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ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires

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SECTION I - APERU

Message de l'administrateur en chef

C'est avec plaisir que je dpose le Rapport sur le rendement du Service administratif des tribunaux judiciaires ( le Service ) concernant la priode se terminant le 31 mars 2008.

Le rapport vise expliquer aux Canadiens et aux Canadiennes de quelle manire les ralisations du Service font une diffrence dans leur vie. Il fait galement tat des engagements pris dans le Rapport sur les plans et priorits de 2007-2008.

Au cours de l'exercice 2007-2008, les efforts dploys par le Service ont t principalement axs sur l'amlioration de la prestation des services fournis aux Canadiens et aux Canadiennes; cette fin, le Service a essentiellement augment son recours la technologie en amliorant l'accs aux Cours de mme que leurs procdures. Pour y parvenir, de nouvelles catgories de procdures ont t ajoutes l'initiative du Service visant le dpt lectronique de documents; y ont galement t ajout le dpt lectronique des dclarations de revenus et des certificats de TPS par certains bureaux rgionaux de l'Agence du revenu du Canada. Le Service a galement mis l'accent sur plusieurs projets lectroniques qui forment la base de la cration d'un systme commun de gestion des dossiers, lequel aidera grandement le Service et les Cours et, par le fait mme, les citoyens canadiens.

Les personnes restent au cœur de la vision du Service. Au cours de l'exercice 2007-2008, une attention particulire a t porte la formation et la cration de plans d'apprentissage pour les employs. En outre, en vue d'assurer le bien-tre des employs, des ateliers concernant la lutte contre le harclement leur ont t offerts dans tout le pays. Comme dans d'autres ministres, un grand roulement du personnel dans la Division des ressources humaines a nuit aux activits de dotation et a retard la mise en œuvre de certaines initiatives telle que la planification de la relve. Cependant, tous les postes sont maintenant combls au sein de la Division des ressources humaines, et j'ai la conviction que nos initiatives axes sur le personnel prendront un nouvel lan en 2008-2009 et au cours des annes suivantes.

Comme par le pass, je tiens exprimer mes sincres remerciements aux juges en chef, aux juges et aux protonotaires pour leur soutien; au personnel du Service pour son engagement indfectible envers l'excellence dans la prestation des services ainsi qu'aux fonctionnaires de plusieurs provinces et territoires qui nous appuient en fonction des arrangements conclus avec eux.

Raymond P. Guenette

Dclaration de la direction

Je soumets, aux fins de dpt au Parlement, le Rapport ministriel sur le rendement (RMR) de 2007-08 du Service administratif des tribunaux judiciaires.

Le prsent document a t prpar conformment aux principes de prsentation des rapports noncs dans le Guide de prparation de la Partie III du Budget des dpenses 2007-08 : Rapports sur les plans et les priorits et Rapports ministriels sur le rendement:

  • Il est conforme aux exigences prcises de dclaration figurant dans les lignes directrices du Secrtariat du Conseil du Trsor;
  • Il repose sur le rsultat stratgique et sur l'architecture des activits de programme du ministre approuvs par le Conseil du Trsor;
  • Il prsente une information cohrente, complte, quilibre et fiable;
  • Il fournit une base pour la reddition de comptes l'gard des rsultats obtenus avec les ressources et les autorisations qui lui sont confies.
  • Il rend compte de la situation financire en fonction des montants approuvs des budgets des dpenses et des Comptes publics du Canada.

Nom: Raymond P. Guenette
Titre: Administrateur en chef

Le Service administratif des tribunaux judiciaires

Le Service administratif des tribunaux judiciaires a t constitu le 2 juillet 2003 en vertu de la Loi sur le service administratif des tribunaux judiciaires, L.C. 2002, ch. 8.  Le Service doit rpondre aux besoins de la Cour d'appel fdrale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada, de la Cour fdrale et de la Cour canadienne de l'impt et s'assurer que le public a accs aux Cours et leurs dossiers.

Mandat du Service

Le mandat du Service administratif des tribunaux judiciaires consiste offrir des services de soutien la Cour d'appel fdrale, la Cour fdrale, la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'impt; garantir au public un accs efficace ces Cours dans les deux langues officielles; et rendre compte au Parlement, par l'entremise du ministre de la Justice, de l'utilisation optimale des ressources qui lui sont alloues.

nonc de mission

Notre mission consiste fournir des services de greffe, de soutien judiciaire et ministriels opportuns et adquats la magistrature et nos clients, de la manire la plus cratrice et rentable, tout en faisant la promotion d'un milieu de travail sain et en encourageant la contribution continue des employs l'amlioration de la prestation de services.

nonc de vision

Le Service administratif des tribunaux judiciaires, une organisation apprenante, est reconnu comme un modle d'excellence national et international de l'administration de la justice.

