ARCHIVÉ - Rapport sur la Vérification de la Paye et des Avantages Sociaux connexes
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Rapport sur la Vérification de la Paye
et des Avantages Sociaux connexes
Table des matières
Objectif et portée de la vérification
1. Exactitude et conformité des transactions de paye
2. Fiabilité et efficacité du cadre de contrôle
Annexe 1 — Contrôles de gestion de base et critères de vérification
Annexe 3 — Plan d'action de la gestion
Annexe 4 — Liste des sigles et acronymes
Énoncé d'assurance
Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (ci-après « le Secrétariat ») a mené une vérification de la paye et des avantages sociaux connexes * au Secrétariat. L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance quant à la fiabilité et à l'efficacité du cadre de contrôle en place et utilisé servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes afin d'assurer l'exactitude du traitement des transactions liées à la paye et aux avantages sociaux connexes et leur conformité aux lois, règlements, conditions d'emploi, conventions collectives, politiques et directives pertinentes du Conseil du Trésor. L'approche et la méthodologie suivies lors de cette vérification sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne tel que définies par l'Institut des vérificateurs internes et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada tel que l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.
La vérification a été effectuée entre juin et novembre 2008 et a porté sur les transactions de paye traitées et les contrôles internes existants durant l'exercice financier terminé le 31 mars 2008.
La vérification a consisté notamment en : un examen des autorisations applicables; une évaluation du cadre de contrôle en place à l'égard de l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes en le comparant à des critères de vérification préétablis; l'exécution de cheminements-témoin des processus; l'exécution de procédés de vérification de certains contrôles internes clés afin de valider leur existence et leur efficacité; et en l'exécution de procédés de vérification de transactions de paye choisies au hasard en utilisant une méthode statistique d'échantillonnage afin de vérifier leur exactitude et leur conformité aux autorisations. Les éléments probants recueillis lors de la vérification sont suffisants pour fournir à la haute direction une assurance raisonnable (élevée) à l'égard des résultats découlant de cette vérification.
Le BVIE conclut, avec un degré élevé d'assurance, qu'exception faite des éléments mentionnés ci-après, que dans l'ensemble le cadre de contrôle en place et utilisé servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein du Secrétariat au cours de l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 était approprié et efficace pour assurer l'exactitude du traitement des transactions de paye et leur conformité aux autorisations. Des faiblesses de contrôle ont été décelées concernant les recouvrements et les remboursements de paye entre les ministères et la vérification des droits d'accès des utilisateurs/employés au Système régional de paye. On trouvera des détails sur ces constatations dans la partie principale du présent rapport.
Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été effectués et des preuves probantes ont été recueillies pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport à des critères de vérification préétablis. Cette opinion ne s'applique qu'à l'entité vérifiée et que pour l'étendue et la période couverte par la vérification.
Sommaire
Contexte
La vérification de la paye et des avantages sociaux connexes est une mission d'assurance, qui faisait partie du Plan triennal de vérification fondé sur les risques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (exercices financiers 2007-2008 à 2009-2010) tel qu'approuvé. Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) a effectué la mission de vérification.
La paye est un montant d'argent versé à un employé admissible, pour des services rendus au cours d'une période précise, conformément aux conditions d'emploi et au taux de rémunération applicable tel que défini dans le cadre d'une convention collective ou approuvé par le Conseil du Trésor pour le groupe et le niveau de classification de l'employé. Les avantages sociaux se rapportent aux différents régimes de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-invalidité, d'assurance-invalidité de longue durée et d'assurance-vie auxquels les employés peuvent adhérer, ou sont parfois obligés d'adhérer durant leur emploi dans la fonction publique, et pour lesquels l'employeur (et parfois l'employé) paie une prime. Après son départ à la retraite, un fonctionnaire a également le droit de recevoir des prestations de pension d'un régime auquel son employeur et lui auront contribué tout au long de son emploi au sein de la fonction publique. Ces avantages sociaux ne font pas partie de l'étendue de cette vérification.
Les avantages sociaux connexes, sont ceux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ. Ce rapport de vérification ne concerne que la paye et les avantages sociaux connexes.
L'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein de la fonction publique fédérale est complexe et soumise à plusieurs dispositions légales dont les principales sont la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les règlements qui en découlent, les conditions d'emploi, les conventions collectives et les politiques et directives du Conseil du Trésor auxquelles il faut se conformer avant de pouvoir verser à un employé la rémunération qu'il ou elle est en droit de recevoir. Le Cadre des politiques de gestion de la rémunération établit des principes d'ordre général pour gérer la rémunération dans l'ensemble du gouvernement. La Fonction de contrôleur – Politique sur l'administration de la paye et les Circulaires 1977-37 et 1979‑35 établissent l'ensemble des responsabilités d'un ministère en matière d'administration de la paye et des avantages sociaux connexes de ses employés.
Au 31 mars 2008, le Secrétariat comptait environ 1 332 employés équivalents temps plein dans 13 groupes occupationnels représentés par sept conventions collectives distinctes. Les états financiers non vérifiés du Secrétariat pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 affichaient une dépense totale annuelle de 138 056 000 $ au titre de la payeet des avantages sociaux.
