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L’activité de programme « Gestion et orientation organisationnelles » fournit une orientation organisationnelle, des services de Ressources humaines (RH), un contrôle et des services juridiques pour appuyer et gérer l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Elle assure également la mise en œuvre de processus modernes de gestion et la promotion de l’efficacité organisationnelle.
L’activité de programme « Gestion et orientation organisationnelles » se compose de trois sous-activités de programmes : orientation organisationnelle, ressources humaines et contrôle.
La fonction de vérification interne de l’ASFC contribue à des changements positifs et consiste à fournir des services et des rapports de qualité à valeur ajoutée au président, au Comité de vérification et aux cadres supérieurs de l’ASFC. En assurant la liaison entre l’Agence et le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), ainsi qu’avec les autres organismes externes de vérification, et en effectuant des vérifications internes des programmes et activités de l’Agence, la fonction de vérification interne rend compte de la gouvernance de l’ASFC à l’égard des fonds et des biens publics, de sa responsabilisation en matière de gestion et de son leadership, et illustre bien comment l’ASFC atteint ses objectifs dans le cadre des programmes.
Bien qu’aucun engagement ne figure dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de l’ASFC de 2007-2008, l’Agence devait effectuer neuf vérifications internes selon son plan pluriannuel axé sur le risque. En outre, l’Agence devait coordonner une importante vérification externe réalisée par le BVG; le rapport qui en a découlé s’intitule 2007 octobre — Rapport de la vérificatrice générale du Canada.
En plus d’effectuer neuf vérifications internes, l’Agence a coordonné une importante vérification externe réalisée par le BVG; le rapport de vérification est affiché sur le site Web du BVG. Le chapitre 5, « Assurer la sécurité et l’ouverture de nos frontières », examine si la méthode de gestion frontalière de l’ASFC est fondée sur les évaluations de la menace et des risques et si elle permet d’atteindre les niveaux désirés d’ouverture et de sécurité à la frontière. Réalisée entre octobre 2006 et mai 2007, la vérification du BVG a donné lieu à quatorze recommandations visant cinq grands domaines :
Les mesures prises par l’Agence à la suite des recommandations de la vérificatrice sont intégrées au rapport. L’ASFC a établi un plan d’action de la gestion qui énonce les principaux jalons de la mise en œuvre des recommandations du BVG, dont certaines ont déjà été mises en application dans les domaines énoncés ci-dessus. Ces recommandations contribuent dans une vaste mesure à l’amélioration du rendement de l’ASFC en matière de gouvernance, de responsabilisation et de contrôle.
Parmi les principales activités de mise en œuvre d’un régime de gestion moderne à l’ASFC figurent l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre de gestion intégrée du risque (CGIR) qui est conforme aux politiques connexes du Conseil du Trésor et aux pratiques exemplaires adoptées dans les autres ministères. Le CGIR, qui regroupe les stratégies, les processus et les outils axés sur le risque dans un cadre complet pour l’ensemble de l’Agence, fera en sorte que l’ASFC dispose d’une approche, de contrôles et d’indicateurs uniformes pour déceler, gérer et surveiller les risques dans tous les programmes de l’Agence. Le CGIR servira également à intégrer, de manière transparente, le risque à la prise de décision et à l’établissement des priorités.
Bien qu’aucun engagement ne figure dans le RPP, l’ASFC devait tirer parti des premières étapes de la gestion intégrée du risque et élaborer un CGIR.
La plateforme de mesure du rendement de l’ASFC comprend des rapports et des outils qui permettent à l’Agence d’assurer le suivi des progrès réalisés en vue de l’atteinte de sa vision et de ses priorités, et de démontrer de façon concise les résultats et les avantages des programmes et des activités pour les Canadiens.