Nous veillons fournir un service point d'accs unique, dans les deux langues officielles, en faisant preuve de respect et de diversit, et en rehaussant l'indpendance judiciaire de la Cour d'appel fdrale, de la Cour fdrale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impt.

Service administratif des tribunaux judiciaires

Architecture des activits de programme (AAP) 2007-2008


Ministre/Agence Service administratif des tribunaux judiciaires
Rsultat stratgique Le public a accs de faon rapide et adquate, dans les deux langues officielles, aux processus judiciaires de la Cour d'appel fdrale, de la Cour fdrale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impt.
Activit de programme 1. Fournir des services de greffe 2. Fournir des services judiciaires 3. Fournir des services ministriels
Sous-activits de programme 1.1 Oprations du Greffe de la Cour d'appel fdrale et de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada 2.1 Bureaux des cadres 3.1 Bureau de l'Administrateur en chef
1.2 Oprations du Greffe de la Cour fdrale 2.2 Adjointes judiciaires 3.2 Finances et services ministriels
1.3 Oprations du Greffe de la Cour canadienne de l'impt 2.3 Programme des auxiliaires juridiques 3.3 Services des chauffeurs et des huissiers
1.4 Rgion du Qubec et de l'Atlantique * 2.4 Bibliothque 3.4 Ressources humaines
1.5 Rgion de l'Ontario 3.5 Gestion de l'information (Gestion des dossiers)
1.6 Rgion de l'Ouest ** 3.6 Technologie de l'information
3.7 Meilleures pratiques et Modernisation
* inclut le Nunavut
** inclut le Territoire du Yukon & Territoires du Nord-Ouest

Note - Cette AAP a t modifie en mars 2008 et d'autres modifications sont maintenant planifies pour mars 2009.

Tableau sommaire

Raison d'tre du ministre

Le rle du Service administratif des tribunaux judiciaires est de fournir des services de greffe et des services administratifs quatre Cours de justice : la Cour d'appel fdrale, la Cour fdrale, la Cour d'appel de la Cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'impt. Ces services permettent des personnes, des socits, des organismes et au gouvernement du Canada de soumettre des litiges et d'autres questions aux Cours, et permettent aux Cours d'entendre et de rsoudre les affaires dont elles sont saisies quitablement, sans retard et le plus efficacement possible.

Ressources financires (en millions de dollars)


2007-08
Dpenses prvues Total des autorisations Dpenses relles
61,6 63,8 60,6

Ressources humaines


2007-08
Prvues Relles cart
650 ETP 594 ETP 56 ETP

ETP - quivalent temps plein

Priorits du ministre


Nom Type valuation des progrs raliss l'gard des priorits
Priorit 1 Modernisation de nos processus administratifs et des activits des services de greffe permanente respecte
Priorit 2 Mise sur pied d'un environnement de travail bien conu, dynamique et pleinement intgr qui favorisera la prestation de nos services aux clients et la magistrature permanente respecte

Activits de programmes par rsultat stratgique


Rsultats prvus tat du rendement 2007-2008 Contribue la priorit suivante
Dpenses prvues Dpenses relles
Rsultat stratgique : Le public a accs de faon rapide et adquate, dans les deux langues officielles, aux processus judiciaires de la Cour d'appel fdrale, de la Cour fdrale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impt.
Services du greffe - Processus du SATJ efficaces qui assurent aux Canadiens un accs rapide au greffe et qui tiennent compte des besoins de la magistrature Respecte 37,2 $ 38 Priorit no 1 et no 2
- Un systme durable de services aux Cours qui utilise de faon plus efficace les technologies, qui optimise les ressources et l'utilisation des sommes dpenses Respecte
- Gestion des dossiers et des renseignements qui garantit la meilleure qualit de renseignements aux utilisateurs Respecte
- Sensibilisation de toutes les parties intresses et comprhension accrues de la part quant au SATJ et quant aux Cours Respecte
Services judiciaires - Maintien de services efficaces l'appui des Cours Respecte 20,6 $ 22,6 Priorit no 1 et no 2
- Meilleur rapport quant aux rsultats et quant ce que les Canadiens et la lgislature obtiennent pour leur argent Respecte
- Amlioration du bien-tre des employs Respecte
- Excellence et professionnalisme de la part de notre effectif Respecte

Note - Les rsultats attendus ont t modifis dans le Rapport sur les plans et les priorits (RPP) 2008-2009.

