Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Partie IV : Autorisations

11. Autorisations de dépenses

11.1 Budget des dépenses, niveaux de référence et rajustements en cours d'exercice

L'organisation qui a besoin de fonds en sus de ceux qui lui ont été affectés dans les affectations antérieures doit demander que les fonds en question soient inscrits au budget des dépenses; à cette fin, elle soumettra une présentation au Conseil du Trésor (se reporter à la figure 1 de l'annexe F). Dans la plupart des cas, l'organisation préparera une telle présentation :

  • afin de demander des fonds destinés au financement de nouveaux programmes approuvés par le Cabinet;
  • afin de demander des fonds supplémentaires pour des programmes existants;
  • afin d'établir une nouvelle subvention (ou un programme de subventions) ou d'augmenter le financement d'une subvention existante (ou d'un programme de subvention existant).

Dans les directives précédentes sur les autorisations de dépenses du budget des dépenses, on exigeait des paragraphes distincts pour les rajustements en cours d'exercice (budget supplémentaire des dépenses) et pour les rajustements des niveaux de référence (budget principal des dépenses/mise à jour annuelle des niveaux de référence).

Or, à l'égard des présentations au Conseil du Trésor soumises après le 31 mars 2007, un seul paragraphe est requis par organisation et crédit touché.

S'il est approuvé, le rajustement sera inclus dans la prochaine période d'octroi de crédits disponible et, s'il y a lieu, les mises à jour des niveaux de référence seront incluses dans le prochain exercice de mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR).

La MJANR sert à établir le niveau de base des dépenses de programmes directes du Plan budgétaire reflété dans le budget fédéral annuel et à définir un point de référence au regard des crédits demandés au Parlement dans le cadre du budget principal des dépenses suivant. Il y a habituellement trois (3) périodes de crédits dans un exercice, soit le budget principal des dépenses, le budget supplémentaire des dépenses (A) et le budget supplémentaire des dépenses (B).

Pour qu'une autorisation soit réputée admissible dans une période d'octroi de crédits donnée, elle doit être approuvée avant la date limite précisée par le Secrétariat.

11.1.1 Considérations spéciales

Pour demander des autorisations de dépenses du budget des dépenses, les organisations doivent prendre en compte ce qui suit :

11.1.1.1 Libellé du crédit

Si les propositions visées dans une présentation risquent d'exiger une modification du libellé du crédit, les organisations sont tenues de consulter leurs services juridiques et leur analyste des programmes.

11.1.1.2 Transfert entre crédits

Il faut, s'il y a lieu, prendre en compte les transferts entre crédits au sein d'une organisation et entre des organisations (se reporter au modèle du libellé des autorisations à l'annexe F).

11.1.1.3 Crédit 5 du Conseil du Trésor

L'organisation peut vouloir envisager la possibilité de demander des fonds temporaires ou permanents du crédit 5 du Conseil du Trésor (se reporter au point 11.3 Éventualités du gouvernement).

L'organisation doit consulter son analyste des programmes afin de déterminer la possibilité de financement du crédit 5 du Conseil du Trésor.

11.2 Contrôle des affectations

Dans certaines circonstances, le Conseil demandera à l'organisation d'établir des affectations à des fins spéciales ou des affectations bloquées (se reporter au modèle de libellé des autorisations à l'annexe F).

11.2.1 Affectations à des fins spéciales

Une affectation à fins spéciales sert à réserver une partie des crédits approuvés d'une organisation aux fins d'une initiative ou d'un poste en particulier. Une affectation à fins spéciales est établie lorsque le Conseil souhaite imposer des contrôles de dépenses spéciaux (se reporter au modèle de libellé d'autorisation à l'annexe F).

11.2.2 Affectations bloquées

Les affectations bloquées servent à interdire l'affectation de fonds déjà affectés par le Parlement. Il y a deux types d'affectations bloquées, à savoir :

  1. permanentes – lorsque le Conseil du Trésor a ordonné une péremption des fonds à la fin de l'exercice;
  2. temporaires – lorsqu'une affectation est bloquée jusqu'à ce qu'une ou des conditions aient été respectées.

Lorsque le Conseil a ordonné à une organisation d'établir une affectation bloquée temporaire ou permanente, il faut un paragraphe sur la proposition (se reporter au modèle de libellé des autorisations à l'annexe F).

