ARCHIVÉ - Programme de perfectionnement professionnel et de certification pour la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers : Trousse d'apprentissage

Programme de perfectionnement professionnel
et de certification pour la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers

Trousse d'apprentissage

Table des matières

1. Introduction
2. Description du Programme de perfectionnement professionnel et de certification
   • L'environnement
   • Généralités
   • Quelques données sur la collectivité
   • Définition de la collectivité
   • Objectifs et avantages du programme
   • Clientèle cible
   • Principes directeurs
   • La mise en œuvre
     • Nos partenaires
     • Calendrier
3. Cadre d'apprentissage du programme - structure et description
   • Aperçu du cadre d'apprentissage
   • Profil des compétences essentielles et outil d'évaluation
     • Profil des compétences essentielles
   • Curriculum du programme
     • Sujets relatifs aux connaissances et compétences essentielles
     • Sujets relatifs aux connaissances et compétences spécialisées
     • Solutions d'apprentissage de rechange
     • Solutions d'apprentissage/compétences essentielles
   • Certification
4. Guide à l'intention de la collectivité des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers - Profil des compétences essentielles
   • Introduction
   • Pourquoi mettre au point un profil des compétences
   • Structure du profil des compétences de base
     • Définition des compétences
     • Groupes de compétences
   • Méthodologie ayant servi à l'élaboration du profil des compétences de base
   • Comment utiliser l'outil d'évaluation
     • Échelle de notation
     • Étapes du processus d'évaluation
   • Votre plan d'apprentissage individuel (PAI)
     • Information générale sur les cours d'apprentissage continu du programme de perfectionnement professionnel et de certification
   • Instructions sur l'utilisation de l'outil du profil des compétences de base axé sur le Web
   • Annexe A : Rôles des spécialistes des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers
   • Annexe B : Le profil des compétences de base des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers
   • Annexe C : Votre plan d'apprentissage individuel (gabarit)
   • Annexe D : Glossaire
5. Curriculum du programme
   • Sujets relatifs aux connaissances et compétences essentielles
   • Sujets relatifs aux connaissances et compétences spécialisées
   • Solutions d'apprentissage de rechange
   • Solutions d'apprentissage / Compétences essentielles

Introduction

La trousse du cadre d’apprentissage pour le Programme de perfectionnement professionnel et de certification a pour objet de vous fournir les outils dont vous aurez besoin lors de votre programme d’apprentissage en tant que spécialiste membre de la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers. Elle constitue un élément important de la principale initiative de renouvellement des ressources humaines du gouvernement fédéral, à l’appui de la modernisation des RH et de la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement. La trousse soutient également les priorités et engagements du SCT en matière de gestion, alors que la collectivité passe d’un processus axé sur les transactions à une profession stratégique axée sur la connaissance.

Le cadre d’apprentissage vise à orienter les membres de la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers, ainsi que leurs gestionnaires, pour leur permettre de déterminer les besoins en matière d’apprentissage de chaque employé, dans le contexte du Programme de perfectionnement professionnel et de certification. Le cadre d’apprentissage est destiné à ceux qui se consacrent à la gestion du cycle de vie des biens - soit ceux qui interviennent à tous les niveaux de la gestion des biens, de l’évaluation et la planification des besoins jusqu’à l’aliénation des biens , en passant par l’acquisition, l’exploitation, l’utilisation et l’entretien.

(Description de l'image ci-dessus)

C’est la première fois qu’un cadre d’apprentissage global conçu dans le cadre du Programme de perfectionnement professionnel et de certification offre un appui à la collectivité. Ce cadre définit les compétences essentielles qui sont communes à tous les membres de cette collectivité diversifiée et offre un outil d’évaluation des compétences, des possibilités d’apprentissage ainsi qu’une désignation professionnelle en acquisitions et en gestion du matériel par le biais du curriculum du programme.

Le cadre d'apprentissage

Le cadre d'apprentissage repose sur les succès et les réalisations accomplis dans le cadre d'autres programmes d'apprentissage et de formation, pour ces mêmes fonctions, mis sur pied par des organisations telles que Travaux publics et Services gouvernement aux Canada, le ministère de la Défense nationale, Formation et perfectionnement Canada, le Centre canadien de gestion, d'autres ministères et organismes, ainsi que l'ancien Comité directeur de la gestion du matériel et des acquisitions.

C'est le Bureau d'administration du Programme de certification de perfectionnement professionnel du Secrétariat du Conseil du Trésor qui a mis sur pied la présente trousse d'apprentissage en collaboration avec les intervenants suivants :

• le Comité consultatif sur le perfectionnement professionnel (CCDP)
• le Groupe de travail sur l'apprentissage continu (GTAC)
• divers ministères, des fournisseurs et organismes de services communs
• des agents négociateurs (IPFPC)
• des agents de prestation (École de la fonction publique du Canada et TPSGC)

Tout comme l'apprentissage en milieu de travail, qui est un processus dynamique et de nature évolutive, la trousse d'apprentissage est un « ouvrage en cours » appelé à subir d'autres changements à mesure que les principaux éléments du programme seront mis sur pied et validés.

Description du Programme de perfectionnement professionnel et de certification

L'environnement

Un gouvernement axé sur les citoyens, ainsi que sur les résultats, exige des efforts soutenus de la part d’un personnel professionnel et motivé à l’échelle de la fonction publique. L’importance qui est accordée à un personnel hautement qualifié et motivé ressort des priorités du gouvernement en matière de recrutement, de conservation de l’effectif et d’apprentissage continu et de l’engagement pris dans le cadre du Plan d’action sur l’imputabilité fédérale et selon lequel le gouvernement « assurera l’accréditation et la formation des agents d’approvisionnement ». Elle soutient de plus la nouvelle Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor et la Directive sur l’administration de la formation indispensable.

La collectivité des Acquisitions, de la Gestion du Matériel et des Biens Immobiliers opère dans un environnement qui suscite de nombreuses et nouvelles possibilités. En même temps, cependant, les défis sont plus grands que jamais auparavant. Une complexité et des pressions sans cesse accrues obligent à gérer de nouveaux risques tels que les examens plus minutieux de la part du Parlement et du grand public ainsi que les obligations en évolution constante en vertu d'ententes commerciales, les plaintes auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur, l'augmentation significative des risques juridiques et l'incidence du commerce électronique sur la conclusion de marchés, les acquisitions et la gestion du cycle de vie des biens.

Généralités

Au fil des ans, l'Auditeur général ainsi que d'autres intervenants ont relevé des déficiences de longue date dans les méthodes de gestion du matériel au sein du gouvernement. Depuis 1995, de nombreuses initiatives ministérielles ont tenté de réduire les stocks excédentaires et d'aborder les autres carences persistantes.

En 1998, le Comité consultatif sur la fonction de contrôleur moderne approuvait la création d'un Comité directeur de la gestion du matériel et des acquisitions (CDGMA), composé de cadres supérieurs de la collectivité à l'échelle du gouvernement, afin de concevoir et de mettre en œuvre un programme de perfectionnement professionnel pour relever les défis de l'Examen des programmes et de La Relève. Ce programme avait pour objet de formuler des avis et d'aider le Secrétariat du Conseil du Trésor à faire passer la collectivité d'un processus axé sur les transactions à un processus de valeur ajoutée dans le contexte des besoins stratégiques des ministères et organismes. Pour y parvenir, de nouvelles compétences et connaissances devenaient nécessaires.

Des rapports du Comité permanent de la défense nationale et des affaires des anciens combattants et du Comité permanent des comptes publics ont fait ressortir des carences au niveau du cadre stratégique, des procédés opérationnels et des méthodes. Les ministres du Conseil du Trésor ont également fait remarquer que les futures délégations de pouvoirs en matière d’acquisitions et de passation de marchés pourraient dépendre de la capacité manifeste de bien gérer la fonction, y compris celle de compter sur un personnel bien formé et qualifié au sein des ministères pour exercer ces pouvoirs de façon professionnelle.

Face à ces défis et à bien d'autres, le gouvernement du Canada reconnaissait la nécessité de reconstituer le perfectionnement professionnel et la certification de la collectivité et de créer un corps de spécialistes disposant des outils d'apprentissage nécessaires pour travailler efficacement dans ce nouvel environnement.

En septembre 2000, le Bureau d’administration du Programme du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada était mis sur pied afin d’accorder toute l’attention nécessaire à la création et à la mise en œuvre du Programme de perfectionnement professionnel et de certification et d’accélérer les efforts jusque-là déployés par la collectivité par le biais du CDGMA et de ses sous-comités.