Engagement pris dans le RPP
En 2007-2008, l’Agence s’est engagée à renforcer sa plateforme de mesure du rendement afin de soutenir plus efficacement le processus décisionnel. Plus précisément, l’ASFC devait compléter l’élaboration de l’Architecture des activités de programmes (AAP) et la réviser, y compris les résultats, les indicateurs et les responsabilités, conformément aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
Conformément aux principes d’ouverture du gouvernement et de protection de la vie privée, l’ASFC doit se conformer aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. À cette fin, l’Agence réduit les arriérés en matière de demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP), ce qui lui permet de satisfaire aux exigences législatives pour la plupart des demandes. L’Agence met également la dernière main à la structure organisationnelle et élabore un plan de formation et de recrutement pour la fonction d’AIPRP afin d’assurer la cohésion future avec les exigences.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à réduire davantage ses arriérés de demandes visant l’AIPRP afin de satisfaire aux exigences législatives pour la majorité des demandes. Par ailleurs, l’Agence devait finaliser la structure organisationnelle et établir un plan de formation et de recrutement pour la fonction d’AIPRP afin d’assurer la cohésion future avec les exigences.
Tableau 4.1 : Demandes d’accès à l’information (2005-2006 à 2007-2008)
2005-2006 à 2007-2008 | |||
---|---|---|---|
Exercice | Reçues | Traitées | Traitées en temps voulu |
2005-2006 | 670 | 402 | 156 |
2006-2007 | 945 | 1 064 | 320 |
2007-2008 | 1 030 | 1 197 | 781 |
Grâce à ses partenariats avec les nouveaux intervenants internationaux et les leaders régionaux, l’ASFC a identifié un certain nombre de partenaires prioritaires avec lesquels elle s’est engagée à examiner les questions liées à la sécurité nationale et à la circulation internationale des personnes et des marchandises. Les principaux partenaires de l’ASFC comprennent d’autres ministères fédéraux, principalement Citoyenneté et Immigration Canada, Affaires étrangères et Commerce international Canada, la Gendarmerie royale du Canada, l’Agence canadienne de développement international et Transports Canada; des administrations étrangères de gestion frontalière; des organisations multilatérales telles que l’Organisation mondiale des douanes (OMD); et le secteur privé. La participation de l’ASFC à un certain nombre de forums internationaux lui donne l’occasion d’influer sur l’évolution des règles et des normes acceptées à l’égard de la circulation des personnes et des marchandises à l’échelle internationale.
Malgré l’absence d’engagement dans le RPP, l’ASFC devait poursuivre ses efforts pour établir et maintenir des partenariats et des relations solides à l’échelle internationale, renforcer la coopération bilatérale et participer aux principaux forums de gestion frontalière, tels que l’OMD, l’Organisation mondiale du commerce, le G8, la Conférence des quatre nations et le nouveau forum informel « Border Five » sur les questions stratégiques touchant les politiques en matière de douanes et de gestion frontalière.
L’ASFC poursuit son travail de mise en œuvre du plan d’action du programme de valeurs et d’éthique. Pour ce faire, l’ASFC réalise des activités visant à aider les employés à déterminer, à évaluer et à résoudre les questions d’éthique en conformité avec les responsabilités énoncées dans le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et le Code de conduite de l’ASFC. Nos conseillers nationaux aux valeurs et à l’éthique, qui travaillent avec un réseau à l’échelle de l’Agence, consultent d’autres ministères et organismes pour tirer parti de leurs pratiques exemplaires en mettant en place un solide régime de valeurs et d’éthique.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à mettre en œuvre son plan d’action du programme de valeurs et d’éthique ainsi qu’à mesurer l’efficacité du plan et à en assurer le suivi.
Grâce à son réseau de conseillers, de coordinateurs régionaux et de médiateurs bénévoles formés, le Système de gestion informelle des conflits (SGIC) de l’ASFC continuera d’améliorer le profil du SGIC et de le présenter comme une solution de rechange au processus officiel de règlement des différends.