Dans certains cas, le Conseil peut déléguer le pouvoir de débloquer une affectation bloquée temporaire au secrétaire du Conseil du Trésor ou à un autre fonctionnaire en particulier (p. ex., secrétaire adjoint du Conseil du Trésor) (se reporter au modèle de libellé des autorisations à l'annexe F).

11.3 Crédit 5 du Conseil du Trésor (Éventualités du gouvernement)

Le crédit 5 du Conseil du Trésor sert de complément à d'autres crédits afin d'assurer au gouvernement une marge de manoeuvre suffisante pour faire face à des dépenses urgentes ou imprévues lorsque des fonds sont requis pour des motifs valides, que ce soit l'échéance d'un paiement ou la nécessité d'obtenir des autorisations particulières pour effectuer un paiement (p. ex., subventions non inscrites au budget des dépenses). Une telle autorisation sera accordée jusqu'à l'obtention de l'approbation du Parlement, dans la mesure où les dépenses s'inscrivent dans le mandat de l'organisation. Les fonds affectés à même le crédit 5 du Conseil du Trésor sont accordés à titre provisoire et doivent être remboursés, une fois que l'autorisation du Parlement à l'égard des dépenses a été obtenue dans le cadre de l'approbation du budget supplémentaire des dépenses.

En outre, le crédit 5 du Conseil du Trésor sert à majorer d'autres crédits sous forme de transfert permanent du crédit 5 à l'affectation ministérielle pertinente, au titre de coûts salariaux supplémentaires tels que les indemnités de départ, les prestations de maternité et les prestations parentales, qui ne sont pas prévus dans le budget des dépenses des organisations fédérales.

Les dépenses ne sont pas imputées directement au crédit 5 du Conseil du Trésor. Les fonds sont plutôt transférés aux crédits existants de l'organisation fédérale concernée, une fois que le Conseil a approuvé l'affectation de fonds, puis les dépenses sont imputées aux crédits de l'organisation.

11.3.1 Affectations temporaires

Le crédit 5 du Conseil du Trésor sert de complément provisoire aux crédits des organisations fédérales jusqu'à la période d'octroi de crédits suivante quand les autorisations de dépenses ne suffisent pas à couvrir à la fois les besoins existants et le coût d'une initiative urgente. Le crédit 5 du Conseil du Trésor peut aussi être utilisé au titre d'autorisations législatives visant de nouvelles subventions (ou contributions, dans le cas de l'Agence canadienne de développement international) qui s'inscrivent dans le mandat de l'organisation tel qu'il est énoncé dans la loi, ou encore servir à majorer des subventions existantes dans l'attente de l'autorisation du Parlement en vertu d'une loi de crédits. Les affectations temporaires sont reversées au crédit 5 du Conseil du Trésor après que le Parlement a approuvé l'octroi des crédits, dans le cadre du budget supplémentaire des dépenses.

11.3.2 Affectations permanentes

Le crédit 5 du Conseil du Trésor peut également servir à majorer de manière permanente les affectations des organisations fédérales, habituellement à la fin de l'exercice, au titre de certains coûts salariaux non discrétionnaires qui ne sont pas prévus dans le budget des dépenses des organisations et qui ne peuvent être assumés à même les crédits existants. Ces coûts comprennent les indemnités de départ, le paiement des crédits de congé aux employés qui quittent la fonction publique, les prestations de maternité, les prestations parentales et d'autres coûts liés aux salaires (p. ex., cessation d'emploi du personnel exonéré d'un ministre sortant, coût des conventions collectives conclues à un moment trop tardif durant l'exercice pour que ce coût puisse être inscrit au budget supplémentaire des dépenses). Une lettre d'appel est acheminée aux organisations fédérales à la fin de l'exercice pour leur donner des précisions à cet égard.

11.3.3 Demande de prélèvement à même le crédit 5 du Conseil du Trésor

Le Conseil du Trésor autorisera le ministre responsable à déléguer à son agent financier supérieur (AFS) le pouvoir de demander l'autorisation d'effectuer un prélèvement à même le crédit 5 du Conseil du Trésor dans deux situations précises :

