cotisations mensuelles qui sont verses l'entrepreneur par l'employeur ( 85 p. 100) et les employs ( 15 p. 100). La prsente vrification n'a port que sur les cotisations patronales verses par le Conseil du Trsor. 

L'quipe de vrification a appris qu'il n'y a actuellement aucun processus en place pour confirmer l'exactitude des cotisations patronales verses par le Conseil du Trsor en regard de l'information fournie par l'entrepreneur. 

Frais d'administration des demandes

L'entrepreneur reoit de l'argent au titre des frais d'administration des demandes, tel que prvu dans le contrat ngoci. 

L'quipe de vrification a appris qu'il n'y a actuellement aucun processus en place pour confirmer l'exactitude des frais d'administration des demandes. 

Nanmoins, un certain degr d'assurance a rcemment t obtenu au sujet des frais d'administration des demandes pays l'entrepreneur. En effet, une vrification indpendante de l'information financire a t ralise par un vrificateur externe qui a exprim son opinion sur les rapports financiers annuels du Rgime d'AI que l'entrepreneur a fournis pour l'anne se terminant le 31 dcembre 2007. La vrification a comport un examen des processus et des mesures de contrle appuyant l'tablissement des rapports financiers; elle a en outre permis de formuler des observations et des recommandations sur les lacunes releves, le cas chant. Selon les constatations prliminaires dcoulant de cette vrification, aucun problme n'a t relev quant l'exactitude de l'information contenue dans les rapports financiers pour l'anne, y compris le montant des frais d'administration des demandes pays l'entrepreneur. Le rapport de vrification n'est cependant pas termin.   

3.4.4 Conclusion – Administration du contrat

Il existe des preuves d'activits de surveillance du contrat. Par contre, le contrat actuel ne renferme pas de mesures de rendement prcises partir desquelles on pourrait valuer l'entrepreneur.

Bien que l'quipe de vrification ait juge complte la documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat, elle n'a pas pu examiner certains documents portant sur les modifications apportes antrieurement au contrat parce qu'ils n'taient pas disponibles. Il est ncessaire de s'assurer que les principaux documents contractuels et les justifications connexes sont conservs au dossier afin d'appuyer le processus dcisionnel et de prserver la mmoire institutionnelle en cas de roulement du personnel.

Il faut mettre jour le processus d'approbation ou les autorisations concernant le contrat relatif au Rgime d'AI avant d'apporter d'autres modifications au contrat existant. L'quipe de vrification a appris qu'un cadre de dlgation amlior tait en voie de ralisation.

Il n'existe actuellement aucun processus officiel pour vrifier l'exactitude des cotisations patronales et des frais d'administration des demandes en fonction de l'information fournie par l'entrepreneur.  



4. Conclusion gnrale

Certains lments d'un cadre de contrle de gestion sont en place pour appuyer les obligations redditionnelles du Secrtariat en regard de la gestion du Rgime d'AI. De nouvelles amliorations sont ncessaires pour prendre les mesures suivantes :

  • claircir et mettre jour les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les autorisations
  • Veiller ce que les processus relatifs la surveillance, la prsentation de rapports et la gestion des risques soient officiels, systmatiques et complets
  • Amliorer et rendre officiels les processus de recrutement et de planification de la relve

Dans l'nonc d'assurance prsent au dbut de ce rapport, on ritre cette conclusion et on fournit des dtails sur le degr d'assurance et la mthode utilise.

5. Recommandations

Les recommandations suivantes sont soumises au sous-ministre adjoint du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

  1. Les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les autorisations du Secrtariat et des intervenants dans l'excution du Rgime d'AI devraient tre examins, claircis, modifis au besoin et consolids. 
  2. Les activits actuelles de surveillance et de prsentation de rapports devraient tre amliores et dfinies officiellement de manire appuyer la gestion du Rgime d'AI. Le volet surveillance d'un tel cadre doit inclure ce qui suit :
    1. Dfinition des objectifs de surveillance, des principales activits et des responsabilits connexes
    2. Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI pour dterminer si elle est exacte et complte
    3. Vrification des paiements lis au Rgime d'AI
    4. Mesures d'valuation du rendement
    5. Exigences en matire de documentation et de conservation relativement aux activits lies au Rgime d'AI.
  3. Les activits de gestion des risques menes actuellement l'appui de la gestion du Rgime d'AI devraient tre amliores, dfinies officiellement et mises en œuvre de manire garantir que les risques sont dfinis, valus et attnus de faon exhaustive, systmatique et rgulire.
  4. Les processus de recrutement et de planification de la relve devraient tre amliors et rendus officiels pour garantir la mise jour des connaissances et des comptences ncessaires la gestion des programmes de prestations d'assurance.

