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ARCHIVÉ - Rapport sur la Vérification de la Paye et des Avantages Sociaux connexes

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Résultats de la vérification

1. Exactitude et conformité des transactions de paye

Dans leur ensemble, les transactions de paye traitées par le SRP au cours de la période vérifiée étaient exactes et conformes aux lois, aux règlements, aux conditions d'emploi, aux conventions collectives et aux politiques et directives du Conseil du Trésor applicables.

Le BVIE a effectué des sondages de vérification détaillés des transactions de paye effectuées durant l'exercice financier 2007-2008 sur un échantillon de 67 employés choisis au hasard, totalisant 4 634 transactions distinctes relatives à la paye. Le but de ces sondages était de fournir l'assurance que les montants versés à ces employés en 2007-2008 étaient calculés de façon exacte, selon les conditions d'emploi pour la classification de l'employé et conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor applicables compte tenu des circonstances particulières de l'emploi. (Voir le tableau II ci-dessus pour plus de détails sur les particularités des échantillons choisis.)  Les sondages ont démontré un taux d'exactitude de plus de 99.5% pour les transactions vérifiées.

2. Fiabilité et efficacité du cadre de contrôle

2.1 Contrôles de sécurité de l'accès

Les contrôles de sécurité de l'accès au SRP sont en place et en vigueur. Toutefois, les codes d'identification des employés usagers ainsi que leur niveau de droits d'accès au SRP correspondant ne font pas l'objet d'une surveillance active ni d'une vérification.

Des contrôles de sécurité de l'accès sont intégrés au sous-système de paye en ligne du SRP. Ils comprennent notamment : une connexion individuelle grâce à un code d'identification de l'usager unique pour chaque employé et un mot de passe qui correspond à un seul des quatre niveaux de droits d'accès au système : création, vérification, autorisation de transactions de paye ou de demande de renseignements. Ces contrôles de sécurité garantissent que l'accès au SRP est limité aux utilisateurs autorisés seulement. Toutefois, la vérification a permis de découvrir que bien que les contrôles de sécurité d'accès soient en place et en vigueur, les codes d'identification des employés usagers ainsi que leur niveau de droits d'accès au SRP correspondant ne font pas l'objet d'une surveillance active ni d'une vérification par un agent indépendant.

Le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) publié par le secteur de la rémunération de TPSGC fournit aux ministères les instructions et les procédures nécessaires pour préparer, vérifier et autoriser la mise en lots des données destinées au SRP. Le chapitre 17 décrit toutes les responsabilités de l'agent responsable de la sécurité des accès (ARSA) du ministère, notamment : donner suite aux demandes de nouveaux mots de passe, tenir à jour un fichier de demandes de mots de passe traitées, corriger et enquêter sur les anomalies des mots de passe, annuler les mots de passe et autres mots de passe associés, et deux fois par an vérifier que chaque code d'usager appartient à la personne concernée et que le niveau d'accès au système est approprié.

Au moment de la vérification, les activités effectuées par l'ARSA du ministère se limitaient à la transmission à TPSGC des demandes d'accès à la paye en direct reçues par les gestionnaires du groupe de la RAS, et à leur classement. À la demande du BVIE, l'ARSA du ministère a fourni un rapport, provenant de TPSGC, énumérant les noms des employés usagers ayant accès au sous-système de la paye en direct du SRP. Le BVIE a procédé à une analyse simplifiée de ce rapport laquelle a révélé qu'au moment de la préparation du rapport en question, sur un total de 43 noms d'usagers, huit appartenaient à des personnes qui n'étaient plus des employés, dont deux depuis plus de 180 jours. En conséquence, au moment de la vérification, huit anciens employés avaient encore leurs droits d'accès au SRP alors qu'ils auraient dû être révoqués.

Recommandation

1. Il est recommandé à la Secrétaire adjointe du SSM de veiller à ce que la liste des employés-utilisateurs du Système régional de paye soit vérifiée pour assurer la validité et la pertinence de leurs droits d'accès. Cette vérification devrait être faite au moins deux fois l'an par un agent désigné du ministère, indépendant du groupe de la RAS, et les résultats devraient être présentés à la haute direction de la DRH et suivis de près par elle. (Priorité élevée).

2.2 Contrôle des recouvrements et des remboursements de paye entreministères

Les contrôles en matière de recouvrements ou de remboursements de paye entre ministères ont des faiblesses.

Les situations suivantes causent des recouvrements ou des remboursements de paye entre ministères :

  • le temps écoulé entre le transfert d'un employé d'un ministère à un autre et le transfert de son dossier de paye au nouveau ministère de l'employé; et
  • le détachement d'un employé d'un ministère à un autre.

Dans les deux situations suivantes, le Secrétariat (le ministère créancier) recouvre d'un autre ministère (le ministère débiteur) les sommes qu'il a déboursées pour payer le salaire avec un RI (règlement interministériel entre deux ministères qui relèvent du Trésor) :

  • l'employé quitte le Secrétariat et est nommé par un autre ministère. Le Secrétariat recouvre auprès de l'autre ministère, le salaire qu'il continue à verser à son ancien employé jusqu'à ce que le dossier de celui-ci  soit transféré à l'autre ministère, qu'il y soit traité et ajouté à la liste de paye du SRP; et
  • l'employé est détaché à un autre ministère. Le Secrétariat recouvre auprès de l'autre ministère le salaire qu'il continue à verser à son employé pour la durée de la période établie dans l'entente de détachement.