Objectif et portée
L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance quant à la fiabilité et à l'efficacité du cadre de contrôle en place et utilisé au sein du Secrétariat servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes afin d'assurer l'exactitude du traitement des transactions de la paye et leur conformité aux lois, règlements, conditions d'emploi, conventions collectives, politiques et directives pertinentes du Conseil du Trésor.
La vérification a porté sur une évaluation du cadre de contrôle en place à l'égard de l'administration de la plupart des types de transactions liées à la paye telles que la rémunération de base, la prime au rendement et la rémunération d'intérim et aux avantages sociaux connexes qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme et une indemnité de départ.
La vérification n'a pas porté sur les contrôles ayant trait aux congés (payés) et aux heures supplémentaires ainsi que sur les transactions de paye connexes puisqu'ils ont fait l'objet d'une autre vérification par le BVIE. Le rapport de cette vérification a été achevé en décembre 2008.
La vérification a porté sur l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 et les travaux d'examen ont eu lieu entre juin et novembre 2008.
Comme il a été mentionné précédemment, seuls les avantages sociaux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ faisaient partie de l'étendue de la vérification. La vérification n'a pas porté sur l'administration des avantages sociaux des employés et des transactions connexes, ni sur les dépenses relatives aux cotisations de l'employeur aux régimes de pension des employés, ni sur les primes versées aux régimes de soins de santé et aux autres régimes d'assurance des employés. Ces transactions n'ont pas été incluses dans les paramètres de cette vérification puisqu'elles sont gérées de manière centralisée, pour l'ensemble de la fonction publique fédérale, par le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat.
La vérification ne comportait pas la validation des contrôles internes faisant partie des applications d'entreprise connexes au système des ressources humaines People Soft et du système des prévisions salariales (remplacé le 1er avril 2008 par l'Outil de prévisions salariales). Seuls les contrôles internes du Système régional de la paye (SRP) sous la responsabilité directe de la Division des ressources humaines et du Directorat de la gestion financière ont été vérifiés puisque la gestion globale du SRP relève de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Résultats généraux et principales constatations
Le BVIE conclut, avec un degré élevé d'assurance, qu'exception faite des éléments mentionnés ci-après, que dans l'ensemble le cadre de contrôle en place et utilisé servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein du Secrétariat au cours de la période vérifiée était approprié et efficace pour assurer l'exactitude du traitement des transactions de paye et leur conformité aux autorisations.Des faiblesses de contrôle ont été décelées concernant les recouvrements et les remboursements de payes entre les ministères et la vérification des droits d'accès des utilisateurs/employés au SRP. On trouvera dans la partie principale du présent rapport des recommandations particulières au sujet de ces constatations.
Introduction
La vérification de la paye et des avantages sociaux connexes faisait partie du Plan triennal de vérification fondé sur les risques du Secrétariat du Conseil du Trésor (exercices financiers 2007-2008 à 2009-2010) tel qu'approuvé. Elle a été choisie en raison des risques liés à la grande importance des dépenses annuelles et récurrentes associées à la paye et aux avantages sociaux pour le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) et de la portée des exigences de conformité qui sont enchâssées dans les dispositions législatives, les conventions collectives, les politiques et les directives du Conseil du Trésor régissant l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein de la fonction publique fédérale. Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) du Secrétariat a effectué la mission de vérification.
Contexte
La paye est le montant d'argent versé à un employé admissible, pour des services rendus au cours d'une période précise, conformément aux conditions d'emploi et au taux de rémunération applicable tel que défini dans le cadre d'une convention collective ou approuvé par le Conseil du Trésor pour le groupe et le niveau de classification de l'employé. Les avantages sociaux se rapportent aux différents régimes de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-invalidité, d'assurance-invalidité de longue durée et d'assurance-vie auxquels les employés peuvent adhérer, ou sont parfois obligés d'adhérer durant leur emploi dans la fonction publique, et pour lesquels l'employeur (et parfois l'employé) paie une prime. Après son départ à la retraite, un fonctionnaire a également le droit de recevoir des prestations de pension d'un régime auquel son employeur et lui auront contribué tout au long de son emploi au sein de la fonction publique. Ces avantages sociaux ne font pas partie de l'étendue de cette vérification.
Les avantages sociaux connexes, sont ceux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ. Ce rapport de vérification ne concerne que la paye et les avantages sociaux connexes.
L'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein de la fonction publique fédérale est complexe et soumise à plusieurs dispositions légales dont les principales sont la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les règlements qui en découlent, les conditions d'emploi, les conventions collectives et les politiques et directives du Conseil du Trésor auxquelles il faut se conformer avant de pouvoir verser à un employé la rémunération qu'il ou elle est en droit de recevoir (voir l'annexe 2 pour plus de détails sur les politiques et directives du Conseil du Trésor). Le Cadre des politiques de gestion de la rémunération établit les principes d'ordre général pour gérer la rémunération dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. La Fonction de contrôleur – Politique sur l'administration de la paye et les Circulaires 1977-37 et 1979-35 établissent l'ensemble des responsabilités d'un ministère en matière d'administration de la paye et des avantages sociaux connexes de ses employés.
