ARCHIVÉ - Secrétariat de la Commission des nominations publiques - Rapport

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Section II : Analyse des activit�s de programme par r�sultat strat�gique

R�sultat strat�gique

Activit� de programme : Surveillance des nominations faites par le gouverneur en conseil

La surveillance des nominations par le gouverneur en conseil comporte les activit�s suivantes : l’�laboration d’options relatives � un code de pratique proportionnel et fond� sur des principes, y compris des normes minimales concernant les crit�res de s�lection, les strat�gies de recrutement et les processus d’�valuation; l’�laboration de proc�dures et de directives visant � aider les v�rificateurs � �valuer le respect du code de pratique lorsqu’il sera en vigueur; la recherche suivie sur les pratiques exemplaires observ�es par les organismes nationaux et internationaux responsables des nominations publiques; l’�laboration de cadres de pr�sentation de rapports au Premier ministre et au Parlement; et l’�laboration de cadres d’�valuation interne visant � d�terminer dans quelle mesure le mandat est rempli. De plus, des conseils et des pratiques exemplaires sont pr�sent�s aux agents du Bureau du Conseil priv� afin de soutenir les am�liorations continues apport�es aux cadres de nomination en place.

Sommaire du rendement et analyse de l’activit� de programme

Soutenir la Commission

Le Secr�tariat est charg� d’�laborer des documents li�s aux politiques et aux op�rations � l’intention de la Commission qui sera �tablie. Il a pr�par� et mis � jour de fa�on continue des documents qui refl�tent les pratiques actuelles d’entit�s semblables, au Canada comme ailleurs dans le monde. Les documents comprennent des lignes directrices pour le conseil d’administration, un code de conduite interne, une politique sur les communications strat�giques, des discours et d’autres documents de sensibilisation, comme des brochures et des d�pliants. Un site Web est aussi en pr�paration. Il sera lanc� lors de l’annonce de la Commission. Il pr�sentera les r�les et les fonctions de la Commission et comprendra des documents cl�s comme le code de pratique et les lignes directrices connexes.

B�tir l’organisation

Le Conseil du Tr�sor du Canada a approuv� l’Architecture des activit�s de programme et le financement qui permettront � la Commission et au Secr�tariat de mener � bien leur mandat lorsqu’ils seront tous deux op�rationnels. Les ressources sont jug�es suffisantes pour que la Commission comprenne un ou plusieurs membres � temps partiel et que le Secr�tariat comprenne trois ou quatre employ�s permanents. Les ressources permettront aussi de mettre en place un contrat annuel, adjug� au moyen des processus d’appel d’offres gouvernementaux, pour la v�rification externe de la conformit� aux politiques et aux proc�dures de la Commission. Avant l’�tablissement de la Commission, un budget limit� a �t� d�gag� afin que le Secr�tariat puisse effectuer un travail pr�liminaire � l’aide d’employ�s temporaires. En outre, un cadre de responsabilisation de gestion a �t� pr�par�. Ce cadre d�crit comment le rendement de la Commission et du Secr�tariat sera �valu� quand la Commission aura �t� �tablie.

En vertu d’un protocole d’entente, le Bureau du Conseil priv� fournit actuellement des services financiers et administratifs au Secr�tariat. Le co�t du protocole d’entente est maintenant refl�t� int�gralement dans tous les rapports financiers du Secr�tariat. Les pr�paratifs pour la dotation permanente sont aussi termin�s, ce qui devrait permettre de rapidement �tablir une structure permanente apr�s la nomination d’un directeur ex�cutif (comme administrateur g�n�ral).

�laborer le code de pratique

Le Secr�tariat a �labor� des options relatives � un code de pratique qui formera le principal document que la Commission devra examiner, adopter et publier pour s’acquitter de son mandat dans les plus brefs d�lais.

Le code de pratique sera le document faisant autorit� pour les organismes publics relevant de la comp�tence de la Commission. Ces organismes pourront toutefois l’assortir de leurs propres proc�dures.

