ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

Cette page a été archivée.

2.0 �tablir une structure de gouvernance

Les minist�res doivent s'assurer que le processus de continuit� des op�rations soit soutenu par une structure de gouvernance solide qui peut donner des orientations et prendre des d�cisions pour faire suite � des demandes qui �mergent du processus. Non seulement une structure de gouvernance inad�quate fera-t-elle obstacle au succ�s des efforts consacr�s � la continuit� des op�rations, mais elle aura aussi des r�percussions sur leur efficacit�.

2.1 Composition de la structure de gouvernance

La premi�re �tape de l'implantation d'un processus visant la continuit� des op�rations consiste � mettre sur pied la structure de gouvernance appropri�e qui dirigera ce processus, notamment en identifiant et en mobilisant les ressources des minist�res, en obtenant l'engagement des membres de la structure de gouvernance et en les invitant � participer activement au processus. Cette structure ne devrait pas �tre distincte de la structure de gouvernance des projets de l'an 2000 qui existe dans les minist�res, mais plut�t y �tre int�gr�e. N�anmoins, les �l�ments suivants qui caract�risent g�n�ralement une structure de gouvernance solide devraient �tre abord�s � l'�tape de l'�tablissement de cette structure :

1. En r�gle g�n�rale, la structure de gouvernance devrait amener les organisations fonctionnelles (c�t� op�rations) et les organisations techniques (c�t� conformit�) � converger;
2. La structure de gouvernance devrait comprendre trois niveaux de gestion :
   • l'autorit� minist�rielle, qui correspond au niveau du sous-ministre adjoint. G�n�ralement, le sous-ministre, qui se situe au point de convergence, est responsable en d�finitive du rendement des deux c�t�s de la gouvernance;
   • l'autorit� directe, qui correspond normalement au niveau du directeur g�n�ral, du directeur et du gestionnaire de projet; et
   • la planification et le contr�le, qui correspondent aux personnes responsables des fonctions de gestion et aux chefs de projet de l'an 2000 en ce qui concerne les activit�s courantes de conversion et de suivi du projet;
3. � cette structure se greffent les responsabilit�s et les r�les qui devraient �tre clairement d�finis du point de vue de la continuit� des op�rations, notamment la responsabilit� de d�cider des mesures que le minist�re doit prendre par rapport aux risques; et
4. La responsabilit� de la poursuite des activit�s devrait incomber au personnel charg� de la fonction, alors que celle de la conversion des �l�ments d'actif devrait revenir au personnel technique de l'organisation. Les comit�s ne devraient servir qu'� conseiller et � �tablir, si possible, un consensus.

La figure 3 illustre la structure de gouvernance. Les autres sections pr�sentent des renseignements suppl�mentaires concernant les activit�s � r�aliser pour �tablir une structure de gouvernance.

Figure 3 – Structure de gouvernance pour assurer la continuit� des op�rations

2.2 �tablir une structure de gouvernance

Processus

Cette premi�re �tape vise � d�terminer les intervenants majeurs du processus de continuit� des op�rations. Comme dans la structure de gouvernance illustr�e � la figure 3, les minist�res devraient d�signer des repr�sentants cl�s tant du c�t� fonctionnel que du c�t� technique de l'organisation.

R�sultats attendus

Au terme de cette activit�, une structure de gouvernance form�e d'intervenants cl�s identifi�s � tous les �chelons de l'organisation aura �t� cr��e.

2.3 �laborer un plan de continuit� des op�rations

Processus

Cette activit� consiste � fournir des renseignements pr�cis sur l'approche des minist�res concernant l'implantation de ce guide. Elle devrait servir � r�pondre aux questions fondamentales : quoi, o�, quand et comment.

Nota : � ce jour, on a uniquement demand� aux minist�res de mettre au point leurs plans de gestion du risque. Ces plans devront �tre am�lior�s et inclure les �l�ments nouveaux de ce guide.

R�sultats attendus

Ce processus permettra de concevoir un plan de continuit� des op�rations qui comprendra des renseignements pr�cis sur l'approche des minist�res concernant l'implantation de ce guide. Un exemple de table des mati�res est pr�sent� � l'annexe A.

2.4 Obtenir un engagement

Processus

Des probl�mes li�s � la continuit� des op�rations surgiront bien avant l'an 2000 et les membres de la structure de gouvernance devront s'engager � les r�soudre. L'objet de cette activit� consiste � obtenir de ces intervenants qu'ils s'engagent � soutenir le processus d�fini dans le plan et qu'ils s'adaptent aux besoins du minist�re en ce qui regarde la prise rapide de d�cisions, un cadre et des orientations strat�giques ainsi qu'une strat�gie de surveillance.

R�sultats attendus

Cette activit� consiste � produire une nouvelle charte de projet qui identifie clairement les membres de la gouvernance et pr�cise leurs r�les et leurs responsabilit�s concernant le processus de continuit� des op�rations. L'un des points les plus importants de la nouvelle charte r�side dans la responsabilit� du membre de la structure de gouvernance quant aux mesures que prendra son organisation pour faire face � certains risques. Par exemple, la d�cision finale d'�laborer et d'ex�cuter des plans d'urgence devrait revenir aux membres de la structure de gouvernance du c�t� fonctionnel de l'organisation.

La charte devrait englober les grandes lignes du plan de continuit� des op�rations, notamment les engagements en mati�re de ressources (humaines et financi�res) pris � l'�gard du processus. Un exemple de charte de projet est pr�sent� � l'annexe B.

2.5 Impliquer la structure de gouvernance

Processus

L'objet de cette activit� consiste � mettre au point des moyens pour assurer la participation continue des membres de la gouvernance.

R�sultats attendus

Les r�sultats attendus dans le cadre de cette activit� sont les suivants :

1. des r�unions mensuelles du Comit� directeur;
2. les proc�s-verbaux de ces r�unions, incluant la liste des personnes pr�sentes;
3. des listes de risques r�vis�s;
4. des rapports de situation; et
5. des plans r�vis�s.

2.6 Techniques et outils

Le tableau 2 r�sume les techniques et les outils employ�s pour cette �tape. On trouvera des pr�cisions � ce sujet dans les annexes ou dans les documents cit�s.

Tableau 2 : Techniques et outils pour �tablir une structure de gouvernance

activit�	techniques et outils
�tablir une structure de gouvernance	Pas d'outil particulier
�laborer un plan de continuit� des op�rations	Exemple de plan de continuit� des op�rations (Annexe A)
Obtenir un engagement	Exemple de charte de projet (Annexe B)
Obtenir la participation de la structure de gouvernance	R�unions mensuelles du Comit� directeur; Proc�s-verbaux de ces r�unions, incluant la liste des personnes pr�sentes; Listes de risques r�vis�s; Rapports de situation; et Plans r�vis�s.