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ARCHIVÉ - Rapport sur la Vérification de la Paye et des Avantages Sociaux connexes

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Annexe 3 — Plan d'action de la gestion

Recommandation 1

Classement des priorit�s : �lev�

Il est recommand� � la Secr�taire adjointe du Secteur des services minist�riels (SSM) de veiller � ce que la liste des employ�s - utilisateurs du Syst�me R�gional de Paye (SRP) soit v�rifi�e pour assurer la validit� et la pertinence de leurs droits d'acc�s. Cette v�rification devrait �tre faite au moins deux fois l'an par un agent d�sign� du minist�re, ind�pendant du groupe de la R�mun�ration et avantages sociaux (RAS), et les r�sultats devraient �tre pr�sent�s � la haute direction de la Division des ressources humaines (DRH) et suivis de pr�s par elle.

La Secr�taire adjointe, du SSM est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prises par la direction	Date de r�alisation	Bureau de premi�re responsabilit� (BPR)
La validit� des listes d'utilisateurs ou d'employ�s ayant un droit d'acc�s au SRP sera v�rifi�e deux fois par ann�e par un repr�sentant de la DRH, mais qui n'appartient pas au groupe de la RAS. Cette personne conna�tra suffisamment bien les processus des ressources humaines pour �tre en mesure de faire une v�rification cr�dible. Le directeur ex�cutif de la DRH en assurera le suivi.	Une v�rification sera men�e au premier trimestre et une autre au troisi�me trimestre � partir de l'exercice 2009 2010.	DRH

Recommandation 2

Classement des priorit�s : High

Il est recommand� � la Secr�taire adjointe du SSM de veiller � la pr�paration et � la communication de proc�dures �crites d�taill�es relatives au traitement des recouvrements et des remboursements de paye. Les proc�dures devraient porter sur tous les �l�ments de l'ensemble du processus, d�crire et d�finir les responsabilit�s des diff�rents intervenants dans ce type particulier de transactions li�es � la paye.

La Secr�taire adjointe du SSM est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prises par la direction	Date de r�alisation	Bureau de premi�re responsabilit� (BPR)
La p�riode de r�f�rence de l'examen de la paye et des avantages sociaux connexes se basait sur l'exercice fiscal qui s'est termin� en mars 2008. En avril 2008, un nouveau syst�me Outil de pr�visions salariales (OPS ) et un nouveau r�gime de surveillance des d�penses ont �t� mis en œuvre, ce qui comprenait des processus op�rationnels r�vis�s, la documentation des r�les et des responsabilit�s et l'accroissement de la capacit� de l'Unit� de gestion des salaires (UGS) des Services de comptabilit� g�n�raux. Du mat�riel de formation et de la documentation ont �t� r�dig�s et diffus�s par le biais de s�ances de formation et affich�s sur le Web, pour veiller � ce que les int�ress�(e)s soient sensibilis�s aux �l�ments suivants : le r�le de chaque intervenant, y compris l'UGS, les gestionnaires des centres financiers (et leur soutien administratif) et les conseillers en gestion financi�re (CGS); une liste de contr�le de la v�rification des comptes pour le personnel de l'UGS, pour faire en sorte que toutes les �tapes soient respect�es, y compris un relev� de la documentation justificatrice obligatoire qui doit �tre conserv�e dans le dossier de l'employ�(e) et l'utilisation d'un timbre de v�rification des comptes; de nouveaux formulaires de gestion des salaires qui permettent de rep�rer facilement les exigences pertinentes en mati�re d'information; un nouveau rapport �labor� par l'UGS pour faire le suivi des recouvrements et de leur statut, qui sera transmis au CGS pour lui permettre de comparer les d�penses r�elles, les pr�visions et les recouvrements en cours; la signature d'un cadre sup�rieur en guise d'approbation sera n�cessaire sur les pr�sentations des pr�visions salariales; un chiffrier automatis� et int�gr� a �t� �labor� pour am�liorer l'exactitude des calculs et minimiser les interventions manuelles.	Tous ces �l�ments sont termin�s.	DGF
Un autre �l�ment est pr�vu pour r�pondre � cette recommandation : un processus d�taill� sera mis au point pour les paiements et les recouvrements d�coulant des r�glements interminist�riels en mati�re de salaire.	Septembre 2009	DGF

