ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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14. Gestion financière et administrative

14.1 Paiements de transfert

La Politique sur les paiements de transfert établit que, sauf indication contraire du Conseil du Trésor, l'organisation fédérale doit obtenir l'approbation du Conseil dans les cas suivants :

• création ou majoration de subventions désignées;
• modalités d'un nouveau programme de paiements de transfert, y compris toute dérogation aux politiques en vigueur;
• modification ou renouvellement des modalités, s'il y a lieu.

La Politique sur les paiements de transfert énonce les modalités d'approbation de programmes aux termes d'une présentation. L'organisation doit aussi obtenir l'approbation du Conseil du Trésor relativement aux dérogations à cette politique. La demande doit être présentée dans la section « Proposition » (se reporter aux modèles de libellé des autorisations à l'annexe F).

L'organisation fédérale doit faire approuver par le Conseil du Trésor la création ou la modification de subventions désignées ainsi que les éventuelles dérogations aux politiques en vigueur. Les présentations relatives aux subventions désignées doivent fournir des renseignements sur les points suivants :

• responsables du programme;
• énoncé des objectifs;
• justification du programme;
• identification des bénéficiaires;
• exigences d'admissibilité;
• montant (maximal) payable;
• pouvoirs délégués (pour la signature d'ententes ou de modifications et l'autorisation de paiements);
• durée (nombre d'années durant lesquelles les subventions seront versées);
• cumul de l'aide;
• calendrier et mode de paiement;
• dérogations aux politiques et justification.

Dans le cas de programmes de subventions et de contributions, il peut être nécessaire de prévoir un CGRR, qui énoncera les stratégies de surveillance et d'évaluation des résultats, ainsi qu'une évaluation – au moment de la prorogation du programme – afin d'établir le degré d'atteinte des objectifs du programme.

Tant le CGRR que l'évaluation doivent être approuvés par le responsable de l'évaluation avant d'être soumis au Secrétariat aux fins d'établir que l'organisation fédérale s'est acquittée de ses obligations au chapitre de la responsabilisation, du contrôle de la qualité et du respect des politiques.

14.2 Fonds renouvelables

Le Conseil du Trésor approuve les prélèvements prévus au cours d'un exercice à même chaque fonds renouvelable dans le cadre de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR).

Aux termes de la loi, un fonds renouvelable est assorti du pouvoir de prélever des fonds à même le Trésor. Normalement, on procède à de tels prélèvements lorsque les dépenses en viennent à dépasser temporairement les revenus pouvant être utilisés à même le fonds. La vente ou la fourniture de biens et de services sont les principales sources de revenus associées à un fonds renouvelable. Le pouvoir de prélèvement est comparable à une marge de crédit, les dépenses assumées à même le fonds ne devant pas excéder la limite applicable.

C'est le Parlement qui approuve au départ tous les fonds renouvelables, tandis que le Conseil du Trésor approuve toutes les majorations de ces fonds demandées par voie de présentation. Il faut également soumettre une présentation pour demander au Conseil d'approuver l'interruption de l'utilisation du fonds ou la radiation d'un excédent ou d'un déficit accumulé.

14.3 Recettes nettes en vertu d'un crédit

Le Parlement peut autoriser une organisation fédérale à utiliser des revenus pour contrebalancer les coûts directs engagés dans le cadre d'activités précises, et il accorde des crédits au titre des besoins financiers nets pour un exercice à la fois (dépenses estimatives totales moins revenus estimatifs). Selon la méthode des recettes nettes en vertu d'un crédit, les utilisateurs financent une partie du coût d'un programme, le solde étant financé à même d'autres sources de revenus publics.

Une autorisation de recettes nettes en vertu d'un crédit sera accordée soit par une loi régissant une organisation fédérale ou un programme, soit en vertu du libellé d'un crédit dans une loi de crédits annuelle. L'organisation fédérale qui veut établir des modalités de recettes nettes en vertu d'un crédit ou modifier le montant des recettes pouvant servir à contrebalancer des dépenses (ce qui correspond au crédit net) doit en faire la demande par voie de présentation.

14.3.1 Établissement d'une autorisation

L'information qui doit être fournie dans une présentation au Conseil en vue d'obtenir l'autorisation d'établir et d'utiliser un crédit net variera selon la nature de l'opération. Les organisations fédérales peuvent toutefois utiliser à des fins d'orientation les exigences de procédure énoncées à l'appendice A de la Politique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes (se reporter au modèle de libellé d'une autorisation visant à augmenter les recettes nettes en vertu d'un crédit à l'annexe F).