Au cours de l'exercice financier terminé le 31 mars 2008, la Direction des services ministériels (DSM) du ministère des Finances Canada offrait au Secrétariat des services et du soutien en matière de gestion des ressources humaines, de gestion financière et administrative, de gestion de l'information et de technologies de l'information, notamment l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes. Le groupe de la Rémunération et des avantages sociaux (RAS) de la Division des ressources humaines (DRH) et le Directorat de la gestion financière (DGF) sont les principales organisations au sein de la DSM assurant l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes.
Lors de la présente vérification, on prévoyait le transfert de certains services ministériels au Secrétariat, notamment les services relatifs à la rémunération et aux avantages sociaux connexes. Ainsi, toutes les recommandations sont adressées au Secteur des services ministériels (SSM) du Secrétariat.
Description des systèmes et des processus
Les systèmes et processus suivants sont utilisés pour l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes pour émettre les paiements aux employés, enregistrer et comptabiliser les dépenses reliées à la paye et gérer le cycle de la paye.
- Le Système régional de paye (SRP) est le service de paye commun pour l'ensemble du gouvernement du Canada. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable du développement, de l'entretien et de l'opération du SRP de même que des activités suivantes ayant trait à l'administration de la paye :
- calcul de la rémunération de l'employé (p. ex. le traitement fixe, y compris les retenues obligatoires et autres, les heures supplémentaires, les avantages non salariaux tels que les assurances, etc.);
- calcul de la paye brute à la paye nette;
- calcul des paiements rétroactifs à la signature de conventions collectives antidatées;
- processus de fin d'exercice et émission des feuillets de renseignements fiscaux;
- versements des retenues aux tiers tels que le Régime de pension du Canada/du Québec, l'Agence du revenu du Canada, etc.;
- mise en application des règles du Conseil du Trésor des conventions collectives des employeurs distincts, et des politiques et de la législation;
- formation et services consultatifs aux conseillers en rémunération des ministères.
Les conseillers en rémunération du groupe de la RAS fournissent aux employés du Secrétariat les services relatifs à la paye et aux avantages sociaux connexes, et saisissent les transactions relatives à la paye au SRP. Ils sont responsables de l'exactitude, de l'intégrité, de la vérification et de l'à-propos des transactions de paye.
Les paiements de la paye aux employés sont calculés par le SRP et sont émis par le système normalisé de paiements (SNP) du receveur général.
TPSGC est responsable du grand livre du système de paye qui fournit le solde du compte de contrôle de la paye, les données de contrôle, et les rapports sur les pièces de journal internes que les ministères utilisent pour le rapprochement de leur compte de contrôle de la paye avant de soumettre leur balance de vérification respective au Système central de gestion des rapports financiers.
Le groupe de la RAS participe directement à tous les processus suivants liés à la rémunération, sauf les points 7 (exécution du programme des paiements de la paye) et 9 (examen par la gestion des charges salariales) :
- Nominations et nouveaux employés (portés à l'effectif).
- Transferts d'employés provenant d'autres ministères.
- Saisie des données dans le SRP pour les nominations et les nouveaux employés.
- Modifications au dossier de paye de chaque employé pour y intégrer l'information reliée à des transactions de paye ou des changements apportés aux conventions collectives.
- Transferts d'employés à un autre ministère.
- Départ des employés (rayés des effectifs).
- Exécution du programme des paiements de la paye.
- Distribution de la paye.
- Examen par la gestion des charges salariales.
- Le Système intégré de gestion des finances et du matériel — SAP (SIGFM-SAP)est le système financier (fondé sur le logiciel SAP) utilisé par le Secrétariat pour consigner et comptabiliser tous les genres de transactions financières dans le grand livre général. Ce système renferme les transactions traitées par les systèmes de trésorerie du receveur général (tels que le SNP) et le SRP qui sont contrôlés par une série de comptes de contrôle dont la tenue est assurée par le receveur général et le rapprochement est effectué par les ministères.
- Le Système de prévisions salariales (SPS) était l'outil de gestion utilisé jusqu'au 31 mars 2008 aux fins de la prévision et du suivi des coûts rattachés à chaque employé. Dans le SPS, les renseignements sur les employés provenaient du système des ressources humaines People Soft (voir ci-après) et étaient combinés aux renseignements relatifs aux salaires tels que les dépenses budgétaires et les dépenses réelles provenant du SIGFM-SAP. Ces renseignements étaient par la suite intégrés aux données prévues résultant de l'application des entrées dans le SPS pour créer les rapports des prévisions salariales.
Au 1er avril 2008, le SPS a été remplacé par le nouvel Outil de prévisions salariales (OPS). L'OPS est un module du SAP qui remplit la même fonction que le SPS; toutefois, il est plus souple et offre une meilleure capacité de production de rapports. Selon la DSM, ce nouveau système fournira des prévisions salariales plus rapidement et plus exactes pour les gestionnaires des centres de fonds étant donné que toute l'information relative aux salaires des employés est saisie dans l'OPS indépendamment de People Soft et qu'elle ne sera plus sujette au temps écoulé entre la date d'entrée en fonction du nouvel employé et la date d'entrée des données de paye dans People Soft, comme c'était le cas avec le SPS.
- People Soft est le système ministériel des ressources humaines utilisé par la DRH pour stocker et gérer les renseignements sur les employés. Le personnel l'utilise également pour demander des congés et les gestionnaires pour les approuver. Il ne s'agit pas d'un système financier.
