Liens de la barre de menu commune
Fil d'Ariane
ARCHIVÉ - Bibliothèque et Archives Canada
Cette page a été archivée.
Information archivée dans le Web
Information archivée dans le Web à  des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à  jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à  la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à  la page « Contactez-nous ».
SECTION IV : AUTRES SUJETS D'INTÉRÊT
Gestion intégrée de BAC
Compte tenu du contexte d'amélioration de son rendement, tel que mesuré au moyen du cadre de gestion et de responsabilisation, et afin de se conformer aux engagements pris à l'échelle gouvernementale, BAC a pris une série d'engagements pour l'exercice 2007-2008.
Engagement clé - Améliorer la qualité des indicateurs de rendement de BAC
En 2007, BAC a révisé son architecture des activités de programme (AAP), puis son cadre de mesure du rendement. La révision de ce cadre s'est faite conformément à l'AAP et aux besoins de la direction de l'organisme. Parallèlement, un groupe de travail représentant un des secteurs de BAC (le secteur des programmes et des services) s'est chargé d'élaborer des indicateurs de rendement et d'examiner les questions relatives au processus de collecte de données, à l'établissement d'objectifs et aux processus de mise en œuvre - efforts qui ont constitué un point de départ pour l'institution. La production des premiers rapports pour ce secteur a débuté en juin 2007. Les autres secteurs de BAC se sont fixés, quant à eux, des objectifs pour l'exercice 2008-2009.
Engagement clé - Améliorer la gestion des risques dans le cadre de la planification des affaires de BAC
Le nouveau document sur le profil de risques de BAC, qui a appuyé le processus d'allocation des ressources de 2007-2008, a eu une influence majeure sur le développement du plan d'affaires 2008-2011 de l'institution. Ce document a aussi servi de guide à la direction de BAC lorsqu'elle a eu à prendre des décisions quant à la sélection des projets de valeur à soutenir par l'intermédiaire du Fonds innovation interne. L'un de ces projets, l'initiative « Ouvrir la voie vers un plus grand accès », a amélioré l'accessibilité des dossiers gouvernementaux grâce à la disposition de cinq kilomètres de dossiers non archivés. Cette initiative a également eu un impact bénéfique sur la capacité d'entreposage de BAC en libérant de l'espace destiné aux dossiers ayant une grande valeur pour les Canadiens. Avec pour résultat que la réputation et la crédibilité de l'organisme s'en sont trouvées accrues.
La gestion des risques est apparue comme un important facteur pour d'autres initiatives prises par BAC durant l'exercice 2007-2008. Par exemple, les processus de planification et d'établissement de budget de BAC ainsi que la vérification interne et la détermination des priorités en matière d'évaluation ont donné matière à réflexion et entraîné la création d'outils de gestion des risques. Les risques liés au développement du plan stratégique de trois ans des Ressources humaines ont par ailleurs fait l'objet d'une évaluation par le Comité des ressources humaines de BAC. Ces efforts ont été complétés par une formation dispensée aux gestionnaires et aux planificateurs et portant sur l'évaluation des risques en planification et le développement de profils de risques à l'intention des secteurs opérationnels des Ressources humaines.
BAC s'assure de protéger adéquatement le patrimoine documentaire du Canada au bénéfice des générations futures de Canadiens en investissant dans la mise à niveau des systèmes et des mesures de sécurité servant à protéger ses collections et les personnes qui travaillent au sein de ses installations ou les visitent.
BAC a aussi mis en place un programme garantissant la poursuite des activités clés - telle la prestation des services essentiels - des ministères et des organismes gouvernementaux en cas d'incident. Afin de prévenir tout sinistre et de réduire au minimum les dommages liés à un incident, l'institution a en outre mis sur pied un organisme d'intervention en cas de sinistre prêt à agir si un risque d'endommagement pèse sur ses collections. Des mécanismes existent également pour sécuriser ces dernières de même que des procédures donnant accès aux chambres fortes selon les besoins opérationnels, les autorisations de sécurité accordées aux personnes et les exigences de sécurité relatives aux collections se trouvant dans ces chambres.
