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ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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2.0 tablir une structure de gouvernance

Les ministres doivent s'assurer que le processus de continuit des oprations soit soutenu par une structure de gouvernance solide qui peut donner des orientations et prendre des dcisions pour faire suite des demandes qui mergent du processus. Non seulement une structure de gouvernance inadquate fera-t-elle obstacle au succs des efforts consacrs la continuit des oprations, mais elle aura aussi des rpercussions sur leur efficacit.

2.1 Composition de la structure de gouvernance

La premire tape de l'implantation d'un processus visant la continuit des oprations consiste mettre sur pied la structure de gouvernance approprie qui dirigera ce processus, notamment en identifiant et en mobilisant les ressources des ministres, en obtenant l'engagement des membres de la structure de gouvernance et en les invitant participer activement au processus. Cette structure ne devrait pas tre distincte de la structure de gouvernance des projets de l'an 2000 qui existe dans les ministres, mais plutt y tre intgre. Nanmoins, les lments suivants qui caractrisent gnralement une structure de gouvernance solide devraient tre abords l'tape de l'tablissement de cette structure :

  1. En rgle gnrale, la structure de gouvernance devrait amener les organisations fonctionnelles (ct oprations) et les organisations techniques (ct conformit) converger;
  2. La structure de gouvernance devrait comprendre trois niveaux de gestion :
    • l'autorit ministrielle, qui correspond au niveau du sous-ministre adjoint. Gnralement, le sous-ministre, qui se situe au point de convergence, est responsable en dfinitive du rendement des deux cts de la gouvernance;
    • l'autorit directe, qui correspond normalement au niveau du directeur gnral, du directeur et du gestionnaire de projet; et
    • la planification et le contrle, qui correspondent aux personnes responsables des fonctions de gestion et aux chefs de projet de l'an 2000 en ce qui concerne les activits courantes de conversion et de suivi du projet;
  3. cette structure se greffent les responsabilits et les rles qui devraient tre clairement dfinis du point de vue de la continuit des oprations, notamment la responsabilit de dcider des mesures que le ministre doit prendre par rapport aux risques; et
  4. La responsabilit de la poursuite des activits devrait incomber au personnel charg de la fonction, alors que celle de la conversion des lments d'actif devrait revenir au personnel technique de l'organisation. Les comits ne devraient servir qu' conseiller et tablir, si possible, un consensus.

La figure 3 illustre la structure de gouvernance. Les autres sections prsentent des renseignements supplmentaires concernant les activits raliser pour tablir une structure de gouvernance.

Figure 3 – Structure de gouvernance pour assurer la continuit des oprations

Figure 3 – Structure de gouvernance pour assurer la continuit des oprations

2.2 tablir une structure de gouvernance

Processus

Cette premire tape vise dterminer les intervenants majeurs du processus de continuit des oprations. Comme dans la structure de gouvernance illustre la figure 3, les ministres devraient dsigner des reprsentants cls tant du ct fonctionnel que du ct technique de l'organisation.

Rsultats attendus

Au terme de cette activit, une structure de gouvernance forme d'intervenants cls identifis tous les chelons de l'organisation aura t cre.

2.3 laborer un plan de continuit des oprations

Processus

Cette activit consiste fournir des renseignements prcis sur l'approche des ministres concernant l'implantation de ce guide. Elle devrait servir rpondre aux questions fondamentales : quoi, o, quand et comment.

Nota : ce jour, on a uniquement demand aux ministres de mettre au point leurs plans de gestion du risque. Ces plans devront tre amliors et inclure les lments nouveaux de ce guide.

Rsultats attendus

Ce processus permettra de concevoir un plan de continuit des oprations qui comprendra des renseignements prcis sur l'approche des ministres concernant l'implantation de ce guide. Un exemple de table des matires est prsent l'annexe A.

2.4 Obtenir un engagement

Processus

Des problmes lis la continuit des oprations surgiront bien avant l'an 2000 et les membres de la structure de gouvernance devront s'engager les rsoudre. L'objet de cette activit consiste obtenir de ces intervenants qu'ils s'engagent soutenir le processus dfini dans le plan et qu'ils s'adaptent aux besoins du ministre en ce qui regarde la prise rapide de dcisions, un cadre et des orientations stratgiques ainsi qu'une stratgie de surveillance.

Rsultats attendus

Cette activit consiste produire une nouvelle charte de projet qui identifie clairement les membres de la gouvernance et prcise leurs rles et leurs responsabilits concernant le processus de continuit des oprations. L'un des points les plus importants de la nouvelle charte rside dans la responsabilit du membre de la structure de gouvernance quant aux mesures que prendra son organisation pour faire face certains risques. Par exemple, la dcision finale d'laborer et d'excuter des plans d'urgence devrait revenir aux membres de la structure de gouvernance du ct fonctionnel de l'organisation.

La charte devrait englober les grandes lignes du plan de continuit des oprations, notamment les engagements en matire de ressources (humaines et financires) pris l'gard du processus. Un exemple de charte de projet est prsent l'annexe B.

2.5 Impliquer la structure de gouvernance

Processus

L'objet de cette activit consiste mettre au point des moyens pour assurer la participation continue des membres de la gouvernance.

Rsultats attendus

Les rsultats attendus dans le cadre de cette activit sont les suivants :

  1. des runions mensuelles du Comit directeur;
  2. les procs-verbaux de ces runions, incluant la liste des personnes prsentes;
  3. des listes de risques rviss;
  4. des rapports de situation; et
  5. des plans rviss.

2.6 Techniques et outils

Le tableau 2 rsume les techniques et les outils employs pour cette tape. On trouvera des prcisions ce sujet dans les annexes ou dans les documents cits.

Tableau 2 : Techniques et outils pour tablir une structure de gouvernance
activit techniques et outils
tablir une structure de gouvernance Pas d'outil particulier
laborer un plan de continuit des oprations Exemple de plan de continuit des oprations (Annexe A)
Obtenir un engagement Exemple de charte de projet (Annexe B)
Obtenir la participation de la structure de gouvernance
  • Runions mensuelles du Comit directeur;
  • Procs-verbaux de ces runions, incluant la liste des personnes prsentes;
  • Listes de risques rviss;
  • Rapports de situation; et
  • Plans rviss.