Au 31 mars 2008, le Secrétariat comptait environ 1 332 employés équivalents temps plein dans 13 groupes occupationnels représentés par sept conventions collectives distinctes. Les états financiers non vérifiés du Secrétariat pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 affichaient, dans le cadre de ses dépenses de fonctionnement, une dépense annuelle totale au titre de la paye et des avantages sociaux de 138 056 000 $ comme il suit:
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Paye (se rapporte aux salaires et traitements) | 120 424 000 $ |
| Avantages sociaux (cotisations aux avantages sociaux des employés et aux régimes de pension) | 17 632 000 $ |
| Total des dépenses de la paye et des avantages sociaux | 138 056 000 $ |
Objectif et portée de la vérification
L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance quant à la fiabilité et à l'efficacité du cadre de contrôle en place et utilisé au sein du Secrétariat servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes afin d'assurer l'exactitude du traitement des transactions de la paye et leur conformité aux autorisations.
La vérification a porté sur une évaluation du cadre de contrôle en place à l'égard de l'administration de la plupart des types de transactions liées à la paye telles que la rémunération de base, la prime au rendement et la rémunération d'intérim et aux avantages sociaux connexes qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme et une indemnité de départ. De plus, des procédés de vérification détaillés ont été effectués sur les types de transactions et de dépenses liées à la paye plus importants (dépenses annuelles supérieures à 100 000 $) tels que décrits au tableau I, afin de vérifier la conformité des montants versés avec les lois, les règlements, les conditions d'emploi, les conventions collectives et les politiques et directives du Conseil du Trésor.
| No de compte du G/L | Description du type de transactions/de dépenses liées à la paye | Solde du compte Exercice financier terminé le 31 mars 2008 |
|---|---|---|
| 1010 | Employés nommés pour une période indéterminée – Rémunérations de base | 89 393 694 |
| 1646 | Échanges de cadres | 3 280 660 |
| 1210 | Employés nommés pour une période déterminée – employés occasionnels - employés à temps partiel – Rémunérations de base | 3 225 162 |
| 1011 | Employés nommés pour une période indéterminée – Primes au rendement | 2 031 005 |
| 1048 | Indemnités de départ | 1 771 144 |
| 1642 | Prestations de maternité et de paternité | 1 508 810 |
| 1024 | Employés nommés pour une période indéterminée – Primes au bilinguisme | 565 635 |
| 1810 | Étudiants – Rémunérations de base | 368 648 |
| 1660 | Autres indemnités | 149 155 |
| 1034 | Employés nommés pour une période indéterminée – Paiements rétroactifs de base pour l'année en cours | 142 569 |
| 1016 | Indemnités provisoires | 113 994 |
| Total | 102 550 476 $ |
La vérification a porté sur l'administration des transactions et des activités liées à la paye, et les données et des dépenses connexes pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008. Les travaux d'examen ont eu lieu entre juin et novembre 2008.
La vérification n'a pas porté sur les contrôles ayant trait aux congés (payés) et aux heures supplémentaires ainsi que sur les transactions de paye connexes puisqu'ils ont fait l'objet d'une autre vérification par le BVIE. Le rapport de cette vérification a été achevé en décembre 2008.
Comme il a été mentionné précédemment, seuls les avantages sociaux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ faisaient partie de l'étendue de la vérification. La vérification n'a pas porté sur l'administration des avantages sociaux des employés et des transactions connexes, ni sur les dépenses relatives aux cotisations de l'employeur aux régimes de pension des employés, ni sur les primes versées aux régimes de soins de santé et aux autres régimes d'assurance des employés. Ces transactions n'ont pas été incluses dans les paramètres de cette vérification puisqu'elles sont gérées de manière centralisée, pour l'ensemble de la fonction publique fédérale, par le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat.
De plus, la vérification ne comportait pas de validation des contrôles internes faisant partie des applications d'entreprise connexes au système des ressources humaine People Soft et du SPS (remplacé au 1er avril 2008 par l'OPS). Seuls les contrôles internes du SRP sous la responsabilité directe de la DRH et de la DGF ont été vérifiés puisque la gestion globale du SRP relève de TPSGC.
Critères de vérification
Les critères de vérification utilisés pour évaluer la fiabilité et l'efficacité du cadre de contrôle du Secrétariat ont été développés à partir des autorisations régissant la paye et les avantages sociaux connexes dans la fonction publique fédérale. De plus, des critères complémentaires ont été utilisés à partir des contrôles de gestion de base émis par le Bureau du contrôleur général, lesquels mettent l'accent sur les composantes liées à la gérance et aux personnes du Cadre de responsabilisation de gestion (CGR) du gouvernement fédéral (voir l'annexe 1 pour plus de détails). L'annexe 2 présente la liste des principales autorisations.
Approche et méthodologie
L'approche et la méthodologie de la vérification sont fondées sur le risque et sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada tel que l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de façon à pouvoir fournir une assurance raisonnable d'avoir atteint l'objectif de la vérification. La vérification a été menée conformément à un programme de vérification définissant chacun des procédés de vérification à exécuter pour évaluer chaque critère de vérification après qu'une enquête préliminaire aie été exécutée afin d'identifier les principaux éléments de risque.