En 2007-2008, l’ASFC devait accorder une attention particulière à l’inclusion des représentants syndicaux dans les comités et les groupes de travail, à la mise sur pied d’infrastructures de consultation et à la résolution de questions préoccupantes par des processus informels et officiels.
Les services assurés par l’équipe du SGIC et les travaux qu’elle a entrepris au cours du dernier exercice sont décrits dans le tableau 4.2
Tableau 4.2 : Services assurés par le SGIC en 2007-2008
Services assurés par le SGIC 2007-2008 |
|
Employés ayant reçu des conseils et de l’information sur les programmes | 672 |
Employés ayant reçu un encadrement pour résoudre des conflits | 403 |
Animation de discussions | 78 |
Médiations | 28 |
Séances de groupe | 18 |
Employés ayant participé à une séance de formation ou d’acquisition de compétences | 1 169 |
Employés ayant participé à des séances en matière de sensibilisation | 2 578 |
Un plan intégré des ressources humaines énonce les besoins actuels et futurs en matière de RH à l’ASFC et les activités et stratégies optimales pour les programmes et services de gestion des RH, tels que le recrutement, le maintien en poste, l’apprentissage, le perfectionnement des employés, l’équité en matière d’emploi, les langues officielles, la classification, le bien-être et la gestion de la relève.
En 2007-2008, l’Agence s’est engagée à élaborer un plan intégré des RH plus détaillé qui servirait de lien entre la gestion des RH et le plan stratégique global de l’Agence.
L’Agence poursuit l’élaboration d’un cadre de leadership à l’appui de la priorité de l’ASFC visant à instaurer un régime de gestion moderne. Le cadre met l’accent sur les besoins particuliers des gestionnaires de l’Agence en matière d’apprentissage.
Parmi les éléments importants de la planification des RH pour l’ASFC en 2007-2008, l’Agence s’est engagée à élaborer un cadre de leadership visant à attirer, à former et à maintenir en poste les leaders les plus brillants et les plus créatifs, à renforcer les capacités de leadership de l’ASFC afin d’élaborer une politique valable, à assurer la prestation d’un service excellent et à atteindre les objectifs opérationnels de l’ASFC en constante évolution.
L’Agence a commencé à mettre progressivement en œuvre son cadre d’apprentissage destiné à faciliter la planification et la communication basée sur des données solides, à soutenir les priorités et les initiatives pangouvernementales et à créer une organisation axée sur l’apprentissage.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à lancer son cadre d’apprentissage en plusieurs phases afin d’assurer le soutien nécessaire à ses employés performants. Reconnaissant l’importance de l’apprentissage continu en milieu de travail, d’ici la fin de l’exercice, l’Agence créera une politique d’apprentissage de l’ASFC, élaborera un plan d’apprentissage à l’échelle de l’Agence ainsi qu’un programme d’accréditation des formateurs.
Au total, 171 gestionnaires de l’ASFC ont suivi le cours Principes fondamentaux de la gestion dans la fonction publique et ont validé leurs pouvoirs délégués.
Le Rapport de la vérificatrice générale du Canada d’octobre 2007 comportait une recommandation visant la promotion de l’uniformité et de la qualité du ciblage dans le processus de ciblage. Par conséquent, la nécessité d’offrir des produits nationaux de formation sur le ciblage et d’améliorer les divers processus constituait une priorité pour l’ASFC en 2007‑2008.
Bien qu’aucun engagement ne figure dans le RPP, l’ASFC devait prendre des mesures à la suite d’une des recommandations clés du Rapport de la vérificatrice générale et concevoir et réaliser des produits nationaux de formation sur le ciblage et des processus améliorés.
La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique précise que des relations patronales-syndicales harmonieuses sont essentielles pour que la fonction publique soit productive et efficace.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à poursuivre ses efforts de collaboration avec les syndicats par la communication et le dialogue soutenu afin de parvenir à une résolution équitable, crédible et efficace des préoccupations. Ces efforts devaient contribuer à améliorer l’efficience et la productivité de l’Agence et à renforcer les progrès réalisés par l’Agence quant à ses initiatives en augmentant leur taux d’acceptation par les employés. On s’est attaché à inclure les représentants syndicaux dans les comités et les groupes de travail, en mettant sur pied des infrastructures de consultation et en réglant les questions préoccupantes à l’aide de processus tant informels qu’officiels.
