ARCHIVÉ - Cour suprême du Canada

Cette page a été archivée.

II: Rendement par résultat stratégique

Le Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada a un objectif stratégique unique : fournir à la Cour suprême du Canada le meilleur environnement décisionnel possible. Le programme a une activité centrale : traiter les audiences et les décisions, c’est-à-dire offrir à la Cour les services qui lui permettent de rendre ses décisions en tant que tribunal de dernier ressort. Les principales responsabilités du Bureau du registraire consistent à fournir tout un éventail de services administratifs et de services de soutien aux juges et à gérer les dossiers soumis à la Cour.

Les résultats prévus sont les suivants :

• traiter les audiences et les décisions avec célérité;
• assurer l’indépendance institutionnelle de la Cour dans le cadre d’une saine gestion publique;
• améliorer l’accès à la Cour et à ses services;
• fournir à la Cour le fonds documentaire dont elle a besoin pour remplir son mandat.

Le cadre de gestion du rendement du Bureau du registraire inclut également les indicateurs de rendement liés à la productivité de l’effectif et à la saine gestion. Le tableau qui suit fait état des indicateurs de rendement applicables à chaque résultat prévu.

Résultat prévu	Indicateurs de rendement
Traiter les dossiers sans délai	• Rétroaction sur la qualité du service • Temps de traitement des dossiers • Qualité de la technologie • Qualité des services de bibliothèque
Indépendance de la Cour	• Perception de l’indépendance institutionnelle • Dépistage des conflits d’intérêts potentiels
Accès aux services de la Cour	• Temps de réponse aux demandes de renseignements • Efficacité des règles • Qualité des services de protocole • Qualité de l’accès aux services et à l’information par voie électronique • Stabilité des systèmes • Accès pour les médias • Sécurité physique
Accès à l’information	• Accès aux renseignements sur les dossiers • Qualité de l’entreposage, de la conservation et de la préservation de l’information de la Cour • Fonds documentaire de la bibliothèque
Personnel productif	• Motivation et dévouement • Compétences de la main-d’oeuvre
Saine gestion	• Conformité au cadre de responsabilisation de gestion (CRG)

Le reste de cette partie porte sur le rendement du Bureau du registraire au regard de chaque indicateur.

A. Résultat prévu : Traitement des dossiers sans délai

L’audition des appels et le prononcé des jugements constituent la priorité essentielle et permanente de la Cour suprême; la priorité fondamentale du Bureau du registraire est donc de traiter les dossiers avec célérité. Les indicateurs de rendement clés sont les commentaires sur la qualité des services, le temps mis à traiter les dossiers, la qualité de la technologie utilisée et la qualité des services de bibliothèque.

Rétroaction sur la qualité du service

La surveillance qualitative de la satisfaction des parties prenantes repose sur la rétroaction des juges et des avocats. S’y est ajouté en 2006-2007 un sondage structuré sur la satisfaction des clients (avocats, correspondants et plaideurs non représentés par un avocat) portant sur divers services de la Direction générale du greffe, et notamment l’évaluation de la portée, de la qualité, de l’efficacité et de l’efficience des services et de l’information fournis.

• Rétroaction des juges. La registraire discute régulièrement avec les juges de leur niveau de satisfaction quant à la qualité et à la rapidité des services professionnels et administratifs que leur fournit le personnel de la Cour. Les commentaires sont généralement très positifs. Les juges attendent avec impatience l’achèvement du projet de modernisation de la Cour.

• Rétroaction de la communauté juridique. La registraire discute régulièrement avec des avocats de l’extérieur pour connaître leur opinion sur la prestation des services. Elle recueille par exemple des commentaires lors des réunions du Comité de liaison Association du Barreau canadien Cour suprême du Canada, du Comité des correspondants auprès de la Cour sur les règles de pratique et les procédures, ainsi qu’à l’occasion d’autres échanges à caractère moins officiel. Le niveau de satisfaction est en général élevé. Les principales attentes des avocats restent l’obtention d’un service adapté et efficace et l’accès par voie électronique à l’information.

