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SECTION IV : AUTRES SUJETS D'INT�R�T

Gestion int�gr�e de BAC

Compte tenu du contexte d'am�lioration de son rendement, tel que mesur� au moyen du cadre de gestion et de responsabilisation, et afin de se conformer aux engagements pris � l'�chelle gouvernementale, BAC a pris une s�rie d'engagements pour l'exercice 2007-2008.

Engagement cl� - Am�liorer la qualit� des indicateurs de rendement de BAC

En 2007, BAC a r�vis� son architecture des activit�s de programme (AAP), puis son cadre de mesure du rendement. La r�vision de ce cadre s'est faite conform�ment � l'AAP et aux besoins de la direction de l'organisme. Parall�lement, un groupe de travail repr�sentant un des secteurs de BAC (le secteur des programmes et des services) s'est charg� d'�laborer des indicateurs de rendement et d'examiner les questions relatives au processus de collecte de donn�es, � l'�tablissement d'objectifs et aux processus de mise en œuvre - efforts qui ont constitu� un point de d�part pour l'institution. La production des premiers rapports pour ce secteur a d�but� en juin 2007. Les autres secteurs de BAC se sont fix�s, quant � eux, des objectifs pour l'exercice 2008-2009.

Engagement cl� - Am�liorer la gestion des risques dans le cadre de la planification des affaires de BAC

Le nouveau document sur le profil de risques de BAC, qui a appuy� le processus d'allocation des ressources de 2007-2008, a eu une influence majeure sur le d�veloppement du plan d'affaires 2008-2011 de l'institution. Ce document a aussi servi de guide � la direction de BAC lorsqu'elle a eu � prendre des d�cisions quant � la s�lection des projets de valeur � soutenir par l'interm�diaire du Fonds innovation interne. L'un de ces projets, l'initiative � Ouvrir la voie vers un plus grand acc�s �, a am�lior� l'accessibilit� des dossiers gouvernementaux gr�ce � la disposition de cinq kilom�tres de dossiers non archiv�s. Cette initiative a �galement eu un impact b�n�fique sur la capacit� d'entreposage de BAC en lib�rant de l'espace destin� aux dossiers ayant une grande valeur pour les Canadiens. Avec pour r�sultat que la r�putation et la cr�dibilit� de l'organisme s'en sont trouv�es accrues.

La gestion des risques est apparue comme un important facteur pour d'autres initiatives prises par BAC durant l'exercice 2007-2008. Par exemple, les processus de planification et d'�tablissement de budget de BAC ainsi que la v�rification interne et la d�termination des priorit�s en mati�re d'�valuation ont donn� mati�re � r�flexion et entra�n� la cr�ation d'outils de gestion des risques. Les risques li�s au d�veloppement du plan strat�gique de trois ans des Ressources humaines ont par ailleurs fait l'objet d'une �valuation par le Comit� des ressources humaines de BAC. Ces efforts ont �t� compl�t�s par une formation dispens�e aux gestionnaires et aux planificateurs et portant sur l'�valuation des risques en planification et le d�veloppement de profils de risques � l'intention des secteurs op�rationnels des Ressources humaines.

Engagement cl� - Exercer un plus grand leadership dans le domaine des valeurs et de l'�tique en pr�tant attention aux risques et aux vuln�rabilit�s �ventuelles

BAC a cr�� la structure et les processus n�cessaires pour assurer une communication et un suivi sans ambigu�t�s aupr�s de ses employ�s pour toute question touchant aux valeurs et � l'�tique. Elle a nomm� � cette fin un agent principal des valeurs et de l'�thique charg� de faire des pr�sentations � intervalles r�guliers aux nouveaux employ�s au sujet de l'int�gration des valeurs et de l'�thique � tous les aspects de leur vie et de leur travail de fonctionnaire. D'autre part, les cadres de BAC ont �t� encourag�s activement � �tablir dans leurs propres groupes un climat propice aux discussions sur les questions li�es aux valeurs et � l'�thique.

