ARCHIVÉ - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Tableaux supplémentaires

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Annexe � la D�claration de responsabilit�
de la direction englobant les contr�les internes en mati�re de rapports financiers
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada
Exercice 2010-2011

Note au lecteur

La Politique sur le contr�le interne du Conseil du Tr�sor, entr�e en vigueur le 1er avril 2009, stipule que les minist�res doivent prouver qu'ils se sont dot�s d'un syst�me efficace de contr�les internes en mati�re de rapports financiers (CIRF).

En vertu de cette politique, les minist�res doivent �valuer annuellement leur syst�me de CIRF, �tablir un plan d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre � leur D�claration de responsabilit� de la direction un sommaire des r�sultats de l'�valuation et du plan d'action.

Les syst�mes efficaces de CIRF permettent d'obtenir des �tats financiers fiables et de fournir l'assurance que :

• les op�rations sont d�ment autoris�es;
• les dossiers financiers sont ad�quatement tenus;
• les biens sont prot�g�s;
• les lois, les r�glements et les politiques applicables sont respect�s.

Il importe de noter que le syst�me de CIRF n'est pas con�u pour �liminer totalement les risques, mais plut�t pour les ramener � un niveau raisonnable gr�ce � des m�canismes de contr�le efficaces et proportionnels aux risques vis�s.

Le maintien d'un syst�me efficace de CIRF constitue un processus permanent dont le but est de cerner les risques cl�s, d'�valuer l'efficacit� des contr�les connexes et d'apporter les ajustements n�cessaires, ainsi que de surveiller son rendement � des fins d'am�lioration continue. Par cons�quent, la port�e, la fr�quence et l'�tat d'avancement des �valuations minist�rielles de l'efficacit� du syst�me de CIRF peuvent varier d'une organisation � l'autre, compte tenu des risques et des situations qui lui sont propres.

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Table des mati�res

• 1. Introduction
  • 1.1 Pouvoirs, mandat et activit�s de programme
  • 1.2 Principales donn�es financi�res
  • 1.3 Ententes de service aff�rentes aux �tats financiers
  • 1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2010-2011
• 2. Environnement de contr�le du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada relatif aux CIRF
  • 2.1 Positions, r�les et responsabilit�s cl�s
  • 2.2 Principaux contr�les organisationnels en place au Secr�tariat
• 3. �valuation du syst�me de CIRF du Secr�tariat
  • 3.1 Approche en mati�re d’�valuation
  • 3.2 Port�e de l’�valuation
• 4. R�sultats de l’�valuation
  • 4.1 Efficacit� de la conception des contr�les cl�s
  • 4.2 Efficacit� op�rationnelle des contr�les cl�s
• 5. Plan d’action
  • 5.1 Progr�s accomplis en 2011
  • 5.2 Ann�es � venir

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1. Introduction

Le pr�sent document constitue une annexe � la D�claration de responsabilit� de la direction englobant les contr�les internes en mati�re de rapports financiers pour l'exercice 2010-2011. Il s'agit de la seconde annexe r�dig�e par le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor (le Secr�tariat) faisant suite � celle �labor�e pour l'exercice 2009-2010. Comme l'exige la Politique sur le contr�le interne du Conseil du Tr�sor, en vigueur depuis le 1er avril 2009, le document renferme des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Secr�tariat en vue de maintenir un syst�me efficace de CIRF. Plus particuli�rement, il fournit de l'information sur les �valuations des contr�les internes qui ont �t� men�es par le Secr�tariat au 31 mars 2011, �valuations qui portent notamment sur les progr�s, les r�sultats et les plans d'action connexes, ainsi que des donn�es financi�res permettant de comprendre l'environnement de contr�le propre au Secr�tariat.

1.1 Pouvoirs, mandat et activit�s de programme

Le Secr�tariat est l'organe administratif du Conseil du Tr�sor. Le Conseil du Tr�sor est un comit� du Cabinet qui est compos� de ministres remplissant un large �ventail de responsabilit�s aux chapitres de l'excellence en gestion, de l'�laboration de politiques et de la surveillance des budgets et des ressources humaines. Le Secr�tariat appuie les ministres du Conseil du Tr�sor et contribue � l'am�lioration de la gestion de l'administration publique de fa�on � mieux servir les int�r�ts des Canadiennes et des Canadiens et � optimiser l'utilisation des deniers publics. Il atteint ces objectifs en :

1. s'acquittant de ses responsabilit�s en tant que minist�re et organisme central du gouvernement f�d�ral;
2. effectuant des paiements centraux et en percevant des revenus � titre d'employeur aux fins des r�gimes de pension et d'avantages sociaux de la fonction publique.