14.3.2 Exemple de libellé de crédit

La présentation doit indiquer le numéro du crédit, son intitulé, le nom de l'organisation et, conformément au paragraphe 29.1(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques, l'autorisation de dépenser les revenus reçus en contrepartie de dépenses connexes au cours de l'exercice dans le cadre de la prestation de services.

Prenons l'exemple d'une division faisant partie du programme d'une organisation fédérale et qui est autorisée par le Parlement à engager des dépenses de 175 millions de dollars, dont 75 millions à même les recettes réalisées. La division a donc en réalité le pouvoir d'engager des dépenses de 100 millions de dollars en sus de l'utilisation de recettes se chiffrant à 75 millions. Si elle souhaite augmenter ou réduire cette autorisation de recettes nettes en vertu d'un crédit, elle doit obtenir l'approbation du Conseil du Trésor.

14.4 Types d'opérations de radiation nécessitant l'approbation du Parlement

Aux termes du paragraphe 25(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques, la radiation de créances mentionnées dans l'état de l'actif et du passif du Canada (p. ex., les prêts non budgétaires) doit être approuvée par le Parlement à titre de dépense budgétaire dans le cadre d'une loi de crédits. La modification de crédits approuvés par le Parlement nécessitera une présentation (ce sera le cas, p. ex., si l'on veut faire approuver une nouvelle dépense budgétaire afin de radier un prêt non budgétaire en vertu d'une loi de crédits).

14.5 Utilisation d'un compte bancaire ministériel à des fins particulières

On autorisera souvent le recours à un compte bancaire ministériel (CBM) lorsqu'une organisation ne peut faire appel à un bureau de TPSGC pour l'émission de chèques. L'organisation pourra recourir à un CBM uniquement pour effectuer certaines catégories de paiements. Ces comptes sont généralement autorisés par la Division des opérations de gestion de caisse de TPSGC.

Une présentation est requise aux fins d'obtenir une dérogation à la politique régissant les CBM uniquement si les dépenses engagées par l'organisation au moyen de son compte bancaire n'entrent pas dans les catégories de paiement prescrites ou sont supérieures aux montants maximums autorisés aux termes du Règlement ur l'émission de chèques (1997), ou encore si une seule signature est requise pour l'utilisation du compte.

14.6 Petite caisse

Les organisations fédérales peuvent établir des comptes de petite caisse d'un montant pouvant atteindre 2 000 $. Toutefois, l'organisation qui veut ouvrir un compte d'un montant plus élevé doit faire une présentation au Conseil du Trésor pour en obtenir l'autorisation. Les bureaux situés dans des régions éloignées auront souvent besoin de fonds supérieurs à 2 000 $ si le recours à des cartes d'achat et/ou à des bureaux de TPSGC pour l'émission de chèques ne constitue pas pour eux une solution pratique.

14.7 Radiation de créances

Aux termes du Règlement sur la radiation des créances (1994), les organisations fédérales doivent préparer une présentation relativement aux avances comptables ou aux créances résultant de paiements en trop faits par l'État au titre de traitements, de salaires ou d'indemnités liés à l'emploi d'un employé en poste. Une présentation est aussi requise pour tout poste non budgétaire (p. ex., la radiation d'un prêt réputé irrécouvrable).

14.8 Modifications apportées sur le recto des chèques du receveur général

Il faut à l'occasion apporter des modifications à des chèques du receveur général pour des raisons de sécurité ou afin de se conformer aux exigences du Programme de coordination de l'image de marque. Une présentation au Conseil du Trésor est alors requise.

14.9 Passation de marchés

Les organisations fédérales doivent obtenir l'approbation du Conseil du Trésor avant de conclure des marchés ou des arrangements contractuels lorsque la valeur ou le coût des marchés, y compris les taxes, dépassent les montants maximums associés aux pouvoirs délégués de passation de marchés tels qu'ils sont prescrits par le Conseil dans sa Politique sur les marchés.

Le Secrétariat a conçu un outil électronique pour aider les organisations fédérales à préparer et à examiner les marchés et les présentations visant à obtenir une approbation de projet, ce qui englobe les volets biens immobiliers et gestion du matériel.