L'approche utilisée pour exécuter la vérification a consisté à:
- examiner les dispositions législatives, les politiques, les directives et les procédures en vigueur ainsi que d'autres documents relatifs au traitement de la paye et des avantages sociaux connexes et aux pratiques de gestion connexes;
- interviewer la direction et le personnel de la DSM et des gestionnaires de centres de fonds;
- documenter à l'aide d'un graphique d'acheminement l'ensemble du cadre de contrôle en matière d'administration de la paye et des avantages sociaux connexes en le comparant avec les processus actuels;
- exécuter des cheminements-témoin des contrôles et processus utilisés pour :
- traiter, réviser et autoriser les transactions de paye et le versement des salaires aux employés à l'aide du SRP;
- enregistrer les dépenses de paye, traiter, surveiller et faire le rapprochement entre les processus du SRP et les systèmes centralisés du receveur général et ceux du SIGFM-SAP du Secrétariat;
- rembourser le salaire d'un nouvel employé à son ancien ministère avec un règlement interministériel (RI) jusqu'à ce que son dossier soit transféré au Secrétariat et traité;
- recouvrer le salaire versé à un employé qui a quitté le Secrétariat de son nouveau ministère avec un RI, jusqu'à ce que son dossier soit transféré au complet à son nouveau ministère pour y être traité; et
- procéder aux examens et à la surveillance des dépenses salariales exécutés par les gestionnaires des centres de fonds;
- évaluer le cadre de contrôle par rapport aux critères et aux objectifs de contrôle et identifier les contrôles internes clés;
- exécuter des procédés de vérification détaillés sur les contrôles internes clés suivants afin de confirmer leur existence et évaluer leur efficacité :
- les contrôles de sécurité de l'accès au SRP;
- les processus de rapprochement entre le SRP et le SIGFM-SAP; et
- les examens et la surveillance des dépenses salariales exécutés par les gestionnaires des centres de fonds;
- obtenir une extraction électronique des transactions de paye enregistrées au SIGFM-SAP pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 auprès de l'entité à vérifier et utiliser des techniques informatisées de vérification pour analyser et faire l'échantillonnage des données;
- préparer un plan d'échantillonnage et sélectionner statistiquement, en utilisant un niveau de confiance de 95 %, un échantillon aléatoire de 67 dossiers de paye d'employés tel qu'enregistrés et comptabilisés aux comptes du grand livre, touchés par la vérification (voir le tableau 1 ci-dessus pour plus de détails); et
- exécuter des procédés de vérification détaillés sur la rémunération totale annuelle de chacun des 67 employés de l'échantillon choisis au hasard pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008, ce qui a consisté en un total de 4 634 transactions de paye séparées. Chacune de ces transactions de paye a fait l'objet des procédés détaillés de vérification suivants :
- retracer les documents originaux pertinents contenus dans le dossier de l'employé ou ailleurs pour vérifier la conformité avec le cadre de contrôle;
- vérifier l'exactitude des calculs relatifs aux montants versés et la conformité aux conditions d'emploi, aux conventions collectives et à toutes autres politiques et directives du Conseil du Trésor applicables.
Sur les 67 dossiers, 57 étaient des dossiers d'employés (non -cadres), huit des cadres (EX) et deux étaient des étudiants. Les dossiers d'employés comportaient une ou plusieurs particularités, telles que soulignées au tableau suivant.
| Caractéristiques | Nombre des dossiers |
|---|---|
| Paye régulière | 58 |
| Prime au bilinguisme | 33 |
| Nominations suite à une embauche ou à une mutation | 21 |
| Promotions (trois au niveau de la direction) | 8 |
| Rémunération d'intérim | 9 |
| Rémunération au rendement | 7 |
| Prestations de maternité et parentales, maladie/incapacité, congé avec étalement du revenu et congé non payé | 7 |
| Recouvrements de salaires d'un autre ministère ou remboursements de salaires à un autre ministère effectué dans le cadre d'un règlement interministériel (RI) | 28 |
Résultats de la vérification
1. Exactitude et conformité des transactions de paye
Le BVIE a effectué des sondages de vérification détaillés des transactions de paye effectuées durant l'exercice financier 2007-2008 sur un échantillon de 67 employés choisis au hasard, totalisant 4 634 transactions distinctes relatives à la paye. Le but de ces sondages était de fournir l'assurance que les montants versés à ces employés en 2007-2008 étaient calculés de façon exacte, selon les conditions d'emploi pour la classification de l'employé et conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor applicables compte tenu des circonstances particulières de l'emploi. (Voir le tableau II ci-dessus pour plus de détails sur les particularités des échantillons choisis.) Les sondages ont démontré un taux d'exactitude de plus de 99.5% pour les transactions vérifiées.
2. Fiabilité et efficacité du cadre de contrôle
2.1 Contrôles de sécurité de l'accès
Des contrôles de sécurité de l'accès sont intégrés au sous-système de paye en ligne du SRP. Ils comprennent notamment : une connexion individuelle grâce à un code d'identification de l'usager unique pour chaque employé et un mot de passe qui correspond à un seul des quatre niveaux de droits d'accès au système : création, vérification, autorisation de transactions de paye ou de demande de renseignements. Ces contrôles de sécurité garantissent que l'accès au SRP est limité aux utilisateurs autorisés seulement. Toutefois, la vérification a permis de découvrir que bien que les contrôles de sécurité d'accès soient en place et en vigueur, les codes d'identification des employés usagers ainsi que leur niveau de droits d'accès au SRP correspondant ne font pas l'objet d'une surveillance active ni d'une vérification par un agent indépendant.
