ARCHIVÉ - Rapport sur l'Examen de l'ébauche de la Politique sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor

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4.0 Contexte de l'approvisionnement

Le milieu de l'approvisionnement est devenu de plus en plus complexe et difficile au sein de la fonction publique. Les contribuables s'attendent � une plus grande transparence et imputabilit�. Les gouvernements doivent composer avec des restrictions budg�taires continues. Entre-temps, les nouvelles technologies, la diversification des sources d'approvisionnement et la gamme d'options toujours plus grande de fournisseurs font en sorte que les personnes charg�es des march�s publics d'approvisionnement doivent faire des choix difficiles.

� une certaine �poque, les march�s publics d'approvisionnement �taient consid�r�s comme une fonction de bureau du gouvernement qui consistait simplement � traiter les bons de commande. Il n'en est plus ainsi. Aujourd'hui, les march�s publics d'approvisionnement exigent un ensemble de connaissances largement reconnues et mises en pratique par des sp�cialistes poss�dant une expertise tr�s perfectionn�e qui jouent un r�le essentiel dans la qualit� des services fournis aux citoyens.

4.1 D�finition d'approvisionnement

Selon le dictionnaire des expressions relatives aux achats du National Institute for Governmental Purchasing (NIGP) des �tats-Unis, l'expression approvisionnement est d�finie ainsi : [Traduction] � Acqu�rir par achat, location ou autrement des fournitures, services ou �l�ments de construction; cela comprend toutes les fonctions qui se rapportent � l'acquisition, y compris la description des exigences, le processus de s�lection et de sollicitation des sources, la r�daction et l'octroi des march�s ainsi que toutes les �tapes de l'administration des march�s �.

Qui plus est, pour l'Association canadienne de gestion des achats (ACGA), l'approvisionnement constitue le premier maillon de la cha�ne d'approvisionnement, ce qui englobe �galement les domaines fondamentaux des op�rations et de la logistique.  � La gestion de la cha�ne d'approvisionnement consiste � g�rer strat�giquement le flux des marchandises, des services et des connaissances, de m�me que les relations au sein d'une entreprise et entre des entreprises, afin d'appuyer et de r�aliser les objectifs de l'entreprise. �

4.2 Incidence de l'approvisionnement au Canada

Le gouvernement du Canada ach�te plus de produits et de services de tous genres que toute autre institution au pays. Le gouvernement f�d�ral d�pense 13 milliards de dollars en approvisionnement chaque ann�e et fait plus de 500 000 transactions. G�n�ralement, la contribution de tous les paliers de gouvernement repr�sente de 25 � 50 % du produit int�rieur brut (PIB) de leur pays. Par cons�quent, les d�penses relatives aux march�s publics d'approvisionnement ont un effet puissant sur la vie et la prosp�rit� de chaque citoyen, sur l'essor des collectivit�s dans lesquelles nous vivons et sur la r�ussite �conomique de nos pays dans un monde fortement comp�titif. Une politique efficace d'approvisionnement peut garantir que les Canadiens re�oivent le meilleur service possible, que le gouvernement re�oit une juste valeur pour les sommes qu'il d�pense et qu'une culture d'imputabilit� est implant�e au sein du gouvernement du Canada.

4.3 Comparaison de l'approvisionnement dans les secteurs public et priv�

Les principes d'une saine pratique d'approvisionnement des secteurs public et priv� comportent certaines ressemblances. Au nombre des principes communs, mentionnons contribuer aux buts organisationnels; assurer la continuit� de l'offre pour r�pondre aux besoins op�rationnels; maintenir des normes �lev�es quant aux articles achet�s; �tablir des relations de coop�ration entre les fournisseurs et les responsables des acquisitions et les clients internes; et r�duire au minimum les co�ts sans sacrifier la qualit� et les objectifs en mati�re de prestation et de service.

Toutefois, le milieu de l'approvisionnement des secteurs public et priv� peut �tre compl�tement diff�rent. L'une des principales diff�rences tient au fait que le secteur public ne s'arr�te pas uniquement aux r�sultats car il doit composer avec les int�r�ts des nombreux intervenants tout en tenant compte des objectifs strat�giques g�n�raux. � l'inverse, le secteur priv� est principalement motiv� par la maximisation des profits et les gains des actionnaires.

Il existe d'autres diff�rences. L'approvisionnement dans le secteur public est r�gi par une s�rie de lois, de r�glements et de politiques. Les gouvernements m�nent leurs activit�s en faisant preuve d'une �quit�, d'une ouverture et d'une transparence accrues pour garantir l'acc�s et le traitement �quitable de tous les fournisseurs. De plus, ils ont la responsabilit� suppl�mentaire de d�montrer qu'ils g�rent correctement les fonds publics. Si les sp�cialistes de l'approvisionnement dans le secteur public doivent respecter des normes juridiques et de comportement �thique, les sp�cialistes du secteur priv� disposent habituellement de plus de latitude pour prendre des risques calcul�s, innover et faire preuve d'entreprenariat afin d'atteindre les objectifs organisationnels.

4.4 Objectifs des march�s publics d'approvisionnement

4.4.1 Meilleur rapport qualit�-prix – Obtenir le meilleur rapport qualit�-prix pour les fonds publics d�pens�s constitue l'objectif principal des march�s publics d'approvisionnement et non pas simplement retenir la soumission la plus basse. Il est maintenant admis que le prix le moins �lev� ne se traduit pas n�cessairement par le co�t total le plus bas � long terme. Le prix d'achat repr�sente seulement la pointe visible de l'iceberg, qui est le co�t total de l'acquisition ou du cycle de vie. Les co�ts totaux d'approvisionnement englobent tous les aspects li�s au fonctionnement et � l'entretien d'un produit pendant son cycle de vie. Ce cycle comprend l'inspection, la mise � l'essai, les r�parations, les mises � niveau, la formation des utilisateurs et les co�ts associ�s aux pannes, au rendement r�duit, � la destruction et aux autres activit�s connexes. Pour d�terminer � l'optimisation optimale des ressources �, il faut analyser la capacit� du fournisseur � garantir la qualit�, la quantit�, la prestation, le prix et le service li�s au produit de fa�on satisfaisante.

4.4.2 R�sultats socio�conomiques – L'envergure des d�penses gouvernementales cr�e des occasions d'influencer l'�conomie et le bien-�tre collectif d'un pays ainsi que la place de ce pays dans l'�conomie mondiale par l'entremise des cha�nes d'approvisionnement mondiales. Les gouvernements se servent de l'approvisionnement comme d'un outil strat�gique pour rendre la protection de l'environnement obligatoire, pour stimuler l'�conomie des r�gions ou la croissance industrielle ainsi que pour pr�coniser des pratiques d'emploi justes pour le compte de leurs entrepreneurs. Par souci d'�quit�, les gouvernements soutiennent en outre qu'une attention particuli�re devrait �tre accord�e � certains groupes de fournisseurs par l'entremise de programmes de march�s r�serv�s aux termes desquels un certain pourcentage des transactions doivent �tre effectu�es avec des groupes cibles. Par exemple, le gouvernement am�ricain a adopt� des lois qui privil�gient les Am�ricains, les fournisseurs locaux, les petites entreprises et les entreprises appartenant � des membres des groupes minoritaires.

4.4.3 Ouverture et concurrence – L'appel d'offres ouvert est habituellement consid�r� comme la marque des march�s publics d'approvisionnement dans le cadre des demandes de soumissions et de l'octroi des march�s. Cette approche � l'appel d'offres ouvert a �t� adopt�e afin que le gouvernement puisse obtenir le meilleur rapport qualit�-prix pour les sommes qu'il d�pense. Qui plus est, en tant qu'entit� publique, le gouvernement cherche � uniformiser les r�gles du jeu en donnant aux fournisseurs des chances �gales d'obtenir les contrats du gouvernement. La concurrence s'est en outre r�v�l�e utile en incitant les entreprises et le gouvernement � r�duire les co�ts et � am�liorer la qualit� et a �galement stimul� l'innovation.

La lib�ralisation des r�gimes commerciaux et la r�duction du protectionnisme � l'�chelle mondiale sont �galement � l'origine d'une ouverture et d'une concurrence plus grandes. Par l'interm�diaire des accords commerciaux, les gouvernements s'affairent � r�duire les obstacles commerciaux tant internes qu'externes ainsi qu'� �largir le bassin de fournisseurs nationaux et internationaux qui pr�sentent des soumissions pour les march�s octroy�s par le secteur public.

4.4.4 Int�grit� et transparence – Les sp�cialistes des march�s publics d'approvisionnement doivent suivre une norme d'int�grit� et d'honn�tet� au-dessus de tout soup�on dans le cadre de toutes leurs relations d'affaires au sein et � l'ext�rieur du gouvernement. En tant que principaux intervenants dans la sollicitation, l'�valuation et la s�lection des fournisseurs ainsi que dans la gestion continue des march�s, les sp�cialistes de l'approvisionnement ne doivent pas seulement prendre les mesures ad�quates, mais doivent d�montrer qu'ils les prennent. Il est essentiel que le processus d'approvisionnement soit transparent et que les fournisseurs soient trait�s de fa�on juste et �quitable.

4.4.5 Gestion responsable – L'affectation prudente des fonds publics � l'appui de l'int�r�t public g�n�ral rev�t la plus haute importance dans le cadre du processus d'approvisionnement du gouvernement. Les gouvernements ont l'obligation d'optimiser l'utilisation des ressources afin de fournir aux contribuables le plus d'avantages possible. Ils cherchent en outre � g�rer les risques financiers, techniques et autres afin de s'assurer qu'ils peuvent s'acquitter de leur mandat. Cette saine gestion repose sur une politique d'approvisionnement claire, sur une surveillance rigoureuse et sur l'adoption de normes �lev�es en mati�re de comp�tences professionnelles visant toutes les personnes qui fournissent les produits et services au gouvernement. La gestion responsable des fonds publics garantit que les services gouvernementaux sont fournis aux bonnes personnes et favorise la confiance envers le gouvernement.

4.4.6 Int�r�ts divergents – L'approvisionnement du secteur public vise plusieurs buts et les d�cisions prises au sujet de l'approvisionnement comportent de nombreux volets. Il faut donc in�vitablement faire des compromis. Par exemple, bien que le gouvernement s'efforce d'accro�tre au maximum la concurrence et d'obtenir le meilleur prix en menant des appels d'offres pour l'octroi des march�s d'approvisionnement, le processus de participation est parfois si lourd et le co�t tellement �lev� que cela r�duit en fait la base d'approvisionnement. De m�me, bien que la gestion des risques soit essentielle, elle doit �tre concili�e avec des m�thodes de prestation de services aux citoyens nouvelles et de qualit� sup�rieure et qui comportent certains risques inh�rents.