ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires

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SECTION I - APER�U

Message de l'administrateur en chef

C'est avec plaisir que je d�pose le Rapport sur le rendement du Service administratif des tribunaux judiciaires (� le Service �) concernant la p�riode se terminant le 31 mars 2008.

Le rapport vise � expliquer aux Canadiens et aux Canadiennes de quelle mani�re les r�alisations du Service font une diff�rence dans leur vie. Il fait �galement �tat des engagements pris dans le Rapport sur les plans et priorit�s de 2007-2008.

Au cours de l'exercice 2007-2008, les efforts d�ploy�s par le Service ont �t� principalement ax�s sur l'am�lioration de la prestation des services fournis aux Canadiens et aux Canadiennes; � cette fin, le Service a essentiellement augment� son recours � la technologie en am�liorant l'acc�s aux Cours de m�me que leurs proc�dures. Pour y parvenir, de nouvelles cat�gories de proc�dures ont �t� ajout�es � l'initiative du Service visant le d�p�t �lectronique de documents; y ont �galement �t� ajout� le d�p�t �lectronique des d�clarations de revenus et des certificats de TPS par certains bureaux r�gionaux de l'Agence du revenu du Canada. Le Service a �galement mis l'accent sur plusieurs projets �lectroniques qui forment la base de la cr�ation d'un syst�me commun de gestion des dossiers, lequel aidera grandement le Service et les Cours et, par le fait m�me, les citoyens canadiens.

Les personnes restent au cœur de la vision du Service. Au cours de l'exercice 2007-2008, une attention particuli�re a �t� port�e � la formation et � la cr�ation de plans d'apprentissage pour les employ�s. En outre, en vue d'assurer le bien-�tre des employ�s, des ateliers concernant la lutte contre le harc�lement leur ont �t� offerts dans tout le pays. Comme dans d'autres minist�res, un grand roulement du personnel dans la Division des ressources humaines a nuit aux activit�s de dotation et a retard� la mise en œuvre de certaines initiatives telle que la planification de la rel�ve. Cependant, tous les postes sont maintenant combl�s au sein de la Division des ressources humaines, et j'ai la conviction que nos initiatives ax�es sur le personnel prendront un nouvel �lan en 2008-2009 et au cours des ann�es suivantes.

Comme par le pass�, je tiens � exprimer mes sinc�res remerciements aux juges en chef, aux juges et aux protonotaires pour leur soutien; au personnel du Service pour son engagement ind�fectible envers l'excellence dans la prestation des services ainsi qu'aux fonctionnaires de plusieurs provinces et territoires qui nous appuient en fonction des arrangements conclus avec eux.

Raymond P. Guenette

D�claration de la direction

Je soumets, aux fins de d�p�t au Parlement, le Rapport minist�riel sur le rendement (RMR) de 2007-08 du Service administratif des tribunaux judiciaires.

Le pr�sent document a �t� pr�par� conform�ment aux principes de pr�sentation des rapports �nonc�s dans le Guide de pr�paration de la Partie III du Budget des d�penses 2007-08 : Rapports sur les plans et les priorit�s et Rapports minist�riels sur le rendement:

• Il est conforme aux exigences pr�cises de d�claration figurant dans les lignes directrices du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor;
• Il repose sur le r�sultat strat�gique et sur l'architecture des activit�s de programme du minist�re approuv�s par le Conseil du Tr�sor;
• Il pr�sente une information coh�rente, compl�te, �quilibr�e et fiable;
• Il fournit une base pour la reddition de comptes � l'�gard des r�sultats obtenus avec les ressources et les autorisations qui lui sont confi�es.
• Il rend compte de la situation financi�re en fonction des montants approuv�s des budgets des d�penses et des Comptes publics du Canada.

Nom: Raymond P. Guenette
Titre: Administrateur en chef

Le Service administratif des tribunaux judiciaires

Le Service administratif des tribunaux judiciaires a �t� constitu� le 2 juillet 2003 en vertu de la Loi sur le service administratif des tribunaux judiciaires, L.C. 2002, ch. 8.  Le Service doit r�pondre aux besoins de la Cour d'appel f�d�rale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada, de la Cour f�d�rale et de la Cour canadienne de l'imp�t et s'assurer que le public a acc�s aux Cours et � leurs dossiers.