Le plus r�cent Sondage aupr�s des fonctionnaires f�d�raux a d�montr� � l'�quipe de direction de BAC que la plupart des risques li�s aux valeurs et � l'�thique au sein de l'organisme concernent les questions aff�rentes aux relations humaines, telles celles entourant les conflits et le harc�lement. Dans le cadre de son intervention pour pr�venir ces deux types de probl�mes, BAC a nomm� un champion du niveau des sous-ministres adjoints, lequel a engag� des consultations sur le sujet aupr�s du personnel de l'institution et de l'agent principal des valeurs et de l'�thique. Ces consultations ont abouti au d�veloppement et � la mise en œuvre d'une formation obligatoire pour l'ensemble du personnel et des cadres sup�rieurs de BAC, qui comprend des s�ances de sensibilisation au harc�lement et sur la r�solution des conflits. BAC croit que cette formation a renforc� le climat de confiance � l'interne, comme le d�montre l'augmentation du nombre d'enqu�tes r�clam�es � l'agent principal des valeurs et de l'�thique et la r�action positive des employ�s � l'�gard des initiatives prises.

Engagement cl� - Mettre davantage l'accent sur la constitution d'un effectif repr�sentatif de la soci�t� canadienne

BAC reconna�t l'importance de renouveler son effectif en mettant clairement l'accent sur la recherche d'une diversit� humaine refl�tant celle du Canada. L'�quit� en mati�re d'emploi a, � ce propos, �t� mise en �vidence dans les objectifs de rendement des cadres sup�rieurs. Une r�union visant � lui conf�rer une plus grande importance a aussi eu lieu au d�but de l'exercice de planification budg�taire.

� la suite d'une analyse de son effectif termin�e en avril 2007, BAC a r�alis� une �bauche d'un plan d'�quit� en mati�re d'emploi. Son service des Ressources humaines a alors men� de vastes consultations sur cette �bauche aupr�s des syndicats, du Comit� sur l'�quit� en mati�re d'emploi et la diversit� et du Comit� des ressources humaines. Le plan final a �t� pr�sent� au Colloque des gestionnaires afin de souligner le r�le que ceux-ci devraient jouer selon BAC dans la r�alisation des objectifs du document. Ce plan, qui figure dans le site intranet de l'organisme, fait actuellement l'objet d'une distribution � tout son personnel.

BAC a �galement lanc� une �tude sur ses syst�mes d'emploi, plus pr�cis�ment sur ses politiques et ses pratiques d'emploi. Cette �tude devrait contribuer � mettre en relief les obstacles structurels auxquels font face les membres de groupes d�sign�s, obstacles sur lesquels nous devrons nous pencher au cours de l'exercice 2008-2009. D'autres efforts d�ploy�s par BAC durant la derni�re ann�e lui ont permis de r�duire les �carts � l'origine de la sous-repr�sentation des femmes dans les cat�gories de la direction, scientifique et professionnelle et du soutien administratif.

Engagement cl� - D�velopper un cadre de mesure du rendement conforme � la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des r�sultats

C'est � l'automne 2007 que BAC, apr�s avoir ex�cut� un important processus de consultation et de validation, a �labor� son cadre de mesure du rendement conform�ment � la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des r�sultats. Gr�ce � ce cadre, BAC dispose maintenant des indicateurs de mesure du rendement qui lui permettront d'�valuer les r�sultats attendus (la collecte des donn�es d�butera le 1^er avril 2008).

Infrastructure immobili�re

Engagement cl� - Amorcer le projet de transfert du patrimoine documentaire sur support de nitrate de cellulose dans une nouvelle installation de conservation � la fine pointe de la technologie

Au cours de l'exercice 2007-2008, BAC a achev� la conception de l'installation requise pour conserver le patrimoine documentaire sur support de nitrate de cellulose du Canada ainsi que l'�valuation des co�ts importants de la construction de cette installation. L'organisme a aussi mis la derni�re main � sa demande d'approbation effective du projet.

Engagement cl� - Proc�der au r�am�nagement d'une installation provisoire qui permettra le d�m�nagement et la consolidation des collections entrepos�es actuellement dans des installations ne r�pondant pas aux normes

La planification et l'�valuation des co�ts importants n�cessaires pour les plans de r�am�nagement de l'installation provisoire pourvue d'un rayonnage tr�s dense est en voie d'ach�vement. Le syst�me de rayonnage propos� va maximiser la capacit� d'entreposage de l'installation et augmenter le rendement du capital investi.

BAC s'attend � ce que les travaux de construction pr�vus pour le r�am�nagement de l'installation provisoire d�butent au printemps 2009 et se terminent au printemps 2010, tel qu'indiqu� dans le pr�sent rapport. Le respect de ces �ch�ances autorisera le transfert de ses collections des lieux d'entreposage existants vers l'installation r�am�nag�e au plus tard � l'automne 2010.

