Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Partie I : Préambule

Le présent Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor a pour but de fournir aux fonctionnaires fédéraux des renseignements et des conseils pratiques sur la préparation et le dépôt d'une présentation au Conseil du Trésor. Il établit les normes minimales à l'égard des présentations et est conçu pour garantir que les ministres disposent de renseignements intégrés de grande qualité afin de prendre des décisions avisées. À cette fin, le Guide reflète les orientations clés adoptées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) pour favoriser une responsabilisation et une gestion pangouvernementale améliorées.

Une nouvelle approche

L'amélioration de la qualité des renseignements et la responsabilité à l'égard des résultats constituent les éléments clés de la nouvelle approche de gestion pangouvernementale des dépenses. Cette approche soutient la gestion des résultats en établissant clairement les responsabilités des ministères afin que soient mieux définis les résultats prévus des programmes existants et des nouveaux programmes. Elle appuie le processus décisionnel axé sur les résultats en veillant à ce que tous les nouveaux programmes soient bien et entièrement intégrés aux programmes existants, grâce à un examen de l'ensemble des dépenses, afin d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds. Finalement, elle soutient les rapports à l'égard de résultats en améliorant la qualité des rapports soumis au Parlement par les ministères et pour l'ensemble du gouvernement.

Le Secrétariat de concert avec le Bureau du Conseil privé et le ministère des Finances Canada, veille à étoffer le contenu des documents du Cabinet afin de fournir les renseignements et l'analyse nécessaires pour appuyer le processus décisionnel. Par conséquent, les mémoires au Cabinet (MC) et les présentations au Conseil du Trésor exigeront maintenant que les ministères indiquent clairement les liens existant entre les nouveaux programmes et les programmes existants, fixent des objectifs, des attentes et des résultats clairs, fournissent des détails au sujet des choix d'options et de mécanismes et incluent un calcul rigoureux des coûts et des cadres de mesure du rendement.

Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor intègre de nombreuses améliorations afin de rehausser la qualité des renseignements et de consolider les liens entre l'élaboration des politiques et la mise en oeuvre de programmes et la présentation de rapports.

Le présent ouvrage donne des conseils de rédaction conviviaux assortis d'exemples se rapportant aux politiques afin de dresser un contexte complet et plusieurs hyperliens à des références pertinentes. Il clarifie les attentes au chapitre de la planification et du processus et fournit un nouveau modèle de présentation comportant des caractéristiques de sécurité améliorées.

Le Guide présente pour la première fois les nouveaux outils de planification et d'évaluation, à savoir la Politique sur la structure de gestion des ressources et des résultats (SGRR), qui intègre l'architecture des activités de programme (AAP), et le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Des parties du Guide ont été élargies pour y intégrer l'expertise supplémentaire des affaires réglementaires dont bénéficie actuellement le Secrétariat. Les récentes modifications mises en oeuvre dans le cadre du projet de renouvellement de l'ensemble des politiques sont prises en compte, s'il y a lieu, tout au long du Guide.

Le Guide tient également compte des renseignements précis qu'exige le Conseil du Trésor sur le risque et les similitudes avec les autres programmes du gouvernement dans les présentations. Il précise la nouvelle exigence du Secrétariat en ce qui concerne la ventilation distincte des coûts de l'évaluation des programmes avec approbation par les chefs de l'évaluation des ministères de la suffisance et la provenance du financement aux fins des ressources en « évaluation », ainsi que l'exigence en matière de note d'information sur la comptabilité d'exercice. Le Guide insiste toujours sur le rôle de l'agent financier supérieur ou du dirigeant principal des finances en ce qui a trait aux présentations ayant des répercussions financières.

Une nouvelle structure

La Partie 1 fournit le contexte de la préparation des présentations au Conseil du Trésor et examine les fonctions des principaux acteurs.

La Partie 2 met en lumière l'importance de la planification pour le Conseil du Trésor, présente le processus sous-tendant une présentation au Conseil du Trésor et fait quelques rappels.

La Partie 3 explique la démarche détaillée de la préparation d'une présentation au Conseil du Trésor, des préparatifs incontournables à la présentation en soi et à la touche finale.

