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ARCHIVÉ - Systèmes en cours d'élaboration (Guide de verification) - le 1 mars 1991

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L'Environnement du processus d'laboration des systemes

Introduction

Ce chapitre prsente quelques dfinitions et descriptions fondamentales des facteurs internes et externes affectant le processus d'laboration des systmes dans le gouvernement. Son objectif est d'offrir une dfinition uniforme des termes utiliss dans la description des systmes, ainsi que de spcifier les facteurs considrs comme importants par les vrificateurs dans l'examen d'un systme.

Le chapitre est agenc comme suit :

  • dfinitions
  • facteurs importants :
    • infrastructure de gestion du ministre
    • politiques et normes du cycle d'laboration des systmes (CES)
    • processus de planification et d'acquisition
    • processus technologiques
    • politiques des organismes centraux
    • exigences en matire de services communs
    • scurit et protection des renseignements personnels

Dfinitions

a) Cycle d'laboration des systmes (CES)

Il s'agit l d'une approche structure qui divise un projet de systmes d'information en tapes distinctes qui sont suivies par des points de dcision et des approbations cls. Ceci permet une valuation ordonne du problme rsoudre, un processus ordonn d'analyse et d'laboration, et une mise en oeuvre ordonne de la solution. Une tape finale permet une rtroaction de la gestion et le contrle de celle-ci sur toute l'valuation postrieure la mise en oeuvre.

b) Mthodologie d'laboration des systmes

Il s'agit l de l'adaptation du CES un ministre donn, qui peut tre un ensemble interne de procdures, de formules et de processus pour chaque tape habituelle du CES, ou bien encore un ensemble commercial de logiciels, de procdures, de formules et de processus jugs plus efficaces par le ministre.

c) Projet d'laboration des systmes

Il s'agit l d'activits ncessaires pour rpondre aux exigences de la mthodologie particulire d'laboration des systmes qui est suivie, afin d'atteindre un ensemble d'objectifs ou de rsoudre certains problmes. Ces activits sont menes par une quipe travaillant sous la direction d'un gestionnaire de projet, qui devrait excuter toutes les activits CES normales de gestion pour la ralisation du projet.

L'environnement de l'laboration de projets

On a assist, au cours des annes 1980, une acclration des changements dans la complexit de l'environnement informatique. Non seulement la complexit des activits se rapportant l'laboration des systmes s'est-elle accentue, mais aussi l'ventail des fonctions intgres l'analyse et l'laboration des systmes. Ces changements dans la complexit et l'ventail des fonctions ont t en outre multiplis par une tendance de l' utilisateur final crer des systmes.

Nous continuerons voir augmenter l'utilisation des langages de quatrime gnration (L4G), la cration de prototypes, les mises en oeuvre pilotes et les instruments des logiciels d'tude des systmes assiste par ordinateur. Dans chaque cas, la vrification interne devra rajuster son approche, mais les principes fondamentaux exposs dans le prsent guide demeureront. Les modifications futures du guide traiteront directement de ces progrs rcents lis la mthodologie d'laboration des systmes.

Ces tendances ne feront qu'augmenter l'avenir.

Les vrificateurs internes doivent donc se tenir au courant des facteurs de l'environnement, internes et externes, qui exercent une influence sur le processus d'laboration des systmes. La figure 1.1 ci-aprs et les descriptions qui suivent illustrent ces facteurs.

Figure 1.1 : Cycle d'laboration des systmes

Cycle d'laboration des systmes

Descriptions des facteurs gnraux

Infrastructure de gestion du ministre

Le premier domaine prendre en considration est l'organisation gnrale du ministre et son infrastructure pour l'laboration des systmes. On s'intressera particulirement aux rles et responsabilits de l'organisme (ou des organismes) charg de la gestion de l'information, aux comits directeurs consultatifs ou se rapportant aux utilisateurs, ainsi qu'aux principaux comits de gestion du ministre.