Bien que ces deux r�les soient importants, une majorit� �crasante des d�penses, dans ces �tats financiers, se rapportent aux paiements centraux li�s aux r�gimes de pension et d'avantages sociaux.

Il est possible d'obtenir des renseignements d�taill�s sur les pouvoirs, le mandat et les activit�s de programme du Secr�tariat en consultant le Rapport minist�riel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorit�s.

1.2 Principales donn�es financi�res

Les �tats financiers (non v�rifi�s) du Secr�tariat pour l'exercice 2010-2011 peuvent �tre consult�s sur le site Web du Secr�tariat. Il est �galement possible d'obtenir de l'information sur les Comptes publics du Canada.

Principales donn�es financi�res du Secr�tariat :

• Les fonds pangouvernementaux et les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique repr�sentaient 86 %, soit 1,959 milliard de dollars, des d�penses totales (2,273 milliards de dollars). Les paiements � titre d'employeur de la fonction publique ont trait au r�le que remplit le Secr�tariat � titre d'employeur de l'administration publique centrale. Ces fonds sont utilis�s aux fins des prestations de pension de la fonction publique, avantages sociaux et r�gimes d'assurance, ce qui inclut la part de l'employeur des cotisations d'assurance-maladie, de s�curit� du revenu et d'assurance-vie, ainsi que les paiements relatifs aux co�ts d'assurance-maladie provinciaux et d'autres co�ts connexes. Le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secr�tariat g�re la plupart de ces d�penses.
• Les recettes li�es aux droits de stationnement �taient de 10,7 millions de dollars, soit 66 % des recettes totales (16,3 millions de dollars). Ces droits sont per�us aupr�s des fonctionnaires qui louent des places de stationnement dans les installations appartenant au gouvernement ou lou�es par celui-ci. En f�vrier 2010, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a r�vis� sa politique concernant le stationnement pour exiger que les fonctionnaires s'arrangent d�sormais � trouver leur propre stationnement et payent les droits directement � la soci�t� qui g�re les places de stationnement. Ce changement � la politique est mis en œuvre en fonction de chaque emplacement. Ainsi, les recettes des droits de stationnement enregistr�es par le Secr�tariat seront en d�croissance au fil des ann�es � venir. Le Secr�tariat continue � exercer une fonction de comptabilit� centrale en consignant tous les droits de stationnement d�pos�s par les autres minist�res. Ces droits sont d�pos�s directement dans le Tr�sor et le Secr�tariat ne peut les r�utiliser.
• Les comptes d�biteurs li�s aux cotisations des autres minist�res � l'�gard du r�gime d'avantages sociaux repr�sentent 64 %, soit 319 millions de dollars, de l'actif total (497 millions de dollars). De plus, les comptes cr�diteurs qui se rapportent aux rajustements des cotisations des autres minist�res au titre du r�gime d'avantages sociaux constituent 54 %, soit 312 millions de dollars, du passif total (578 millions de dollars). De plus, 28 %, soit 162 millions de dollars, du passif total (578 millions de dollars) sont des comptes de fin d'exercice �tablis aux fins du R�gime de soins de sant� de la fonction publique, du R�gime de soins dentaires de la fonction publique et du R�gime de services dentaires pour les pensionn�s. Ces importants comptes cr�diteurs et d�biteurs d�coulent des rajustements n�cessaires en fin d'exercice pour garantir une r�partition appropri�e des co�ts associ�s au r�gime d'avantages sociaux entre les minist�res.

1.3 Ententes de service aff�rentes aux �tats financiers

1.3.1 Recours du Secr�tariat � d'autres fournisseurs de services du gouvernement

Le Secr�tariat a recours � d'autres organismes pour le traitement de certaines op�rations qui sont consign�es dans ses �tats financiers. Voici une liste non exhaustive de ces ententes :

Ententes courantes

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada exerce une gestion centrale du versement des salaires et des avantages sociaux, de l'acquisition de certains biens et services, ainsi que de l'offre de locaux pour le compte du Secr�tariat.
• Le minist�re de la Justice fournit des services juridiques au Secr�tariat.

Ententes particuli�res

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s'occupe de l'administration quotidienne du R�gime de pension de retraite de la fonction publique.
• Chaque trimestre, le Bureau de l'actuaire en chef, qui rel�ve du Bureau du surintendant des institutions financi�res, pr�pare une �valuation actuarielle du R�gime de pension de retraite de la fonction publique.
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s'occupe de l'administration quotidienne de certaines d�penses centrales, par exemple les cotisations de l'employeur au R�gime de pension du Canada et au R�gime de rentes du Qu�bec, les cotisations d'assurance-emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de d�penses sont consign�s dans les �tats financiers du Secr�tariat en tant que fonds pangouvernementaux et sont repr�sentatifs du r�le que joue le Secr�tariat � titre d'employeur de la fonction publique.