La création et la mise en œuvre d’un programme global à l’échelle du gouvernement doivent répondre aux besoins des nombreux intervenants ayant des intérêts très diversifiés. Au printemps 2001, le Bureau d’administration du Programme du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada commandait une étude afin d’obtenir le point de vue des différents intervenants face à leurs défis respectifs. Il s’agissait de circonscrire les secteurs fortement prioritaires en fonction desquels les efforts seraient axés afin de mettre au point des solutions d’apprentissage ainsi que les éléments essentiels du programme.

La principale conclusion de ce Rapport sur les besoins prioritaires était que la collectivité doit faire face à un écart grandissant entre le travail requis et les compétences existantes. Des défis précis et des solutions possibles étaient suggérés en ce qui a trait à la gestion de la collectivité, à l’apprentissage individuel, au recrutement et à la conservation de l’effectif, à un environnement de plus en plus complexe et au rythme du changement. Un plan d’action fut subséquemment mis sur pied, en collaboration avec le Comité consultatif sur le perfectionnement professionnel, en vue de la création des outils d’apprentissage essentiels du programme. Les premières étapes devaient permettre de créer le Profil des compétences essentielles et l’outil d’évaluation sur le Web, de définir le curriculum du programme et de se pencher sur les secteurs les plus critiques, là où les connaissances et les compétences doivent être développées ou améliorées.

En février 2006, le PPPC a été lancé partout au Canada afin d’expliquer les différentes composantes et le processus de certification.

Quelques données sur la collectivité

La collectivité des Acquisitions, de la Gestion du Matériel et des Biens Immobiliers joue un rôle essentiel sur le plan de l'exécution des programmes et de la prestation des services du gouvernement fédéral; elle apporte toute son expertise au niveau de l'évaluation et de la planification, des acquisitions, de l'exploitation, de l'utilisation et de l'entretien, et de l'aliénation de la plupart des ressources du gouvernement. On remarque parmi ces ressources :

• des stocks de biens matériels évalués à plus de 50 milliards de dollars;
• des biens immobiliers évalués à plus de 35 milliards de dollars;
• une incidence directe sur des marchés d'une valeur de plus de 13 milliards de dollars par année.

Quelque 6 000 fonctionnaires et employés en uniforme, répartis dans 1 200 emplacements au Canada et à l’étranger, participent directement ou indirectement, à temps plein ou à temps partiel, à la gestion du cycle de vie des biens du gouvernement fédéral. La collectivité comprend trois fonctions : les acquisitions, la gestion du matériel et les biens immobiliers. Elle comprend aussi une large panoplie de professions, dont la gestion de marchés, les acquisitions, le génie, le contrôle des stocks, l’entreposage, l’aliénation et le matériel, les biens, la fourniture, la gestion de projets et du parc automobile, ainsi que de nombreuses catégories de groupes professionnels (AR, AS, CR, EG, ENG, ES, GL, GS, PG, PM et SO, et d’autres catégories professionnelles et employés en uniforme connexes).

Définition de la collectivité

Au contraire d'un grand nombre de collectivités au sein du gouvernement, telles que les agents des services financiers et les ressources humaines, qui partagent des catégories d'emplois et des rôles similaires, la collectivité des Acquisitions, de la Gestion du Matériel et des Biens Immobiliers comprend un groupe diversifié de catégories d'emplois dont des PG, ENG, AS et CR, ainsi que d'autres catégories connexes et du personnel militaire.

Alors que la collectivité ne peut se distinguer par les catégories d'emplois, elle peut l'être par le type de travail qu'elle accomplit. Cette collectivité est soudée par ses relations et responsabilités à l'égard de la gestion du cycle de vie des biens de l'État. Comme conséquence de cette responsabilité commune, la collectivité partage un grand nombre de compétences essentielles. L'une des principales caractéristiques du programme de perfectionnement professionnel et de certification réside dans la reconnaissance de ce trait commun de la collectivité, ainsi que dans la création d'un profil des compétences et des mécanismes d'apprentissage axés sur ces dernières.

(Description de l'image ci-dessus)

Objectifs et avantages du programme

Le Programme de perfectionnement professionnel et de certification vise les objectifs suivants :

1. offrir aux employés les outils qui leur permettront d'acquérir les compétences, les connaissances et l'expertise nécessaires pour répondre aux besoins changeants et complexes de l'exploitation, des priorités du gouvernement et des initiatives sur le plan de la gestion;
2. veiller à ce que les ministères soient en mesure de mettre en œuvre des politiques et méthodes de gestion modernisées et les délégations de pouvoir connexes.

On s'attend à ce que des employés qualifiés aient les connaissances et les compétences requises pour s'acquitter de délégations de pouvoirs à des niveaux plus élevés dans des rôles plus stratégiques et servir leurs clients tout en relevant les défis dans un environnement de plus en plus complexe.

Une mise en œuvre réussie du Programme de perfectionnement professionnel et de certification préparera mieux la collectivité à assumer ses rôles, avec comme résultat la promotion du professionnalisme et de la reconnaissance à l'égard de la valeur ajoutée de la collectivité en tant qu'élément vital du gouvernement par les biais suivants :

• une plus grande normalisation et une meilleure transférabilité des connaissances, compétences et besoins en formation essentiels dans ce domaine à travers les fonctions et les ministères;
• un programme d'excellence, réceptif et adaptatif, en vue de répondre aux besoins en évolution constante et en tirant parti des pratiques exemplaires et méthodes modernes adoptées à l'échelle du domaine (à la fois dans le secteur privé et le secteur public);
• la réduction des duplications au niveau des cours maison dans les ministères là où c'est praticable;
• une gestion efficace de la transition en cours, compte tenu du taux de roulement élevé des effectifs par suite de changements significatifs sur le plan démographique;
• un environnement qui encourage la promotion de l'apprentissage continu, l'innovation et le changement.

Clientèle cible

Le Programme de perfectionnement professionnel et de certification s’adresse en tout premier lieu aux spécialistes des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers du gouvernement fédéral et à leurs superviseurs, de même qu’à tous ceux qui aspirent à occuper ce genre de poste. Les gestionnaires de l’exploitation qui doivent accéder avec compétence aux services fournis par ces spécialistes ou qui participent à la gestion du cycle de vie des biens, ainsi que les cadres supérieurs qui reçoivent et dirigent la prestation de ces services au sein de leurs ministères, aimeraient eux aussi tirer parti des possibilités d’apprentissage globales offertes par le programme.

Principes directeurs

Face à l'environnement unique, dynamique et en évolution constante, qui caractérise le gouvernement fédéral, le programme doit être réceptif et adaptatif et constituer un programme d'excellence.

La mise en œuvre

Nos partenaires

De nombreux partenaires vont intervenir afin d'assurer la mise en œuvre réussie du Programme de perfectionnement professionnel et de certification. En tout premier lieu, les priorités en matière d'apprentissage doivent être déterminées par les employés et leurs gestionnaires. Ils sont conjointement responsables de la poursuite et de la promotion de l'apprentissage.

Les employés doivent s'engager et participer activement en ce qui a trait aux divers éléments du cadre d'apprentissage.

Les gestionnaires hiérarchiques et les cadres supérieurs doivent assumer un rôle de leadership quant au soutien accordé au programme et y participer de multiples façons.

Les ministères et organismes contribuent à la mise sur pied du programme et assurent la gestion de sa mise en œuvre.

Le Bureau d'administration du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada assume un rôle de leadership dans la conception et la mise sur pied du programme.

Les agents de négociation jouent un rôle actif dans la représentation des intérêts des employés.

L’ÉFPC et TPSGC sont les deux agents de livraison.

L’École de formation de la fonction publique.

L’ONGC est l’organisme de certification.

Le Comité consultatif sur le Programme de perfectionnement professionnel et de certification (CCPPPC) et le Groupe de travail sur l’apprentissage continu (GTAC) donnent des avis et accordent leur soutien à la création et à la mise sur pied du programme.

Les programmes de certification professionnelle de l’extérieur et les instituts professionnels comme l’Institut de gestion du matériel et l’Institut des biens immobiliers du Canada offrent d’autres possibilités pertinentes sur le plan de l’apprentissage et de la croissance de la collectivité.