• Rétroaction des clients. Un sondage a été mené auprès des clients de la Direction générale du greffe du 1er au 23 février 2007. Le questionnaire du sondage a été transmis aux 299 personnes ayant comparu devant la Cour suprême en 2006, et 178 (soit 60 p. 100) l’ont rempli. Les questions portaient sur la qualité des services offerts par la Direction générale du greffe, les heures de bureau, les voies de communication, le personnel de la Direction générale du greffe et le site Web de la Cour suprême du Canada (CSC). Les commentaires des clients sont très positifs. Trois répondants sur quatre se sont dits « très satisfaits » des services reçus, et la quasi-totalité des répondants (99 p. 100) se sont dits « satisfaits » ou « très satisfaits ». Les heures de bureau ont été jugées acceptables, même si un petit nombre préférerait des heures prolongées. La plupart des clients utilisent le téléphone ou les services en ligne, mais le niveau de satisfaction est plus élevé eu égard aux services en personne, par télécopieur ou par courrier. Quant aux employés de la Direction générale du greffe, les répondants ont dit qu’ils sont courtois, d’un abord facile, bien renseignés et efficaces et qu’ils fournissent des renseignements de qualité supérieure. La quasi-totalité des répondants étaient « satisfaits » ou « très satisfaits » du niveau de compétence du personnel du Greffe. Les commentaires concernant le site Web de la Cour sont positifs, mais dans une moindre mesure que ceux portant sur les autres domaines de services. Les résultats du sondage indiquent que des améliorations pourraient être apportées aux Règles de la Cour suprême du Canada, lesquelles pourraient être plus complètes et plus claires, tout comme les directives portant sur la préparation de la version électronique du mémoire d’appel. Les résultats permettent également de conclure qu’il faut prendre des mesures pour veiller à ce que les services offerts par les voies de communication utilisées le plus couramment, notamment les services en ligne, soient de même qualité que les services dispensés par les voies plus traditionnelles, mais moins complexes.

• En 2006-2007, la bibliothèque figurait au nombre des quatre bibliothèques du gouvernement du Canada participant au sondage LibQual+ du Consortium canadien, vaste étude sur la qualité des services offerts par plus de 200 bibliothèques universitaires et bibliothèques de recherche. Le questionnaire-sondage SERVQUAL, un outil courant d’évaluation de la qualité des services dans le secteur privé, a été utilisé initialement comme modèle conceptuel du sondage LibQual+. Le questionnaire a été remis uniquement aux clients à l’interne. Les résultats feront l’objet d’une évaluation en 2007-2008 et serviront à élaborer des moyens novateurs d’améliorer les services de bibliothèque.

Le Bureau du registraire a amélioré certains aspects des processus administratifs en 2006-2007, dont les suivants :

• Les modifications les plus récentes aux Règles de la Cour suprême du Canada ont été rédigées et adoptées, et des documents de formation ont été fournis aux juges, au personnel de la Cour et aux avocats de l’extérieur. Les modifications ont été mises en œuvre sans heurt.
• Le manuel complet des procédures du Greffe a été finalisé.
• Un guide complet sur la tenue des séances d’information à huis clos portant sur certaines décisions de la Cour a été rédigé et adopté.
• La gestion des dossiers de la Cour et la gestion des dossiers administratifs relèvent désormais d’un seul gestionnaire.
• Des améliorations ont été apportées à la production du Bulletin des procédures, dans sa nouvelle version bilingue.
• Le bureau de gestion de projet a été mis sur pied pour coordonner les activités reliées à quatre projets importants, à savoir le projet de modernisation du matériel audiovisuel et de la technologie de l’information dans la salle d’audience, le SGDDE, le projet de dépôt électronique et le projet d’actualisation des logiciels de traitement de textes.
• A été créée la fonction de services de communication regroupant les activités de communication et de reddition de comptes des diverses directions générales et servant de fondement à un centre d’expertise en communication.
• Ont été mis en application un logiciel URL ouvert et un moteur de recherche fédéré permettant la recherche dans les collections hybrides de documents juridiques imprimés et électroniques de la bibliothèque.
• Le site intranet de la bibliothèque a été réaménagé pour qu’il se conforme à la normalisation des sites.
• La mise en service de guichets d’auto-emprunt et l’automatisation de services de prêts entre bibliothèques avec des organismes externes ont été intégrés au nouveau système de gestion de bibliothèque (SGB).