Mandat du Service

Le mandat du Service administratif des tribunaux judiciaires consiste � offrir des services de soutien � la Cour d'appel f�d�rale, la Cour f�d�rale, la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'imp�t; � garantir au public un acc�s efficace � ces Cours dans les deux langues officielles; et � rendre compte au Parlement, par l'entremise du ministre de la Justice, de l'utilisation optimale des ressources qui lui sont allou�es.

�nonc� de mission

Notre mission consiste � fournir des services de greffe, de soutien judiciaire et minist�riels opportuns et ad�quats � la magistrature et � nos clients, de la mani�re la plus cr�atrice et rentable, tout en faisant la promotion d'un milieu de travail sain et en encourageant la contribution continue des employ�s � l'am�lioration de la prestation de services.

�nonc� de vision

Le Service administratif des tribunaux judiciaires, une organisation apprenante, est reconnu comme un mod�le d'excellence national et international de l'administration de la justice.

Nous veillons � fournir un service � point d'acc�s unique, dans les deux langues officielles, en faisant preuve de respect et de diversit�, et en rehaussant l'ind�pendance judiciaire de la Cour d'appel f�d�rale, de la Cour f�d�rale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'imp�t.

Service administratif des tribunaux judiciaires

Architecture des activit�s de programme (AAP) 2007-2008

Minist�re/Agence	Service administratif des tribunaux judiciaires
R�sultat strat�gique	Le public a acc�s de fa�on rapide et ad�quate, dans les deux langues officielles, aux processus judiciaires de la Cour d'appel f�d�rale, de la Cour f�d�rale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'imp�t.
Activit� de programme	1. Fournir des services de greffe	2. Fournir des services judiciaires	3. Fournir des services minist�riels
Sous-activit�s de programme	1.1 Op�rations du Greffe de la Cour d'appel f�d�rale et de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada	2.1 Bureaux des cadres	3.1 Bureau de l'Administrateur en chef
	1.2 Op�rations du Greffe de la Cour f�d�rale	2.2 Adjointes judiciaires	3.2 Finances et services minist�riels
	1.3 Op�rations du Greffe de la Cour canadienne de l'imp�t	2.3 Programme des auxiliaires juridiques	3.3 Services des chauffeurs et des huissiers
	1.4 R�gion du Qu�bec et de l'Atlantique *	2.4 Biblioth�que	3.4 Ressources humaines
	1.5 R�gion de l'Ontario		3.5 Gestion de l'information (Gestion des dossiers)
	1.6 R�gion de l'Ouest **		3.6 Technologie de l'information
			3.7 Meilleures pratiques et Modernisation
* inclut le Nunavut ** inclut le Territoire du Yukon & Territoires du Nord-Ouest

Note - Cette AAP a �t� modifi�e en mars 2008 et d'autres modifications sont maintenant planifi�es pour mars 2009.

Tableau sommaire

Raison d'�tre du minist�re

Le r�le du Service administratif des tribunaux judiciaires est de fournir des services de greffe et des services administratifs � quatre Cours de justice : la Cour d'appel f�d�rale, la Cour f�d�rale, la Cour d'appel de la Cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l'imp�t. Ces services permettent � des personnes, � des soci�t�s, � des organismes et au gouvernement du Canada de soumettre des litiges et d'autres questions aux Cours, et permettent aux Cours d'entendre et de r�soudre les affaires dont elles sont saisies �quitablement, sans retard et le plus efficacement possible.