Cet outil comporte différentes listes de vérification relatives soit aux présentations visant à obtenir une approbation de projet, soit à celles qui ont trait à des marchés. Il comporte aussi des liens vers les politiques du Conseil du Trésor, une liste détaillée de définitions et d'autres ressources utiles.

Bien que tous les points abordés ne soient pas simultanément pertinents dans le contexte d'une présentation donnée, la liste vise à ce que l'information fournie par l'organisation soit exacte et complète.

Le Secrétariat a en outre créé un site Web portant sur les marchés, où l'on retrouve des politiques pertinentes, des cadres et des sites secondaires consacrés aux pratiques exemplaires, de même qu'un modèle pouvant aider les organisations à préparer des présentations relatives à des marchés.

Pour tout marché comportant la collecte, l'utilisation, la communication, l'entreposage ou l'élimination de renseignements personnels, les organisations doivent consulter le document intitulé Prise en compte de la protection des renseignements personnels avant de conclure un marché.

14.10 Sociétés d'État

Les exigences relatives au contenu des plans d'entreprise et des budgets sont énoncées dans la partie X de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et dans le Règlement sur les plans d'entreprise, les budgets et les résumés des sociétés d'État. En termes généraux, le plan d'entreprise d'une société d'État mère doit englober toutes les affaires et activités de la société et de ses filiales en propriété exclusive, s'il y a lieu, ainsi que leurs placements.

Toutes les sociétés d'État figurant dans la liste de l'annexe III, partie I de la LGFP (annexe G, n^o 1) doivent présenter un plan d'entreprise et un budget de fonctionnement et d'immobilisations chaque année. Toutefois, si une société d'État figure dans l'annexe III, partie II de la LGFP, (annexe G, n^o 2), elle pourrait n'être tenue que de présenter chaque année un plan d'entreprise et un budget d'immobilisations (la Société canadienne des Postes constitue la seule exception).

14.10.1 Rôles et responsabilités

L'élaboration et la réalisation finale du plan d'entreprise et des budgets incombent à la société d'État et doivent être approuvés par le conseil d'administration de la société. La société doit veiller à ce que le plan d'entreprise soit le reflet exact, financièrement solide et viable de ses plans d'entreprise, soit conforme à la loi applicable et s'inscrive dans les grands objectifs de politique et dans les priorités stratégiques du gouvernement.

Une fois le plan d'entreprise et les budgets préparés, le ministre de tutelle (responsable) les reçoit et confirme que le plan est en harmonie avec les orientations et les priorités gouvernementales et exprime son point de vue et son appui à l'égard du plan dans une présentation au Conseil du Trésor. Dans des cas exceptionnels, si le ministère de portefeuille est incapable d'appuyer le ministre en préparant la présentation au CT, la société elle-même (annexe G, n^o 3) prépare la présentation au Conseil du Trésor afin de la faire signer par le ministre responsable. Une fois la signature du ministre responsable obtenue, la présentation est envoyée au Secrétariat du Conseil du Trésor pour être mise à l'ordre du jour du Conseil du Trésor et faire l'objet d'un examen de sa part et d'une recommandation d'approbation au gouverneur en conseil.

14.10.2 Plans d'entreprise et budgets de fonctionnement et d'immobilisations

Aux fins de demander au Conseil du Trésor l'approbation du plan d'entreprise et des budgets de fonctionnement et d'immobilisations qui accompagnent celui-ci, le ministre responsable demande l'approbation de deux éléments distincts aux termes de deux autorisations distinctes.

En premier lieu, le ministre responsable demande au Conseil du Trésor de recommander au gouverneur en conseil d'approuver un décret. Ce décret est l'instrument par lequel le gouverneur général approuve formellement le plan d'entreprise. Exception faite des grandes sociétés d'État à caractère financier, il est établi sans la recommandation du ministre des Finances. Dans le cas des quatre grandes sociétés d'État à caractère financier (annexe G, n^o 4), la recommandation du ministre des Finances est nécessaire, et elle est généralement faite dans une lettre exposant l'appui du ministre au plan d'entreprise. La lettre de recommandation du ministre des Finances doit être jointe à la présentation si elle est prête quand la présentation est acheminée au Secrétariat. Dans le cas contraire, elle doit être transmise au Secrétariat dès sa réception.

En deuxième lieu, le ministre responsable demande au Conseil du Trésor d'approuver les budgets de fonctionnement et des immobilisations de la société d'État. L'autorisation d'approuver ces budgets relève du Conseil du Trésor et est visée par la présentation elle-même. Elle ne fait donc pas partie du décret.

