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ARCHIVÉ - Agence des services frontaliers du Canada

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Approvisionnement et marchés


Agence des services frontaliers du Canada

Éléments à traiter

Apport de l'Agence

1. Rôle joué par l'approvisionnement et les marchés dans l'exécution des programmes

L'approvisionnement et les marchés jouent un rôle important dans l'exécution des programmes et des services à l'ASFC. Plus particulièrement, l'approvisionnement permet à l'Agence d'obtenir des biens et services hautement spécialisés à l'appui de ses politiques et de l'exécution de ses programmes. Les marchés permettent à l'Agence non seulement de se procurer des biens et services normalisés qui satisfont ses besoins opérationnels, mais aussi de soutenir les économies locales et les groupes de fournisseurs spécialisés, comme les fournisseurs autochtones. Par le professionnalisme, l'intégrité et le respect — qui sont des valeurs de l'ASFC — ainsi que par la conformité au Code des valeurs et d'éthique de la fonction publique, les processus d'approvisionnement pratiqués par le service des contrats de l'Agence sont ouverts, honnêtes, équitables et transparents.

2. Survol de la façon dont l'ASFC administre sa fonction d'approvisionnement

L'Agence est dotée d'une fonction d'approvisionnement décentralisée où les pouvoirs délégués sont exercés sous certaines restrictions par des agents d'approvisionnement non seulement à l'Administration centrale, mais aussi dans les bureaux régionaux.

Cela reflète l'objectif de l'Agence visant à maintenir l'autorité fonctionnelle et l'approbation des politiques à l'Administration centrale tout en s'assurant de répondre aux besoins opérationnels immédiats consistant en articles peu coûteux obtenus aussi près que possible de la source d'approvisionnement et du lieu d'utilisation, pour veiller à tenir compte des besoins locaux et à les satisfaire.

À l'Administration centrale, l'autorité fonctionnelle pour les marchés octroie tous les marchés de services de plus de 84 000 $. En outre, elle offre des avis et des conseils aux gestionnaires et au personnel d'approvisionnement sur les politiques et les procédures. De plus, elle dispense tous les ans une formation sur l'approvisionnement qui touche notamment aux valeurs et à l'éthique, à l'approvisionnement écologique, aux enjeux de sécurité et aux tendances gouvernementales en matière d'approvisionnement.

Un groupe de contrôle de la qualité examine tous les marchés non concurrentiels de plus de 25 000 $ et les marchés concurrentiels de plus de 50 000 $. Composé de cadres supérieurs et présidé par le directeur général de la Direction de l'administration et de la sécurité de l'Agence, le Comité d'examen des contrats se réunit tous les trimestres pour examiner les stratégies, politiques et plans visant de gros marchés.

Au cours de l'année civile 2006, l'Agence a octroyé 3 865 marchés évalués à environ 49,5 millions de dollars.
3. Progrès et nouvelles initiatives permettant des pratiques efficaces et efficientes en matière d'approvisionnement

En 2006-2007, les services de l'ASFC ont porté essentiellement sur l'intensification des communications et des consultations avec les principaux clients et intervenants internes. L'Agence a franchi une étape importante en créant une section sur son site intranet sur les politiques et processus liés à la passation des marchés et aux cartes d'achat.

De plus, l'Agence a conçu un bulletin mensuel, Coup d'Œil, qui offre des renseignements pertinents à jour relatifs à toutes les questions de gestion importantes. Coup d'Œil donne aussi de l'information sur les mécanismes d'approvisionnement établis, notamment les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement, qui sont utiles pour de nombreux types de services achetés par l'Agence, de même que l'interprétation de directives formulées par les organismes centraux, c.-à-d. le Conseil du Trésor et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

En 2006-2007, l'ASFC a passé avec succès la vérification de ses pratiques par le Bureau du vérificateur général du Canada (La bonne conduite des affaires publiques).

L'Agence s'associe à d'autres ministères (la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada et la GRC) qui achètent des services similaires afin de mettre en commun leurs ressources pour créer des offres à commandes qui serviront à chacun des ministères.

Principales réalisations :

  • Mise en œuvre d'un programme de formation visant à faire mieux connaître aux gestionnaires et au personnel administratif la planification et les responsabilités en matière de passation de marchés;

  • Élaboration de modèles d'approvisionnement standard à utiliser par l'Administration centrale et les régions, notamment un modèle de demande de propositions et un modèle de contrat;

  • Production d'une note d'information sur les contrats;

  • Promotion dynamique de l'utilisation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement qui existent déjà à TPSGC, par l'envoi de courriels et d'un bulletin d'information;

  • Lancement d'une demande visant la consolidation des approvisionnements de certaine nature à l'échelle de l'Agence pour appuyer les demandes de rabais sur volume présentées à la clôture de l'exercice par TPSGC;

  • Participation active à l'initiative Les prochaines étapes de TPSGC, présence aux réunions ordinaires et aux séances d'information, formulation de commentaires et présentation de comptes rendus sur les volumes de biens et de services;

  • Début d'un examen approfondi de tout le programme de cartes d'achat de l'ASFC, allant des modifications de sa politique au suivi et au contrôle plus rigoureux des cartes;

  • Augmentation de la réduction sur les frais annuels appliqués aux cartes de crédit, sa valeur passant de 117 565 $ à 171 619 $, ce qui représente une augmentation de 45,9 %.