  • Les organisations fédérales demandent habituellement l'autorisation de procéder à un prélèvement temporaire à même le crédit 5 du Conseil du Trésor relativement à une initiative donnée dans le cadre de la présentation visant à obtenir l'autorisation d'inscrire un poste au budget des dépenses aux fins de cette initiative. Toutefois, si, au moment de préparer la présentation, on n'avait pas anticipé qu'il serait nécessaire d'avoir accès au crédit 5 du Conseil du Trésor, et que l'inscription du poste au budget supplémentaire des dépenses a été approuvée, l'AFS pourra demander l'accès au crédit 5 pour le poste en question. Cette demande peut se faire par lettre au directeur principal de la Direction des opérations des dépenses et prévisions budgétaires, assortie des pièces justificatives appropriées (analyse des mouvements de trésorerie). Cette lettre est alors traitée comme un cas courant.
  • Dans le cas où une organisation fédérale demande un accès permanent au crédit 5 du Conseil du Trésor afin de combler un déficit au chapitre de la rémunération avant la fin d'un exercice, l'AFS doit préparer à l'intention du directeur principal, Direction des opérations des dépenses et prévisions budgétaires du Secrétariat une lettre assortie des pièces justificatives appropriées (analyse des mouvements de trésorerie). Il doit préciser dans la lettre les catégories de dépenses et les montants en cause. Comme dans la situation précédente, cette lettre est traitée comme un cas courant.

À la fin de l'exercice, l'organisation fédérale donnera suite à la lettre d'appel transmise par la Direction des opérations des dépenses et prévisions budgétaires du Secrétariat et fournira l'information requise. Le Secrétariat veillera à obtenir du Conseil une autorisation d'accès au crédit 5 du Conseil du Trésor au nom de l'organisation fédérale.

12. Présentations relatives à des biens immobiliers

12.1 Considérations générales

Les opérations immobilières des organisations fédérales doivent être conformes à la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux ainsi qu'au Règlement concernant les immeubles fédéraux, sous réserve d'une loi dérogatoire. Ces opérations doivent également satisfaire aux politiques du Conseil du Trésor et respecter les limites et les conditions fixées par les ministres du Conseil du Trésor.

La loi et le règlement précités autorisent les ministres à effectuer des opérations immobilières, notamment :

  • des acquisitions;
  • des échanges;
  • des options d'acquisition;
  • des baux et permis (y compris les rétrocessions de bail et la renonciation aux droits conférés par un permis);
  • les transferts de gestion d'un bien immobilier entre organisations fédérales;
  • les transferts de la gestion et de la maîtrise d'un bien immobilier entre l'administration fédérale et une administration provinciale;
  • les aliénations.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers fixe des plafonds financiers applicables aux pouvoirs dont disposent les ministres en matière d'opérations immobilières. Lorsque la valeur d'une opération est supérieure au plafond applicable ou que l'opération ne satisfait pas à d'autres exigences énoncées dans la Politique, le ministre concerné doit demander l'approbation préalable de l'opération au Conseil du Trésor.

De plus, certaines opérations immobilières doivent faire l'objet d'un décret (ou obtenir l'approbation du gouverneur en conseil). Dans un tel cas, il faut préparer une présentation afin de demander que le Conseil du Trésor recommande au gouverneur en conseil de donner son approbation.

Étant donné que le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a des pouvoirs plus vastes que les autres ministres en matière d'opérations immobilières, il sera souvent plus efficient pour les organisations fédérales de faire appel à lui pour effectuer l'opération en leur nom.

Nota : les organisations doivent noter que, si le pouvoir de procéder à une opération immobilière peut être délégué, il n'en est pas forcément ainsi du pouvoir organisationnel d'approbation de projet. C'est pourquoi une organisation ne doit pas se prévaloir du pouvoir d'approbation de projet de TPSGC. Si le coût d'un projet rattaché à une opération immobilière est supérieur au pouvoir d'approbation de l'organisation en la matière, le volet rattaché au projet devra faire l'objet d'une présentation.

Les politiques et les publications du Conseil du Trésor en matière de biens immobiliers offrent une orientation concernant d'autres aspects de la gestion des biens immobiliers.

Les opérations immobilières à l'égard desquelles une organisation fédérale veut obtenir l'approbation du Conseil du Trésor peuvent être soumises dans le cadre d'une présentation plus globale ou faire l'objet de présentations distinctes. La section « Proposition » doit toujours contenir un exposé clair de toutes les autorisations demandées, y compris celles qui sont relatives aux biens immobiliers.

Dans certains cas, il y aura lieu d'obtenir à la fois l'approbation générale d'une stratégie relative à une catégorie d'opérations (p. ex., aliénations stratégiques) et des autorisations particulières permettant à l'organisation de mener à bien la stratégie.

