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ARCHIVÉ - Agence des services frontaliers du Canada

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Approvisionnement et marchs


Agence des services frontaliers du Canada

lments traiter

Apport de l'Agence

1. Rle jou par l'approvisionnement et les marchs dans l'excution des programmes

L'approvisionnement et les marchs jouent un rle important dans l'excution des programmes et des services l'ASFC. Plus particulirement, l'approvisionnement permet l'Agence d'obtenir des biens et services hautement spcialiss l'appui de ses politiques et de l'excution de ses programmes. Les marchs permettent l'Agence non seulement de se procurer des biens et services normaliss qui satisfont ses besoins oprationnels, mais aussi de soutenir les conomies locales et les groupes de fournisseurs spcialiss, comme les fournisseurs autochtones. Par le professionnalisme, l'intgrit et le respect — qui sont des valeurs de l'ASFC — ainsi que par la conformit au Code des valeurs et d'thique de la fonction publique, les processus d'approvisionnement pratiqus par le service des contrats de l'Agence sont ouverts, honntes, quitables et transparents.

2. Survol de la faon dont l'ASFC administre sa fonction d'approvisionnement

L'Agence est dote d'une fonction d'approvisionnement dcentralise o les pouvoirs dlgus sont exercs sous certaines restrictions par des agents d'approvisionnement non seulement l'Administration centrale, mais aussi dans les bureaux rgionaux.

Cela reflte l'objectif de l'Agence visant maintenir l'autorit fonctionnelle et l'approbation des politiques l'Administration centrale tout en s'assurant de rpondre aux besoins oprationnels immdiats consistant en articles peu coteux obtenus aussi prs que possible de la source d'approvisionnement et du lieu d'utilisation, pour veiller tenir compte des besoins locaux et les satisfaire.

l'Administration centrale, l'autorit fonctionnelle pour les marchs octroie tous les marchs de services de plus de 84 000 $. En outre, elle offre des avis et des conseils aux gestionnaires et au personnel d'approvisionnement sur les politiques et les procdures. De plus, elle dispense tous les ans une formation sur l'approvisionnement qui touche notamment aux valeurs et l'thique, l'approvisionnement cologique, aux enjeux de scurit et aux tendances gouvernementales en matire d'approvisionnement.

Un groupe de contrle de la qualit examine tous les marchs non concurrentiels de plus de 25 000 $ et les marchs concurrentiels de plus de 50 000 $. Compos de cadres suprieurs et prsid par le directeur gnral de la Direction de l'administration et de la scurit de l'Agence, le Comit d'examen des contrats se runit tous les trimestres pour examiner les stratgies, politiques et plans visant de gros marchs.

Au cours de l'anne civile 2006, l'Agence a octroy 3 865 marchs valus environ 49,5 millions de dollars.
3. Progrs et nouvelles initiatives permettant des pratiques efficaces et efficientes en matire d'approvisionnement

En 2006-2007, les services de l'ASFC ont port essentiellement sur l'intensification des communications et des consultations avec les principaux clients et intervenants internes. L'Agence a franchi une tape importante en crant une section sur son site intranet sur les politiques et processus lis la passation des marchs et aux cartes d'achat.

De plus, l'Agence a conu un bulletin mensuel, Coup d'Œil, qui offre des renseignements pertinents jour relatifs toutes les questions de gestion importantes. Coup d'Œil donne aussi de l'information sur les mcanismes d'approvisionnement tablis, notamment les offres commandes et les arrangements en matire d'approvisionnement, qui sont utiles pour de nombreux types de services achets par l'Agence, de mme que l'interprtation de directives formules par les organismes centraux, c.--d. le Conseil du Trsor et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

En 2006-2007, l'ASFC a pass avec succs la vrification de ses pratiques par le Bureau du vrificateur gnral du Canada (La bonne conduite des affaires publiques).

L'Agence s'associe d'autres ministres (la Commission de l'immigration et du statut de rfugi du Canada et la GRC) qui achtent des services similaires afin de mettre en commun leurs ressources pour crer des offres commandes qui serviront chacun des ministres.

Principales ralisations :

  • Mise en œuvre d'un programme de formation visant faire mieux connatre aux gestionnaires et au personnel administratif la planification et les responsabilits en matire de passation de marchs;

  • laboration de modles d'approvisionnement standard utiliser par l'Administration centrale et les rgions, notamment un modle de demande de propositions et un modle de contrat;

  • Production d'une note d'information sur les contrats;

  • Promotion dynamique de l'utilisation des offres commandes et des arrangements en matire d'approvisionnement qui existent dj TPSGC, par l'envoi de courriels et d'un bulletin d'information;

  • Lancement d'une demande visant la consolidation des approvisionnements de certaine nature l'chelle de l'Agence pour appuyer les demandes de rabais sur volume prsentes la clture de l'exercice par TPSGC;

  • Participation active l'initiative Les prochaines tapes de TPSGC, prsence aux runions ordinaires et aux sances d'information, formulation de commentaires et prsentation de comptes rendus sur les volumes de biens et de services;

  • Dbut d'un examen approfondi de tout le programme de cartes d'achat de l'ASFC, allant des modifications de sa politique au suivi et au contrle plus rigoureux des cartes;

  • Augmentation de la rduction sur les frais annuels appliqus aux cartes de crdit, sa valeur passant de 117 565 $ 171 619 $, ce qui reprsente une augmentation de 45,9 %.