La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : La vision

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Sommaire

Au sein du gouvernement du Canada (GC), divers besoins, et ce à tous les niveaux, ne trouvent pas réponse en raison des lacunes liées à la gestion de l’information (GI). Ces problèmes compromettent la capacité des programmes de fonctionner adéquatement et d’atteindre les résultats escomptés, et occasionnent parfois des coûts plus élevés que prévu. En bout de ligne, les lacunes au niveau de la GI empêchent le GC de répondre aux attentes et aux besoins de la population du pays comme il le voudrait.

Les travaux se sont poursuivis dans de nombreux secteurs de la GI au sein du gouvernement, mais il n’y a aucun cadre obligatoire en place permettant de rassembler les solutions proposées ni plan directeur pour coordonner les mesures qui permettraient d’aller de l’avant dans les différentes organisations appelées à participer à ce projet. Une approche fragmentée et l’improvisation n’ont pas donné de résultats. Le GC a besoin d’une politique de GI claire, cohérente et qui fait l’unanimité : un programme officiel de GI voué à produire des résultats concrets.

Lorsque nous aurons atteint notre objectif concernant le Programme de GI, nous pourrons alors affirmer ce qui suit : 

Au sein du gouvernement du Canada, l’information est protégée et sauvegardée, conformément à notre mandat, et elle est administrée comme un élément d’actif stratégique, de manière à en maximiser la valeur au profit de l’ensemble de la population canadienne.

Le Programme de GI est constitué de services interdépendants qui doivent être reliés entre eux pour réaliser cette vision et répondre aux besoins des programmes du GC, à la fois des programmes internes et de ceux destinés au public.

Le Programme de GI trouve sa raison d’être dans les résultats directs suivants : 

• Tous les programmes disposent d’informations de qualité pour bien fonctionner, pour être administrés correctement et assurer des services auprès de la clientèle. Ils disposent d’informations qui leur permettent de faire un suivi des décisions prises et des mesures en place. Tous ces renseignements sont protégés et sauvegardés; les collaborateurs et autres intervenants y ont accès uniquement si cela est nécessaire.
• Les programmes gouvernementaux, ministériels ou des cadres supérieurs, peuvent se fier à l’intégrité des comptes rendus des délibérations et des décisions du gouvernement du Canada, et ils ont la certitude que les droits de la clientèle sont respectés, dans le cadre des activités gouvernementales, et plus précisément en ce qui a trait au traitement des renseignements personnels. Ces programmes ont la capacité de rassembler des données d’information à la verticale, pour assurer la responsabilité ministérielle individuelle, et à l’horizontale, à l’intention des programmes et des services qui concernent plusieurs ministères et administrations, ce qui permet au gouvernement d’agir comme s’il s’agissait d’une véritable entreprise. Les banques d’information des programmes des cadres supérieurs de même que les pratiques de gestion de l’information sont structurées de manière à ce que les dirigeants gouvernementaux puissent effectuer des changements de façon souple, le cas échéant. En dernier lieu, le Programme de GI fonctionne efficacement dans toute l’administration fédérale.
• Pour réaliser l’intégration des services – c’est-à-dire la prestation de programmes et de services sans restrictions organisationnelles – les programmes intégrés de prestation de services disposent d’informations qu’il est possible d’interpréter correctement en dehors du contexte d’où elles proviennent, puis de les intégrer efficacement à d’autres renseignements provenant d’ailleurs.

Les résultats directs du Programme de GI contribuent aux réalisations gouvernementales suivantes[1] :  

• une administration publique mieux gérée;
• un processus décisionnel de qualité accrue;
• une confiance accrue dans le fait que le gouvernement met en œuvre les normes, les règles et les pratiques les plus élevées;
• une confiance accrue vis-à-vis la protection et la sécurité des renseignements confiés aux responsables gouvernementaux ou produits par les instances gouvernementales;
• une confiance accrue par rapport à la transparence et l’ouverture de l’administration fédérale;
• une pertinence et une efficacité accrues des instances gouvernementales en raison de résultats plus élevés grâce aux services intégrés;
• une collaboration plus judicieuse entre les responsables des programmes et entre ces derniers et leurs partenaires chargés d’en assurer la prestation;
• une confiance accrue dans le fait que le gouvernement respecte les droits de la clientèle.

