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ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires

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SECTION I - APERÇU

Message de l'administrateur en chef

C'est avec plaisir que je dépose le Rapport sur le rendement du Service administratif des tribunaux judiciaires (« le Service ») concernant la période se terminant le 31 mars 2008.

Le rapport vise à expliquer aux Canadiens et aux Canadiennes de quelle manière les réalisations du Service font une différence dans leur vie. Il fait également état des engagements pris dans le Rapport sur les plans et priorités de 2007-2008.

Au cours de l'exercice 2007-2008, les efforts déployés par le Service ont été principalement axés sur l'amélioration de la prestation des services fournis aux Canadiens et aux Canadiennes; à cette fin, le Service a essentiellement augmenté son recours à la technologie en améliorant l'accès aux Cours de même que leurs procédures. Pour y parvenir, de nouvelles catégories de procédures ont été ajoutées à l'initiative du Service visant le dépôt électronique de documents; y ont également été ajouté le dépôt électronique des déclarations de revenus et des certificats de TPS par certains bureaux régionaux de l'Agence du revenu du Canada. Le Service a également mis l'accent sur plusieurs projets électroniques qui forment la base de la création d'un système commun de gestion des dossiers, lequel aidera grandement le Service et les Cours et, par le fait même, les citoyens canadiens.

Les personnes restent au cœur de la vision du Service. Au cours de l'exercice 2007-2008, une attention particulière a été portée à la formation et à la création de plans d'apprentissage pour les employés. En outre, en vue d'assurer le bien-être des employés, des ateliers concernant la lutte contre le harcèlement leur ont été offerts dans tout le pays. Comme dans d'autres ministères, un grand roulement du personnel dans la Division des ressources humaines a nuit aux activités de dotation et a retardé la mise en œuvre de certaines initiatives telle que la planification de la relève. Cependant, tous les postes sont maintenant comblés au sein de la Division des ressources humaines, et j'ai la conviction que nos initiatives axées sur le personnel prendront un nouvel élan en 2008-2009 et au cours des années suivantes.

Comme par le passé, je tiens à exprimer mes sincères remerciements aux juges en chef, aux juges et aux protonotaires pour leur soutien; au personnel du Service pour son engagement indéfectible envers l'excellence dans la prestation des services ainsi qu'aux fonctionnaires de plusieurs provinces et territoires qui nous appuient en fonction des arrangements conclus avec eux.

Raymond P. Guenette

Déclaration de la direction

Je soumets, aux fins de dépôt au Parlement, le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2007-08 du Service administratif des tribunaux judiciaires.

Le présent document a été préparé conformément aux principes de présentation des rapports énoncés dans le Guide de préparation de la Partie III du Budget des dépenses 2007-08 : Rapports sur les plans et les priorités et Rapports ministériels sur le rendement:

  • Il est conforme aux exigences précises de déclaration figurant dans les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  • Il repose sur le résultat stratégique et sur l'architecture des activités de programme du ministère approuvés par le Conseil du Trésor;
  • Il présente une information cohérente, complète, équilibrée et fiable;
  • Il fournit une base pour la reddition de comptes à l'égard des résultats obtenus avec les ressources et les autorisations qui lui sont confiées.
  • Il rend compte de la situation financière en fonction des montants approuvés des budgets des dépenses et des Comptes publics du Canada.

Nom: Raymond P. Guenette
Titre: Administrateur en chef

Le Service administratif des tribunaux judiciaires

Le Service administratif des tribunaux judiciaires a été constitué le 2 juillet 2003 en vertu de la Loi sur le service administratif des tribunaux judiciaires, L.C. 2002, ch. 8.  Le Service doit répondre aux besoins de la Cour d'appel fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada, de la Cour fédérale et de la Cour canadienne de l'impôt et s'assurer que le public a accès aux Cours et à leurs dossiers.

Mandat du Service

Le mandat du Service administratif des tribunaux judiciaires consiste à offrir des services de soutien à la Cour d'appel fédérale, la Cour fédérale, la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'impôt; à garantir au public un accès efficace à ces Cours dans les deux langues officielles; et à rendre compte au Parlement, par l'entremise du ministre de la Justice, de l'utilisation optimale des ressources qui lui sont allouées.

Énoncé de mission

Notre mission consiste à fournir des services de greffe, de soutien judiciaire et ministériels opportuns et adéquats à la magistrature et à nos clients, de la manière la plus créatrice et rentable, tout en faisant la promotion d'un milieu de travail sain et en encourageant la contribution continue des employés à l'amélioration de la prestation de services.