12.2 Catégories d'opérations

Les sections qui suivent exposent différents points dont il faut tenir compte à l'égard de divers types de présentations ayant trait à des biens immobiliers. Précisons que tous les points indiqués ne s'appliquent pas forcément dans chaque cas, et qu'il peut y avoir d'autres points pertinents que ceux énumérés ici.

12.2.1 Acquisitions

  • Quel est l'objectif opérationnel associé à l'acquisition?
  • Quel est le lien entre l'opération et l'AAP, le plan d'investissement (Politique du Conseil du Trésor sur les plans d'investissement à long terme) et les stratégies en matière de biens immobiliers de l'organisation?
  • S'agit-il d'une opération ouverte et équitable?
  • L'opération est-elle réalisée à la valeur marchande du bien? Dispose-t-on d'évaluations ou d'estimations qui étayent le prix prévu? (Se reporter aux exigences énoncées dans la Norme d'évaluation et d'estimation des biens immobiliers du Conseil du Trésor)
  • Y a-t-il des intérêts autochtones en jeu? Le ministère de la Justice Canada a-t-il procédé à une évaluation du risque juridique associé aux droits et aux titres? A-t-on observé les Lignes directrices sur les pratiques exemplaires émises par le Secrétariat relativement aux intérêts autochtones?
  • Y a-t-il des enjeux environnementaux? Faut-il effectuer une évaluation environnementale conformément à la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale? Si des mesures correctives sont prises, qui en assumera les frais? Le bien convient-il à l'utilisation prévue?
  • S'agit-il de la meilleure solution à long terme pour l'État, sur le plan de l'économie, de l'efficacité et de l'efficience? Est-ce la solution qui produit les meilleurs résultats dans l'intérêt de l'ensemble des Canadiens?
  • A-t-on tenu compte de l'ensemble des politiques et des enjeux stratégiques du gouvernement?
  • A-t-on procédé à une analyse adéquate de l'investissement, aux fins de calculer le coût total associé à toutes les solutions possibles? L'analyse de rentabilisation est-elle rigoureuse?
  • Le projet pour lequel l'organisation acquiert le bien doit-il obtenir, ou a-t-il obtenu, l'approbation du Cabinet ou du Conseil du Trésor?
  • Dispose-t-on de fonds aux fins à la fois de l'acquisition et de la réalisation du projet?
  • Dans le cas d'un bail, a-t-on prévu une option de renouvellement ou d'acquisition? A-t-on tenu compte de ce genre d'option lors de l'établissement des coûts? En est-il fait état dans la proposition?
  • Le moment choisi soulève-t-il des problèmes importants?
  • L'organisation a-t-elle recensé tous les facteurs influant sur l'acquisition (disponibilité, choix du moment, durée, financement et coût calculé pour l'ensemble du cycle de vie, coûts d'aménagement ou de réinstallation, occupation garantie, degré de contrôle requis, marge de manoeuvre, conditions du marché, etc.)?
  • Y a-t-il des enjeux liés aux biens patrimoniaux? Si l'immeuble acquis ou transféré a plus de 40 ans, le Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine de Parcs Canada en a-t-il fait l'évaluation?
  • Le bien satisfait-il aux normes d'accessibilité? Dans la négative, combien en coûtera-t-il pour le rendre conforme à ces normes? (Se reporter à la Norme d'accès facile aux biens immobiliers du Conseil du Trésor).
  • Satisfait-on aux normes de protection contre les incendies? (Se reporter à la Politique sur la protection contre les incendies, les enquêtes et les rapports du Conseil du Trésor).

