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II: Rendement par rsultat stratgique

Le Bureau du registraire de la Cour suprme du Canada a un objectif stratgique unique : fournir la Cour suprme du Canada le meilleur environnement dcisionnel possible. Le programme a une activit centrale : traiter les audiences et les dcisions, c’est--dire offrir la Cour les services qui lui permettent de rendre ses dcisions en tant que tribunal de dernier ressort. Les principales responsabilits du Bureau du registraire consistent fournir tout un ventail de services administratifs et de services de soutien aux juges et grer les dossiers soumis la Cour.

Les rsultats prvus sont les suivants :

  • traiter les audiences et les dcisions avec clrit;
  • assurer l’indpendance institutionnelle de la Cour dans le cadre d’une saine gestion publique;
  • amliorer l’accs la Cour et ses services;
  • fournir la Cour le fonds documentaire dont elle a besoin pour remplir son mandat.

Le cadre de gestion du rendement du Bureau du registraire inclut galement les indicateurs de rendement lis la productivit de l’effectif et la saine gestion. Le tableau qui suit fait tat des indicateurs de rendement applicables chaque rsultat prvu.


Rsultat prvu Indicateurs de rendement
Traiter les dossiers sans dlai • Rtroaction sur la qualit du service
• Temps de traitement des dossiers
• Qualit de la technologie
• Qualit des services de bibliothque
Indpendance de la Cour • Perception de l’indpendance institutionnelle
• Dpistage des conflits d’intrts potentiels
Accs aux services de la Cour • Temps de rponse aux demandes de renseignements
• Efficacit des rgles
• Qualit des services de protocole
• Qualit de l’accs aux services et l’information par voie lectronique
• Stabilit des systmes
• Accs pour les mdias
• Scurit physique
Accs l’information • Accs aux renseignements sur les dossiers
• Qualit de l’entreposage, de la conservation et de la prservation de l’information de la Cour
• Fonds documentaire de la bibliothque
Personnel productif • Motivation et dvouement
• Comptences de la main-d’oeuvre
Saine gestion • Conformit au cadre de responsabilisation de gestion (CRG)

Le reste de cette partie porte sur le rendement du Bureau du registraire au regard de chaque indicateur.

A. Rsultat prvu : Traitement des dossiers sans dlai

L’audition des appels et le prononc des jugements constituent la priorit essentielle et permanente de la Cour suprme; la priorit fondamentale du Bureau du registraire est donc de traiter les dossiers avec clrit. Les indicateurs de rendement cls sont les commentaires sur la qualit des services, le temps mis traiter les dossiers, la qualit de la technologie utilise et la qualit des services de bibliothque.

Rtroaction sur la qualit du service

La surveillance qualitative de la satisfaction des parties prenantes repose sur la rtroaction des juges et des avocats. S’y est ajout en 2006-2007 un sondage structur sur la satisfaction des clients (avocats, correspondants et plaideurs non reprsents par un avocat) portant sur divers services de la Direction gnrale du greffe, et notamment l’valuation de la porte, de la qualit, de l’efficacit et de l’efficience des services et de l’information fournis.

Rtroaction des juges. La registraire discute rgulirement avec les juges de leur niveau de satisfaction quant la qualit et la rapidit des services professionnels et administratifs que leur fournit le personnel de la Cour. Les commentaires sont gnralement trs positifs. Les juges attendent avec impatience l’achvement du projet de modernisation de la Cour.

Rtroaction de la communaut juridique. La registraire discute rgulirement avec des avocats de l’extrieur pour connatre leur opinion sur la prestation des services. Elle recueille par exemple des commentaires lors des runions du Comit de liaison Association du Barreau canadien Cour suprme du Canada, du Comit des correspondants auprs de la Cour sur les rgles de pratique et les procdures, ainsi qu’ l’occasion d’autres changes caractre moins officiel. Le niveau de satisfaction est en gnral lev. Les principales attentes des avocats restent l’obtention d’un service adapt et efficace et l’accs par voie lectronique l’information.

