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ARCHIVÉ - Programme de perfectionnement professionnel et de certification pour la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers : Trousse d'apprentissage


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Guide à l'intention de la collectivité des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers - Profil des compétences essentielles

Introduction

Le présent guide vise à vous fournir à vous, la collectivité des spécialistes des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers, un profil des compétences de base et des outils nécessaires pour évaluer vos connaissances et vos compétences qui vous aidera ensuite à gérer vos besoins en matière d'apprentissage et de développement dans le cadre du Programme de perfectionnement professionnel et de certification. Ce programme vise à rehausser les compétences, le professionnalisme et la contribution à valeur ajoutée de la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers à l'échelle du gouvernement en ce qui a trait à l'exécution des programmes et à la prestation des services destinés aux Canadiens et aux Canadiennes et des organisations pour lesquelles ses membres travaillent (consulter l'annexe « A » pour une définition des rôles).

Le profil des compétences de base (annexe « B ») définit les compétences qui sont communes aux trois fonctions, soit les Acquisitions, la Gestion du matériel et l'Immobilier au sein du gouvernement fédéral au fur et à mesure qu'il effectue la transition d'une collectivité axée sur les opérations à une organisation davantage stratégique axée sur les connaissances. Ces trois fonctions sont perçues comme une seule collectivité étant donné qu'elles participent toutes à la gestion du cycle de vie des biens, en d'autres mots, à la planification, à l'acquisition, à la conservation ou à l'utilisation et à l'aliénation des biens. Aux fins du présent guide, le mot « biens » désigne la gestion à la fois des biens immobiliers et des immobilisations, des biens et des services. C'est ce qui explique qu'il y a des connaissances et des compétences communes qui sont nécessaires pour exécuter ces fonctions.

Le profil des compétences de base a pour objet de servir d'outil pour vous aider à identifier les compétences qui vous manquent et à déterminer qu'elle est la meilleure façon de combler ces lacunes par rapport aux activités d'apprentissage. Vous pouvez utiliser les outils qui vous sont fournis pour déterminer les connaissances et les compétences dont vous avez besoin pour assumer vos responsabilités et pour vous perfectionner et atteindre votre potentiel. Le profil des compétences n'a pas pour objet de servir d'outil de présélection dans le cadre de la dotation, de la classification ou de tout autre processus lié à la gestion des ressources humaines. Il se veut un outil pour vous aider à viser l'excellence en tant que spécialiste des acquisitions, de la gestion du matériel ou des biens immobiliers et à relever les défis auxquels vous êtes confronté parce que vous travaillez dans un milieu gouvernemental contemporain. Peu importe que vous soyez un nouvel employé ou un employé chevronné dans une région ou à l'administration centrale, vous pouvez tirer profit des outils qui vous sont offerts pour mieux gérer votre apprentissage et votre perfectionnement. Bien que ce processus ne soit pas obligatoire, les gestionnaires et la collectivité sont encouragés à investir dans leur apprentissage continu.

Pourquoi mettre au point un profil des compétences

Cette initiative est conforme à la Politique du SCT en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et au Cadre concernant la gestion axée sur les compétences dans la fonction publique du Canada, qui dresse les lignes directrices législatives, stratégiques et pratiques en vue de l’utilisation d’un ensemble de compétences pour gérer le rendement des ressources humaines, y compris la formation et l’apprentissage au sein de la fonction publique du Canada.

La modernisation des ressources humaines, une initiative pan gouvernementale visant à renouveler la fonction publique, reconnaît aussi l’importance de définir les compétences requises pour réussir dans un milieu de travail en évolution. C’est pourquoi de nombreux ministères s’affairent à mettre au point des profils de compétences pour leurs propres collectivités ou ont déjà terminé cet exercice.

Comme les priorités et les politiques gouvernementales sont en constante mutation, l'apprentissage continu et le perfectionnement professionnel offrent une façon de combler l'écart entre les compétences et les connaissances requises et existantes. Il y a des domaines de connaissances précis qui doivent être perfectionnés ou renforcés, ou les deux, pour que la collectivité soit en mesure de relever les défis que soulèvent l'environnement et les exigences uniques du gouvernement. Les compétences de base ciblées à l'appui du programme de perfectionnement professionnel offrent à la collectivité une méthode autogérée pour assurer la gestion efficace de ces besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

La méthode recommandée consiste à vous demander à vous, l'employé, de remplir votre auto-évaluation en vous servant du profil des compétences de base et à votre gestionnaire d'utiliser aussi cet outil d'évaluation pour définir les compétences requises pour assumer vos responsabilités, pour ensuite évaluer vos compétences par rapport au profil. Une fois cet exercice terminé, vous pouvez rencontrer votre gestionnaire pour discuter de vos besoins et de vos objectifs en matière de perfectionnement des compétences. Ceci vous aidera à définir ensemble vos propres exigences d'apprentissage et à dresser votre plan d'apprentissage individuel.

