ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Partie IV : Autorisations

11. Autorisations de d�penses

11.1 Budget des d�penses, niveaux de r�f�rence et rajustements en cours d'exercice

L'organisation qui a besoin de fonds en sus de ceux qui lui ont �t� affect�s dans les affectations ant�rieures doit demander que les fonds en question soient inscrits au budget des d�penses; � cette fin, elle soumettra une pr�sentation au Conseil du Tr�sor (se reporter � la figure 1 de l'annexe F). Dans la plupart des cas, l'organisation pr�parera une telle pr�sentation :

• afin de demander des fonds destin�s au financement de nouveaux programmes approuv�s par le Cabinet;
• afin de demander des fonds suppl�mentaires pour des programmes existants;
• afin d'�tablir une nouvelle subvention (ou un programme de subventions) ou d'augmenter le financement d'une subvention existante (ou d'un programme de subvention existant).

Dans les directives pr�c�dentes sur les autorisations de d�penses du budget des d�penses, on exigeait des paragraphes distincts pour les rajustements en cours d'exercice (budget suppl�mentaire des d�penses) et pour les rajustements des niveaux de r�f�rence (budget principal des d�penses/mise � jour annuelle des niveaux de r�f�rence).

Or, � l'�gard des pr�sentations au Conseil du Tr�sor soumises apr�s le 31 mars 2007, un seul paragraphe est requis par organisation et cr�dit touch�.

S'il est approuv�, le rajustement sera inclus dans la prochaine p�riode d'octroi de cr�dits disponible et, s'il y a lieu, les mises � jour des niveaux de r�f�rence seront incluses dans le prochain exercice de mise � jour annuelle des niveaux de r�f�rence (MJANR).

La MJANR sert � �tablir le niveau de base des d�penses de programmes directes du Plan budg�taire refl�t� dans le budget f�d�ral annuel et � d�finir un point de r�f�rence au regard des cr�dits demand�s au Parlement dans le cadre du budget principal des d�penses suivant. Il y a habituellement trois (3) p�riodes de cr�dits dans un exercice, soit le budget principal des d�penses, le budget suppl�mentaire des d�penses (A) et le budget suppl�mentaire des d�penses (B).

Pour qu'une autorisation soit r�put�e admissible dans une p�riode d'octroi de cr�dits donn�e, elle doit �tre approuv�e avant la date limite pr�cis�e par le Secr�tariat.

11.1.1 Consid�rations sp�ciales

Pour demander des autorisations de d�penses du budget des d�penses, les organisations doivent prendre en compte ce qui suit :

11.1.1.1 Libell� du cr�dit

Si les propositions vis�es dans une pr�sentation risquent d'exiger une modification du libell� du cr�dit, les organisations sont tenues de consulter leurs services juridiques et leur analyste des programmes.

11.1.1.2 Transfert entre cr�dits

Il faut, s'il y a lieu, prendre en compte les transferts entre cr�dits au sein d'une organisation et entre des organisations (se reporter au mod�le du libell� des autorisations � l'annexe F).

11.1.1.3 Cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor

L'organisation peut vouloir envisager la possibilit� de demander des fonds temporaires ou permanents du cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor (se reporter au point 11.3 �ventualit�s du gouvernement).

L'organisation doit consulter son analyste des programmes afin de d�terminer la possibilit� de financement du cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor.

11.2 Contr�le des affectations

Dans certaines circonstances, le Conseil demandera � l'organisation d'�tablir des affectations � des fins sp�ciales ou des affectations bloqu�es (se reporter au mod�le de libell� des autorisations � l'annexe F).

11.2.1 Affectations � des fins sp�ciales

Une affectation � fins sp�ciales sert � r�server une partie des cr�dits approuv�s d'une organisation aux fins d'une initiative ou d'un poste en particulier. Une affectation � fins sp�ciales est �tablie lorsque le Conseil souhaite imposer des contr�les de d�penses sp�ciaux (se reporter au mod�le de libell� d'autorisation � l'annexe F).

11.2.2 Affectations bloqu�es

Les affectations bloqu�es servent � interdire l'affectation de fonds d�j� affect�s par le Parlement. Il y a deux types d'affectations bloqu�es, � savoir :

1. permanentes – lorsque le Conseil du Tr�sor a ordonn� une p�remption des fonds � la fin de l'exercice;
2. temporaires – lorsqu'une affectation est bloqu�e jusqu'� ce qu'une ou des conditions aient �t� respect�es.

Lorsque le Conseil a ordonn� � une organisation d'�tablir une affectation bloqu�e temporaire ou permanente, il faut un paragraphe sur la proposition (se reporter au mod�le de libell� des autorisations � l'annexe F).

