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ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires
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SECTION IV : AUTRES SUJETS D'INTÉRÊT
Description de l'activité de programme - Services ministériels
Les services ministériels touchent principalement la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de l'information et technologie de l'information, les télécommunications, les installations matérielles, la traduction, la planification stratégique, les communications, la vérification interne et l'évaluation, l'administration générale et la sécurité pour les tribunaux ainsi que pour le Service administratif des tribunaux judiciaires.
Enjeux financiers importants de l'exercice 2007-2008
Le Service travaille encore de concert avec ses partenaires pour tenter de se procurer des fonds pour l'exercice 2008-2009, et pour les années à venir, relativement aux dépenses occasionnées par les salaires des protonotaires et leurs déplacements de même que celles entraînées par les honoraires des juges suppléants et leurs déplacements. Les services de greffe et le soutien judiciaire fournis par le Service aux protonotaires et aux juges suppléants nécessitent également des fonds supplémentaires. Il convient également de souligner qu'un conseiller spécial sur la rémunération des protonotaires a été nommé en 2007 pour examiner un grand éventail de questions concernant les protonotaires. On s'attend à recevoir une réponse du gouvernement en 2008-2009, réponse qui pourrait résoudre une partie des problèmes de fonds récurrents exposés ci dessus.
On s'attendait également à ce que le Service économise encore 0,29 M$ en 2007-2008 (le même montant qu'en 2006-2007) grâce aux économies sur les approvisionnements réalisées par Travaux publics et Services gouvernementaux. Les compressions effectuées ne représentent pas nécessairement le montant réel des économies réalisées par le Service.
Enfin, un peu plus de 5 p. 100 du budget principal des dépenses du Service demeure inutilisé. Il est manifeste que deux principales raisons expliquent le report prospectif. La première raison concerne les importants retards dans la dotation en personnel ainsi que la stabilisation du personnel (problèmes également constatés par le greffier du Conseil privé dans l'ensemble de l'administration publique fédérale). La deuxième raison concerne les retards dans les contrats concernant divers biens et services que le Service devait obtenir au cours de l'exercice 2007-2008.
Capacités de l'effectif
Au cours de l'exercice 2007-2008, le Service administratif des tribunaux judiciaires (le Service) a reçu environ 900 000 $ en financement en vertu du Cadre d'investissement stratégique de la Loi sur la modernisation de la fonction publique. Les Ressources humaines (RH) ont entrepris un projet, qui prendra fin en mars 2009, comptant six initiatives :
- Élaborer un plan des ressources humaines obligatoire pour le Service qui reflétera les principes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, tout en étant pleinement en harmonie avec le Rapport sur les plans et les priorités du Service;
- Mettre en œuvre une initiative d'établissement de rapports et de surveillance permettant d'assurer un suivi efficace des nominations et des autres mesures de dotation de manière à gérer et à atténuer les risques;
- Élaborer une stratégie de communication visant à assurer que les employés et les gestionnaires délégataires comprennent parfaitement les avantages de la Loi sur la modernisation de la fonction publique ainsi que leurs propres rôles et responsabilités;
- Veiller à ce que toutes les politiques visées par la nouvelle législation soient examinées et que les activités d'élaboration des politiques et les ressources connexes soient prévues convenablement, et élaborer de nouvelles procédures pour appuyer ces politiques;
- S'assurer que les gestionnaires à qui l'on entend subdéléguer des pouvoirs comprennent les effets de la nouvelle législation et, grâce à la prestation de formation et d'outils, s'assurer qu'ils sont capables d'assumer leurs responsabilités quant à la planification des RH, à la dotation et au perfectionnement professionnel;
- Élaborer un cadre de gestion axé sur les compétences permettant d'encourager l'utilisation des compétences à l'appui de la dotation et du perfectionnement professionnel.
La formation obligatoire en matière de dotation à l'intention des gestionnaires en vue de leur déléguer des pouvoirs de dotation débutera en juin 2008 et devrait prendre fin en novembre 2008.
De plus, en 2007-2008, l'unité de classification du Service a créé les politiques suivantes sur la classification, qui servent également d'outils aux gestionnaires :
- Cadre de surveillance de la classification;
- Lignes directrices de l'organisation et de la classification;
- Politique de l'organisation et de la classification;
- Présentation des demandes de classification;
- Procédures de réorganisation.
Gestion des dossiers
En mars 2007, tous les documents originaux des dossiers opérationnels ont été centralisés dans un lieu, soit le nouvel immeuble du Service sur le chemin Pink, pour y entreposer les dossiers inactifs et semi actifs.
Le Service prépare le déménagement de la salle des dossiers d'Ottawa prévu à l'automne 2008. La salle se trouvera dans le même immeuble que les divisions demandant ces dossiers, ce qui facilitera le suivi des documents et favorisera l'échange de renseignements dans l'ensemble de l'organisation.
