La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : La vision
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Secteurs clés visés par les améliorations
Trois secteurs clés sont visés directement par les résultats du Programme de GI :
- la manipulation optimisée des données d’information permet de protéger et de sauvegarder les renseignements des programmes et d’en assurer la disponibilité au moment opportun, pour offrir des services, pour travailler en collaboration, pour administrer et faire le suivi des mesures et des décisions prises.
- des règles et des pratiques de GI judicieuses permettent d’assurer que les processus d’information et de soutien sont structurés de manière à appuyer l’intégration des services, favoriser la souplesse du GC, faire respecter les droits de la clientèle, garantir l’intégrité des dossiers du GC et appuyer le GC dans ses efforts de se comporter comme une véritable entreprise.
- une gestion rigoureuse du Programme de GI permettra de mettre en place un programme de GI structuré de façon à fonctionner efficacement dans toute l’administration fédérale et qui possède de surcroît une véritable proposition sur la valeur.
Deux autres secteurs se greffent aux trois précédents, à savoir :
- un potentiel établi et une capacité soutenue et durable en matière de GI;
- une communauté et une culture bien établies vouées à la GI.
Le potentiel, la capacité, la communauté et la culture en matière de GI sont tous des éléments essentiels pour s’assurer que des outils efficaces et une communauté de gens motivés et compétents sont disponibles, pour assurer l’acheminement des données d’information, mettre de l’avant les règles et les pratiques à suivre et administrer le Programme de GI.
Dans chacun des secteurs visés, on compte un certain nombre de mesures innovatrices qui font place à des services de GI nouveaux ou améliorés, de même qu’à des activités qui permettent de s’assurer qu’ils seront mis à jour et utilisés correctement. Ces mesures ont été mises au point collectivement, à l’aide de plus de 300 idées proposées par les participants à ce projet. Les prochaines étapes du projet doivent servir à élaborer des stratégies et des moyens de les mettre en œuvre (et pourraient même produire d’autres innovations intéressantes).
Veuillez noter que des travaux isolés peuvent être en cours dans ces secteurs. Le travail portant sur les innovations apportées au Programme de GI en tiendra compte au moment de l’élaboration des stratégies et des moyens envisagés.
Les mesures innovatrices applicables à chacun des secteurs font l’objet des paragraphes qui suivent.
Manipulation optimisée des données d’information
La GI axée sur les activités
Un nouveau service de diffusion de l’information fournira les renseignements appropriés en temps opportun, selon les besoins opérationnels actuels et futurs, plus particulièrement en ce qui a trait aux décisions à prendre au sein de l’organisation. À l’aide d’outils tels les métadonnées et les taxinomies, ce nouveau service hautement organisé à l’échelle de l’administration fédérale sera à l’image de l’intranet pour la recherche d’informations, afin d’assurer des résultats de recherche hautement pertinents, compte tenu des besoins opérationnels. Ce nouveau service de diffusion de l’information sera mis en place dans un contexte opérationnel où existent des normes sur les privilèges d’utilisation de l’information et sur les droits en matière d’accès à l’information.
L’analyse et la planification des exigences en matière d’information
Une méthode normalisée sera mise de l’avant pour déterminer les besoins d’information de la clientèle. Des outils de gestion des exigences, déjà bien établis, seront mis à contribution dans ce nouveau contexte.
Dépôt de données architecturé du GC
Un dépôt de données entièrement architecturé – bref, un dépôt développé et configuré de façon cohérente dans l’ensemble des ministères et organismes du GC – sera mis en place. L’information y sera organisée, structurée et sauvegardée avec cohérence, peu importe le support utilisé. Il s’agit d’un système semblable à celui utilisé dans les grandes bibliothèques modernes pour le classement des livres et autres documents écrits, à savoir le Système de classification décimale de Dewey.
Ce dépôt architecturé permettra non seulement d’extraire de l’information relative aux programmes et services, sans restriction dans tous les ministères et organismes, mais il sera également possible de la remettre en contexte, à la lumière de tous les autres renseignements que possède le gouvernement. Il pourra tirer profit des normes d’information sur l’interopérabilité des activités et reposera sur une assise solide, soit l’architecture d’information du GC. Tous les utilisateurs, à l’interne comme à l’externe, pourront effectuer des recherches sur différents sujets d’information du GC, tout en ayant le loisir de l’interpréter dans le contexte élargi de l’ensemble des renseignements à la disposition du GC.
Échange sécuritaire d’informations
Le GC mettra en place des moyens sûrs et uniformes d’échanger des informations qui conviennent à tous les médias et à tous les moyens de communication.
L’acheminement sécuritaire de l’information est possible de nos jours dans de nombreux secteurs opérationnels du GC, pour certaines voies de communication. Toutefois, les services complémentaires de gestion de l’information ne sont pas encore au point et ne se retrouvent pas non plus dans l’ensemble des organisations, médias et voies de communication.
