ARCHIVÉ - Santé Canada

Minist�re

�l�ments � prendre en compte

Contribution du Minist�re

1. R�le que jouent les activit�s li�es � l'approvisionnement et � la passation de march�s dans l'ex�cution des programmes

Les activit�s li�es � l'approvisionnement et � la passation de march�s sont essentielles en termes de prestation de biens et de services au Minist�re par la passation de march�s en vue d'offrir des services et des biens, en particulier dans les domaines des sciences et de la recherche. La collaboration, la mise en commun de l'expertise et des renseignements connexes de m�me que l'aide op�rationnelle sont essentielles � l'ex�cution continue de politiques et de programmes.

2. Aper�u de la fa�on dont le Minist�re administre sa fonction d'approvisionnement

Les activit�s li�es � l'approvisionnement et � la passation de march�s sont tr�s d�centralis�es (r�parties entre les directions g�n�rales et les r�gions) et les gestionnaires de programme sont dot�s de responsabilit�s budg�taires en qualit� d'autorit�s contractantes selon la d�l�gation des pouvoirs de signature en mati�re financi�re. Les sp�cialistes de l'approvisionnement et des march�s offrent des services de soutien directement aux op�rations de programme des directions g�n�rales dans la r�gion de la capitale nationale (RCN) et offrent aux r�gions une liaison fonctionnelle par l'entremise de l'agent financier principal. Des sp�cialistes principaux des march�s sont affect�s � chacune des directions g�n�rales pour effectuer une surveillance accrue dans le cadre des activit�s du Comit� de contr�le des contrats et des demandes ainsi que promouvoir la planification de l'approvisionnement et l'�laboration de strat�gies d'approvisionnement avec la collaboration des gestionnaires de programmes. Des mesures de dotation sont en cours afin d'offrir les m�mes capacit�s dans les r�gions.

Les gestionnaires de centres de co�ts et le personnel de soutien participant au processus de passation de march�s re�oivent une formation continue afin d'assurer une prise de d�cisions �clair�es conform�ment aux r�glements, aux politiques et aux proc�dures.

Un groupe d'assurance de la qualit�, qui collabore avec les responsables de la v�rification interne, �value p�riodiquement les �l�ments du processus de passation de march�s, notamment l'utilisation de cartes d'achat, afin de veiller � ce que le Minist�re respecte la politique du gouvernement sur l'approvisionnement et la passation de march�s.

3. Progr�s et nouvelles initiatives permettant l'adoption de pratiques d'approvisionnement efficaces et efficientes

Des ressources suppl�mentaires ont �t� ajout�es et de nouvelles initiatives entreprises pour que le Minist�re puisse offrir un meilleur service quant � la passation de march�s et tenir compte de la Loi f�d�rale sur la responsabilit� et de l'Initiative de r�forme des modes d'approvisionnement, dirig�e par TPSGC.

De nouveaux postes ont �t� cr��s et des employ�s mut�s � chaque direction g�n�rale au sein de la RCN en vue d'offrir des services de consultation, des conseils et de la surveillance dans le cadre des activit�s Comit� de contr�le des contrats et des demandes, d'�laborer des strat�gies en mati�re d'approvisionnement pour les gestionnaires de programme et d'assurer la liaison avec toutes les parties concern�es relativement au traitement et � l'administration des march�s. Un r�seau semblable d'employ�s sera bient�t form� pour offrir du soutien aux r�gions.
 
Le Syst�me de demandes et de rapports, qui fait partie du nouveau Cadre de gestion des march�s, a �t� �tabli au Minist�re et peut �tre d�crit comme un syst�me de suivi des march�s, d'acheminement et d'approbation. Environ 80 % des activit�s de passation de march�s y sont inscrites et son utilisation continue de cro�tre. Il offre une capacit� accrue de pr�sentation de rapports sur les activit�s relatives � la passation de march�s, de r�ponse aux demandes d'acc�s � l'information et aux demandes �manant d'un minist�re, et comprend une fonction d'acheminement des examens et des approbations relatives aux march�s. La formation a �t� enti�rement dispens�e aux r�gions et � la RCN.

Un plan d'action ax� sur l'int�gration du March� en direct du gouvernement du Canada a �t� �labor�. Les employ�s ont suivi une formation pour faire partie du groupe sur les produits et participent activement � ce groupe pour des services de travail temporaire. L'utilisation des offres � commandes obligatoires et l'index des offres � commandes offert par TPSGC ont fait l'objet de discussions et des am�liorations ont �t� apport�es. Un bulletin a ensuite �t� envoy� aux employ�s du Minist�re afin de les exhorter � utiliser les offres � commandes obligatoires.

Des ateliers sur la gestion du mat�riel se tiennent chaque ann�e pour que tous comprennent et connaissent les enjeux de la passation de march�s et de la gestion du mat�riel. Les expos�s sont pr�sent�s par des gestionnaires de la Division de la gestion du mat�riel et des Services juridiques.

De nouveaux outils de travail ont �t� pr�sent�s afin d'�liminer les �carts dans les documents contractuels qui officialisent certaines activit�s de passation de march�s. Le bon de commande local pour services a �t� cr�� dans le but de passer un march� pour la prestation de services de � base � jusqu'� un maximum de 5 000 $ et le protocole d'accord a �t� �labor� pour inclure des clauses contractuelles dans les ententes conclues entre Sant� Canada et d'autres administrations provinciales, territoriales ou municipales rempla�ant ainsi le protocole d'entente lorsqu'il y a transferts de fonds.