1.3.2 Recours � des fournisseurs de services non gouvernementaux par le Secr�tariat

Le Secr�tariat d�pend des contr�les internes effectu�s par un certain nombre d'entreprises offrant des services pr�cis, par exemple l'administration des r�gimes de soins m�dicaux et de soins dentaires, et les services d'assurances.

1.3.3 Services fondamentaux offerts par le SCT aux autres minist�res

Divers minist�res d�pendent du Secr�tariat pour le traitement de certaines op�rations ou la cueillette d'information ayant une incidence sur leurs �tats financiers :

Ententes courantes

• Le Bureau du contr�leur g�n�ral, au sein du Secr�tariat, fournit � tous les minist�res un ratio en pourcentage qui sert � d�terminer le passif des indemnit�s de d�part aux fins des �tats financiers minist�riels.
• Le Secr�tariat accorde � tous les minist�res un montant en pourcentage qui leur permet de d�terminer un montant annuel des services qu'ils re�oivent sans frais par rapport aux r�gimes de prestation d'assurance financ�s de mani�re centrale.
• Le Secr�tariat fournit � tous les minist�res des renseignements pr�cis sur les calculs requis afin de d�terminer la part de l'employeur dans le R�gime d'avantages sociaux des employ�s (RASE). Le RASE comprend les co�ts imputables au gouvernement pour les contributions et les paiements de l'employeur � l'�gard du R�gime de pension de retraite de la fonction publique, du R�gime de pensions du Canada , du R�gime de rentes du Qu�bec, des Prestations cons�cutives au d�c�s et du Compte d'assurance-emploi.

Ententes particuli�res

• Le Secr�tariat fournit des services de gestion � plusieurs minist�res, y compris le minist�re des Finances, le Bureau du Conseil priv�, le Commissariat au lobbying du Canada et l'�cole de la fonction publique du Canada.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2010-2011

La structure de l'Architecture des activit�s de programme a �t� restructur�e de mani�re � pr�senter l'information relative au rendement et donn�es financi�res dans six activit�s au lieu de quatre comme par le pass�. Ce changement figure dans le Rapport sur les plans et priorit�s ainsi que dans les �tats financiers du Secr�tariat qui pr�sentent les six nouvelles activit�s en 2010-2011, comparativement aux quatre activit�s ant�rieures de 2009-2010.

2. Environnement de contr�le du Secr�tariat relatif aux CIRF

Le Secr�tariat reconna�t l'importance du r�le de leadership que joue la haute direction en s'assurant que tous les employ�s de tous les �chelons comprennent leurs r�les respectifs en ce qui concerne le maintien des syst�mes de CIRF efficaces, et aient tous les outils n�cessaires pour exercer leurs responsabilit�s. L'objectif du Secr�tariat consiste � am�liorer constamment son environnement de contr�le interne en misant sur une approche ax�e sur le risque et en affectant des ressources de mani�re cibl�e afin d'atteindre le degr� d'efficacit� requis � un co�t raisonnable.

2.1 Positions, r�les et responsabilit�s essentiels

Ci-dessous sont �num�r�s les principaux postes et comit�s du Secr�tariat qui sont charg�s du maintien et de r�vision de l'efficacit� de son syst�me de CIRF.

Secr�taire – � titre d'administratrice des comptes, la secr�taire du Secr�tariat assume globalement la responsabilit� et la direction � l'�gard des mesures prises pour maintenir l'efficacit� du syst�me de contr�le interne. Dans l'exercice de son r�le, la secr�taire pr�side le comit� de direction du Secr�tariat et est membre du Comit� minist�riel de v�rification.

Dirigeant principal des finances – Le dirigeant principal des finances du Secr�tariat rel�ve directement de la secr�taire et assure un leadership en ce qui a trait � la coordination, � la coh�rence et � l'importance de la conception et du maintien d'un syst�me de contr�le interne efficace et int�gr� en mati�re de rapports financiers, y compris son �valuation annuelle.

Secr�taires adjoints et autres cadres sup�rieurs du minist�re – Les cadres sup�rieurs du Secr�tariat charg�s de l'ex�cution des programmes sont responsables du maintien et de l'examen de l'efficacit� du syst�me de CIRF pertinent � leur mandat.