Sommaire du rendement ministriel

Le Service est entirement financ par des crdits parlementaires annuels et il a reu 63,7 millions de dollars en 2007-2008. Compte tenu de dpenses relles de 60,6 millions de dollars, il en rsulte un excdent en fin d'exercice de 3,1 millions de dollars, soit environ 5 p. 100 du total du financement disponible. La majeure partie de ce financement sera reporte l'exercice 2008-2009 et affecte aux projets qui n'ont pas t mens bien en 2007-2008. Il est noter que l'excdent est principalement attribuable aux difficults de recrutement persistantes au service des RH, ce qui influe sur la capacit de recrutement globale du Service. Le recrutement et la conservation de l'effectif sont des problmes communs la plupart des organisations gouvernementales et non gouvernementales.

Outre les crdits allous aux activits des Cours, le Service tire des revenus des droits de dpt, des amendes et de la vente de copies de documents, y compris les jugements et ordonnances. Le Service n'a pas reu de mandat pour engager ces revenus, qui sont verss directement au Trsor du Canada. En 2007-2008, ces revenus se chiffraient 5,4 millions de dollars, ce qui reprsente une augmentation marque par rapport l'exercice prcdent, augmentation attribuable une forte hausse du montant des amendes dcoulant de dcisions judiciaires.

Au cours de l'exercice 2007-2008, le Service a reu environ 900 000 $ du Cadre d'investissements spciaux cr en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique. Six initiatives sont en cours pour l'application de cette loi et seront termines d'ici mars 2009. Elles sont dcrites en dtail la section IV du prsent rapport.

Le projet de loi C-3 est devenu la Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des rfugis (certificat et dfenseur) le 22 fvrier 2008, rendant effectives des dispositions relatives aux dfenseurs, dont le rle consiste protger les intrts des rsidents permanents ou des trangers au cours d'une audience huis clos dans le contexte de la dlivrance d'un certificat de scurit en application de cette loi.

Au terme de discussions avec le ministre de la Justice pendant l'exercice 2007-2008, le Service a accept d'aider ces dfenseurs, dans une certaine mesure, quand ils tudient les documents classifis dans les locaux du Service. De manire gnrale, il s'agit de leur donner accs aux installations o ils peuvent consulter des documents classifis et de leur fournir un soutien administratif et autre pour faciliter la prparation de la documentation ncessaire aux audiences o les dfenseurs sont les principaux intervenants.

Ce type d'entente interorganisationnelle est une premire pour le Service. Les effets de l'initiative ne seront manifestes qu' partir de l'exercice 2008-2009.

Suivant les recommandations formules dans le contexte du  rapport de la vrification interne des ressources humaines pour la priode 2003 2005, plusieurs politiques et directives sur la gestion interne des pratiques du Service en matire de ressources humaines ont t revues ou labores au cours de l'anne coule.

En 2007-2008, le Service a reu des dlgations de l'Ukraine et de la Chine. Depuis de nombreuses annes, il fait bnficier des tribunaux trangers de son expertise et est reconnu comme un chef de file l'chelle mondiale en matire de services de greffe.


Priorit 1 :
Modernisation de nos processus administratifs et des activits des services de greffe.


En 2007-2008, le personnel des Services judiciaires, des Services du greffe et de la Division de la gestion de l'information a travaill l'avancement de quatre initiatives visant amliorer le service la clientle et la productivit et faciliter la mise en œuvre du nouveau systme de gestion des dossiers. Ces quatre initiatives sont : le dpt lectronique, la numrisation, l'enregistrement numrique et la distribution lectronique des jugements et ordonnances. D'ici quelques annes, l'objectif est de terminer l'laboration et la mise en œuvre du nouveau systme, qui uniformisera les mthodes de rception, de transmission, d'entreposage et d'extraction lectroniques de tous les dossiers des quatre Cours.


Priorit 2 :
Mise sur pied d'un environnement de travail bien conu, dynamique et pleinement intgr qui favorisera la prestation de nos services nos clients et la magistrature.


En 2007-2008, le Service a poursuivi les efforts entrepris pour former une quipe unique et trs qualifie l'appui des greffes fusionns des quatre Cours. Les employs du greffe, surtout les nouveaux employs, ont reu une formation spciale sur le traitement des documents et les procdures en vigueur dans les tribunaux. Cette formation par rotation de postes fera en sorte que le public et les juges seront bien servis dans tous les bureaux du Service au Canada.

Les employs de la rgion de la capitale nationale sont encore dissmins dans cinq difices et leur regroupement demeure une priorit. Prs du tiers des employs du Service dans cette rgion devrait dmnager l'automne 2008.