Temps de traitement des dossiers

Le Bureau du registraire compile des statistiques mensuelles sur la charge de travail et l’arriéré de la Cour, et produit et publie un rapport statistique annuel. Le site Web de la Cour (http://www.scc-csc.gc.ca) présente une information détaillée sur les dossiers. Le nombre de demandes d’autorisation d’appel en attente et prêtes pour examen est resté stable, à moins de 70. Pour plus de 90 p. 100 des demandes d’autorisation, la décision est rendue dans les six mois suivant le dépôt de la demande.

Les temps de traitement moyens observés au fil des ans jusqu’en 2006 figurent dans le tableau qui suit. Le délai moyen entre le dépôt de la demande d’autorisation d’appel et la décision a reculé légèrement en 2006, tandis que le délai moyen entre la date de l’autorisation et l’audition a connu une plus forte baisse. Le délai entre l’audition et le jugement a augmenté en 2006, et ce, pour la deuxième année consécutive.

Délais moyens	1996	1997	1998	1999	2000
(en mois)
Entre le dépôt de la demande d'autorisation et la décision sur la demande	4,4	3,5	3,9	5,2	5,4
Entre la date de l’autorisation (ou de l’avis d’appel de plein droit) et l’audience	11,8	10,9	12	11,1	12,5
Entre l’audience et le jugement	3	2,8	2,8	5,4	5,8

 

Délais moyen	2001	2002	2003	2004	2005	2006
(en mois)
Entre le dépôt de la demande d'autorisation et la décision sur la demande	4,3	5,7	3,9	3,7	3,7	3,4
Entre la date de l’autorisation (ou de l’avis d’appel de plein droit) et l’audience	11,4	12,2	10,5	9,4	9,1	7,7
Entre l’audience et le jugement	5,6	5,6	5,1	4	5,2	5,9

Qualité de la technologie

La technologie de l’information a retenu encore beaucoup l’attention en 2006-2007. Les groupes technologiques existants sont formés d’outils bureautiques standard, de l’équipement de la salle d’audience (p. ex. équipement audiovisuel), d’applications internes (p. ex. Système de gestion des dossiers), d’applications commerciales (p. ex. Système d’information des Ressources Humaines (SIRH), Free Balance, système de gestion de bibliothèque), de mesures de sécurité, d’applications Web ainsi que d’un matériel et d’une infrastructure de soutien. Des projets d’envergure ont été lancés en vue d’implanter dans l’ensemble de l’organisation un SGDDE, de soutenir le dépôt électronique des documents, d’actualiser les logiciels de traitement de textes de la Cour, de moderniser entièrement les systèmes audiovisuels de la salle d’audience et d’installer le matériel de gestion de la technologie de l’information dans la salle d’audience. S’y ajoutent les mises à niveau et améliorations régulières à l’infrastructure de la technologie de l’information et aux applications bureautiques.

Qualité des services de bibliothèque

La Bibliothèque offre ses services à la Cour suprême, mais aussi aux avocats qui comparaissent devant la Cour, aux cours fédérales (Cour d’appel fédérale, Cour fédérale, Cour canadienne de l’impôt), aux avocats et, sur autorisation spéciale, à d’autres juristes. Grâce à un ensemble d’ententes de partage des ressources avec les bibliothèques des barreaux et des tribunaux, ainsi qu’à des réseaux de prêts entre bibliothèques, le grand public a également accès aux fonds historiques et courants de documents juridiques en common law et en droit civil. En 2006-2007, la deuxième phase du renouvellement du Système de gestion de bibliothèque est devenue un objectif prioritaire afin que les usagers disposent d’un accès efficace aux collections hybrides de documents imprimés et électroniques. Une campagne de sensibilisation a été menée dans les bibliothèques de droit dans l’ensemble du pays pour faire connaître le système de prêts entre bibliothèques. Grâce au logiciel URL ouvert, il a été possible d’offrir un accès homogène aux périodiques électroniques et imprimés. De plus, le moteur de recherche fédéré donne aux usagers de la bibliothèque la possibilité de faire des recherches dans de multiples bases de données et dans Internet.