Rtroaction des clients. Un sondage a t men auprs des clients de la Direction gnrale du greffe du 1er au 23 fvrier 2007. Le questionnaire du sondage a t transmis aux 299 personnes ayant comparu devant la Cour suprme en 2006, et 178 (soit 60 p. 100) l’ont rempli. Les questions portaient sur la qualit des services offerts par la Direction gnrale du greffe, les heures de bureau, les voies de communication, le personnel de la Direction gnrale du greffe et le site Web de la Cour suprme du Canada (CSC). Les commentaires des clients sont trs positifs. Trois rpondants sur quatre se sont dits trs satisfaits des services reus, et la quasi-totalit des rpondants (99 p. 100) se sont dits satisfaits ou trs satisfaits . Les heures de bureau ont t juges acceptables, mme si un petit nombre prfrerait des heures prolonges. La plupart des clients utilisent le tlphone ou les services en ligne, mais le niveau de satisfaction est plus lev eu gard aux services en personne, par tlcopieur ou par courrier. Quant aux employs de la Direction gnrale du greffe, les rpondants ont dit qu’ils sont courtois, d’un abord facile, bien renseigns et efficaces et qu’ils fournissent des renseignements de qualit suprieure. La quasi-totalit des rpondants taient satisfaits ou trs satisfaits du niveau de comptence du personnel du Greffe. Les commentaires concernant le site Web de la Cour sont positifs, mais dans une moindre mesure que ceux portant sur les autres domaines de services. Les rsultats du sondage indiquent que des amliorations pourraient tre apportes aux Rgles de la Cour suprme du Canada, lesquelles pourraient tre plus compltes et plus claires, tout comme les directives portant sur la prparation de la version lectronique du mmoire d’appel. Les rsultats permettent galement de conclure qu’il faut prendre des mesures pour veiller ce que les services offerts par les voies de communication utilises le plus couramment, notamment les services en ligne, soient de mme qualit que les services dispenss par les voies plus traditionnelles, mais moins complexes.

• En 2006-2007, la bibliothque figurait au nombre des quatre bibliothques du gouvernement du Canada participant au sondage LibQual+ du Consortium canadien, vaste tude sur la qualit des services offerts par plus de 200 bibliothques universitaires et bibliothques de recherche. Le questionnaire-sondage SERVQUAL, un outil courant d’valuation de la qualit des services dans le secteur priv, a t utilis initialement comme modle conceptuel du sondage LibQual+. Le questionnaire a t remis uniquement aux clients l’interne. Les rsultats feront l’objet d’une valuation en 2007-2008 et serviront laborer des moyens novateurs d’amliorer les services de bibliothque.

Le Bureau du registraire a amlior certains aspects des processus administratifs en 2006-2007, dont les suivants :

  • Les modifications les plus rcentes aux Rgles de la Cour suprme du Canada ont t rdiges et adoptes, et des documents de formation ont t fournis aux juges, au personnel de la Cour et aux avocats de l’extrieur. Les modifications ont t mises en œuvre sans heurt.
  • Le manuel complet des procdures du Greffe a t finalis.
  • Un guide complet sur la tenue des sances d’information huis clos portant sur certaines dcisions de la Cour a t rdig et adopt.
  • La gestion des dossiers de la Cour et la gestion des dossiers administratifs relvent dsormais d’un seul gestionnaire.
  • Des amliorations ont t apportes la production du Bulletin des procdures, dans sa nouvelle version bilingue.
  • Le bureau de gestion de projet a t mis sur pied pour coordonner les activits relies quatre projets importants, savoir le projet de modernisation du matriel audiovisuel et de la technologie de l’information dans la salle d’audience, le SGDDE, le projet de dpt lectronique et le projet d’actualisation des logiciels de traitement de textes.
  • A t cre la fonction de services de communication regroupant les activits de communication et de reddition de comptes des diverses directions gnrales et servant de fondement un centre d’expertise en communication.
  • Ont t mis en application un logiciel URL ouvert et un moteur de recherche fdr permettant la recherche dans les collections hybrides de documents juridiques imprims et lectroniques de la bibliothque.
  • Le site intranet de la bibliothque a t ramnag pour qu’il se conforme la normalisation des sites.
  • La mise en service de guichets d’auto-emprunt et l’automatisation de services de prts entre bibliothques avec des organismes externes ont t intgrs au nouveau systme de gestion de bibliothque (SGB).

