ARCHIVÉ - Une stratégie pour la mise en oeuvre de la gestion des risques au sein de l'administration fédérale

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Appendice 2 :

Plateaux de mise en œuvre du Cadre amélioré

• Au départ, la mise en œuvre du Cadre amélioré pourra sembler complexe et quelque peu intimidante.  Il est également évident qu'en ces temps de ressources décroissantes et de priorités multiples, les ministères ne peuvent pas tout faire en même temps.  C'est pourquoi une stratégie a été définie pour permettre à ceux-ci d'aborder leur mise en œuvre par étapes.

Figure 2: Objectifs d'amélioration ministériels

Figure 2: Objectifs d'amélioration ministériels – Version textuelle

Le plateau 0 donne aux ministères l'occasion de mettre immédiatement en œuvre les solutions de projet et de planifier la stratégie, les tactiques et l'approche de mise en œuvre des trois prochains plateaux.  Ces solutions de projets comprennent la gestion des risques.  Grâce à cette approche, les ministères peuvent mettre en oeuvre les solutions qui augmenteront immédiatement la probabilité de réussite de certains projets.

Les organisations ne peuvent pas s'améliorer du jour au lendemain.  Les améliorations demandent du temps, du dévouement et de la persévérance.  Les plateaux 1 à 3 portent sur les processus organisationnels de plus grande envergure qui doivent être mis en place pour assurer la réussite répétée des projets à plus long terme. La mise en œuvre des solutions touchant à la fois les personnes et les processus ainsi que l'amélioration des secteurs de processus clés relevés ne survient pas qu'une seule fois.  Il s'agit plutôt d'un processus de nature cyclique dont les améliorations sont planifiées, mises en œuvre, revues, puis  peaufinée.

Les plateaux d'amélioration des ministères

Ces plateaux d'amélioration des ministères n'imposent pas la voie que ces derniers devront suivre pour s'améliorer, mais ils portent plutôt sur les étapes concrètes à suivre pour atteindre le but ultime consistant à améliorer sensiblement la capacité de l'administration fédérale à exécuter et à gérer ses projets de TI.  Élaborée indépendamment de toute méthodologie ou modèle d'amélioration, cette voie tient compte des constatations initiales du Cadre amélioré et des priorités fixées par les ministères fédéraux.

Plateau 0 : Solutions de projet et plans d'amélioration

Ce premier plateau vise à garantir que les ministères profiteront immédiatement de la mise en œuvre de solutions de projet particulières liées à la structure de régie d'un projet.  Il s'agit notamment de définir une analyse de rentabilité claire et explicite, la stratégie d'acquisition, le mandat du projet; les processus d'examen et de portes de sortie; les mécanismes de planification et de contrôle du projet, puis d'exécuter une évaluation des risques.

Le second objectif du plateau 0 est de garantir que les ministères planifient pour les trois prochains plateaux.  Sans un plan assorti de prévisions des ressources, il est improbable que les ministères atteignent les objectifs d'amélioration énoncés dans le Cadre amélioré.  Il est prévu que les ministères mettront en œuvre les solutions de projet et se doteront de plans touchant la mise en œuvre des trois prochains plateaux au plus tard en mars 1998.

Plateau 1 : Planification de projet

Ce plateau a trait aux phases initiales de tout projet, notamment la planification de projet, le suivi et la surveillance de projet, puis de gestion de la sous‑traitance.  Ces processus visent à lier les objectifs de projet à ceux de l'organisation et à répondre aux questions fondamentales de la planification :  quoi, qui, par qui, quand, comment et combien.  Ce plateau a pour objectif de garantir la saine planification des projets au sein des ministères fédéraux et de transformer une transparence suffisante en la réalisation de progrès concrets et ainsi permettre aux gestionnaires de prendre des mesures efficaces lorsque le projet s'écarte du plan.  C'est également au plateau 1 que des mesures sont adoptées pour perfectionner les gestionnaires de projet et établir les outils nécessaires pour appuyer ces derniers et le projet.  Les ministères devront avoir mis en œuvre ces améliorations au plus tard en mars 1999.

Plateau 2 : Planification des produits

Le plateau 2 tente d'établir, au niveau des ministères, les contrôles à utiliser et les processus à suivre pour garantir :

• que la modification des exigences suit un processus de gestion du changement efficace et clairement défini;
• que l'intégrité des produits est maintenue pendant la durée du projet;
• que la qualité des produits est acceptable, en fonction des paramètres établis.

Des mesures continuent à être prises afin de garantir la mise en œuvre des solutions de processus et l'élaboration du cadre de gestion de projet.

Plateau 3 : Efficacité organisationnelle

Le troisième plateau a pour objet de faire en sorte que les processus et les pratiques établis au cours des plateaux 0 à 2 deviennent la façon de procéder des ministères fédéraux en ce qui concerne tous leurs projets.  Il vise à garantir que les meilleurs processus mis en œuvre dans un projet au sein d'un ministère sont appliqués aux autres projets au sein de l'organisation.  Les questions de portée générale comme la formation du personnel et la documentation des processus sont également abordées à ce niveau.

Plateau 4 : Amélioration continue

Le dernier plateau porte sur l'amélioration continue de l'efficacité organisationnelle des ministères lorsqu'ils gèrent et exécutent des projets (p. ex. exécuter des projets plus rapidement et mieux).  Il traite également des techniques quantitatives utilisées pour mesurer et améliorer les processus.

Cette voie d'amélioration orientera la mise en œuvre du Cadre amélioré par l'établissement de priorités, d'objectifs et de délais clairs.