Il est à noter que l'approbation d'un plan d'entreprise est toujours demandée pour une période de cinq ans.

L'exemple d'une présentation au Conseil du Trésor sur un plan d'entreprise et d'un décret d'accompagnement se trouve à la figure 4.

14.10.3 Modifications aux plans d'entreprise et aux budgets

Le paragraphe 122(6) de la LGFP exige que le plan d'entreprise soit modifié si une société d'État se propose « d'exercer une activité d'une façon incompatible » avec le dernier plan d'entreprise approuvé.

Le paragraphe 123(3) de la LGFP exige que le budget de fonctionnement soit modifié si une société d'État prévoit que le total de ses dépenses ou de ses engagements de dépenses pour une activité principale au cours d'un exercice « différera sensiblement » du total prévu pour cette activité dans le budget de fonctionnement pour cette activité dans le dernier budget de fonctionnement approuvé. De même, le paragraphe 124(6) exige que le budget d'investissement soit modifié si la société d'État prévoit que le total de ses dépenses ou de ses engagements de dépenses pour une activité principale au cours d'un exercice « différera sensiblement » du total prévu pour cette activité dans le dernier budget d'investissement approuvé pour l'exercice.

La LGFP ne définit ni n'interprète les mots « d'une façon incompatible » ou « différera sensiblement ». Il faudra donc exercer son jugement dans tous les cas et le Secrétariat peut aider à déterminer dans quels cas des modifications peuvent être nécessaires, d'après une analyse de l'importance et des répercussions du changement proposé.

14.10.4 Projets à long terme

Le paragraphe 124(3) de la LGFP donne au Conseil du Trésor le pouvoir discrétionnaire d'approuver tout élément d'un budget d'investissement qui s'étend sur un certain nombre d'années, plutôt que de limiter ce pouvoir à une durée de un an. Ainsi, les dépenses engagées dans le cadre d'un projet d'investissement qui seront financées sur un certain nombre d'années peuvent être autorisées dans une seule demande relative à de nombreuses années.

14.10.5 Opérations restreintes

Il arrive qu'une société d'État doive demander l'approbation d'une opération restreinte. Les opérations restreintes englobent des opérations comme l'acquisition d'actions d'une entreprise, la dissolution d'une société ou l'aliénation d'un bien. Une opération restreinte peut être incluse dans le plan d'entreprise annuel qui est présenté ou effectuée dans le cadre d'une présentation distincte. Dans l'une ou l'autre situation, le ministre responsable demande au Conseil du Trésor de recommander au gouverneur en conseil d'approuver un décret sur cette opération précise.

14.10.6 Décrets

Des décrets sont exigés pour toutes les présentations qui renferment des propositions d'approbation d'un plan ministériel, de modification d'un plan ministériel ou d'une opération restreinte. Le décret est préparé par les conseillers juridiques du ministère de portefeuille pour le compte du ministre responsable. Il est à noter que les décrets portant sur des plans d'entreprise diffèrent de ceux qu'exigent les modifications réglementaires, car ces derniers incluent un Résumé de l'étude d'impact de la réglementation et un plan de communication, contrairement aux premiers. Il est toutefois nécessaire d'inclure une note (note explicative) décrivant l'objet précis du décret, qui fait souvent référence brièvement au mandat de la société d'État ou à tout autre renseignement important d'application pertinente à la compréhension de l'esprit du décret.

Ce ne sont pas tous les décrets qui doivent être accompagnés d'une présentation au Conseil du Trésor. Toutes les questions financières et celles qui touchent les plans d'entreprise des sociétés d'État doivent être accompagnées d'une présentation au CT. Il faut communiquer avec le Secrétariat si vous ne savez pas avec certitude si une présentation est nécessaire ou non.

Les décrets sont des instruments juridiques. Il conviendrait donc de s'assurer qu'ils sont exacts. Si une erreur a été commise, le ministère de portefeuille devrait, au nom du ministre responsable, veiller à prendre les mesures nécessaires pour qu'un décret modificateur soit présenté au gouverneur en conseil.

Une fois que le gouverneur en conseil a approuvé le décret, le Bureau du Conseil privé (BCP) présente le document au gouverneur général pour qu'il le signe. Les décrets sont généralement signés par le gouverneur général dans les trois jours ouvrables qui suivent la réunion du Conseil du Trésor. Le BCP envoie ensuite le décret signé au ministère.