Le Secrtariat a labor un plan d'action de gestion qui figure l'annexe 3.



Annexe 1 : Critres de vrification

Objectif de la vrification

L'objectif de la vrification consistait dterminer si un cadre de contrle de la gestion appropri est en place au sein du Secrtariat afin d'appuyer les activits lies au Rgime d'AI.

Sous-objectif de la vrification Critres de vrification
1.  Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles sont-ils clairement dfinis, et y a-t-il un processus en place visant s'assurer que les employs possdent les connaissances et les comptences ncessaires pour exercer leurs fonctions? [7]
  • Les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles sont clairement dfinis, consigns et communiqus. (Source : Whitepaper on Plan Governance – 2 et Contrles de gestion de base – AC-1 et AC-4)
  • Les employs du Secteur des pensions et des avantages sociaux qui participent la gestion du Rgime d'AI comprennent leurs rles, leurs responsabilits et leurs obligations redditionnelles respectifs ainsi que les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles des intervenants chargs de l'excution du Rgime d'AI. (Source : Contrles de gestion de base – AC-2)
  • Un processus est en place au Secteur des pensions et des avantages sociaux afin de dterminer les connaissances et les comptences ncessaires la gestion du Rgime d'AI. (Source : Whitepaper on Plan Governance – 6 et Contrles de gestion de base – LICM-4)
2.  Existe-t-il un processus ou des mesures de contrle permettant de faciliter la surveillance?
  • Un processus visant vrifier si les objectifs du Rgime d'AI sont atteints est en place.[8] (Source : Whitepaper on Plan Governance – 1et Contrles de gestion de base – G-3, G-5, RP-3, ST-4, ST-16 et ST-18)
  • Un processus de prsentation de rapports concernant les activits du Rgime d'AI est en place. (Source : Contrles de gestion de base – G-6 et ST-20)
  • Un processus visant garantir que la gestion du Rgime d'AI est conforme aux exigences lgislatives et rglementaires est en place. (Source : Whitepaper on Plan Governance – 7 et Contrles de gestion de base – ST-7)
  • Un processus visant s'assurer que le Rgime d'AI est conforme aux exigences lgislatives et rglementaires est en place.[9] (Source : Whitepaper on Plan Governance – 7 et Contrles de gestion de base – ST-7)
3.  Existe-t-il une approche officielle et systmatique pour dterminer et valuer les risques qui guettent le Rgime d'AI ainsi que des stratgies pour attnuer ces risques?
  • Un processus visant s'assurer que les risques ont t dtermins, surveills et rduits est en place. (Source : Whitepaper on Plan Governance – 7 et Contrles de gestion de base – RM-2, RM-4 et RM-5)
4. L'administration de la police d'assurance (contrat) entre la compagnie d'assurance-vie Sun Life et le Conseil du Trsor est-elle approprie?
  • Le contrat et les modifications sont appuys par des documents l'appui et approuves par l'autorit comptente. (Source : Contrles de gestion de base – AC-1 et CFS-1)
  • Une surveillance approprie des activits de l'entrepreneur est exerce (p. ex., surveillance, assurance que les rsultats attendus sont atteints, valuation du rendement du fournisseur, etc.). L'information concernant le contrat est transmise priodiquement la haute direction, selon les besoins.  (Source : Contrles de gestion de base – AC-3, G-6, ST-20 et ST-22)
  • Le Secteur des pensions et des avantages sociaux surveille et analyse les paiements verss l'entrepreneur dans le cadre du contrat li au Rgime d'AI (c.--d. par l'examen des processus utiliss pour vrifier les paiements). (Source : Contrles de gestion de base – ST-16 et ST-20)
  • Les documents cls sont disponibles pour appuyer la gestion du contrat. (Source : Contrles de gestion de base – ST-12)


Annexe 2 : Rsum des objectifs du Rgime d'assurance‑invalidit et des noncs connexes

Les objectifs et les noncs connexes se trouvent dans deux documents affichs sur le site Web du Secrtariat : le document sur le Rgime d'assurance‑invalidit et la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor.

