ARCHIVÉ - Rapport sur la Vérification de la Paye et des Avantages Sociaux connexes

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Introduction

La vérification de la paye et des avantages sociaux connexes faisait partie du Plan triennal de vérification fondé sur les risques du Secrétariat du Conseil du Trésor (exercices financiers 2007-2008 à 2009-2010) tel qu'approuvé. Elle a été choisie en raison des risques liés à la grande importance des dépenses annuelles et récurrentes associées à la paye et aux avantages sociaux pour le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) et de la portée des exigences de conformité qui sont enchâssées dans les dispositions législatives, les conventions collectives, les politiques et les directives du Conseil du Trésor régissant l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein de la fonction publique fédérale. Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) du Secrétariat a effectué la mission de vérification.

Contexte

La paye est le montant d'argent versé à un employé admissible, pour des services rendus au cours d'une période précise, conformément aux conditions d'emploi et au taux de rémunération applicable tel que défini dans le cadre d'une convention collective ou approuvé par le Conseil du Trésor pour le groupe et le niveau de classification de l'employé. Les avantages sociaux se rapportent aux  différents régimes de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-invalidité, d'assurance-invalidité de longue durée et d'assurance-vie auxquels les employés peuvent adhérer, ou sont parfois obligés d'adhérer durant leur emploi dans la fonction publique, et pour lesquels l'employeur (et parfois l'employé) paie une prime. Après son départ à la retraite, un fonctionnaire a également le droit de recevoir des prestations de pension d'un régime auquel son employeur et lui auront contribué tout au long de son emploi au sein de la fonction publique. Ces avantages sociaux ne font pas partie de l'étendue de cette vérification.

Les avantages sociaux connexes, sont ceux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ. Ce rapport de vérification ne concerne que la paye et les avantages sociaux connexes.

L'administration de la paye et des avantages sociaux connexes au sein de la fonction publique fédérale est complexe et soumise à plusieurs dispositions légales dont les principales sont la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les règlements qui en découlent, les conditions d'emploi, les conventions collectives et les politiques et directives du Conseil du Trésor auxquelles il faut se conformer avant de pouvoir verser à un employé la rémunération qu'il ou elle est en droit de recevoir (voir l'annexe 2 pour plus de détails sur les politiques et directives du Conseil du Trésor). Le Cadre des politiques de gestion de la rémunération établit les principes d'ordre général pour gérer la rémunération dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. La Fonction de contrôleur – Politique sur l'administration de la paye et les Circulaires 1977-37 et 1979-35 établissent l'ensemble des responsabilités d'un ministère en matière d'administration de la paye et des avantages sociaux connexes de ses employés.

Au cours de l'exercice financier terminé le 31 mars 2008, la Direction des services ministériels (DSM) du ministère des Finances Canada offrait au Secrétariat des services et du soutien en matière de gestion des ressources humaines, de gestion financière et administrative, de gestion de l'information et de technologies de l'information, notamment l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes. Le groupe de la Rémunération et des avantages sociaux (RAS) de la Division des ressources humaines (DRH) et le Directorat de la gestion financière (DGF) sont les principales organisations au sein de la DSM assurant l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes.

Lors de la présente vérification, on prévoyait le transfert de certains services ministériels au Secrétariat, notamment les services relatifs à la rémunération et aux avantages sociaux connexes. Ainsi, toutes les recommandations sont adressées au Secteur des services ministériels (SSM) du Secrétariat.

Description des systèmes et des processus

Les systèmes et processus suivants sont utilisés pour l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes pour émettre les paiements aux employés, enregistrer et comptabiliser les dépenses reliées à la paye et gérer le cycle de la paye.

• Le Système régional de paye (SRP) est le service de paye commun pour l'ensemble du gouvernement du Canada. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable du développement, de l'entretien et de l'opération du SRP de même que des activités suivantes ayant trait à l'administration de la paye :
  
  
  • calcul de la rémunération de l'employé (p. ex. le traitement fixe, y compris les retenues obligatoires et autres, les heures supplémentaires, les avantages non salariaux tels que les assurances, etc.);
  • calcul de la paye brute à la paye nette;
  • calcul des paiements rétroactifs à la signature de conventions collectives antidatées;
  • processus de fin d'exercice et émission des feuillets de renseignements fiscaux;
  • versements des retenues aux tiers tels que le Régime de pension du Canada/du Québec, l'Agence du revenu du Canada, etc.;
  • mise en application des règles du Conseil du Trésor des conventions collectives des employeurs distincts, et des politiques et de la législation;
  • formation et services consultatifs aux conseillers en rémunération des ministères.