Temps de traitement des dossiers

Le Bureau du registraire compile des statistiques mensuelles sur la charge de travail et l’arrir de la Cour, et produit et publie un rapport statistique annuel. Le site Web de la Cour (http://www.scc-csc.gc.ca) prsente une information dtaille sur les dossiers. Le nombre de demandes d’autorisation d’appel en attente et prtes pour examen est rest stable, moins de 70. Pour plus de 90 p. 100 des demandes d’autorisation, la dcision est rendue dans les six mois suivant le dpt de la demande.

Les temps de traitement moyens observs au fil des ans jusqu’en 2006 figurent dans le tableau qui suit. Le dlai moyen entre le dpt de la demande d’autorisation d’appel et la dcision a recul lgrement en 2006, tandis que le dlai moyen entre la date de l’autorisation et l’audition a connu une plus forte baisse. Le dlai entre l’audition et le jugement a augment en 2006, et ce, pour la deuxime anne conscutive.


Dlais moyens
1996
1997
1998
1999
2000
(en mois)
Entre le dpt de la demande d'autorisation et la dcision sur la demande
4,4
3,5
3,9
5,2
5,4
Entre la date de l’autorisation (ou de l’avis d’appel de plein droit) et l’audience
11,8
10,9
12
11,1
12,5
Entre l’audience et le jugement
3
2,8
2,8
5,4
5,8

 


Dlais moyen
2001
2002
2003
2004
2005
2006
(en mois)
Entre le dpt de la demande d'autorisation et la dcision sur la demande
4,3
5,7
3,9
3,7
3,7
3,4
Entre la date de l’autorisation (ou de l’avis d’appel de plein droit) et l’audience
11,4
12,2
10,5
9,4
9,1
7,7
Entre l’audience et le jugement
5,6
5,6
5,1
4
5,2
5,9

Qualit de la technologie

La technologie de l’information a retenu encore beaucoup l’attention en 2006-2007. Les groupes technologiques existants sont forms d’outils bureautiques standard, de l’quipement de la salle d’audience (p. ex. quipement audiovisuel), d’applications internes (p. ex. Systme de gestion des dossiers), d’applications commerciales (p. ex. Systme d’information des Ressources Humaines (SIRH), Free Balance, systme de gestion de bibliothque), de mesures de scurit, d’applications Web ainsi que d’un matriel et d’une infrastructure de soutien. Des projets d’envergure ont t lancs en vue d’implanter dans l’ensemble de l’organisation un SGDDE, de soutenir le dpt lectronique des documents, d’actualiser les logiciels de traitement de textes de la Cour, de moderniser entirement les systmes audiovisuels de la salle d’audience et d’installer le matriel de gestion de la technologie de l’information dans la salle d’audience. S’y ajoutent les mises niveau et amliorations rgulires l’infrastructure de la technologie de l’information et aux applications bureautiques.

Qualit des services de bibliothque

La Bibliothque offre ses services la Cour suprme, mais aussi aux avocats qui comparaissent devant la Cour, aux cours fdrales (Cour d’appel fdrale, Cour fdrale, Cour canadienne de l’impt), aux avocats et, sur autorisation spciale, d’autres juristes. Grce un ensemble d’ententes de partage des ressources avec les bibliothques des barreaux et des tribunaux, ainsi qu’ des rseaux de prts entre bibliothques, le grand public a galement accs aux fonds historiques et courants de documents juridiques en common law et en droit civil. En 2006-2007, la deuxime phase du renouvellement du Systme de gestion de bibliothque est devenue un objectif prioritaire afin que les usagers disposent d’un accs efficace aux collections hybrides de documents imprims et lectroniques. Une campagne de sensibilisation a t mene dans les bibliothques de droit dans l’ensemble du pays pour faire connatre le systme de prts entre bibliothques. Grce au logiciel URL ouvert, il a t possible d’offrir un accs homogne aux priodiques lectroniques et imprims. De plus, le moteur de recherche fdr donne aux usagers de la bibliothque la possibilit de faire des recherches dans de multiples bases de donnes et dans Internet.