12.2.2 Aliénations

  • L'opération concorde-t-elle avec le plan d'investissement et les stratégies en matière de biens immobiliers de l'organisation?
  • S'agit-il d'une opération ouverte et équitable?
  • Y a-t-il des enjeux environnementaux? A-t-on communiqué toute l'information environnementale? Faut-il procéder à une évaluation environnementale conformément à la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale? Si des mesures correctives sont requises, qui les prendra, et qui en assumera les frais?
  • Est-ce que des conditions environnementales ou d'autres facteurs ont pour effet de limiter l'utilisation pouvant être faite du bien immobilier? A-t-on prévu, ou devrait-on prévoir, une clause de réversion à l'égard du bien?
  • Dans le cas de l'aliénation ou du transfert d'un bien immobilier excédentaire, les parties concernées ont-elles eu l'occasion d'en faire l'acquisition ou de faire part de leur intérêt à l'égard du bien? (Se reporter à la Directive sur la vente ou le transfert de biens immobiliers excédentaires du Conseil du Trésor).
  • S'agit-il d'une aliénation stratégique? Se pourrait-il que la valeur du bien connaisse une hausse marquée? La taille et la valeur du bien sont-elles suffisamment grandes pour qu'il y ait un risque de répercussions négatives sur les marchés locaux si on n'en gère pas adéquatement l'intégration? L'opération est-elle complexe, ou présente-t-elle des aspects délicats? Le responsable du bien a-t-il procédé à une évaluation stratégique et élaboré une stratégie d'aliénation, et a-t-on décidé, en concertation avec le Secrétariat, de traiter l'opération comme une aliénation stratégique? (Pour obtenir une orientation plus détaillée sur la détermination des biens excédentaires assujettis au processus d'aliénation stratégique, se reporter à la Directive sur la vente ou le transfert de biens immobiliers excédentaires du Conseil du Trésor).
  • Y a-t-il des intérêts autochtones en jeu? Si l'opération a trait à l'aliénation ou au transfert de biens immobiliers excédentaires, le ministère de la Justice Canada a-t-il procédé à une évaluation du risque juridique associé aux droits et aux titres? A-t-on observé les Lignes directrices sur les pratiques exemplaires émises par le Secrétariat relativement aux intérêts autochtones?
  • Si le bien a été désigné en tant que bien classifié ou reconnu, des mesures adéquates ont-elles été prises pour en préserver la valeur patrimoniale? L'organisation fédérale a-t-elle consulté le Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine ou obtenu d'une autre personne ou entité compétente des conseils en matière de biens du patrimoine? Le titre de propriété sera-t-il assorti d'une clause restrictive afin de préserver la valeur patrimoniale du bien après l'aliénation?
  • Quelle est la valeur marchande du bien selon l'évaluation? Dispose-t-on d'évaluations et d'estimations à jour à l'appui de la contrepartie reçue? Se reporter à cet égard aux exigences énoncées dans la Norme d'évaluation et d'estimation des biens immobiliers. Si la contrepartie reçue est inférieure à la valeur marchande estimée, quelles sont les raisons justifiant la chose?
  • L'aliénation vise-t-elle des objectifs socio-économiques plus vastes relevant du mandat de l'État fédéral?
  • Est-ce que l'aliénation influe sur la sécurité ou la latitude de l'utilisation simultanée ou ultérieure d'une propriété adjacente de l'État?
  • L'aliénation fait-elle diminuer la valeur d'une propriété adjacente ou avoisinante de l'État?
  • Dans le cas d'une vente ou d'un transfert, l'organisation a-t-elle cherché à déterminer si le bien pouvait être utilisé à une autre fin ou dans le cadre d'un autre programme?
  • Y a-t-il des aspects délicats ou des enjeux communautaires?

12.3 Recommandations au gouverneur en conseil

Le paragraphe 16(1) de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux (LIFBRF) confère au gouverneur en conseil des pouvoirs rattachés aux opérations immobilières. Cette disposition s'applique aux situations qui ne sont assujetties à aucune autre loi ou lorsque le ministre compétent estime que, pour une raison particulière, l'approbation du gouverneur en conseil est de mise. Toutes les opérations visées au paragraphe 16(1) doivent faire l'objet d'une recommandation du Conseil du Trésor et recevoir l'approbation du gouverneur en conseil. Il faut aussi obtenir l'approbation du gouverneur en conseil dans le cas de l'aliénation de certains terrains militaires (par. 19(2) et 19(3) de la LIFBRF) ou la rectification d'erreurs dans la concession du titre de propriété du bien immobilier (par. 22(1) de la LIFBRF).

En vertu de l'article 5 du Règlement concernant les immeubles fédéraux, un ministre peut transférer la gestion et la maîtrise de la totalité ou d'une partie d'un bien immobilier fédéral à une province par un acte fait en la forme jugée satisfaisante par le ministre de la Justice, sans qu'un décret ne soit requis. On pourra toutefois avoir recours à un décret si le ministre qui procède au transfert le veut ainsi, auquel cas le gouverneur en conseil autorisera le transfert en vertu de l'alinéa 16(1)e) de la LIFBRF. En cas de rétrocession ou de réversion à Sa Majesté du chef d'une province ou à Sa Majesté du chef du Canada de la gestion et de la maîtrise de la totalité ou d'une partie des droits réels sur un immeuble, un ministre peut donner effet à cette rétrocession ou réversion par un acte établi en la forme jugée satisfaisante par le ministre de la Justice, nonobstant l'exigence de procéder par décret prévue au départ dans les modalités de transfert de la gestion et de la maîtrise du bien.