S'il ne vous est pas possible de procéder ainsi, vous devriez tout de même évaluer vos compétences afin de vous aider à cibler les domaines qui nécessitent davantage de perfectionnement et d'apprentissage, de même que les solutions offertes dans le cadre du Programme de perfectionnement professionnel et de certification.

Structure du profil des compétences de base

Définition des compétences

Les « compétences » désignent les connaissances, les compétences et les caractéristiques exprimées en termes de comportements observables qui sont requises pour pouvoir exécuter avec succès une activité opérationnelle donnée.

Un « profil des compétences » constitue un ensemble de compétences et de niveaux de qualification pour chaque compétence requise en vue d'atteindre des résultats en matière de qualité dans une activité opérationnelle donnée.

Chaque compétence est reliée à des énoncés portant sur des indicateurs de comportement observable à des niveaux de complexité progressifs et cumulatifs (Niveau d'entrée, Intermédiaire, Avancé). Ces niveaux ne correspondent pas aux niveaux de classification des postes mais plutôt à la complexité des comportements requis pour atteindre les objectifs de travail.

Peu importe le contexte, le profil d'une personne sera composé d'une combinaison de compétences de divers niveaux de complexité.

On ne s'attend pas à ce qu'une personne acquiert toutes ces compétences. En fait, certains spécialistes affirmeront que leurs compétences ont trait principalement à un domaine en particulier, et avec raison, parce qu'ils ont concentré leurs efforts sur le perfectionnement de compétences exceptionnelles dans ce domaine précis ou parce que ce sont les compétences dont ils ont besoin pour faire leur travail. Le profil de chaque spécialiste des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers sera unique et changera au fil du temps et au fur et à mesure qu'il apprend et fait preuve de nouvelles habiletés. Les profils seront différents aussi selon certains facteurs : travaillez-vous dans la Région de la capitale nationale ou dans les régions, êtes-vous dans un grand ministère plutôt qu'un petit ministère, travaillez-vous dans un ministère plutôt que dans un organisme, ou travaillez-vous comme fournisseur de services communs. En conséquence, le profil que vous élaborez sert uniquement de guide pour planifier vos exigences en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

Le présent profil de compétences peut aussi être utilisé de concert avec d'autres profils de compétences fonctionnels mises au point pour des groupes de postes précis dans votre ministère ou à la fonction publique, ou en complément à ceux-ci.

Groupes de compétences

Visionner les grandes lignes des groupes de compétences et des compétences individuelles qui sont comprises dans chaque groupe du profil des compétences des spécialistes des Acquisitions, de la Gestion du matériel et des biens immobiliers. Vous trouverez à l'annexe " B " de la Guide des profils des compétences une définition de chaque compétence de même que les comportements connexes.

Méthodologie ayant servi à l'élaboration du profil des compétences de base

Les compétences de base ont été définies par un sous-comité du Groupe de travail sur l'apprentissage continu du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada qui prête conseil au bureau du programme du SCT pour l'élaboration et la mise en œuvre du programme. Le sous-comité était composé de membres de différents ministères et organismes représentant les fonctions formation, acquisitions, gestion du matériel et immobilier. Les compétences ont également été validées par d'autres membres de la collectivité de différents ministères et organismes, de même que de l'IPFPC à l'échelle du pays afin de veiller à ce qu'elles tiennent compte des connaissances, des capacités et des caractéristiques requises pour pouvoir relever les défis auxquels est confronté le gouvernement aujourd'hui.

