ARCHIVÉ - Comité externe d'examen de la GRC

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Section II : Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Le Rapport sur les plans et priorités de 2007-2008 prévoit un résultat stratégique :

Le Comité externe d'examen de la GRC vise à exercer une influence positive sur la façon dont les questions relatives aux relations de travail sont réglées au sein de la GRC.

Pour atteindre ce résultat stratégique, le Comité a distingué deux activités de programme :

1. Examen indépendant, opportun, équitable et impartial des cas, menant à la formulation de conclusions et de recommandations judicieuses dans tous les cas renvoyés devant le Comité externe.
2. Diffusion de renseignements sur le rôle du Comité externe et sur ses conclusions et recommandations, ainsi que sur les principes juridiques pertinents.

Activité de programme 1 :  Examen indépendant, opportun, équitable et impartial des cas, menant à la formulation de conclusions et de recommandations judicieuses dans tous les cas renvoyés devant le Comité externe.

Ressources financières (en milliers de dollars)

Dépenses prévues*	Autorisations	Dépenses réelles
905	1 285	1 016

* Cette ventilation des ressources n'a pas été rajustée en fonction de la répartition de 80 % (activité de programme 1) et 20 % (activité de programme 2) du Comité pour chaque activité de programme.

 

Ressources humaines (ETP)

Prévues	Réelles	Différence
7	8	1

Le Comité continue à consacrer environ 80 % de son temps et de ses ressources à l'examen des cas. La rémunération de la présidente du Comité et des employés (non compris les cotisations au régime d'avantages des employés) a atteint cette année 548 794 $ et les dépenses de fonctionnement, 300 852 $.

Contexte

En ce qui concerne sa première activité de programme, le Comité a pour mandat d'effectuer un examen impartial des cas. Les griefs au deuxième palier, de même que les appels relatifs à des mesures disciplinaires, de renvoi et de rétrogradation portent sur des différends qui n'ont pas été réglés aux stades initiaux du règlement des différends. Les enjeux gravitent donc souvent autour de problèmes complexes, épineux et délicats qui exigent une analyse approfondie.

Le mandat principal du Comité consiste en l'examen des cas et la formulation de conclusions et de recommandations. Le Comité a un arriéré de cas, consistant dans les cas dont il est saisi depuis plus d'un an. En outre, ce dernier continue à être saisi de cas de plus en plus complexes et délicats.

i)  Renvois

Le Comité ne peut pas prévoir le nombre de cas qui lui seront renvoyés pendant l'année.
On peut voir au tableau ci‑dessous le nombre de cas qui lui ont été renvoyés durant cet exercice, par rapport aux exercices précédents.

Il y a eu plus de cas renvoyés au Comité au cours de cet exercice qu'au cours de l'exercice précédent. En effet, le Comité a été saisi de 38 griefs, contre 30 l'exercice précédent. Trois appels relatifs à des mesures disciplinaires ont été renvoyés au Comité, mais celui-ci n'a été saisi d'aucun nouvel appel en matière de renvoi ou de rétrogradation.

ii)  Cas réglés

Le nombre de dossiers réglés par le Comité peut varier selon le degré de complexité et le nombre de questions soulevées. Dans le cas des griefs, l'objectif du Comité est d'en arriver à formuler une recommandation dans les trois mois suivant la réception du cas. Pour ce qui est des mesures disciplinaires et des mesures de renvoi et de rétrogradation, le Comité s'efforce de respecter un délai de six mois.

Il existe actuellement un délai d'attente avant que les cas ne soient examinés, et c'est surtout pour cette raison que ces normes de service ne sont pas respectées. Le Comité s'efforce néanmoins de le faire parce qu'il est déterminé à formuler des recommandations dans les délais; à cette fin, il a demandé et obtenu des ressources additionnelles à court terme. Il s'est toutefois révélé difficile de mettre les ressources en place et de conserver l'effectif. Le Comité continue à demander des fonds pour une période indéterminée, qui l'aideraient à accomplir son mandat.

En 2007-2008, le nombre de cas réglés a diminué. Le Comité a en effet examiné 31 cas cette année. Cette baisse a été due en partie à l'examen de deux dossiers très longs et complexes, un consistant en une plainte de harcèlement et l'autre, en un appel en matière de renvoi et de rétrogradation, et en partie aussi au temps supplémentaire que la présidente et le personnel opérationnel ont dû consacrer à des questions organisationnelles et stratégiques.