Le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) publié par le secteur de la rémunération de TPSGC fournit aux ministères les instructions et les procédures nécessaires pour préparer, vérifier et autoriser la mise en lots des données destinées au SRP. Le chapitre 17 décrit toutes les responsabilités de l'agent responsable de la sécurité des accès (ARSA) du ministère, notamment : donner suite aux demandes de nouveaux mots de passe, tenir à jour un fichier de demandes de mots de passe traitées, corriger et enquêter sur les anomalies des mots de passe, annuler les mots de passe et autres mots de passe associés, et deux fois par an vérifier que chaque code d'usager appartient à la personne concernée et que le niveau d'accès au système est approprié.
Au moment de la vérification, les activités effectuées par l'ARSA du ministère se limitaient à la transmission à TPSGC des demandes d'accès à la paye en direct reçues par les gestionnaires du groupe de la RAS, et à leur classement. À la demande du BVIE, l'ARSA du ministère a fourni un rapport, provenant de TPSGC, énumérant les noms des employés usagers ayant accès au sous-système de la paye en direct du SRP. Le BVIE a procédé à une analyse simplifiée de ce rapport laquelle a révélé qu'au moment de la préparation du rapport en question, sur un total de 43 noms d'usagers, huit appartenaient à des personnes qui n'étaient plus des employés, dont deux depuis plus de 180 jours. En conséquence, au moment de la vérification, huit anciens employés avaient encore leurs droits d'accès au SRP alors qu'ils auraient dû être révoqués.
Recommandation
1. Il est recommandé à la Secrétaire adjointe du SSM de veiller à ce que la liste des employés-utilisateurs du Système régional de paye soit vérifiée pour assurer la validité et la pertinence de leurs droits d'accès. Cette vérification devrait être faite au moins deux fois l'an par un agent désigné du ministère, indépendant du groupe de la RAS, et les résultats devraient être présentés à la haute direction de la DRH et suivis de près par elle. (Priorité élevée).
2.2 Contrôle des recouvrements et des remboursements de paye entreministères
Les situations suivantes causent des recouvrements ou des remboursements de paye entre ministères :
- le temps écoulé entre le transfert d'un employé d'un ministère à un autre et le transfert de son dossier de paye au nouveau ministère de l'employé; et
- le détachement d'un employé d'un ministère à un autre.
Dans les deux situations suivantes, le Secrétariat (le ministère créancier) recouvre d'un autre ministère (le ministère débiteur) les sommes qu'il a déboursées pour payer le salaire avec un RI (règlement interministériel entre deux ministères qui relèvent du Trésor) :
- l'employé quitte le Secrétariat et est nommé par un autre ministère. Le Secrétariat recouvre auprès de l'autre ministère, le salaire qu'il continue à verser à son ancien employé jusqu'à ce que le dossier de celui-ci soit transféré à l'autre ministère, qu'il y soit traité et ajouté à la liste de paye du SRP; et
- l'employé est détaché à un autre ministère. Le Secrétariat recouvre auprès de l'autre ministère le salaire qu'il continue à verser à son employé pour la durée de la période établie dans l'entente de détachement.
Dans les deux situations suivantes, le Secrétariat (le ministère débiteur) rembourse le salaire à un autre ministère (le ministère créditeur) avec un RI :
- l'employé, provenant d'un autre ministère, est nommé à un poste au sein du Secrétariat. Le Secrétariat rembourse à l'ancien employeur du nouvel employé, le salaire que ce ministère continue à verser jusqu'à ce que le dossier de ce nouvel employé soit transféré, traité et ajouté à la liste de paye du SRP du Secrétariat;
- l'employé est détaché au Secrétariat par un autre ministère. Le Secrétariat rembourse le montant du salaire à l'autre ministère pendant la durée de la période établie dans l'entente de détachement.
Le BVIE a constaté des faiblesses au niveau des contrôles en matière de recouvrements et de remboursements de paye entre ministères. Lors de la vérification, il n'y avait aucune procédure écrite qui décrivait le processus à suivre pour assurer un traitement exact, documenté, autorisé et en temps opportun des cas de recouvrements ou de remboursements de paye.
Le BVIE a également trouvé des erreurs dans l'échantillon des transactions vérifiées. Dans l'ensemble des 67 dossiers de paye d'employés faisant l'objet de procédés de vérification détaillés (voir le tableau II ci-dessus pour une description de la composition de l'échantillon), 28 cas ont été recensés pour lesquels le Secrétariat a traité des recouvrements de paye d'un autre ministère ou des remboursements de paye à un autre ministère ou qu'il aurait dû traiter.