B. Rsultat prvu : Indpendance de la Cour

Situe au sommet de la hirarchie judiciaire, la Cour statue sur des questions d’importance nationale qui touchent les citoyens et les administrations publiques au Canada. Dans ce contexte, le Bureau du registraire doit veiller ce que l’indpendance de la Cour en tant qu’institution soit protge dans le cadre d’une saine gestion publique.

Perception de l’indpendance institutionnelle

Il convient de maintenir une relation d’autonomie vis vis du Parlement, du ministre de la Justice et des organismes centraux. La registraire consulte rgulirement les juges pour valuer leur perception du maintien de l’indpendance institutionnelle. Le Bureau du registraire reoit en outre des commentaires informels du fait de ses relations avec les juridictions aux niveaux international, fdral et provincial et prend les mesures voulues au besoin.

La Cour enrichit indirectement son indpendance institutionnelle par une participation active la communaut internationale des juges et juristes et l’accueil de visiteurs trangers qui s’intressent l’administration de la justice au Canada. Les tribunaux d’autres pays en tudient d’ailleurs rgulirement les jugements. La Cour reoit de nombreuses dlgations de partout au monde qui veulent se renseigner sur la gestion judiciaire moderne (il y a eu 59 visites officielles en 2006). Le personnel du Bureau du registraire et les juges de la Cour participent activement des associations internationales, en diffusant leurs membres des arrts tirs de la banque de donnes de la Cour et en participant aux runions qu’elles organisent pour discuter de questions d’intrt commun.

Dpistage des conflits d’intrts potentiels

Le Bureau du registraire a institu des mesures visant dpister les conflits d’intrts pouvant toucher les juges, la registraire et la registraire adjointe. Des modifications ont t apportes aux Rgles de la Cour suprme du Canada pour obliger les parties signaler la Cour toute perception de conflits d’intrts potentiels lors du dpt de documents. Un systme de suivi automatis permet de veiller ce que les juges ne se retrouvent pas en situation de conflit d’intrts potentiels.

C. Rsultat prvu : Accs aux services de la Cour

Le Bureau du registraire doit faire en sorte que la Cour soit accessible et fournisse en temps opportun les services et les renseignements aux parties et aux avocats. Le sondage sur les services dispenss par la Direction gnrale du greffe (voir le rsum la partie A ci-dessus) a fourni une rtroaction utile sur la perception qu’ont les clients de l’accs aux renseignements de la Cour.

Temps de rponse aux demandes de renseignements

Les demandes de renseignements ont reu une rponse dans les dlais prescrits par les normes de service dans la majorit des cas. Les commentaires des parties prenantes cet gard sont positifs. Les plaintes ont t peu nombreuses. Le site Web a t amlior afin que les utilisateurs aient plus facilement accs l’information par leurs propres moyens. Parmi les amliorations apportes en 2006-2007, mentionnons le portail des mdias, le portail et une vido ducatifs, des rgles administratives de gestion de l’information pour les documents des juges et la rorganisation du site Web gr par l’Universit de Montral pour les dcisions de la Cour (Lexum).

Les demandes d’ordre gnral et les demandes d’information de la part du public croissent en nombre, de sorte que le public est mieux inform et plus exigeant l’gard des questions trs intressantes sur lesquelles se penche la Cour. Les appels tlphoniques du grand public ainsi que ses courriels et lettres exigent davantage. En 2006, le personnel de la Salle des dossiers judiciaires a rpondu 2 719 demandes de renseignements de clients internes et externes au sujet de dossiers ou de documents relis aux travaux de la Cour et a fourni 7 125 extraits ou dossiers complets ces clients. Grce des rapports statistiques amliors, la Salle des dossiers judiciaires est dsormais en mesure de faire le suivi des normes de service. En novembre 2006, plus de 95 p. 100 des demandes de renseignements avaient t traites dans le dlai de 48 heures prvu par les normes de service. En outre, la rceptionniste a rpondu aux appels tlphoniques au Greffe dans les dlais prvus par les normes de service. Pendant la priode slectionne de huit semaines, seulement 6,7 p. 100 des appels ont t achemins la bote vocale, mais tous les appels ont t retourns dans un dlai d’un jour ouvrable. Qui plus est, le personnel des oprations de la Cour doit faire en sorte que l’information sur toutes les affaires dont la Cour est saisie, les parties, les avocats qui plaident, le rle des audiences et toutes les dcisions sur les requtes, les demandes d’autorisation d’appel et les appels soit toujours complte et jour sur son site Web public. Il doit aussi annoncer dans des communiqus de presse les principales tapes de la progression des affaires et le rle. On publie aussi, l’interne et sur le site Web, le Bulletin des procdures et le Recueil des arrts de la Cour suprme.