Dirigeant principal de la v�rification – Le dirigeant principal de la v�rification du Secr�tariat est plac� sous l'autorit� directe de la secr�taire et fournit une assurance en effectuant p�riodiquement des v�rifications internes qui aident � maintenir l'efficacit� du syst�me de CIRF.

Comit� de v�rification du gouvernement du Canada (CVGC) – Le Comit� de v�rification du gouvernement du Canada est un comit� consultatif qui �met des opinions objectives sur les �tats financiers et les cadres de gestion des risques, de contr�le et de gouvernance du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada. Il est compos� de trois membres externes, d'un sous-ministre ne provenant pas du Secr�tariat et de la secr�taire du Secr�tariat. Il examine le profil de risque du Secr�tariat, ses rapports de v�rification interne et son syst�me de contr�le interne, incluant l'�valuation et les plans d'action relatifs au syst�me de CIRF.

2.2 Principaux contr�les organisationnels en place au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

L'environnement de contr�le du Secr�tariat comprend une s�rie de mesures et d'outils qui contribuent � accro�tre la sensibilisation et � am�liorer les connaissances et les comp�tences des employ�s sur les m�canismes de contr�le interne. Voici quelques exemples � cet �gard :

• Le Bureau des valeurs et de l'�thique qui offre des programmes de sensibilisation et de conscientisation;
• Le profil de risque du Secr�tariat qui est mis � jour chaque ann�e;
• Une exigence des accr�ditations professionnelles comptables pour les principaux postes de gestion aussi bien qu'une section au sein de la Direction de la gestion financi�re d�di�e au CIRF;
• Des politiques de gestion financi�re et de la documentation de ses principaux processus op�rationnels et risques connexes ainsi que des points de contr�le pour appuyer la gestion et la surveillance de son syst�me de CIRF;
• Un plan de v�rification interne fond� sur le risque;
• Des programmes de formation et de communication courante � l'intention des employ�s au sujet des principaux domaines de la gestion financi�re et de la gestion des march�s;
• Un tableau de d�l�gation des pouvoirs r�guli�rement mis � jour;
• La mise en place de syst�mes de TI fiables pour le traitement des op�rations financi�res et de passation des march�s afin d'augmenter la s�curit�, l'int�grit� des donn�es, l'efficience et l'efficacit� des op�rations.

3. �valuation du syst�me de CIRF du Secr�tariat

3.1 Approche en mati�re d'�valuation

D'apr�s la Politique sur le contr�le interne, un syst�me de CIRF efficace a comme objectif de fournir des assurances raisonnables selon lesquelles :

• les op�rations sont d�ment autoris�es;
• les dossiers financiers sont ad�quatement tenus;
• les biens sont prot�g�s;
• les lois, les r�glements et les politiques applicables sont respect�s.

Avec le temps, le processus a inclus l'�valuation de l'efficacit� de la conception et du fonctionnement du syst�me de CIRF, ce qui se traduit par la surveillance et l'am�lioration continues du syst�me minist�riel de CIRF.

Une conception efficace signifie que les principaux points de contr�le sont d�finis, consign�s et mis en place et qu'ils sont adapt�s aux risques (c'est-�-dire que les contr�les sont proportionnels aux risques qu'ils visent att�nuer) et que toutes les corrections ont �t� apport�es. Ceci comprend le dessin des processus cl�s et des syst�mes de TI aux principaux comptes des �tats financiers.

Un fonctionnement efficace signifie que l'application des principaux contr�les a �t� test�e au cours d'une p�riode d�termin�e et que toutes les corrections requises ont �t� apport�es. Ces tests portent sur tous les niveaux de contr�le dont ceux relatifs � l'organisation ou entit�, les contr�les informatiques g�n�raux et les contr�les concernant les processus op�rationnels.

Au cours du second exercice depuis l'entr�e en vigueur de la Politique sur le contr�le interne, le Secr�tariat a poursuivi l'am�lioration de son approche concernant l'�valuation des contr�les internes. Il a adopt� une approche ax�e sur le risque pour l'�valuation des contr�les internes en mati�re de rapports financiers. Cette approche consiste � d�terminer quels comptes dans les �tats financiers annuels pr�sentent une erreur importante qui pourrait influencer le processus d�cisionnel au moment de la lecture des �tats financiers de l'organisation, l'�valuation des risques potentiels de fraude, la complexit� et le volume des transactions ainsi que la sensibilit� en fonction de chacun des comptes. Tous les comptes sont regroup�s dans les �tats financiers par cat�gorie tel actifs, passifs, d�penses pangouvernementales, d�penses des op�rations et revenus. Pour chaque cat�gorie, le seuil de l'importance relative est �tabli � 1 % de sa valeur annuelle.