Engagement clé - Exercer un plus grand leadership dans le domaine des valeurs et de l'étique en prêtant attention aux risques et aux vulnérabilités éventuelles
BAC a créé la structure et les processus nécessaires pour assurer une communication et un suivi sans ambiguïtés auprès de ses employés pour toute question touchant aux valeurs et à l'étique. Elle a nommé à cette fin un agent principal des valeurs et de l'éthique chargé de faire des présentations à intervalles réguliers aux nouveaux employés au sujet de l'intégration des valeurs et de l'éthique à tous les aspects de leur vie et de leur travail de fonctionnaire. D'autre part, les cadres de BAC ont été encouragés activement à établir dans leurs propres groupes un climat propice aux discussions sur les questions liées aux valeurs et à l'éthique.
Le plus récent Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux a démontré à l'équipe de direction de BAC que la plupart des risques liés aux valeurs et à l'éthique au sein de l'organisme concernent les questions afférentes aux relations humaines, telles celles entourant les conflits et le harcèlement. Dans le cadre de son intervention pour prévenir ces deux types de problèmes, BAC a nommé un champion du niveau des sous-ministres adjoints, lequel a engagé des consultations sur le sujet auprès du personnel de l'institution et de l'agent principal des valeurs et de l'éthique. Ces consultations ont abouti au développement et à la mise en œuvre d'une formation obligatoire pour l'ensemble du personnel et des cadres supérieurs de BAC, qui comprend des séances de sensibilisation au harcèlement et sur la résolution des conflits. BAC croit que cette formation a renforcé le climat de confiance à l'interne, comme le démontre l'augmentation du nombre d'enquêtes réclamées à l'agent principal des valeurs et de l'éthique et la réaction positive des employés à l'égard des initiatives prises.
Engagement clé - Mettre davantage l'accent sur la constitution d'un effectif représentatif de la société canadienne
BAC reconnaît l'importance de renouveler son effectif en mettant clairement l'accent sur la recherche d'une diversité humaine reflétant celle du Canada. L'équité en matière d'emploi a, à ce propos, été mise en évidence dans les objectifs de rendement des cadres supérieurs. Une réunion visant à lui conférer une plus grande importance a aussi eu lieu au début de l'exercice de planification budgétaire.
À la suite d'une analyse de son effectif terminée en avril 2007, BAC a réalisé une ébauche d'un plan d'équité en matière d'emploi. Son service des Ressources humaines a alors mené de vastes consultations sur cette ébauche auprès des syndicats, du Comité sur l'équité en matière d'emploi et la diversité et du Comité des ressources humaines. Le plan final a été présenté au Colloque des gestionnaires afin de souligner le rôle que ceux-ci devraient jouer selon BAC dans la réalisation des objectifs du document. Ce plan, qui figure dans le site intranet de l'organisme, fait actuellement l'objet d'une distribution à tout son personnel.
BAC a également lancé une étude sur ses systèmes d'emploi, plus précisément sur ses politiques et ses pratiques d'emploi. Cette étude devrait contribuer à mettre en relief les obstacles structurels auxquels font face les membres de groupes désignés, obstacles sur lesquels nous devrons nous pencher au cours de l'exercice 2008-2009. D'autres efforts déployés par BAC durant la dernière année lui ont permis de réduire les écarts à l'origine de la sous-représentation des femmes dans les catégories de la direction, scientifique et professionnelle et du soutien administratif.
Engagement clé - Développer un cadre de mesure du rendement conforme à la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats
C'est à l'automne 2007 que BAC, après avoir exécuté un important processus de consultation et de validation, a élaboré son cadre de mesure du rendement conformément à la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats. Grâce à ce cadre, BAC dispose maintenant des indicateurs de mesure du rendement qui lui permettront d'évaluer les résultats attendus (la collecte des données débutera le 1er avril 2008).
Infrastructure immobilière
Engagement clé - Amorcer le projet de transfert du patrimoine documentaire sur support de nitrate de cellulose dans une nouvelle installation de conservation à la fine pointe de la technologie
Au cours de l'exercice 2007-2008, BAC a achevé la conception de l'installation requise pour conserver le patrimoine documentaire sur support de nitrate de cellulose du Canada ainsi que l'évaluation des coûts importants de la construction de cette installation. L'organisme a aussi mis la dernière main à sa demande d'approbation effective du projet.
Engagement clé - Procéder au réaménagement d'une installation provisoire qui permettra le déménagement et la consolidation des collections entreposées actuellement dans des installations ne répondant pas aux normes
La planification et l'évaluation des coûts importants nécessaires pour les plans de réaménagement de l'installation provisoire pourvue d'un rayonnage très dense est en voie d'achèvement. Le système de rayonnage proposé va maximiser la capacité d'entreposage de l'installation et augmenter le rendement du capital investi.