La Partie 4 aborde la question des diverses autorisations et donne certains conseils stratégiques et des listes de vérification pour aider le rédacteur à couvrir tous les aspects qu'il doit traiter dans sa présentation.

Dans les annexes, vous trouverez de l'information précise sur une gamme de sujets clés et des exemples de présentations au Conseil du Trésor.

Mises à jour

Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor sera périodiquement mis à jour pour garantir qu'il prend en compte les modifications apportées aux politiques et aux lois.

Dans le Guide, le terme « organisation fédérale » désigne à la fois les ministères, les organismes et les sociétés d'État.

1. Conseil du Trésor

Le Conseil du Trésor (le Conseil) est un comité législatif du Cabinet créé en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il se compose de six ministres, y compris le président du Conseil du Trésor, qui en assure la présidence, et le ministre des Finances; le Conseil se réunit périodiquement pour étudier les présentations des organisations fédérales. La liste des membres est présentée sur le site Web du Secrétariat.

En juin 1997, le Premier ministre a désigné le Conseil du Trésor à titre de conseil de gestion du gouvernement. À ce titre, le Conseil doit avoir une vue d'ensemble complète des opérations de l'État et exercer un leadership constant au chapitre de l'amélioration des pratiques de gestion. Cela s'ajoute aux rôles traditionnels du Conseil, y compris son Secrétariat, à titre d'employeur et de gestionnaire des dépenses.

Les responsabilités du Conseil du Trésor sont notamment les suivantes :

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est l'organe administratif du Conseil du Trésor.

2. Présentations au Conseil du Trésor

2.1 Qu'est-ce qu'une présentation au Conseil du Trésor?

Une présentation est un document officiel soumis par un ministre au nom d'une organisation fédérale en vue d'obtenir du Conseil l'autorisation ou les pouvoirs qui permettront à cette organisation de mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de réaliser dans des circonstances normales ou qui dépasse les pouvoirs qui lui sont conférés.

Habituellement, les exigences à remplir pour obtenir l'approbation du Conseil sont définies dans la loi, les politiques du Conseil du Trésor ou d'autres décisions du Cabinet. Voici en quoi consistent généralement les demandes formulées dans les présentations :

Le ministre responsable peut soumettre une proposition au Conseil du Trésor s'il estime qu'il est nécessaire ou souhaitable de faire appel au jugement de l'ensemble du Conseil. Pour aider à présenter une vue d'ensemble au Conseil du Trésor, le ministre doit s'efforcer d'intégrer toutes les demandes d'autorisations pour une initiative particulière dans une seule présentation.

Les organisations fédérales devraient consulter le Secrétariat le plus tôt possible, afin de déterminer si une initiative donnée doit faire l'objet d'une présentation. De plus, il se peut que le Secrétariat recommande qu'une organisation fédérale prépare une présentation, même en l'absence d'exigence formelle ou explicite à cet égard.

Outre le fait qu'elles constituent un instrument central pour les organisations fédérales sollicitant des autorisations auprès du Conseil du Trésor, les présentations servent aussi à fournir des renseignements utiles sur les activités des organisations fédérales et contribuent ainsi à l'évaluation, par le Conseil et par le Secrétariat, de la gestion exercée au sein de ces organisations. Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) traite de la qualité des présentations. Les organisations doivent préparer des présentations conformes à des normes de haute qualité, en tenant compte de tous ces facteurs, et elles doivent s'efforcer, non seulement de respecter, mais même de dépasser les exigences énoncées dans le présent guide.

2.2 Comparaison – mémoires au Cabinet, présentations au Conseil du Trésor et présentations au gouverneur en conseil

Il existe une grande différence entre un mémoire au Cabinet (MC), une présentation au Conseil du Trésor et une présentation au gouverneur en conseil. Le MC portera d'abord sur l'objet stratégique et sur le financement global d'une nouvelle initiative de politique ou de programme. La présentation au Conseil du Trésor fournit des renseignements sur la conception du programme, les coûts précis, les résultats attendus, ainsi que l'exécution et la mise en oeuvre du programme. La présentation au gouverneur en conseil vise à obtenir une autorisation précise de la part de l'exécutif.