L’ASFC s’est engagée à protéger la santé et la sécurité de ses employés en se conformant aux exigences en la matière et en s’assurant que les employés ont le matériel, la formation, les instructions et la supervision nécessaires pour exercer leurs fonctions en toute sécurité.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à prendre des mesures dans un certain nombre de domaines afin de promouvoir et de maintenir un programme national efficace qui protège la santé et la sécurité de tous les employés en milieu de travail. Par ailleurs, l’Agence devait continuer à travailler de concert avec les représentants syndicaux, par l’entremise du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité, afin de s’assurer de la tenue de consultations appropriées sur toutes les questions de santé et de sécurité préoccupant les employés.
Les principales initiatives devaient comprendre l’élaboration et la mise en œuvre de programmes obligatoires de formation et de sensibilisation à la santé et à la sécurité; l’élaboration de mesures préventives pour éliminer ou contrôler, le plus possible, les cas de blessures; et la formulation de conseils et d’une orientation en matière de santé et de sécurité dans l’ensemble de l’Agence afin de soutenir l’élaboration et la mise en œuvre de nouveaux programmes.
L’ASFC s’est engagée à mettre en œuvre des pratiques d’embauche qui sont représentatives du tissu social en constante évolution au Canada afin d’éliminer les obstacles à l’emploi pour les groupes désignés. L’Agence s’efforce également de mettre en place des programmes pour s’assurer d’être inclusive et représentative de la diversité du Canada.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à poursuivre ses efforts pour bâtir un effectif représentatif de la diversité de la population canadienne; à entreprendre l’élaboration et la communication d’une politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation dans l’ensemble de l’Agence; à effectuer une analyse ciblée de l’effectif afin d’identifier les principales professions dans lesquelles les groupes désignés sont sous-représentés; et à procéder à un examen des systèmes d’emploi afin de déterminer les obstacles à l’emploi.
Le tableau 4.3 montre que, en 2007-2008, les taux de représentation ont largement dépassé les taux de disponibilité de la population active dans les quatre groupes désignés.
Tableau 4.3 : Taux de représentation à l’ASFC et taux de disponibilité dans la population active en 2007-2008
Taux de représentation à l’ASFC et taux de disponibilité dans la population active 2007-2008 |
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Groupe désigné | Taux de représentation à l’ASFC (%) | Taux de disponibilité dans la population active (%) |
Autochtones | 3,3 | 2,5 |
Femmes | 52,7 | 41,3 |
Minorités visibles | 11,3 | 8,9 |
Personnes handicapées | 6,6 | 3,4 |
L’ASFC prévoit mettre en œuvre son groupe professionnel Frontière/Border (FB), élaboré selon la structure et les normes de classification propres à l’Agence, qui s’appliquent aux principales fonctions organisationnelles liées aux opérations, à la gestion et au soutien du programme frontalier.
Les négociations collectives pour les employés de l’ASFC qui seront classés dans le groupe FB devaient débuter en 2007-2008.
Les agents des services frontaliers constituent le groupe de relève par excellence pour doter de nombreux postes à l’Agence, ainsi que le plus important contingent de l’Agence. Le recrutement d’agents des services frontaliers à l’échelle nationale exige une planification initiale importante avec les huit régions de l’ASFC et son Centre d’apprentissage de Rigaud (Québec). Certains facteurs, tels que les variantes importantes entre les marchés locaux du travail, les besoins différents au niveau local et la capacité du Centre d’apprentissage de l’ASFC, ont affecté l’efficacité des pratiques de recrutement.