  Les conseillers en rémunération du groupe de la RAS fournissent aux employés du Secrétariat les services relatifs à la paye et aux avantages sociaux connexes, et saisissent les transactions relatives à la paye au SRP. Ils sont responsables de l'exactitude, de l'intégrité, de la vérification et de l'à-propos des transactions de paye.

  Les paiements de la paye aux employés sont calculés par le SRP et sont émis par le système normalisé de paiements (SNP) du receveur général.

  TPSGC est responsable du grand livre du système de paye qui fournit le solde du compte de contrôle de la paye, les données de contrôle, et les rapports sur les pièces de journal internes que les ministères utilisent pour le rapprochement de leur compte de contrôle de la paye avant de soumettre leur balance de vérification respective au Système central de gestion des rapports financiers.

  Le groupe de la RAS participe directement à tous les processus suivants liés à la rémunération, sauf les points 7 (exécution du programme des paiements de la paye) et 9 (examen par la gestion des charges salariales) :

  1. Nominations et nouveaux employés (portés à l'effectif).
  2. Transferts d'employés provenant d'autres ministères.
  3. Saisie des données dans le SRP pour les nominations et les nouveaux employés.
  4. Modifications au dossier de paye de chaque employé pour y intégrer l'information reliée à des transactions de paye ou des changements apportés aux conventions collectives.
  5. Transferts d'employés à un autre ministère.
  6. Départ des employés (rayés des effectifs).
  7. Exécution du programme des paiements de la paye.
  8. Distribution de la paye.
  9. Examen par la gestion des charges salariales.
     
     
• Le Système intégré de gestion des finances et du matériel — SAP (SIGFM-SAP)est le système financier (fondé sur le logiciel SAP) utilisé par le Secrétariat pour consigner et comptabiliser tous les genres de transactions financières dans le grand livre général. Ce système renferme les transactions traitées par les systèmes de trésorerie du receveur général (tels que le SNP) et le SRP qui sont contrôlés par une série de comptes de contrôle dont la tenue est assurée par le receveur général et le rapprochement est effectué par les ministères.
  
  
• Le Système de prévisions salariales (SPS) était l'outil de gestion utilisé jusqu'au 31 mars 2008 aux fins de la prévision et du suivi des coûts rattachés à chaque employé. Dans le SPS, les renseignements sur les employés provenaient du système des ressources humaines People Soft (voir ci-après) et étaient combinés aux renseignements relatifs aux salaires tels que les dépenses budgétaires et les dépenses réelles provenant du SIGFM-SAP. Ces renseignements étaient par la suite intégrés aux données prévues résultant de l'application des entrées dans le SPS pour créer les rapports des prévisions salariales.

  Au 1^er avril 2008, le SPS a été remplacé par le nouvel Outil de prévisions salariales (OPS). L'OPS est un module du SAP qui remplit la même fonction que le SPS; toutefois, il est plus souple et offre une meilleure capacité de production de rapports. Selon la DSM, ce nouveau système fournira des prévisions salariales plus rapidement et plus exactes pour les gestionnaires des centres de fonds étant donné que toute l'information relative aux salaires des employés est saisie dans l'OPS indépendamment de People Soft et qu'elle ne sera plus sujette au temps écoulé entre la date d'entrée en fonction du nouvel employé et la date d'entrée des données de paye dans People Soft, comme c'était le cas avec le SPS.

• People Soft est le système ministériel des ressources humaines utilisé par la DRH pour stocker et gérer les renseignements sur les employés. Le personnel l'utilise également pour demander des congés et les gestionnaires pour les approuver. Il ne s'agit pas d'un système financier.

Au 31 mars 2008, le Secrétariat comptait environ 1 332 employés équivalents temps plein dans 13 groupes occupationnels représentés par sept conventions collectives distinctes. Les états financiers non vérifiés du Secrétariat pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 affichaient, dans le cadre de ses dépenses de fonctionnement, une dépense annuelle totale au titre de la paye et des avantages sociaux de 138 056 000 $ comme il suit:

Dépenses	Montant
Paye (se rapporte aux salaires et traitements)	120 424 000 $
Avantages sociaux (cotisations aux avantages sociaux des employés et aux régimes de pension)	17 632 000 $
Total des dépenses de la paye et des avantages sociaux	138 056 000 $