B. Résultat prévu : Indépendance de la Cour

Située au sommet de la hiérarchie judiciaire, la Cour statue sur des questions d’importance nationale qui touchent les citoyens et les administrations publiques au Canada. Dans ce contexte, le Bureau du registraire doit veiller à ce que l’indépendance de la Cour en tant qu’institution soit protégée dans le cadre d’une saine gestion publique.

Perception de l’indépendance institutionnelle

Il convient de maintenir une relation d’autonomie vis à vis du Parlement, du ministère de la Justice et des organismes centraux. La registraire consulte régulièrement les juges pour évaluer leur perception du maintien de l’indépendance institutionnelle. Le Bureau du registraire reçoit en outre des commentaires informels du fait de ses relations avec les juridictions aux niveaux international, fédéral et provincial et prend les mesures voulues au besoin.

La Cour enrichit indirectement son indépendance institutionnelle par une participation active à la communauté internationale des juges et juristes et l’accueil de visiteurs étrangers qui s’intéressent à l’administration de la justice au Canada. Les tribunaux d’autres pays en étudient d’ailleurs régulièrement les jugements. La Cour reçoit de nombreuses délégations de partout au monde qui veulent se renseigner sur la gestion judiciaire moderne (il y a eu 59 visites officielles en 2006). Le personnel du Bureau du registraire et les juges de la Cour participent activement à des associations internationales, en diffusant à leurs membres des arrêts tirés de la banque de données de la Cour et en participant aux réunions qu’elles organisent pour discuter de questions d’intérêt commun.

Dépistage des conflits d’intérêts potentiels

Le Bureau du registraire a institué des mesures visant à dépister les conflits d’intérêts pouvant toucher les juges, la registraire et la registraire adjointe. Des modifications ont été apportées aux Règles de la Cour suprême du Canada pour obliger les parties à signaler à la Cour toute perception de conflits d’intérêts potentiels lors du dépôt de documents. Un système de suivi automatisé permet de veiller à ce que les juges ne se retrouvent pas en situation de conflit d’intérêts potentiels.

C. Résultat prévu : Accès aux services de la Cour

Le Bureau du registraire doit faire en sorte que la Cour soit accessible et fournisse en temps opportun les services et les renseignements aux parties et aux avocats. Le sondage sur les services dispensés par la Direction générale du greffe (voir le résumé à la partie A ci-dessus) a fourni une rétroaction utile sur la perception qu’ont les clients de l’accès aux renseignements de la Cour.

Temps de réponse aux demandes de renseignements

Les demandes de renseignements ont reçu une réponse dans les délais prescrits par les normes de service dans la majorité des cas. Les commentaires des parties prenantes à cet égard sont positifs. Les plaintes ont été peu nombreuses. Le site Web a été amélioré afin que les utilisateurs aient plus facilement accès à l’information par leurs propres moyens. Parmi les améliorations apportées en 2006-2007, mentionnons le portail des médias, le portail et une vidéo éducatifs, des règles administratives de gestion de l’information pour les documents des juges et la réorganisation du site Web géré par l’Université de Montréal pour les décisions de la Cour (Lexum).

Les demandes d’ordre général et les demandes d’information de la part du public croissent en nombre, de sorte que le public est mieux informé et plus exigeant à l’égard des questions très intéressantes sur lesquelles se penche la Cour. Les appels téléphoniques du grand public ainsi que ses courriels et lettres exigent davantage. En 2006, le personnel de la Salle des dossiers judiciaires a répondu à 2 719 demandes de renseignements de clients internes et externes au sujet de dossiers ou de documents reliés aux travaux de la Cour et a fourni 7 125 extraits ou dossiers complets à ces clients. Grâce à des rapports statistiques améliorés, la Salle des dossiers judiciaires est désormais en mesure de faire le suivi des normes de service. En novembre 2006, plus de 95 p. 100 des demandes de renseignements avaient été traitées dans le délai de 48 heures prévu par les normes de service. En outre, la réceptionniste a répondu aux appels téléphoniques au Greffe dans les délais prévus par les normes de service. Pendant la période sélectionnée de huit semaines, seulement 6,7 p. 100 des appels ont été acheminés à la boîte vocale, mais tous les appels ont été retournés dans un délai d’un jour ouvrable. Qui plus est, le personnel des opérations de la Cour doit faire en sorte que l’information sur toutes les affaires dont la Cour est saisie, les parties, les avocats qui plaident, le rôle des audiences et toutes les décisions sur les requêtes, les demandes d’autorisation d’appel et les appels soit toujours complète et à jour sur son site Web public. Il doit aussi annoncer dans des communiqués de presse les principales étapes de la progression des affaires et le rôle. On publie aussi, à l’interne et sur le site Web, le Bulletin des procédures et le Recueil des arrêts de la Cour suprême.