Sur les 28 cas, 11 contenaient une ou plusieurs erreurs dans les catégories suivantes :
- les renseignements servant à corroborer et à documenter les montants à recouvrer ou à rembourser étaient incomplets;
- des erreurs négligeables de calculs causées par une erreur de conception du modèle utilisé pour calculer le nombre de jours à payer à un autre ministère ou à recouvrer d'un autre ministère; et
- les recouvrements d'un autre ministère ou les remboursements à un autre ministère n'ont pas été effectués en raison du fait que le gestionnaire du centre de fonds n'a pas avisé le DGF de procéder au recouvrement ou au remboursement.
L'effet net cumulatif total des erreurs trouvées était minimal – une surévaluation de 675,00 $ du total des dépenses de la paye du Secrétariat pour l'année fiscale se terminant le 31 mars 2008. Il faut prendre note qu'aucun employé n'a reçu plus ou moins d'argent en raison des erreurs identifiées. Les erreurs étaient seulement reliées à des transactions entre ministères.
Recommandation
2. Il est recommandé à la Secrétaire adjoint du SSM de veiller à la préparation et à la communication de procédures écrites détaillées relatives au traitement des recouvrements et des remboursements de paye. Les procédures devraient porter sur tous les éléments de l'ensemble du processus, décrire et définir les responsabilités des différents intervenants dans ce type particulier de transactions liées à la paye. (Priorité élevée)
2.3 Autorisation de dépenses de paye
La Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel stipule que les ministères doivent déléguer le pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP aux postes classifiés « d'agent financier » qui peuvent vérifier de façon indépendante la manière dont les gestionnaires exercent leur pouvoir de dépenser en vertu de l'article 34 de la LGFP. De plus, les ministères doivent mettre en place des systèmes de contrôle adéquats pour s'assurer qu'un document de spécimen de signature soit établi aussitôt qu'un nouvel employé est assigné à un poste auquel des pouvoirs décisionnels ont été délégués. Ce document ainsi que les documents de délégation doivent être disponibles à tous les endroits où l'on doit authentifier et accepter les signatures.
Pour la période vérifiée, dans le groupe de la RAS, les conseillers en rémunération qui traitaient les différentes transactions de paye ne validaient pas les signatures prévues à l'article 34 de la LGFP par rapport aux cartes de spécimen de signature des gestionnaires qui avaient autorisé ces transactions parce qu'ils n'avaient pas accès à ces cartes. Les transactions de paye en question concernaient diverses activités reliées aux ressources humaines telles que : la saisie au SRP d'un employé nouvellement nommé pour qu'il soit inclus à la liste de paye du Secrétariat; la saisie au SRP des nouveaux taux et période de salaire lorsqu'un employé est nommé à un poste intérimaire; la saisie au SRP des données nécessaires pour émettre une rémunération au rendement à un employé.
Les questions ayant trait aux contrôles ci-dessus ont été soulevées par le BVIE lors d'une autre vérification sur les congés et les heures supplémentaires; ce qui a donné suite à des recommandations qui ont été approuvées. Depuis lors, la direction a informé le BVIE que les problèmes relatifs aux articles 33 et 34 ont été corrigés.
Conclusion générale
Le BVIE conclut, avec un degré élevé d'assurance, qu'exception faite des éléments mentionnés ci-après, que dans l'ensemble, le cadre de contrôle en place et utilisé servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes du Secrétariat au cours de la période vérifiée, était approprié et efficace pour assurer l'exactitude du traitement des transactions de paye et leur conformité aux autorisations. Des faiblesses de contrôle ont été décelées concernant les recouvrements et les remboursements de paye entre les ministères et la vérification des droits d'accès des utilisateurs/employés au SRP. Le BVIE formule des recommandations particulières au sujet de ces constatations.
Annexe 1 — Contrôles de gestion de base et critères de vérification
| Élément du CGR | Contrôles de gestion de base | Critères de vérification |
|---|---|---|
| Personnes | PPL-4. Pour les activités et transactions concernant la paye et les avantages sociaux connexes, l'organisation offre à ses employés la formation, les outils. Les ressources et les renseignements dont ils ont besoin pour assumer leurs responsabilités. |
|
| Gérance-
Politiques en matière de gestion financière |
ST-5. Les politiques et pouvoirs en matière de gestion financière de la paye et des avantages sociaux connexes sont établis et communiqués. |
|
| Gérance- Traitement des transactions |
ST-10. Les transactions de la paye et des avantages sociaux connexes sont codées et consignées de façon appropriées, en temps utile, pour appuyer le traitement précis et opportun de l'information. |
|
| ST-11. Il existe des contrôles appropriés d'applications des systèmes. |
|
|
| ST-12. Les dossiers et données sont conservés conformément aux lois et règlements applicables. |
|
|
| ST-13. Les tâches sont réparties de façon appropriée. |
|
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| Gérance -
Contrôle |
ST-15. L'organisation effectue des examens pour analyser, comparer et expliquer les écarts financiers entre les données réelles et les données prévues. |
|
| ST-16. La direction compare les résultats obtenus en fonction des attentes et ce, à intervalles régulier. |
|
|
| ST-17. La direction réaffecte les ressources de façon à faciliter l'atteinte des objectifs et l'obtention des résultats. |
|
|
| Gérance -
Établissement des rapports |
ST-18. Les rapports financiers et non financiers sont examinés et approuvés. |
|
| ST-20. L'organisation diffuse des données financières et non financières appropriées, en temps opportun, à l'interne et à l'externe. |
|
*Source : Les contrôles de gestion de base : Un guide à l'intention des vérificateurs internes (ébauche – novembre 2007) publié par le Secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général, constitue la source à partir de laquelle les contrôles de gestion de base et les critères correspondants ont été sélectionnés. Seuls les contrôles de gestion de base pertinents, regroupés sous les éléments relatifs à la gérance et aux personnes du CRG, ont été pris en compte et, dans certains cas, les critères de vérification correspondants ont été adaptés.