Bien que cette approche fond�e sur le risque ait �t� adopt�e en 2010-2011, sa mise en œuvre est encore en cours, elle �voluera et sera �tendue sur les prochaines ann�es. Gr�ce � cette approche, on a mis l'emphase sur l'�valuation des deux plus vastes programmes ayant des r�percussions sur les �tats financiers du Secr�tariat : le R�gime de pension de retraite de la fonction publique et le R�gime de soins de sant� de la fonction publique.

Dans le cadre de son �valuation annuelle, le Secr�tariat a r�alis� les activit�s suivantes :

• L'examen des documents actuels provenant de sources internes et externes (autres minist�res, compagnie d'assurance) comme partie de son �valuation en cours pour l'�volution de la conception des contr�les internes;
• L'organisation des r�unions internes avec des principaux gestionnaires responsables des programmes pour discuter des contr�les internes et aussi, rencontrer les parties int�ress�es externes (autres minist�res, compagnie d'assurance);
• L'initiative de dessiner des processus op�rationnels qui comprend les diagrammes d'acheminement d�taill�s du fonctionnement du R�gime de pension de retraite de la fonction publique, du R�gime de soins de sant� de la fonction publique, du R�gime d'assurance-invalidit� et du R�gime de soins dentaires de la fonction publique;
• Les examens des activit�s du Secr�tariat associ�es au R�gime de pension de retraite de la fonction publique pour v�rifier si la conception des contr�les internes �tait efficace, pour rep�rer les lacunes et pour recommander les mesures correctives n�cessaires, au besoin.

Le Secr�tariat a tenu compte �galement des renseignements tir�s des v�rifications et des �valuations pertinentes, en particulier, les rapports de v�rification interne suivants :

• V�rification des modalit�s de v�rification des comptes
• V�rification de l'administration du R�gime d'assurance-invalidit� de la fonction publique
• V�rification des cartes d'achat

3.2 Port�e de l'�valuation

Les processus op�rationnels du Secr�tariat sont regroup�s en deux cat�gories, � savoir : 1) ceux qui concernent le Secr�tariat en tant que minist�re et 2) ceux qui touchent le Secr�tariat � l'�gard de son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique.

Les processus op�rationnels du Secr�tariat dans son r�le de minist�re sont :

• D�penses d'exploitation, y compris les march�s
• R�mun�ration et avantages sociaux
• Contr�les informatiques g�n�raux
• Rapports financiers et cycle de cl�ture
• Budg�tisation et pr�visions

Les processus op�rationnels du Secr�tariat dans son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique sont :

• Paiements des pensions
• R�gimes d'avantages sociaux et d'assurance
• Recouvrement du r�gime de prestation aux employ�s
• Recettes de stationnement

En 2009-2010, le Secr�tariat a consacr� ses efforts sur les contr�les internes relatifs aux processus op�rationnels li�s aux programmes qu'il g�re en tant que minist�re. L'organisation a fond� ses r�sultats sur une �valuation ant�rieure de son �tat de pr�paration � une v�rification r�alis�e par un cabinet d'experts-conseils externe ind�pendant. En 2010-2011, le Secr�tariat s'est concentr� sur les processus op�rationnels relatifs � son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique. L'�valuation des contr�les internes du R�gime de pension de retraite de la fonction publique, du R�gime de soins de sant� de la fonction publique, du R�gime d'assurance-invalidit� et du R�gime de soins dentaires de la fonction publique qui a commenc� en 2010-2011 se poursuivra en 2011-2012. L'�valuation des activit�s de contr�les a n�cessit� la collecte de documents propres � chacun des programmes, des discussions avec les diverses parties int�ress�es, l'analyse des risques et des contr�les connexes.

4. R�sultats de l'�valuation

Dans le cadre de l'�valuation des principaux contr�les des sous-processus qui ont trait aux r�gimes pangouvernementaux de retraite et d'avantages sociaux des employ�s, le Secr�tariat s'est pench� sur l'efficacit� de leur conception et a pris des mesures correctives.

4.1 Efficacit� de la conception des contr�les cl�s

� la fin des tests sur l'efficacit� de la conception, le Secr�tariat a mis � jour la documentation sur les processus op�rationnels et a valid� les principaux processus aupr�s de la gestion. Il a v�rifi� que les processus document�s correspondent aux pratiques en vigueur et que l'on r�visait au besoin la documentation ou les processus. De plus, on a �tudi� les plans d'action de la gestion r�sultant des v�rifications internes afin de d�terminer les mesures qui ont �t� mises en place. � la suite de ces �valuations, le Secr�tariat a conclu qu'il �tait n�cessaire d'apporter les mesures correctives suivantes :

Gouvernance et supervision

• Mieux orienter la Direction de la gestion financi�re vers son r�le de supervision de la gestion financi�re dans le cadre des r�gimes de retraite et d'avantages sociaux de la fonction publique;
• Am�liorer les documents portant sur les structures de gouvernance dans le Secteur des pensions et des avantages sociaux et pr�ciser les r�les et les responsabilit�s.