Ressources financi�res (en millions de dollars)

2007-08
D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles
61,6	63,8	60,6

Ressources humaines

2007-08
Pr�vues	R�elles	�cart
650 ETP	594 ETP	56 ETP

ETP - �quivalent temps plein

Priorit�s du minist�re

Nom	Type	�valuation des progr�s r�alis�s � l'�gard des priorit�s
Priorit� 1 Modernisation de nos processus administratifs et des activit�s des services de greffe	permanente	respect�e
Priorit� 2 Mise sur pied d'un environnement de travail bien con�u, dynamique et pleinement int�gr� qui favorisera la prestation de nos services aux clients et � la magistrature	permanente	respect�e

Activit�s de programmes par r�sultat strat�gique

	R�sultats pr�vus	�tat du rendement	2007-2008		Contribue � la priorit� suivante
			D�penses pr�vues	D�penses r�elles
R�sultat strat�gique : Le public a acc�s de fa�on rapide et ad�quate, dans les deux langues officielles, aux processus judiciaires de la Cour d'appel f�d�rale, de la Cour f�d�rale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'imp�t.
Services du greffe	- Processus du SATJ efficaces qui assurent aux Canadiens un acc�s rapide au greffe et qui tiennent compte des besoins de la magistrature	Respect�e	37,2 $	38	Priorit� no 1 et no 2
	- Un syst�me durable de services aux Cours qui utilise de fa�on plus efficace les technologies, qui optimise les ressources et l'utilisation des sommes d�pens�es	Respect�e
	- Gestion des dossiers et des renseignements qui garantit la meilleure qualit� de renseignements aux utilisateurs	Respect�e
	- Sensibilisation de toutes les parties int�ress�es et compr�hension accrues de la part quant au SATJ et quant aux Cours	Respect�e
Services judiciaires	- Maintien de services efficaces � l'appui des Cours	Respect�e	20,6 $	22,6	Priorit� no 1 et no 2
	- Meilleur rapport quant aux r�sultats et quant � ce que les Canadiens et la l�gislature obtiennent pour leur argent	Respect�e
	- Am�lioration du bien-�tre des employ�s	Respect�e
	- Excellence et professionnalisme de la part de notre effectif	Respect�e

Note - Les r�sultats attendus ont �t� modifi�s dans le Rapport sur les plans et les priorit�s (RPP) 2008-2009.

Sommaire du rendement minist�riel

Le Service est enti�rement financ� par des cr�dits parlementaires annuels et il a re�u 63,7 millions de dollars en 2007-2008. Compte tenu de d�penses r�elles de 60,6 millions de dollars, il en r�sulte un exc�dent en fin d'exercice de 3,1 millions de dollars, soit environ 5 p. 100 du total du financement disponible. La majeure partie de ce financement sera report�e � l'exercice 2008-2009 et affect�e aux projets qui n'ont pas �t� men�s � bien en 2007-2008. Il est � noter que l'exc�dent est principalement attribuable aux difficult�s de recrutement persistantes au service des RH, ce qui influe sur la capacit� de recrutement globale du Service. Le recrutement et la conservation de l'effectif sont des probl�mes communs � la plupart des organisations gouvernementales et non gouvernementales.

Outre les cr�dits allou�s aux activit�s des Cours, le Service tire des revenus des droits de d�p�t, des amendes et de la vente de copies de documents, y compris les jugements et ordonnances. Le Service n'a pas re�u de mandat pour engager ces revenus, qui sont vers�s directement au Tr�sor du Canada. En 2007-2008, ces revenus se chiffraient � 5,4 millions de dollars, ce qui repr�sente une augmentation marqu�e par rapport � l'exercice pr�c�dent, augmentation attribuable � une forte hausse du montant des amendes d�coulant de d�cisions judiciaires.

Au cours de l'exercice 2007-2008, le Service a re�u environ 900 000 $ du Cadre d'investissements sp�ciaux cr�� en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique. Six initiatives sont en cours pour l'application de cette loi et seront termin�es d'ici mars 2009. Elles sont d�crites en d�tail � la section IV du pr�sent rapport.

Le projet de loi C-3 est devenu la Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des r�fugi�s (certificat et d�fenseur) le 22 f�vrier 2008, rendant effectives des dispositions relatives aux d�fenseurs, dont le r�le consiste � prot�ger les int�r�ts des r�sidents permanents ou des �trangers au cours d'une audience � huis clos dans le contexte de la d�livrance d'un certificat de s�curit� en application de cette loi.

