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ARCHIVÉ - Rapport sur la Vérification de la Paye et des Avantages Sociaux connexes
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Énoncé d'assurance
Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (ci-après « le Secrétariat ») a mené une vérification de la paye et des avantages sociaux connexes * au Secrétariat. L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance quant à la fiabilité et à l'efficacité du cadre de contrôle en place et utilisé servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes afin d'assurer l'exactitude du traitement des transactions liées à la paye et aux avantages sociaux connexes et leur conformité aux lois, règlements, conditions d'emploi, conventions collectives, politiques et directives pertinentes du Conseil du Trésor. L'approche et la méthodologie suivies lors de cette vérification sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne tel que définies par l'Institut des vérificateurs internes et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada tel que l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.
La vérification a été effectuée entre juin et novembre 2008 et a porté sur les transactions de paye traitées et les contrôles internes existants durant l'exercice financier terminé le 31 mars 2008.
La vérification a consisté notamment en : un examen des autorisations applicables; une évaluation du cadre de contrôle en place à l'égard de l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes en le comparant à des critères de vérification préétablis; l'exécution de cheminements-témoin des processus; l'exécution de procédés de vérification de certains contrôles internes clés afin de valider leur existence et leur efficacité; et en l'exécution de procédés de vérification de transactions de paye choisies au hasard en utilisant une méthode statistique d'échantillonnage afin de vérifier leur exactitude et leur conformité aux autorisations. Les éléments probants recueillis lors de la vérification sont suffisants pour fournir à la haute direction une assurance raisonnable (élevée) à l'égard des résultats découlant de cette vérification.
Le BVIE conclut, avec un degré élevé d'assurance, qu'exception faite des éléments mentionnés ci-après, que dans l'ensemble le cadre de contrôle en place et utilisé servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein du Secrétariat au cours de l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 était approprié et efficace pour assurer l'exactitude du traitement des transactions de paye et leur conformité aux autorisations. Des faiblesses de contrôle ont été décelées concernant les recouvrements et les remboursements de paye entre les ministères et la vérification des droits d'accès des utilisateurs/employés au Système régional de paye. On trouvera des détails sur ces constatations dans la partie principale du présent rapport.
Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été effectués et des preuves probantes ont été recueillies pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport à des critères de vérification préétablis. Cette opinion ne s'applique qu'à l'entité vérifiée et que pour l'étendue et la période couverte par la vérification.
Sommaire
Contexte
La vérification de la paye et des avantages sociaux connexes est une mission d'assurance, qui faisait partie du Plan triennal de vérification fondé sur les risques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (exercices financiers 2007-2008 à 2009-2010) tel qu'approuvé. Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) a effectué la mission de vérification.
La paye est un montant d'argent versé à un employé admissible, pour des services rendus au cours d'une période précise, conformément aux conditions d'emploi et au taux de rémunération applicable tel que défini dans le cadre d'une convention collective ou approuvé par le Conseil du Trésor pour le groupe et le niveau de classification de l'employé. Les avantages sociaux se rapportent aux différents régimes de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-invalidité, d'assurance-invalidité de longue durée et d'assurance-vie auxquels les employés peuvent adhérer, ou sont parfois obligés d'adhérer durant leur emploi dans la fonction publique, et pour lesquels l'employeur (et parfois l'employé) paie une prime. Après son départ à la retraite, un fonctionnaire a également le droit de recevoir des prestations de pension d'un régime auquel son employeur et lui auront contribué tout au long de son emploi au sein de la fonction publique. Ces avantages sociaux ne font pas partie de l'étendue de cette vérification.
Les avantages sociaux connexes, sont ceux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ. Ce rapport de vérification ne concerne que la paye et les avantages sociaux connexes.
L'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein de la fonction publique fédérale est complexe et soumise à plusieurs dispositions légales dont les principales sont la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les règlements qui en découlent, les conditions d'emploi, les conventions collectives et les politiques et directives du Conseil du Trésor auxquelles il faut se conformer avant de pouvoir verser à un employé la rémunération qu'il ou elle est en droit de recevoir. Le Cadre des politiques de gestion de la rémunération établit des principes d'ordre général pour gérer la rémunération dans l'ensemble du gouvernement. La Fonction de contrôleur – Politique sur l'administration de la paye et les Circulaires 1977-37 et 1979‑35 établissent l'ensemble des responsabilités d'un ministère en matière d'administration de la paye et des avantages sociaux connexes de ses employés.
Au 31 mars 2008, le Secrétariat comptait environ 1 332 employés équivalents temps plein dans 13 groupes occupationnels représentés par sept conventions collectives distinctes. Les états financiers non vérifiés du Secrétariat pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 affichaient une dépense totale annuelle de 138 056 000 $ au titre de la payeet des avantages sociaux.
Objectif et portée
L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance quant à la fiabilité et à l'efficacité du cadre de contrôle en place et utilisé au sein du Secrétariat servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes afin d'assurer l'exactitude du traitement des transactions de la paye et leur conformité aux lois, règlements, conditions d'emploi, conventions collectives, politiques et directives pertinentes du Conseil du Trésor.
La vérification a porté sur une évaluation du cadre de contrôle en place à l'égard de l'administration de la plupart des types de transactions liées à la paye telles que la rémunération de base, la prime au rendement et la rémunération d'intérim et aux avantages sociaux connexes qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme et une indemnité de départ.
La vérification n'a pas porté sur les contrôles ayant trait aux congés (payés) et aux heures supplémentaires ainsi que sur les transactions de paye connexes puisqu'ils ont fait l'objet d'une autre vérification par le BVIE. Le rapport de cette vérification a été achevé en décembre 2008.
La vérification a porté sur l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 et les travaux d'examen ont eu lieu entre juin et novembre 2008.
Comme il a été mentionné précédemment, seuls les avantages sociaux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ faisaient partie de l'étendue de la vérification. La vérification n'a pas porté sur l'administration des avantages sociaux des employés et des transactions connexes, ni sur les dépenses relatives aux cotisations de l'employeur aux régimes de pension des employés, ni sur les primes versées aux régimes de soins de santé et aux autres régimes d'assurance des employés. Ces transactions n'ont pas été incluses dans les paramètres de cette vérification puisqu'elles sont gérées de manière centralisée, pour l'ensemble de la fonction publique fédérale, par le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat.
La vérification ne comportait pas la validation des contrôles internes faisant partie des applications d'entreprise connexes au système des ressources humaines People Soft et du système des prévisions salariales (remplacé le 1er avril 2008 par l'Outil de prévisions salariales). Seuls les contrôles internes du Système régional de la paye (SRP) sous la responsabilité directe de la Division des ressources humaines et du Directorat de la gestion financière ont été vérifiés puisque la gestion globale du SRP relève de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Résultats généraux et principales constatations
Le BVIE conclut, avec un degré élevé d'assurance, qu'exception faite des éléments mentionnés ci-après, que dans l'ensemble le cadre de contrôle en place et utilisé servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein du Secrétariat au cours de la période vérifiée était approprié et efficace pour assurer l'exactitude du traitement des transactions de paye et leur conformité aux autorisations.Des faiblesses de contrôle ont été décelées concernant les recouvrements et les remboursements de payes entre les ministères et la vérification des droits d'accès des utilisateurs/employés au SRP. On trouvera dans la partie principale du présent rapport des recommandations particulières au sujet de ces constatations.