Information et communication

• Am�liorer les communications et l'�change de renseignements entre la Direction de la gestion financi�re et les principaux gestionnaires qui assument des responsabilit�s li�es aux contr�les internes afin de s'assurer que les r�les sont bien compris;
• Mettre plus d'accent sur le transfert de connaissances afin que les connaissances ne se perdent pas lorsque des employ�s exp�riment�s quittent l'organisation.

Planification financi�re

• Rehausser la qualit� et augmenter la quantit� des documents financiers et non financiers appuyant les programmes de prestations d'assurance et l'analyse post�rieur;

Documentation des contr�les et preuves de l'application des contr�les

• Accro�tre de fa�on significative la coh�rence, l'exactitude et les d�tails des documents sur les contr�les et les proc�dures ainsi que sur les processus op�rationnels, comme les processus des programmes de prestations de retraite et des avantages sociaux ainsi que les proc�dures relatives aux cartes d'achat;
• Plus d'orientation vers les probl�mes des contr�les internes relatifs � la d�pendance � d'autres minist�res du gouvernement et � des fournisseurs de service externes;
• Mettre en place d'autres outils et proc�dures pour faire la preuve des contr�les;
• Plus de coh�rente dans l'identification des mesures prises pour donner suite aux recommandations d�coulant des v�rifications ou des examens;

Comptabilit�

• Am�liorer la coh�rence et la fr�quence dans l'ex�cution des rapprochements;
• Proc�der au traitement comptable clair des revenus par rapport aux recouvrements des co�ts contenus dans les �tats financiers.

4.2 Efficacit� op�rationnelle des contr�les cl�s

En 2010-2011, le Secr�tariat a canalis� ses efforts vers l'efficacit� de la conception des r�gimes de retraite et d'avantages sociaux de la fonction publique et continuera sur la m�me voie en 2011-2012. Le Secr�tariat a r�alis� l'examen de l'efficacit� de la conception sur ses processus op�rationnels relatifs au cr�dit 1 et a commenc� l'examen du r�gime de pension et des avantages sociaux de la fonction publique.

5. Plan d'action

En 2011 le Secr�tariat visait � s'assurer que les op�rations minist�rielles puissent soutenir une v�rification ax�e sur les contr�les et de documenter la gestion des fonds gouvernementaux. L'accent pour les ann�es � venir sera sur les diff�rents programmes de pension et avantages sociaux g�r�s par le Secr�tariat. Ces programmes avaient �t� examin�s de mani�re g�n�rale lors d'une v�rification et les correctifs ont �t� apport�s. Une analyse plus d�taill�e a commenc� dans le but de documenter davantage les processus et les contr�les ainsi qu'une �valuation des lacunes potentielles.

5.1 Progr�s accomplis en 2011

Au cours de l'exercice 2010-2011, le Secr�tariat a continu� de r�aliser des progr�s importants dans l'�valuation et l'am�lioration de ses contr�les. Ci-dessous se trouve le r�sum� des principaux progr�s r�alis�s par le Secr�tariat :

En g�n�ral, le Secr�tariat a r�alis� les activit�s suivantes qui �taient pr�vues dans l'annexe 2009-2010 relative CIRF :

• Accompli des progr�s substantiels en ce qui concerne l'�laboration d'un cadre de contr�le interne fond� sur le risque en terminant plusieurs de ses composantes principales dont une ventilation des �tats financiers par compte du grand livre g�n�ral, une �valuation pr�liminaire du risque et une approche visant � �tablir un lien entre les contr�les internes et les comptes du grand livre g�n�ral.
• Grande sensibilisation des r�les et responsabilit�s parmi les employ�s participant aux contr�les internes en mati�re de rapports financiers au moyen d'expos�s et de rapports �crits assortis de recommandations pr�cises.
• �tabli un calendrier pluriannuel qui met l'accent sur le risque des programmes particuliers des avantages sociaux, une surveillance trimestrielle des contr�les de l'acc�s au syst�me financier et de s�curit� ainsi qu'une surveillance r�guli�re des plans d'action de la gestion relatifs aux v�rifications internes. De plus, le Secr�tariat a examin� un certain nombre de logiciels qui seront utiles � la mise en place de son programme de surveillance permanente.
• R�alis� le calendrier de l'examen de tous les contr�les internes concernant les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique.
• �labor� un cadre de gestion financi�re minist�riel pr�liminaire qui sera un document principal de surveillance pour le contr�le interne.