En ce qui concerne les dossiers opérationnels, le Service a créé un processus de déclassement des duplicatas des dossiers de cour et des documents présentés aux juges. Ce processus permet d'assurer que près de 15 p. 100 des dossiers envoyés à l'immeuble du Service sur le chemin Pink sont éliminés six mois après qu'une décision finale a été rendue. De plus, au cours des six derniers mois, le Service a réussi à éliminer un arriéré, ce qui lui a permis de faire de la place pour environ 4 800 boîtes de documents. Il a aussi installé un linéaire développé pour maximiser l'utilisation de l'espace.
Le Service est sur le point de signer un accord sur les niveaux de service avec Bibliothèque et Archives Canada portant sur l'entreposage par cette institution de 2 000 boîtes contenant des dossiers de la Cour de l'Échiquier d'intérêt national, ce qui serait également utile au Service sur le plan de l'entreposage.
Le Service examine encore, pour ce qui est des dossiers administratifs, la possibilité de mettre en œuvre un système de gestion des documents qui favoriserait l'utilisation du format électronique au lieu du papier pour l'échange de renseignements et qui servirait de dépôt central de tous les documents du Service à valeur organisationnelle.
Gouvernement en direct
Des améliorations ont été apportées au site Internet du Service en appliquant les nouvelles normes de la Normalisation des sites Internet 2.0 (NSI 2.0) du Conseil du Trésor. Les normes ont été élaborées de manière à refléter les pratiques modernes sur le Web, à améliorer la navigation et les éléments format et à harmoniser les sites Internet des ministères avec l'approche du gouvernement en matière de communications publiques.
De plus, en liant les normes de la NSI 2.0 et ses propres éléments de restructuration, le Service a été en mesure de faire ce qui suit :
- améliorer l'accessibilité et la lisibilité;
- accroître la convivialité en créant un format de page plus large, en appliquant une approche uniforme aux menus de navigation, et en employant des liens « saut de navigation » au début de chaque page qui offrent aux personnes handicapées une accessibilité accrue;
- appliquer la nouvelle stratégie de « promotion » du Service, mettre à jour ses éléments de navigation et créer de nouvelles images cliquables pour les Cours auxquelles le Service fournit des services administratifs.
Pour mettre en œuvre les nouvelles normes, une approche par étape a été adoptée; la date limite pour ce faire était le 31 décembre 2008. Le Service a lancé son nouveau site Web le 31 mars 2008, soit neuf mois à l'avance. Cet effort visait à assurer qu'il respecte l'objectif du gouvernement, c'est à dire offrir une présentation uniforme et prévisible du contenu et des services du gouvernement.
Gestion stratégique améliorée
Au cours de l'exercice 2007-2008, le Cadre de gestion du rendement a été mis au point. Cet exercice comprenait un examen de l'architecture des activités du programme, qui sera modifié à l'échelon des sous-activités au cours de la prochaine année. Les normes du Service seront établies durant l'exercice 2008-2009 et des questionnaires de sondage seront rédigés afin de recueillir et d'analyser des données.
La diffusion des conclusions du Bureau du vérificateur général à l'automne 2007 a permis de guider le Service dans l'amélioration de ses services de gestion.
- Le Service a mis sur pied le Comité d'examen des marchés qui est chargé d'examiner les marchés connexes avant de signer un contrat pour veiller au respect du Règlement sur les marchés de l'État, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et des politiques et procédures internes du Service.
- Le Service a obtenu environ 900 000 $ en financement provenant du cadre d'investissement stratégique de l'Agence de la fonction publique du Canada pour la réalisation de six initiatives en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique. Une initiative clé qui est financée est l'élaboration d'un plan de ressources humaines dans l'ensemble de l'organisation. Le Service collabore actuellement avec un conseiller dans le but d'établir un plan d'action à mettre en œuvre. La prestation de formation et d'outils aux cadres supérieurs permettant d'assurer la durabilité du processus constitue un élément clé du plan d'action.
- La Direction des ressources humaines du Service présente au Comité de la haute direction des rapports sur la qualité des évaluations du rendement pour les cadres supérieurs. Une formation sur la rédaction des évaluations du rendement a été offerte aux cadres.
Services de sécurité
Le Service poursuit ses efforts et son engagement visant la sécurité des juges, des protonotaires, du personnel et des membres du public qui utilisent ses installations et visant la protection des biens et de l'information.
Le Service poursuit également l'élaboration de son programme ayant pour but de rehausser la sensibilisation à la sécurité dans l'ensemble de l'organisation. Parmi les activités entreprises cette année, mentionnons l'organisation de séances sur la sécurité de l'information dans la plupart des bureaux régionaux et d'autres séances seront données dans les administrations centrales au cours des prochaines années.
Le Service maintient son programme de planification de la continuité des opérations (PCO) pour assurer l'accessibilité continue aux services essentiels, aux programmes et aux activités en cas d'interruptions causées par des événements imprévus comme une panne de courant prolongée ou des conditions météorologiques particulièrement mauvaises. Une simulation d'exercice sur maquette a été effectuée avec les cadres supérieurs en mai 2007 et les plans ont été mis à jour de manière à tenir compte des commentaires formulés à la suite de l'exercice.