Dans certains cas, le Conseil peut d�l�guer le pouvoir de d�bloquer une affectation bloqu�e temporaire au secr�taire du Conseil du Tr�sor ou � un autre fonctionnaire en particulier (p. ex., secr�taire adjoint du Conseil du Tr�sor) (se reporter au mod�le de libell� des autorisations � l'annexe F).

11.3 Cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor (�ventualit�s du gouvernement)

Le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor sert de compl�ment � d'autres cr�dits afin d'assurer au gouvernement une marge de manoeuvre suffisante pour faire face � des d�penses urgentes ou impr�vues lorsque des fonds sont requis pour des motifs valides, que ce soit l'�ch�ance d'un paiement ou la n�cessit� d'obtenir des autorisations particuli�res pour effectuer un paiement (p. ex., subventions non inscrites au budget des d�penses). Une telle autorisation sera accord�e jusqu'� l'obtention de l'approbation du Parlement, dans la mesure o� les d�penses s'inscrivent dans le mandat de l'organisation. Les fonds affect�s � m�me le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor sont accord�s � titre provisoire et doivent �tre rembours�s, une fois que l'autorisation du Parlement � l'�gard des d�penses a �t� obtenue dans le cadre de l'approbation du budget suppl�mentaire des d�penses.

En outre, le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor sert � majorer d'autres cr�dits sous forme de transfert permanent du cr�dit 5 � l'affectation minist�rielle pertinente, au titre de co�ts salariaux suppl�mentaires tels que les indemnit�s de d�part, les prestations de maternit� et les prestations parentales, qui ne sont pas pr�vus dans le budget des d�penses des organisations f�d�rales.

Les d�penses ne sont pas imput�es directement au cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor. Les fonds sont plut�t transf�r�s aux cr�dits existants de l'organisation f�d�rale concern�e, une fois que le Conseil a approuv� l'affectation de fonds, puis les d�penses sont imput�es aux cr�dits de l'organisation.

11.3.1 Affectations temporaires

Le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor sert de compl�ment provisoire aux cr�dits des organisations f�d�rales jusqu'� la p�riode d'octroi de cr�dits suivante quand les autorisations de d�penses ne suffisent pas � couvrir � la fois les besoins existants et le co�t d'une initiative urgente. Le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor peut aussi �tre utilis� au titre d'autorisations l�gislatives visant de nouvelles subventions (ou contributions, dans le cas de l'Agence canadienne de d�veloppement international) qui s'inscrivent dans le mandat de l'organisation tel qu'il est �nonc� dans la loi, ou encore servir � majorer des subventions existantes dans l'attente de l'autorisation du Parlement en vertu d'une loi de cr�dits. Les affectations temporaires sont revers�es au cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor apr�s que le Parlement a approuv� l'octroi des cr�dits, dans le cadre du budget suppl�mentaire des d�penses.

11.3.2 Affectations permanentes

Le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor peut �galement servir � majorer de mani�re permanente les affectations des organisations f�d�rales, habituellement � la fin de l'exercice, au titre de certains co�ts salariaux non discr�tionnaires qui ne sont pas pr�vus dans le budget des d�penses des organisations et qui ne peuvent �tre assum�s � m�me les cr�dits existants. Ces co�ts comprennent les indemnit�s de d�part, le paiement des cr�dits de cong� aux employ�s qui quittent la fonction publique, les prestations de maternit�, les prestations parentales et d'autres co�ts li�s aux salaires (p. ex., cessation d'emploi du personnel exon�r� d'un ministre sortant, co�t des conventions collectives conclues � un moment trop tardif durant l'exercice pour que ce co�t puisse �tre inscrit au budget suppl�mentaire des d�penses). Une lettre d'appel est achemin�e aux organisations f�d�rales � la fin de l'exercice pour leur donner des pr�cisions � cet �gard.

11.3.3 Demande de pr�l�vement � m�me le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor

Le Conseil du Tr�sor autorisera le ministre responsable � d�l�guer � son agent financier sup�rieur (AFS) le pouvoir de demander l'autorisation d'effectuer un pr�l�vement � m�me le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor dans deux situations pr�cises :

• Les organisations f�d�rales demandent habituellement l'autorisation de proc�der � un pr�l�vement temporaire � m�me le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor relativement � une initiative donn�e dans le cadre de la pr�sentation visant � obtenir l'autorisation d'inscrire un poste au budget des d�penses aux fins de cette initiative. Toutefois, si, au moment de pr�parer la pr�sentation, on n'avait pas anticip� qu'il serait n�cessaire d'avoir acc�s au cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor, et que l'inscription du poste au budget suppl�mentaire des d�penses a �t� approuv�e, l'AFS pourra demander l'acc�s au cr�dit 5 pour le poste en question. Cette demande peut se faire par lettre au directeur principal de la Direction des op�rations des d�penses et pr�visions budg�taires, assortie des pi�ces justificatives appropri�es (analyse des mouvements de tr�sorerie). Cette lettre est alors trait�e comme un cas courant.
• Dans le cas o� une organisation f�d�rale demande un acc�s permanent au cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor afin de combler un d�ficit au chapitre de la r�mun�ration avant la fin d'un exercice, l'AFS doit pr�parer � l'intention du directeur principal, Direction des op�rations des d�penses et pr�visions budg�taires du Secr�tariat une lettre assortie des pi�ces justificatives appropri�es (analyse des mouvements de tr�sorerie). Il doit pr�ciser dans la lettre les cat�gories de d�penses et les montants en cause. Comme dans la situation pr�c�dente, cette lettre est trait�e comme un cas courant.

