Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Partie II : Conseil du Trésor – Planification

5. Échéancier des présentations du Conseil du Trésor

5.1 Réunions du Conseil du Trésor

Lorsque le Parlement siège, le Conseil se réunit habituellement une fois par semaine. Durant l'été, il ne se réunira parfois qu'une ou deux fois afin de se pencher sur des dossiers urgents. Le Secrétariat établit l'ordre du jour de ces réunions, au cours desquelles ses fonctionnaires soumettent les présentations aux ministres en vue de la prise de décisions.

5.2 Inscription d'une présentation à l'ordre du jour d'une réunion du Conseil du Trésor

Une fois l'analyste du Secrétariat et l'organisation fédérale satisfaits de la version finale de la présentation, celle-ci pourra être inscrite à l'ordre du jour d'une réunion. L'organisation doit veiller à ce que le Centre des présentations du Conseil du Trésor reçoive la présentation avant l'échéance indiquée afin que celle-ci demeure inscrite à l'ordre du jour. Le calendrier des réunions du Conseil du Trésor et les échéanciers de soumission des présentations sont mis à jour périodiquement.

Le tableau qui suit indique les délais minimums et les principales échéances à respecter pour la préparation d'une présentation au Conseil du Trésor. Même si le délai le plus court pour le traitement complet d'une présentation est de six semaines environ, il faut habituellement plusieurs semaines de plus avant que l'on aboutisse à la version finale et que tous les problèmes soient réglés. En moyenne, le processus dure de deux à trois mois. Certaines organisations fédérales prévoient un mois de plus dans le cas de présentations exigeant des autorisations ou des consultations interministérielles (p. ex., présentations conjointes), ou encore une approbation du gouverneur en conseil. Les services ministériels de l'organisation doivent être consultés au sujet des échéanciers internes, notamment en ce qui touche l'approbation par le ministre.

Veuillez noter que l'analyste du Secrétariat doit disposer de suffisamment de temps pour examiner la présentation avant de faire des commentaires ou de tenir une rencontre pour discuter de la présentation. Le temps requis peut être encore plus long lorsqu'il faut effectuer des consultations à l'intérieur du Secrétariat.

Lundi

Mardi

Mercredi

Jeudi

Vendredi

Nota : L'examen de la version provisoire de la présentation peut prendre plus de temps.

1

L'analyste du Secrétariat reçoit de l'organisation fédérale la première version de la présentation au Conseil du Trésor

L'analyste transmet des commentaires à l'organisation fédérale

2

Rencontre (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secrétariat

L'analyste du Secrétariat reçoit la deuxième version provisoire de la présentation

L'analyste du Secrétariat fait part de commentaires supplémentaires à l'organisation fédérale

3

Rencontre (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secrétariat

L'avant-dernière version de la présentation doit être soumise à l'analyste du Secrétariat

L'analyste du Secrétariat rédige une recommandation

4

La présentation signée par le ministre doit arriver au centre de présentations du conseil du trésor au plus tard à midi

La recommandation de l'analyste du Secrétariat est soumise à la haute direction du Secrétariat

5



6

Cahiers d'information transmis aux ministres du Conseil du Trésor

7

Réunion du Conseil du Trésor

L'analyste du Secrétariat fait part de la décision du Conseil aux services ministériels de l'organisation fédérale

Précisons que le Secrétariat veille à fournir de la documentation aux ministres longtemps avant la tenue des réunions du Conseil, et que l'échéance du mardi midi pour la réception des présentations signées est cruciale, car l'ordre du jour officiel est établi en conséquence.

6.Points à considérer au sujet des organisations partenaires

Si une présentation est susceptible d'avoir des effets sur plusieurs organisations fédérales, il faudra consulter chacune des organisations concernées. Il faut donc prévoir dans le plan de travail un délai suffisant pour mener ces consultations et pour achever la préparation de la présentation conformément aux échéanciers prévus. Les présentations stratégiques et les présentations conjointes ou globales sont à cet égard des exemples typiques.

6.1 Présentations stratégiques

Dans certains cas, l'organisation fédérale décidera, ou sera requise, de préparer une présentation stratégique. Les présentations stratégiques ne visent pas forcément à demander des ressources ou des autorisations supplémentaires, mais plutôt à fournir aux ministres du Conseil du Trésor des renseignements généraux sur les plans ou les initiatives de l'organisation. La plupart des présentations au Conseil du Trésor ont pour but d'obtenir différentes autorisations, qu'il s'agisse de l'accès à des fonds, de l'approbation des modalités applicables à des paiements de transfert ou du pouvoir de passer un marché. Les plans d'investissement à long terme et les plans d'entreprise des sociétés d'État sont couramment soumis au moyen de présentations stratégiques. Le Secrétariat indiquera si une telle présentation est requise.

6.2 Présentations conjointes ou globales

Une présentation conjointe est de mise lorsque les autorisations ou les ressources en jeu sont rattachées à plus d'une organisation fédérale relevant de plus d'un ministre; une telle présentation sera signée par au moins deux ministres. Étant donné que l'une des organisations sera responsable au premier chef de la rédaction de la présentation, le délai requis pour l'obtention de la signature de tous les ministres concernés doit être clairement communiqué. C'est à l'organisation responsable au premier chef qu'il incombe d'assurer la participation d'autres organisations à la préparation de la présentation. Lorsqu'il y a participation directe de plus d'un ministre, des signatures conjointes sont exigées. Le point sera supprimé de l'ordre du jour si l'une ou l'autre des signatures requises n'est pas reçue à la date limite applicable.

Dans certains cas, l'organisation rédigera une présentation au Conseil du Trésor dans le but d'obtenir des autorisations ou des ressources pour le compte d'autres organisations fédérales. Les présentations globales sont utilisées principalement par des organisations qui veulent appuyer la réalisation d'initiatives horizontales ou pangouvernementales ou qui remplissent un rôle strictement administratif. Seul le ministre parrainant la présentation globale est tenu de la signer, sauf si les ministres responsables des autres organisations participantes demandent des autorisations particulières ou des ressources supplémentaires, auquel cas ils doivent eux aussi y apposer leur signature.

Qu'il s'agisse d'une présentation conjointe ou d'une présentation globale, toutes les organisations participant à l'initiative doivent collaborer à la préparation de la présentation avec l'organisation parrainant cette dernière, et elles sont réputées avoir exprimé leur accord avec son contenu. L'organisation responsable, ou les organisations coresponsables, le cas échéant, doivent être désignées, que ce soit en vertu du mandat du ou des ministres, par un comité du Cabinet ou par entente mutuelle des organisations participantes. Il faut aussi préciser quelles sont ces dernières et en quoi consistent leurs rôles et leur lien avec l'organisation responsable ou les organisations coresponsables.

7. Besoins organisationnels

À cette étape, les organisations devraient prendre des mesures à l'interne pour préparer une présentation en conformité avec les commentaires du Secrétariat et les échéanciers applicables, ce qui exige une collaboration avec les services ministériels et le coordonnateur de la présentation, de façon à s'assurer que les approbations internes requises soient obtenues en temps opportun. La plupart des bureaux des sous-ministres ont des échéanciers précis pour fournir les renseignements requis et mener à terme le processus d'approbation.

Pour obtenir plus de renseignements, consultez le point 3 de la partie III, Touche finale.

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