Au terme de discussions avec le minist�re de la Justice pendant l'exercice 2007-2008, le Service a accept� d'aider ces d�fenseurs, dans une certaine mesure, quand ils �tudient les documents classifi�s dans les locaux du Service. De mani�re g�n�rale, il s'agit de leur donner acc�s aux installations o� ils peuvent consulter des documents classifi�s et de leur fournir un soutien administratif et autre pour faciliter la pr�paration de la documentation n�cessaire aux audiences o� les d�fenseurs sont les principaux intervenants.

Ce type d'entente interorganisationnelle est une premi�re pour le Service. Les effets de l'initiative ne seront manifestes qu'� partir de l'exercice 2008-2009.

Suivant les recommandations formul�es dans le contexte du  rapport de la v�rification interne des ressources humaines pour la p�riode 2003 � 2005, plusieurs politiques et directives sur la gestion interne des pratiques du Service en mati�re de ressources humaines ont �t� revues ou �labor�es au cours de l'ann�e �coul�e.

En 2007-2008, le Service a re�u des d�l�gations de l'Ukraine et de la Chine. Depuis de nombreuses ann�es, il fait b�n�ficier des tribunaux �trangers de son expertise et est reconnu comme un chef de file � l'�chelle mondiale en mati�re de services de greffe.

Priorit� 1 : Modernisation de nos processus administratifs et des activit�s des services de greffe.

En 2007-2008, le personnel des Services judiciaires, des Services du greffe et de la Division de la gestion de l'information a travaill� � l'avancement de quatre initiatives visant � am�liorer le service � la client�le et la productivit� et � faciliter la mise en œuvre du nouveau syst�me de gestion des dossiers. Ces quatre initiatives sont : le d�p�t �lectronique, la num�risation, l'enregistrement num�rique et la distribution �lectronique des jugements et ordonnances. D'ici quelques ann�es, l'objectif est de terminer l'�laboration et la mise en œuvre du nouveau syst�me, qui uniformisera les m�thodes de r�ception, de transmission, d'entreposage et d'extraction �lectroniques de tous les dossiers des quatre Cours.

Priorit� 2 : Mise sur pied d'un environnement de travail bien con�u, dynamique et pleinement int�gr� qui favorisera la prestation de nos services � nos clients et � la magistrature.

En 2007-2008, le Service a poursuivi les efforts entrepris pour former une �quipe unique et tr�s qualifi�e � l'appui des greffes fusionn�s des quatre Cours. Les employ�s du greffe, surtout les nouveaux employ�s, ont re�u une formation sp�ciale sur le traitement des documents et les proc�dures en vigueur dans les tribunaux. Cette formation par rotation de postes fera en sorte que le public et les juges seront bien servis dans tous les bureaux du Service au Canada.

Les employ�s de la r�gion de la capitale nationale sont encore diss�min�s dans cinq �difices et leur regroupement demeure une priorit�. Pr�s du tiers des employ�s du Service dans cette r�gion devrait d�m�nager � l'automne 2008.

En 2007-2008, le Service a re�u des fonds en vertu du Cadre d'investissements sp�ciaux pr�vu par la Loi sur la modernisation de la fonction publique. La Division des ressources humaines du Service a entrepris un projet form� de six initiatives visant l'application de la Loi. Le tout devrait �tre termin� en mars 2009. (Pour en savoir plus, consulter la section IV, � Autres sujets d'int�r�t �).

L'auto-�valuation en regard du Cadre de responsabilisation de la gestion (CRG) a pris fin vers la fin de l'exercice. Cette mesure englobait les membres du Comit� de la haute direction et les directeurs du Service. Les lacunes et les faiblesses relev�es seront incluses dans les plans de travail. L'auto-�valuation �tait un excellent moyen de sensibiliser les gestionnaires au CRG et de souligner son importance au regard de la gestion et du rendement de l'ensemble de l'organisation.