(Description de l'image ci-dessus)

Contexte – Évolution du Programme

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Cadre d'apprentissage du programme - structure et description

Aperçu du cadre d'apprentissage

La structure et les éléments du cadre d’apprentissage viennent soutenir le rôle émergeant de la collectivité à mesure qu’elle se transforme en une profession plus stratégique, axée sur les connaissances et mettant l’accent sur l’'apprentissage continu. Le cadre d’apprentissage regroupe les compétences essentielles – connaissances et aptitudes de base – qui sont communes à tous les membres de la collectivité, de même que des solutions d’apprentissage à l’appui de leur développement. Les solutions d’apprentissage comprendront les cours de formation indispensable, les cours consacrés aux connaissances essentielles, spécialisées et recommandées, des sujets techniques, des activités d’apprentissage spécifiques aux ministères, des programmes de désignation professionnelle de l’extérieur et des solutions de rechange en matière d’apprentissage.

Le cadre d’apprentissage se concentre spécifiquement sur les solutions d’apprentissage offertes par le Programme de perfectionnement professionnel et de certification s’adressant aux membres de la collectivité. Il aborde les compétences essentielles ainsi que les solutions d’apprentissage qui sont communes à l’échelle du gouvernement, sans pour autant prétendre offrir toutes les solutions répondant aux besoins en apprentissage de l’employé. Les membres de la collectivité peuvent également tirer parti de leur participation aux activités de formation de leurs propres ministères, des cours et séminaires offerts par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et d’autres organisations du secteur privé spécialisées dans ce domaine.

Une description plus détaillée de chacun des éléments du cadre d'apprentissage figure dans les sections qui suivent.

Profil des compétences essentielles et outil d'évaluation

Profil des compétences essentielles

Le profil de compétences essentielles définit les compétences qui sont communes aux trois fonctions qui sont du ressort de la collectivité - les acquisitions, la gestion du matériel et les biens immobiliers - à mesure que la collectivité passe à une profession plus stratégique basée sur les connaissances. Le profil comprend 22 compétences, elles-mêmes réparties entre six groupes de compétences.

Le Profil des compétences essentielles est un outil qui a pour objet de vous aider à déterminer vos connaissances et compétences, les carences au niveau de vos compétences et la meilleure façon de les corriger par le biais d'activités d'apprentissage. Il n'est pas conçu pour servir comme outil de sélection aux fins de la dotation, de la classification ou de toute autre activité de gestion des Ressources humaines.

Les « compétences » désignent les connaissances, les compétences et les caractéristiques exprimées en termes de comportements observables, qui sont requises pour pouvoir exécuter avec succès une activité opérationnelle donnée.

Un « profil de compétences » constitue un ensemble de compétences et de niveaux de qualification pour chaque compétence requise en vue d'atteindre des résultats en matière de qualité dans une activité opérationnelle donnée.

Groupes de compétences

Visionner les grandes lignes des groupes de compétences et des compétences individuelles qui sont comprises dans chaque groupe du profil des compétences des spécialistes des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers. Vous trouverez à l'annexe " B " de la Guide des profils des compétences une définition de chaque compétence de même que les comportements connexes.

Chaque compétence est reliée à des énoncés portant sur des indicateurs de comportement observable à des niveaux de complexité progressifs et cumulatifs (Niveau d'entrée, Intermédiaire, Avancé). Ces niveaux ne correspondent pas aux niveaux de classification des postes mais plutôt à la complexité des comportements requis pour atteindre les objectifs de travail. Le profil de chaque personne sera établi selon une combinaison de compétences avec différents degrés de complexité. Par conséquent, le profil que vous établirez servira uniquement de guide à la planification de vos besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

On ne s'attend pas à ce qu'une personne acquière toutes ces compétences. En fait, certains spécialistes affirmeront que leurs compétences ont trait principalement à un domaine en particulier, et avec raison, parce qu'ils ont concentré leurs efforts sur le perfectionnement de compétences exceptionnelles dans ce domaine précis ou parce que ce sont les compétences dont ils ont besoin pour faire leur travail. Le profil de chaque spécialiste des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers sera unique et changera au fil du temps et au fur et à mesure qu'il apprend et fait preuve de nouvelles habiletés. Les profils seront différents aussi selon certains facteurs : travaillez-vous dans la Région de la capitale nationale ou dans les régions, êtes-vous dans un grand ministère plutôt qu'un petit ministère, travaillez-vous dans un ministère plutôt que dans un organisme, au travaillez-vous comme fournisseur de services communs.

De nombreux ministères ont établi des profils de compétences pour les fonctions spécifiques à leur organisation, aux fins de l'apprentissage et (ou) à des fins reliées à la carrière. Ces profils continueront d'être utilisés aux fins prévues et seront complétés par le Profil des compétences essentielles conçu pour le Programme de certification de perfectionnement professionnel.

Outil d'évaluation des compétences essentielles

L'outil d'évaluation permet aussi bien aux employés qu'aux gestionnaires de déterminer :

1. les compétences requises pour les responsabilités d’un employé
2. les forces et lacunes individuelles;
3. les solutions d’apprentissage à mettre en place pour combler les lacunes.

Cet outil est conçu pour cueillir des données auprès des employés et des gestionnaires de façon privée et confidentielle. L'évaluation sera fondée sur la perception que votre gestionnaire et vous-même avez au sujet des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs de votre travail et faire une évaluation de vos compétences. Même si elle est conçue pour répondre à un processus conjoint, elle peut être complétée dans le cadre d'un processus individuel. Après avoir procédé à l'évaluation de vos compétences, un plan d'apprentissage individuel devrait être mis sur pied, qui comportera des objectifs réalisables, ainsi que des étapes et des mesures destinées à évaluer les progrès.

Curriculum du programme

Le curriculum du programme a un double objectif :

1. s’assurer que les experts fonctionnels dans l’ensemble des ministères et organismes du gouvernement ont le même genre de contact avec :
   • le contexte et les défis des acquisitions et de la gestion du matériel au sein du gouvernement;
   • les fonctions essentielles qui soutiennent la gestion du cycle de vie des biens;
2. offrir une fondation à une base de connaissances communes et normalisées:
   • des modules de base et spécialisés concernant les connaissances et les compétences et portant sur des sujets définis comme ayant la plus haute priorité sur le plan des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers.

Sujets relatifs aux connaissances et compétences essentielles

Les sujets seront une combinaison de théorie et de pratique et porteront sur des connaissances et compétences « obligatoires », communes aux trois fonctions et en rapport avec les éléments ci-après :

• les aspects fondamentaux du travail dans le contexte du gouvernement;
• un aperçu des trois fonctions qui sont du ressort de la collectivité;
• la compréhension et l'application du cadre législatif afin de prendre les décisions appropriées;
• leadership et gestion des activités
• les compétences personnelles et interpersonnelles nécessaires à l'entretien de bonnes relations avec les autres et servir les clients.

Sujets relatifs aux connaissances et compétences spécialisées

Les sujets relatifs aux connaissances et compétences spécialisées visent à offrir la possibilité de développer des connaissances et des compétences axées sur les fonctions, qui sont indispensables à chacun des domaines d'exploitation, soit les acquisitions, la gestion du matériel et l'immobilier :

• les aspects fondamentaux du travail dans le contexte du gouvernement;
• une présentation et un aperçu des trois fonctions qui sont du ressort de la collectivité;
• la compréhension de l’environnement politique et législatif afin de prendre les décisions appropriées;
• le leadership et la gestion des activités
• les compétences personnelles et interpersonnelles nécessaires à l’entretien de bonnes relations avec les autres et au service à la clientèle.

Solutions d'apprentissage de rechange

Les solutions d'apprentissage de rechange sont indispensables au succès de l'apprentissage formel en salle de classe comprenant les ensembles des connaissances essentielles et des spécialités fonctionnelles. Elles permettent un accès facile aux modules, cours et séminaires, offrent des possibilités de soutien pratiques pour l'application des nouvelles compétences et connaissances en milieu de travail et contribuent à l'évolution et à la croissance de la communauté. Il s'agit-là de nouvelles possibilités d'apprentissage qui s'offrent à l'extérieur du cadre officiel des salles de classe, une sérieuse préoccupation des employés travaillant en région, qui peuvent manquer des ressources nécessaires pour assister aux cours donnés en un nombre limité d'emplacements. Combinées avec les possibilités d'apprentissage officiel, ces possibilités constituent la base d'une organisation d'apprentissage.

Les ministères et organismes coordonnent à l’heure actuelle un grand nombre de solutions d’apprentissage de rechange. La mise en œuvre varie de systématique à une base en fonction des besoins. Le cas échéant, le Bureau d’administration du Programme de perfectionnement professionnel et de certification du Conseil du Trésor peut coordonner les solutions d’apprentissage de rechange qui émergent dans l’ensemble de la collectivité, comme les activités d’apprentissage sur Internet et les séances d’apprentissage par vidéoconférence diffusées à l’échelle du Canada.