� la fin de l'exercice, l'organisation f�d�rale donnera suite � la lettre d'appel transmise par la Direction des op�rations des d�penses et pr�visions budg�taires du Secr�tariat et fournira l'information requise. Le Secr�tariat veillera � obtenir du Conseil une autorisation d'acc�s au cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor au nom de l'organisation f�d�rale.

12. Pr�sentations relatives � des biens immobiliers

12.1 Consid�rations g�n�rales

Les op�rations immobili�res des organisations f�d�rales doivent �tre conformes � la Loi sur les immeubles f�d�raux et les biens r�els f�d�raux ainsi qu'au R�glement concernant les immeubles f�d�raux, sous r�serve d'une loi d�rogatoire. Ces op�rations doivent �galement satisfaire aux politiques du Conseil du Tr�sor et respecter les limites et les conditions fix�es par les ministres du Conseil du Tr�sor.

La loi et le r�glement pr�cit�s autorisent les ministres � effectuer des op�rations immobili�res, notamment :

• des acquisitions;
• des �changes;
• des options d'acquisition;
• des baux et permis (y compris les r�trocessions de bail et la renonciation aux droits conf�r�s par un permis);
• les transferts de gestion d'un bien immobilier entre organisations f�d�rales;
• les transferts de la gestion et de la ma�trise d'un bien immobilier entre l'administration f�d�rale et une administration provinciale;
• les ali�nations.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers fixe des plafonds financiers applicables aux pouvoirs dont disposent les ministres en mati�re d'op�rations immobili�res. Lorsque la valeur d'une op�ration est sup�rieure au plafond applicable ou que l'op�ration ne satisfait pas � d'autres exigences �nonc�es dans la Politique, le ministre concern� doit demander l'approbation pr�alable de l'op�ration au Conseil du Tr�sor.

De plus, certaines op�rations immobili�res doivent faire l'objet d'un d�cret (ou obtenir l'approbation du gouverneur en conseil). Dans un tel cas, il faut pr�parer une pr�sentation afin de demander que le Conseil du Tr�sor recommande au gouverneur en conseil de donner son approbation.

�tant donn� que le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a des pouvoirs plus vastes que les autres ministres en mati�re d'op�rations immobili�res, il sera souvent plus efficient pour les organisations f�d�rales de faire appel � lui pour effectuer l'op�ration en leur nom.

Nota : les organisations doivent noter que, si le pouvoir de proc�der � une op�ration immobili�re peut �tre d�l�gu�, il n'en est pas forc�ment ainsi du pouvoir organisationnel d'approbation de projet. C'est pourquoi une organisation ne doit pas se pr�valoir du pouvoir d'approbation de projet de TPSGC. Si le co�t d'un projet rattach� � une op�ration immobili�re est sup�rieur au pouvoir d'approbation de l'organisation en la mati�re, le volet rattach� au projet devra faire l'objet d'une pr�sentation.

Les politiques et les publications du Conseil du Tr�sor en mati�re de biens immobiliers offrent une orientation concernant d'autres aspects de la gestion des biens immobiliers.

Les op�rations immobili�res � l'�gard desquelles une organisation f�d�rale veut obtenir l'approbation du Conseil du Tr�sor peuvent �tre soumises dans le cadre d'une pr�sentation plus globale ou faire l'objet de pr�sentations distinctes. La section � Proposition � doit toujours contenir un expos� clair de toutes les autorisations demand�es, y compris celles qui sont relatives aux biens immobiliers.

Dans certains cas, il y aura lieu d'obtenir � la fois l'approbation g�n�rale d'une strat�gie relative � une cat�gorie d'op�rations (p. ex., ali�nations strat�giques) et des autorisations particuli�res permettant � l'organisation de mener � bien la strat�gie.

12.2 Cat�gories d'op�rations

Les sections qui suivent exposent diff�rents points dont il faut tenir compte � l'�gard de divers types de pr�sentations ayant trait � des biens immobiliers. Pr�cisons que tous les points indiqu�s ne s'appliquent pas forc�ment dans chaque cas, et qu'il peut y avoir d'autres points pertinents que ceux �num�r�s ici.