Ces documents comprennent les objectifs suivants qui s'appliquent au Rgime d'AI :

  • Le Rgime d'assurance-invalidit (AI) a pour objet d'assurer le versement de prestations qui s'ajoutent aux autres prestations d'invalidit prvues par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employs de l'tat, le Rgime de pensions du Canada et le Rgime des rentes du Qubec; il assure un niveau raisonnable de revenu pendant les priodes d'invalidit prolonge. (paragraphe 3.1 du document sur le Rgime d'assurance‑invalidit)
  • Les rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux procurent aux participants et leurs personnes charge diverses prestations de soins de sant, de soins dentaires, d'invalidit et d'assurance incluant les prestations en vertu du Rgime de soins de sant de la fonction publique (RSSFP), du Rgime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP), du Rgime d'assurance-invalidit (RAI), du Rgime de services dentaires (RSD), du Rgime de services dentaires pour les pensionns (RSDP), du Rgime de prestations de revenu verses aux survivants des employs de la fonction publique tus dans l'exercice de leurs fonctions et du Programme d'indemnisation pour les voyages risques levs. (section 3.2 de la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor)

De plus, des objectifs de gestion du Rgime d'AI peuvent tre tirs de la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor, en particulier les articles 5.1 et 5.2 :

  • La prsente politique vise favoriser une amlioration des pratiques en matire de responsabilisation et de saine gestion du Rgime de pension de retraite de la fonction publique et des programmes de prestations d'assurance.
  • Les rsultats escompts de la prsente politique sont les suivants :
    • Les employs et les participants reoivent des renseignements exacts et opportuns relativement au Rgime de pension de retraite de la fonction publique et aux programmes de prestation d'assurance qui les aident prendre des dcisions claires.
    • Les erreurs commises par le gouvernement et les responsabilits s'y rapportant sont rduites.
    • Les organisations gouvernementales et les organismes distincts participants font des versements et fournissent des donnes pertinentes, conformment aux conditions du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des programmes de prestations d'assurance et aux chances fixes.
    • Les employs qui reprennent le travail au terme d'un cong de maladie prolong peuvent rintgrer leur milieu de travail htivement et efficacement, compte tenu de l'obligation de l'employeur de prendre les mesures d'adaptation dont ont besoin les employs handicaps.


Annexe 3 – Plan d'action de la gestion

RPONSE DE LA DIRECTION LA VRIFICATION DE LA GESTION DU RGIME D'ASSURANCE-INVALIDIT DE LA FONCTION PUBLIQUE

La vrification confirme l'importance des efforts prvus et en cours qui visent moderniser les rgimes de prestations. Ils assureront la bonne administration et la rentabilit des rgimes de soins de sant, de soins dentaire et d'assurance-invalidit, conformment aux normes industrielles, y compris les mesures de contrle et les procdures internes ainsi que les stratgies de gestion des risques tout en continuant de fournir aux membres les avantages appropris.

Actuellement, le Secteur des pensions et des avantages sociaux se concentre sur le renouvellement du Rgime de soins de sant de la fonction publique (RSSFP), tant donn sa taille et son importance pour les membres. Le RSSFP est le plus important rgime de soins de sant au Canada, le crdit 20 du Conseil du Trsor concernant les dpenses de l'employeur de 2008‑2009 totalisant 660,8 M$ comparativement 219,5 M$ pour le Rgime d'assurance‑invalidit (AI). Comme une grande partie des travaux effectus et prvus pour le RSSFP s'appliqueront aux autres rgimes de prestations, nous en tiendrons compte lorsqu'il s'agira d'examiner les recommandations dcoulant de la vrification de l'AI. Pour ce qui est des chanciers, le nouveau contrat pour le RSSFP entrera en vigueur le 1er novembre 2010, et nous envisageons tre disposs commencer examiner les mesures prendre pour la vrification de l'AI au dbut de 2011. Le plan d'action de la gestion a t labor pour aborder les questions et les recommandations dans le rapport de vrification interne, tel que  dcrit ci‑dessous, tout en reconnaissant les interdpendances des activits et des intervenants. 