Le vrificateur doit s'assurer du degr de coordination entre ces organismes et vrifier leurs ralisations antrieures. Ces renseignements permettront d'avoir un certain nombre d' indices quant aux questions ou secteurs d'enqute pouvant se prsenter et de connatre l'tendue de la participation antrieure de l'utilisateur, ainsi que de vrifier jusqu' quel point les gestionnaires ont su laborer des systmes efficaces dans le cadre des contraintes de temps et de cot.

Politiques et normes du CES

Un deuxime facteur important qui influence l'laboration des systmes est l'ensemble des politiques et normes du CES du ministre. Cet ensemble constitue en effet la base de l'laboration des systmes; sa raison d'tre est de souligner la dfinition des exigences avant le dbut de l'tape de conception, ce qui permet de rduire au minimum les modifications coteuses qui pourraient s'imposer plus tard dans le cycle d'laboration.

Le vrificateur interne doit, par consquent, examiner les politiques et les normes du ministre afin de s'assurer, de faon continue et pendant toute la participation au CES, que le projet d'laboration satisfait bien aux exigences du ministre.

Processus de planification et d'acquisition

Le plan de gestion de l'information (qui dcoule du plan des systmes et des techniques d'information (PSTI)) et le budget des immobilisations sont la troisime source principale d'information pour le vrificateur. Ces deux documents de planification sont prpars en tant qu'lments du plan oprationnel pluriannuel (POP) du ministre.

Bien que le nom et le contenu du processus exig par le SCT (l'ancien PSTI) aient chang depuis la premire dition du prsent guide, le principe que le vrificateur doit tout connatre de la planification stratgique, tactique et oprationnelle du ministre, pour assurer les hauts fonctionnaires que le projet appuie ces initiatives de planification, demeure valide.

Le PSTI tient compte des plans informatiques, la fois pour les activits en cours et pour les nouvelles initiatives, ainsi que de l'affectation des ressources ncessaires la ralisation des stratgies, des politiques et des programmes relatifs l'informatique. Le PSTI tient galement compte du budget des immobilisations prvu pour les nouvelles acquisitions en informatique.

En outre, l'laboration doit tre conforme aux politiques et procdures des organismes centraux (voir le chapitre 1 - Politiques et procdures des organismes centraux).

Le vrificateur interne doit examiner le PSTI et le budget des immobilisations afin d'tablir le lien qui convient entre ces documents de planification et le systme particulier qui est en cours d'laboration. En outre, il est important que le vrificateur s'assure que la planification tablie pour le projet d'laboration des systmes est relie au processus d'acquisition en informatique du ministre et est coordonne avec celui-ci.

Tendances de la technologie dans la fonction publique

L'ensemble des tendances de la technologie ayant une rpercussion sur la gestion de l'information dans la fonction publique constitue le premier facteur externe influencer fortement la faon dont le vrificateur peroit l'laboration des systmes. L' Aperu de la politique de gestion de l'information - Orientation stratgique en matire de gestion de la technologie de l'information dans le gouvernement fdral , publi par le Conseil du trsor en 1987 signale que :

La gestion des systmes d'information en fonction d'une approche se fondant sur les cycles d'laboration connatra une importance plus grande dans le gouvernement, compte tenu, dans un cadre de responsabilit accrue pour les ministres, des investissements oprs dans les systmes, des avantages reus et de la ncessit de planifier le remplacement des systmes.

Cet aperu prsente galement une valuation intressante de la situation actuelle et il convient de noter que chacun des principes noncs s'applique la vrification des systmes en cours d'laboration :

Les politiques actuelles sur l'informatique et les tlcommunications s'appuient sur des principes toujours valables :

  • les ressources sont utilises pour appuyer les programmes du gouvernement et ne constituent pas une fin en elles-mmes;
  • c'est le secteur priv qui rpond aux besoins du gouvernement, sauf lorsqu'il s'agit de l'intrt public ou qu'il est plus conomique de fournir les services de faon interne;
  • les ministres laboreront des plans annuels contenant de l'information sur les projets, l'quipement et le personnel, et ces plans dcouleront de plans plus long terme;
  • des efforts seront faits pour cerner les possibilits de partage de plans d'information, de l'information elle-mme et des comptences qui s'y rapportent;
  • les ministres tabliront leurs propres politiques internes;
  • l'approbation des projets d'laboration des systmes se fera par tapes;
  • la politique sur les micro-ordinateurs permettra de prendre galement en ligne de compte l'incidence sur les personnes et la ncessit d'une formation.

