ARCHIVÉ - Santé Canada

Ministère

Éléments à prendre en compte

Contribution du Ministère

1. Rôle que jouent les activités liées à l'approvisionnement et à la passation de marchés dans l'exécution des programmes

Les activités liées à l'approvisionnement et à la passation de marchés sont essentielles en termes de prestation de biens et de services au Ministère par la passation de marchés en vue d'offrir des services et des biens, en particulier dans les domaines des sciences et de la recherche. La collaboration, la mise en commun de l'expertise et des renseignements connexes de même que l'aide opérationnelle sont essentielles à l'exécution continue de politiques et de programmes.

2. Aperçu de la façon dont le Ministère administre sa fonction d'approvisionnement

Les activités liées à l'approvisionnement et à la passation de marchés sont très décentralisées (réparties entre les directions générales et les régions) et les gestionnaires de programme sont dotés de responsabilités budgétaires en qualité d'autorités contractantes selon la délégation des pouvoirs de signature en matière financière. Les spécialistes de l'approvisionnement et des marchés offrent des services de soutien directement aux opérations de programme des directions générales dans la région de la capitale nationale (RCN) et offrent aux régions une liaison fonctionnelle par l'entremise de l'agent financier principal. Des spécialistes principaux des marchés sont affectés à chacune des directions générales pour effectuer une surveillance accrue dans le cadre des activités du Comité de contrôle des contrats et des demandes ainsi que promouvoir la planification de l'approvisionnement et l'élaboration de stratégies d'approvisionnement avec la collaboration des gestionnaires de programmes. Des mesures de dotation sont en cours afin d'offrir les mêmes capacités dans les régions.

Les gestionnaires de centres de coûts et le personnel de soutien participant au processus de passation de marchés reçoivent une formation continue afin d'assurer une prise de décisions éclairées conformément aux règlements, aux politiques et aux procédures.

Un groupe d'assurance de la qualité, qui collabore avec les responsables de la vérification interne, évalue périodiquement les éléments du processus de passation de marchés, notamment l'utilisation de cartes d'achat, afin de veiller à ce que le Ministère respecte la politique du gouvernement sur l'approvisionnement et la passation de marchés.

3. Progrès et nouvelles initiatives permettant l'adoption de pratiques d'approvisionnement efficaces et efficientes

Des ressources supplémentaires ont été ajoutées et de nouvelles initiatives entreprises pour que le Ministère puisse offrir un meilleur service quant à la passation de marchés et tenir compte de la Loi fédérale sur la responsabilité et de l'Initiative de réforme des modes d'approvisionnement, dirigée par TPSGC.

De nouveaux postes ont été créés et des employés mutés à chaque direction générale au sein de la RCN en vue d'offrir des services de consultation, des conseils et de la surveillance dans le cadre des activités Comité de contrôle des contrats et des demandes, d'élaborer des stratégies en matière d'approvisionnement pour les gestionnaires de programme et d'assurer la liaison avec toutes les parties concernées relativement au traitement et à l'administration des marchés. Un réseau semblable d'employés sera bientôt formé pour offrir du soutien aux régions.
 
Le Système de demandes et de rapports, qui fait partie du nouveau Cadre de gestion des marchés, a été établi au Ministère et peut être décrit comme un système de suivi des marchés, d'acheminement et d'approbation. Environ 80 % des activités de passation de marchés y sont inscrites et son utilisation continue de croître. Il offre une capacité accrue de présentation de rapports sur les activités relatives à la passation de marchés, de réponse aux demandes d'accès à l'information et aux demandes émanant d'un ministère, et comprend une fonction d'acheminement des examens et des approbations relatives aux marchés. La formation a été entièrement dispensée aux régions et à la RCN.

Un plan d'action axé sur l'intégration du Marché en direct du gouvernement du Canada a été élaboré. Les employés ont suivi une formation pour faire partie du groupe sur les produits et participent activement à ce groupe pour des services de travail temporaire. L'utilisation des offres à commandes obligatoires et l'index des offres à commandes offert par TPSGC ont fait l'objet de discussions et des améliorations ont été apportées. Un bulletin a ensuite été envoyé aux employés du Ministère afin de les exhorter à utiliser les offres à commandes obligatoires.

Des ateliers sur la gestion du matériel se tiennent chaque année pour que tous comprennent et connaissent les enjeux de la passation de marchés et de la gestion du matériel. Les exposés sont présentés par des gestionnaires de la Division de la gestion du matériel et des Services juridiques.

De nouveaux outils de travail ont été présentés afin d'éliminer les écarts dans les documents contractuels qui officialisent certaines activités de passation de marchés. Le bon de commande local pour services a été créé dans le but de passer un marché pour la prestation de services de « base » jusqu'à un maximum de 5 000 $ et le protocole d'accord a été élaboré pour inclure des clauses contractuelles dans les ententes conclues entre Santé Canada et d'autres administrations provinciales, territoriales ou municipales remplaçant ainsi le protocole d'entente lorsqu'il y a transferts de fonds.