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ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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6.0 Suivre

Les ministères doivent accroître leur capacité d'évaluer le risque de façon continue et rédiger des rapports sur les progrès des plans de continuité des opérations et des activités de conversion. Des rapports de situation produits dans le cadre de cette étape, feront avancer le processus pour la continuité des opérations et contribueront à déclencher les mesures de gestion appropriées, comme l'application de plans d'urgence, la déclaration d'une situation de crise ou la reprise d'une fonction de gestion. Un suivi inadéquat peut mener à des mesures dépourvues d'efficacité ou à une grande confusion, causant éventuellement des interruptions dans les opérations.

6.1 Processus

Processus intégré pour assurer la continuité des opérations

Note : L'activité de suivi est inspirée de l'étape « Suivre » de l'IGL [CRM Guidebook, chapitre 7,
page 73].

L'étape du suivi consiste à rassembler des renseignements sur les progrès des activités de conversion et des plans d'action et à intégrer les problèmes et les risques détectés au processus pour la continuité des opérations. D'autres indicateurs qui pourraient mener à l'application d'interventions d'urgence devraient aussi faire l'objet d'un suivi. Cette activité offre aux ministères un contexte organisé leur permettant :

d'évaluer de façon continue les aspects qui pourraient mal tourner;
de déterminer à quels risques il est important de s'attaquer, et quels risques pourraient avoir des conséquences négatives sur la continuité de leurs opérations; et
de mettre en œuvre des stratégies visant à atténuer ces risques.

Cette étape est généralement fondée sur des mécanismes de communication existants tels que des rapports d'avancement de projets, de gestion du risque continue, de vérification et de validation et d'assurance de la qualité. L'objectif de l'étape du suivi comporte deux volets :

Premièrement, les ministères doivent s'assurer que les plans élaborés à l'étape précédente sont mis en œuvre conformément aux objectifs définis; et
Deuxièmement, les ministères doivent suivre de près les problèmes et les risques pour déclencher les plans d'action de la gestion, ainsi que tout autre indicateur pouvant mener à l'application d'interventions d'urgence.

6.2 Circulation des données

Figure 7 – Circulation de données – Étape « Suivre »

Les données suivantes sont nécessaires.

Données

Tableau 11 : Entrée de données – étape « Suivre »
Entrée de données	Description
Fiche(s) de renseignements sur le risque	Renseignements obtenus au cours de l'étape « Planifier », incluant les plans d'action.
Plan de préparation pour la continuité des opérations	Renseignements obtenus au cours de l'étape « Planifier », incluant les procédés à mettre en œuvre.

Résultats attendus

Les documents produits au terme de cette étape sont les suivants :

Fiche(s) de renseignements sur le risque révisée, incluant l'état du risque;
Rapports de situation (verbaux et/ou écrits); et
Plans actualisés.

6.3 Techniques et outils

Le tableau 12 résume les techniques et outils employés pour cette activité. On trouvera des précisions à ce sujet dans les annexes ou dans les documents cités.

Tableau 12 : Techniques et outils pour suivre les risques
Activité	Techniques et outils
Suivre	Procédures détaillées — étape « Suivre » (Annexe T); Fiches de renseignements sur le risque (Annexe I); Tableau de suivi de la mise en œuvre des plans d'action [CRM Guidebook, chapitre A-30, page 461]; et Rapport de situation du risque – dont la structure peut être similaire au tableau de suivi des risques (concept semblable au tableau de suivi de la mise en œuvre des plans d'action) [CRM Guidebook, chapitre A-30, page 461].

6.4 Lignes directrices et conseils

Voici des lignes directrices et des conseils qui peuvent faciliter la réalisation de cette étape.

Établir une méthode efficace de collecte de données en utilisant comme tremplin les activités courantes de collecte de données dans les divers projets de l'an 2000;
S'assurer que la mise en œuvre des plans d'action et la fermeture des risques sont identifiés et documentés adéquatement;
S'assurer que des rapports de situation sont produits dans les délais et fournir des renseignements sur les risques;
Utiliser des outils automatisés pour trouver des documents existants (plans, rapports de situation, FRR, etc.) et des jalons clés.