L’Agence a donc mis en œuvre un processus de recrutement national qui est conforme à la politique de la Commission de la fonction publique du Canada sur la zone nationale de sélection, et qui répond aux besoins continus en matière de recrutement.
La première affiche nationale devait être prête au printemps 2007. Étant donné que les personnes qui sont recrutées par l’entremise du programme national de recrutement suivent une formation obligatoire et qu’elles peuvent ensuite être placées, il sera plus facile de doter des postes dans les régions éloignées et d’accroître considérablement la souplesse de l’ASFC à ce chapitre.
L’ASFC établit un système intégré et des processus de soutien pour la collecte des revenus fiscaux, des droits et des pénalités basés sur les comptes clients afin d’appuyer l’établissement de rapports sur ces revenus selon la comptabilité d’exercice et l’établissement des états financiers vérifiés. Certains systèmes actuels provenant d’organismes d’origine ne satisfont pas aux exigences du BVG ou ne sont pas dotés de mécanismes appropriés pour le contrôle interne. Le système intégré permettra la collecte plus rapide et plus efficiente des comptes débiteurs et se traduira par une augmentation des revenus d’intérêt provenant des comptes en souffrance, une réduction des créances irrécouvrables et le traitement plus efficient des comptes en souffrance.
En 2007-2008, l’ASFC devait lancer un projet pluriannuel destiné à moderniser, à restructurer et à intégrer les processus opérationnels ainsi qu’à soutenir les systèmes associés à la gestion de la clientèle, aux rapports sur les revenus fiscaux et les comptes débiteurs, et à la transmission de l’information financière afin de soutenir l’élaboration des politiques fiscale et commerciale.
La première vérification des états financiers de l’ASFC sera réalisée par le BVG au cours de l’exercice 2008-2009. À la fin de 2006, l’ASFC a effectué une évaluation de l’état de préparation qui examinait la capacité de l’Agence à soutenir une vérification efficiente des états financiers.
À la suite de l’examen de l’état de préparation aux vérifications, l’ASFC s’est engagée à mettre en place des politiques et des procédures pour contrôler la communication de l’information financière, et à élaborer des cadres de contrôle interne pour les processus de comptabilisation des revenus et des salaires, ainsi qu’à prendre des mesures pour soutenir les solutions proposées en matière de systèmes et de processus.
L’ASFC met en place les principaux éléments d’un programme de gestion de l’information (GI), y compris une vision, une structure de gouvernance, un plan de mise en œuvre, un cadre stratégique et des éléments de formation et de sensibilisation.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à commencer à mettre en œuvre les recommandations formulées dans le Diagnostic des capacités de gestion de l’information (DCGI), qui a été réalisé à la demande de l’Agence pour établir un programme de gestion de l’information conforme aux exigences du gouvernement du Canada, y compris à la législation applicable. À ce titre, elle doit élaborer un cadre de GI, un cadre stratégique pour gérer l’information tout au long de son cycle de vie (y compris la vérification, l’évaluation et l’observation), et la formation et la sensibilisation pour les régions et l’Administration centrale.
L’Agence s’efforce de répondre à ses besoins immédiats et futurs en matière d’installations et prévoit une croissance importante de ses équivalents temps plein au cours des trois prochaines années, tant dans les régions qu’à l’Administration centrale.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à effectuer un examen de sa stratégie sur les installations à long terme et à élaborer un plan pour s’assurer qu’elle dispose de suffisamment d’espace pour loger le personnel actuel et faire face à l’augmentation prévue des effectifs au cours des trois prochaines années. Cette stratégie renouvelée tient compte des initiatives et des projets spéciaux de l’Agence.
L’ASFC poursuivra également les négociations entamées avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour s’assurer de répondre à ses besoins en matière d’installations. En outre, elle prendra des mesures pour l’agrandissement de son Centre d’apprentissage de Rigaud (Québec) afin d’assurer la formation des agents des services frontaliers sur le maniement des armes à feu de service, d’étudier les options pour la réinstallation du laboratoire de l’ASFC et d’officialiser la stratégie à long terme sur les installations de TPSGC pour l’ASFC.
