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Tableau 15 : Approvisionnement et passation de marchs

Afin de rduire le volume de documents imprims, le prsent tableau ne figurera pas dans la version papier du RMR.


Ministre

 

lments prendre en compte

Contribution du Ministre

1. Rle que jouent les activits lies l'approvisionnement et la passation de marchs dans l'excution des programmes

Les activits lies l'approvisionnement et la passation de marchs sont essentielles en termes de prestation de biens et de services au Ministre par la passation de marchs en vue d'offrir des services et des biens, en particulier dans les domaines des sciences et de la recherche. La collaboration, la mise en commun de l'expertise et des renseignements connexes de mme que l'aide oprationnelle sont essentielles l'excution continue de politiques et de programmes.

2. Aperu de la faon dont le Ministre administre sa fonction d'approvisionnement

Les activits lies l'approvisionnement et la passation de marchs sont trs dcentralises (rparties entre les directions gnrales et les rgions) et les gestionnaires de programme sont dots de responsabilits budgtaires en qualit d'autorits contractantes selon la dlgation des pouvoirs de signature en matire financire. Les spcialistes de l'approvisionnement et des marchs offrent des services de soutien directement aux oprations de programme des directions gnrales dans la rgion de la capitale nationale (RCN) et offrent aux rgions une liaison fonctionnelle par l'entremise de l'agent financier principal. Des spcialistes principaux des marchs sont affects chacune des directions gnrales pour effectuer une surveillance accrue dans le cadre des activits du Comit de contrle des contrats et des demandes ainsi que promouvoir la planification de l'approvisionnement et l'laboration de stratgies d'approvisionnement avec la collaboration des gestionnaires de programmes. Des mesures de dotation sont en cours afin d'offrir les mmes capacits dans les rgions.

Les gestionnaires de centres de cots et le personnel de soutien participant au processus de passation de marchs reoivent une formation continue afin d'assurer une prise de dcisions claires conformment aux rglements, aux politiques et aux procdures.

Un groupe d'assurance de la qualit, qui collabore avec les responsables de la vrification interne, value priodiquement les lments du processus de passation de marchs, notamment l'utilisation de cartes d'achat, afin de veiller ce que le Ministre respecte la politique du gouvernement sur l'approvisionnement et la passation de marchs.

3. Progrs et nouvelles initiatives permettant l'adoption de pratiques d'approvisionnement efficaces et efficientes

Des ressources supplmentaires ont t ajoutes et de nouvelles initiatives entreprises pour que le Ministre puisse offrir un meilleur service quant la passation de marchs et tenir compte de la Loi fdrale sur la responsabilit et de l'Initiative de rforme des modes d'approvisionnement, dirige par TPSGC.

De nouveaux postes ont t crs et des employs muts chaque direction gnrale au sein de la RCN en vue d'offrir des services de consultation, des conseils et de la surveillance dans le cadre des activits Comit de contrle des contrats et des demandes, d'laborer des stratgies en matire d'approvisionnement pour les gestionnaires de programme et d'assurer la liaison avec toutes les parties concernes relativement au traitement et l'administration des marchs. Un rseau semblable d'employs sera bientt form pour offrir du soutien aux rgions.
 
Le Systme de demandes et de rapports, qui fait partie du nouveau Cadre de gestion des marchs, a t tabli au Ministre et peut tre dcrit comme un systme de suivi des marchs, d'acheminement et d'approbation. Environ 80 % des activits de passation de marchs y sont inscrites et son utilisation continue de crotre. Il offre une capacit accrue de prsentation de rapports sur les activits relatives la passation de marchs, de rponse aux demandes d'accs l'information et aux demandes manant d'un ministre, et comprend une fonction d'acheminement des examens et des approbations relatives aux marchs. La formation a t entirement dispense aux rgions et la RCN.

Un plan d'action ax sur l'intgration du March en direct du gouvernement du Canada a t labor. Les employs ont suivi une formation pour faire partie du groupe sur les produits et participent activement ce groupe pour des services de travail temporaire. L'utilisation des offres commandes obligatoires et l'index des offres commandes offert par TPSGC ont fait l'objet de discussions et des amliorations ont t apportes. Un bulletin a ensuite t envoy aux employs du Ministre afin de les exhorter utiliser les offres commandes obligatoires.

Des ateliers sur la gestion du matriel se tiennent chaque anne pour que tous comprennent et connaissent les enjeux de la passation de marchs et de la gestion du matriel. Les exposs sont prsents par des gestionnaires de la Division de la gestion du matriel et des Services juridiques.

De nouveaux outils de travail ont t prsents afin d'liminer les carts dans les documents contractuels qui officialisent certaines activits de passation de marchs. Le bon de commande local pour services a t cr dans le but de passer un march pour la prestation de services de  base  jusqu' un maximum de 5 000 $ et le protocole d'accord a t labor pour inclure des clauses contractuelles dans les ententes conclues entre Sant Canada et d'autres administrations provinciales, territoriales ou municipales remplaant ainsi le protocole d'entente lorsqu'il y a transferts de fonds.