Même après avoir reçu une approbation de principe, l'organisation fédérale n'a pas nécessairement l'autorisation de donner suite à une décision du Cabinet. Elle doit souvent obtenir aussi l'approbation du Conseil ou du gouverneur en conseil. Le tableau qui suit récapitule les différences entre un MC, une présentation au Conseil du Trésor et une présentation au gouverneur en conseil.

Mémoire au Cabinet

Présentation au CT

Présentation au gouverneur en conseil

Objet

Faire approuver une politique ou une nouvelle initiative

Faire approuver les éléments entrant dans la conception, la mise en oeuvre et l'exécution d'un programme

Faire approuver un décret ou un règlement particulier

Thème central

Fondement de la politique ou du programme avec des objectifs clairement établis des résultats attendus; des liens avec les objectifs horizontaux; le lien entre les nouveaux programmes et les programmes existants; les options et les risques; les possibilités de réaffectation

Plan détaillé de la conception et de la mise en oeuvre du programme; ventilation détaillée des coûts; cadres de mesure des résultats et de responsabilisation; possibilités de réaffectation

Règlement, décret, nomination, approbation d'un plan organisationnel, d'ententes fédérales-provinciales et de transferts d'actifs

Information détaillée sur les ressources

Bien que les organisations fédérales soient habituellement tenues de présenter une ventilation des coûts aux organismes centraux, le MC ne contient souvent que le total des ressources annuelles requises

Information détaillée sur les ressources et exposé précis de l'objet auquel ces ressources seront affectées lors de chaque exercice

Information limitée (une analyse coûts-avantages est requise pour la plupart des présentations portant sur des règlements)

Auditoire cible

Ministres du Cabinet

Ministres du Conseil du Trésor

Ministres du Conseil du Trésor, en qualité de comité du Conseil privé

Principales organisations fédérales visées

L'organisation parrainant le MC, les organismes centraux et les autres organisations fédérales concernées

L'organisation ou les organisations parrainant la présentation (dans le cas d'une société d'État, cette dernière et le ministère dont elle fait partie du portefeuille) et le Secrétariat

L'organisation ou les organisations parrainant la présentation, le Bureau du Conseil privé, le Secrétariat et, parfois, le ministère des Finances Canada

La présentation au Conseil du Trésor traduit les fondements stratégiques et les objectifs en un programme qui permettra l'atteinte de ces objectifs. La présentation donne des précisions sur la manière dont l'organisation fédérale mènera à bien l'initiative stratégique, sur les raisons pour lesquelles la méthode de mise en oeuvre proposée est la meilleure dans les circonstances, sur la manière dont le projet contribuera à des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interopérabilité de l'information, sur les résultats attendus et les produits prévus, en conformité avec la Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR) de l'organisation, de même que sur les modalités de surveillance et d'évaluation au moyen desquelles cette dernière s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs stratégiques visés, ce qui comprend des rapports d'étape sur les résultats et les gains d'efficience prévus ainsi que sur les échéanciers et les coûts anticipés.

Bien que la présentation puisse faire mention du MC et des décisions du Cabinet, il est généralement superflu d'y exposer de nouveau les fondements stratégiques. Cela dit, la présentation doit être conforme aux décisions du Cabinet.

Pour en savoir plus sur les décrets, consultez l'annexe A du présent guide et le document intitulé Le processus décisionnel.

3. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

À titre d'organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat doit exercer le mandat d'appuyer le Conseil du Trésor en sa qualité de comité de ministres.

Le Secrétariat est chargé de fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trésor pour les aider à s'acquitter de leur rôle au chapitre de l'optimisation des ressources et de la surveillance des fonctions de gestion dans les ministères et les organismes.

Le Secrétariat présente des recommandations et dispense des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les lignes directrices, les règlements et les dépenses de programmes proposées sous l'angle de la gestion des ressources de l'État. Les responsabilités du Secrétariat concernant la gestion générale de l'administration publique influent sur des initiatives, des enjeux et des activités qui recoupent l'ensemble des secteurs stratégiques gérés par les ministères et les organismes fédéraux (comme cela est indiqué dans le budget principal des dépenses). Le Secrétariat assume également la fonction de contrôleur du gouvernement.