12.2.1 Acquisitions

• Quel est l'objectif op�rationnel associ� � l'acquisition?
• Quel est le lien entre l'op�ration et l'AAP, le plan d'investissement (Politique du Conseil du Tr�sor sur les plans d'investissement � long terme) et les strat�gies en mati�re de biens immobiliers de l'organisation?
• S'agit-il d'une op�ration ouverte et �quitable?
• L'op�ration est-elle r�alis�e � la valeur marchande du bien? Dispose-t-on d'�valuations ou d'estimations qui �tayent le prix pr�vu? (Se reporter aux exigences �nonc�es dans la Norme d'�valuation et d'estimation des biens immobiliers du Conseil du Tr�sor)
• Y a-t-il des int�r�ts autochtones en jeu? Le minist�re de la Justice Canada a-t-il proc�d� � une �valuation du risque juridique associ� aux droits et aux titres? A-t-on observ� les Lignes directrices sur les pratiques exemplaires �mises par le Secr�tariat relativement aux int�r�ts autochtones?
• Y a-t-il des enjeux environnementaux? Faut-il effectuer une �valuation environnementale conform�ment � la Loi canadienne sur l'�valuation environnementale? Si des mesures correctives sont prises, qui en assumera les frais? Le bien convient-il � l'utilisation pr�vue?
• S'agit-il de la meilleure solution � long terme pour l'�tat, sur le plan de l'�conomie, de l'efficacit� et de l'efficience? Est-ce la solution qui produit les meilleurs r�sultats dans l'int�r�t de l'ensemble des Canadiens?
• A-t-on tenu compte de l'ensemble des politiques et des enjeux strat�giques du gouvernement?
• A-t-on proc�d� � une analyse ad�quate de l'investissement, aux fins de calculer le co�t total associ� � toutes les solutions possibles? L'analyse de rentabilisation est-elle rigoureuse?
• Le projet pour lequel l'organisation acquiert le bien doit-il obtenir, ou a-t-il obtenu, l'approbation du Cabinet ou du Conseil du Tr�sor?
• Dispose-t-on de fonds aux fins � la fois de l'acquisition et de la r�alisation du projet?
• Dans le cas d'un bail, a-t-on pr�vu une option de renouvellement ou d'acquisition? A-t-on tenu compte de ce genre d'option lors de l'�tablissement des co�ts? En est-il fait �tat dans la proposition?
• Le moment choisi soul�ve-t-il des probl�mes importants?
• L'organisation a-t-elle recens� tous les facteurs influant sur l'acquisition (disponibilit�, choix du moment, dur�e, financement et co�t calcul� pour l'ensemble du cycle de vie, co�ts d'am�nagement ou de r�installation, occupation garantie, degr� de contr�le requis, marge de manoeuvre, conditions du march�, etc.)?
• Y a-t-il des enjeux li�s aux biens patrimoniaux? Si l'immeuble acquis ou transf�r� a plus de 40 ans, le Bureau d'examen des �difices f�d�raux du patrimoine de Parcs Canada en a-t-il fait l'�valuation?
• Le bien satisfait-il aux normes d'accessibilit�? Dans la n�gative, combien en co�tera-t-il pour le rendre conforme � ces normes? (Se reporter � la Norme d'acc�s facile aux biens immobiliers du Conseil du Tr�sor).
• Satisfait-on aux normes de protection contre les incendies? (Se reporter � la Politique sur la protection contre les incendies, les enqu�tes et les rapports du Conseil du Tr�sor).

