ARCHIVÉ - Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information - Partie II - Solutions pour l'application des principes

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3. Pour commencer

Les ministères ne sont pas restés inactifs depuis la publication du cadre amélioré, en mai 1996. Ils ont réalisé des projets pilotes, projets qu'ils ont ensuite évalués pour en tirer des leçons; ils ont aussi fixé des objectifs pour la mise en œuvre des améliorations à l'intérieur des services de technologie de l'information et de gestion de l'information.

Les points qui suivent présentent une stratégie qui devrait permettre aux ministères d'harmoniser leurs plans avec les exigences du cadre. Cette stratégie contient :

• une approche par plateaux et un calendrier de mise en œuvre;
• une description des activités correspondant à chaque plateau;
• une brève description des responsabilités des intervenants requis pour une bonne mise en œuvre;
• une description des solutions, approches et méthodes du SCT qui pourront aider les ministères durant la mise en œuvre;
• une description générale des tâches préliminaires à réaliser.

3.1 Plateaux d'amélioration

Bien sûr, les ministères ne partent pas tous du même point. Plusieurs ont en effet déjà lancé leurs propres initiatives d'amélioration des projets en technologie de l'information. La figure ci-dessous présente une vue générale de la mise en œuvre du cadre dans la fonction publique et des mesures que les ministères devraient prendre (si ce n'est déjà fait) à chaque étape ou plateau.

Figure 2 : Plateaux d'amélioration

Les services ne peuvent s'améliorer du jour au lendemain. L'amélioration requiert du temps, du dévouement et de la persévérance. Le Plateau 0 permet aux ministères d'appliquer des solutions précises aux projets en cours, de manière à améliorer leurs chances de succès. Il donne aux ministères l'impulsion nécessaire pour planifier la stratégie et l'approche de mise en œuvre des quatre plateaux suivants.

Les Plateaux 1 et 2 insistent sur les processus qui doivent exister pour permettre la reproduction des pratiques et la prédiction des résultats. Ces processus doivent être mis en place et ils doivent être efficaces pour que les équipes parviennent à livrer un produit de qualité.

Les Plateaux 3 et 4 insistent sur les processus organisationnels plus généraux, qui garantissent le succès de tous les projets à long terme. L'amélioration des éléments clés est cyclique, c'est-à-dire que les améliorations sont planifiées, mises en œuvre et étudiées, puis renforcées par de nouvelles améliorations.

L'annexe 2 présente les objectifs détaillés pour chacun des plateaux.

Les plateaux n'ont pas pour objet de dicter aux ministères l'approche à adopter; ils attirent plutôt l'attention sur ce qu'il faut faire pour mieux gérer les projets et produire de meilleurs résultats. Élaborés sans faire appel à une méthodologie ou à un modèle particulier, ils traduisent les constatations présentées initialement dans le cadre amélioré et les priorités des ministères.

Plateau 0 : La base

Au premier plateau, les ministères devraient s'assurer d'avoir en place les solutions de base pour l'amorce et la gestion d'un projet. Cela inclut l'élaboration d'une analyse de rentabilisation détaillée et d'une stratégie d'acquisition, la définition d'un mandat et de points de contrôle, le choix d'une procédure d'examen, la définition d'un mécanisme de planification et de contrôle ainsi qu'une approche de gestion des risques.

Les ministères devraient aussi se doter d'un plan pour avancer au plateau suivant. Sans ce plan, il est peu probable qu'ils réaliseront les améliorations définies dans le cadre. Les ministères devraient avoir atteint les deux objectifs de ce plateau (mise en œuvre des solutions de base et élaboration d'un plan) pour avancer au plateau suivant.

Plateau 1 : Point de mire : le projet

La planification, le suivi et la supervision du projet, de même que la gestion des marchés (le cas échéant), commencent après l'approbation et l'amorce du projet. La majorité des ministères ont déjà établi une procédure pour ces fonctions. Le Plateau 1 les assurera toutefois qu'il n'y a aucune lacune ou faiblesse dans cette procédure. L'objectif visé ici est d'avoir une planification adéquate des projets et de rendre les progrès assez visibles pour que la direction puisse intervenir lorsqu'il y a déviation du plan établi. C'est aussi au Plateau 1 que l'on prendra les mesures requises pour garantir que les gestionnaires de projet possèdent les connaissances, l'expérience et les outils nécessaires pour appuyer le projet. Les ministères devraient avoir atteint ces objectifs d'ici mars 1999. Ils devraient aussi avoir à ce moment-là un plan pour avancer au prochain plateau.