Suivant la tendance observée par la plupart des tribunaux au pays, un nombre croissant de parties comparaissent devant la Cour sans être représentées par un avocat, comme le montre le tableau qui suit. Ces personnes ont besoin d’une plus grande aide que celles qui sont représentées, ce qui exige davantage du personnel. En 2006, 299 lettres ont été expédiées à des parties non représentées par un avocat et 50 trousses d’information leur ont été envoyées pour les aider à constituer leur demande d’autorisation d’appel.

Pourcentage de demandes d’autorisation d’appel déposées par des parties non représentées par un avocat

Année	Nombre total de demandes d’autorisation d’appel	Demandes d’autorisation d’appel déposées par les parties non représentées par un avocat	% de demandes déposées par des parties non représentées par un avocat
1999	585	111	19%
2000	642	117	18%
2001	621	117	19%
2002	523	106	20%
2003	550	92	17%
2004	568	114	20%
2005	544	103	19%
2006	506	115	23%

Efficacité des règles

Les règles de pratique de la Cour suprême du Canada font l’objet de modifications en permanence. Les révisions sont faites après consultation des avocats de l’extérieur membres du Comité des correspondants auprès de la Cour sur les règles de pratique et les procédures et du Comité de liaison Association du Barreau canadien - Cour suprême du Canada. Les règles ont été modifiées en profondeur en 2002. Depuis, des modifications mineures ont été proposées et sont entrées en vigueur en octobre 2006. Dans l’ensemble, les règles sont efficaces et à jour. Les commentaires des deux comités sont généralement positifs. Les améliorations proposées dans le rapport du sondage sur la Direction générale du greffe seront examinées au cours de l’année qui vient.

Qualité des services de protocole

Les services de protocole comprennent l’organisation d’activités spéciales à la Cour (réceptions, dîners, congrès, conférences et inaugurations), l’accueil de dignitaires et de visiteurs (canadiens et étrangers) officiellement invités par la Cour et l’aide aux juges qui se rendent à l’étranger et y représentent la Cour. Dans l’ensemble, la rétroaction à cet égard est positive. On estime que ces activités sont réussies. Aucune préoccupation majeure n’a été exprimée, et le service est constamment amélioré.

Qualité de l’accès aux services et à l’information par voie électronique

L’amélioration du site Web de la Cour suprême s’est poursuivie de manière à favoriser l’accès en temps opportun aux renseignements sur les dossiers et les audiences. Pour chaque demande d’autorisation, des sommaires bilingues sont préparés et affichés sur le site Web de la Cour, qui est mis à jour quotidiennement et offre les renseignements les plus récents. La création d’un portail destiné aux parties qui ne sont pas représentées par un avocat a été entreprise en 2006-2007 et sera complétée en 2007-2008. La documentation imprimée a également été mise à jour. Le Bureau du registraire entend toujours poursuivre la mise en œuvre progressive du dépôt électronique, son objectif étant le dépôt électronique de l’ensemble des documents se rapportant à tous les appels qui seront entendus à l’automne 2008.

Stabilité des systèmes

La fiabilité du matériel audiovisuel utilisé dans la salle d’audience constitue une source importante de préoccupations. Des solutions à court terme ont été appliquées en 2005-2006 et en 2006-2007 en attendant les améliorations à long terme qui découleront de la réalisation du projet relatif au matériel audiovisuel et à la technologie de gestion de l’information dans la salle d’audience. En outre, la Cour s’est dotée d’un système de secours pouvant assurer la continuité du service pendant une audience en cas de défaillance du système audiovisuel.