12.2.2 Ali�nations

• L'op�ration concorde-t-elle avec le plan d'investissement et les strat�gies en mati�re de biens immobiliers de l'organisation?
• S'agit-il d'une op�ration ouverte et �quitable?
• Y a-t-il des enjeux environnementaux? A-t-on communiqu� toute l'information environnementale? Faut-il proc�der � une �valuation environnementale conform�ment � la Loi canadienne sur l'�valuation environnementale? Si des mesures correctives sont requises, qui les prendra, et qui en assumera les frais?
• Est-ce que des conditions environnementales ou d'autres facteurs ont pour effet de limiter l'utilisation pouvant �tre faite du bien immobilier? A-t-on pr�vu, ou devrait-on pr�voir, une clause de r�version � l'�gard du bien?
• Dans le cas de l'ali�nation ou du transfert d'un bien immobilier exc�dentaire, les parties concern�es ont-elles eu l'occasion d'en faire l'acquisition ou de faire part de leur int�r�t � l'�gard du bien? (Se reporter � la Directive sur la vente ou le transfert de biens immobiliers exc�dentaires du Conseil du Tr�sor).
• S'agit-il d'une ali�nation strat�gique? Se pourrait-il que la valeur du bien connaisse une hausse marqu�e? La taille et la valeur du bien sont-elles suffisamment grandes pour qu'il y ait un risque de r�percussions n�gatives sur les march�s locaux si on n'en g�re pas ad�quatement l'int�gration? L'op�ration est-elle complexe, ou pr�sente-t-elle des aspects d�licats? Le responsable du bien a-t-il proc�d� � une �valuation strat�gique et �labor� une strat�gie d'ali�nation, et a-t-on d�cid�, en concertation avec le Secr�tariat, de traiter l'op�ration comme une ali�nation strat�gique? (Pour obtenir une orientation plus d�taill�e sur la d�termination des biens exc�dentaires assujettis au processus d'ali�nation strat�gique, se reporter � la Directive sur la vente ou le transfert de biens immobiliers exc�dentaires du Conseil du Tr�sor).
• Y a-t-il des int�r�ts autochtones en jeu? Si l'op�ration a trait � l'ali�nation ou au transfert de biens immobiliers exc�dentaires, le minist�re de la Justice Canada a-t-il proc�d� � une �valuation du risque juridique associ� aux droits et aux titres? A-t-on observ� les Lignes directrices sur les pratiques exemplaires �mises par le Secr�tariat relativement aux int�r�ts autochtones?
• Si le bien a �t� d�sign� en tant que bien classifi� ou reconnu, des mesures ad�quates ont-elles �t� prises pour en pr�server la valeur patrimoniale? L'organisation f�d�rale a-t-elle consult� le Bureau d'examen des �difices f�d�raux du patrimoine ou obtenu d'une autre personne ou entit� comp�tente des conseils en mati�re de biens du patrimoine? Le titre de propri�t� sera-t-il assorti d'une clause restrictive afin de pr�server la valeur patrimoniale du bien apr�s l'ali�nation?
• Quelle est la valeur marchande du bien selon l'�valuation? Dispose-t-on d'�valuations et d'estimations � jour � l'appui de la contrepartie re�ue? Se reporter � cet �gard aux exigences �nonc�es dans la Norme d'�valuation et d'estimation des biens immobiliers. Si la contrepartie re�ue est inf�rieure � la valeur marchande estim�e, quelles sont les raisons justifiant la chose?
• L'ali�nation vise-t-elle des objectifs socio-�conomiques plus vastes relevant du mandat de l'�tat f�d�ral?
• Est-ce que l'ali�nation influe sur la s�curit� ou la latitude de l'utilisation simultan�e ou ult�rieure d'une propri�t� adjacente de l'�tat?
• L'ali�nation fait-elle diminuer la valeur d'une propri�t� adjacente ou avoisinante de l'�tat?
• Dans le cas d'une vente ou d'un transfert, l'organisation a-t-elle cherch� � d�terminer si le bien pouvait �tre utilis� � une autre fin ou dans le cadre d'un autre programme?
• Y a-t-il des aspects d�licats ou des enjeux communautaires?

12.3 Recommandations au gouverneur en conseil

Le paragraphe 16(1) de la Loi sur les immeubles f�d�raux et les biens r�els f�d�raux (LIFBRF) conf�re au gouverneur en conseil des pouvoirs rattach�s aux op�rations immobili�res. Cette disposition s'applique aux situations qui ne sont assujetties � aucune autre loi ou lorsque le ministre comp�tent estime que, pour une raison particuli�re, l'approbation du gouverneur en conseil est de mise. Toutes les op�rations vis�es au paragraphe 16(1) doivent faire l'objet d'une recommandation du Conseil du Tr�sor et recevoir l'approbation du gouverneur en conseil. Il faut aussi obtenir l'approbation du gouverneur en conseil dans le cas de l'ali�nation de certains terrains militaires (par. 19(2) et 19(3) de la LIFBRF) ou la rectification d'erreurs dans la concession du titre de propri�t� du bien immobilier (par. 22(1) de la LIFBRF).

En vertu de l'article 5 du R�glement concernant les immeubles f�d�raux, un ministre peut transf�rer la gestion et la ma�trise de la totalit� ou d'une partie d'un bien immobilier f�d�ral � une province par un acte fait en la forme jug�e satisfaisante par le ministre de la Justice, sans qu'un d�cret ne soit requis. On pourra toutefois avoir recours � un d�cret si le ministre qui proc�de au transfert le veut ainsi, auquel cas le gouverneur en conseil autorisera le transfert en vertu de l'alin�a 16(1)e) de la LIFBRF. En cas de r�trocession ou de r�version � Sa Majest� du chef d'une province ou � Sa Majest� du chef du Canada de la gestion et de la ma�trise de la totalit� ou d'une partie des droits r�els sur un immeuble, un ministre peut donner effet � cette r�trocession ou r�version par un acte �tabli en la forme jug�e satisfaisante par le ministre de la Justice, nonobstant l'exigence de proc�der par d�cret pr�vue au d�part dans les modalit�s de transfert de la gestion et de la ma�trise du bien.