Le 22 f�vrier, le projet de loi C-3 est devenu la Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des r�fugi�s (certificat et d�fenseur). Apr�s discussion avec le minist�re de la Justice, le Service a accept� de rendre ses installations accessibles aux avocats sp�ciaux pour la consultation des dossiers des Cours. Pour ce faire, des locaux ont d� �tre r�am�nag�s et des employ�s ont d� �tre d�m�nag�s.

Pendant l'exercice 2007-2008, les services de formation du Service ont offert � tous les employ�s et gestionnaires du Service au Canada un atelier d'une journ�e sur la lutte au harc�lement, par l'entremise du Programme d'apprentissage mixte, fruit d'un partenariat entre l'Alliance de la fonction publique du Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada. Un sommaire provisoire et les commentaires recueillis au cours de l'atelier ont �t� pr�sent�s aux membres du Comit� de la haute direction en juin 2008. Le rapport final sera d�pos� � l'automne 2008, une fois termin�s tous les ateliers dans les bureaux de la r�gion de l'Ouest.

Pour am�liorer le perfectionnement professionnel du personnel du Service et la prestation des services, des s�ances de formation et d'information officielles ont eu lieu � l'intention du personnel des services judiciaires, du personnel du greffe et du personnel op�rationnel et, en particulier, des nouveaux employ�s, sur une vaste gamme de sujets pertinents. De nouvelles possibilit�s d'�changes et de stages entre les bureaux r�gionaux et l'administration centrale ont �galement �t� offertes.

Les plans de formation de plus de 90 p. 100 du personnel avaient �t� d�pos�s � la fin de mars 2008.

Environnement op�rationnel

Le Service subit encore certaines pressions financi�res. Ainsi, � la demande du juge en chef de la Cour f�d�rale, quatre postes de protonotaires ont �t� cr��s pour ce tribunal entre 1999 et 2003. En outre, quatre nouveaux juges suppl�ants ont �t� nomm�s depuis 2004. En d�cembre 2006, le Service a obtenu un financement temporaire pour ces postes et les frais de soutien y aff�rents pour l'exercice financier 2007-2008, mais les fonds doivent �tre redemand�s chaque ann�e, m�me si les besoins demeurent. Le Service continuera de collaborer avec le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor et d'autres partenaires pour trouver une solution permanente � ces questions de financement.

Il faut noter par ailleurs qu'au fil des ans, le Service a absorb� certaines d�penses suppl�mentaires qui ajoutent � ces pressions financi�res. C'est le cas de compressions r�currentes par suite de l'examen des d�penses du gouvernement qui a eu lieu voici quatre ans.

Au cours de l'exercice 2007-2008, le Service a men� de grandes initiatives de modernisation pour am�liorer la prestation des services � la magistrature, � la profession juridique et au grand public. Ces initiatives incluent la mise en œuvre de nouvelles technologies et, en particulier, le perfectionnement du syst�me de gestion des dossiers.

Contexte

Au cours de l'ann�e �coul�e, l'architecture des activit�s de programme (AAP) du service a �t� revue et les am�liorations envisag�es au niveau des sous-activit�s ont �t� soumises au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor. L'AAP propos�e refl�te mieux l'organisation. Par ailleurs, l'organisation a �labor� un cadre de mesure du rendement (CMR) en collaboration avec les cadres sup�rieurs. Le CMR servira � recueillir des donn�es qui permettront au Service d'�valuer son rendement de mani�re plus structur�e. Pour ce faire, des sondages seront mis au point en vue de compiler des statistiques.

Pendant plus de la moiti� de l'exercice 2007-2008, la Division des ressources humaines du Service a souffert d'une p�nurie de personnel substantielle. L'embauche a donc �t� retard�e et certains concours ont d� �tre annul�s. La situation a cr�� des tensions consid�rables dans l'organisation, en particulier aux services de greffe. Des mesures d'urgence ont �t� prises avec l'aide de la Commission de la fonction publique et des consultants du secteur priv�, mais la situation a influ� sur le moral du personnel et nui dans une certaine mesure au service � la client�le. La Division des ressources humaines a maintenant un personnel suffisant et les activit�s de dotation normales ont repris.