Suivant la tendance observe par la plupart des tribunaux au pays, un nombre croissant de parties comparaissent devant la Cour sans tre reprsentes par un avocat, comme le montre le tableau qui suit. Ces personnes ont besoin d’une plus grande aide que celles qui sont reprsentes, ce qui exige davantage du personnel. En 2006, 299 lettres ont t expdies des parties non reprsentes par un avocat et 50 trousses d’information leur ont t envoyes pour les aider constituer leur demande d’autorisation d’appel.


Pourcentage de demandes d’autorisation d’appel dposes par des parties non reprsentes par un avocat


Anne
Nombre total de demandes d’autorisation d’appel
Demandes d’autorisation d’appel dposes par les parties non reprsentes par un avocat
% de demandes dposes par des parties non reprsentes par un avocat
1999
585
111
19%
2000
642
117
18%
2001
621
117
19%
2002
523
106
20%
2003
550
92
17%
2004
568
114
20%
2005
544
103
19%
2006
506
115
23%

Efficacit des rgles

Les rgles de pratique de la Cour suprme du Canada font l’objet de modifications en permanence. Les rvisions sont faites aprs consultation des avocats de l’extrieur membres du Comit des correspondants auprs de la Cour sur les rgles de pratique et les procdures et du Comit de liaison Association du Barreau canadien - Cour suprme du Canada. Les rgles ont t modifies en profondeur en 2002. Depuis, des modifications mineures ont t proposes et sont entres en vigueur en octobre 2006. Dans l’ensemble, les rgles sont efficaces et jour. Les commentaires des deux comits sont gnralement positifs. Les amliorations proposes dans le rapport du sondage sur la Direction gnrale du greffe seront examines au cours de l’anne qui vient.

Qualit des services de protocole

Les services de protocole comprennent l’organisation d’activits spciales la Cour (rceptions, dners, congrs, confrences et inaugurations), l’accueil de dignitaires et de visiteurs (canadiens et trangers) officiellement invits par la Cour et l’aide aux juges qui se rendent l’tranger et y reprsentent la Cour. Dans l’ensemble, la rtroaction cet gard est positive. On estime que ces activits sont russies. Aucune proccupation majeure n’a t exprime, et le service est constamment amlior.

Qualit de l’accs aux services et l’information par voie lectronique

L’amlioration du site Web de la Cour suprme s’est poursuivie de manire favoriser l’accs en temps opportun aux renseignements sur les dossiers et les audiences. Pour chaque demande d’autorisation, des sommaires bilingues sont prpars et affichs sur le site Web de la Cour, qui est mis jour quotidiennement et offre les renseignements les plus rcents. La cration d’un portail destin aux parties qui ne sont pas reprsentes par un avocat a t entreprise en 2006-2007 et sera complte en 2007-2008. La documentation imprime a galement t mise jour. Le Bureau du registraire entend toujours poursuivre la mise en œuvre progressive du dpt lectronique, son objectif tant le dpt lectronique de l’ensemble des documents se rapportant tous les appels qui seront entendus l’automne 2008.

Stabilit des systmes

La fiabilit du matriel audiovisuel utilis dans la salle d’audience constitue une source importante de proccupations. Des solutions court terme ont t appliques en 2005-2006 et en 2006-2007 en attendant les amliorations long terme qui dcouleront de la ralisation du projet relatif au matriel audiovisuel et la technologie de gestion de l’information dans la salle d’audience. En outre, la Cour s’est dote d’un systme de secours pouvant assurer la continuit du service pendant une audience en cas de dfaillance du systme audiovisuel.