Engagement cl� - Poursuivre les discussions avec les partenaires de BAC en vue d'agrandir son infrastructure de conservation � long terme

BAC travaille en ce moment sur une strat�gie � long terme pour lui permettre de disposer de la capacit� de conservation suppl�mentaire n�cessaire pour prot�ger le patrimoine documentaire du Canada et g�rer les dossiers gouvernementaux vitaux. Les discussions � ce sujet avec les minist�res et les autres organismes gouvernementaux ont d�but� en 2007-2008 et se poursuivront, nombreuses, en 2008-2009. Des activit�s de planification et de d�veloppement de strat�gie auront �galement lieu durant cet exercice.

L'engagement de disposer d'une infrastructure de pr�servation appropri�e va jusqu'� tenir compte de l'infrastructure de la technologie de l'information requise pour prendre en charge tous les aspects d'une collection dont les nouvelles acquisitions sont de plus en plus cr��es en format num�rique, dont il faut num�riser les pi�ces pour les rendre accessibles � un vaste public, ou que l'on doit traiter au moyen d'outils num�riques, afin que leur accessibilit� devienne une r�alit� pour les Canadiens et les gens de partout dans le monde int�ress�s par le Canada.

Les efforts continus que d�ploie BAC pour la cr�ation d'AMICAN constituent une �tape essentielle en ce sens. Ce syst�me prend en charge l'information relative � la gestion intellectuelle et physique de ses collections et � leur accessibilit�. Le projet comporte l'�laboration d'un syst�me de gestion des coordonn�es des clients (internes et externes) en vue d'appuyer les pratiques op�rationnelles de BAC. Il comprend �galement le d�veloppement d'interfaces et de m�canismes pour le public qui am�liorent l'accessibilit� du contenu et des services en ligne de BAC; on y trouve entre autres un outil qui rend possible une recherche int�gr�e dans toutes les ressources de l'organisme.

En 2007-2008, le projet AMICAN a conduit � la mise en service d'une fonction de recherche f�d�r�e permettant d'effectuer des recherches g�n�alogiques, gr�ce � laquelle les clients int�ress�s par l'histoire des familles peuvent acc�der � des noms index�s dans 17 bases de donn�es distinctes. Ce projet a aussi men� � la mise en œuvre d'un nouveau syst�me de contr�le physique aux Centres r�gionaux de service d'Ottawa et de Winnipeg. La conception de ce syst�me, qui sera avec le temps d�ploy� dans tous les Centres r�gionaux de service, repose sur celle du syst�me de circulation et de contr�le physique destin� aux dossiers d'archives. En cours de d�veloppement, ce dernier fera l'objet d'une mise en œuvre au d�but de 2008-2009. Le d�ploiement du syst�me de contr�le physique dans les Centres r�gionaux de service comporte la mise en place du syst�me servant � g�rer les coordonn�es des clients. Ces mises en œuvre repr�sentent une avanc�e importante vers l'�tablissement de syst�mes int�gr�s communs con�us pour g�rer les donn�es relatives aux collections et aux clients de BAC. Par ailleurs, des progr�s ont �t� r�alis�s � propos d'une migration complexe de donn�es n�cessaires pour la prise en charge du d�ploiement du nouveau syst�me de circulation et de contr�le physique destin� aux dossiers d'archives. Le travail concernant le reste des modules AMICAN se poursuit pendant ce temps, si bien qu'on pr�voit terminer le projet en entier en 2010.

Renseignements suppl�mentaires :

Biblioth�que et Archives Canada
550, boulevard Place de la Cit�
Gatineau (Qu�bec)
K1A 0N4

Renseignements g�n�raux : 613-995-5115
Num�ro sans frais au Canada et aux �tats-Unis : 1-866-578-7777
ATS : 613-992-6969 ou 1-866-299-1699 (num�ro sans frais au Canada)

Une version �lectronique du pr�sent rapport est accessible � l'adresse suivante :
www.collectionscanada.ca/a-notre-sujet/

Pour de plus amples renseignements sur le contenu du pr�sent document, pri�re de communiquer avec :

Sean Berrigan, Directeur g�n�ral
Bureau de la strat�gie
T�l�phone : 819-934-5858
T�l�copieur : 819-934-5839
Courriel : sean.berrigan@lac-bac.gc.ca