Information intelligente
Chaque unité d’information comportera des renseignements clés la concernant, notamment l’emplacement des copies de sauvegarde, le nom de la personne responsable de chaque unité et les règles d’utilisation en vigueur. Chaque fois, il faudra négocier un contrat à court terme pour l’utilisation de l’information intelligente, entre le responsable de l’unité d’information et l’utilisateur, selon les règles établies. Nombre des processus associés à la gestion de l’information, notamment la protection des renseignements personnels, la gestion des copies, la sécurité et le maintien d’une piste de vérification de l’information, s’appliquent automatiquement aux utilisateurs.
Accréditation des sources d’information
Un nouveau service d’accréditation des fournisseurs d’information, pour maximiser la qualité des ressources d’information du GC et respecter les obligations juridiques, a été mis en place. Tous les renseignements nécessaires à cet égard sont compilés dans les catalogues des ressources d’information, puis un lien est établi avec les dépôts de données, ce qui permet de rassurer les utilisateurs et de confirmer que les informations reçues sont exactes et qu’ils peuvent les utiliser en toute confiance. Éventuellement, chaque unité d’information comportera des renseignements relatifs à l’accréditation.
Assurance de disponibilité de l’information
Les informations sauvegardées, peu importe le support d’enregistrement, sont protégées durant toute leur durée de vie utile. Au nombre des mécanismes et dispositifs utilisés, mentionnons la sauvegarde et la récupération des données, avec cohérence et efficacité, des moyens de sécurité appropriés, la protection contre l’accès non autorisé et le choix d’une assurance correspondant à la valeur des ressources d’information.
Information contrôlée par le citoyen
Un ensemble de politiques, de normes, de services et d’outils qui permettent aux citoyens d’avoir droit de regard sur tout ce qui les concerne est en place, ainsi que les processus pour en assurer le fonctionnement.
Règles et pratiques de GI judicieuses
Architecture d’information du gouvernement du Canada
L’architecture d’information du gouvernement du Canada sera articulée autour d’une connaissance commune et d’une entente concernant la description des ressources d’information du GC. Elle servira d’assise pour organiser l’information; de fondement d’un vocabulaire commun dans toute l’administration fédérale; et de point de départ pour mieux comprendre le lien qui existe entre l’information et d’autres aspects des activités et du fonctionnement du gouvernement du Canada.
L’architecture d’information de gestion fera partie intégrante de l’architecture intégrée du gouvernement du Canada.
Normes d’information sur l’interopérabilité des activités
Des normes régissant la structure, l’identification, la classification et le traitement de l’information, de même que des services pour en assurer le suivi, le soutien et le maintien, seront mise en place. Ils permettront aux organisations fédérales de travailler ensemble sans problème, ainsi qu’avec leurs partenaires des secteurs public et privé, en matière d’échange d’informations ou de collaboration.
Ces normes seront claires, uniformes, pertinentes et faciles à comprendre, et seront mises en œuvre de façon à minimiser les contraintes et les restrictions imposées aux ministères.
Cadre de conservation des ressources d’information
Un ensemble amélioré de règles, de pouvoirs, de responsabilités et d’exigences en ce qui a trait aux outils, pour l’utilisation, l’archivage et la conservation de l’information sera imposé sur une base continue à tous les supports, avec le soutien d’une infrastructure opérationnelle appropriée pour la gouvernance, le suivi et le contrôle.
GQT pour la GI
Des normes et des processus cohérents pour le contrôle de la qualité et la gestion des ressources d’information seront mis en œuvre, et le taux de satisfaction de la clientèle à cet égard devrait normalement être assez élevé. L’importance de l’investissement sera directement proportionnelle à la valeur de l’information. Le personnel de la GI et l’effectif chargé des activités opérationnelles seront tous deux au fait de leurs rôles respectifs en ce qui a trait à l’amélioration de la qualité de l’information.
Gestion rigoureuse du Programme de GI
Un cadre stratégique et juridique pour la GI
Un cadre stratégique et juridique qui permet d’intégrer la politique sur la GI et les dispositions législatives qui y sont associées dans un ensemble cohérent de mesures législatives sera mis en place. Ce cadre servira d’appui au traitement de l’information en tant que ressource stratégique et d’assise législative au Programme de GI, et contribuera à l’établissement des responsabilités relatives à la gestion de l’information. Il comportera des mécanismes pour améliorer l’échange d’informations, entre autres des ententes collectives portant sur l’échange d’information qui appuient le partage de l’information de même que la collaboration entre différentes organisations, tout en respectant les exigences relatives à la protection de la vie privée.