L'annexe A renferme des renseignements supplémentaires sur les décrets.

14.10.7 Modalités et conditions

Depuis 1991, le gouverneur en conseil possède le pouvoir législatif d'imposer des modalités et conditions à une société d'État mère concernant la façon de mener les affaires et d'exécuter les activités décrites dans le plan d'entreprise. En vertu du paragraphe 122(6.1) de la LGFP, le gouverneur en conseil peut maintenant préciser les modalités et conditions jugées appropriées aux fins de l'approbation d'un plan d'entreprise ou d'une modification apportée à un plan d'entreprise. En pratique, les modalités et conditions ne sont pas comprises dans le décret émis en vertu de l'article 122 de la LGFP. Elles sont intégrées au moyen de la recommandation du Conseil du Trésor, comme l'exprime le rapport de décision officiel, couramment appelé lettre de décision. D'autres renseignements sur les décisions du Conseil du Trésor se trouvent au point 10.11 (partie III) du présent guide.

14.10.8 Résumé du plan d'entreprise

Une fois que le plan d'entreprise et les budgets ont été approuvés et que le décret a été signé par le gouverneur général, la société d'État doit préparer et présenter un résumé du plan et des budgets approuvés au ministre concerné pour « approbation » (article 125 de la LGFP). Comme les plans d'entreprise sont des documents confidentiels, seul un résumé du plan d'entreprise et des budgets est déposé par le ministre de tutelle devant les deux Chambres, après quoi il est renvoyé au comité pertinent du Parlement pour examen.

14.10.9 Processus et échéancier des plans d'entreprise et des résumés

Le processus et les échéanciers des présentations de plans d'entreprise et des résumés sont fonction de la fin de l'exercice de la société d'État. Les diagrammes de l'annexe G, n^o 4 donnent un aperçu linéaire du processus et des échéanciers des sociétés en posant les hypothèses de fins d'exercice le 31 décembre et le 31 mars.

14.10.10 Présentations tardives

Idéalement, la présentation au Conseil du Trésor sur le plan d'entreprise devrait être faite au CT en vue de la recommandation du GC/pour approbation bien avant le début de l'exercice de la société. Toutefois, si le plan d'entreprise n'est pas approuvé avant le début de l'exercice d'une société, celle-ci peut continuer à fonctionner conformément à son dernier plan d'entreprise quinquennal approuvé et à son financement.

14.10.11 Choses à faire et à ne pas faire dans la rédaction d'une présentation de plan d'entreprise au CT

Choses à faire	Choses à ne pas faire
Fournir à votre analyste du Secrétariat une ébauche de la présentation au début du processus pour vous assurer qu'il est satisfait à toutes les exigences. Il arrive souvent que votre analyste du Secrétariat doive tenir de vastes consultations dans un certain nombre de secteurs des politiques du Secrétariat; il faut donc prévoir suffisamment de temps pour qu'il puisse le faire.	Ne pas copier textuellement le contenu du plan d'entreprise dans la présentation au Conseil du Trésor.
Discuter du libellé de la proposition avec votre analyste de programme du Secrétariat. Vous pouvez ainsi éviter des problèmes ou éviter que les ministres aient à ajouter des conditions à leur approbation.	Ne pas travailler isolément au libellé de la proposition de présentation ou copier le libellé de présentations précédentes.
Tenter d'ajouter de la valeur à la présentation en vous concentrant sur les changements importants apportés à la société depuis l'exercice précédent, notamment sur les changements visant le programme et les activités, l'organisation, les risques, les problèmes financiers, etc.	Ne pas supprimer un titre de rubrique du modèle de présentation même si la section en question ne s'applique pas. Inscrire tout simplement « sans objet ».
Numéroter les paragraphes de la proposition afin que les ministres du Conseil du Trésor puissent s'y reporter et l'approuver facilement.	Ne pas oublier de joindre le projet de décret à la présentation et d'en faire approuver le contenu par le service juridique de votre ministère.
Appeler votre analyste du Secrétariat dès le début du processus si vous déterminez qu'il pourrait être nécessaire de demander un accès temporaire au crédit 5 du Conseil du Trésor ou de présenter toute autre demande extraordinaire.	Ne pas indiquer de dates exactes ou de mention portant un numéro précis d'une décision prise par un gouvernement précédent. Mentionner plutôt les décisions d'un gouvernement précédent de la façon suivante : « Une décision du gouvernement (ou du Cabinet) prise en juin 2004 (seulement le mois et l'année) accordant à XYZ l'autorisation de... »
Tenter de faire correspondre la longueur de la présentation et la complexité des propositions ou des enjeux du plan d'entreprise. Produire une présentation concise et brève.	Ne pas oublier de prévoir assez de temps pour faire cheminer la présentation dans votre système ministériel pour obtenir l'approbation de votre ministre avant échéance. Trois semaines pourraient être nécessaires.
Parler à votre analyste du Secrétariat si des demandes inhabituelles sont présentées dans le plan d'entreprise ou si le ministère s'inquiète du contenu ou du calendrier de la présentation.	Ne pas oublier de régler toutes les conditions imposées par le Conseil du Trésor qui demeurent en suspens et leur statut.
Utiliser des titres de rubriques secondaires dans la section « Remarques » de la présentation, s'il y a lieu, pour éviter de la confusion de la part du lecteur.	Ne pas utiliser la présentation pour exprimer des opinions. La présentation devrait être de nature factuelle et objective.