Il faut aussi obtenir l'approbation du gouverneur en conseil pour aliéner un bien immobilier fédéral à une personne autre que la Société immobilière du Canada CLC limitée, lorsque la totalité du prix d'achat ou de toute autre contrepartie prévue n'a pas été reçue par Sa Majesté au plus tard au moment de l'aliénation.

Il convient de consulter les services juridiques de l'organisation voulant procéder à l'opération afin de déterminer la procédure à suivre et le libellé du décret.

Les figures 2 et 3 de l'annexe F présentent des exemples de contenu de présentations relatives à des opérations immobilières.

12.4 Autres instruments stratégiques pertinents du Conseil du Trésor

Les présentations relatives à des biens immobiliers doivent être conformes à d'autres instruments stratégiques pertinents du Conseil du Trésor, notamment les suivants :

13. Approbation de projets

13.1 Gestion de projets

La gestion de projets englobe un ensemble d'activités interreliées et souvent interdépendantes, qui visent un objectif général; ces activités ont pour but d'établir, d'améliorer ou d'accroître la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs en conformité avec des paramètres précis (échéancier, coûts et rendement). Dans le contexte du secteur public, les projets appuient le mandat de l'organisation fédérale et contribuent à l'atteinte des résultats attendus, au niveau de l'organisation, ainsi que des objectifs pangouvernementaux, ou encore à la réalisation d'initiatives horizontales. La durée d'un projet ne dépasse pas le temps requis pour l'atteinte des objectifs qui y sont associés, et le projet est exécuté dans une optique d'optimisation des ressources.

Le gouvernement a adopté différentes politiques associées à la gestion de projets afin d'étayer ses investissements importants associés à la conception, à la mise au point ou à l'acquisition d'actifs et de services de nature variée. Une gestion de projet efficace tient compte de facteurs comme l'optimisation des ressources, les coûts, la portée, l'échéancier et l'atténuation du risque, de façon à concourir à l'atteinte des objectifs des programmes, parallèlement à une intendance rigoureuse des activités d'exécution.

On a cherché dans la mesure du possible à ne pas reproduire ici l'information disponible sur le site Web du Secrétariat. Divers documents pouvant être consultés en ligne fournissent une orientation en matière de gestion de projets dans le secteur public fédéral.

Les enjeux liés à la gestion de projets sont abordés dans trois politiques du Conseil du Trésor :

  • La Politique sur l'approbation des projets énonce les renseignements requis et les exigences applicables dans le cas de présentations visant à obtenir une approbation préliminaire de projet (APP), une approbation définitive de projet (ADP) ou une approbation de projet de location (APL).
  • La Politique sur la gestion des projets recense les exigences obligatoires de base en matière de gestion de projets et traite de questions comme la responsabilité des projets, les principes, pouvoirs et ressources de gestion des projets, la portée, le cadre de gestion, le profil des projets et l'évaluation des risques.
  • La Politique sur la gestion des grands projets de l'État énonce des exigences additionnelles applicables dans le contexte de la gestion des grands projets de l'État.

Dans le cas d'opérations immobilières, il faut obtenir une APP ou une ADP du Conseil du Trésor chaque fois que la valeur de l'opération dépasse les pouvoirs d'approbation énoncés à l'appendice E de la Politique sur l'approbation des projets. Bien que l'approbation des opérations immobilières soit régie par la Politique du Conseil du Trésor sur les procédures et autorisations de transfert de biens immobiliers ou puisse être obtenue par voie de présentation distincte, c'est uniquement en vertu de la Politique sur l'approbation des projets qu'une organisation obtiendra les pouvoirs requis au chapitre des engagement en matière de dépenses pour procéder à une opération immobilière.

Les projets de gestion de l'information et de technologie de l'information (GI/TI) soulèvent des enjeux particuliers, et les présentations qui s'y rapportent doivent satisfaire à des exigences additionnelles au chapitre de l'information fournie; ces exigences sont précisées dans les différents documents de référence touchant la gestion de projets. Le Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information a pour objet de faire en sorte que les projets de TI du gouvernement répondent intégralement aux besoins des fonctions opérationnelles qu'ils sont censés appuyer, génèrent tous les avantages attendus et soient menés à terme en respectant les échéanciers et les budgets prévus.