BAC s'attend à ce que les travaux de construction prévus pour le réaménagement de l'installation provisoire débutent au printemps 2009 et se terminent au printemps 2010, tel qu'indiqué dans le présent rapport. Le respect de ces échéances autorisera le transfert de ses collections des lieux d'entreposage existants vers l'installation réaménagée au plus tard à l'automne 2010.
Engagement clé - Poursuivre les discussions avec les partenaires de BAC en vue d'agrandir son infrastructure de conservation à long terme
BAC travaille en ce moment sur une stratégie à long terme pour lui permettre de disposer de la capacité de conservation supplémentaire nécessaire pour protéger le patrimoine documentaire du Canada et gérer les dossiers gouvernementaux vitaux. Les discussions à ce sujet avec les ministères et les autres organismes gouvernementaux ont débuté en 2007-2008 et se poursuivront, nombreuses, en 2008-2009. Des activités de planification et de développement de stratégie auront également lieu durant cet exercice.
L'engagement de disposer d'une infrastructure de préservation appropriée va jusqu'à tenir compte de l'infrastructure de la technologie de l'information requise pour prendre en charge tous les aspects d'une collection dont les nouvelles acquisitions sont de plus en plus créées en format numérique, dont il faut numériser les pièces pour les rendre accessibles à un vaste public, ou que l'on doit traiter au moyen d'outils numériques, afin que leur accessibilité devienne une réalité pour les Canadiens et les gens de partout dans le monde intéressés par le Canada.
Les efforts continus que déploie BAC pour la création d'AMICAN constituent une étape essentielle en ce sens. Ce système prend en charge l'information relative à la gestion intellectuelle et physique de ses collections et à leur accessibilité. Le projet comporte l'élaboration d'un système de gestion des coordonnées des clients (internes et externes) en vue d'appuyer les pratiques opérationnelles de BAC. Il comprend également le développement d'interfaces et de mécanismes pour le public qui améliorent l'accessibilité du contenu et des services en ligne de BAC; on y trouve entre autres un outil qui rend possible une recherche intégrée dans toutes les ressources de l'organisme.
En 2007-2008, le projet AMICAN a conduit à la mise en service d'une fonction de recherche fédérée permettant d'effectuer des recherches généalogiques, grâce à laquelle les clients intéressés par l'histoire des familles peuvent accéder à des noms indexés dans 17 bases de données distinctes. Ce projet a aussi mené à la mise en œuvre d'un nouveau système de contrôle physique aux Centres régionaux de service d'Ottawa et de Winnipeg. La conception de ce système, qui sera avec le temps déployé dans tous les Centres régionaux de service, repose sur celle du système de circulation et de contrôle physique destiné aux dossiers d'archives. En cours de développement, ce dernier fera l'objet d'une mise en œuvre au début de 2008-2009. Le déploiement du système de contrôle physique dans les Centres régionaux de service comporte la mise en place du système servant à gérer les coordonnées des clients. Ces mises en œuvre représentent une avancée importante vers l'établissement de systèmes intégrés communs conçus pour gérer les données relatives aux collections et aux clients de BAC. Par ailleurs, des progrès ont été réalisés à propos d'une migration complexe de données nécessaires pour la prise en charge du déploiement du nouveau système de circulation et de contrôle physique destiné aux dossiers d'archives. Le travail concernant le reste des modules AMICAN se poursuit pendant ce temps, si bien qu'on prévoit terminer le projet en entier en 2010.
Renseignements supplémentaires :
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard Place de la Cité
Gatineau (Québec)
K1A 0N4
Renseignements généraux : 613-995-5115
Numéro sans frais au Canada et aux États-Unis : 1-866-578-7777
ATS : 613-992-6969 ou 1-866-299-1699 (numéro sans frais au Canada)
Une version électronique du présent rapport est accessible à l'adresse suivante :
www.collectionscanada.ca/a-notre-sujet/
Pour de plus amples renseignements sur le contenu du présent document, prière de communiquer avec :
Sean Berrigan, Directeur général
Bureau de la stratégie
Téléphone : 819-934-5858
Télécopieur : 819-934-5839
Courriel : sean.berrigan@lac-bac.gc.ca