En ce qui concerne les griefs, 26 dossiers ont été réglés. Le Comité a réglé quatre dossiers d'appel relatifs à des mesures disciplinaires. Il a formulé des conclusions et recommandations dans un dossier de renvoi et de rétrogradation. Le tableau ci‑dessous montre le nombre de cas réglés durant l'exercice visé comparativement aux exercices précédents :

Les types de griefs réglés durant l'exercice appartenaient aux catégories générales suivantes :

iii)  Appels pour mesures disciplinaires et mesures de renvoi et de rétrogradation

Au cours de l'exercice visé, le Comité a complété quatre dossiers relatifs à des mesures disciplinaires. L'un d'entre eux a été présenté par un membre, tandis que les trois autres consistaient en un appel par des commandants divisionnaires (des « CO »). Un de ces appels par des CO comportait aussi un appel incident par un membre. Un appel portait sur une sanction consistant dans l'ordre de démissionner dans un délai de 14 jours, faute de quoi le membre serait renvoyé.

iv)  Cas de renvoi et de rétrogradation

Le Comité a formulé des conclusions et recommandations dans un cas de renvoi et de rétrogradation en 2007‑2008, seulement le cinquième de toute son histoire.

v)  Conclusion

En tout, 41 cas ont été portés à l'attention du Comité au cours de l'exercice, et 31 ont été réglés. À la fin de l'exercice, 69 cas étaient toujours en cours d'examen, dont 58 griefs, 11 appels relatifs à des mesures disciplinaires, mais aucun appel relatif à des mesures de renvoi ou de rétrogradation. On peut voir au tableau ci‑dessous le cheminement des cas et l'état général des cas dont le Comité était saisi au début et à la fin de cet exercice.

Aperçu de la charge de travail du Comité

	Griefs	Mesures disciplinaires	Mesures de renvoi et de rétrogradation	Total
Cas à traiter à la fin de l'exercice 2006‑2007	46	12	1	59
Cas portés à l'attention du Comité en 2007-2008	38	3	0	41
Cas examinés en 2007-2008	26	4	1	31
Cas à traiter à la fin de l'exercice 2007‑2008	58	11	0	69

Résultat escompté

Le résultat escompté pour l'activité de programme 1 est exprimé dans l'activité comme telle : tous les destinataires des rapports de conclusions et de recommandations du Comité et des sommaires de ces rapports sont mieux informés grâce aux recommandations indépendantes reçues du Comité et utilisent ces connaissances pour prendre des décisions concernant les relations de travail.

Analyse du rendement

Le Comité a formulé de nombreuses conclusions et recommandations en 2007-2008. Cependant, le Comité n'a pas fait autant de progrès qu'il l'aurait souhaité dans le domaine de l'examen des cas et de la réduction de l'arriéré. Il a cerné plusieurs obstacles à des progrès sur ce plan, y compris un accroissement des exigences de production de rapports organisationnels et la pénurie des ressources requises à cet égard, ainsi que les difficultés qu'il a connues dans ses tentatives de tirer le plus grand parti possible des fonds temporaires. Ces aspects sont discutés en plus grand détail dans la section « Leçons apprises ». Le Comité a poursuivi ses efforts en vue d'obtenir un financement à long terme pour s'attaquer aux éléments qui ont entravé les progrès par rapport à l'arriéré dans le domaine de l'examen des cas.

Le Comité a continué à mettre en oeuvre sa stratégie de réduction de l'arriéré en utilisant des fonds venant de la réserve de gestion pour doter trois postes temporaires. Il a élargi son processus d'examen préalable et, d'après les premiers indices, cette initiative contribuera à l'efficience du Comité. Le titulaire du poste LA-01 s'occupe de l'examen préalable des cas avant qu'ils ne fassent l'objet d'une analyse plus poussée. Cette personne examine les dossiers au moment de leur envoi au Comité pour déterminer ceux qui peuvent être traités de façon plus expéditive et ceux pour lesquels il faut obtenir une documentation supplémentaire. Cet examen initial permet également de cerner les enjeux juridiques et la jurisprudence du Comité dans le domaine. Ce travail préalable allège la charge de travail des ETP LA-2(1) lorsqu'ils font une analyse plus poussée du dossier. Cela a également pour effet de créer un poste de perfectionnement, qui contribue à la planification de la relève du Comité. La dotation de l'autre poste LA-02(1) a certes contribué à la capacité opérationnelle du Comité de présenter des analyses approfondies à la présidente, aidant ainsi cette dernière à formuler des conclusions et recommandations.