Il faut aussi obtenir l'approbation du gouverneur en conseil pour ali�ner un bien immobilier f�d�ral � une personne autre que la Soci�t� immobili�re du Canada CLC limit�e, lorsque la totalit� du prix d'achat ou de toute autre contrepartie pr�vue n'a pas �t� re�ue par Sa Majest� au plus tard au moment de l'ali�nation.

Il convient de consulter les services juridiques de l'organisation voulant proc�der � l'op�ration afin de d�terminer la proc�dure � suivre et le libell� du d�cret.

Les figures 2 et 3 de l'annexe F pr�sentent des exemples de contenu de pr�sentations relatives � des op�rations immobili�res.

12.4 Autres instruments strat�giques pertinents du Conseil du Tr�sor

Les pr�sentations relatives � des biens immobiliers doivent �tre conformes � d'autres instruments strat�giques pertinents du Conseil du Tr�sor, notamment les suivants :

• S�curit� et sant� au travail – Politiques et publications
• Norme op�rationnelle sur la s�curit� mat�rielle

13. Approbation de projets

13.1 Gestion de projets

La gestion de projets englobe un ensemble d'activit�s interreli�es et souvent interd�pendantes, qui visent un objectif g�n�ral; ces activit�s ont pour but d'�tablir, d'am�liorer ou d'accro�tre la capacit� de l'organisation � atteindre ses objectifs en conformit� avec des param�tres pr�cis (�ch�ancier, co�ts et rendement). Dans le contexte du secteur public, les projets appuient le mandat de l'organisation f�d�rale et contribuent � l'atteinte des r�sultats attendus, au niveau de l'organisation, ainsi que des objectifs pangouvernementaux, ou encore � la r�alisation d'initiatives horizontales. La dur�e d'un projet ne d�passe pas le temps requis pour l'atteinte des objectifs qui y sont associ�s, et le projet est ex�cut� dans une optique d'optimisation des ressources.

Le gouvernement a adopt� diff�rentes politiques associ�es � la gestion de projets afin d'�tayer ses investissements importants associ�s � la conception, � la mise au point ou � l'acquisition d'actifs et de services de nature vari�e. Une gestion de projet efficace tient compte de facteurs comme l'optimisation des ressources, les co�ts, la port�e, l'�ch�ancier et l'att�nuation du risque, de fa�on � concourir � l'atteinte des objectifs des programmes, parall�lement � une intendance rigoureuse des activit�s d'ex�cution.

On a cherch� dans la mesure du possible � ne pas reproduire ici l'information disponible sur le site Web du Secr�tariat. Divers documents pouvant �tre consult�s en ligne fournissent une orientation en mati�re de gestion de projets dans le secteur public f�d�ral.

Les enjeux li�s � la gestion de projets sont abord�s dans trois politiques du Conseil du Tr�sor :

• La Politique sur l'approbation des projets �nonce les renseignements requis et les exigences applicables dans le cas de pr�sentations visant � obtenir une approbation pr�liminaire de projet (APP), une approbation d�finitive de projet (ADP) ou une approbation de projet de location (APL).
• La Politique sur la gestion des projets recense les exigences obligatoires de base en mati�re de gestion de projets et traite de questions comme la responsabilit� des projets, les principes, pouvoirs et ressources de gestion des projets, la port�e, le cadre de gestion, le profil des projets et l'�valuation des risques.
• La Politique sur la gestion des grands projets de l'�tat �nonce des exigences additionnelles applicables dans le contexte de la gestion des grands projets de l'�tat.

Dans le cas d'op�rations immobili�res, il faut obtenir une APP ou une ADP du Conseil du Tr�sor chaque fois que la valeur de l'op�ration d�passe les pouvoirs d'approbation �nonc�s � l'appendice E de la Politique sur l'approbation des projets. Bien que l'approbation des op�rations immobili�res soit r�gie par la Politique du Conseil du Tr�sor sur les proc�dures et autorisations de transfert de biens immobiliers ou puisse �tre obtenue par voie de pr�sentation distincte, c'est uniquement en vertu de la Politique sur l'approbation des projets qu'une organisation obtiendra les pouvoirs requis au chapitre des engagement en mati�re de d�penses pour proc�der � une op�ration immobili�re.

Les projets de gestion de l'information et de technologie de l'information (GI/TI) soul�vent des enjeux particuliers, et les pr�sentations qui s'y rapportent doivent satisfaire � des exigences additionnelles au chapitre de l'information fournie; ces exigences sont pr�cis�es dans les diff�rents documents de r�f�rence touchant la gestion de projets. Le Cadre am�lior� pour la gestion des projets de technologie de l'information a pour objet de faire en sorte que les projets de TI du gouvernement r�pondent int�gralement aux besoins des fonctions op�rationnelles qu'ils sont cens�s appuyer, g�n�rent tous les avantages attendus et soient men�s � terme en respectant les �ch�anciers et les budgets pr�vus.