L'aperu continue en esquissant les rajustements qu'il faut oprer dans la porte de l'laboration des systmes et qui sont rendus ncessaires par la complexit accrue de l'environnement :

Il faut cependant des rajustements dans les politiques d'information du gouvernement pour tenir compte du fusionnement des technologies de l'information, des facteurs se rapportant aux ressources humaines et des dveloppements rcents, ainsi qu'il a t not plus haut. On devra galement, dans les mises jour futures des politiques, s'occuper de facteurs tels que le besoin d'assurer une qualit et une cohrence des donnes l'chelle des ministres et du gouvernement dans un environnement o une puissance informatique plus grande est donne aux utilisateurs.

La lecture complte de l'aperu rvle, en rsum, que le domaine de l'laboration des systmes a t largi, et continuera l'tre. Voici les facteurs contribuant ce phnomne :

  • l'importance de la qualit et de la cohsion des donnes,
  • la capacit de traitement la disposition de l'utilisation,
  • la complexit et l'interactivit des systmes,
  • l'existence, le cas chant, de meilleurs instruments d'laboration, tels que la cration de prototypes, les langages de la quatrime gnration, les logiciels d'tude des systmes assiste par ordinateur et les logiciels de bases de donnes interactives (avec des dictionnaires de donnes actifs),
  • une augmentation, et non une rduction, des fonds investir pour le remplacement des systmes,
  • les questions critiques de ressources humaines en informatique,
  • l'inclusion ou l'intgration des tlcommunications.

Politiques et procdures des organismes centraux

Il existe deux organismes ayant une incidence sur la faon dont les systmes sont labors dans la fonction publique : la Direction de la politique administrative du Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) et la direction de l'Information et des systmes de gestion financire du Bureau du Contrleur gnral (BCG). La lgislation a prvu pour ces organismes un rle directeur dans la gestion et le contrle de la technologie de l'information. Dans ce rle, ils ont cr un fonds de politiques administratives, de directives et de lignes directrices connexes qui constituent une stratgie d'orientation et un cadre global que les ministres et les organismes doivent respecter.

La Direction de la politique administrative a labor et promulgu des politiques et des directives qui traitent de tous les aspects du cycle de l'information et du CES, tels que la gestion de projets, l'accs l'information, les services communs, la micrographie, l'informatique, les tlcommunications et les micro-ordinateurs.

Cette Direction examine galement les plans de gestion de l'information (PGI) soumis par les ministres et organismes et prpare un examen annuel de la technologie et des systmes d'information utiliss par le gouvernement fdral. Le paragraphe 1.A.1.2 du chapitre 3 recommande que le vrificateur dtermine si le projet est bien intgr aux plans du ministre.

La Direction de l'information et des systmes de gestion financire (DISGF) encourage l'laboration de pratiques et de contrles de gestion solides au sein du gouvernement et surveille leur mise en oeuvre. Pour aider les employs chargs de mettre en place les systmes financiers, la Direction a fait publier des principes directeurs, des critres et des politiques portant sur l'laboration des systmes financiers; elle continue d'en laborer. L'appendice J (points 13 18) renvoie ces aides en matire d'laboration des systmes financiers. Il est trs important que les vrificateurs se tiennent au courant de ces critres et normes, au fur et mesure qu'ils sont publis, car ils feront partie de l'examen des contrles que le vrificateur effectuera au moment de l'laboration des systmes financiers.