Des mesures innovatrices s’imposent dans trois « secteurs » bien précis, pour s’assurer que le Programme de GI atteindra les résultats directs escomptés, à savoir : 

1. La manipulation optimisée des données d’information permet de protéger et de sauvegarder les renseignements des programmes et d’en assurer la disponibilité au moment opportun, pour offrir des services, pour travailler en collaboration, pour administrer et faire le suivi des mesures et des décisions prises. On peut y parvenir grâce aux mesures innovatrices suivantes : 
   • la GI axée sur les activités permet d’assurer que les informations appropriées seront disponibles en temps et lieu, pour répondre aux besoins opérationnels actuels et futurs;
   • l’analyse et la planification des exigences en matière d’information permettent de déterminer et de gérer les besoins d’information grâce à des méthodes et des outils normalisés;
   • l’information sera répertoriée, structurée et entreposée de façon cohérente, peu importe le support utilisé, dans un dépôt de données architecturé du GC  – conçu et configuré avec cohérence dans l’ensemble des ministères et organismes du GC. Ainsi, il sera beaucoup plus facile de récupérer des informations concernant un programme ou un service, d’un ministère à un autre, et de les examiner dans le contexte d’autres informations provenant du gouvernement;
   • l’échange sécuritaire d’informations met au jour des moyens sûrs et uniformes de partager des informations, qui conviennent à tous les médias et à tous les moyens de communication;
   • l’information intelligente permettra d’automatiser de nombreux processus de GI, notamment la protection des renseignements personnels, la gestion des copies, la sécurité et le maintien d’une piste de vérification d’informations, en toute transparence;
   • l’accréditation des sources d’information confirme la crédibilité des sources de renseignements, ce qui permet de maximiser la qualité des informations obtenues et de respecter les obligations à caractère juridique;
   • une assurance favorisant la disponibilité de l’information protège toutes les informations entreposées, peu importe le support, et ce pendant toute la durée de vie utile;
   • l’information contrôlée par le citoyen permet à ces derniers d’avoir droit de regard sur tout ce qui les concerne, grâce à un ensemble de politiques, de normes, de services et d’outils.
   
   
   
2. Des règles et des pratiques de GI judicieuses permettent d’assurer que les processus d’information et de soutien sont structurés de manière à appuyer l’intégration des services, favoriser la souplesse du GC, faire respecter les droits de la clientèle, garantir l’intégrité des dossiers du GC et appuyer le GC afin de lui permettre de se comporter comme une véritable entreprise. Il est possible d’y parvenir grâce aux mesures innovatrices suivantes : 
   • l’architecture d’information du gouvernement du Canada sera articulée autour d’une connaissance et d’une entente communes concernant la description des ressources d’information du GC;
   • les normes d’information sur l’interopérabilité des activités permettront aux organismes fédéraux de travailler ensemble sans discontinuité, ainsi qu’avec leurs partenaires des secteurs privé et public, en partageant de l’information ou en collaborant entre eux;
   • le cadre de conservation des ressources d’information mettra de l’avant un ensemble amélioré de règles, de pouvoirs, de responsabilités et d’exigences en ce qui a trait aux outils, pour l’utilisation, l’archivage et la conservation de l’information;
   • la GQT pour la GI permettra d’offrir des ressources d’information dont la qualité est assurée et la gestion appropriée, selon des normes et des processus uniformes.
   
   
   
3. Une gestion rigoureuse du Programme de GI permettra de mettre en place un programme de GI structuré de façon à fonctionner efficacement dans toute l’administration fédérale, et qui possède, de surcroît, une véritable proposition sur la valeur. On pourra y parvenir grâce aux mesures innovatrices suivantes : 
   • un cadre stratégique et juridique pour la GI permettra l’intégration de la politique de GI et des mesures législatives, visant à former une infrastructure ou une assise législative cohérente pour appuyer un programme de GI axé sur la croissance et la souplesse des activités de gestion;
   • la conception et la planification stratégiques en matière de GI permettra de mettre de l’avant un plan global commun axé sur la gestion de l’information adaptée au 21^e siècle à l’échelle de l’administration fédérale, et veillera à en assurer la pérennité;
   • le cadre de régie de la GI permettra de mettre en place un cadre de gouvernance commun et de donner plus d’importance aux rôles des DPI, dans toute l’administration fédérale, de même qu’à l’échelle des ministères;
   • la responsabilisation, la responsabilité et la compétence institutionnalisées en matière de GI feront en sorte que tous les services de gestion de l’information et rôles organisationnels associés sont clairement définis et que tous les postes créés au sein du gouvernement fédéral y fassent référence et en soient le reflet fidèle;
   • la gouvernance fédérale de l’information mettra l’accent sur l’échange d’informations axé sur le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels entre les différents ordres de gouvernement;
   • les changements intégrés apportés à la GI établiront un lien direct entre ces derniers et les changements apportés aux activités gouvernementales en raison des priorités;
   • la mesure du rendement en matière de GI se fera selon un ensemble de paramètres établis, utilisés pour évaluer l’apport du Programme de GI aux activités du GC;
   • le fait d’insister sur l’importance de la GI pour faire la preuve qu’une GI améliorée contribue à un meilleur processus décisionnel, à de meilleurs résultats opérationnels et à des priorités gouvernementales plus judicieuses;
   • la déclaration de renseignements attribuera une valeur financière aux ressources d’information du GC;
   • le renouvellement du contexte de la GI veillera à ce que les projets de modification des TI mis de l’avant pour appuyer les résultats de la GI sont élaborés précisément en vue de contribuer concrètement à ces résultats.