Solutions d'apprentissage/compétences essentielles

Pour obtenir les meilleurs résultats du temps et des ressources investis dans l’apprentissage, un curriculum d’apprentissage des compétences essentielles a été créé afin d’identifier les cours actuellement offerts ou en préparation qui visent à soutenir le développement de compétences spécifiques.

Certification

La « Certification » est la confirmation par une organisation accréditée, en général des professionnels experts en la matière (EM), selon laquelle une personne répond aux exigences en matière de connaissances, compétences et expérience pour exercer une profession donnée.

La certification viendra soutenir l’objectif du programme quant à une reconnaissance professionnelle accrue en faveur de la collectivité et reconnaîtra officiellement le champ vaste de ses exigences permanentes en matière de connaissances et de compétences. La collectivité reconnaît qu’il est important de relier la certification gouvernementale aux programmes pertinents de certification professionnelle de l’extérieur de sorte que les crédits acquis à l’interne puissent compter sur le plan des exigences de l’extérieur et vice-versa.

Cette composante offre une désignation professionnelle pour reconnaître officiellement votre niveau de rendement. Les spécialistes des acquisitions peuvent obtenir la désignation spécialiste fédéral certifié en acquisitions – SFCA et ceux de la gestion du matériel peuvent obtenir la désignation spécialiste fédéral certifié en gestion du matériel – SFCGM. La norme de compétences de la collectivité du gouvernement fédéral et des biens immobiliers définit les compétences et les connaissances connexes, la formation et l’expérience requise pour l’apprentissage, le perfectionnement professionnel et la certification. Le Manuel du Programme de certification et Guide de demande et de maintien expliquent comment une personne sera évaluée ainsi que le processus et les formulaires à demander pour maintenir la certification. L’Office des normes générales du Canada (ONGC) gère le processus de certification. Le site Web de l’ONGC se trouve à l’adresse www.tpsgc.gc.ca/ongc.

Lien vers le Manuel du Programme de certification

Guide à l'intention de la collectivité des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers - Profil des compétences essentielles

Introduction

Le présent guide vise à vous fournir à vous, la collectivité des spécialistes des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers, un profil des compétences de base et des outils nécessaires pour évaluer vos connaissances et vos compétences qui vous aidera ensuite à gérer vos besoins en matière d'apprentissage et de développement dans le cadre du Programme de perfectionnement professionnel et de certification. Ce programme vise à rehausser les compétences, le professionnalisme et la contribution à valeur ajoutée de la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers à l'échelle du gouvernement en ce qui a trait à l'exécution des programmes et à la prestation des services destinés aux Canadiens et aux Canadiennes et des organisations pour lesquelles ses membres travaillent (consulter l'annexe « A » pour une définition des rôles).

Le profil des compétences de base (annexe « B ») définit les compétences qui sont communes aux trois fonctions, soit les Acquisitions, la Gestion du matériel et l'Immobilier au sein du gouvernement fédéral au fur et à mesure qu'il effectue la transition d'une collectivité axée sur les opérations à une organisation davantage stratégique axée sur les connaissances. Ces trois fonctions sont perçues comme une seule collectivité étant donné qu'elles participent toutes à la gestion du cycle de vie des biens, en d'autres mots, à la planification, à l'acquisition, à la conservation ou à l'utilisation et à l'aliénation des biens. Aux fins du présent guide, le mot « biens » désigne la gestion à la fois des biens immobiliers et des immobilisations, des biens et des services. C'est ce qui explique qu'il y a des connaissances et des compétences communes qui sont nécessaires pour exécuter ces fonctions.

Le profil des compétences de base a pour objet de servir d'outil pour vous aider à identifier les compétences qui vous manquent et à déterminer qu'elle est la meilleure façon de combler ces lacunes par rapport aux activités d'apprentissage. Vous pouvez utiliser les outils qui vous sont fournis pour déterminer les connaissances et les compétences dont vous avez besoin pour assumer vos responsabilités et pour vous perfectionner et atteindre votre potentiel. Le profil des compétences n'a pas pour objet de servir d'outil de présélection dans le cadre de la dotation, de la classification ou de tout autre processus lié à la gestion des ressources humaines. Il se veut un outil pour vous aider à viser l'excellence en tant que spécialiste des acquisitions, de la gestion du matériel ou des biens immobiliers et à relever les défis auxquels vous êtes confronté parce que vous travaillez dans un milieu gouvernemental contemporain. Peu importe que vous soyez un nouvel employé ou un employé chevronné dans une région ou à l'administration centrale, vous pouvez tirer profit des outils qui vous sont offerts pour mieux gérer votre apprentissage et votre perfectionnement. Bien que ce processus ne soit pas obligatoire, les gestionnaires et la collectivité sont encouragés à investir dans leur apprentissage continu.

Pourquoi mettre au point un profil des compétences

Cette initiative est conforme à la Politique du SCT en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et au Cadre concernant la gestion axée sur les compétences dans la fonction publique du Canada, qui dresse les lignes directrices législatives, stratégiques et pratiques en vue de l’utilisation d’un ensemble de compétences pour gérer le rendement des ressources humaines, y compris la formation et l’apprentissage au sein de la fonction publique du Canada.

La modernisation des ressources humaines, une initiative pan gouvernementale visant à renouveler la fonction publique, reconnaît aussi l’importance de définir les compétences requises pour réussir dans un milieu de travail en évolution. C’est pourquoi de nombreux ministères s’affairent à mettre au point des profils de compétences pour leurs propres collectivités ou ont déjà terminé cet exercice.

Comme les priorités et les politiques gouvernementales sont en constante mutation, l'apprentissage continu et le perfectionnement professionnel offrent une façon de combler l'écart entre les compétences et les connaissances requises et existantes. Il y a des domaines de connaissances précis qui doivent être perfectionnés ou renforcés, ou les deux, pour que la collectivité soit en mesure de relever les défis que soulèvent l'environnement et les exigences uniques du gouvernement. Les compétences de base ciblées à l'appui du programme de perfectionnement professionnel offrent à la collectivité une méthode autogérée pour assurer la gestion efficace de ces besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

La méthode recommandée consiste à vous demander à vous, l'employé, de remplir votre auto-évaluation en vous servant du profil des compétences de base et à votre gestionnaire d'utiliser aussi cet outil d'évaluation pour définir les compétences requises pour assumer vos responsabilités, pour ensuite évaluer vos compétences par rapport au profil. Une fois cet exercice terminé, vous pouvez rencontrer votre gestionnaire pour discuter de vos besoins et de vos objectifs en matière de perfectionnement des compétences. Ceci vous aidera à définir ensemble vos propres exigences d'apprentissage et à dresser votre plan d'apprentissage individuel.

S'il ne vous est pas possible de procéder ainsi, vous devriez tout de même évaluer vos compétences afin de vous aider à cibler les domaines qui nécessitent davantage de perfectionnement et d'apprentissage, de même que les solutions offertes dans le cadre du Programme de perfectionnement professionnel et de certification.

Structure du profil des compétences de base

Définition des compétences

Les « compétences » désignent les connaissances, les compétences et les caractéristiques exprimées en termes de comportements observables qui sont requises pour pouvoir exécuter avec succès une activité opérationnelle donnée.

Un « profil des compétences » constitue un ensemble de compétences et de niveaux de qualification pour chaque compétence requise en vue d'atteindre des résultats en matière de qualité dans une activité opérationnelle donnée.

Chaque compétence est reliée à des énoncés portant sur des indicateurs de comportement observable à des niveaux de complexité progressifs et cumulatifs (Niveau d'entrée, Intermédiaire, Avancé). Ces niveaux ne correspondent pas aux niveaux de classification des postes mais plutôt à la complexité des comportements requis pour atteindre les objectifs de travail.

Peu importe le contexte, le profil d'une personne sera composé d'une combinaison de compétences de divers niveaux de complexité.

On ne s'attend pas à ce qu'une personne acquiert toutes ces compétences. En fait, certains spécialistes affirmeront que leurs compétences ont trait principalement à un domaine en particulier, et avec raison, parce qu'ils ont concentré leurs efforts sur le perfectionnement de compétences exceptionnelles dans ce domaine précis ou parce que ce sont les compétences dont ils ont besoin pour faire leur travail. Le profil de chaque spécialiste des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers sera unique et changera au fil du temps et au fur et à mesure qu'il apprend et fait preuve de nouvelles habiletés. Les profils seront différents aussi selon certains facteurs : travaillez-vous dans la Région de la capitale nationale ou dans les régions, êtes-vous dans un grand ministère plutôt qu'un petit ministère, travaillez-vous dans un ministère plutôt que dans un organisme, ou travaillez-vous comme fournisseur de services communs. En conséquence, le profil que vous élaborez sert uniquement de guide pour planifier vos exigences en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

Le présent profil de compétences peut aussi être utilisé de concert avec d'autres profils de compétences fonctionnels mises au point pour des groupes de postes précis dans votre ministère ou à la fonction publique, ou en complément à ceux-ci.

