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ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires
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Section IV — AUTRES SUJETS D'INTÉRÊT
Les Services ministériels touchent principalement la gestion financière, les ressources humaines, la technologie de l'information, la gestion de l'information, les télécommunications, les installations matérielles, la traduction, l'administration générale et la sécurité pour les cours ainsi que pour le Service.
Enjeux financiers importants en 2006-2007
Le Service a pu stabiliser temporairement une part du financement de l'intégrité de ses programmes pour les exercices 2006-2007 et 2007-2008, mais il n'a pas pu s'assurer un financement permanent pour ces questions des politiques essentielles. Les dépenses en cause ont trait au salaire et aux frais de déplacement des protonotaires, aux dépenses des
nouveaux juges suppléants, y compris leur facturation et leurs frais de voyage, et à certaines nouvelles positions clés requises à la suite de la fusion du Service.
La réalisation du Centre judiciaire fédéral de Toronto (CJF) est un cas à part : le projet a bénéficié d'un financement distinct et a été achevé à moindre coût que prévu. C'est un type d'accord et de soutien financier recommandé pour tout projet futur. Signalons que le Service a réalisé des économies considérables en recyclant une bonne partie des meubles, et autre matériel. Ceci étant, le
Service a sollicité l'approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor pour consacrer les économies ainsi réalisées à l'équipement d'espace supplémentaire au chemin Pink, afin d'augmenter la capacité d'archivage de dossiers de la Cour.
Ressources humaines / capacités de l'effectif
Avec l'arrivée d'un nouveau conseiller d'apprentissage en 2006-2007, le projet de développement des plans d'apprentissage individuels pour tous les employés a été retardé en raison de la mise en œuvre d'un cadre de formation indispensable pour les employés. Cette initiative a pris une grande partie du temps du conseiller en apprentissage puisqu'elle visait tous les niveaux de gestion
incluant les superviseurs, gestionnaires, les spécialistes fonctionnelles, les cadres exécutifs et les nouveaux fonctionnaires.
Conformément à la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP), la Direction générale des ressources humaines a préparé une présentation au Conseil du Trésor en vue d'obtenir des fonds additionnels pour continuer à élaborer de nouvelles politiques, de nouvelles lignes directrices ainsi que de nouveaux outils de gestion pour aider les gestionnaires dans leur subdélégation des
pouvoirs de dotation. Des ressources additionnelles sont nécessaires pour aider les gestionnaires à établir des plans de ressources humaines conformes à leurs plans d'activités, afin de déterminer leurs besoins actuels et à venir.
En ce qui concerne l'initiative de planification de la relève, nous avons identifié des questions que nous devons aborder, notamment, les profils de compétences et le rajeunissement de nos programmes de développement interne.
Gestion des dossiers
Au cours de l'année écoulée, la division de la gestion de l'information (gestion des dossiers) a été fusionnée avec la division de la TI, donnant naissance à la Direction de la gestion et technologie de l'information. Cette réorganisation stratégique visait à assurer une meilleure gestion de l'information au sein du Service et à utiliser la technologie comme outil.
La Section de la gestion des documents fait l'objet d'une initiative majeure : la centralisation de toutes les archives de documents judiciaires (dossiers inactifs et semi inactifs). Tous les documents préalablement entreposés en deux endroits ont été combinés et installés en un seul lieu, à Aylmer (Québec). Ce déménagement permet de faire un repérage plus facile et plus précis des documents
judiciaires, mais a nécessité le transport de près de 70 000 boîtes de documents et de 120 casiers à pièces justificatives, qu'il a ensuite fallu classer et indexer pour en simplifier le repérage. Certains documents dataient au début du 19e siècle.
Pour être efficace, l'initiative devrait s'appuyer sur des pratiques exemplaires quant à la rétention et à l'élimination. Ces pratiques sont en cours d'élaboration et devraient permettre une croissance, de concert avec le maintien d'un espace de stockage suffisant, dans les 5-10 années à venir.
Nous sommes en pourparlers avec Bibliothèque et Archives Canada, à qui nous envisageons de confier près de 2 000 des boîtes relatives à la Cour de l'Échiquier. Le protocole d'entente sur le point d'être conclu porte sur le transfert de la partie des documents de la Cour de l'Échiquier qui ont une valeur historique. Confier ces documents à la garde et au contrôle des Archives nationales du
Canada assure aux Canadiennes et aux Canadiens un accès pratique et permanent. Cette cession permettra une élimination complète et ordonnée des documents de la Cour de l'Échiquier.
Conformément aux recommandations du comité de gestion des documents, on est en train de dresser une première liste de procédures internes précises pour guider les employés quant à la rétention et à l'élimination des documents administratifs; l'établissement de ces normes se poursuit, en conformité avec les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) et en fonction de
chaque domaine d'activité du Service.