Le Comité a maintenu ses dossiers de recherche et ses outils de recherche et il a encouragé la formation continue des membres du personnel pour assurer l'actualité de leurs connaissances au sujet des enjeux en évolution constante dans les domaines juridiques et des relations de travail. Chaque employé a participé à une formation relative aux exigences actuelles et liée, dans certains cas, au perfectionnement professionnel.

Le Comité a continué de donner suite à son engagement à maintenir un environnement optimal pour le personnel du CEE, et s'est ainsi doté d'un effectif expérimenté et qualifié pour relever les défis touchant l'examen des dossiers.

En 2007-2008, le Comité a doté tous les postes d'une durée indéterminée. Il a régulièrement tenu des réunions avec le personnel et il est resté fidèle à sa tradition de consulter tous les membres du personnel au sujet de l'élaboration et de la modification de ses politiques.

Le Comité a élaboré de nouvelles politiques pour optimiser le milieu de travail, y compris une politique sur le télétravail, et il a révisé sa politique sur le règlement des conflits. Il a continué à surveiller ses politiques sur les ressources humaines pour veiller à ce qu'elles procurent le maximum d'avantages à ses employés. Le Comité a également entrepris un examen pilote de l'utilisation d'un point d'accès confidentiel externe, allant de pair avec ses mécanismes de règlement des conflits établis.

Le Comité a continué d'évaluer ses activités de sorte à prévoir et à planifier les nouveaux défis et à combler les lacunes déjà cernées.

Un plan d'action a été élaboré pour le Comité afin de souligner son vingtième anniversaire, qui surviendra durant l'exercice 2008-2009. Ce plan inclut des activités de liaison et une publication à l'occasion du vingtième anniversaire.

Le Comité s'est penché sur les principaux enjeux soulevés dans l'évaluation du CRG, y compris InfoSource, l'accès à l'information et l'élaboration d'un plan d'évaluation pluriannuel. Vu l'évaluation faite de l'ensemble de la Gendarmerie à l'issue des rapports du Groupe de travail Brown et du Comité des comptes publics, la mise en oeuvre du plan d'évaluation a été reportée.

Le Comité a poursuivi ses efforts visant à élaborer une infrastructure plus robuste pour répondre aux exigences organisationelles et intégrer ces exigences dans son cadre opérationnel afin de détourner le moins de ressources opérationnelles possible pour les initiatives organisationnelles et de permettre au personnel opérationnel de se concentrer sur l'examen des cas.

En 2007-2008, le Comité a doté, au moyen de fonds temporaires, un poste de soutien administratif. Pour des raisons de classification, il a été incapable de doter l'autre poste financé au moyen de la réserve de gestion (un poste de FI-03), mais il a travaillé avec son fournisseur de services en RH pour trouver une solution au problème. Le financement temporaire a permis au Comité de consacrer une partie des fonds à des changements, y compris à des améliorations de son bureau du greffe, à un soutien organisationnel additionnel grâce au recours à des experts‑conseils et à une plus vaste planification quand à l'état de ses locaux.

Le Comité a participé activement au projet actuel d'élaboration d'un modèle de prestation de services, qui est une initiative financée par le Conseil du Trésor en vue d'élaborer un modèle de services partagés pour le soutien en matière de ressources humaines dans le cas des petits organismes.

Le Comité a fait des efforts continus pour travailler avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et le ministère de la Sécurité publique afin de trouver des fonds stables et à long terme lui permettant de remédier à la pénurie de ressources dans les domaines du soutien organisationnel et administratif.

Activité de programme 2 : Diffusion de renseignements sur le rôle du Comité externe et sur ses conclusions et recommandations, ainsi que sur les principes juridiques pertinents.

Ressources financières (en milliers de dollars)

Dépenses prévues*	Autorisations	Dépenses réelles
287	321	198

* Cette ventilation des ressources n'a pas été rajustée en fonction de la répartition de 80 % (activité de programme 1) et 20 % (activité de programme 2) du Comité pour chaque activité de programme.