Groupes de compétences

Visionner les grandes lignes des groupes de compétences et des compétences individuelles qui sont comprises dans chaque groupe du profil des compétences des spécialistes des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers. Vous trouverez à l'annexe " B " de la Guide des profils des compétences une définition de chaque compétence de même que les comportements connexes.

Méthodologie ayant servi à l'élaboration du profil des compétences de base

Les compétences de base ont été définies par un sous-comité du Groupe de travail sur l'apprentissage continu du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada qui prête conseil au bureau du programme du SCT pour l'élaboration et la mise en œuvre du programme. Le sous-comité était composé de membres de différents ministères et organismes représentant les fonctions formation, acquisitions, gestion du matériel et immobilier. Les compétences ont également été validées par d'autres membres de la collectivité de différents ministères et organismes, de même que de l'IPFPC à l'échelle du pays afin de veiller à ce qu'elles tiennent compte des connaissances, des capacités et des caractéristiques requises pour pouvoir relever les défis auxquels est confronté le gouvernement aujourd'hui.

La création du profil des compétences de base comportait en outre les démarches suivantes :

• l'analyse d'information connexe et d'autres profils de compétences grâce à l'examen de documentation, d'études et de base de données, à des modèles et à des entrevues menées auprès de membres de la collectivité;
• l'intégration de diverses compétences tirées des profils de compétences des gestionnaires intermédiaires et des agents financiers mises au point sous le leadership de la Commission de la fonction publique et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Comment utiliser l'outil d'évaluation

L'outil d'évaluation comprend 22 compétences qui sont formulées en termes de questions relatives au comportement pour chacun des quatre (4) groupes de compétences. L'outil d'évaluation vous permet à vous ou à votre gestionnaire, ou aux deux, de définir les éléments suivants :

1. les compétences requises pour vos responsabilités;
2. vos forces et vos lacunes;
3. les solutions d'apprentissage à mettre en place pour combler les lacunes.

Tel que nous l'avons mentionné au préalable, il s'agit d'un processus qui n'est pas obligatoire et toute l'information relative à votre auto-évaluation consignée dans l'outil d'évaluation des compétences axé sur le Web sera protégée. Cependant, vous et votre gestionnaire êtes fortement encouragés à utiliser l'outil d'évaluation pour établir vos besoins en matière d'apprentissage et bien qu'il ait été conçu de façon à servir d'appui au processus conjoint, il peut aussi être utilisé comme processus individuel. L'évaluation sera axée sur votre perception et sur celle de votre gestionnaire des compétences requises pour vos responsabilités et sur une évaluation de vos compétences. Une discussion constructive est donc une étape importante du processus afin de préciser vos besoins en matière d'apprentissage en ce qui concerne vos responsabilités, vos affectations, vos priorités de travail, vos contraintes, etc. En comparant les deux (2) évaluations, vous obtiendrez une image plus détaillée de l'état de vos compétences et de vos besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

Échelle de notation

Vous utiliserez cette échelle de notation pour choisir les compétences requises pour vos responsabilités et pour évaluer votre niveau de compétence individuel par rapport à ces compétences :

• 0 – Sans objet
• 1 – Aucun
• 2 – Faible
• 3 – Moyen
• 4 – Élevé

Étapes du processus d'évaluation

Le processus qui permet d'identifier les compétences requises pour votre poste et d'évaluer votre niveau de compétence individuel par rapport à ces compétences comporte quatre (4) étapes :

(Description de l'image ci-dessus)

Étape 1 « Élaborer un profil de compétences de vos responsabilités »

Il est important de dresser un inventaire de toutes les compétences qui sont reliées à vos responsabilités. Ceci permet de veiller à ce que le profil des compétences soit un reflet fidèle de tous les comportements requis pour atteindre vos objectifs de travail.

Si votre gestionnaire a défini un profil de compétences de vos responsabilités, passez d’abord en revue ce profil avant de créer votre propre profil de compétences ou avant de remplir votre auto évaluation, ou les deux.

Sélectionnez toutes les compétences correspondant à vos responsabilités et le rôle que vous êtes appelé à jouer dans le cadre de votre poste.

Passez en revue toutes les questions relatives au comportement pour chacune des compétences choisies et identifiez celles qui sont nécessaires pour pouvoir atteindre vos objectifs de travail à l'aide de la notation appropriée de l'échelle de notation.

Passez en revue le profil des compétences de vos responsabilités pour en vérifier l'exactitude. Si votre gestionnaire a défini un profil de compétences de vos responsabilités, passez d'abord en revue ce profil avant de créer votre propre profil de compétences ou avant de remplir votre auto-évaluation, ou les deux.

Étape 2 « Évaluer vos compétences et définir vos lacunes d'apprentissage »

Une fois que le profil des compétences de vos responsabilités a été établi, vous pouvez déterminer l'écart entre les compétences requises pour le poste et les compétences que vous avez. Vous serez alors en meilleure position pour définir vos priorités d'apprentissage.

Déterminez si vous avez les compétences pour manifester chacun des comportements en choisissant la notation appropriée de l'échelle de notation.

En fonction de vos réponses, un rapport d'évaluation sera produit qui précisera vos notations de même que vos forces et vos lacunes. Ceci vous aidera à vous préparer si vous comptez rencontrer votre gestionnaire et à dresser un plan d'apprentissage individuel.

Étape 3 « Définir vos besoins en formation et élaborer votre plan d'apprentissage individuel »

Communiquez avec votre gestionnaire pour organiser une séance de consultation et faites-lui parvenir une copie des résultats de votre évaluation. Si votre gestionnaire a aussi fait une évaluation de vos compétences, prenez connaissance de ce rapport avant votre rencontre. Afin de profiter pleinement de votre session de consultation, soyez disposé à jouer un rôle actif dans la discussion.

Pendant la rencontre avec votre gestionnaire, analysez les facteurs qui figurent sur l'imprimé de votre évaluation. Posez des questions afin de vérifier que vous avez compris les motifs qui expliquent comment votre gestionnaire a interprété les résultats de votre évaluation. Si votre auto-évaluation vous a permis de tirer des conclusions qui sont très différentes de celles que votre gestionnaire a tirées, essayez de voir ce qui explique cette divergence d'opinion.

Vous pouvez aussi profiter de cette discussion pour explorer plus à fond d'autres occasions de perfectionner vos compétences et en discuter. Quelles nouvelles compétences ou connaissances devriez-vous acquérir ou perfectionner? Quels genres d'affectations devriez-vous essayer de trouver pour perfectionner vos compétences? Quels cours devriez-vous suivre? Tenez compte de ces éléments avant et pendant votre séance de consultation.

Il faut se rappeler qu'il n'est pas nécessaire de prévoir combler toutes les lacunes identifiées immédiatement. Il y aurait lieu de tenir compte des facteurs ci-après afin de décider comment orienter vos priorités d'apprentissage :

• établir des priorités,
• établir un équilibre entre les lacunes liées à vos responsabilités actuelles comparativement aux lacunes axées sur l'avenir,
• établir un équilibre entre le perfectionnement individuel et les besoins opérationnels et organisationnels, compte tenu des contraintes liées au budget et à la charge de travail.

Vous gestionnaire et vous devriez fixer des échéances pour les progrès à réaliser et discuter des occasions de perfectionnement. Vos plans et vos réalisations pour l'année à venir pourraient s'appuyer sur cet exercice.

Étape 4 « Évaluer les progrès réalisés en matière de compétences »

La consignation et le suivi réguliers des progrès que vous avez réalisés permettront d'appeler davantage l'attention sur les améliorations concrètes que vous connaissez tout au long de votre programme d'apprentissage et de perfectionnement; cet exercice servira à la fois de récompense et d'élément de motivation.

Le processus de suivi continu permettra en outre de promouvoir l'identification précoce des domaines qui exigeront plus de temps et/ou d'effort à perfectionner que prévu à l'origine. Vous pourrez ainsi modifier votre plan d'apprentissage de façon proactive et en temps opportun.

Un examen annuel de vos compétences et de votre plan d'apprentissage individuel devrait être mené pour vérifier si vous avez atteint vos objectifs et pour cibler des besoins supplémentaires en matière de perfectionnement pour l'année à venir.