Le cadre sera structuré de manière à appuyer la croissance et la souplesse des activités et devra être suffisamment polyvalent pour faire place à la multitude d’activités d’information qui ont cours à l’échelle de l’administration fédérale.
Les moyens d’action restructurés à l’intérieur de ce nouveau cadre permettront d’assurer un soutien indéfectible aux résultats de la gestion de l’information. Il s’agira de moyens d’action globaux, conviviaux et accessibles à tous les spécialistes de la GI et autres intervenants.
Conception et planification stratégiques en matière de GI
Le GC fera adopter un projet commun et global visant la conception et la planification stratégiques en matière de gestion de l’information au 21e siècle dans toute l’administration fédérale, et s’assurera d’avoir les capacités nécessaires pour y donner suite.
La conception et la planification stratégiques établiront clairement un lien entre les résultats de la GI et ceux d’autres programmes. Elles suivront de près le cycle de planification du GC pour tenir compte et aller dans le sens des changements nécessaires aux résultats de la GI, à la lumière de ceux des autres programmes, et des résultats de la mesure du rendement du Programme de GI.
La mise à jour ou le remaniement se fera en collaboration avec les intervenants du Programme de GI et fera appel à une méthodologie et un ensemble d’outils en commun pour la conception et la planification stratégiques au sein du GC.
Il s’agit d’une innovation générale. Cette mesure appuie le développement de toutes les autres et elle est nécessaire pour assurer la cohérence, l’intégrité et la rentabilité du Programme de GI.
Cadre de régie de la GI
Le nouveau Programme de GI aura l’appui d’un cadre de gouvernance commun et pourra compter sur l’élargissement du rôle du DPI, à la fois au niveau gouvernemental et ministériel. Le cadre de régie de la GI servira à concrétiser le cadre de responsabilisation approprié pour la GI, grâce auquel le GC pourra gérer l’information en tant que ressource stratégique.
Responsabilisation, responsabilité et compétence institutionnalisées en matière de GI
Tous les services de gestion de l’information, de même que tous les rôles organisationnels associés, seront clairement définis et tous les postes créés au GC y seront directement rattachés.
Les responsabilités de chaque utilisateur des informations du GC seront clairement définies. L’évaluation du rendement des employés tiendra compte de la façon dont ils s’acquittent de leurs responsabilités en matière de GI. Dans le même ordre d’idées, les objectifs de rendement de chacune des organisations feront référence aux résultats pour lesquels ils sont responsables et comporteront des mesures de rendement appropriées. Cette mesure innovatrice servira d’appui au cadre de régie de la GI.
Gouvernance fédérale de l’information
Des mécanismes de gouvernance multipartite pour administrer, échanger et élargir les ressources d’information seront mis en place, dans un effort visant à mettre l’accent sur la protection des renseignements personnels dans tous les ordres de gouvernement, de manière à mieux servir les intérêts de l’ensemble de la population.
Changements intégrés apportés à la GI
Les changements à la GI seront directement reliés aux changements au chapitre des activités dictés par les priorités du gouvernement. L’harmonisation entre les principales initiatives de transformation et la conception et planification stratégiques du Programme de GI assure l’amélioration des capacités du GC en matière de GI de donner suite à ses grandes priorités. Cette harmonisation veille aussi à ce que les changements soient conçus de manière à s’appliquer dans toute l’administration fédérale et à ce que les résultats de la GI continuent à contribuer aux résultats opérationnels. Le caractère stratégique des solutions relatives à la GI est également mis de l’avant par l’ampleur sur le plan de l’organisation et l’aspect horizontal des principaux projets de transformation.
Mesure du rendement en matière de GI
Une série de paramètres spécifiques pour la GI sera instaurée à partir d’un ensemble clairement défini de résultats de programme, articulé de façon courante dans le plan stratégique sur la GI. Ces paramètres serviront à déterminer la contribution du Programme de GI aux activités du GC, en insistant sur le lien qui existe entre les résultats de la GI et ceux d’autres programmes.
Les mesures du rendement serviront à améliorer la gestion opérationnelle des ressources d’information et seront intégrées aux mises à jour périodiques de la conception et de la planification stratégiques du Programme de GI.
Le fait d’insister sur l’importance de la GI
Il faut effectuer une importante analyse de rentabilisation faite sur mesure pour la GI qui démontre clairement que l’amélioration de la gestion de l’information favorise une prise de décisions plus judicieuse, de meilleurs résultats opérationnels et des priorités gouvernementales mieux ciblées. À l’aide d’outils tels un modèle logique de programme et une analyse coûts-avantages, cette analyse de rentabilisation met en évidence, de façon convaincante, la proposition sur la valeur des investissements en GI.