Les consultations men�es par le Secr�tariat et ses travaux courants, y compris la recherche sur les proc�dures et les pratiques exemplaires d’organismes canadiens et internationaux de responsabilisation qui sont comparables, r�v�lent que l’on s’entend g�n�ralement sur les orientations fondamentales des options �labor�es pour le code de pratique. Un consensus solide se d�gage en faveur d’un code de pratique qui mise sur les points forts et les r�centes r�formes du syst�me actuel tout en maintenant la tradition bien �tablie de la responsabilit� minist�rielle. En particulier :

• les processus pr�vus par le code de pratique devront �tre rentables, rapides et sans lourdeurs, notamment parce que la taille, le champ d’action et le prestige des organismes f�d�raux relevant de la Commission varient grandement, ce qui exclut une approche universelle;
• l’accent devra demeurer sur des nominations fond�es sur les comp�tences, tout en laissant une marge de manœuvre suffisante pour r�pondre aux besoins de diversit� et de repr�sentation au sein des conseils publics (c’est-�-dire les comp�tences, les int�r�ts et les ant�c�dents pertinents);
• le code de pratique devra �tre souple et proportionnel, en ce sens que les processus de nomination devront �tre adaptables � la nature et au prestige du poste � pourvoir ainsi qu’aux besoins de l’organisme et � l’�tat de son d�veloppement;
• dans tous les cas, les processus de nomination adopt�s devront �tre pr�sent�s clairement et publiquement.

En 2010-2011, le Secr�tariat a continu� d’�laborer l’�bauche du code de pratique. Au nombre des options qu’elle comporte maintenant figurent la normalisation des proc�dures de renouvellement et de prolongation des nominations, le resserrement des exigences de planification aux fins de l’am�lioration des d�lais de nomination et de reconduction, et le renforcement des exigences de reddition de comptes.

Surveiller, v�rifier et faire rapport

Un cadre provisoire de mesure du rendement a �t� pr�par� en collaboration avec le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor. Ce cadre permettra de mesurer les r�sultats escompt�s de la Commission et du Secr�tariat, une fois qu’ils seront �tablis et pleinement op�rationnels. Les indicateurs de rendement sont fond�s sur la conformit� au code de pratique, l’attestation de processus de s�lection uniformes et de qualit�, une culture interne favorable aux r�formes relatives � la gouvernance des processus de nomination, ainsi qu’une sensibilisation et un appui accrus du public � l’�gard du syst�me de nomination en g�n�ral. Un cadre provisoire a �galement �t� �labor� pour le rapport annuel de la Commission. La Commission et le Secr�tariat feront l’objet de v�rifications internes, qui rel�veront du Bureau du Conseil priv�, conform�ment aux modalit�s pr�vues dans le protocole d’entente.

Le�ons apprises

Les nominations par d�cret sont faites par le gouverneur g�n�ral, sur l’avis du Cabinet. Environs 2 500 personnes sont ainsi nomm�es chaque ann�e � des postes, dont un grand nombre sont non judiciaires, au sein d’organismes, de conseils, de commissions et de soci�t�s d’�tat. Le syst�me de nomination pour pourvoir les postes vacants suit des politiques et des proc�dures bien d�finies, et vise la nomination de candidats comp�tents, dans une optique d’efficience. Les postes sont dot�s soit par la reconduction des titulaires, soit par la recherche, la s�lection et l’�valuation de nouveaux candidats.

Les agents charg�s d’aider le gouverneur en conseil � proc�der � ces nominations doivent cerner et g�rer les postes vacants, dans des d�lais ad�quats, afin que les conseils puissent fonctionner � leur plein potentiel, ou presque. Des syst�mes internes et des proc�d�s de gestion active sont utilis�s � cette fin, et un processus de planification sert � d�terminer la meilleure m�thode pour la dotation de chaque poste. Les crit�res de s�lection doivent �tre tenus � jour, afin qu’ils refl�tent bien les besoins de l’organisation et les capacit�s pr�cises exig�es de l’�ventuel titulaire. Une fois les crit�res d�finis, les candidats  potentiels pourront obtenir de l'information sur les postes vacants qui seront affich�s sur un site Web centralis� (cr�� et g�r� par le Bureau du Conseil priv�). Un processus de s�lection en bonne et due forme, adapt� aux exigences du poste, sera aussi �labor�. Les candidats  retenus seront �valu�s en ce qui concerne les conflits d’int�r�ts et la probit�. Les  noms des nouveaux titulaires seront annonc�s publiquement, et ces derniers recevront l’orientation et la formation n�cessaires.