14.11 Décrets de remise

L'article 23 de la LGFP permet de radier une dette des livres comptables et de dégager le débiteur de toute responsabilité. Aux termes de la LGFP, le Conseil du Trésor doit recommander au gouverneur en conseil d'accorder une remise, ce qui signifie qu'une présentation au Conseil est requise. La remise peut toucher une dette non visée par le critère énoncé à l'article 24.1 de la LGFP et s'appliquer à une dette déjà acquittée.

14.12 Taxes

Aux termes du paragraphe 23(2) de la LGFP, le gouverneur en conseil, sur recommandation du ministre de tutelle, peut faire remise de taxes, y compris des droits de douane, et des intérêts et pénalités y afférents. Ces remises n'ont pas à être recommandées par le Conseil du Trésor mais doivent être examinées par le ministère des Finances Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la remise de droits de douane, on communiquera avec la Division de la politique commerciale internationale du ministère des Finances Canada, et avec la Direction de la politique de l'impôt de ce même ministère pour avoir des précisions sur la remise d'autres impôts et taxes.

14.13 Frais et autres dettes

Contrairement à la remise de droits de douane et d'autres impôts et taxes, la remise de frais et d'autres dettes, y compris les intérêts y afférents, doit faire l'objet d'une recommandation du Conseil du Trésor conformément aux paragraphes 23(2) et 23(2.1) de la LGFP. Il convient de communiquer avec l'analyste du Secrétariat pour en savoir plus sur les renseignements à fournir dans les présentations connexes.

14.14 Frais fixés en vertu du paragraphe 19(1) et de l'article 19.1 de la LGFP

Le paragraphe 19(1) et l'article 19.1 de la LGFP autorisent le gouverneur en conseil à fixer par règlement, sur recommandation du Conseil du Trésor, le prix payable en contrepartie de services, de l'utilisation d'installations ou de licences et de permis. Le gouverneur en conseil peut aussi autoriser un ministre à fixer ces droits par arrêté. Cependant, le pouvoir du ministre à cet égard est assez limité. Dans l'un et l'autre cas, il faut suivre la procédure prévue pour la prise de règlements (publication dans la partie I de la Gazette du Canada pour fins de consultations, puis publication de la version finale du règlement dans la partie II).

Lorsque le gouverneur en conseil a autorisé un ministre à fixer des frais par arrêté, le ministre peut aussi apporter des modifications, toujours par arrêté, sous réserve de l'application de la procédure de prise de règlements. Précisons que ces modifications subséquentes peuvent nécessiter une recommandation du Conseil du Trésor (p. ex., si cela est exigé dans le décret par lequel le gouverneur a autorisé le ministre à fixer des frais par arrêté, ou si le Conseil a fixé cette condition lors de l'approbation de la présentation). Outre l'exigence de suivre la procédure de prise de règlements, les frais fixés en vertu du paragraphe 19(1) ou de l'article 19.1 de la LGFP peuvent être assujettis aux dispositions de la Loi sur les frais d'utilisation, notamment celles prévoyant le dépôt au Parlement d'une proposition relative à l'application de frais d'utilisation. Il faut que la proposition soit ainsi déposée puis examinée par le Parlement avant que le Conseil du Trésor puisse en faire l'étude.

L'organisation fédérale doit consulter ses services juridiques ainsi que les analystes des programmes et de la réglementation du Secrétariat dès les premières étapes de la procédure de prise de règlements lorsque de tels frais sont envisagés.