L’ASFC s’efforce de disposer d’installations appropriées et d’un espace opérationnel pour soutenir la prestation efficace du programme pour les voyageurs, fournir des services frontaliers pour les expéditions commerciales et exécuter la loi aux bureaux d’entrée. L’ASFC établit des stratégies pour offrir les solutions nécessaires en matière d’infrastructure afin de répondre aux besoins opérationnels essentiels, au niveau de fonctionnalité approprié et à un coût minimum dans le cycle de vie. En outre, l’Agence coordonne la mise en service des installations des points d’entrée avec les propriétaires et les exploitants qui sont tenus, en vertu de la législation, d’offrir des installations adéquates dans tous les modes de transport et de s’assurer que les exigences opérationnelles de l’ASFC sont appliquées dans ces points d’entrée.
En 2007-2008, l’ASFC s’est engagée à achever la construction et la plupart des travaux en vue de la mise en service en 2008 d’un nouveau point d’entrée à Douglas (Colombie-Britannique). Ce sera le plus important poste frontalier terrestre en termes de volume de véhicules à passagers dans la région du Pacifique. En outre, l’Agence s’apprêtait à demander l’approbation du Conseil du Trésor pour commencer un nouveau projet de construction important à St. Stephen (Nouveau-Brunswick), englobant la conception, la construction et la mise en service d’un nouveau point d’entrée.
L’ASFC est structurée en sept directions générales, chacune étant dirigée par un vice-président qui relève directement du président (voir figure 4.1 et tableau 4.4). Les opérations sont assurées dans huit régions : Atlantique, Québec, Nord de l’Ontario, Grand Toronto, Windsor–St. Clair, Niagara–Fort Erie, Prairies et Pacifique.
Figure 4.1 : Organigramme de l’ASFC
Tableau 4.4 : Fonctions des directions générales et du conseiller juridique de l’ASFC
Fonctions des directions générales et du conseiller juridique de l’ASFC |
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Direction générale de l’admissibilité
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Direction générale de l’exécution de la loi
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Direction générale des opérations
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Direction générale de l’innovation, des sciences et de la technologie
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Directions générales des ressources humaines, du contrôle, de la stratégie et de la coordination
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Conseiller juridique
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En 2007-2008, l’ASFC a participé à la Ronde V des évaluations du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du portefeuille du Conseil du Trésor. Ce cadre vise à renforcer l’adoption de pratiques de saine gestion, à promouvoir la gestion axée sur les résultats et à renforcer la reddition de comptes dans les organismes fédéraux.
Les observations du portefeuille du Conseil du Trésor sur le rendement en matière de responsabilisation de gestion de l’ASFC figurant dans la Ronde V ont été, en général, positives. Pour les vingt domaines de gestion de l’Agence ayant fait l’objet d’une évaluation, l’Agence a reçu une cote élevée, treize cotes acceptables, cinq possibilités d’amélioration et un domaine exigeant de l’attention. Le portefeuille du Conseil du Trésor a également reconnu les travaux de l’ASFC pour améliorer la gestion dans un certain nombre de domaines :
En outre, on a félicité l’Agence pour les principales mesures prises en regard des priorités de gestion fixées dans l’évaluation du CRG de l’année précédente, notamment :
Dans la Ronde V, le portefeuille du Conseil du Trésor a retenu deux priorités en matière d’amélioration de la gestion à l’ASFC en 2008-2009 : sécurité de la gestion et continuité des activités, et planification et gestion des investissements. Le portefeuille du Conseil du Trésor a également recommandé à l’ASFC de réaliser des progrès dans les domaines suivants :
Pour communiquer avec l’ASFC et pour obtenir des renseignements supplémentaires sur ses activités, veuillez visiter le site Web de l’Agence.
Autres sites Web d’intérêt :