13.2 Information requise pour les présentations visant à obtenir l'approbation de projets

13.2.1 Approbation préliminaire de projet

En règle générale, les organisations fédérales demandent l'approbation préliminaire d'un projet (APP) quand l'étape initiale de délimitation et de planification du projet est terminée, mais avant que ne soit amorcée l'étape de la définition du projet. En donnant une APP, les ministres du Conseil du Trésor conviennent que l'on a, comme il se doit, établi l'existence d'un besoin au titre d'un programme et qu'il est justifié de mener un projet particulier pour répondre à ce besoin. L'APP permet de consacrer des ressources à la définition approfondie du projet retenu.

Les exigences touchant le contenu des présentations sont exposées à l'appendice A de la Politique sur l'approbation des projets.

Le Secrétariat a conçu des outils électroniques pour aider les organisations fédérales à préparer et à examiner les marchés et les présentations visant à obtenir une approbation de projet, ce qui englobe les volets biens immobiliers et gestion du matériel (cela ne vaut pas pour les marchés, mais uniquement pour les projets). En voici quelques exemples :

  • une liste de vérification énumérant les facteurs et/ou l'information dont les responsables d'un projet doivent tenir compte lors de la préparation d'une présentation;
  • un modèle de présentation visant à obtenir une APP, qui indique quels renseignements fournir;
  • une liste de vérificationapplicable aux éléments de TI d'une présentation visant à obtenir une APP.

Se reporter au paragraphe 13.2.4 dans le cas des grands projets de l'État.

On trouvera des précisions sur les exigences additionnelles applicables aux projets de GI/TI à l'appendice D de la Politique sur l'approbation des projets ainsi que dans le document CGI – Considérations relatives à la gestion de l'information dans les présentations au Conseil du Trésor.

13.2.2 Approbation définitive de projet

L'organisation fédérale doit obtenir une approbation définitive du projet avant d'entamer l'étape de mise en oeuvre de ce dernier. Les renseignements devant figurer dans la présentation sont précisés à l'appendice B de la Politique sur l'approbation des projets.

Si le Conseil du Trésor n'a pas donné d'APP, l'organisation fédérale peut inclure dans la présentation destinée à obtenir une ADP les renseignements qui auraient dû figurer dans la présentation requise aux fins d'APP.

Il existe trois outils Web pouvant servir à la préparation d'une présentation aux fins d'obtenir une ADP :

  • une liste de vérification énumérant les facteurs et/ou l'information dont les responsables d'un projet doivent tenir compte lors de la préparation d'une présentation;
  • un modèle de présentation visant à obtenir une ADP, qui indique quels renseignements fournir;
  • le document CGI – Considérations relatives à la gestion de l'information dans les présentations au Conseil du Trésor.

Se reporter au paragraphe 13.2.4 dans le cas des grands projets de l'État.

Ici encore, s'il s'agit d'un projet de GI/TI, l'organisation doit, une fois terminée l'étape de définition du projet, faire une nouvelle présentation au Conseil du Trésor pour obtenir une ADP. On se reportera au modèle susmentionné pour connaître les renseignements supplémentaires devant être fournis dans la présentation visant à obtenir l'approbation définitive d'un projet de GI/TI.

13.2.3 Approbation de projet de location

Lorsque la valeur actuelle associée à un projet qui consiste pour l'essentiel en une opération de location dépasse le pouvoir d'approbation de projet qui est dévolu au ministre, l'organisation fédérale responsable doit obtenir une approbation de projet de location (APL) avant de demander des soumissions. L'APL combine de façon efficace en un processus d'approbation unique, les présentations visant à obtenir une APP et une ADP. La présentation doit être soumise rapidement lors de l'étape de la planification afin que les décideurs disposent de choix réalistes. Elle est en cela similaire à la présentation visant à obtenir une APP.

Les renseignements devant figurer dans la présentation sont précisés à l'appendice C de la Politique sur l'approbation des projets.

Afin de faciliter la préparation des présentations visant à obtenir une APL, une liste de vérification est disponible sur le Web afin d'indiquer les facteurs et/ou l'information dont les responsables du projet doivent tenir compte lors de la préparation d'une présentation.