Pour obtenir plus de renseignements, consultez la page relative à la Loi sur les frais d'utilisation du site Web Gestion des finances en direct – Frais d'utilisation externes.

15. Classification des postes de niveaux EX-4 et EX-5

Il importe de souligner que l'Agence de la fonction publique du Canada et le Secrétariat remplissent des rôles particuliers et complémentaires à l'égard des présentations portant sur l'organisation et la classification des postes de niveaux EX-4 et EX-5.

L'Agence de la fonction publique du Canada est l'entité qui possède la plus vaste expertise au chapitre des politiques relatives à la classification des postes EX, des normes, de l'organisation, de la surveillance et de la supervision de l'information et des dossiers qui touchent la collectivité des EX; pour sa part, le Secrétariat, par l'intermédiaire du secteur opérationnel compétent et en consultation avec l'Agence de la fonction publique du Canada, évalue toutes les présentations, donne des conseils au sujet de leur contenu et de leur niveau de préparation, soumet le dossier et transmet le rapport de décision. C'est pourquoi les organisations fédérales parrainant une présentation devraient soumettre la présentation et la documentation à l'appui (p. ex., les descriptions de poste et les organigrammes) à la fois à l'Agence de la fonction publique du Canada et au Secrétariat.

On déterminera les cas où une approbation du Conseil du Trésor est requise en se fondant sur la Politique sur la délégation des pouvoirs de réorganisation et la classification des postes du groupe de la direction. Si des changements que l'on propose d'apporter dans une organisation fédérale entraînent une hausse du nombre des postes EX-4 et EX-5 combinés ou des seuls postes EX-5, l'approbation du Conseil est requise.

Il convient de consulter la politique mentionnée précédemment; elle s'applique à l'administration publique centrale au sens des annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques.

On trouvera à la figure 7 de l'annexe F un exemple de contenu d'une présentation ayant trait aux postes de niveaux EX-4 et EX-5 d'une organisation fédérale.

16. Gestion de l'information, technologie de l'information et prestation de services

Il est très important pour la Direction du dirigeant principal de l'information (DDPI) du Secrétariat que les grands investissements de l'État fédéral en matière de GI et de TI fassent l'objet d'une planification et d'une gestion efficaces, et que les résultats de ces investissements concordent avec les orientations et les stratégies de l'État dans des domaines comme la gestion de l'information, les services partagés et l'utilisation d'infrastructures communes.

De nombreuses mesures sont prises à cette fin, notamment l'examen de documents de GI/TI clés, comme les présentations, les plans d'investissement à long terme et les plans en matière de gestion de l'information et de technologie.

On trouvera à la section 13.2 de la partie IV, Information requise pour les présentations visant à obtenir l'approbation de projets, des conseils et une orientation au sujet de la préparation d'une présentation en vue d'obtenir l'approbation préliminaire ou définitive d'un projet de GI/TI.

Il convient de consulter la section 13.2.5 de la partie IV, Plans d'investissement à long terme, et de communiquer avec la Division de la régie intégrée et des stratégies des services internes du Secrétariat lorsque l'on veut faire approuver les éléments d'un plan d'investissement à long terme qui ont trait à la gestion des actifs de TI.

De même, on communiquera avec le directeur exécutif de la Division de la régie intégrée et des stratégies des services internes pour obtenir des conseils et une orientation en vue de l'élaboration d'un plan de gestion de l'information et de technologie.

La DDPI tient également à ce que les services du gouvernement du Canada : a) soient conçus en fonction des besoins, des attentes et des capacités des clients (services axés sur le client) et soient conformes aux politiques, aux directives et aux normes du gouvernement; b) fassent l'objet d'améliorations permanentes à la lumière des commentaires des clients et des résultats obtenus; c) soient économiques, conviviaux et faciles d'accès; d) soient sécuritaires et fournis à la personne ou à l'entreprise à laquelle ils sont destinés. Il importe aussi d'évaluer de façon approfondie le recours éventuel à des approches de prestation de portée pangouvernementale (existantes ou en cours de conception).

On s'adressera à la Division des politiques en matière de services de la DDPI pour obtenir des conseils et une orientation concernant les questions liées à la prestation de services aux citoyens et aux entreprises, et au secteur des stratégies des services internes de la DDPI en ce qui touche la prestation de services à l'interne. Dans le but d'assurer une continuité adéquate, l'analyste principal du Secrétariat doit être informé de toutes les demandes de renseignements touchant la GI/TI.

