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ARCHIVÉ - Systèmes en cours d'élaboration (Guide de verification) - le 1 mars 1991

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Introduction

Historique

A la fin de l'année 1983, le Bureau du Contrôleur général décidait, par suite de l'importance des premiers résultats obtenus par le groupe de travail sur l'informatique, de suspendre la publication de la version préliminaire du Guide de vérification de la performance de l'élaboration des systèmes. Le groupe de travail avait été établi par le Conseil du Trésor le 7 juillet 1983 et l'on avait alors pensé que ses activités s'étendraient sur la période des 12 à 18 mois suivants. Cependant, cette période a vu la parution d'une Notice d'interprétation de la politique (NIP 1984-03) sur la « Vérification avant la mise en oeuvre ». C'est sur cette NIP que se fondent l'objet et la portée de ce guide.

Le rapport du groupe de travail a été publié en 1985 et le 22 juillet 1986 une première rédaction de l'Aperçu de la politique de gestion de l'information a été publiée par la Direction de la politique administrative du Secrétariat du Conseil du Trésor, en partie en réponse à ce rapport. Ces différents documents, tout en brossant un portrait clair des changements spectaculaires intervenus dans la technologie de l'élaboration des systèmes, soulignent aussi l'importance du contenu de la NIP au sujet de la vérification de l'élaboration des systèmes. Dans la NIP, il est dit que :

« les vérifications avant la mise en oeuvre doivent être effectuées pour les principaux systèmes en cours d'élaboration dans les ministères et organismes; de plus, elles doivent se refléter dans les politiques et les plans de vérification interne des ministères et organismes; enfin, la possibilité d'un manque d'objectivité de la part du vérificateur peut être minimisée par l'établissement d'un mandat approprié et d'une stratégie de mission adéquate ».

Cet exposé tient donc compte de l'importance revêtue par le contrôle de la gestion sur les systèmes en cours d'élaboration, grâce au processus de vérification.

Objet du guide

L'objet de ce guide est de permettre à un vérificateur interne principal de procéder à une vérification des systèmes en cours d'élaboration. Ce genre de vérification se définit ainsi :

« Examen et évaluation, à différentes étapes du cycle d'élaboration des systèmes, d'un système choisi ou d'une amélioration apportée sur une grande échelle à une application existante. La vérification comporte un examen de la conformité à des aspects spécifiés du processus d'élaboration des systèmes, pour un ministère donné, ainsi qu'un examen des contrôles qui sont intégrés au système, pour assurer que les données à traiter soient complètes et exactes, en respectant les normes de sécurité, d'autorisation et de vérification qui s'y appliquent. »

Tout vérificateur devrait savoir que, dans le cadre d'une vérification de la technologie de l'information, les points à évaluer, outre les systèmes en cours d'élaboration eux-mêmes, sont le centre d'informatique, les activités postérieures à la mise en oeuvre, le fonctionnement du système, le dictionnaire de données, l'informatique individuelle, la sécurité des données et leur gestion, l'acquisition et la gestion de la technologie de l'information, ainsi que la possibilité de nombreux autres genres d'activités de vérification ayant souvent des répercussions sur les questions qui sont du ressort d'une vérification des systèmes en cours d'élaboration. Ces points ne sont pas des objectifs, mais des questions à examiner.

Les objectifs d'une vérification de ce genre sont énoncés comme suit dans la NIP 1984-03 :

  1. La vérification du processus de gestion des projets et d'élaboration des systèmes.
  2. Les produits sont fonction du cadre de contrôle, qui est conçu parallèlement au système en cours d'élaboration, ou qui en constitue une partie intégrante.

Organisation

Le chapitre 1 de ce guide traite de l'environnement de l'élaboration des systèmes dans la fonction publique d'aujourd'hui.

Le chapitre 2 donne une description et un modèle du cycle d'élaboration des systèmes, ainsi que des rôles et des responsabilités des principaux intervenants.

Le chapitre 3 indique les objectifs et les critères d'une vérification des systèmes en cours d'élaboration, en se rapportant au contrôle, à l'économie, à l'efficience et à l'efficacité opérationnelle pour chacune des étapes du processus. Ce chapitre traite tout d'abord des cinq principales activités de la vérification et de la façon dont ces activités se rattachent à chacune des sept étapes du cycle d'élaboration des systèmes. Chacune des parties qui suivent dans le chapitre trois traite des objectifs de projet, d'intégrité des données et de contrôle de la gestion des systèmes pour chaque étape du cycle.