Votre plan d'apprentissage individuel (PAI)

Vous êtes fortement encouragé à mettre au point un plan d'apprentissage individuel (voir le gabarit à l'annexe « C ») lorsque vous aurez terminé l'évaluation de vos compétences. Le succès d'un plan d'apprentissage pourra raisonnablement être assuré si ce plan est aussi concret que possible, et comprend notamment des objectifs liés aux étapes et aux mesures réalisables pour évaluer les progrès. Ce plan vous permet de déterminer les secteurs à améliorer comme suite à l'auto-évaluation et à la réflexion. Il vous permet en outre de formuler les étapes et les mesures d'évaluation des progrès nécessaires pour atteindre ces objectifs. C'est de ce volet du processus dont vous voudrez discuter avec votre gestionnaire et pour lequel vous voudrez obtenir son approbation.

Il est recommandé que vous passiez en revue votre plan d'apprentissage de façon périodique, en n'oubliant pas de tenir compte des progrès accomplis et de tout nouveau besoin qui se manifeste.

Formation indispensable et cours de certification du Programme de perfectionnement professionnel et de certification

Afin de vous aider à déterminer quels cours d'apprentissage correspond à chacune des cinq compétences de base, consulter le site web Programme d'apprentissage : Compétences essentielles.

Pour accéder à l'information la plus récente sur la disponibilité des cours d'apprentissage continu et sur l'inscription par voie électronique, veuillez consulter les sites Web suivants :

• École de la fonction publique du Canada (ÉFPC) à l’adresse http://http://www.myschool-monecole.gc.ca
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au site Web du Programme à l’adresse http://www.pwgsc.gc.ca/cgsb/certpers/tools_training/training-f.html
• Vous pouvez aussi obtenir des renseignements généraux et de l'aide en communiquant directement avec le bureau de gestion des programmes du SCT à l'adresse pmmrp-agmbi@tbs-sct.gc.ca.

Instructions sur l'utilisation de l'outil du profil des compétences de base axé sur le Web

Le "Mode d'utilisation" indique la façon d'utiliser l'outil d'évaluation des profils de compétences axé sur le Web. Veuillez lire les instructions avant de débuter l'évaluation. Il serait utile d’avoir une version imprimée pour compléter les différentes sections de l’outil d’évaluation.

Curriculum du programme

Le Curriculum du programme a un double objectif :

1. s'assurer que les experts fonctionnels et les gestionnaires hiérarchiques à travers les ministères et organismes du gouvernement ont le même genre de contact avec :
   • le contexte et les défis des acquisitions et de la gestion du matériel au sein du gouvernement;
   • les fonctions essentielles qui soutiennent la gestion du cycle de vie des biens; et
2. offrir une fondation à une base de connaissances communes et normalisées :
   • des modules de base et spécialisés concernant les connaissances et les compétences et portant sur des sujets définis comme ayant la plus haute priorité sur le plan des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers.

Sujets relatifs aux connaissances et compétences essentielles

Les sujets seront une combinaison de théorie et de pratique et porteront sur des connaissances et compétences « obligatoires », communes aux trois fonctions et en rapport avec les éléments ci-après :

• un aperçu des trois fonctions qui sont du ressort de la collectivité;
• la compréhension de l’environnement politique et législatif afin de prendre les décisions appropriées
• les aspects fondamentaux du travail dans le contexte du gouvernement;
• a perspective opérationnelle,
• Leadership et gestion des activités;
• les compétences personnelles et interpersonnelles nécessaires à l’entretien de bonnes relations avec les autres et au service à la clientèle.
• les compétences personnelles et interpersonnelles nécessaires à l'entretien de bonnes relations avec les autres et servir les clients.

Clientèle cible

Nouveaux employés

Tous les nouveaux employés devront suivre la totalité ou la plupart des cours indispensables.

Employés expérimentés

Les employés expérimentés devront renouveler ou mettre à jour leurs connaissances et compétences, étant donné l’évolution constante et la complexité sans cesse accrue de l’environnement.

Gestionnaires hiérarchiques et de l'exploitation

Certains modules sont destinés aux clients à l'interne, soit des gestionnaires de l'exploitation qui doivent accéder avec compétence aux services fournis par les spécialistes de la collectivité et qui peuvent être responsables, engagés ou chargés de diriger la prestation de ces services au sein de leurs ministères.

Sujets relatifs aux connaissances et aux compétences fonctionnelles

À noter : Il est possible que les modules et les sujets relatifs aux connaissances et aux compétences fonctionnelles, tels qu’ils sont identifiés présentement, soient modifiés lorsqu’ils feront l’objet de cours et d’autres méthodes d’apprentissage. Ce tableau sera mis à jour électroniquement au fur et à mesure que le programme évoluera.

Solutions d'apprentissage de rechange

Apprentissage électronique

L’apprentissage électronique fait appel à la technologie du Web et à d’autres technologies pour offrir aux employés un apprentissage efficient, accessible de partout et à n’importe quel moment. Il permet une approche de rechange qui vient compléter la formation traditionnelle en salle de classe, dirigée par un moniteur, et l’apprentissage se fait « à temps ». Visitez Campusdirect à l’adresse http://www.campusdirect.gc.ca.

Documentation de travail

La documentation de travail se réfère à des outils qui améliorent la performance au travail en facilitant l'accomplissement des tâches et en permettant l'accès à l'information ainsi qu'aux procédures, politiques et exemples; elle comprend la documentation de travail par étapes, des feuilles de travail, des tableaux, des tables de décision, des ordinogrammes et des listes de vérification. La Grille de référence pour l'acquisition de biens du Service correctionnel du Canada, qui combine un diagramme de décisions et un glossaire de termes, constitue un bon exemple de documentation de travail.

Conférences, séminaires et ateliers

Les membres de la collectivité ont accès à de nombreuses conférences et activités d'apprentissage pertinentes, y compris celles qui sont offertes par leurs propres ministères, Formation et perfectionnement Canada, le Centre canadien de gestion, l'Institut de gestion du matériel, l'Institut des biens immobiliers du Canada, ainsi que par les associations professionnelles de l'extérieur comme le « National Institute of Government Purchasing » (NIGP), l'Association des propriétaires et administrateurs d'immeubles de Montréal (BOMA), l'« International Facility Management Association » (IFMA), l'Association canadienne de gestion des achats (ACGA) et l'Institut canadien des professionnels de la logistique (ICPL).

Affectations et détachements

Le fait d'offrir aux employés la possibilité de travailler dans une vaste gamme d'emplois est un moyen efficace d'améliorer leurs connaissances et compétences, d'augmenter leur souplesse et de faire valoir leurs compétences.

Programme d'apprentissage / Compétences essentielles

Voir la liste des compétences essentielles et des possibilités d'apprentissage correspondantes.

Annexe A : Rôles des spécialistes des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers

Voici une description générale des rôles liés aux acquisitions, à la gestion du matériel et à l'immobilier pour vous aider à mieux comprendre les compétences de base qui ont été retenues pour la collectivité.

Rôles du spécialiste des acquisitions

Le spécialiste des acquisitions planifie les acquisitions de matériel, de fournitures, d'équipement, de propriétés, de ressources ou de services, et les effectue, pour soutenir l'exécution des programmes du gouvernement, afin d'obtenir la meilleure valeur pour l'État et la population canadienne. Le processus d'acquisition peut aller du très simple (carte de crédit du gouvernement) au très complexe (grands projets de l'État).

Une acquisition simple consiste souvent en l'achat courant de stock, de matériel ou de services. Ces activités qui représentent peu d'argent et peu de risques peuvent se faire en ayant recours aux ententes contractuelles en vigueur (cartes de crédit, conventions d'offres permanentes, etc.) ou en concluant des marchés particuliers.

Une acquisition complexe sous-entend d'importantes sommes d'argent et habituellement des contrats de risque moyen à élevé, comme les gros achats de l'État. Une acquisition complexe peut comprendre la gestion d'un projet; un soutien technique/de génie; un soutien logistique intégré; un soutien contractuel et financier.

À titre de spécialiste en matière d'acquisitions, il conseille et consulte les clients, les fournisseurs et les gestionnaires sur l'interprétation et l'application des politiques, règlements, ententes commerciales et pratiques exemplaires en matière d'achats. Il fait la promotion de la gestion du cycle de vie et travaille en étroite collaboration avec l'industrie et les principaux intéressés à divers niveaux, en ce qui concerne l'exploration de nouveaux moyens de fournir des services et des solutions novatrices pour composer avec les besoins et les problèmes des clients.

