ARCHIVÉ - Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information - Partie II - Solutions pour l'application des principes

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2. Survol du cadre amélioré

Le gouvernement s'est engagé à améliorer l'efficacité de ses programmes et services au moyen de la technologie de l'information. Le Bureau de gestion des projets a été créé sous les auspices du SCT. Sa mission : guider les ministères qui entreprennent des projets de technologie de l'information ou de gestion de l'information afin que ces projets :

• satisfassent aux besoins des fonctions ou services qu'ils sont sensés soutenir;
• produisent tous les avantages escomptés;
• respectent le calendrier et le budget établis.

2.1 Principes du cadre amélioré

En collaboration avec quelques ministères, le Bureau a publié en mai 1996 un Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information. Tout en respectant les orientations générales énoncées par le Conseil du Trésor, le cadre devrait aider les ministères à améliorer leurs pratiques de gestion des projets liés à la technologie de l'information en servant de guide.

Le cadre énonce quatre principes définissant de manière générale comment les projets doivent être gérés.

Premier principe : les projets sont axés sur les orientations opérationnelles

Les projets entrepris visent à soutenir les opérations de manière efficace et économique. Avec la direction et les principaux utilisateurs, les commanditaires de projet⁽²⁾, les chefs de projet⁽³⁾ et les gestionnaires de projet⁽⁴⁾ veillent à ce que les projets atteignent leurs objectifs et produisent les avantages escomptés.

Deuxième principe : Les responsabilités sont clairement définies

Les projets liés à la technologie de l'information peuvent s'avérer complexes. Les responsabilités de tous les intervenants doivent être clairement définies, et de même les pouvoirs délégués à chacun. Il est essentiel que les problèmes soient rapidement résolus afin d'éviter qu'ils sabotent le projet et empêchent la production des avantages escomptés.

Troisième principe : les gestionnaires de projet sont formés et travaillent dans une discipline générale

Le gestionnaire est la clé de la réussite d'un projet, qui ne peut sans lui produire les avantages escomptés. Il devrait par conséquent avoir la formation, les compétences et l'expérience nécessaires compte tenu de l'envergure et des risques du projet. Il faut adopter une méthode commune de perfectionnement ou d'acquisition des gestionnaires de projet fondée sur des pratiques, des outils et des méthodes d'usage général dans la fonction publique fédérale.

Quatrième principe : les décisions en matière de gestion de projet reposent sur la gestion des risques

Par le passé, le gouvernement a généralement insisté sur le respect des échéances. Les ministères se sont donc souvent hâtés malgré les signes de problèmes ou de risques. La gestion des risques permet la prise de décisions rigoureuse et proactive, de sorte que :

• les problèmes potentiels sont continuellement évalués;
• l'organisation détermine quels risques requièrent l'adoption de mesures;
• l'organisation met en œuvre les stratégies appropriées.

Il faut que les projets soient planifiés, organisés et structurés de manière à garantir leur succès; cela, depuis leur organisation et leur planification initiales, jusqu'à leur conception, élaboration et mise en œuvre.

Par le passé, les ministères ont trop souvent concentré leur attention sur le projet et les questions connexes, tandis que les causes véritables des problèmes restaient masquées. C'est pour cette raison que l'ordre et la formulation des quatre principes ont été choisis avec soin. Chacun représente une étape vers la réussite. Tous sont essentiels à la création d'un environnement propice à la réussite des projets.

La figure ci-dessous illustre cette idée de progression et de structure, et situe les principes les uns par rapport aux autres.

Figure 1 : Pyramide du cadre amélioré

2.2 Pratiques rattachées au cadre amélioré

Jusqu'ici, la fonction publique a pu attribuer le succès des projets en technologie de l'information aux efforts héroïques des équipes responsables. Celles-ci ont souvent été forcées de travailler dans l'isolement, sans le soutien ou la compréhension de leurs collègues du secteur de la technologie de l'information ou des opérations. Leur succès a été tributaire de la créativité, de la détermination et du travail acharné de leurs membres. La pyramide du cadre amélioré montre la nécessité d'avoir plusieurs couches de soutien pour garantir la réussite d'un projet. La présence de toutes les couches assure qu'un projet est bien intégré aux processus organisationnels et qu'il est effectivement considéré comme partie intégrante de ces processus.

À chaque couche est associé un certain nombre de pratiques de soutien.