L'appendice A renferme un tableau des personnes à interviewer pour chaque critère détaillé, et les appendices B à H, les critères détaillés pour chaque étape du CES, du lancement aux activités postérieures à la mise en place.

Pour terminer, l'appendice I présente une bibliographie, et l'appendice J, une liste des politiques et normes pertinentes du Conseil du Trésor.

La valeur du processus d'élaboration des systèmes

Comme l'indique la Notice d'interprétation de la politique 1984-03 portant sur la vérification avant la mise en oeuvre :

« les systèmes ainsi mis en oeuvre ne répondent pas toujours, loin de là, aux besoins des utilisateurs; les cadres de contrôle des systèmes, en particulier des systèmes informatisés, ne sont souvent pas suffisamment élaborés; et les récents programmes de réduction, (...) ont fait ressortir le besoin d'accroître la productivité et l'efficacité de tous les processus. Le processus d'élaboration des systèmes fait donc l'objet d'un intérêt tout particulier en raison des effets néfastes et fort coûteux pouvant découler d'une analyse et d'une mise en oeuvre inadéquates. »

Lorsque l'on prend en considération l'investissement que représente l'élaboration des systèmes et le degré de dépendance des ministères vis-à-vis des systèmes pour la gestion et la prestation de leurs programmes, on perçoit clairement tout l'avantage que procurent à la gestion des avertissements opportuns signalant toute défaillance dans l'élaboration des systèmes. C'est pourquoi l'existence d'un cycle officiel d'élaboration des systèmes pour un ministère donné assure la présence de normes essentielles qui permettent d'établir un contrôle de la gestion sur des projets particuliers ou sur des améliorations importantes qui ont été apportées.

Rapports sur les progrès de la vérification de l'élaboration des systèmes

La vérification d'un système en cours d'élaboration doit avoir lieu parallèlement à l'analyse du système, et non pas après sa mise en oeuvre. Par ailleurs, si le concepteur du projet est rapidement informé des constatations de la vérification, il pourra plus facilement apporter les correctifs qui s'imposent. Il est de toute évidence que, plus la vérification est effectuée tôt dans le cycle d'élaboration, plus les solutions apportées aux faiblesses dans l'analyse ou à la gestion de projet sont efficaces. C'est pour cette raison que des méthodes détaillées ont été fournies au début du chapitre 3, à la rubrique « Aspects particuliers en matière de rapport ». (Voir la figure 1)

Aspects particuliers

La vérification des systèmes en cours d'élaboration se différencie des vérifications portant sur le fonctionnement du système et les activités postérieures à la mise en place par le fait qu'elle permet de « revoir » l'élaboration du même système jusqu'à sept fois. Ainsi, une grande partie du travail accompli dans les étapes initiales du processus d'élaboration devient un point de départ pour la vérification des étapes plus tardives de l'élaboration. Le chapitre 3 a été rédigé à la lumière de cette caractéristique.

Le vérificateur doit déterminer si les activités du projet permettent de communiquer efficacement les incidences du projet sur les ressources humaines et si des mesures sont prévues pour traiter de ces incidences. Cet aspect particulier est étudié de façon plus détaillée au début du chapitre 3 et des objectifs de contrôle ont été intégrés au cycle de contrôle des activités liées au projet (A).

Le vérificateur doit également déterminer, au tout début du processus d'élaboration, si le projet tient compte de la planification stratégique du ministère et s'il est directement lié aux objectifs de la haute direction. Les objectifs de contrôle des activités liées au projet (A) (chapitre 3) ont été prévus à cette fin.

Le vérificateur devrait songer à recommander la technique de vérification et de corroboration fondée sur l'évaluation du risque si les chargés du projet ne l'utilisent pas déjà. Le chapitre 3 renferme plus de précisions à ce sujet.

On peut s'interroger sur l'objectivité du vérificateur dans son travail portant sur le fonctionnement du système à une date ultérieure, du fait qu'il participe au renforcement des contrôles, tout au début. Ce point est traité de façon détaillée plus loin dans le rapport, mais on peut déjà affirmer que l'affectation de vérificateurs différents à la vérification portant sur le fonctionnement du système devrait régler le problème (voir le renvoi à la NIP 1984-03 à la page 1).

Figure 1: Le coût du changement

Le coût du changement