Dans les deux situations suivantes, le Secrétariat (le ministère débiteur) rembourse le salaire à un autre ministère (le ministère créditeur) avec un RI :

  • l'employé, provenant d'un autre ministère, est nommé à un poste au sein du Secrétariat. Le Secrétariat rembourse à l'ancien employeur du nouvel employé, le salaire que ce ministère continue à verser jusqu'à ce que le dossier de ce nouvel employé soit transféré, traité et ajouté à la liste de paye du SRP du Secrétariat;
  • l'employé est détaché au Secrétariat par un autre ministère. Le Secrétariat rembourse le montant du salaire à l'autre ministère pendant la durée de la période établie dans l'entente de détachement.

Le BVIE a constaté des faiblesses au niveau des contrôles en matière de recouvrements et de remboursements de paye entre ministères. Lors de la vérification, il n'y avait aucune procédure écrite qui décrivait le processus à suivre pour assurer un traitement exact, documenté, autorisé et en temps opportun des cas de recouvrements ou de remboursements de paye.

Le BVIE a également trouvé des erreurs dans l'échantillon des transactions vérifiées. Dans l'ensemble des 67 dossiers de paye d'employés faisant l'objet de procédés de vérification détaillés (voir le tableau II ci-dessus pour une description de la composition de l'échantillon), 28 cas ont été recensés pour lesquels le Secrétariat a traité des recouvrements de paye d'un autre ministère ou des remboursements de paye à un autre ministère ou qu'il aurait dû traiter.

Sur les 28 cas, 11 contenaient une ou plusieurs erreurs dans les catégories suivantes :

  • les renseignements servant à corroborer et à documenter les montants à recouvrer ou à rembourser étaient incomplets;
  • des erreurs négligeables de calculs causées par une erreur de conception du modèle utilisé pour calculer le nombre de jours à payer à un autre ministère ou à recouvrer d'un autre ministère; et  
  • les recouvrements d'un autre ministère ou les remboursements à un autre ministère n'ont pas été effectués en raison du fait que le gestionnaire du centre de fonds n'a pas avisé le DGF de procéder au recouvrement ou au remboursement.

L'effet net cumulatif total des erreurs trouvées était minimal – une surévaluation de 675,00 $ du total des dépenses de la paye du Secrétariat pour l'année fiscale se terminant le 31 mars 2008.  Il faut prendre note qu'aucun employé n'a reçu plus ou moins d'argent en raison des erreurs identifiées.  Les erreurs étaient seulement reliées à des transactions entre ministères.

Recommandation

2. Il est recommandé à la Secrétaire adjoint du SSM de veiller à la préparation et à la communication de procédures écrites détaillées relatives au traitement des recouvrements et des remboursements de paye. Les procédures devraient porter sur tous les éléments de l'ensemble du processus, décrire et définir les responsabilités des différents intervenants dans ce type particulier de transactions liées à la paye. (Priorité élevée)

2.3 Autorisation de dépenses de paye

Les contrôles dont l'objectif est de garantir le respect des responsabilités en vertu de l'article 33 de la LGFP étaient insuffisants. Plus précisément, les signatures n'étaient pas vérifiées comme le prescrit l'article 34 de la LGFP. Toutefois, le BVIE a été avisé que, depuis lors, cette question a été prise en considération.

La Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel stipule que les ministères doivent déléguer le pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP aux postes classifiés « d'agent financier » qui peuvent vérifier de façon indépendante la manière dont les gestionnaires exercent leur pouvoir de dépenser en vertu de l'article 34 de la LGFP. De plus, les ministères doivent mettre en place des systèmes de contrôle adéquats pour s'assurer qu'un document de spécimen de signature soit établi aussitôt qu'un nouvel employé est assigné à un poste auquel des pouvoirs décisionnels ont été délégués. Ce document ainsi que les documents de délégation doivent être disponibles à tous les endroits où l'on doit authentifier et accepter les signatures.

Pour la période vérifiée, dans le groupe de la RAS, les conseillers en rémunération qui traitaient les différentes transactions de paye ne validaient pas les signatures prévues à l'article 34 de la LGFP par rapport aux cartes de spécimen de signature des gestionnaires qui avaient autorisé ces transactions parce qu'ils n'avaient pas accès à ces cartes. Les transactions de paye en question concernaient diverses activités reliées aux ressources humaines telles que : la saisie au SRP d'un employé nouvellement nommé pour qu'il soit inclus à la liste de paye du Secrétariat; la saisie au SRP des nouveaux taux et période de salaire lorsqu'un employé est nommé à un poste intérimaire; la saisie au SRP des données nécessaires pour émettre une rémunération au rendement à un employé.

Les questions ayant trait aux contrôles ci-dessus ont été soulevées par le BVIE lors d'une autre vérification sur les congés et les heures supplémentaires; ce qui a donné suite à des recommandations qui ont été approuvées. Depuis lors, la direction a informé le BVIE que les problèmes relatifs aux articles 33 et 34 ont été corrigés.

Conclusion générale

Le BVIE conclut, avec un degré élevé d'assurance, qu'exception faite des éléments mentionnés ci-après, que dans l'ensemble, le cadre de contrôle en place et utilisé servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes du Secrétariat au cours de la période vérifiée, était approprié et efficace pour assurer l'exactitude du traitement des transactions de paye et leur conformité aux autorisations. Des faiblesses de contrôle ont été décelées concernant les recouvrements et les remboursements de paye entre les ministères et la vérification des droits d'accès des utilisateurs/employés au SRP. Le BVIE formule des recommandations particulières au sujet de ces constatations.