Accs pour les mdias

Le systme de sances d’information huis clos tenues avant la diffusion publique des jugements importants est maintenant bien en place, et les propositions d’amliorations des relations avec les mdias sont faites par le truchement du comit de la Cour charg de cette question. L’un des principaux objectifs du projet de modernisation du systme audiovisuel de la salle d’audience est l’amlioration de la qualit de la diffusion pour les mdias.

Scurit physique

Les mesures suivantes ont t prises pour maintenir et rehausser le niveau de scurit :

Mise en œuvre des recommandations dcoulant de la vrification de scurit effectue en 2004-2005. Les politiques et les procdures en matire de scurit du Bureau du registraire ont t labores ou actualises selon les besoins et seront prcises au cours du prochain exercice. La mise jour du cadre et du plan de continuit des oprations du Bureau du registraire a t mene bien et teste en 2006-2007. Sa tenue jour sera assure grce des tests rguliers, et on fera les adaptations requises pour en assurer la conformit avec les pratiques exemplaires du gouvernement et l’orientation du programme de continuit d’un gouvernement constitutionnel.

Sensibilisation la scurit. Le calendrier des sances de sensibilisation la scurit a t tabli. En outre, le Guide sur la scurit l’intention des juges de la Cour suprme du Canada a t mis jour et distribu lors des sances d’information individuelles sur la scurit offertes chaque juge.

D. Rsultat prvu : Accs l’information

Le Bureau du registraire a pris un certain nombre de mesures visant l’laboration et l’application d’une stratgie de gestion et de transmission de l’information. Le projet vise notamment les sites Intranet et Internet, les systmes de communication et le dpt d’information, la sauvegarde et le traitement des documents archivs et la prservation de l’information sur support lectronique (VHS, DVD, microfiches). La mise en œuvre englobe l’infrastructure d’information (gouvernance, documentation et formation). Ces amliorations vont rduire le ddoublement de l’information, la rendre plus accessible, amliorer sa prsentation et favoriser l’change et le transfert de connaissances.

Accs aux renseignements sur les dossiers

Le Bureau du registraire doit faire en sorte que l’information, telle les dcisions de la Cour, soit aisment la porte du public et que l’historique des dossiers et les autres documents juridiques le soient facilement pour les juges et les employs. Les renseignements sur les dossiers de la Cour sont offerts sous forme lectronique, sous rserve de quelques restrictions. Le Systme de gestion des dossiers de la Cour, dont les usagers sont fortement tributaires, est l’objet d’amliorations constantes. Le Bureau du registraire offre actuellement un accs au Systme de gestion des cas par le truchement du site Web et examine la possibilit d’tendre cet accs d’autres renseignements et documents, y compris aux mmoires lectroniques. Des rapports en ligne sont prpars pour rpondre la demande croissante d’information de la part des avocats. Un projet de politique relative l’accs aux dossiers, y compris l’accs aux mmoires sur le site Web de la Cour, a t labor en 2006-2007; aprs consultation, cette politique a t approuve en mai 2007 et sera mise en œuvre au cours de l’exercice 2007-2008.

Qualit de l’entreposage, de la conservation et de la prservation de l’information de la Cour

La fonction de gestion des dossiers est bien implante au Bureau du registraire. Il y a eut une vrification de la fonction de gestion des dossiers en 2004-2005 qui visait tant les dossiers judiciaires que les dossiers administratifs. Le rapport contient un certain nombre de recommandations dont la mise en oeuvre est tale sur quatre ans. Il s’agit d’amliorer les structures de gestion, les mcanismes de contrle, les politiques et les pratiques, la gestion des risques et l’information destine la prise de dcisions. On a amorc la mise en œuvre de plusieurs recommandations, et notamment entrepris des prparatifs minutieux en vue de l’implantation du Systme de gestion des documents et des dossiers lectroniques (SGDDE) en 2007-2008. Au nombre des tches dj accomplies, mentionnons la dfinition des exigences, la slection du systme, l’laboration de la stratgie de formation et de l’architecture des applications.