Recommandation #1 :

Les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les autorisations concernant le Secrtariat et les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI devraient tre examins, mis au clair, modifis au besoin et consolids.

Priorit : leve

Action de la direction Date d'achvement Bureau de la premire responsabilit
D'accord.

a. Examiner, dterminer, consulter et documenter les rles, les responsabilits, les obligations redditionnelles et les principales autorisations du Secrtariat et des intervenants dans l'excution du Rgime d'AI
Dcembre 2011 Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

Directeur excutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH 
b. Prparer un document consolid qui servira de base l'laboration des protocoles d'entente avec les principaux intervenants
c. Examiner, laborer et rajuster les autorisations et les documents relatifs aux processus administratifs la lumire des modifications dcoulant de la documentation des rles, des responsabilits, des obligations redditionnelles et des principales autorisations
d. tablir des protocoles d'entente avec les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI afin    de rendre officiels leurs rles et leurs services.

Recommandation #2 :

Les activits actuelles de surveillance et d'tablissement  de rapports devraient tre amliores et dfinies officiellement de manire appuyer la gestion du Rgime d'AI. La surveillance d'un tel cadre devrait inclure les activits suivantes :

  1. Dfinition des objectifs de surveillance, des principales activits principales et des responsabilits connexes
  2. Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'excution du Rgime d'AI pour dterminer si elle est exacte et complte
  3. Vrification des paiements lis au Rgime d'AI
  4. Mesures d'valuation du rendement
  5. Exigences en matire de documentation et de conservation de documents sur les activits lies au Rgime d'AI

Priorit : leve

Action de la direction Date d'achvement Bureau de la premire responsabilit
D'accord.

La clarification des rles et des responsabilits de mme que des obligations redditionnelles, telle qu'noncs ci‑dessus, servira de point de dpart l'application de cette recommandation.
  1. Dterminer, documenter et communiquer les objectifs de surveillance et de prsentation de rapports ainsi que les principales activits et les responsabilits connexes pour tous les intervenants en conformit avec les objectifs du Rgime d'AI.
  2. tablir et mettre en œuvre une mthode d'analyse de l'exactitude et de l'intgralit des renseignements fournis par les intervenants dans l'exactitude du Rgime d'AI afin d'en effectuer la surveillance et de prendre des dcisions, y compris la surveillance et la conformit des protocoles d'entente avec les intervenants.
  3. Dfinir et amliorer les exigences en matire de renseignements afin d'assurer la surveillance continue du Rgime d'AI
  4. Dterminer les activits, les responsabilits et la frquence quant la vrification des paiements verss l'entrepreneur par TPSGC
  5. Dterminer les mesures ncessaires afin d'valuer le rendement du Rgime d'AI
  6. Dterminer et documenter les rles et les responsabilits internes de mme que les exigences en matire de prsentation de rapports
  7. Dfinir les exigences en matire de documentation et de conservation des renseignements
  8. Amliorer les mesures de prsentation de rapports et de conservation des documents l'appui de la gestion du Rgime d'AI
Mars 2012 Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

Directeur excutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH 

Recommandation #3 :

Les activits de gestion des risques menes actuellement l'appui de la gestion du Rgime d'AI devraient tre amliores, dfinies officiellement et mises en œuvre de manire garantir que les risques sont rgulirement dfinis, valus et attnus de manire exhaustive et systmatique.

Priorit : leve

Action de la direction Date d'achvement Bureau de la premire responsabilit
D'accord.

a) Dterminer les besoins en ressources pour les activits en cours de gestion des risques et rdiger une proposition de demande de financement
Dcembre 2010 Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

Directeur excutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

b) Concevoir un processus officiel de gestion des risques qui porte sur les risques juridiques, oprationnels, financiers et les risques d'atteinte la rputation provenant de sources internes et externes. Le processus comprendra l'laboration d'une mthode de dtermination et d'valuation des risques de mme qu'une rponse approprie ces risques Mars 2011
c)  Mettre en œuvre la gestion des risques labore ci‑dessus pour dfinir, valuer, attnuer et surveiller les risques en cours de faon exhaustive et systmatique Dcembre 2011

Recommandation #4 :

Les processus de recrutement et de planification de la relve devraient tre amliors et rendus officiels pour que les connaissances et les comptences ncessaires aux programmes de prestations d'assurance puissent tre conserves.

