ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Bulletin d'information

Date : Le 21 septembre 2007
Aus : Agents financiers supérieurs et agents financiers supérieurs à temps plein des ministères, des organismes et des sociétés d'État

Le présent bulletin vous donnera un complément d'information et des éclaircissements sur les tableaux financiers à fournir pour la préparation des présentations, conformément au Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor republié récemment (ci-après « le Guide »). Ces éclaircissements touchent surtout le paragraphe 9.4 et l'annexe du Guide.

Le Guide n'exige pas que les ministères fournissent de nouveaux renseignements financiers, mais que l'on produise des tableaux financiers pour chaque autorisation demandée dans une présentation, et que ces données financières soient structurées selon des formats spécifiques exigés par la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats ainsi que le nouveau Projet de renouvellement des systèmes du Service du budget.

Pour aider les ministères à remplir ces tableaux, nous annexons, à titre d'illustration, un exemple de présentation au Conseil du Trésor englobant une grande variété d'autorisations financières. Cette présentation, de même que des gabarits de calcul électronique en Excel pour les tableaux financiers, est également disponible sur le site Web du SCT dans la section consacrée au Guide.

Compte tenu de la rétroaction reçue des ministères, nous avons légèrement modifié la structure des tableaux de l'exemple, par rapport à la description figurant dans le Guide, ce qui nous a permis de supprimer la nécessité de deux tableaux proposés dans le Guide.

Ce dernier sera officiellement mis à jour en fonction de ces changements. Entre-temps, vous devez utiliser le format figurant dans la présentation type lorsque vous préparez vos présentations au Conseil du Trésor.

Tableaux financiers récapitulatifs

Le tableau financier récapitulatif suivant doit figurer dans la section Coût et provenance des fonds d'une présentation au CT :

• Tableau sommaire de la structure des crédits dans le Budget des dépenses (tableau 6 du Guide).

On a modifié le format de ce tableau sommaire comme l'illustre la section Coût et provenance des fonds de la présentation type. La première section du tableau doit inclure tous les fonds supplémentaires demandés dans le cadre de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence du Budget supplémentaire des dépenses (y compris les transferts à partir d'autres crédits) ou d'une autorisation de rajustement de revenus nets en vertu d'un crédit. La deuxième section doit inclure, le cas échéant, toutes les ressources ministérielles existantes susceptibles de servir à financer partiellement une initiative particulière.

Lorsque des ressources existantes servent à financer partiellement une initiative proposée qui est soumise à l'approbation du CT, cela doit aussi être indiqué dans la partie explicative de la section Coût et provenance des fonds. Cela servira à clarifier le coût total du programme ou du projet, y compris les fonds des niveaux de référence actuels, tel qu'indiqué du paragraphe 9.4 du Guide.

En conséquence de cette modification, le Tableau sommaire par activité de programme (tableau 7 du Guide) et le Tableau sommaire des sources de fonds (qui figure entre les tableaux 6 et 7 du Guide) ne sont plus requis. On demande seulement aux ministères d'indiquer la source des fonds dans la partie explicative du tableau Coût et provenance des fonds.

Tableaux financiers détaillés

Tel qu'indiqué dans le Guide, chaque paragraphe sollicitant une autorisation de fonds supplémentaires doit être accompagné d'au moins un des tableaux d'établissement des coûts suivants, le cas échéant :

• Tableau des coûts budgétaires (tableau 1 du Guide)
• Tableau des coûts des projets d'immobilisations (comptabilité d'exercice)(tableau 2 du Guide)
• Tableau de transfert(Tableau 3 du Guide)
• Tableau des demandes de fonds non budgétaires(tableau 4 du Guide)

On peut modifier le format de ces tableaux de demandes de financement détaillés (comme c'est le cas dans la présentation type) pour refléter seulement les autorisations spécifiques demandées (autrement dit, on peut éliminer les tableaux détaillés (ou des parties de ceux-ci) qui ne sont pas nécessaires pour appuyer une proposition). Il faut noter que le format du Tableau des coûts budgétaires et du Tableau de transfert est légèrement différent, tel qu'indiqué ci-dessous. Tous les tableaux détaillés ci-dessus ne doivent servir qu'aux demandes d'autorisation de fonds supplémentaires. L'exigence relative à la fourniture de renseignements par activité de programme comprend la détermination de la partie liée à l'activité de programme « Services intégrés » (ou équivalente), le cas échéant.

Tel qu'illustré dans la présentation type, chaque tableau détaillé d'établissement des coûts figurant dans cette section doit être clairement relié à un paragraphe déterminé. Le Tableau sommaire de la structure des crédits représente le total arithmétique de tous les tableaux financiers détaillés qui figurent à l'annexe de la présentation. Cependant, il se peut que les nombres indiqués dans ce sommaire ne correspondent pas exactement à ceux qui figurent dans l'un ou l'autre paragraphe de la proposition. Par exemple, la proposition n° 2 de l'exemple vise, entre autres, une augmentation de 2 000 000 $ en 2007-2008, au titre du crédit 1, dépenses de fonctionnement, mais le montant indiqué au Tableau sommaire de la structure des crédits dans le Budget des dépenses ne montre qu'une augmentation de 1 880 000 $ pour cet exercice. La raison de cet écart apparent, c'est que le tableau sommaire reflète, non seulement la hausse de 2 000 000 $ demandée dans la proposition n° 2 (corroborée par le tableau financier détaillé à la page 13 de la présentation type), mais aussi le transfert de 120 000 $ demandé dans la proposition n° 10 (corroboré par les tableaux financiers détaillés aux pages 21 et 22 de la présentation type).