La création du profil des compétences de base comportait en outre les démarches suivantes :

  • l'analyse d'information connexe et d'autres profils de compétences grâce à l'examen de documentation, d'études et de base de données, à des modèles et à des entrevues menées auprès de membres de la collectivité;
  • l'intégration de diverses compétences tirées des profils de compétences des gestionnaires intermédiaires et des agents financiers mises au point sous le leadership de la Commission de la fonction publique et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Comment utiliser l'outil d'évaluation

L'outil d'évaluation comprend 22 compétences qui sont formulées en termes de questions relatives au comportement pour chacun des quatre (4) groupes de compétences. L'outil d'évaluation vous permet à vous ou à votre gestionnaire, ou aux deux, de définir les éléments suivants :

  1. les compétences requises pour vos responsabilités;
  2. vos forces et vos lacunes;
  3. les solutions d'apprentissage à mettre en place pour combler les lacunes.

Tel que nous l'avons mentionné au préalable, il s'agit d'un processus qui n'est pas obligatoire et toute l'information relative à votre auto-évaluation consignée dans l'outil d'évaluation des compétences axé sur le Web sera protégée. Cependant, vous et votre gestionnaire êtes fortement encouragés à utiliser l'outil d'évaluation pour établir vos besoins en matière d'apprentissage et bien qu'il ait été conçu de façon à servir d'appui au processus conjoint, il peut aussi être utilisé comme processus individuel. L'évaluation sera axée sur votre perception et sur celle de votre gestionnaire des compétences requises pour vos responsabilités et sur une évaluation de vos compétences. Une discussion constructive est donc une étape importante du processus afin de préciser vos besoins en matière d'apprentissage en ce qui concerne vos responsabilités, vos affectations, vos priorités de travail, vos contraintes, etc. En comparant les deux (2) évaluations, vous obtiendrez une image plus détaillée de l'état de vos compétences et de vos besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

Échelle de notation

Vous utiliserez cette échelle de notation pour choisir les compétences requises pour vos responsabilités et pour évaluer votre niveau de compétence individuel par rapport à ces compétences :

  • 0 – Sans objet
  • 1 – Aucun
  • 2 – Faible
  • 3 – Moyen
  • 4 – Élevé

Étapes du processus d'évaluation

Le processus qui permet d'identifier les compétences requises pour votre poste et d'évaluer votre niveau de compétence individuel par rapport à ces compétences comporte quatre (4) étapes :

Étape 1 « Élaborer un profil de compétences de vos responsabilités »

Il est important de dresser un inventaire de toutes les compétences qui sont reliées à vos responsabilités. Ceci permet de veiller à ce que le profil des compétences soit un reflet fidèle de tous les comportements requis pour atteindre vos objectifs de travail.

Si votre gestionnaire a défini un profil de compétences de vos responsabilités, passez d’abord en revue ce profil avant de créer votre propre profil de compétences ou avant de remplir votre auto évaluation, ou les deux.

Sélectionnez toutes les compétences correspondant à vos responsabilités et le rôle que vous êtes appelé à jouer dans le cadre de votre poste.

Passez en revue toutes les questions relatives au comportement pour chacune des compétences choisies et identifiez celles qui sont nécessaires pour pouvoir atteindre vos objectifs de travail à l'aide de la notation appropriée de l'échelle de notation.

Passez en revue le profil des compétences de vos responsabilités pour en vérifier l'exactitude. Si votre gestionnaire a défini un profil de compétences de vos responsabilités, passez d'abord en revue ce profil avant de créer votre propre profil de compétences ou avant de remplir votre auto-évaluation, ou les deux.

Étape 2 « Évaluer vos compétences et définir vos lacunes d'apprentissage »

Une fois que le profil des compétences de vos responsabilités a été établi, vous pouvez déterminer l'écart entre les compétences requises pour le poste et les compétences que vous avez. Vous serez alors en meilleure position pour définir vos priorités d'apprentissage.

Déterminez si vous avez les compétences pour manifester chacun des comportements en choisissant la notation appropriée de l'échelle de notation.

En fonction de vos réponses, un rapport d'évaluation sera produit qui précisera vos notations de même que vos forces et vos lacunes. Ceci vous aidera à vous préparer si vous comptez rencontrer votre gestionnaire et à dresser un plan d'apprentissage individuel.

Étape 3 « Définir vos besoins en formation et élaborer votre plan d'apprentissage individuel »

Communiquez avec votre gestionnaire pour organiser une séance de consultation et faites-lui parvenir une copie des résultats de votre évaluation. Si votre gestionnaire a aussi fait une évaluation de vos compétences, prenez connaissance de ce rapport avant votre rencontre. Afin de profiter pleinement de votre session de consultation, soyez disposé à jouer un rôle actif dans la discussion.