Énoncé de vision

Le Service administratif des tribunaux judiciaires, une organisation apprenante, est reconnu comme un modèle d'excellence national et international de l'administration de la justice.

Nous veillons à fournir un service à point d'accès unique, dans les deux langues officielles, en faisant preuve de respect et de diversité, et en rehaussant l'indépendance judiciaire de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.

Service administratif des tribunaux judiciaires

Architecture des activités de programme (AAP) 2007-2008


Ministère/Agence Service administratif des tribunaux judiciaires
Résultat stratégique Le public a accès de façon rapide et adéquate, dans les deux langues officielles, aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.
Activité de programme 1. Fournir des services de greffe 2. Fournir des services judiciaires 3. Fournir des services ministériels
Sous-activités de programme 1.1 Opérations du Greffe de la Cour d'appel fédérale et de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada 2.1 Bureaux des cadres 3.1 Bureau de l'Administrateur en chef
1.2 Opérations du Greffe de la Cour fédérale 2.2 Adjointes judiciaires 3.2 Finances et services ministériels
1.3 Opérations du Greffe de la Cour canadienne de l'impôt 2.3 Programme des auxiliaires juridiques 3.3 Services des chauffeurs et des huissiers
1.4 Région du Québec et de l'Atlantique * 2.4 Bibliothèque 3.4 Ressources humaines
1.5 Région de l'Ontario 3.5 Gestion de l'information (Gestion des dossiers)
1.6 Région de l'Ouest ** 3.6 Technologie de l'information
3.7 Meilleures pratiques et Modernisation
* inclut le Nunavut
** inclut le Territoire du Yukon & Territoires du Nord-Ouest

Note - Cette AAP a été modifiée en mars 2008 et d'autres modifications sont maintenant planifiées pour mars 2009.

Tableau sommaire

Raison d'être du ministère

Le rôle du Service administratif des tribunaux judiciaires est de fournir des services de greffe et des services administratifs à quatre Cours de justice : la Cour d'appel fédérale, la Cour fédérale, la Cour d'appel de la Cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'impôt. Ces services permettent à des personnes, à des sociétés, à des organismes et au gouvernement du Canada de soumettre des litiges et d'autres questions aux Cours, et permettent aux Cours d'entendre et de résoudre les affaires dont elles sont saisies équitablement, sans retard et le plus efficacement possible.

Ressources financières (en millions de dollars)


2007-08
Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles
61,6 63,8 60,6

Ressources humaines


2007-08
Prévues Réelles Écart
650 ETP 594 ETP 56 ETP

ETP - Équivalent temps plein

Priorités du ministère


Nom Type Évaluation des progrès réalisés à l'égard des priorités
Priorité 1 Modernisation de nos processus administratifs et des activités des services de greffe permanente respectée
Priorité 2 Mise sur pied d'un environnement de travail bien conçu, dynamique et pleinement intégré qui favorisera la prestation de nos services aux clients et à la magistrature permanente respectée

Activités de programmes par résultat stratégique


Résultats prévus État du rendement 2007-2008 Contribue à la priorité suivante
Dépenses prévues Dépenses réelles
Résultat stratégique : Le public a accès de façon rapide et adéquate, dans les deux langues officielles, aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.
Services du greffe - Processus du SATJ efficaces qui assurent aux Canadiens un accès rapide au greffe et qui tiennent compte des besoins de la magistrature Respectée 37,2 $ 38 Priorité no 1 et no 2
- Un système durable de services aux Cours qui utilise de façon plus efficace les technologies, qui optimise les ressources et l'utilisation des sommes dépensées Respectée
- Gestion des dossiers et des renseignements qui garantit la meilleure qualité de renseignements aux utilisateurs Respectée
- Sensibilisation de toutes les parties intéressées et compréhension accrues de la part quant au SATJ et quant aux Cours Respectée
Services judiciaires - Maintien de services efficaces à l'appui des Cours Respectée 20,6 $ 22,6 Priorité no 1 et no 2
- Meilleur rapport quant aux résultats et quant à ce que les Canadiens et la législature obtiennent pour leur argent Respectée
- Amélioration du bien-être des employés Respectée
- Excellence et professionnalisme de la part de notre effectif Respectée

Note - Les résultats attendus ont été modifiés dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) 2008-2009.