 

Ressources humaines (ETP)

Prévues	Réelles	Différence
2	2	0

Le Comité estime consacrer 20 % de son temps et de ses ressources à des tâches liées à sa seconde activité de programme. La rémunération de la présidente du Comité et des membres du personnel (non compris les cotisations au régime d'avantages des employés) ont représenté 137 198 $ pour l'exercice et les dépenses de fonctionnement, 75 213 $.

Résultat escompté

Le résultat escompté pour l'activité de programme 2 est le suivant : à la GRC, les utilisateurs des outils de communication du Comité externe sont mieux informés lorsqu'ils participent aux procédures régissant les relations de travail à la Gendarmerie et connaissent mieux les dispositions législatives, les dispositions réglementaires et les politiques pertinentes. À l'extérieur de la GRC, les utilisateurs des outils de communication du Comité externe comprennent mieux le processus de gestion interne de la GRC et, en général, les principes juridiques pertinents.

Analyse du rendement

Le Comité estime que son rôle de communication avec les intervenants est indispensable à l'accomplissement efficace de son mandat. Il utilise un certain nombre d'outils pour les activités de liaison, y compris son site Web (www.erc-cee.gc.ca), sa publication trimestrielle Communiqué, des demandes de renseignements ainsi que des activités courantes de formation, des réunions et des initiatives de renforcement de la capacité. Une revue de chaque domaine de l'activité de liaison s'ensuit. Les données présentées sont basées sur le système interne d'enregistrement des activités de liaison du Comité.

En 2007-2008, le Comité s'est employé à solidifier la liaison et à mieux faire connaître le travail du CEE. Cela permet de faire connaître le travail du Comité en plus de contribuer à la transparence de son travail ainsi qu'à une ouverture et une compréhension en ce qui concerne les décisions relatives aux relations de travail et les politiques et pratiques s'appliquant à la GRC.

En 2007-2008, toutes les conclusions et recommandations de même que les décisions subséquentes du commissaire ont été résumées et diffusées sur le site Web (www.erc-cee.gc.ca) dès que possible, dans les deux langues officielles. Les documents de formation utilisés dans des séances de formation antérieures sont également affichés sur le site Web. C'est le cas également des rapports clés, y compris des rapports annuels et des rapports gouvernementaux (RPP, RMR) ainsi que d'autres documents.

Durant l'exercice 2007-2008, le Comité a publié le Communiqué quatre fois. La publication renfermait des articles sur des sujets d'intérêt, comme les caractéristiques d'un bon grief, sur la présentation du Comité au Groupe de travail Brown et sur ses démarches de liaison.

Durant l'exercice, le Comité a tenu des réunions avec divers intervenants :

• la présidente du Comité est intervenue à la Conférence des représentants et sous‑représentants des relations fonctionnelles de la région du Pacifique de la GRC;
• la présidente et la directrice exécutive du Comité ont comparu devant le Groupe de travail Brown;
• la présidente du Comité a comparu devant le Comité permanent des comptes publics relativement à l'examen fait par ce dernier de la vérification par la vérificatrice générale de l'administration des pensions et de l'assurance à la GRC effectuée en novembre 2006;
• la présidente et des membres du personnel du Comité ont assisté à la réunion annuelle des RRF de la GRC nouvellement élus;
• des membres du personnel du Comité se sont rendus au bureau régional de l'Atlantique pour la coordination des griefs (BCG) de la GRC;
• la présidente et des membres du personnel du Comité ont pris la parole devant des arbitres de niveau I de la GRC;
• des membres du personnel ont participé à trois visites de détachement de la GRC, y compris deux occasions de co‑patrouille.

Le Comité a répondu à 96 demandes de renseignements, dont certaines étaient simples, tandis que d'autres portaient sur des questions juridiques complexes. Il a répondu dans un délai moyen de quatre jours et, dans certains cas, a fourni des renseignements additionnels dans des réponses plus détaillées à plus longue échéance.

Le Comité a élaboré un plan formel pour souligner son vingtième anniversaire durant l'exercice 2008-2009, comprenant un élément de liaison.  Le Comité a également élaboré un plan d'évaluation pluriannuel englobant la liaison. Comme nous l'avons déjà signalé, en raison de l'évaluation actuellement en cours à l'échelle de la GRC, la mise en oeuvre de ce plan est en suspens.