De plus, le Service continue de participer au Comité directeur sur la continuité d'un gouvernement constitutionnel en assistant à des séances de réflexion sur la planification et en contribuant au plan obligatoire de Sécurité publique Canada pour veiller à ce que les exigences des Cours soient satisfaites.
Enfin, le Service a mis en place les procédures à suivre concernant la sécurité des contrats pour s'assurer que tous les entrepreneurs du Service devant accéder à des renseignements ou à des biens protégés ou classifiés possèdent le niveau d'habilitation approprié.
Gestion des installations
Pour arriver à regrouper le personnel de la région de la capitale nationale dans moins d'immeubles, le Service a collaboré avec Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Un espace de remplacement pour abriter le personnel des Services de greffe a été déterminé et offert au Service. Les étapes de la planification et de l'élaboration ont été achevées au printemps et la construction des nouveaux locaux prendra fin à l'automne 2008. Les employés seront déplacés par la suite. Les nouveaux locaux offriront un milieu de travail idéal aux employés conformément aux normes en matière de locaux et d'aménagement de TPSGC. Les questions environnementales et physiques qui préoccupaient les employés de l'immeuble Lorne n'existent plus. Le projet a été élaboré en collaboration avec un comité d'employés afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles.
Le Service n'a pas réduit son répertoire des locaux en 2007-2008. Toutefois, les efforts soutenus visant à améliorer l'utilisation de l'espace demeurent une priorité. À mesure que les baux expirent, les besoins opérationnels du Service seront examinés afin de déterminer s'il est possible de réduire l'espace. Le Service a également pris des mesures pour examiner ses normes en matière de locaux. Cet examen devrait donner lieu à des normes plus efficaces qui seront appliquées dans les prochains projets de locaux.
Bureaux du Service administratif des tribunaux judiciaires
BUREAUX DE LA RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE
| Service administratif des tribunaux judiciaires BUREAU PRINCIPAL - OTTAWA 434, rue Queen Ottawa (Ontario) K1A 0H9 http://www.cas-satj.gc.ca |
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Immeuble Lorne 90, rue Elgin Ottawa (Ontario) K1A 0H9 Greffe de la Cour d'appel fédérale et de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada
Greffe de la Cour fédérale
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Tours Centennial 200, rue Kent Ottawa (Ontario) K1A 0H9 Greffe de la Cour canadienne de l'impôt
Salle d'audience et cabinets des juges de la Cour canadienne de l'impôt |
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Édifice Thomas-D'Arcy-McGee 90, rue Sparks Ottawa (Ontario) K1A 0H9 Salles d'audience et cabinets des juges de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale et de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada |
434, rue Queen Ottawa (Ontario) K1A 0H9 Services ministériels du Service administratif des tribunaux judiciaires
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BUREAUX LOCAUX
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ALBERTA - Calgary Canadian Occidental Tower 635, Eight Avenue sud-ouest, 3e étage T2P 3M3
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ALBERTA - Edmonton Scotia Place, Tour 1, bureau 530 10060, av. Jasper T5J 3R8 C.P. 51
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COLOMBIE-BRITANNIQUE - Vancouver Pacific Centre, C.P. 10065 701, rue West Georgia V7Y 1B6
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MANITOBA - Winnipeg 363, rue Broadway, 4e étage R3C-3N9
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NOUVEAU-BRUNSWICK - Fredericton 82, rue Westmorland, bureau 100 E3B 3L3
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NOUVELLE-ÉCOSSE - Halifax 1801, rue Hollis, bureau 1720 B3J 3N4
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ONTARIO - Toronto et London 1) Greffe de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'impôt (Toronto) 180, rue Queen Ouest, Suite 200 M5V 3L6
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2) Greffe de la Cour canadienne de l'impôt (London) 231, rue Dundas, 3e étage N6A 1H1
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QUÉBEC - Montréal Greffe de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale et de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada 30, rue McGill H2Y 3Z7
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QUÉBEC — Québec Palais de justice, salles 500A, 300, boulevard Jean-Lesage G1K 8K6
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BUREAUX DOTÉS D'EMPLOYÉS DE TRIBUNAUX PROVINCIAUX OU TERRITORIAUX |
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ÎLE-DU-PRINCE-ÉDOUARD - Charlottetown Sir Henry Louis Davies Law Courts C.P. 2000, 42, rue Water C1A 8B9
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NOUVEAU-BRUNSWICK - Saint John Édifice Provincial 110, rue Charlotte, salle 413 E2L 2J4
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NUNAVUT— Iqaluit Nunavut Court of Justice Édifice Justice (Building # 510) C. P. 297 X0A 0H0
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SASKATCHEWAN - Regina The Court House 2425, avenue Victoria S4P 3V7
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SASKATCHEWAN - Saskatoon The Court House 520 Spadina Crescent est S7K 2H6
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TERRE-NEUVE & LABRADOR - St. John's The Court House, C.P. 937 Rue Duckworth A1C 5M3
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TERRITOIRES DU NORD-OUEST - Yellowknife The Court House, C.P. 1320 4905, 49th Street X1A 2L9
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YUKON - Whitehorse Andrew A. Phillipsen Law Centre 2134, Second Avenue Y1A 5H6
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