Les travaux prparatoires la mise en œuvre du SGDDE ont dbut avec l’laboration du plan de classification, du profil de mtadonnes et du calendrier de conservation. Dans le cadre du processus d’laboration de ces outils, il y a eu de vastes consultations des usagers de manire ce que les employs se sentent concerns par les projets de gestion de l’information.

Fonds documentaire de la bibliothque

Comptant environ 350 000 ouvrages, la bibliothque de la Cour suprme constitue le fonds de recherche de la Cour. L’importante collection comprend des recueils de lois et de jurisprudence, des priodiques et des traits de droit des plus importants tats de droit civil et de common law, dont le Canada, le Royaume-Uni, les tats-Unis, l’Australie, la Nouvelle-Zlande, la France et la Belgique. ses fonds d’imprims et de microfiches s’ajoute l’accs un vaste ventail de ressources juridiques et de banques de donnes lectroniques. La Bibliothque possde aussi une riche collection de livres rares des XVIe, XVIIe et XVIIIe sicles traitant de la common law de l’Angleterre et du droit civil de la France.

En 2006-2007, la bibliothque a compltement ramnag son site Web dans le but d’exploiter pleinement tous les aspects de son systme de gestion de bibliothque mis niveau et des logiciels de gestion de priphriques installs au cours de l’anne, y compris la possibilit pour les usagers d’obtenir le meilleur exemplaire des priodiques, en version imprime ou lectronique. De plus, elle a ajout des centaines de fiches bibliographiques des tables des matires lectroniques comportant des liens au texte intgral.

E. Rsultat prvu : Personnel productif

Les principaux indicateurs sont la motivation, le dvouement et les comptences du personnel.

Motivation et dvouement

Il ressort du sondage le plus rcent auprs des fonctionnaires fdraux que les employs continuent d’tre trs dvous l’organisation. Les commentaires taient positifs en ce qui concerne tous les sujets abords dans le sondage. Il convient tout particulirement de souligner que 99 p. 100 des rpondants tiennent fermement la russite de leur organisation et estiment qu’il s’agit d’un bon lieu de travail. De plus, 97 p. 100 des rpondants se sont dits fiers de leurs units de travail. Toutefois, malgr les commentaires positifs dans l’ensemble, le Bureau du registraire a constat que des amliorations pouvaient tre apportes certains gards. Il a cern trois champs d’action prioritaires : apprentissage et perfectionnement professionnel, formation en matire de ressources humaines l’intention des employs et des gestionnaires et communications entre les employs et leurs superviseurs et la haute direction.

Comptences de la main-d’œuvre

l’instar de nombreux organismes de petite taille, le Bureau du registraire prouve des difficults recruter du personnel et le maintenir en fonction. Dans le pass, il a t difficile de pourvoir des postes spcialiss, notamment les bibliothcaires et les jurilinguistes. Le maintien en fonction pose problme dans les services de soutien, puisque le Bureau du registraire ne peut offrir de nombreuses possibilits d’avancement professionnel et les employs quittent l’organisation afin d’obtenir des occasions d’avancement. Le projet de modernisation de la Cour ajoute ce problme en raison de la cration de nouvelles responsabilits et de nouveaux postes. Il est fait tat de ces difficults bien connues dans le plan de dotation ainsi que dans le plan des ressources humaines du Bureau du registraire.

F. Rsultat prvu : Saine gestion

Le Bureau du registraire continue d’amliorer ses pratiques de gestion et procde chaque anne une valuation de ses pratiques en regard du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du gouvernement.

Conformit avec le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)

Le Bureau du registraire a termin en 2002 l’valuation de sa capacit de gestion et a dress en 2003 un plan d’action visant l’amlioration de ses pratiques. Ses initiatives en gestion ont t intgres au plan d’activits de l’organisation. Les principaux domaines touchs par les initiatives d’amlioration des pratiques au cours de l’exercice 2006-2007 sont les suivants :

Gestion des risques. Le Bureau du registraire met jour ses profils de risques de l’organisation dans le cadre de sa planification stratgique annuelle. Dans l’avenir, il veut mieux prciser les mesures mettre en œuvre pour rduire les risques priorit leve (au moyen de plans plus dtaills d’attnuation des risques), offrir aux gestionnaires de la formation sur la gestion des risques et finaliser les plans de reprise et de continuit des activits.