13.2 Information requise pour les pr�sentations visant � obtenir l'approbation de projets

13.2.1 Approbation pr�liminaire de projet

En r�gle g�n�rale, les organisations f�d�rales demandent l'approbation pr�liminaire d'un projet (APP) quand l'�tape initiale de d�limitation et de planification du projet est termin�e, mais avant que ne soit amorc�e l'�tape de la d�finition du projet. En donnant une APP, les ministres du Conseil du Tr�sor conviennent que l'on a, comme il se doit, �tabli l'existence d'un besoin au titre d'un programme et qu'il est justifi� de mener un projet particulier pour r�pondre � ce besoin. L'APP permet de consacrer des ressources � la d�finition approfondie du projet retenu.

Les exigences touchant le contenu des pr�sentations sont expos�es � l'appendice A de la Politique sur l'approbation des projets.

Le Secr�tariat a con�u des outils �lectroniques pour aider les organisations f�d�rales � pr�parer et � examiner les march�s et les pr�sentations visant � obtenir une approbation de projet, ce qui englobe les volets biens immobiliers et gestion du mat�riel (cela ne vaut pas pour les march�s, mais uniquement pour les projets). En voici quelques exemples :

• une liste de v�rification �num�rant les facteurs et/ou l'information dont les responsables d'un projet doivent tenir compte lors de la pr�paration d'une pr�sentation;
• un mod�le de pr�sentation visant � obtenir une APP, qui indique quels renseignements fournir;
• une liste de v�rificationapplicable aux �l�ments de TI d'une pr�sentation visant � obtenir une APP.

Se reporter au paragraphe 13.2.4 dans le cas des grands projets de l'�tat.

On trouvera des pr�cisions sur les exigences additionnelles applicables aux projets de GI/TI � l'appendice D de la Politique sur l'approbation des projets ainsi que dans le document CGI – Consid�rations relatives � la gestion de l'information dans les pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

13.2.2 Approbation d�finitive de projet

L'organisation f�d�rale doit obtenir une approbation d�finitive du projet avant d'entamer l'�tape de mise en oeuvre de ce dernier. Les renseignements devant figurer dans la pr�sentation sont pr�cis�s � l'appendice B de la Politique sur l'approbation des projets.

Si le Conseil du Tr�sor n'a pas donn� d'APP, l'organisation f�d�rale peut inclure dans la pr�sentation destin�e � obtenir une ADP les renseignements qui auraient d� figurer dans la pr�sentation requise aux fins d'APP.

Il existe trois outils Web pouvant servir � la pr�paration d'une pr�sentation aux fins d'obtenir une ADP :

• une liste de v�rification �num�rant les facteurs et/ou l'information dont les responsables d'un projet doivent tenir compte lors de la pr�paration d'une pr�sentation;
• un mod�le de pr�sentation visant � obtenir une ADP, qui indique quels renseignements fournir;
• le document CGI – Consid�rations relatives � la gestion de l'information dans les pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

Se reporter au paragraphe 13.2.4 dans le cas des grands projets de l'�tat.

Ici encore, s'il s'agit d'un projet de GI/TI, l'organisation doit, une fois termin�e l'�tape de d�finition du projet, faire une nouvelle pr�sentation au Conseil du Tr�sor pour obtenir une ADP. On se reportera au mod�le susmentionn� pour conna�tre les renseignements suppl�mentaires devant �tre fournis dans la pr�sentation visant � obtenir l'approbation d�finitive d'un projet de GI/TI.

13.2.3 Approbation de projet de location

Lorsque la valeur actuelle associ�e � un projet qui consiste pour l'essentiel en une op�ration de location d�passe le pouvoir d'approbation de projet qui est d�volu au ministre, l'organisation f�d�rale responsable doit obtenir une approbation de projet de location (APL) avant de demander des soumissions. L'APL combine de fa�on efficace en un processus d'approbation unique, les pr�sentations visant � obtenir une APP et une ADP. La pr�sentation doit �tre soumise rapidement lors de l'�tape de la planification afin que les d�cideurs disposent de choix r�alistes. Elle est en cela similaire � la pr�sentation visant � obtenir une APP.

Les renseignements devant figurer dans la pr�sentation sont pr�cis�s � l'appendice C de la Politique sur l'approbation des projets.

Afin de faciliter la pr�paration des pr�sentations visant � obtenir une APL, une liste de v�rification est disponible sur le Web afin d'indiquer les facteurs et/ou l'information dont les responsables du projet doivent tenir compte lors de la pr�paration d'une pr�sentation.

Si un projet immobilier est class� comme grand projet de l'�tat, la pr�sentation doit aborder le r�gime de gestion du projet dans le contexte de la Politique sur la gestion des grands projets de l'�tat.