Leçons apprises

Nécessité de participer au processus d'examen de la GRC

Un des aspects les plus importants de l'exercice 2007-2008 a été la nécessité pour le Comité de consacrer des ressources à la question de la gouvernance et du changement culturel à la GRC. En tant qu'élément central du régime des relations de travail de la GRC, le Comité a contribué en comparaissant devant le Comité permanent des comptes publics ainsi qu'en rédigeant des observations destinées au Groupe de travail Brown et en comparaissant devant celui‑ci. En outre, il a examiné attentivement les rapports résultants et a fait des commentaires et communiqué une rétroaction à ce sujet à divers intervenants. Bien qu'il se réjouisse de sa participation à ces processus et estime que son point de vue particulier ait enrichi les discussions, cela a consommé énormément de ressources. En tant que micro‑organisme ne comptant que six ETP pour une période indéterminée, le Comité a dû consacrer une part considérable de son temps et de son énergie, surtout aux échelons les plus élevés, à ces enjeux stratégiques importants.

Par conséquent, le Comité a conclu qu'il est essentiel de se doter des capacités nécessaires pour réaliser les activités stratégiques, même au sein des petits organismes, mais que cela est souvent ignoré lors de la répartition des ressources. En 2007-2008, le Comité a réaffecté temporairement son personnel pour soutenir ces activités stratégiques, en fonction des besoins immédiats, au détriment de l'examen des cas.

Défis liés aux fonds temporaires pour les micro-organismes

En 2007‑2008, le Comité a obtenu des fonds temporaires de la réserve de gestion, y compris des fonds sur deux ans pour le soutien organisationnel. Depuis 2006, il a reçu des fonds opérationnels sur cinq ans, devant être versés de façon décroissante à compter de 2008‑2009. Malheureusement, diverses questions ont empêché le Comité de tirer parti de ces fonds autant qu'il l'aurait voulu.

Le Comité a connu des retards en matière de classification auprès de son fournisseur de services en RH pour ce qui est de classer les postes temporaires; il reste d'ailleurs un poste qui n'a pas été classé.

Comme les fonds fournis n'étaient pas indéterminés, mais simplement pour une période déterminée, les choix en matière de dotation étaient nécessairement limités, et le Comité n'a pas réussi à doter au complet les postes au moyen de détachements et d'échanges. Ce n'est qu'à l'automne 2007 que tous les ETP (existants déjà dans le budget de services votés et obtenus grâce au financement par la réserve de gestion de 2006) ont été entièrement dotés au Comité. En moins de quelques mois, deux des postes temporaires étaient de nouveau à pourvoir, en large partie parce qu'ils ne pouvaient pas être dotés pour une période indéterminée.

L'existence de postes à pourvoir a réduit le volume de travail pouvant être accompli pour l'examen des cas. Le temps considérable consacré à la classification et à la dotation des postes a réduit la capacité du Comité d'accomplir tous les progrès voulus au moyen des fonds venant de la réserve de gestion. En outre, chaque nouveau processus de sélection a exigé l'attention de la directrice exécutive/avocate principale et d'autres membres du personnel du Comité, absorbant ainsi du temps qui aurait autrement été consacré à l'examen de cas, et ce, même après l'achèvement du processus de dotation. En effet, la directrice exécutive/avocate principale a ensuite dû s'occuper de perfectionner les capacités des nouveaux employés, une tâche certes importante et valable, mais qui a détourné nécessairement de l'attention qui aurait dû  être consacrée à l'examen de cas.

Absence de ressources pour le soutien organisationnel

Des modifications importantes apportées sur les plans de la reddition de comptes et de la production de rapports ont augmenté le volume de ressources que le Comité doit consacrer à des fonctions organisationnelles. Ce dernier doit en effet respecter les mêmes exigences de reddition de comptes et de production de rapports que les grands ministères. Les pressions organisationnelles exercées sur le Comité n'ont pas diminué, et tous les employés aident ce dernier à assumer ses responsabilités.

Vu le manque de capacité organisationnelle du Comité, il a fallu détourner des employés de l'examen de cas pour leur permettre de s'occuper de ces initiatives obligatoires liées à la gouvernance. En outre, ces exigences organisationnelles accaparent une bonne part du temps de la présidente et de la directrice exécutive/avocate principale, ce qui réduit d'autant la capacité opérationnelle. La durée limitée des fonds temporaires, qui sont certes utiles, ne répond pas au besoin de créer une section permanente et stable de soutien organisationnel.