Plateau 2 : Point de mire : le produit

Le Plateau 2 vise à doter les projets de contrôles et procédures efficaces et homogènes de sorte que :

• la modification des exigences soit faite selon une procédure de gestion du changement claire et efficace;
• le produit conserve son intégrité durant tout le cycle de vie du projet;
• la qualité du produit soit acceptable compte tenu des paramètres définis.

De nombreux ministères se sont déjà dotés de telles procédures, mais le Plateau 2 fera en sorte qu'il n'y ait aucune lacune ou faiblesse. Les ministères devront aussi veiller à se doter de plans pour avancer au plateau suivant et faire en sorte que se poursuivent les activités de formation relatives au projet (perfectionnement professionnel).

Plateau 3 : Efficacité organisationnelle

Le troisième plateau a pour objet de faire des pratiques et procédures établies précédemment la règle d'opération de tous les projets dans l'administration fédérale. Dans un ministère, les pratiques exemplaires d'un projet devraient être reprises par les autres projets. Les questions interministérielles, comme la formation du personnel et la documentation des procédures, sont également abordées à ce moment-ci.

Plateau 4 : Amélioration continue

Le quatrième et dernier plateau a pour objet d'améliorer continuellement l'efficacité des activités de régie de projets (p. ex., mener les projets à terme plus vite, mieux et à moins de frais). À ce plateau, les ministères vont appliquer des techniques quantitatives pour évaluer les processus et les activités proactives, de manière à pouvoir rationaliser et améliorer ces pratiques et les autres.

Les priorités, objectifs et délais établis pour chacun des plateaux guideront la mise en œuvre du cadre amélioré.

3.2 Responsabilités des ministères à l'égard de la mise en œuvre

D'ici avril 1998, tous les ministères devraient être familiers avec les solutions et préceptes associés au cadre et s'être engagés à les mettre en œuvre. Cet engagement fera du cadre amélioré une priorité, c'est-à-dire que les ministères devront l'ajouter à leur plan d'action.

La figure qui suit montre quels intervenants ont un rôle déterminant à jouer dans la mise en œuvre du cadre. Tous les intervenants n'y sont pas représentés dans toutes les situations; car la figure se veut une représentation générale plutôt qu'un portrait détaillé. Les ministères voudront sans doute adapter ce schéma à leurs circonstances particulières.

Tous les intervenants qui apparaissent dans le schéma ont une fonction essentielle à remplir. La mise en œuvre échouera probablement si l'un d'eux n'offre pas un soutien actif ou ne participe pas.

Figure 3 : Intervenants clés pour la mise en œuvre dans les ministères

Voici comment ces groupes soutiendront la mise en œuvre du cadre :

Comité de la haute direction du ministère

• Communique la nécessité du changement;
• Endosse explicitement le cadre et ordonne son application;
• Attribue la responsabilité et assure la conformité;
• Récolte et fait valoir les avantages.

Cadres supérieurs responsables des opérations

• Soutiennent activement la haute direction dans son désir d'appliquer le cadre et communiquent la nécessité du changement;
• Jouent le rôle de commanditaire de projet;
• Participent activement à la prise de décision pour les questions opérationnelles ayant un impact sur le projet;
• Participent activement au sein de l'équipe de gestion de projet;
• Attribuent responsabilités et ressources pour la mise en œuvre des éléments du cadre qui touchent leur environnement;
• Récoltent et exploitent les avantages de la mise en œuvre.

Cadres supérieurs responsables de la technologie de l'information

• Encouragent la mise en œuvre du cadre et s'engagent dans le processus;
• Font valoir activement la nécessité du changement et les progrès accomplis;
• Affectent les ressources;
• Participent activement comme membres aux travaux de l'équipe de gestion de projet;
• Gèrent l'interface entre la technologie de l'information, les unités opérationnelles et les services ministériels.