Accès pour les médias

Le système de séances d’information à huis clos tenues avant la diffusion publique des jugements importants est maintenant bien en place, et les propositions d’améliorations des relations avec les médias sont faites par le truchement du comité de la Cour chargé de cette question. L’un des principaux objectifs du projet de modernisation du système audiovisuel de la salle d’audience est l’amélioration de la qualité de la diffusion pour les médias.

Sécurité physique

Les mesures suivantes ont été prises pour maintenir et rehausser le niveau de sécurité :

• Mise en œuvre des recommandations découlant de la vérification de sécurité effectuée en 2004-2005. Les politiques et les procédures en matière de sécurité du Bureau du registraire ont été élaborées ou actualisées selon les besoins et seront précisées au cours du prochain exercice. La mise à jour du cadre et du plan de continuité des opérations du Bureau du registraire a été menée à bien et testée en 2006-2007. Sa tenue à jour sera assurée grâce à des tests réguliers, et on fera les adaptations requises pour en assurer la conformité avec les pratiques exemplaires du gouvernement et l’orientation du programme de continuité d’un gouvernement constitutionnel.

• Sensibilisation à la sécurité. Le calendrier des séances de sensibilisation à la sécurité a été établi. En outre, le Guide sur la sécurité à l’intention des juges de la Cour suprême du Canada a été mis à jour et distribué lors des séances d’information individuelles sur la sécurité offertes à chaque juge.

D. Résultat prévu : Accès à l’information

Le Bureau du registraire a pris un certain nombre de mesures visant l’élaboration et l’application d’une stratégie de gestion et de transmission de l’information. Le projet vise notamment les sites Intranet et Internet, les systèmes de communication et le dépôt d’information, la sauvegarde et le traitement des documents archivés et la préservation de l’information sur support électronique (VHS, DVD, microfiches). La mise en œuvre englobe l’infrastructure d’information (gouvernance, documentation et formation). Ces améliorations vont réduire le dédoublement de l’information, la rendre plus accessible, améliorer sa présentation et favoriser l’échange et le transfert de connaissances.

Accès aux renseignements sur les dossiers

Le Bureau du registraire doit faire en sorte que l’information, telle les décisions de la Cour, soit aisément à la portée du public et que l’historique des dossiers et les autres documents juridiques le soient facilement pour les juges et les employés. Les renseignements sur les dossiers de la Cour sont offerts sous forme électronique, sous réserve de quelques restrictions. Le Système de gestion des dossiers de la Cour, dont les usagers sont fortement tributaires, est l’objet d’améliorations constantes. Le Bureau du registraire offre actuellement un accès au Système de gestion des cas par le truchement du site Web et examine la possibilité d’étendre cet accès à d’autres renseignements et documents, y compris aux mémoires électroniques. Des rapports en ligne sont préparés pour répondre à la demande croissante d’information de la part des avocats. Un projet de politique relative à l’accès aux dossiers, y compris l’accès aux mémoires sur le site Web de la Cour, a été élaboré en 2006-2007; après consultation, cette politique a été approuvée en mai 2007 et sera mise en œuvre au cours de l’exercice 2007-2008.

Qualité de l’entreposage, de la conservation et de la préservation de l’information de la Cour

La fonction de gestion des dossiers est bien implantée au Bureau du registraire. Il y a eut une vérification de la fonction de gestion des dossiers en 2004-2005 qui visait tant les dossiers judiciaires que les dossiers administratifs. Le rapport contient un certain nombre de recommandations dont la mise en oeuvre est étalée sur quatre ans. Il s’agit d’améliorer les structures de gestion, les mécanismes de contrôle, les politiques et les pratiques, la gestion des risques et l’information destinée à la prise de décisions. On a amorcé la mise en œuvre de plusieurs recommandations, et notamment entrepris des préparatifs minutieux en vue de l’implantation du Système de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE) en 2007-2008. Au nombre des tâches déjà accomplies, mentionnons la définition des exigences, la sélection du système, l’élaboration de la stratégie de formation et de l’architecture des applications.