Sommaire du rendement ministériel

Le Service est entièrement financé par des crédits parlementaires annuels et il a reçu 63,7 millions de dollars en 2007-2008. Compte tenu de dépenses réelles de 60,6 millions de dollars, il en résulte un excédent en fin d'exercice de 3,1 millions de dollars, soit environ 5 p. 100 du total du financement disponible. La majeure partie de ce financement sera reportée à l'exercice 2008-2009 et affectée aux projets qui n'ont pas été menés à bien en 2007-2008. Il est à noter que l'excédent est principalement attribuable aux difficultés de recrutement persistantes au service des RH, ce qui influe sur la capacité de recrutement globale du Service. Le recrutement et la conservation de l'effectif sont des problèmes communs à la plupart des organisations gouvernementales et non gouvernementales.

Outre les crédits alloués aux activités des Cours, le Service tire des revenus des droits de dépôt, des amendes et de la vente de copies de documents, y compris les jugements et ordonnances. Le Service n'a pas reçu de mandat pour engager ces revenus, qui sont versés directement au Trésor du Canada. En 2007-2008, ces revenus se chiffraient à 5,4 millions de dollars, ce qui représente une augmentation marquée par rapport à l'exercice précédent, augmentation attribuable à une forte hausse du montant des amendes découlant de décisions judiciaires.

Au cours de l'exercice 2007-2008, le Service a reçu environ 900 000 $ du Cadre d'investissements spéciaux créé en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique. Six initiatives sont en cours pour l'application de cette loi et seront terminées d'ici mars 2009. Elles sont décrites en détail à la section IV du présent rapport.

Le projet de loi C-3 est devenu la Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (certificat et défenseur) le 22 février 2008, rendant effectives des dispositions relatives aux défenseurs, dont le rôle consiste à protéger les intérêts des résidents permanents ou des étrangers au cours d'une audience à huis clos dans le contexte de la délivrance d'un certificat de sécurité en application de cette loi.

Au terme de discussions avec le ministère de la Justice pendant l'exercice 2007-2008, le Service a accepté d'aider ces défenseurs, dans une certaine mesure, quand ils étudient les documents classifiés dans les locaux du Service. De manière générale, il s'agit de leur donner accès aux installations où ils peuvent consulter des documents classifiés et de leur fournir un soutien administratif et autre pour faciliter la préparation de la documentation nécessaire aux audiences où les défenseurs sont les principaux intervenants.

Ce type d'entente interorganisationnelle est une première pour le Service. Les effets de l'initiative ne seront manifestes qu'à partir de l'exercice 2008-2009.

Suivant les recommandations formulées dans le contexte du  rapport de la vérification interne des ressources humaines pour la période 2003 à 2005, plusieurs politiques et directives sur la gestion interne des pratiques du Service en matière de ressources humaines ont été revues ou élaborées au cours de l'année écoulée.

En 2007-2008, le Service a reçu des délégations de l'Ukraine et de la Chine. Depuis de nombreuses années, il fait bénéficier des tribunaux étrangers de son expertise et est reconnu comme un chef de file à l'échelle mondiale en matière de services de greffe.


Priorité 1 :
Modernisation de nos processus administratifs et des activités des services de greffe.


En 2007-2008, le personnel des Services judiciaires, des Services du greffe et de la Division de la gestion de l'information a travaillé à l'avancement de quatre initiatives visant à améliorer le service à la clientèle et la productivité et à faciliter la mise en œuvre du nouveau système de gestion des dossiers. Ces quatre initiatives sont : le dépôt électronique, la numérisation, l'enregistrement numérique et la distribution électronique des jugements et ordonnances. D'ici quelques années, l'objectif est de terminer l'élaboration et la mise en œuvre du nouveau système, qui uniformisera les méthodes de réception, de transmission, d'entreposage et d'extraction électroniques de tous les dossiers des quatre Cours.


Priorité 2 :
Mise sur pied d'un environnement de travail bien conçu, dynamique et pleinement intégré qui favorisera la prestation de nos services à nos clients et à la magistrature.


En 2007-2008, le Service a poursuivi les efforts entrepris pour former une équipe unique et très qualifiée à l'appui des greffes fusionnés des quatre Cours. Les employés du greffe, surtout les nouveaux employés, ont reçu une formation spéciale sur le traitement des documents et les procédures en vigueur dans les tribunaux. Cette formation par rotation de postes fera en sorte que le public et les juges seront bien servis dans tous les bureaux du Service au Canada.

Les employés de la région de la capitale nationale sont encore disséminés dans cinq édifices et leur regroupement demeure une priorité. Près du tiers des employés du Service dans cette région devrait déménager à l'automne 2008.