Pendant la rencontre avec votre gestionnaire, analysez les facteurs qui figurent sur l'imprimé de votre évaluation. Posez des questions afin de vérifier que vous avez compris les motifs qui expliquent comment votre gestionnaire a interprété les résultats de votre évaluation. Si votre auto-évaluation vous a permis de tirer des conclusions qui sont très différentes de celles que votre gestionnaire a tirées, essayez de voir ce qui explique cette divergence d'opinion.

Vous pouvez aussi profiter de cette discussion pour explorer plus à fond d'autres occasions de perfectionner vos compétences et en discuter. Quelles nouvelles compétences ou connaissances devriez-vous acquérir ou perfectionner? Quels genres d'affectations devriez-vous essayer de trouver pour perfectionner vos compétences? Quels cours devriez-vous suivre? Tenez compte de ces éléments avant et pendant votre séance de consultation.

Il faut se rappeler qu'il n'est pas nécessaire de prévoir combler toutes les lacunes identifiées immédiatement. Il y aurait lieu de tenir compte des facteurs ci-après afin de décider comment orienter vos priorités d'apprentissage :

  • établir des priorités,
  • établir un équilibre entre les lacunes liées à vos responsabilités actuelles comparativement aux lacunes axées sur l'avenir,
  • établir un équilibre entre le perfectionnement individuel et les besoins opérationnels et organisationnels, compte tenu des contraintes liées au budget et à la charge de travail.

Vous gestionnaire et vous devriez fixer des échéances pour les progrès à réaliser et discuter des occasions de perfectionnement. Vos plans et vos réalisations pour l'année à venir pourraient s'appuyer sur cet exercice.

Étape 4 « Évaluer les progrès réalisés en matière de compétences »

La consignation et le suivi réguliers des progrès que vous avez réalisés permettront d'appeler davantage l'attention sur les améliorations concrètes que vous connaissez tout au long de votre programme d'apprentissage et de perfectionnement; cet exercice servira à la fois de récompense et d'élément de motivation.

Le processus de suivi continu permettra en outre de promouvoir l'identification précoce des domaines qui exigeront plus de temps et/ou d'effort à perfectionner que prévu à l'origine. Vous pourrez ainsi modifier votre plan d'apprentissage de façon proactive et en temps opportun.

Un examen annuel de vos compétences et de votre plan d'apprentissage individuel devrait être mené pour vérifier si vous avez atteint vos objectifs et pour cibler des besoins supplémentaires en matière de perfectionnement pour l'année à venir.

Votre plan d'apprentissage individuel (PAI)

Vous êtes fortement encouragé à mettre au point un plan d'apprentissage individuel (voir le gabarit à l'annexe « C ») lorsque vous aurez terminé l'évaluation de vos compétences. Le succès d'un plan d'apprentissage pourra raisonnablement être assuré si ce plan est aussi concret que possible, et comprend notamment des objectifs liés aux étapes et aux mesures réalisables pour évaluer les progrès. Ce plan vous permet de déterminer les secteurs à améliorer comme suite à l'auto-évaluation et à la réflexion. Il vous permet en outre de formuler les étapes et les mesures d'évaluation des progrès nécessaires pour atteindre ces objectifs. C'est de ce volet du processus dont vous voudrez discuter avec votre gestionnaire et pour lequel vous voudrez obtenir son approbation.

Il est recommandé que vous passiez en revue votre plan d'apprentissage de façon périodique, en n'oubliant pas de tenir compte des progrès accomplis et de tout nouveau besoin qui se manifeste.

Formation indispensable et cours de certification du Programme de perfectionnement professionnel et de certification

Afin de vous aider à déterminer quels cours d'apprentissage correspond à chacune des cinq compétences de base, consulter le site web Programme d'apprentissage : Compétences essentielles.

Pour accéder à l'information la plus récente sur la disponibilité des cours d'apprentissage continu et sur l'inscription par voie électronique, veuillez consulter les sites Web suivants :

Instructions sur l'utilisation de l'outil du profil des compétences de base axé sur le Web

Le "Mode d'utilisation" indique la façon d'utiliser l'outil d'évaluation des profils de compétences axé sur le Web. Veuillez lire les instructions avant de débuter l'évaluation. Il serait utile d’avoir une version imprimée pour compléter les différentes sections de l’outil d’évaluation.



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