Les travaux préparatoires à la mise en œuvre du SGDDE ont débuté avec l’élaboration du plan de classification, du profil de métadonnées et du calendrier de conservation. Dans le cadre du processus d’élaboration de ces outils, il y a eu de vastes consultations des usagers de manière à ce que les employés se sentent concernés par les projets de gestion de l’information.

Fonds documentaire de la bibliothèque

Comptant environ 350 000 ouvrages, la bibliothèque de la Cour suprême constitue le fonds de recherche de la Cour. L’importante collection comprend des recueils de lois et de jurisprudence, des périodiques et des traités de droit des plus importants États de droit civil et de common law, dont le Canada, le Royaume-Uni, les États-Unis, l’Australie, la Nouvelle-Zélande, la France et la Belgique. À ses fonds d’imprimés et de microfiches s’ajoute l’accès à un vaste éventail de ressources juridiques et de banques de données électroniques. La Bibliothèque possède aussi une riche collection de livres rares des XVIe, XVIIe et XVIIIe siècles traitant de la common law de l’Angleterre et du droit civil de la France.

En 2006-2007, la bibliothèque a complètement réaménagé son site Web dans le but d’exploiter pleinement tous les aspects de son système de gestion de bibliothèque mis à niveau et des logiciels de gestion de périphériques installés au cours de l’année, y compris la possibilité pour les usagers d’obtenir le meilleur exemplaire des périodiques, en version imprimée ou électronique. De plus, elle a ajouté à des centaines de fiches bibliographiques des tables des matières électroniques comportant des liens au texte intégral.

E. Résultat prévu : Personnel productif

Les principaux indicateurs sont la motivation, le dévouement et les compétences du personnel.

Motivation et dévouement

Il ressort du sondage le plus récent auprès des fonctionnaires fédéraux que les employés continuent d’être très dévoués à l’organisation. Les commentaires étaient positifs en ce qui concerne tous les sujets abordés dans le sondage. Il convient tout particulièrement de souligner que 99 p. 100 des répondants tiennent fermement à la réussite de leur organisation et estiment qu’il s’agit d’un bon lieu de travail. De plus, 97 p. 100 des répondants se sont dits fiers de leurs unités de travail. Toutefois, malgré les commentaires positifs dans l’ensemble, le Bureau du registraire a constaté que des améliorations pouvaient être apportées à certains égards. Il a cerné trois champs d’action prioritaires : apprentissage et perfectionnement professionnel, formation en matière de ressources humaines à l’intention des employés et des gestionnaires et communications entre les employés et leurs superviseurs et la haute direction.

Compétences de la main-d’œuvre

À l’instar de nombreux organismes de petite taille, le Bureau du registraire éprouve des difficultés à recruter du personnel et à le maintenir en fonction. Dans le passé, il a été difficile de pourvoir à des postes spécialisés, notamment les bibliothécaires et les jurilinguistes. Le maintien en fonction pose problème dans les services de soutien, puisque le Bureau du registraire ne peut offrir de nombreuses possibilités d’avancement professionnel et les employés quittent l’organisation afin d’obtenir des occasions d’avancement. Le projet de modernisation de la Cour ajoute à ce problème en raison de la création de nouvelles responsabilités et de nouveaux postes. Il est fait état de ces difficultés bien connues dans le plan de dotation ainsi que dans le plan des ressources humaines du Bureau du registraire.

F. Résultat prévu : Saine gestion

Le Bureau du registraire continue d’améliorer ses pratiques de gestion et procède chaque année à une évaluation de ses pratiques en regard du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du gouvernement.

Conformité avec le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)

Le Bureau du registraire a terminé en 2002 l’évaluation de sa capacité de gestion et a dressé en 2003 un plan d’action visant l’amélioration de ses pratiques. Ses initiatives en gestion ont été intégrées au plan d’activités de l’organisation. Les principaux domaines touchés par les initiatives d’amélioration des pratiques au cours de l’exercice 2006-2007 sont les suivants :

• Gestion des risques. Le Bureau du registraire met à jour ses profils de risques de l’organisation dans le cadre de sa planification stratégique annuelle. Dans l’avenir, il veut mieux préciser les mesures à mettre en œuvre pour réduire les risques à priorité élevée (au moyen de plans plus détaillés d’atténuation des risques), offrir aux gestionnaires de la formation sur la gestion des risques et finaliser les plans de reprise et de continuité des activités.