En 2007-2008, le Service a reu des fonds en vertu du Cadre d'investissements spciaux prvu par la Loi sur la modernisation de la fonction publique. La Division des ressources humaines du Service a entrepris un projet form de six initiatives visant l'application de la Loi. Le tout devrait tre termin en mars 2009. (Pour en savoir plus, consulter la section IV, Autres sujets d'intrt ).

L'auto-valuation en regard du Cadre de responsabilisation de la gestion (CRG) a pris fin vers la fin de l'exercice. Cette mesure englobait les membres du Comit de la haute direction et les directeurs du Service. Les lacunes et les faiblesses releves seront incluses dans les plans de travail. L'auto-valuation tait un excellent moyen de sensibiliser les gestionnaires au CRG et de souligner son importance au regard de la gestion et du rendement de l'ensemble de l'organisation.

Le 22 fvrier, le projet de loi C-3 est devenu la Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des rfugis (certificat et dfenseur). Aprs discussion avec le ministre de la Justice, le Service a accept de rendre ses installations accessibles aux avocats spciaux pour la consultation des dossiers des Cours. Pour ce faire, des locaux ont d tre ramnags et des employs ont d tre dmnags.

Pendant l'exercice 2007-2008, les services de formation du Service ont offert tous les employs et gestionnaires du Service au Canada un atelier d'une journe sur la lutte au harclement, par l'entremise du Programme d'apprentissage mixte, fruit d'un partenariat entre l'Alliance de la fonction publique du Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada. Un sommaire provisoire et les commentaires recueillis au cours de l'atelier ont t prsents aux membres du Comit de la haute direction en juin 2008. Le rapport final sera dpos l'automne 2008, une fois termins tous les ateliers dans les bureaux de la rgion de l'Ouest.

Pour amliorer le perfectionnement professionnel du personnel du Service et la prestation des services, des sances de formation et d'information officielles ont eu lieu l'intention du personnel des services judiciaires, du personnel du greffe et du personnel oprationnel et, en particulier, des nouveaux employs, sur une vaste gamme de sujets pertinents. De nouvelles possibilits d'changes et de stages entre les bureaux rgionaux et l'administration centrale ont galement t offertes.

Les plans de formation de plus de 90 p. 100 du personnel avaient t dposs la fin de mars 2008.

Environnement oprationnel

Le Service subit encore certaines pressions financires. Ainsi, la demande du juge en chef de la Cour fdrale, quatre postes de protonotaires ont t crs pour ce tribunal entre 1999 et 2003. En outre, quatre nouveaux juges supplants ont t nomms depuis 2004. En dcembre 2006, le Service a obtenu un financement temporaire pour ces postes et les frais de soutien y affrents pour l'exercice financier 2007-2008, mais les fonds doivent tre redemands chaque anne, mme si les besoins demeurent. Le Service continuera de collaborer avec le Secrtariat du Conseil du Trsor et d'autres partenaires pour trouver une solution permanente ces questions de financement.

Il faut noter par ailleurs qu'au fil des ans, le Service a absorb certaines dpenses supplmentaires qui ajoutent ces pressions financires. C'est le cas de compressions rcurrentes par suite de l'examen des dpenses du gouvernement qui a eu lieu voici quatre ans.

Au cours de l'exercice 2007-2008, le Service a men de grandes initiatives de modernisation pour amliorer la prestation des services la magistrature, la profession juridique et au grand public. Ces initiatives incluent la mise en œuvre de nouvelles technologies et, en particulier, le perfectionnement du systme de gestion des dossiers.

Contexte

Au cours de l'anne coule, l'architecture des activits de programme (AAP) du service a t revue et les amliorations envisages au niveau des sous-activits ont t soumises au Secrtariat du Conseil du Trsor. L'AAP propose reflte mieux l'organisation. Par ailleurs, l'organisation a labor un cadre de mesure du rendement (CMR) en collaboration avec les cadres suprieurs. Le CMR servira recueillir des donnes qui permettront au Service d'valuer son rendement de manire plus structure. Pour ce faire, des sondages seront mis au point en vue de compiler des statistiques.

Pendant plus de la moiti de l'exercice 2007-2008, la Division des ressources humaines du Service a souffert d'une pnurie de personnel substantielle. L'embauche a donc t retarde et certains concours ont d tre annuls. La situation a cr des tensions considrables dans l'organisation, en particulier aux services de greffe. Des mesures d'urgence ont t prises avec l'aide de la Commission de la fonction publique et des consultants du secteur priv, mais la situation a influ sur le moral du personnel et nui dans une certaine mesure au service la clientle. La Division des ressources humaines a maintenant un personnel suffisant et les activits de dotation normales ont repris.