Mesures prises par la direction

Date de r�alisation

Bureau de premi�re responsabilit� (BPR)

La p�riode de r�f�rence de l'examen de la paye et des avantages sociaux connexes se basait sur l'exercice fiscal qui s'est termin� en mars 2008. En avril 2008, un nouveau syst�me Outil de pr�visions salariales (OPS ) et un nouveau r�gime de surveillance des d�penses ont �t� mis en œuvre, ce qui comprenait des processus op�rationnels r�vis�s, la documentation des r�les et des responsabilit�s et l'accroissement de la capacit� de l'Unit� de gestion des salaires (UGS) des Services de comptabilit� g�n�raux.

Du mat�riel de formation et de la documentation ont �t� r�dig�s et diffus�s par le biais de s�ances de formation et affich�s sur le Web, pour veiller � ce que les int�ress�(e)s soient sensibilis�s aux �l�ments suivants :

le r�le de chaque intervenant, y compris l'UGS, les gestionnaires des centres financiers (et leur soutien administratif) et les conseillers en gestion financi�re (CGS);
une liste de contr�le de la v�rification des comptes pour le personnel de l'UGS, pour faire en sorte que toutes les �tapes soient respect�es, y compris un relev� de la documentation justificatrice obligatoire qui doit �tre conserv�e dans le dossier de l'employ�(e) et l'utilisation d'un timbre de v�rification des comptes;
de nouveaux formulaires de gestion des salaires qui permettent de rep�rer facilement les exigences pertinentes en mati�re d'information;
un nouveau rapport �labor� par l'UGS pour faire le suivi des recouvrements et de leur statut, qui sera transmis au CGS pour lui permettre de comparer les d�penses r�elles, les pr�visions et les recouvrements en cours;
la signature d'un cadre sup�rieur en guise d'approbation sera n�cessaire sur les pr�sentations des pr�visions salariales;
un chiffrier automatis� et int�gr� a �t� �labor� pour am�liorer l'exactitude des calculs et minimiser les interventions manuelles.

Tous ces �l�ments sont termin�s.

DGF

Un autre �l�ment est pr�vu pour r�pondre � cette recommandation :

un processus d�taill� sera mis au point pour les paiements et les recouvrements d�coulant des r�glements interminist�riels en mati�re de salaire.

Septembre 2009

DGF

Annexe 4 — Liste des sigles et acronymes

Acronyme / sigle	Description
ARSA	Agent responsable de la s�curit� des acc�s
BVIE	Bureau de la v�rification interne et �valuation
CGS	Conseiller en gestion financi�re
CRG	Cadre de responsabilisation de gestion
DGF	Directorat de la gestion financi�re
DRH	Division des ressources humaines
DSM	Direction des services minist�riels
GEPP	Guide d'entr�e personnel-paye
LGFP	Loi sur la gestion des finances publiques
OPS	Outil de pr�visions salariales
RAS	R�mun�ration et avantages sociaux
RI	R�glement interminist�riel
Secr�tariat	Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada
SIGFM-SAP	Syst�me int�gr� de gestion des finances et du mat�riel - SAP
SNP	Syst�me normalis� des paiements
SPS	Syst�me de pr�visions salariales
SRP	Syst�me r�gional de paye
SSM	Secteur des services minist�riels
TPSGC	Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
UGS	Unit� de gestion des salaires

* Aux fins de ce rapport, les avantages sociaux connexes sont ceux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui r�sultent dans un paiement �mis � un employ� qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternit� ou de paternit�, une prime au bilinguisme ou une indemnit� de d�part.