Annexe 2 — Principales autorisations régissant la paye et les avantages sociaux connexes dans la fonction publique fédérale
- Politique relative aux conditions d'emploi
- Politique sur l'emploi pour une période déterminée
- Conditions d'emploi du groupe de direction
- Politique de gestion des cadres supérieurs
- Conditions d'emploi pour les étudiants
- Politique sur l'embauche des étudiants
- Politique sur l'administration de la rémunération au rendement de certains niveaux supérieurs exclus non compris dans la catégorie de la gestion
- Politique et directive sur le programme de rémunération d'affectation spéciale et sur l'administration des programmes de leadership
- Politiques et lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres
- Directive sur la prime au bilinguisme
- Prestations de maternité et prestations parentales
- Guide de l'administration de la paye
Annexe 3 — Plan d'action de la gestion
Recommandation 1
Classement des priorités : Élevé
Il est recommandé à la Secrétaire adjointe du Secteur des services ministériels (SSM) de veiller à ce que la liste des employés - utilisateurs du Système Régional de Paye (SRP) soit vérifiée pour assurer la validité et la pertinence de leurs droits d'accès. Cette vérification devrait être faite au moins deux fois l'an par un agent désigné du ministère, indépendant du groupe de la Rémunération et avantages sociaux (RAS), et les résultats devraient être présentés à la haute direction de la Division des ressources humaines (DRH) et suivis de près par elle.
La Secrétaire adjointe, du SSM est d'accord avec cette recommandation.
| Mesures prises par la direction | Date de réalisation | Bureau de première responsabilité (BPR) |
|---|---|---|
| La validité des listes d'utilisateurs ou d'employés ayant un droit d'accès au SRP sera vérifiée deux fois par année par un représentant de la DRH, mais qui n'appartient pas au groupe de la RAS. Cette personne connaîtra suffisamment bien les processus des ressources humaines pour être en mesure de faire une vérification crédible. Le directeur exécutif de la DRH en assurera le suivi. | Une vérification sera menée au premier trimestre et une autre au troisième trimestre à partir de l'exercice 2009 2010. | DRH |
Recommandation 2
Classement des priorités : High
Il est recommandé à la Secrétaire adjointe du SSM de veiller à la préparation et à la communication de procédures écrites détaillées relatives au traitement des recouvrements et des remboursements de paye. Les procédures devraient porter sur tous les éléments de l'ensemble du processus, décrire et définir les responsabilités des différents intervenants dans ce type particulier de transactions liées à la paye.
La Secrétaire adjointe du SSM est d'accord avec cette recommandation.
| Mesures prises par la direction | Date de réalisation | Bureau de première responsabilité (BPR) |
|---|---|---|
|
La période de référence de l'examen de la paye et des avantages sociaux connexes se basait sur l'exercice fiscal qui s'est terminé en mars 2008. En avril 2008, un nouveau système Outil de prévisions salariales (OPS ) et un nouveau régime de surveillance des dépenses ont été mis en œuvre, ce qui comprenait des processus opérationnels révisés, la documentation des rôles et des responsabilités et l'accroissement de la capacité de l'Unité de gestion des salaires (UGS) des Services de comptabilité généraux. Du matériel de formation et de la documentation ont été rédigés et diffusés par le biais de séances de formation et affichés sur le Web, pour veiller à ce que les intéressé(e)s soient sensibilisés aux éléments suivants :
|
Tous ces éléments sont terminés. | DGF |
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Un autre élément est prévu pour répondre à cette recommandation :
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Septembre 2009 | DGF |
Annexe 4 — Liste des sigles et acronymes
| Acronyme / sigle | Description |
|---|---|
| ARSA | Agent responsable de la sécurité des accès |
| BVIE | Bureau de la vérification interne et évaluation |
| CGS | Conseiller en gestion financière |
| CRG | Cadre de responsabilisation de gestion |
| DGF | Directorat de la gestion financière |
| DRH | Division des ressources humaines |
| DSM | Direction des services ministériels |
| GEPP | Guide d'entrée personnel-paye |
| LGFP | Loi sur la gestion des finances publiques |
| OPS | Outil de prévisions salariales |
| RAS | Rémunération et avantages sociaux |
| RI | Règlement interministériel |
| Secrétariat | Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada |
| SIGFM-SAP | Système intégré de gestion des finances et du matériel - SAP |
| SNP | Système normalisé des paiements |
| SPS | Système de prévisions salariales |
| SRP | Système régional de paye |
| SSM | Secteur des services ministériels |
| TPSGC | Travaux publics et Services gouvernementaux Canada |
| UGS | Unité de gestion des salaires |
* Aux fins de ce rapport, les avantages sociaux connexes sont ceux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ.