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ARCHIVÉ - Rapport sur l'Examen de l'ébauche de la Politique sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor

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4.0 Contexte de l'approvisionnement

Le milieu de l'approvisionnement est devenu de plus en plus complexe et difficile au sein de la fonction publique. Les contribuables s'attendent une plus grande transparence et imputabilit. Les gouvernements doivent composer avec des restrictions budgtaires continues. Entre-temps, les nouvelles technologies, la diversification des sources d'approvisionnement et la gamme d'options toujours plus grande de fournisseurs font en sorte que les personnes charges des marchs publics d'approvisionnement doivent faire des choix difficiles.

une certaine poque, les marchs publics d'approvisionnement taient considrs comme une fonction de bureau du gouvernement qui consistait simplement traiter les bons de commande. Il n'en est plus ainsi. Aujourd'hui, les marchs publics d'approvisionnement exigent un ensemble de connaissances largement reconnues et mises en pratique par des spcialistes possdant une expertise trs perfectionne qui jouent un rle essentiel dans la qualit des services fournis aux citoyens.

4.1 Dfinition d'approvisionnement

Selon le dictionnaire des expressions relatives aux achats du National Institute for Governmental Purchasing (NIGP) des tats-Unis, l'expression approvisionnement est dfinie ainsi : [Traduction]  Acqurir par achat, location ou autrement des fournitures, services ou lments de construction; cela comprend toutes les fonctions qui se rapportent l'acquisition, y compris la description des exigences, le processus de slection et de sollicitation des sources, la rdaction et l'octroi des marchs ainsi que toutes les tapes de l'administration des marchs .

Qui plus est, pour l'Association canadienne de gestion des achats (ACGA), l'approvisionnement constitue le premier maillon de la chane d'approvisionnement, ce qui englobe galement les domaines fondamentaux des oprations et de la logistique.   La gestion de la chane d'approvisionnement consiste grer stratgiquement le flux des marchandises, des services et des connaissances, de mme que les relations au sein d'une entreprise et entre des entreprises, afin d'appuyer et de raliser les objectifs de l'entreprise. 

4.2 Incidence de l'approvisionnement au Canada

Le gouvernement du Canada achte plus de produits et de services de tous genres que toute autre institution au pays. Le gouvernement fdral dpense 13 milliards de dollars en approvisionnement chaque anne et fait plus de 500 000 transactions. Gnralement, la contribution de tous les paliers de gouvernement reprsente de 25  50 % du produit intrieur brut (PIB) de leur pays. Par consquent, les dpenses relatives aux marchs publics d'approvisionnement ont un effet puissant sur la vie et la prosprit de chaque citoyen, sur l'essor des collectivits dans lesquelles nous vivons et sur la russite conomique de nos pays dans un monde fortement comptitif. Une politique efficace d'approvisionnement peut garantir que les Canadiens reoivent le meilleur service possible, que le gouvernement reoit une juste valeur pour les sommes qu'il dpense et qu'une culture d'imputabilit est implante au sein du gouvernement du Canada.

4.3 Comparaison de l'approvisionnement dans les secteurs public et priv

Les principes d'une saine pratique d'approvisionnement des secteurs public et priv comportent certaines ressemblances. Au nombre des principes communs, mentionnons contribuer aux buts organisationnels; assurer la continuit de l'offre pour rpondre aux besoins oprationnels; maintenir des normes leves quant aux articles achets; tablir des relations de coopration entre les fournisseurs et les responsables des acquisitions et les clients internes; et rduire au minimum les cots sans sacrifier la qualit et les objectifs en matire de prestation et de service.

Toutefois, le milieu de l'approvisionnement des secteurs public et priv peut tre compltement diffrent. L'une des principales diffrences tient au fait que le secteur public ne s'arrte pas uniquement aux rsultats car il doit composer avec les intrts des nombreux intervenants tout en tenant compte des objectifs stratgiques gnraux. l'inverse, le secteur priv est principalement motiv par la maximisation des profits et les gains des actionnaires.

Il existe d'autres diffrences. L'approvisionnement dans le secteur public est rgi par une srie de lois, de rglements et de politiques. Les gouvernements mnent leurs activits en faisant preuve d'une quit, d'une ouverture et d'une transparence accrues pour garantir l'accs et le traitement quitable de tous les fournisseurs. De plus, ils ont la responsabilit supplmentaire de dmontrer qu'ils grent correctement les fonds publics. Si les spcialistes de l'approvisionnement dans le secteur public doivent respecter des normes juridiques et de comportement thique, les spcialistes du secteur priv disposent habituellement de plus de latitude pour prendre des risques calculs, innover et faire preuve d'entreprenariat afin d'atteindre les objectifs organisationnels.

4.4 Objectifs des marchs publics d'approvisionnement

4.4.1 Meilleur rapport qualit-prix – Obtenir le meilleur rapport qualit-prix pour les fonds publics dpenss constitue l'objectif principal des marchs publics d'approvisionnement et non pas simplement retenir la soumission la plus basse. Il est maintenant admis que le prix le moins lev ne se traduit pas ncessairement par le cot total le plus bas long terme. Le prix d'achat reprsente seulement la pointe visible de l'iceberg, qui est le cot total de l'acquisition ou du cycle de vie. Les cots totaux d'approvisionnement englobent tous les aspects lis au fonctionnement et l'entretien d'un produit pendant son cycle de vie. Ce cycle comprend l'inspection, la mise l'essai, les rparations, les mises niveau, la formation des utilisateurs et les cots associs aux pannes, au rendement rduit, la destruction et aux autres activits connexes. Pour dterminer  l'optimisation optimale des ressources , il faut analyser la capacit du fournisseur garantir la qualit, la quantit, la prestation, le prix et le service lis au produit de faon satisfaisante.

4.4.2 Rsultats socioconomiques – L'envergure des dpenses gouvernementales cre des occasions d'influencer l'conomie et le bien-tre collectif d'un pays ainsi que la place de ce pays dans l'conomie mondiale par l'entremise des chanes d'approvisionnement mondiales. Les gouvernements se servent de l'approvisionnement comme d'un outil stratgique pour rendre la protection de l'environnement obligatoire, pour stimuler l'conomie des rgions ou la croissance industrielle ainsi que pour prconiser des pratiques d'emploi justes pour le compte de leurs entrepreneurs. Par souci d'quit, les gouvernements soutiennent en outre qu'une attention particulire devrait tre accorde certains groupes de fournisseurs par l'entremise de programmes de marchs rservs aux termes desquels un certain pourcentage des transactions doivent tre effectues avec des groupes cibles. Par exemple, le gouvernement amricain a adopt des lois qui privilgient les Amricains, les fournisseurs locaux, les petites entreprises et les entreprises appartenant des membres des groupes minoritaires.

4.4.3 Ouverture et concurrence – L'appel d'offres ouvert est habituellement considr comme la marque des marchs publics d'approvisionnement dans le cadre des demandes de soumissions et de l'octroi des marchs. Cette approche l'appel d'offres ouvert a t adopte afin que le gouvernement puisse obtenir le meilleur rapport qualit-prix pour les sommes qu'il dpense. Qui plus est, en tant qu'entit publique, le gouvernement cherche uniformiser les rgles du jeu en donnant aux fournisseurs des chances gales d'obtenir les contrats du gouvernement. La concurrence s'est en outre rvle utile en incitant les entreprises et le gouvernement rduire les cots et amliorer la qualit et a galement stimul l'innovation.

La libralisation des rgimes commerciaux et la rduction du protectionnisme l'chelle mondiale sont galement l'origine d'une ouverture et d'une concurrence plus grandes. Par l'intermdiaire des accords commerciaux, les gouvernements s'affairent rduire les obstacles commerciaux tant internes qu'externes ainsi qu' largir le bassin de fournisseurs nationaux et internationaux qui prsentent des soumissions pour les marchs octroys par le secteur public.

4.4.4 Intgrit et transparence – Les spcialistes des marchs publics d'approvisionnement doivent suivre une norme d'intgrit et d'honntet au-dessus de tout soupon dans le cadre de toutes leurs relations d'affaires au sein et l'extrieur du gouvernement. En tant que principaux intervenants dans la sollicitation, l'valuation et la slection des fournisseurs ainsi que dans la gestion continue des marchs, les spcialistes de l'approvisionnement ne doivent pas seulement prendre les mesures adquates, mais doivent dmontrer qu'ils les prennent. Il est essentiel que le processus d'approvisionnement soit transparent et que les fournisseurs soient traits de faon juste et quitable.

4.4.5 Gestion responsable – L'affectation prudente des fonds publics l'appui de l'intrt public gnral revt la plus haute importance dans le cadre du processus d'approvisionnement du gouvernement. Les gouvernements ont l'obligation d'optimiser l'utilisation des ressources afin de fournir aux contribuables le plus d'avantages possible. Ils cherchent en outre grer les risques financiers, techniques et autres afin de s'assurer qu'ils peuvent s'acquitter de leur mandat. Cette saine gestion repose sur une politique d'approvisionnement claire, sur une surveillance rigoureuse et sur l'adoption de normes leves en matire de comptences professionnelles visant toutes les personnes qui fournissent les produits et services au gouvernement. La gestion responsable des fonds publics garantit que les services gouvernementaux sont fournis aux bonnes personnes et favorise la confiance envers le gouvernement.

4.4.6 Intrts divergents – L'approvisionnement du secteur public vise plusieurs buts et les dcisions prises au sujet de l'approvisionnement comportent de nombreux volets. Il faut donc invitablement faire des compromis. Par exemple, bien que le gouvernement s'efforce d'accrotre au maximum la concurrence et d'obtenir le meilleur prix en menant des appels d'offres pour l'octroi des marchs d'approvisionnement, le processus de participation est parfois si lourd et le cot tellement lev que cela rduit en fait la base d'approvisionnement. De mme, bien que la gestion des risques soit essentielle, elle doit tre concilie avec des mthodes de prestation de services aux citoyens nouvelles et de qualit suprieure et qui comportent certains risques inhrents.