• Structure de gestion des ressources et des résultats (SGRR). Le Bureau du registraire a terminé la première étape de mise en application de la SGRR en mettant à jour l’architecture des activités de programme de manière à ce qu’elle reflète mieux les programmes et activités réalisés. Cette nouvelle architecture des activités de programme servira de fondement à la préparation des rapports en 2008-2009. Le Bureau du registraire s’est doté d’un cadre de mesure du rendement comportant 19 indicateurs, d’ordre qualitatif ou quantitatif. En outre, il mesure son rendement deux fois par année, d’abord lors de ses séances annuelles de planification stratégique tenues à l’automne, et ensuite à la fin de l’exercice. Les renseignements sur le rendement proviennent d’un certain nombre de sources, principalement du Système de gestion des dossiers. Une échelle à cinq niveaux sert à évaluer la mesure dans laquelle les objectifs de rendement ont été atteints, et le Bureau du registraire procède à une évaluation générale de ses points forts et de ses points faibles. Les résultats de ce suivi sont pris en compte dans l’établissement des priorités et des projets. Le Bureau du registraire espère examiner dans l’avenir la nécessité d’utiliser des cartes de pointage plus détaillées pour chaque indicateur de rendement.

• Vérification interne. Les résultats des vérifications ont été très utiles à l’amélioration des services et au resserrement des contrôles. Les vérifications internes sont considérées comme un puissant instrument de gestion. Un processus efficace, déjà en place, permet de donner suite aux vérifications. En 2006-2007, on a entrepris la vérification interne des activités de passation de marchés et d’acquisition de biens et de services du Bureau du registraire. Les vérificateurs ont conclu que la direction avait pris des mesures constructives au cours de la période visée pour faire face aux risques connus et resserrer les contrôles relatifs aux marchés, qu’il y avait une meilleure connaissance dans l’ensemble de l’organisation des exigences en matière de marchés, que de nombreuses étapes de ce processus avaient été normalisées, que les rôles et les responsabilités à cet égard étaient bien définis et compris et que la direction recevait régulièrement des rapports précis et fiables sur les marchés. Les vérificateurs ont également signalé des améliorations à apporter et ont fait des recommandations visant les procédures du Bureau du registraire afin que :

• les risques reliés aux activités d’acquisition de biens et de services et de passation de marchés soient régulièrement évalués;
• l’accès soit plus facile et la concurrence soit encouragée, conformément à la politique du gouvernement en matière d’acquisition et de passation de marchés;
• les procédures soient davantage normalisées et officialisées et que les processus soient rationalisés;
• la piste de vérification des mesures prises et des approbations obtenues soit établie;
• les connaissances des exigences en matière de passation de marchés dans la fonction publique soient tenues à jour à la Cour grâce à des séances périodiques de perfectionnement professionnel et à la consultation fréquente de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
• les pouvoirs de passation de marchés soient délégués uniquement aux personnes ayant une connaissance approfondie des règles et des règlements fédéraux applicables en matière de passation de marchés; et
• les résultats des vérifications sont présentés au Comité exécutif, puis au Comité de gestion.

Les principaux domaines suivants exigeront encore plus d’efforts pour en assurer la pleine conformité avec le CRG :

• Cadre de planification efficace. Le Bureau du registraire adopte une démarche en plusieurs étapes en vue d’intégrer pleinement dans son processus de planification des activités la gestion des biens et la planification des ressources humaines. Les questions de ressources humaines faisaient partie intégrante du processus de planification de l’exercice 2006-2007 et la première ébauche du plan intégré des RH a été élaborée. Pour le prochain cycle de planification, d’autres améliorations seront apportées au processus en vue d’intégrer pleinement dans la planification des activités les éléments que sont la planification des RH et la gestion des biens.

• Gestion du matériel. Le Bureau du registraire n’a pas de processus ou de système structuré de gestion des biens et du matériel. La mise en place d’un processus de planification intégré (ci-dessus) deviendra le catalyseur de l’amélioration dans ce domaine.