La Direction est galement responsable du rle du BCG dans la stratgie en matire de gestion financire qui commence apparatre. La rfrence 19 de l'appendice J dcrit cette entreprise commune du BCG et de ASC. A ce stade, il suffit de dire que le vrificateur doit connatre la stratgie et savoir comment elle s'applique aux stratgies ministrielles relatives aux systmes financiers en voie d'laboration.

Les vrificateurs devraient galement tre au courant des ngociations de leur ministre dans le cadre du rgime d'accroissement des pouvoirs et des responsabilits ministriels (APRM) ainsi que des rpercussions de ces ngociations sur les systmes financiers en voie d'laboration. Le Bureau du contrleur gnral est le point de rfrence pour toutes les questions relatives aux exigences en matire de rapport de l'APRM.

Exigences en matire de services communs

La nature et la porte des services communs sont dcrites au chapitre 303 du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trsor, ainsi que dans une srie de directives. Les services communs forment un lment important dans les oprations informatiques et leur gestion. Le chapitre 303 prcise ce sujet : Le gouvernement a pour politique de fournir des biens et des services par des organisations de services communs en vue d'obtenir la valeur maximale en contrepartie de l'argent dpens et d'assurer l'observation plus uniforme de dcisions de politique socio-conomique et un respect plus pouss des exigences en matire de prudence et de probit . Le fait que les services communs s'tendent tout le gouvernement leur donne les caractristiques d'un service central. Cela peut exercer une influence importante sur les pratiques de gestion de la technologie de l'information et l'laboration des systmes dans le gouvernement.

Le vrificateur doit donc dterminer si la gestion a considr l'incidence des exigences en matire de services communs (ainsi les services de salaires et pensions, les services d'achat, les services assurs par ASC, TPC, Communications, la BNC (Archives) et les autres services assurs par diffrents ministres) dans sa stratgies de planification.

Scurit et protection des renseignements personnels

La question de la scurit et de la protection des renseignements personnels au sein de l'environnement de la technologie de l'information a reu beaucoup d'attention depuis quelque temps, en particulier de la part de la Direction de la politique administrative du Secrtariat du Conseil du Trsor. Le Conseil a publi les documents suivants : Politique du gouvernement du Canada sur la scurit (rvise en septembre 1987), Scurit au gouvernement du Canada - Normes provisoires de scurit : Directives et lignes directrices d'utilisation (1987) et la circulaire 1987-52 du SCT, Examen de la mise en oeuvre de la politique sur la scurit. On se rapportera l'appendice J pour une liste de documents complmentaires.

Bien que certains des documents de rfrence qui suivent ne soient plus jour, ils peuvent renfermer des renseignements utiles. Le vrificateur doit examiner tout particulirement le Manuel de la politique administrative de d'autres publications, particulirement :

  • la Politique et les normes en matire de scurit du gouvernement du Canada (en vigueur);
  • l'bauche du Guide de la vrification de la scurit du BCG (en vigueur);
  • les normes provisoires sur la technologie de l'information (IIIe partie des Normes provisoires de scurit);
  • les mesures en cas d'urgence, GES/NE1-14 - 4.1.2.7;
  • les plans en cas de dsastre, 4.1.2.7.3;
  • la scurit des logiciels, 4.6;
  • l'assurance de la conception, de l'laboration et de la qualit, 4.6.2.

La scurit et la protection des renseignements personnels doivent idalement tre envisages par le vrificateur chaque tape du processus d'laboration des systmes, bien que toutes les exigences pertinentes la scurit et la protection des renseignements personnels doivent tre prises en ligne de compte ds le dbut du projet, en dterminant alors la personne qui assume les responsabilits de coordonnateur de la scurit en informatique et d'agent de la scurit pour le ministre. On doit galement dterminer au dbut de la vrification que l'on peut effectivement disposer des rapports pertinents tablis par l'quipe d'valuation et d'inspection de la scurit de la GRC.