17. Structure de gestion, des ressources et des résultats

L'architecture des activités de programmes (AAP) fait l'inventaire de tous les programmes menés par un ministère ou un organisme. Les programmes sont présentés selon les liens logiques qui les unissent entre eux et par rapport aux résultats stratégiques à l'atteinte desquels ils concourent. L'AAP est un élément clé d'une structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR).

La Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultatsvise à faciliter l'élaboration d'une approche pangouvernementale commune pour la collecte, la gestion et la présentation de données financières et non financières sur le rendement. Les organisations fédérales doivent disposer d'une SGRR à jour qui reflète la manière dont elles gèrent leurs différents programmes et dont elles affectent leurs ressources en vue d'obtenir les résultats attendus.

Le Conseil du Trésor doit approuver les changements apportés au niveau des résultats stratégiques et des activités de programmes de l'AAP. Une lettre d'appel formelle est généralement produite au printemps pour lancer le processus annuel d'approbation de la mise à jour de l'AAP. Cette lettre d'appel expose le processus qui déterminera si les organisations fédérales doivent faire une présentation pour instaurer les propositions de changements visant leurs résultats stratégiques et l'AAP. (Voir l'annexe F pour prendre connaissance d'un modèle de libellé d'une autorisation).

17.1 Cadre de mesure du rendement

Un Cadre de mesure du rendement a pour objet de cerner les résultats attendus, les extrants et les indicateurs de rendement ciblés qui ressortent de cette présentation.

Dans le cas d'un ou des programmes existants, il convient d'exposer en détails les résultats obtenus dans le cadre du programme ou des domaines connexes et les indicateurs de mesure du rendement ciblés initialement. Si une demande d'augmentation des ressources du programme est présentée, il faut décrire les autres résultats attendus que produiront les nouvelles ressources et les nouveaux indicateurs de mesure du rendement ciblé.

En ce qui concerne tous les nouveaux programmes, il convient d'énoncer en détails les résultats qui seront obtenus et les indicateurs de mesure du rendement ciblé.

18. Décision concernant des désaccords entre des Ministres et des administrateurs des comptes relativement à l'interprétation ou à l'application d'une politique, d'une directive ou d'une norme du Conseil du Trésor

Les paragraphes 16.4(1) et 16.4(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques désignent les sous-ministres et les chefs des organisations gouvernementales comme administrateurs des comptes de leurs organisations. Dans le cadre de la responsabilité ministérielle et redditionnelle à l'égard du Parlement, les administrateurs des comptes sont responsables devant les comités du Sénat et de la Chambre des communes de comparaître et de répondre aux questions dans quatre domaines précis.

La Loi sur la gestion des finances publiques prévoit également un mécanisme de règlement de certains désaccords entre les ministres et les administrateurs des comptes. Le paragraphe 16.5(1) indique que si le ministre et l'administrateur des comptes d'un ministère mentionné aux parties I ou II de l'annexe VI ne s'entendent pas sur l'interprétation ou l'application de quelque politique, directive ou norme du Conseil du Trésor, l'administrateur des comptes demande l'avis écrit du secrétaire du Conseil du Trésor sur la question.

Le paragraphe 16.5(2) prévoit que si l'avis du secrétaire ne règle pas la question, le ministre en saisit le Conseil du Trésor pour décision. En règle générale, on s'attend à ce que ce soit une présentation formelle, signée par le ministre en question, en vue d'obtenir une exemption ou une exception à une exigence d'une politique, directive ou norme du Conseil du Trésor.

Voici un exemple d'exemption demandée :

« Autorisation d'obtenir une exception ponctuelle aux dispositions sur l'image de marque de la Politique de communication du gouvernement du Canada en vue de faire un usage non-commercial de l'identificateur graphique représenté dans l'annexe E jusqu'au [date] pour faire connaître au public [un événement en particulier]. Cet identificateur graphique inclut le mot-symbole Canada, mais ce n'est pas l'élément prépondérant. »

Le paragraphe 16.5(3) mentionne que le Conseil du Trésor rend sa décision par écrit et en envoie une copie au vérificateur général du Canada à titre de renseignement confidentiel du Conseil privé de la Reine pour le Canada. La décision sera communiquée aux bureaux du ministre et de l'administrateur des comptes en question.

Date de modification : 2011-06-02
 

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