Gouvernement en direct
Le Service a reçu plus de 350 dépôts électroniques de documents pour des affaires de propriété intellectuelle. Étant donné ce succès, il élargira la solution de dépôt électronique de documents aux affaires de l'Amirauté et aux demandes d'autorisation dans les affaires d'immigration. D'autre part, le Service a mis en place les mesures de sécurité nécessaires pour permettre le dépôt électronique à
la Cour fédérale de certains certificats ayant trait à l'impôt sur le revenu et à la TPS. Il poursuit également des discussions avec l'Agence du revenu du Canada afin de pouvoir offrir ce service.
Le Service a amélioré son site web, et se conforme toujours à la Normalisation des sites Internet du gouvernement et à la politique de divulgations proactives.
Le Service est prêt à installer dans les comptoirs publics partout au pays, de nouveaux postes de travail permettant désormais aux gens de consulter, par exemple, la liste des audiences, la base de données des décisions ou les renseignements indexés.
Gestion stratégique améliorée
Le dernier exercice a été marqué par un changement organisationnel important impliquant le regroupement des opérations régionales et des services de greffe sous une direction. De même, l'ensemble des activités des services ministériels ont été regroupés. Cette nouvelle structure, cohérente avec notre architecture des activités de programme, permettra une meilleure reddition de comptes
et une planification intégrée plus efficace de nos ressources.
Suite à la revue de notre architecture des activités de programme, nous avons commencé le travail préparatoire pour l'élaboration de notre cadre de gestion du rendement, lequel sera complété en 2007-2008.
Services de sécurité
Le Service reste déterminé à améliorer la sécurité des utilisateurs de ses locaux (juges, protonotaires, employés et gens du public) et à assurer la protection de ses avoirs et de ses renseignements.
Aux efforts déployés dans ces domaines, s'ajoute la mise en place de systèmes de contrôle d'accès électronique dans les bureaux, conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité.
En consultation avec divers groupes de travail, la Division des services de la sécurité continue à élaborer des politiques et procédures quant à la protection des employés, des biens et des renseignements.
Le Service élargit également son programme visant à sensibiliser l'ensemble de ses employés à la sécurité. Citons, parmi les initiatives entreprises de cette année la production d'une brochure intitulée Procédures d'urgence et mesures de sécurité, ainsi que la tenue de nombreuses activités durant la Semaine de sensibilisation à la sécurité.
Le Service a travaillé sur son programme de planification de la continuité des activités (PCA) afin d'assurer le maintien des services, programmes et opérations essentiels, en cas d'interruptions causées par des événements imprévus – nos pannes de courant prolongées, des conditions météorologiques extrêmes, etc. Ce programme comporte plusieurs volets, dont : une politique de PCA; une
Analyse des répercussions sur les opérations qui repère les services essentiels et établit des priorités; des plans de PCA pour chaque secteur et région; et une annexe en cas de pandémie pour l'ensemble du Service. Les tests de validation des plans débuteront avec une simulation d'exercice sur maquette qui aura lieu au début de 2007-2008. Ces tests seront régulièrement à jour par la suite.
Gestion des installations
L'examen des projets d'optimisation de l'espace est toujours centré sur l'ensemble des installations. Le projet du Centre judiciaire fédéral de Toronto, qui faisait partie de ce programme, est maintenant terminé. La rédaction des normes d'aménagement pour les fonctions judiciaires et quasi-judiciaires a été entreprise. Ce projet comprend la révision des normes pour les tribunaux, qui en sont
encore à l'étape de l'élaboration.
Bureaux du Service administratif des tribunaux judiciaires
BUREAUX DE LA RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE
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Service administratif des tribunaux judiciaires |
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Immeuble Lorne 90, rue Elgin Greffe de la Cour d'appel fédérale et de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada Greffe de la Cour fédérale |
Tours Centennial Greffe de la Cour canadienne de l'impôt Salle d'audience et cabinets des juges de la Cour canadienne de l'impôt |
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Édifice Thomas-D'Arcy-McGee Salles d'audience et cabinets des juges de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale et de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada |
434, rue Queen Services ministériels du Service administratif des tribunaux judiciaires |
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BUREAUX LOCAUX CAF - Cour d'appel fédérale |
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ALBERTA – Calgary |
ALBERTA – Edmonton |
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COLOMBIE-BRITANNIQUE – Vancouver |
MANITOBA – Winnipeg |
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NOUVEAU-BRUNSWICK – Fredericton |
NOUVELLE-ÉCOSSE – Halifax |
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ONTARIO – Toronto et London |
2) Greffe de la Cour canadienne de l'impôt |
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QUÉBEC – Montréal 30, rue McGill H2Y 3Z7 |
QUEBEC — Québec |
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BUREAUX DOTÉS D'EMPLOYÉS DE |
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ÎLE-DU-PRINCE-ÉDOUARD – Charlottetown |
NOUVEAU-BRUNSWICK – Saint John |
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NUNAVUT— Iqaluit |
SASKATCHEWAN – Regina |
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SASKATCHEWAN – Saskatoon |
TERRE-NEUVE – St. John's |
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TERRITOIRES DU NORD-OUEST – Yellowknife |
YUKON – Whitehorse |