Priorit : Moyenne

Action de la direction Date d'achvement Bureau de la premire responsabilit
D'accord.
  1. Examiner et dterminer les lacunes dans les activits actuelles de recrutement et de maintien en poste, y compris l'incidence des classifications, les activits de reprage d'experts en la matire et la comparaison avec d'autres organisations publiques et prives
  2. laborer et mettre en œuvre des stratgies en matire de ressources humaines pour obtenir, maintenir en poste et conserver des employs forms et comptents :
    • Assurer l'harmonisation avec la stratgie en matire de ressources humaines du Secrtariat pour 2008‑2011 qui est axe sur une stratgie d'obtention de ressources permettant un meilleur recrutement et une meilleure planification de la relve afin que soient conserves les connaissances et les comptences ncessaires au programme de prestations d'assurance
    • Excuter des mesures de dotation collectives et conserver un bassin de candidats prslectionns et rencontrs en entrevue. Dterminer les postes cls qui deviendront vacants court, moyen et long terme
    • Finaliser la mise en œuvre d'un programme de mentorat grce auquel les mentors pourront changer leurs connaissances, leurs documents, leurs comptences et leur exprience avec les nouveaux employs
    • Organiser des ateliers d'introduction au Rgime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) et au Rgime d'AI
    • laborer un guide d'orientation et de formation pour faciliter le transfert des responsabilits rattaches un emploi et du savoir collectif de l'organisation
    • Examiner les valuations du rendement annuelles et les plans d'apprentissage des employs en place afin de dterminer les besoins en formation et en perfectionnement professionnel afin qu'ils soient l'avenir en mesure d'assumer des postes cls
Annuel
  • Tenir une rencontre annuelle de la haute direction pour discuter de la gestion des talents, qui comprend des sujets comme les options de perfectionnement pour les talents les plus prometteurs, les plans de relve et d'autres questions importantes lies l'effectif
Avril 2012 Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH

Directeur excutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH 

[1]. Selon le Rapport ministriel sur le rendement 2008‑2009 du Secrtariat, le Conseil du Trsor est un comit du Cabinet du Conseil priv de la Reine pour le Canada qui assume une vaste gamme de responsabilits visant assurer l'excellence en gestion, l'laboration de politiques et le contrle du budget. titre de gestionnaire gnral de la fonction publique, le Conseil du Trsor joue trois rles cls : conseil de gestion du gouvernement, service du budget du gouvernement et employeur de l'administration publique centrale.

[2]. Aux termes du paragraphe 11(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, administration publique centrale s'entend des ministres figurant l'annexe I et des autres secteurs de l'administration publique fdrale figurant l'annexe IV de la Loi.

[3]. Le Conseil national mixte agit auprs du prsident du Conseil du Trsor comme organisme consultatif sur toutes les questions lies la relation employeur-employ. Il est compos de reprsentants de l'employeur et d'agents ngociateurs de la fonction publique. 

[4]. La socit PricewaterhouseCoopers LLP a dcrit la faon dont les principes traditionnels de gouvernance d'entreprise sont appliqus aux rgimes de pension. Bien que le cadre dcrit vise les rgimes de pension, les principes peuvent s'appliquer d'autres rgimes d'avantages sociaux.

[5]. Seuls les rles, les responsabilits et les obligations redditionnelles en regard de l'excution des programmes de prestations d'assurance ont t examins. Ceux qui consistent s'assurer que les ministres se conforment la Politique sur l'administration du Rgime de pension de retraite de la fonction publique, des rgimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trsor n'ont pas t analyss.

[6]. Plan de ressources humaines 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines

[7]. Quelques retouches ont t apportes au sous-objectif afin d'tablir clairement que la vrification se concentre sur les processus visant soutenir les connaissances et les comptences.

[8]. Les critres de vrification ont t largis au cours de la vrification afin d'inclure les activits de contrle du Secteur des pensions et des avantages sociaux relativement l'excution du Rgime d'AI.

[9]. Les critres de vrification ont t largis au cours de la vrification afin d'inclure le processus visant garantir la conformit avec d'autres documents obligatoires (p. ex., la politique du CT).