13.2.4 Grands projets de l'�tat

Les pr�sentations relatives � des grands projets de l'�tat (projets � haut risque dont la valeur d�passe 100 millions de dollars) doivent �tre accompagn�es d'un r�sum� du projet, qui pr�cise la port�e totale de ce dernier, de mani�re � ce que les documents destin�s � obtenir une APP et une ADP soient aussi concis que possible. On trouvera de plus amples renseignements � ce propos � l'appendice F de la Politique sur l'approbation des projets.

Le r�sum� met en lumi�re le lien entre le projet et les priorit�s ainsi que le plan d'investissement � long terme de l'organisation. Il r�capitule l'analyse des solutions envisag�es ainsi que les raisons justifiant le choix du projet, et il donne un aper�u du cadre de gestion du projet.

Les cinq �l�ments suivants doivent �tre r�unis dans le cas de chaque grand projet de l'�tat :

• d�signation d'un chef de projet, qui doit �tre un cadre sup�rieur relevant directement d'un sous-ministre;
• mise sur pied d'un comit� consultatif sup�rieur de projet (CCSP), au sein duquel tous les intervenants sont repr�sent�s;
• choix et mise en oeuvre d'un syst�me de mesure du rendement du projet (on recommande une fiche de rendement et des rapports d'�tape p�riodiques au Secr�tariat);
• pr�sentation de rapports d'�tape au Conseil du Tr�sor lors d'�tapes cl�s ou � la demande du Conseil;
• pr�sentation au Conseil d'un rapport d'�valuation du projet � la fin de celui-ci.

Les pr�sentations relatives aux grands projets de l'�tat en mati�re de GI/TI doivent indiquer comment ces projets seront conformes aux exigences �nonc�es dans les politiques et normes suivantes :

• Normalisation des sites Internet
• Politique sur la gestion de l'information gouvernementale
• Politique d'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e
• Norme op�rationnelle de s�curit : Gestion de la s�curit� des technologies de l'information

13.2.5 Plans d'investissement � long terme

Un plan d'investissement � long terme inclut normalement toutes les immobilisations telles que les v�hicules, l'�quipement, les fonds de terre, les biens lou�s (m�me s'ils sont financ�s � m�me le budget de fonctionnement), la GI/TI et les b�timents.

En principe, le PILT de l'organisation reposera sur un horizon de planification de cinq ans. Le plan doit fournir des renseignements sur les objectifs, les priorit�s et les strat�gies de l'organisation, sur la mani�re dont les actifs immobilis�s concordent avec ces objectifs et strat�gies, sur la structure hi�rarchique, sur la planification des immobilisations, sur les modalit�s de gestion et d'approbation, sur les niveaux de ressources et les besoins connexes, sur les projets d'immobilisations pr�vus chaque ann�e et sur les flux de tr�sorerie. Le PILT doit constituer une annexe de la pr�sentation et non faire directement partie de celle-ci. De cette mani�re, il peut ais�ment en �tre d�tach� et �tre distribu�.

La port�e exacte de l'approbation d'un PILT donne lieu � une certaine confusion. Les projets dont la valeur d�passe les pouvoirs d�l�gu�s � l'organisation doivent faire l'objet d'une APP ou d'une ADP. De plus, les projets figurant � la partie 2 du PILT ont tendance � changer au fil du temps. L'organisation doit donc r�aliser que l'approbation d'un PILT ne signifie pas forc�ment l'approbation de chaque projet ou de chaque approche de gestion qui y est propos�e. Cette approbation signifie plut�t que le Conseil du Tr�sor exprime son accord global avec les approches qui y sont mises de l'avant. L'organisation qui veut obtenir une APP ou une ADP en m�me temps que l'approbation de son PILT doit l'indiquer de fa�on explicite dans la section � Proposition �. Ainsi que nous l'avons d�j� indiqu�, l'organisation doit joindre son PILT � la pr�sentation � titre d'annexe distincte, de fa�on � en faciliter la distribution.

Dans le cadre du processus de renouvellement des politiques, le Secr�tariat met � jour la Politique sur les plans d'investissement � long terme. Bien que les principes de base en mati�re de saine gestion des actifs demeurent les m�mes, la politique propos�e met de l'avant une approche d'investissement et se situe � un niveau plus strat�gique, �non�ant les responsabilit�s et les obligations de rendre compte de l'administrateur g�n�ral; de plus, on se concentre davantage sur les r�sultats et sur la mani�re de les �valuer. En outre, la port�e de la politique propos�e sur la planification des investissements s'�tend aux services acquis. Il convient de consulter l'analyste du Secr�tariat au sujet des exigences � respecter pr�alablement � la r�daction du prochain PILT ou plan d'investissement de l'organisation.

On trouvera � la figure 2 de l'annexe F un exemple du contenu d'une pr�sentation relative au PILT.

Date de modification : 2011-06-02
 

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