Si un projet immobilier est classé comme grand projet de l'État, la présentation doit aborder le régime de gestion du projet dans le contexte de la Politique sur la gestion des grands projets de l'État.

13.2.4 Grands projets de l'État

Les présentations relatives à des grands projets de l'État (projets à haut risque dont la valeur dépasse 100 millions de dollars) doivent être accompagnées d'un résumé du projet, qui précise la portée totale de ce dernier, de manière à ce que les documents destinés à obtenir une APP et une ADP soient aussi concis que possible. On trouvera de plus amples renseignements à ce propos à l'appendice F de la Politique sur l'approbation des projets.

Le résumé met en lumière le lien entre le projet et les priorités ainsi que le plan d'investissement à long terme de l'organisation. Il récapitule l'analyse des solutions envisagées ainsi que les raisons justifiant le choix du projet, et il donne un aperçu du cadre de gestion du projet.

Les cinq éléments suivants doivent être réunis dans le cas de chaque grand projet de l'État :

  • désignation d'un chef de projet, qui doit être un cadre supérieur relevant directement d'un sous-ministre;
  • mise sur pied d'un comité consultatif supérieur de projet (CCSP), au sein duquel tous les intervenants sont représentés;
  • choix et mise en oeuvre d'un système de mesure du rendement du projet (on recommande une fiche de rendement et des rapports d'étape périodiques au Secrétariat);
  • présentation de rapports d'étape au Conseil du Trésor lors d'étapes clés ou à la demande du Conseil;
  • présentation au Conseil d'un rapport d'évaluation du projet à la fin de celui-ci.

Les présentations relatives aux grands projets de l'État en matière de GI/TI doivent indiquer comment ces projets seront conformes aux exigences énoncées dans les politiques et normes suivantes :

13.2.5 Plans d'investissement à long terme

Un plan d'investissement à long terme inclut normalement toutes les immobilisations telles que les véhicules, l'équipement, les fonds de terre, les biens loués (même s'ils sont financés à même le budget de fonctionnement), la GI/TI et les bâtiments.

En principe, le PILT de l'organisation reposera sur un horizon de planification de cinq ans. Le plan doit fournir des renseignements sur les objectifs, les priorités et les stratégies de l'organisation, sur la manière dont les actifs immobilisés concordent avec ces objectifs et stratégies, sur la structure hiérarchique, sur la planification des immobilisations, sur les modalités de gestion et d'approbation, sur les niveaux de ressources et les besoins connexes, sur les projets d'immobilisations prévus chaque année et sur les flux de trésorerie. Le PILT doit constituer une annexe de la présentation et non faire directement partie de celle-ci. De cette manière, il peut aisément en être détaché et être distribué.

La portée exacte de l'approbation d'un PILT donne lieu à une certaine confusion. Les projets dont la valeur dépasse les pouvoirs délégués à l'organisation doivent faire l'objet d'une APP ou d'une ADP. De plus, les projets figurant à la partie 2 du PILT ont tendance à changer au fil du temps. L'organisation doit donc réaliser que l'approbation d'un PILT ne signifie pas forcément l'approbation de chaque projet ou de chaque approche de gestion qui y est proposée. Cette approbation signifie plutôt que le Conseil du Trésor exprime son accord global avec les approches qui y sont mises de l'avant. L'organisation qui veut obtenir une APP ou une ADP en même temps que l'approbation de son PILT doit l'indiquer de façon explicite dans la section « Proposition ». Ainsi que nous l'avons déjà indiqué, l'organisation doit joindre son PILT à la présentation à titre d'annexe distincte, de façon à en faciliter la distribution.

Dans le cadre du processus de renouvellement des politiques, le Secrétariat met à jour la Politique sur les plans d'investissement à long terme. Bien que les principes de base en matière de saine gestion des actifs demeurent les mêmes, la politique proposée met de l'avant une approche d'investissement et se situe à un niveau plus stratégique, énonçant les responsabilités et les obligations de rendre compte de l'administrateur général; de plus, on se concentre davantage sur les résultats et sur la manière de les évaluer. En outre, la portée de la politique proposée sur la planification des investissements s'étend aux services acquis. Il convient de consulter l'analyste du Secrétariat au sujet des exigences à respecter préalablement à la rédaction du prochain PILT ou plan d'investissement de l'organisation.

On trouvera à la figure 2 de l'annexe F un exemple du contenu d'une présentation relative au PILT.

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