En tant que minist�re, le Secr�tariat a r�alis�, comme pr�vu :

• Le test de l'efficacit� de la conception des contr�les sur les processus minist�riels afin de v�rifier les correctifs recommand�s par un cabinet d'experts-conseils externe ind�pendant. Les mesures correctives concernant des processus du Cr�dit 1 ont �t� men�es � bien. Le Secr�tariat est donc pr�t � supporter une v�rification ax�e sur les contr�les de ses processus op�rationnels du Cr�dit 1.
• La mise � jour de la documentation et des processus dans un certain nombre de champs en se basant sur l'efficacit� du test.
• L'analyse consistant � comparer les processus d'administration de la paye du Secr�tariat au Mod�le d'administration de la paye du Bureau du contr�leur g�n�ral (BCG) et dont le r�sultat est la mise en œuvre des engagements sur les salaires dans le syst�me financier.
• L'�tablissement des crit�res de risque qui seront appliqu�s aux cat�gories des transactions jug�es cruciales, le renforcement des listes de v�rification et l'�laboration d'un calendrier de surveillance et des rapports, suite aux recommandations d'une v�rification des modalit�s de v�rification des comptes.
• La mise en place d'une liste de v�rification de client, le renforcement du processus des modalit�s de v�rification de compte en exigeant plus de pi�ces justificatives pour les biens et services r�sultant d'un contrat et la mention de la date de signature d'approbation, en r�ponse � une importante recommandation d'une v�rification des cartes d'achat.

Dans son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secr�tariat a examin� les processus et les activit�s de contr�le dans le cadre des programmes suivants :

• Tel qu'il �tait pr�vu dans l'annexe 2009-2010, le processus op�rationnel du R�gime de pension de retraite de la fonction publique a �t� document�, les contr�les internes examin�s et des recommandations d'am�liorations ont �t� formul�es.
• Des progr�s de taille ont �t� accomplis en ce qui concerne la documentation des processus op�rationnels et les contr�les internes relatifs aux r�gimes de prestations d'assurance. En raison de la complexit� de ces r�gimes, un calendrier �chelonn� sur trois ans, � compter de 2011-2012, a �t� �tabli pour les travaux restants. Il est pr�vu que plus de 75 % de ces travaux seront r�alis�s en 2012-13.
• Le R�gime de soins de sant� de la fonction publique a fait l'objet de changements importants en raison du nouveau contrat qui est entr� en vigueur en 2009 et qui �tablit plusieurs contr�les internes suppl�mentaires. Des mod�les de processus op�rationnels r�gissant les paiements quotidiens et mensuels vers�s au titre du nouveau contrat ont �t� mis au point. Tel qu'il �tait pr�vu, les documents portant sur ces contr�les ont pour la grande majorit� �t� �labor�s en 2010-2011 et les autres seront termin�s en 2011-2012.
• Les travaux pr�liminaires relatifs aux documents sur les contr�les internes du R�gime de soins dentaires de la fonction publique ont �t� entrepris en 2010-2011 et devraient prendre fin en 2011-2012.
• Les revenus et les d�penses associ�s aux r�gimes d'assurance et d'avantages sociaux ont fait l'objet d'une �tude approfondie distincte qui comprenait un examen et une �valuation de chacune des transactions et une �valuation des documents � l'appui qui a permis de formuler une s�rie de recommandations dont la r�daction de proc�dures de certification et de sauvegarde des documents.
• Une s�rie de lignes directrices et de proc�dures pr�liminaires ont �t� r�dig�es pour les organismes dont le Conseil du Tr�sor ne repr�sente pas l'employeur officiel et qui participent aux r�gimes de soins de sant�, de soins dentaires et d'assurance.
• Pour l'essentiel, le processus de sch�matisation des processus et d'�valuation des contr�les des cr�dits centraux est termin� : Cr�dit pour �ventualit�s, Cr�dit 5; Initiatives pangouvernementales, Cr�dit 10; Rajustements � la r�mun�ration, Cr�dit 15; Report du budget de fonctionnement, Cr�dit 25; et Besoin en mati�re de r�mun�ration, Cr�dit 30.
• En 2010-2011, une v�rification interne du cadre de contr�le de gestion du R�gime d'assurance-invalidit� a �t� men�e. Parmi les principales recommandations d�coulant de la v�rification, citons l'am�lioration des activit�s d'identification, d'�valuation et d'att�nuation du risque. Pour donner suite � ces recommandations, le Secr�tariat est en train d'examiner les autorit�s et les processus op�rationnels, le renforcement des mesures � �valuer et surveiller le rendement du r�gime, la mise en place d'un processus officiel de gestion de risque qui surveille et att�nue les risques de fa�on syst�matique et, d�velopper les strat�gies des RH pour recruter et maintenir des personnes ayant des habilit�s appropri�es pour g�rer le r�gime. De plus, un dessin des processus et un examen des contr�les internes relatifs � ce r�gime qui ont commenc� en 2010-2011 se termineront en 2011-2012.

