ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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2.0 Établir une structure de gouvernance

Les ministères doivent s'assurer que le processus de continuité des opérations soit soutenu par une structure de gouvernance solide qui peut donner des orientations et prendre des décisions pour faire suite à des demandes qui émergent du processus. Non seulement une structure de gouvernance inadéquate fera-t-elle obstacle au succès des efforts consacrés à la continuité des opérations, mais elle aura aussi des répercussions sur leur efficacité.

2.1 Composition de la structure de gouvernance

La première étape de l'implantation d'un processus visant la continuité des opérations consiste à mettre sur pied la structure de gouvernance appropriée qui dirigera ce processus, notamment en identifiant et en mobilisant les ressources des ministères, en obtenant l'engagement des membres de la structure de gouvernance et en les invitant à participer activement au processus. Cette structure ne devrait pas être distincte de la structure de gouvernance des projets de l'an 2000 qui existe dans les ministères, mais plutôt y être intégrée. Néanmoins, les éléments suivants qui caractérisent généralement une structure de gouvernance solide devraient être abordés à l'étape de l'établissement de cette structure :

1. En règle générale, la structure de gouvernance devrait amener les organisations fonctionnelles (côté opérations) et les organisations techniques (côté conformité) à converger;
2. La structure de gouvernance devrait comprendre trois niveaux de gestion :
   • l'autorité ministérielle, qui correspond au niveau du sous-ministre adjoint. Généralement, le sous-ministre, qui se situe au point de convergence, est responsable en définitive du rendement des deux côtés de la gouvernance;
   • l'autorité directe, qui correspond normalement au niveau du directeur général, du directeur et du gestionnaire de projet; et
   • la planification et le contrôle, qui correspondent aux personnes responsables des fonctions de gestion et aux chefs de projet de l'an 2000 en ce qui concerne les activités courantes de conversion et de suivi du projet;
3. À cette structure se greffent les responsabilités et les rôles qui devraient être clairement définis du point de vue de la continuité des opérations, notamment la responsabilité de décider des mesures que le ministère doit prendre par rapport aux risques; et
4. La responsabilité de la poursuite des activités devrait incomber au personnel chargé de la fonction, alors que celle de la conversion des éléments d'actif devrait revenir au personnel technique de l'organisation. Les comités ne devraient servir qu'à conseiller et à établir, si possible, un consensus.

La figure 3 illustre la structure de gouvernance. Les autres sections présentent des renseignements supplémentaires concernant les activités à réaliser pour établir une structure de gouvernance.

Figure 3 – Structure de gouvernance pour assurer la continuité des opérations

2.2 Établir une structure de gouvernance

Processus

Cette première étape vise à déterminer les intervenants majeurs du processus de continuité des opérations. Comme dans la structure de gouvernance illustrée à la figure 3, les ministères devraient désigner des représentants clés tant du côté fonctionnel que du côté technique de l'organisation.

Résultats attendus

Au terme de cette activité, une structure de gouvernance formée d'intervenants clés identifiés à tous les échelons de l'organisation aura été créée.

2.3 Élaborer un plan de continuité des opérations

Processus

Cette activité consiste à fournir des renseignements précis sur l'approche des ministères concernant l'implantation de ce guide. Elle devrait servir à répondre aux questions fondamentales : quoi, où, quand et comment.

Nota : À ce jour, on a uniquement demandé aux ministères de mettre au point leurs plans de gestion du risque. Ces plans devront être améliorés et inclure les éléments nouveaux de ce guide.

Résultats attendus

Ce processus permettra de concevoir un plan de continuité des opérations qui comprendra des renseignements précis sur l'approche des ministères concernant l'implantation de ce guide. Un exemple de table des matières est présenté à l'annexe A.

2.4 Obtenir un engagement

Processus

Des problèmes liés à la continuité des opérations surgiront bien avant l'an 2000 et les membres de la structure de gouvernance devront s'engager à les résoudre. L'objet de cette activité consiste à obtenir de ces intervenants qu'ils s'engagent à soutenir le processus défini dans le plan et qu'ils s'adaptent aux besoins du ministère en ce qui regarde la prise rapide de décisions, un cadre et des orientations stratégiques ainsi qu'une stratégie de surveillance.

Résultats attendus

Cette activité consiste à produire une nouvelle charte de projet qui identifie clairement les membres de la gouvernance et précise leurs rôles et leurs responsabilités concernant le processus de continuité des opérations. L'un des points les plus importants de la nouvelle charte réside dans la responsabilité du membre de la structure de gouvernance quant aux mesures que prendra son organisation pour faire face à certains risques. Par exemple, la décision finale d'élaborer et d'exécuter des plans d'urgence devrait revenir aux membres de la structure de gouvernance du côté fonctionnel de l'organisation.

La charte devrait englober les grandes lignes du plan de continuité des opérations, notamment les engagements en matière de ressources (humaines et financières) pris à l'égard du processus. Un exemple de charte de projet est présenté à l'annexe B.

2.5 Impliquer la structure de gouvernance

Processus

L'objet de cette activité consiste à mettre au point des moyens pour assurer la participation continue des membres de la gouvernance.

Résultats attendus

Les résultats attendus dans le cadre de cette activité sont les suivants :

1. des réunions mensuelles du Comité directeur;
2. les procès-verbaux de ces réunions, incluant la liste des personnes présentes;
3. des listes de risques révisés;
4. des rapports de situation; et
5. des plans révisés.

2.6 Techniques et outils

Le tableau 2 résume les techniques et les outils employés pour cette étape. On trouvera des précisions à ce sujet dans les annexes ou dans les documents cités.

Tableau 2 : Techniques et outils pour établir une structure de gouvernance

activité	techniques et outils
Établir une structure de gouvernance	Pas d'outil particulier
Élaborer un plan de continuité des opérations	Exemple de plan de continuité des opérations (Annexe A)
Obtenir un engagement	Exemple de charte de projet (Annexe B)
Obtenir la participation de la structure de gouvernance	Réunions mensuelles du Comité directeur; Procès-verbaux de ces réunions, incluant la liste des personnes présentes; Listes de risques révisés; Rapports de situation; et Plans révisés.