Les orientations opérationnelles (premier principe) constituent en quelque sorte les fondations, essentielles au succès. Voici quelques exemples des pratiques qui leur sont rattachées :

• projets compatibles avec le plan d'activité et le plan de gestion de l'information du ministère;
• analyse de rentabilisation complète du projet;
• pleine participation des clients à toutes les phases du projet.

Lorsqu'un ministère a conçu un projet en harmonie avec ses orientations opérationnelles, il doit définir les responsabilités des différents intervenants (deuxième principe). Cette couche assure la définition et la communication des pratiques suivantes :

• la responsabilité du ministère à l'égard du projet;
• le rôle du SCT relativement au cadre du projet;
• le rôle d'entrepreneur de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
• les responsabilités précises des divers intervenants;
• le degré de préparation de l'organisation;
• le rôle, les responsabilités et les pouvoirs exacts du commanditaire, du chef et du gestionnaire du projet;
• les compétences que doivent posséder les membres de l'équipe responsable du projet
• l'attribution des responsabilités et fonctions de base à l'intérieur du ministère concerné.

La troisième couche, la discipline générale (troisième principe) a trait au perfectionnement des gestionnaires de projet dans la fonction publique et vise à garantir que ceux-ci possèdent les connaissances, les compétences et l'expérience requises pour gérer les projets, compte tenu de leur envergure, de leur complexité et de leur profil de risque. Voici quelques-unes des pratiques qui y sont associées :

• une discipline uniforme;
• un programme général de perfectionnement pour l'ensemble de la fonction publique;
• une culture encourageant l'apprentissage continu
• un réseau de soutien.

Ces trois couches (orientations opérationnelles, responsabilités et discipline générale) correspondent aux pratiques organisationnelles à mettre en place pour garantir le succès des projets. À l'intérieur des projets eux-mêmes, la prise de décision(quatrième principe) est associée aux pratiques suivantes :

• les décisions tiennent compte des risques et les projets sont structurés de manière à rendre les risques gérables;
• réalisation du projet en fonction de points de contrôle;
• choix et utilisation de méthodes et d'outils permettant la gestion des risques, l'évaluation de la complexité, la production rapide de résultats, la gestion du changement et la mesure;
• un certain nombre de personnes sont formées pour utiliser les méthodes et outils communs.

2.3 Retombées de la mise en œuvre du cadre amélioré

Le SCT a demandé aux ministères d'appliquer dans la mesure du possible le cadre aux projets en cours liés à la technologie de l'information. Il leur a aussi demandé d'utiliser le cadre pour tous leurs projets futurs en gestion de l'information ou en technologie de l'information, et d'attester que les projets qu'ils soumettent à son approbation respectent de fait le cadre. Les ministères devront faire preuve d'intelligence dans leur application des différents éléments du cadre, c'est-à-dire tenir compte de la taille et des risques de chaque projet. Les avantages attendus de la mise en œuvre du cadre amélioré sont nombreux.

Parmi les avantages⁽⁵⁾ enregistrés et publiés mentionnons :

• Un environnement plus ouvert, caractérisé par une plus grande coopération entre les spécialistes en technologie de l'information et le personnel des organisations clientes.
• Une meilleure compréhension des risques inhérents à l'élaboration de logiciels, ainsi que de la nécessité de gérer ces risques. La gestion continuelle des risques accroît la rigueur, ce qui facilite la prise de décisions proactives, l'évaluation continuelle des problèmes éventuels, l'identification des risques nécessitant l'adoption de mesures et la mise en œuvre de stratégies appropriées.
• Une amélioration de la productivité, rendant ainsi possible la réalisation d'un plus grand nombre de projets sans accroître l'effectif.
• Une diminution des coûts de développement, permettant de faire plus avec les mêmes budgets.
• Une clientèle plus satisfaite en raison de l'amélioration de la qualité et de la diminution du temps d'exécution.
• Une diminution des erreurs et des défauts.
• Une amélioration de la planification, y compris une réduction appréciable du nombre de retard.
• Une diminution du nombre de reprises grâce à une meilleure identification des causes profondes des problèmes.

La mise en œuvre du cadre amélioré permettra aux ministères de retirer des avantages et des effets similaires de leurs investissements en technologie de l'information, ce qui permettra d'améliorer l'efficacité des programmes et services et les rendra plus économiques.