5.2. Ann�es � venir

Au cours de l'exercice 2010-2011, l'accent �tait les diff�rents programmes de pension et avantages sociaux g�r�s par le secr�tariat. Ceci demeurera l'accent primaire pour les 3 prochaines ann�es :

D'ici la fin de 2011-2012

En g�n�ral, le Secr�tariat a l'intention de :

• Commencer une v�rification interne du processus des frais relatifs aux r�glements interminist�riels.
• Introduire un cadre complet de contr�le interne ax� sur le risque et un calendrier de surveillance des contr�les internes;
• Publier un cadre de gestion financi�re qui indiquera � un haut niveau les instruments strat�giques, les principes, les processus et les contr�les dans l'organisation et, pr�cisera les r�les et les responsabilit�s au sein du Secr�tariat;
• Faire l'acquisition de logiciels qui serviront � la mise en place de la surveillance continue des contr�les.

En tant que minist�re, le Secr�tariat pr�voit :

• Accro�tre le niveau de sch�matisation des processus op�rationnels en d�taillant d'autres processus op�rationnels minist�riels comme l'approvisionnement au paiement et la r�mun�ration et les avantages sociaux. Ceci aidera aussi � identifier l'efficience des processus, les besoins en mati�re de formation et le transfert de connaissance;
• Revoir et restaurer les codes d'objet relatifs aux d�penses afin de s'assurer de la disponibilit� de l'information cr�dible et d�taill�e pour l'administration du minist�re et le Parlement;
• Diffuser les documents relatifs aux r�les et responsabilit�s, proc�dures et lignes directrices concernant la gestion des cartes d'achat, la mise en œuvre des programmes de formation et de surveillance.

Dans son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secr�tariat, a l'intention de :

• Achever l'application des mesures correctives pour donner suite aux recommandations d�coulant de l'examen des contr�les internes dont a fait l'objet la portion de l'administration du R�gime de pension de retraite de la fonction publique relevant du Secr�tariat;
• R�aliser une v�rification interne du cadre de gestion de contr�le relatif au r�gime de pension de la fonction publique;
• Terminer le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs au R�gime de soins de sant� de la fonction publique;
• Achever le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs au R�gime d'assurance-invalidit�;
• Continuer le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs au R�gime de soins dentaires de la fonction publique;
• D�buter le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs aux contributions vers�es au R�gime de pensions du Canada et au R�gime de rentes du Qu�bec, aux cotisations sociales provinciales et aux cotisations d'assurance-emploi;

D'ici la fin de 2012-2013

En g�n�ral, le Secr�tariat a l'intention de :

• Mettre en œuvre l'int�gralit� du programme de surveillance des contr�les internes fond�s sur le risque;
• Accro�tre l'utilisation des techniques et des outils (ex : surveillance permanente) qui permettront �galement de rehausser l'efficacit� et l'efficience des contr�les internes.

En tant que minist�re, le Secr�tariat pr�voit :

• �largir le test de l'efficacit� op�rationnelle en cours � d'autres processus op�rationnels du minist�re;
• V�rifier le cadre de gestion de risque, l'administration des TI et les pratiques de passation des march�s.

Dans son r�le de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secr�tariat, a l'intention de :

• R�aliser le dessin et l'�valuation des contr�les internes entourant le r�gime des soins dentaires de la fonction publique;
• R�aliser le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs aux contributions vers�es au R�gime de pensions du Canada et au R�gime de rentes du Qu�bec, aux cotisations sociales provinciales et aux cotisations d'assurance-emploi;
• D�buter le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs au R�gime de services dentaires pour les pensionn�s et au R�gime d'assurance-revenu militaire;
• Commencer le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs au R�gime qu�b�cois d'assurance parentale et aux r�gimes provinciaux de soins de sant�;
• D�buter le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs au R�gime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique;
• Commencer le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs au Plan d'apprentissage mixte du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor;
• D�buter le dessin et l'�valuation des contr�les internes relatifs au R�gime de prestations suppl�mentaires de d�c�s.