Déclaration de renseignements
Au moyen d’une méthode d’évaluation commune et dûment approuvée, les ressources d’information du GC auront une valeur financière, et ces données seront consignées dans un registre des ressources d’information. En comparant la valeur des ressources d’information au coût associé à l’enregistrement et à la gestion de ces mêmes ressources, les ministères et l’ensemble de l’administration fédérale auront sous la main un outil précieux pour leur permettre d’établir leurs priorités quant à la répartition des ressources opérationnelles. Tous ces renseignements serviront finalement à faire la preuve de l’importance de l’analyse de rentabilisation.
Renouvellement du contexte de la GI
Des projets sur les changements relatifs aux TI associés aux résultats de la GI seront mis sur pied précisément en rapport avec les résultats, tel qu’il est indiqué dans le plan stratégique du Programme de GI, démontrant par le fait même leur contribution aux activités du GC. Des analyses de rentabilisation pour ces projets seront également effectuées et les plans feront état des changements pertinents apportés à la GI.
Un potentiel établi et une capacité soutenue et durable en matière de GI
Formation intégrée en GI
La formation en GI sera entièrement intégrée aux autres programmes de formation. La formation offerte aux employés du GC portera sur les connaissances, les compétences, les pratiques, la stratégie et les obligations juridiques en matière de gestion de l’information en rapport avec les fonctions du poste.
Ajout d’un groupe professionnel en GI
La structure de classification actuelle du GC sera rehaussée grâce à un ensemble de normes de classification et de compétences pour les professionnels de la GI. Un programme de formation spécifique sera offert aux membres de ce groupe tandis que les exigences de compétence pour les professionnels de la GI seront reconnues officiellement grâce à une accréditation. Les responsabilités institutionnalisées en matière de GI feront partie du nouveau système de classification.
Capacité durable des RH
Tous les programmes disposeront dorénavant de ressources humaines suffisantes, ce qui permettra à tous de s’acquitter convenablement de leurs fonctions et responsabilités respectives.
Boîte à outils pour la GI
Un ensemble complet et intégré d’outils conviviaux et faciles à utiliser pour la mise en œuvre des processus de GI sera en place. Ces outils seront configurés de manière à assurer l’interopérabilité et la gestion intégrée de l’information. Cette boîte à outils sera mise à jour sur une base continue de manière à ce que tous les ministères et organismes puissent y avoir accès.
Boîte à outils pour la GI destinée aux employés
Tous les employés du gouvernement du Canada auront leur propre boîte à outils pour la GI. Cette trousse comprendra divers outils tels un répertoire de toutes les ressources disponibles au GC; une liste des responsabilités et des obligations juridiques en matière de GI très bien documentées; la liste des pratiques exemplaires et la formation adaptée à leurs besoins spécifiques, de même que la liste des ressources d’information au GC. Un ensemble de services opérationnels pour assurer le maintien et la mise à jour de cette boîte à outils sera mis en place.
Système d’information de gestion
Une trousse d’information normalisée et réutilisable, pouvant servir dans toute l’administration fédérale, sera mise en place. Elle permettra de faire la distinction entre le contenu et la présentation, de manière à faciliter la réutilisation de l’information. Malgré certains points en commun avec un système global et efficace de gestion du contenu, cette trousse offre également un processus d’information entièrement restructuré au sein même de l’organisation.
Une communauté et une culture bien établies vouées à la GI
Dirigeants de la communauté vouée à la GI
Divers services pour appuyer la création, l’administration et les relations réciproques de communautés de GI dans les ministères et organismes du GC et dans les autres ordres de gouvernement au Canada seront mis en place.
Mesures incitatives liées à la GI à l’intention des employés gouvernementaux
Les employés du GC seront récompensés pour leur participation aux résultats du Programme de GI et aux pratiques exemplaires en GI grâce à un programme d’encouragement global et durable. Ce programme d’encouragement sera lié aux responsabilités institutionnalisées en matière de GI et aux mesures du rendement relatif à la GI.
Tous pour un
Un programme de mise en valeur et de sensibilisation global et cohérent sur la GI au sein du GC sera mis en place.
Mettre en valeur la GI du GC
Un nouveau service qui met l’accent sur l’excellent travail effectué en matière de GI au sein du GC sera mis en place.
Les contribuables et les citoyens s’attendent à ce que leurs dirigeants soient à l’avant-garde au chapitre des pratiques exemplaires en gestion de l’information, plus particulièrement en ce qui a trait à la protection et à la sauvegarde des renseignements personnels ou commercialement sensibles. À l’heure actuelle, les citoyens du pays savent très peu de choses à propos de la situation de la GI au gouvernement du Canada. Si l’appareil gouvernemental fait preuve de plus de transparence en matière de GI, la confiance de la population sera à la hausse et chacun voudra croire que le GC accorde vraiment la priorité à une saine GI. L’information recueillie grâce à la mesure du rendement de la GI sera utilisée en guise d’appui.
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