ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Annexe E : Langues officielles

Contexte

Chaque organisation doit s'assurer que les initiatives soumises à l'approbation du Conseil du Trésor font l'objet d'une analyse systématique des incidences sur la capacité de l'organisation à communiquer et à fournir des services au public dans les deux langues officielles, sur la langue de travail et la participation des anglophones et francophones au Canada et l'épanouissement et le développement des communautés minoritaires de langue officielle et la pleine reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne (Parties IV, V, VI et VII de la Loi sur les langues officielles.)

Rôles et responsabilités

Organisation responsable de la présentation

• Remplir la liste de vérification ‑ langues officielles (annexe E1) afin d'établir si une analyse des incidences est requise.
• Si la réponse à l'une des questions est « Oui », dans la liste de vérification ‑ langues officielles, fournir une analyse des incidences sur les langues officielles (voir annexe E2). Cette analyse devrait être effectuée en coopération avec le conseiller en matière de langues officielles et les services juridiques de l'organisation.
• Joindre à la présentation la liste de vérification ‑ langues officielles (annexe E1) ainsi que l'analyse d'incidences sur les langues officielles (voir annexe E2) si celle‑ci est requise.

Analyste du Secrétariat du Conseil du Trésor

• Vérifier que la liste de vérification ‑ langues officielles (annexe E1) a été complétée.
• Examiner l'analyse d'incidences ‑ sur les langues officielles (voir annexe E2), si celle‑ci est requise.

Analyste du Centre d'excellence en langues officielles au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines

• Fournir aux analystes du Secrétariat du Conseil du trésor le soutien approprié.

Annexe E1 : Liste de vérification ‑ Langues officielles

ORGANISATION
Titre de la présentation
Nom de l'analyste de l'organisation
Téléphone
Secteur

Question	OUI	NON
1. La présentation a‑t‑elle pour objet de demander au Conseil du Trésor d'approuver l'instauration ou la modification d'une politique?
2. La présentation a‑t‑elle pour objet de demander au Conseil du Trésor d'approuver l'établissement ou la modification d'un service ou d'un programme ou une prorogation pour une durée supérieure à deux ans?
3. La présentation a‑t‑elle pour objet de demander au Conseil du Trésor d'approuver un marché de prestation de services aux termes duquel les personnes fournissant les services ne seront pas des employés d'une organisation fédérale?
4. La présentation a‑t‑elle pour objet de demander au Conseil du Trésor d'approuver la transformation de la structure de l'organisation ou une privatisation?
5. La présentation a‑t‑elle pour objet de demander au Conseil du Trésor d'approuver une modification à la manière dont les services sont fournis aux membres du public et aux fonctionnaires fédéraux?
6. La présentation a‑t‑elle pour objet de demander au Conseil du Trésor d'approuver le versement d'une subvention ou d'une contribution à un organisme non gouvernemental?
7. La présentation a‑t‑elle pour objet de demander au Conseil du Trésor d'approuver la conclusion ou la modification d'une entente fédérale‑provinciale?
8. La présentation demandant l'approbation du Conseil du Trésor est‑elle reliée au déménagement d'un siège social?

Instructions

Si vous avez répondu « NON » à chacune de ces questions, il n'est pas nécessaire de procéder à une analyse d'incidences. Veuillez joindre ce formulaire à la présentation au Conseil du Trésor.

Si vous avez répondu « OUI » à l'une ou à l'autre de ces questions, veuillez compléter une analyse d'incidences qu'aura la proposition sur les obligations dévolues à votre organisation en matière des langues officielles puis joindre cette analyse et le formulaire de l'annexe E1 à votre présentation.

Annexe E2 : Guide d'analyse de l'incidence sur les langues officielles

Toute organisation qui soumet à l'approbation du Conseil du Trésor une initiative entrant dans l'une des catégories mentionnées à l'annexe E1, doit évaluer les incidences qu'aura l'initiative sur les communications et le service au public, la langue de travail (y compris la participation des Canadiens d'expression française et d'expression anglaise), l'épanouissement et le développement des communautés minoritaires de langue officielle et la pleine reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne.

L'analyse d'incidences doit décrire notamment la nature de l'incidence, expliquer comment les propositions dans la présentation en tiennent compte et les mesures prises pour assurer que l'organisation respecte ses obligations.

Incidences sur les communications et le service au public

L'organisation doit déterminer si l'initiative comporte des incidences sur les communications et le service au public. Dans l'affirmative, l'organisation doit être en mesure de confirmer que les communications avec le public et la prestation des services seront assurées dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles, au Règlement sur les langues officielles‑­communications avec le public et prestation des services ainsi qu'aux politiques et directives sur les langues officielles du Conseil du Trésor.

Si l'initiative comprend la prestation de services au public par un tiers, par le biais d'un contrat de service ou d'une entente de paiement de transfert, l'organisation doit être en mesure de confirmer que le contrat ou le paiement de transfert inclura une clause garantissant que les communications avec le public et la prestation de services seront assurées dans les deux langues officielles, conformément aux politiques et aux directives sur les langues officielles du Conseil du Trésor.

Si l'initiative consiste en une entente fédérale‑provinciale, l'organisation doit évaluer s'il y a lieu de prévoir des clauses pour assurer que les communications avec le public et la prestation de services reliées aux responsabilités fédérales se feront dans les deux langues officielles.

Incidences sur la langue de travail

L'organisation doit déterminer si l'initiative comporte des incidences sur l'usage de l'anglais et du français dans le milieu de travail. Dans l'affirmative, l'organisation doit être en mesure de confirmer que les employés peuvent travailler dans la langue officielle de leur choix dans les régions désignées bilingues (instruments de travail, systèmes d'information, services personnels et centraux, supervision, langue des réunions, formation et perfectionnement).

Dans le cas du déménagement d'un siège social d'une région bilingue à une région unilingue, l'organisation doit être en mesure de confirmer que les droits de langue de travail des employés choisissant de déménager seront maintenus.

Si l'initiative comprend la prestation de services aux employés par un tiers, par le biais d'un contrat de service, l'organisation doit être en mesure de confirmer que le contrat spécifiera que les communications avec les employés et la prestation de services seront assurées dans les deux langues officielles, conformément aux politiques et aux directives sur les langues officielles du Conseil du Trésor.

Incidences sur l'épanouissement et le développement des communautés minoritaires de langue officielle et la reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne

L'organisation doit décrire la façon dont la lettre, l'objet, les engagements et les obligations du gouvernement du Canada énoncés dans la Partie VII de la Loi sur les langues officielles ont été appliqués lors de la conception de l'initiative.

Notamment, l'organisation doit décrire l'incidence de l'initiative sur l'épanouissement et le développement des minorités anglophones et francophones au Canada et la pleine reconnaissance de l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne.

L'organisation doit également indiquer si elle a pris des mesures pour consulter les publics intéressés relativement à l'initiative en question et, dans l'affirmative, lesquelles.

Dans le cas où l'initiative est destinée à soutenir des activités qui profitent aux membres des communautés minoritaires de langue officielle, l'organisation doit décrire :

1. la façon dont l'initiative respectera les engagements et les obligations du gouvernement du Canada énoncés à la partie VII de la LLO;
2. la façon dont les services et les communications seront offerts dans les deux langues officielles, conformément à la LLO.

Pour obtenir plus de renseignements, consultez le Guide à l'intention des institutions fédérales ‑ Loi sur les langues officielles ‑ Partie VII(Promotion du français et de l'anglais).