En 2007-2008, le Service a reçu des fonds en vertu du Cadre d'investissements spéciaux prévu par la Loi sur la modernisation de la fonction publique. La Division des ressources humaines du Service a entrepris un projet formé de six initiatives visant l'application de la Loi. Le tout devrait être terminé en mars 2009. (Pour en savoir plus, consulter la section IV, « Autres sujets d'intérêt »).

L'auto-évaluation en regard du Cadre de responsabilisation de la gestion (CRG) a pris fin vers la fin de l'exercice. Cette mesure englobait les membres du Comité de la haute direction et les directeurs du Service. Les lacunes et les faiblesses relevées seront incluses dans les plans de travail. L'auto-évaluation était un excellent moyen de sensibiliser les gestionnaires au CRG et de souligner son importance au regard de la gestion et du rendement de l'ensemble de l'organisation.

Le 22 février, le projet de loi C-3 est devenu la Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (certificat et défenseur). Après discussion avec le ministère de la Justice, le Service a accepté de rendre ses installations accessibles aux avocats spéciaux pour la consultation des dossiers des Cours. Pour ce faire, des locaux ont dû être réaménagés et des employés ont dû être déménagés.

Pendant l'exercice 2007-2008, les services de formation du Service ont offert à tous les employés et gestionnaires du Service au Canada un atelier d'une journée sur la lutte au harcèlement, par l'entremise du Programme d'apprentissage mixte, fruit d'un partenariat entre l'Alliance de la fonction publique du Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada. Un sommaire provisoire et les commentaires recueillis au cours de l'atelier ont été présentés aux membres du Comité de la haute direction en juin 2008. Le rapport final sera déposé à l'automne 2008, une fois terminés tous les ateliers dans les bureaux de la région de l'Ouest.

Pour améliorer le perfectionnement professionnel du personnel du Service et la prestation des services, des séances de formation et d'information officielles ont eu lieu à l'intention du personnel des services judiciaires, du personnel du greffe et du personnel opérationnel et, en particulier, des nouveaux employés, sur une vaste gamme de sujets pertinents. De nouvelles possibilités d'échanges et de stages entre les bureaux régionaux et l'administration centrale ont également été offertes.

Les plans de formation de plus de 90 p. 100 du personnel avaient été déposés à la fin de mars 2008.

Environnement opérationnel

Le Service subit encore certaines pressions financières. Ainsi, à la demande du juge en chef de la Cour fédérale, quatre postes de protonotaires ont été créés pour ce tribunal entre 1999 et 2003. En outre, quatre nouveaux juges suppléants ont été nommés depuis 2004. En décembre 2006, le Service a obtenu un financement temporaire pour ces postes et les frais de soutien y afférents pour l'exercice financier 2007-2008, mais les fonds doivent être redemandés chaque année, même si les besoins demeurent. Le Service continuera de collaborer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et d'autres partenaires pour trouver une solution permanente à ces questions de financement.

Il faut noter par ailleurs qu'au fil des ans, le Service a absorbé certaines dépenses supplémentaires qui ajoutent à ces pressions financières. C'est le cas de compressions récurrentes par suite de l'examen des dépenses du gouvernement qui a eu lieu voici quatre ans.

Au cours de l'exercice 2007-2008, le Service a mené de grandes initiatives de modernisation pour améliorer la prestation des services à la magistrature, à la profession juridique et au grand public. Ces initiatives incluent la mise en œuvre de nouvelles technologies et, en particulier, le perfectionnement du système de gestion des dossiers.

Contexte

Au cours de l'année écoulée, l'architecture des activités de programme (AAP) du service a été revue et les améliorations envisagées au niveau des sous-activités ont été soumises au Secrétariat du Conseil du Trésor. L'AAP proposée reflète mieux l'organisation. Par ailleurs, l'organisation a élaboré un cadre de mesure du rendement (CMR) en collaboration avec les cadres supérieurs. Le CMR servira à recueillir des données qui permettront au Service d'évaluer son rendement de manière plus structurée. Pour ce faire, des sondages seront mis au point en vue de compiler des statistiques.

Pendant plus de la moitié de l'exercice 2007-2008, la Division des ressources humaines du Service a souffert d'une pénurie de personnel substantielle. L'embauche a donc été retardée et certains concours ont dû être annulés. La situation a créé des tensions considérables dans l'organisation, en particulier aux services de greffe. Des mesures d'urgence ont été prises avec l'aide de la Commission de la fonction publique et des consultants du secteur privé, mais la situation a influé sur le moral du personnel et nui dans une certaine mesure au service à la clientèle. La Division des ressources humaines a maintenant un personnel suffisant et les activités de dotation normales ont repris.