Des mesures innovatrices doivent également être mises en œuvre dans deux autres secteurs où des améliorations sont souhaitables, pour s’assurer que des outils efficaces et une communauté de gens motivés et compétents sont disponibles, pour assurer l’acheminement des données d’information, mettre de l’avant les règles et les pratiques à suivre et administrer le Programme de GI. Il s’agit des deux secteurs suivants : 

1. Un potentiel établi et une capacité soutenue et durable en matière de GI, grâce aux mesures suivantes : 
   • une formation intégrée en GI dans le cadre d’un programme d’apprentissage obligatoire axé sur les connaissances, les compétences, les pratiques, la politique et les obligations juridiques relatives à la gestion de l’information, en rapport direct avec les postes qu’occupent les employés;
   • l’ajout d’un groupe professionnel en GI rehaussera la structure de classification actuelle du GC grâce à un ensemble de normes de classification et de compétences pour les professionnels de la GI;
   • la capacité durable des RH fera en sorte que tous les programmes auront suffisamment de ressources humaines pour s’acquitter de leurs responsabilités respectives relativement à la gestion de l’information;
   • la boîte à outils pour la GI sera composée d’une série complète et intégrée d’outils conviviaux, à la carte, et que tous les ministères et organismes peuvent se procurer;
   • la boîte à outils pour la GI destinée aux employés mettra à la disposition de tous les employés du gouvernement du Canada les outils, les responsabilités, les obligations juridiques, les pratiques exemplaires et la formation adaptée à leurs besoins spécifiques, de même que la liste des ressources d’information au sein du GC, pour qu’ils puissent s’acquitter convenablement de leurs fonctions et responsabilités relatives au processus de GI;
   • un système d’information de gestion mettra à la disposition de tous les intervenants une trousse d’information normalisée et réutilisable, pouvant servir dans toute l’administration fédérale.
   
   
   
2. Une communauté et une culture bien établies vouées à la GI, grâce aux mesures innovatrices suivantes : 
   • les dirigeants de la communauté vouée à la GI adopteront une série de mesures et mettront en place divers services pour appuyer la création, l’administration et les relations réciproques de communautés de GI dans les ministères et organismes du GC et dans les autres ordres de gouvernement au Canada;
   • des mesures incitatives liées à la GI, à l’intention des employés gouvernementaux, récompenseront les initiatives de ces derniers pour leur participation aux résultats du Programme de GI et les pratiques exemplaires utilisées;
   • « Tous pour un », un programme de sensibilisation global et cohérent, voué à la promotion de la GI au sein du GC.

La vision pour la GI sera réalisée lorsque le gouvernement du Canada sera en mesure de constater ce qui suit : 

• la disponibilité continuelle et constante d’une information précise, d’actualité, intégrale et utile pour assurer la prestation de services, la gestion de programmes et le suivi des décisions et des processus;
• un accès adéquat à l’information, de même qu’une réduction significative au chapitre de la perte, de l’altération et de l’utilisation abusive de l’information;
• l’interfonctionnement de l’information pour l’ensemble des programmes et des administrations, de même qu’avec les collaborateurs du secteur privé, d’organisations bénévoles et à but non lucratif;
• une baisse significative du coût et du temps nécessaire pour intégrer l’information et les processus de manipulation de l’information dans l’ensemble des services;
• la capacité, à l’échelle gouvernementale, de visualiser et de rassembler facilement les ressources d’information sur demande;
• une baisse significative du coût et du temps nécessaire pour effectuer des changements dans les banques de renseignements et autres bases de données;
• une hausse significative du niveau de confiance manifestée à l’égard du contenu des rapports gouvernementaux;
• une amélioration notable au chapitre de la facilité avec laquelle la clientèle ou la population du Canada peut faire valoir ses droits en matière d’information (p. ex. l’accès à l’information, le contrôle exercé sur les renseignements personnels, etc.) dans ses rapports avec l’appareil gouvernemental.

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