Équipe de gestion de projet

• Utilise les solutions du cadre en les adaptant à la situation;
• Assure le respect du cadre;
• Fait connaître les réussites et les pratiques exemplaires conçues durant le projet;
• Acquière au besoin de nouvelles connaissances;
• Travaille de façon synergique (c.-à-d., les membres se soutiennent mutuellement et remplissent des rôles clairement définis);
• Aide et conseille les partenaires du projet;
• Assure une liaison efficace avec l'équipe des processus.

Équipe d'amélioration des processus

• Adapte les processus d'amélioration pour y intégrer le cadre;
• Stimule l'amélioration;
• Définit le contenu et désigne le commanditaire;
• Définit le processus de gestion;
• Conçoit le processus de mesure;
• Met en œuvre le changement;
• Réunit les mesures;
• Démontre et fait connaître les progrès.

Gestionnaires des programmes opérationnels et des activités liées à la technologie de l'information

• Comprennent le cadre et l'appliquent quand cela est nécessaire;
• Attribuent des ressources aux projets et aux équipes;
• Au besoin, participent activement comme membres aux travaux l'équipe de gestion de projet.

Équipe de développement

• Utilise le cadre amélioré et ses solutions;
• Instaure un programme de gestion des risques pour le projet;
• Rend compte des progrès de façon régulière et précise.

Équipe de vérification et de revue

• Vérifie les projets pour déterminer si les préceptes et concepts du cadre amélioré ont été appliqués;
• Donne une rétroaction sur le cadre pour garantir qu'il continue de se développer et de répondre aux besoins ministériels;
• Vérifie si les contrôles mis en place sont adéquats et économiques.

Services ministériels

• Modifient au besoin les politiques, pratiques et procédures en fonction des grands concepts du cadre amélioré;
• Veillent à ce que les entrepreneurs faisant partie de l'équipe de développement respectent le cadre;
• Au besoin, participent activement comme membres aux travaux de l'équipe de gestion de projet;
• Soutiennent le projet par des services financiers et juridiques, ainsi que des services de renouvellement du personnel, d'acquisition et de sécurité.

3.3 Responsabilités des participants clés

Les participants clés forment un groupe diversifié, dont les membres ont pour tâche de soutenir le projet et le ministère, ainsi que de se soutenir les uns les autres dans leurs activités liées à la mise en œuvre du cadre amélioré. Par souci de simplicité, les rôles des participants clés sont présentés ici comme étant mutuellement exclusifs. La liste qui suit ne prétend pas non plus être exhaustive, car certains participants varieront en fonction de la nature des projets individuels. Ce qui suit n'est donc qu'un échantillon représentatif des responsabilités remplies par ce groupe.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Principalement les Acquisitions : Secteur des sciences, de l'informatique et des services professionnels et Grands projets de l'État))

• Modifie les politiques, pratiques et procédures pour les aligner avec le cadre amélioré;
• Veille à ce que les entrepreneurs participant au développement respectent le cadre.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (l'Institut)

• Modifie le programme de formation en fonction du cadre amélioré;
• Programme et présente des cours à l'intention des commanditaires, des chefs et des gestionnaires de projet;
• Tient un répertoire des gestionnaires de projet.

SCT

• Harmonise ses politiques avec le cadre;
• Vérifie si les concepts du cadre sont présents dans les présentations qui lui sont soumises;
• Facilite la mise en œuvre du cadre en nouant des liens stratégiques et en offrant du soutien;
• Confère des pouvoirs accrus aux ministères capables de démontrer qu'ils respectent systématiquement le cadre.

Bureau du vérificateur général

• Vérifie les projets liés à la technologie de l'information pour déterminer si les préceptes et concepts du cadre amélioré ont été appliqués;
• Reconnaît les ministères qui ont appliqué le cadre et ont tiré des leçons de leurs expériences;
• Donne une rétroaction pour garantir que le cadre continue de se développer et de répondre aux besoins de la fonction publique fédérale.

Centre canadien de gestion

• Incorpore le cadre amélioré à son programme de formation des cadres;
• Organise un symposium pour les commanditaires et les chefs de projet.