Le spécialiste des acquisitions travaille depuis le tout début avec les clients pour définir leurs besoins, prévoir les coûts tout au long du cycle de vie, et élaborer et mettre en œuvre des stratégies d'acquisition afin d'obtenir les meilleures ententes d'approvisionnement. Ce travail peut sous-entendre la préparation des documents d'appels d'offres, l'évaluation des propositions, le choix des fournisseurs, la négociation des ententes d'approvisionnement et la signature officielle des ententes d'achat.

Le spécialiste des acquisitions peut aussi participer à la gestion des ententes relatives aux acquisitions en s'assurant que le rendement est surveillé, en réglant les désaccords et en modifiant les ententes relatives aux acquisitions pour tenir compte des conditions changeantes.

Le spécialiste des acquisitions peut travailler avec un ministère responsable, un organisme ou dans un organisme de services communs soit en desservant les clients soit en représentant leurs besoins. Les agents PG (PG-1 à PG-6) s'occupent de la plupart des activités d'acquisition, mais de nombreuses autres catégories professionnelles peuvent également remplir cette fonction, p. ex. CR, AS, PM, FI, SO, ENG, etc. Tous les ministères et organismes du gouvernement fédéral, un peu partout au Canada, remplissent cette fonction.

Rôles du spécialiste de la gestion du matériel

Le spécialiste de la gestion du matériel s'occupe de la gestion du cycle de vie des biens meubles et des produits et services de l'État. Son rôle premier est la gestion du cycle de vie des biens, mais il comprend aussi la gestion de la chaîne d'approvisionnement (c.-à-d. le contrôle des stocks; les acquisitions, l'entreposage, la distribution); le soutien du matériel (c.-à-d. l'entretien, la réparation et la remise en état) et son aliénation.

Le spécialiste de la gestion du matériel évalue et planifie les besoins et activités liés au matériel afin de soutenir la mise en œuvre des programmes du gouvernement. Il traite les besoins déclarés, l'utilisation, les tendances et la réduction des coûts tout au long du cycle de vie. Il se procure les biens et les services en tenant compte de la qualité, du rendement, de la fiabilité, du coût et des délais d'exécution, en s'efforçant toujours de réduire les coûts tout au long du cycle de vie.

Le spécialiste de la gestion du matériel prête conseil sur l'exploitation, l'utilisation, l'entretien et la garde des biens. Il voit à ce que des registres soient tenus, à ce que les niveaux d'inventaire soient optimaux et à ce que l'équipement soit en bon état de fonctionnement. Il a la responsabilité de veiller à la sauvegarde des biens et d'assurer leur déplacement à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Il coordonne en outre l'aliénation et la vente des biens excédentaires qu'il n'est plus rentable d'entretenir ou d'exploiter, de même que le recouvrement des investissements.

Le spécialiste de la gestion du matériel donne des conseils aux clients, aux gestionnaires et aux fournisseurs en ce qui concerne l'application et l'interprétation des politiques, dispositions législatives, règlements et pratiques concernant la gestion du matériel.

De nombreux employés, à temps plein et à temps partiel, exercent des fonctions dans le domaine de la gestion du matériel un peu partout au gouvernement fédéral, y compris des employés des catégories professionnelles comme les PG, EN, ENG, AS, CR, GT, SO, GS, etc.

Rôles du spécialiste des biens immobiliers

Le spécialiste des biens immobiliers s'occupe de l'un ou de plusieurs des aspects de la gestion du cycle de vie des biens immobiliers que l'État détient pour appuyer l'exécution des programmes gouvernementaux. Le cycle de vie comprend la détermination des besoins, l'élaboration et l'analyse de rentabilisation, la planification, l'acquisition, la gestion, la conservation, la réutilisation et l'aliénation. Ce domaine de spécialisation comprend la planification, l'architecture, le génie, la gestion environnementale, la gestion de projet, la gestion des propriétés et des installations, l'élaboration de politiques et la gestion de l'information. Il lui incombe d'assurer la pleine gestion des biens afin de maximiser l'efficacité et la productivité des biens immobiliers pendant la durée d'utilisation prévue.

Le spécialiste des biens immobiliers évalue, planifie et contribue à définir comment les biens immobiliers peuvent être utilisés pour appuyer ou rehausser l'exécution de programmes, tout en respectant les buts et objectifs du ministère, du gouvernement fédéral, des autres paliers de gouvernement et des contribuables canadiens. Il entreprend l'analyse stratégique des besoins en matière de biens immobiliers et du répertoire des biens immobiliers du gouvernement fédéral afin de veiller à ce que les besoins des programmes soient satisfaits de manière efficiente, efficace et économique. Il participe à l'évaluation, à l'acquisition (par achat, location ou expropriation) et à l'aliénation de biens immobiliers, y compris la sélection et l'analyse des sites. Il gère la conception, la construction, la rénovation et les remises en état d'installations nouvelles ou actuelles pour s'assurer que les exigences, les devis, les conditions environnementales, le caractère patrimonial et les règlements sur la santé et la sécurité sont respectés. Il planifie et gère l'exploitation et l'entretien de propriétés existantes, notamment la gestion des relations avec les locataires. À titre de spécialiste en questions immobilières, il offre des conseils à ses clients et aux intéressés sur les politiques, lignes directrices, dispositions législatives et pratiques exemplaires en matière de gestion immobilière. Il s'occupe de l'élaboration, de la diffusion et de la surveillance de la politique sur l'immobilier et de l'analyse stratégique des problèmes et occasions en matière d'immobilier.

À divers niveaux, différents types de professionnels participent directement aux fonctions liées à l'immobilier à l'échelle du gouvernement, notamment des architectes, des ingénieurs, des gestionnaires immobiliers, des économistes, des planificateurs, des évaluateurs, des gestionnaires de projet, des techniciens, des spécialistes de l'environnement, des biologistes, etc. Les fonctions liées à l'immobilier comprennent un vaste éventail de catégories professionnelles, notamment les groupes AS, PM, CR, AR, ENG, EG, ES, PG, DD, etc.

Annexe B : Le profil des compétences de base des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers

NOTA: La présente vise à vous informer qu'il y aura refonte de l'Outil d'évaluation des profils de compétence de base au début de septembre 2004 suite aux changements qui ont été apportés au Groupe de compétences fonctionnelles pendant l'élaboration de la « Norme de compétences des membres de la collectivité des approvisionnements, de la gestion du matériel et des biens immobiliers du gouvernement fédéral », laquelle sera publiée sous peu. L'Office des normes générales du Canada, le Bureau de gestion du programme du Conseil du Trésor ainsi que des représentants de la collectivité, des intervenants et des parties intéressées ont tous collaboré à son élaboration. Il y aura deux nouveaux groupes de compétences fonctionnelles : l'un pour la fonction des approvisionnements et l'autre pour la fonction de gestion du matériel. Par conséquent, il est recommandé que vous attendiez jusqu'en septembre pour remplir ou mettre à jour un profil existant et/ou une évaluation. Les employés qui relèvent de la fonction des biens immobiliers peuvent, quant à eux, continuer d'utiliser le Groupe des compétences fonctionnelles existant jusqu'à ce qu'on ait mis à jour la Norme pour inclure un Groupe de compétences fonctionnelles propre à la fonction des biens immobiliers. Veuillez accepter nos excuses pour tout inconvénient que cette situation peut occasionner.

I. Compétences personnelles et interpersonnelles

Communication

Échanger des idées et fournir de l'information de façon à promouvoir la collaboration, la confiance et les discussions franches pour assurer la compréhension.

Esprit créatif et pensée novatrice

Créer et valoriser les nouvelles idées et solutions qui contribuent à améliorer les résultats.

Gestion du stress

Toujours faire preuve d'efficacité même dans des situations stressantes et exigeantes.

Intuition et jugement

Faire des choix appropriés tout en tenant compte des situations, des enjeux et des personnes concernés.

Intégrité, éthique et valeurs

Témoigner en paroles et en actes des valeurs et principes éthiques de la fonction publique afin de maintenir la confiance du public.

Négociation et persuasion

Aller chercher des appuis et trouver des solutions acceptables pour les parties concernées.

Confiance en soi

Être convaincu de ses propres capacités et avoir confiance en ses décisions et opinions.

Orientation vers le service

Mettre en place et entretenir des relations efficaces avec les intéressés et les clients tout en essayant de prévoir leurs besoins et en offrant des solutions appropriées.

Travail d'équipe et collaboration

Travailler en collaboration avec d'autres afin d'atteindre des objectifs, des buts et des résultats communs.