En vertu des pouvoirs généraux que lui confèrent les articles 5 à 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrétariat aide le Conseil du Trésor à exercer son rôle d'administrateur général et d'employeur de la fonction publique.

3.1 Orientation et soutien offerts par le Secrétariat

Les analystes du Secrétariat sont des agents de liaison clés entre le Secrétariat et les organisations fédérales. Ils remplissent un rôle de premier plan afin d'assurer un suivi intégré des pratiques de gestion en vigueur dans ces organisations. Ils ont pour tâche de procéder à une analyse et de formuler des recommandations relativement à chaque présentation aux ministres du Conseil. Dans le cadre de leur travail d'analyse, ils feront appel au besoin à des collègues du Secrétariat possédant des connaissances spécialisées pertinentes dans le contexte de la présentation, notamment au sein des entités suivantes :

De cette manière, les centres compétents du Secrétariat peuvent avoir la possibilité de fournir des commentaires et des conseils au sujet de l'orientation qui convient aux fins des présentations.

3.2 Examen des présentations au Conseil du Trésor

Après avoir consulté des collègues, l'analyste du Secrétariat collaborera avec des personnes-ressources de l'organisation fédérale et avec des gestionnaires de programmes afin d'accomplir les tâches suivantes :

Il arrive que plusieurs versions d'une présentation au Conseil du Trésor soient rédigées. Le temps exigé pour ces travaux de rédaction et pour la liaison entre le Secrétariat et l'organisation qui parraine la présentation peut varier, mais cela prendra en moyenne de deux à trois mois, selon la complexité de la présentation ou le nombre de présentations mises de l'avant de façon simultanée.

3.3 Centre des présentations du Conseil du Trésor

Le personnel des organisations fédérales qui s'occupe de la coordination des présentations au Conseil du Trésor assure une liaison étroite avec le Centre des présentations du Conseil du Trésor, qui coordonne toutes les présentations au Conseil du Trésor.

Le Centre reçoit et traite toutes les présentations au Conseil du Trésor provenant d'organisations fédérales. Il fournit un soutien logistique pour les réunions du Conseil et gère l'établissement des calendriers ainsi que la rédaction et la distribution de documents en prévision des réunions. Il veille également à ce que les décisions du Conseil soient transmises aux organisations parrainant les présentations.

4. Rôle des ministères, des organismes et des sociétés d'état

Pour s'assurer qu'ils évaluent les risques financiers, respectent les pouvoirs financiers et mettent en place des contrôles financiers efficients et efficaces avant le lancement des programmes, les ministères sont tenus de faire appel à l'agent financier supérieur (AFS) (ou au dirigeant principal des finances (DPF)) dans le cadre de l'élaboration et de la mise en œuvre de nouveaux programmes ou de projets d'envergure, ou lorsque des modifications apportées à un programme ont ou risquent d'avoir des répercussions financières importantes.

La plupart des organisations fédérales ont adopté une procédure servant à obtenir l'approbation et la signature du ministre; cette procédure exigera notamment que l'on obtienne l'autorisation d'intervenants clés, notamment l'administrateur général, l'agent financier supérieur (AFS) ou le dirigeant principal des finances (DPF), le sous-ministre adjoint qui parraine la présentation, les services juridiques, les services de vérification interne, etc. L'AFS ou le DPF de l'organisation doit à cet égard attester à l'administrateur général que, selon son opinion professionnelle, les renseignements fournis dans la présentation sont fiables et qu'une analyse soigneuse et un contrôle diligent ont été effectués; il lui appartient aussi de recommander que l'on se conforme à la marche à suivre proposée dans la présentation.

Le premier contact avec le Secrétariat est en général établi par le personnel des services ministériels de l'organisation dès les premières étapes du processus. Cela facilite la préparation d'une présentation au Conseil du Trésor qui soit complète et conforme aux politiques du Conseil du Trésor.

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