Structure de gestion des ressources et des rsultats (SGRR). Le Bureau du registraire a termin la premire tape de mise en application de la SGRR en mettant jour l’architecture des activits de programme de manire ce qu’elle reflte mieux les programmes et activits raliss. Cette nouvelle architecture des activits de programme servira de fondement la prparation des rapports en 2008-2009. Le Bureau du registraire s’est dot d’un cadre de mesure du rendement comportant 19 indicateurs, d’ordre qualitatif ou quantitatif. En outre, il mesure son rendement deux fois par anne, d’abord lors de ses sances annuelles de planification stratgique tenues l’automne, et ensuite la fin de l’exercice. Les renseignements sur le rendement proviennent d’un certain nombre de sources, principalement du Systme de gestion des dossiers. Une chelle cinq niveaux sert valuer la mesure dans laquelle les objectifs de rendement ont t atteints, et le Bureau du registraire procde une valuation gnrale de ses points forts et de ses points faibles. Les rsultats de ce suivi sont pris en compte dans l’tablissement des priorits et des projets. Le Bureau du registraire espre examiner dans l’avenir la ncessit d’utiliser des cartes de pointage plus dtailles pour chaque indicateur de rendement.

Vrification interne. Les rsultats des vrifications ont t trs utiles l’amlioration des services et au resserrement des contrles. Les vrifications internes sont considres comme un puissant instrument de gestion. Un processus efficace, dj en place, permet de donner suite aux vrifications. En 2006-2007, on a entrepris la vrification interne des activits de passation de marchs et d’acquisition de biens et de services du Bureau du registraire. Les vrificateurs ont conclu que la direction avait pris des mesures constructives au cours de la priode vise pour faire face aux risques connus et resserrer les contrles relatifs aux marchs, qu’il y avait une meilleure connaissance dans l’ensemble de l’organisation des exigences en matire de marchs, que de nombreuses tapes de ce processus avaient t normalises, que les rles et les responsabilits cet gard taient bien dfinis et compris et que la direction recevait rgulirement des rapports prcis et fiables sur les marchs. Les vrificateurs ont galement signal des amliorations apporter et ont fait des recommandations visant les procdures du Bureau du registraire afin que :

  • les risques relis aux activits d’acquisition de biens et de services et de passation de marchs soient rgulirement valus;
  • l’accs soit plus facile et la concurrence soit encourage, conformment la politique du gouvernement en matire d’acquisition et de passation de marchs;
  • les procdures soient davantage normalises et officialises et que les processus soient rationaliss;
  • la piste de vrification des mesures prises et des approbations obtenues soit tablie;
  • les connaissances des exigences en matire de passation de marchs dans la fonction publique soient tenues jour la Cour grce des sances priodiques de perfectionnement professionnel et la consultation frquente de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
  • les pouvoirs de passation de marchs soient dlgus uniquement aux personnes ayant une connaissance approfondie des rgles et des rglements fdraux applicables en matire de passation de marchs; et
  • les rsultats des vrifications sont prsents au Comit excutif, puis au Comit de gestion.

Les principaux domaines suivants exigeront encore plus d’efforts pour en assurer la pleine conformit avec le CRG :

Cadre de planification efficace. Le Bureau du registraire adopte une dmarche en plusieurs tapes en vue d’intgrer pleinement dans son processus de planification des activits la gestion des biens et la planification des ressources humaines. Les questions de ressources humaines faisaient partie intgrante du processus de planification de l’exercice 2006-2007 et la premire bauche du plan intgr des RH a t labore. Pour le prochain cycle de planification, d’autres amliorations seront apportes au processus en vue d’intgrer pleinement dans la planification des activits les lments que sont la planification des RH et la gestion des biens.

Gestion du matriel. Le Bureau du registraire n’a pas de processus ou de systme structur de gestion des biens et du matriel. La mise en place d’un processus de planification intgr (ci-dessus) deviendra le catalyseur de l’amlioration dans ce domaine.