II. Compétences liées à la perspective opérationnelle

Analyse des activités et capacité cognitive

Résumer l'information, cerner les liens et les enjeux pour arriver à comprendre la situation, le problème ou l'occasion afin de pouvoir réagir de façon efficace.

Connaissance de l'organisation et du secteur public

Comprendre les rouages internes de la fonction publique et utiliser à bon escient sa connaissance de l'organisation et de son milieu pour accomplir le travail et atteindre les objectifs de l'organisation.

Processus, procédés et technologie

Comprendre et utiliser efficacement les procédés, les processus et la technologie de l'organisation en vue d'atteindre des résultats.

Gestion des risques

Définir, évaluer, comprendre et communiquer les avantages et les répercussions des enjeux liés aux risques afin de mettre en place un plan d'action optimal qui permettra d'atteindre les objectifs du travail et de l'organisation.

Pensée stratégique et vision

Appuyer la vision de l'organisation et harmoniser les stratégies et les priorités en fonction de celle-ci dans le but d'atteindre les objectifs.

III. Compétences en leadership et en gestion

Gestion du changement

Appuyer, initier et mettre en oeuvre les changements et s'y adapter tout en composant avec les répercussions qu'entraînent les changements de priorités et les nouveaux faits.

Perfectionnement de soi et des autres

Avoir à coeur l'apprentissage et le perfectionnement afin de favoriser un environnement d'apprentissage continu et l'harmonisation des objectifs organisationnels, professionnels et personnels.

Résolution de problèmes et prise de décisions

Cerner et résoudre de façon efficace les problèmes ou les situations difficiles en ayant recours à une gamme de méthodes analytiques et créatives.

Gestion du travail

Gérer le travail, les ressources et les processus afin d'atteindre et d'évaluer les résultats.

IV. Compétences fonctionnelles liées aux acquisitions

Évaluation et planification des besoins

Évaluer et planifier les biens nécessaires pour appuyer les exigences liées aux programmes et aux opérations.

Acquisitions

Obtenir des biens et des services qui permettent à l'État d'en tirer la meilleure valeur.

Exploitation, utilisation, entretien et gestion

Veiller à ce que les biens soient disponibles et utilisés à bon escient et à ce qu'ils soient entretenus et gérés de façon à satisfaire aux besoins de l'organisation.

Aliénation

Utiliser la méthode d'aliénation qui convient le mieux, laquelle est caractérisée par la circonspection, la probité et l'intégrité et permet d'obtenir la valeur nette la plus élevée.

V. Compétences fonctionnelles liées à la gestion du matériel

Évaluation et planification des besoins

Évaluer et planifier les biens nécessaires pour appuyer les exigences liées aux programmes et aux opérations.

Acquisitions

Obtenir des biens et des services qui permettent à l'État d'en tirer la meilleure valeur.

Exploitation, utilisation, entretien et gestion

Veiller à ce que les biens soient disponibles et utilisés à bon escient et à ce qu'ils soient entretenus et gérés de façon à satisfaire aux besoins de l'organisation.

Aliénation

Utiliser la méthode d'aliénation qui convient le mieux, laquelle est caractérisée par la circonspection, la probité et l'intégrité et permet d'obtenir la valeur nette la plus élevée.

VI. Compétences fonctionnelles générales

Évaluation et planification des besoins

Évaluer et planifier les biens et les services afin d'appuyer les exigences liées aux programmes et aux opérations.

Acquisitions

Obtenir des biens et des services qui permettent à l'État d'en tirer la meilleure valeur.

Exploitation, utilisation et entretien

Veiller à ce que les biens soient disponibles et utilisés à bon escient et conservés en vue de satisfaire aux besoins de l'organisation.

Aliénation

Maximiser le rendement comme suite à l'aliénation des biens excédentaires de l'État.

Annexe C : Votre plan d'apprentissage individuel (gabarit) page 1 de 2

Nom : ________________________________________

Voici les étapes à suivre pour remplir votre plan d'apprentissage individuel :

1. Cerner les domaines à améliorer

Cette section sert à définir les activités d'apprentissage en fonction des résultats de l'auto-évaluation globale de vos compétences.

Compétences personnelles et interpersonnelles : Priorités

a) ____________________________________________________

b) ____________________________________________________

Compétences en leadership et en gestion : Priorités

a) ____________________________________________________

b) ____________________________________________________

Compétences liées à la perspective opérationnelle : Priorités

a) ____________________________________________________

b) ____________________________________________________

Compétences fonctionnelles : Priorités

a) ____________________________________________________

b) ____________________________________________________

Annexe C : Votre plan d'apprentissage individuel (gabarit) page 2 de 2

2. Mettre en place un plan d'apprentissage et assurer un suivi des progrès réalisés

Consultez le Programme de perfectionnement professionnel et de certification pour déterminer les cours d'apprentissage continu pertinents, de même que d'autres horaires de cours et la documentation afférente pour vous aider à cerner les cours et les autres activités d'apprentissage.

Signature de l'employé ____________________________ Date ___________

Signature du gestionnaire __________________________ Date ___________

Annexe D : Glossaire

Activité opérationnelle

Secteur de responsabilité du poste ou de l’emploi de l’employé.

Collectivité

Comprend les spécialistes et employés (nouveaux ou expérimentés) qui travaillent dans le domaine des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers et qui sont au service de l’administration fédérale partout au Canada. Ces personnes participent à la gestion du cycle de vie des biens.

Compétences

Connaissances, habiletés et caractéristiques exprimées en termes de comportements nécessaires pour exécuter avec succès une activité opérationnelle donnée. Chaque compétence est reliée à des énoncées portant sur des indicateurs de comportement observable à des niveaux de complexité progressifs.

Groupes de compétences

Les vingt-deux (22) compétences applicables à la collectivité sont groupées dans quatre (4) secteurs clés, soit les compétences personnelles et interpersonnelles, les compétences liées à la perspective opérationnelle, les compétences en leadership et en gestion et les compétences fonctionnelles.

Groupe de compétences en leadership et en gestion

Groupe de compétences requis pour s’autogérer et gérer autrui afin de maximiser l’apport organisationnel et l’épanouissement personnel et de favoriser le perfectionnement, le changement, l’efficience et l’élaboration de solutions.

• Gestion du changement
• Perfectionnement de soi et des autres
• Résolution de problèmes et prise de décisions
• Gestion du travail

Groupe des compétences fonctionnelles

Groupe de compétences requis pour accomplir les tâches et travaux particuliers se rattachant aux activités opérationnelles des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers dans la gestion du cycle de vie des biens.

Évaluation et planification des besoins

• Acquisitions
• Exploitation, utilisation, entretien et gestion
• Aliénation

Groupe de compétences liées à la perspective opérationnelle

Groupe de compétences requis pour gérer efficacement les résultats opérationnels.

• Analyse des activités et capacité cognitive
• Connaissance de l'organisation et du secteur public
• Processus, procédés et technologie
• Gestion des risques
• Pensée stratégique et vision

Groupe de compétences personnelles et interpersonnelles

Groupe de compétences requis pour s'autogérer et gérer les rapports avec autrui afin de promouvoir un esprit de collaboration dans les relations de travail.

• Communication
• Esprit créatif et pensée novatrice
• Gestion du stress
• Intuition et jugement
• Intégrité, éthique et valeurs
• Négociation et persuasion
• Confiance en soi
• Orientation vers le service
• Travail d'équipe

Niveaux d'entrée/intermédiaire/avancé

Niveaux de qualification liés à chaque compétence. Chaque compétence est assortie de comportements qui reflètent ces trois (3) niveaux de qualification. Ces niveaux ne correspondent pas aux niveaux de classification des postes, mais plutôt à la complexité des comportements requis pour atteindre les objectifs de travail.

Notation

Lors de l'autoévaluation en regard de son profil de compétences, cote que l'employé attribue à sa capacité personnelle de démontrer le comportement que requiert l'activité opérationnelle qu'il doit exercer.

Notation du profil

Lors de la création d'un profil de compétences, cote que le gestionnaire ou l'employé attribue à chaque comportement requis pour atteindre les objectifs de travail liés à l'activité opérationnelle.

Profil des compétences

Ensemble des compétences et niveaux de qualification applicables à chaque compétence que requiert l'obtention de résultats de qualité dans une activité opérationnelle donnée. Peu importe le contexte, le profil d'une personne sera composé d'une combinaison de compétences de divers niveaux de complexité.

Profil des compétences essentielles

Compétences communes aux trois fonctions que sont les acquisitions, la gestion du matériel et les biens l'immobilier.