Veuillez noter qu'un Tableau des coûts budgétaires distinct doit accompagner le paragraphe relatif aux frais de locaux de TPSGC, tel qu'illustré dans la présentation type. De plus, la structure du tableau des coûts budgétaires qui figure à la page 13 de la présentation type (à l'appui de la proposition n^o 2) a été modifiée pour inclure l'exigence d'établir une affectation à but spécial (ABS). Dans les situations où des ABS ne sont pas requises, le tableau n'aurait pas à être ainsi modifié et ressemblerait plutôt à celui présenté à la page 14 de la présentation type.

En ce qui concerne le Tableau de transfert, les ministères devraient essayer de limiter les transferts entre crédits aux transferts d'une sous-affectation Personnel à une autre ou d'une sous-affectation ou d'un crédit ne se rapportant pas au personnel à une autre sous-affectation ou à un autre crédit. L'opération illustrée dans la présentation type porte sur un transfert entre crédits, soit de la sous-affectation Personnel d'un crédit à celle d'un autre. Veuillez noter qu'on a ajouté une nouvelle colonne au Tableau de transfert, destinée à présenter, le cas échéant, les coûts des régimes de prestations aux employés (RPE) prévus par la loi. Le paragraphe sollicitant l'autorisation de transférer les fonds doit demander un montant incluant les coûts des RPE (voir la proposition n^o 10 dans la présentation type).

Le Tableau Budget central qui figurait initialement comme Tableau 5 dans le Guide a été inclus à titre d'information seulement et est exclusivement réservé à l'usage du Secrétariat du Conseil du Trésor. Aucun autre ministère ne doit l'utiliser.

Outre les tableaux susmentionnés, deux nouveaux tableaux (tous deux établis dans un même format) sont requis, le cas échéant, pour :

• Tableau Accès au Crédit 5 du CT
• Tableau Affectation bloquée

Ces nouveaux tableaux doivent être utilisés lorsqu'on demande respectivement un accès au Crédit 5 du CT (crédit pour éventualités du gouvernement) ou l'établissement ou le déblocage d'une affectation bloquée. Un exemple de chacun de ces tableaux est fourni dans la présentation type. Le tableau Affectation bloquée est requis non seulement lorsqu'on demande de nouveaux fonds, mais aussi lorsque les restrictions concernant ces affectations doivent être appliquées à une partie des ressources existantes d'un ministère.

Autres

Un Tableau des coûts d'approbation du projet préliminaire a été inclus dans la section Coûts et provenance des fonds de la présentation type. L'information figurant à ce tableau est nécessaire pour appuyer toutes les propositions sollicitant une Approbation préliminaire de projet (APP) ou une Approbation définitive de projet (ADP) et doit comprendre un montant pour la taxe sur les produits et services (TPS). Un tableau d'APP distinct a été inclus dans la présentation type à cause de la longue liste des autorisations requises dans cet exemple. Toutefois, si l'information nécessaire à une demande d'autorisation visant une APP ou une ADP peut être facilement intégrée au Tableau sommaire de la structure des crédits dans le Budget des dépenses, alors un tableau distinct pour une APP ou une ADP ferait double emploi (puisque les renseignements combinés figureraient dans un même tableau).

Dans certains cas, des présentations au Conseil du Trésor contiennent des propositions qui, si elles sont approuvées, n'entraînent pas de changements ayant des incidences sur les processus ou tableaux susmentionnés. Par conséquent, aucun tableau financier n'est requis pour les catégories suivantes de présentations ou de propositions :

• Autorisation de mentionner une subvention,
• Autorisation de verser une subvention,
• Autorisation d'approuver des modalités relatives à une contribution ou à une subvention de catégorie,
• Autorisation de conclure un contrat.

Par le passé, le SCT obligeait les organisations à demander une autorisation pour inclure un poste de 1 $ dans le Budget des dépenses pour certaines autorisations ne visant aucune nouvelle demande de financement (p. ex., transferts de crédits entre organisations ou au sein de l'une d'entre elles, augmentations de subventions existantes financées à partir des niveaux de référence existants, radiation de dettes, etc.). Pour que ces types d'autorisations soient considérés et approuvés par le Parlement, il faut les inclure dans le projet de loi sur les crédits. Si l'organisation ne sollicite aucun nouveau financement dans le Budget des dépenses, un poste de 1 $ doit être demandé pour que l'ensemble soit visé par le projet de loi sur les crédits. Pour simplifier le processus et réduire le volume de travail, le SCT demandera dorénavant l'autorisation du CT pour l'inclusion de ces postes de 1 $ (le cas échéant) pendant la Mise à jour annuelle des niveaux de référence ou les processus liés au Budget supplémentaire des dépenses, pour le compte de toutes les organisations.

Demandes de renseignements

Les ministères sont invités à présenter à leur analyste de programme toute demande de renseignements concernant le Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor.

David Moloney
Secrétaire adjoint, Secteur de la gestion des dépenses
Secrétariat du Conseil du Trésor

Phil Hurcomb
Secrétaire adjoint, Communications stratégiques et affaires ministérielles
Secrétariat du Conseil du Trésor