R�cemment, on s’est efforc� d’int�grer �troitement le processus de nomination au cadre g�n�ral de gouvernance des organismes. Par exemple, le pr�sident du Conseil du Tr�sor a proc�d� � l’examen de tous les postes pourvus par d�cret au sein des organismes, conseils, commissions et soci�t�s d’�tat, afin de d�terminer la taille optimale de ces entit�s et d’apporter les r�ductions n�cessaires, dans une perspective d’efficience op�rationnelle et de responsabilit� financi�re. Au terme de cet examen, la suppression de 245 postes a �t� recommand�e. La plupart des gouvernements vont maintenant encore plus loin : ils veulent r�gulariser ces examens, afin que le mandat des organismes ne perde jamais sa pertinence et que ces entit�s publiques continuent toujours de remplir efficacement la fonction pour laquelle elles ont �t� cr��es.

Beaucoup de progr�s ont �t� faits depuis 2006 pour renforcer le syst�me de nomination et en accro�tre la rigueur. Le site Web centralis� de la Commission, encore en cours de d�veloppement, est continuellement mis � jour et � niveau. On a clarifi� les r�les et les responsabilit�s relatifs � tous les aspects du processus de nomination, y compris la question de la participation des conseils d’administration � la recherche et � la s�lection des premiers dirigeants des soci�t�s d’�tat. Les programmes d’orientation et de formation des nouveaux titulaires de postes de direction ont �t� remani�s, et les ministres et sous-ministres re�oivent maintenant des conseils et du soutien renforc�s, notamment en ce qui concerne les protocoles de communication. Un rapport mensuel est �galement produit sur toutes les nominations arrivant � �ch�ance au cours des 12 prochains mois, et, aux fins d’une meilleure gestion des postes vacants, les titulaires re�oivent maintenant un pr�avis ad�quat lorsque leur mandat ne sera pas renouvel�.

� la lumi�re des recherches du Secr�tariat, on envisage �galement de renforcer des volets particuliers du syst�me, c’est-�-dire : ajouter au site Web une section interactive o� les Canadiens pourront s’informer sur les rouages du processus de nomination et d�clarer leur int�r�t pour les postes vacants; �largir le bassin de candidats par le recours � des communications plus actives; joindre � toutes les annonces de postes vacants suffisamment d’information sur les aptitudes et l’exp�rience requises pour que les personnes puissent auto-�valuer leur qualification; fournir au grand public toute l’information requise sur les processus de s�lection et de prise de d�cision; et produire des rapports r�guliers sur le profil de la collectivit� des personnes nomm�es par d�cret (par exemple l’�ge, le sexe, la langue, la r�gion de travail, les conditions de nomination ou de reconduction et l’�chelle salariale).

L’�laboration et la mise en œuvre de politiques robustes sur le renouvellement des nominations contribueront aussi � une plus grande efficience, et garantiront des nominations de qualit�, faites en fonction des comp�tences. Le renouvellement des nominations permet le maintien en place de titulaires exp�riment�s et hautement qualifi�s, ce qui apporte  �quilibre et stabilit� � un conseil. Par ailleurs, cette solution permet d’assurer une gestion rapide des postes vacants, de tirer profit des d�penses consacr�es � la formation et au perfectionnement des titulaires, et d’�viter les frais et les d�lais associ�s aux proc�dures de nomination initiale. Cela dit, les avantages de la reconduction d’un titulaire dans ses fonctions doivent �tre confront�s � ceux qu’aurait la nomination d’un nouveau candidat, qui apporterait de nouvelles id�es � l’organisation.

� l'heure actuelle, les protocoles sur le renouvellement des nominations ne sont pas appliqu�s uniform�ment. Ils traitent entre autres des questions suivantes. Le titulaire est-il toujours qualifi� pour le poste? Son travail durant son dernier mandat a-t-il �t� satisfaisant? Doit-il �tre compar� aux autres candidats qualifi�s qui ont d�clar� leur int�r�t? Aux fins de l’�valuation du rendement, par exemple, les responsables des nominations pourraient d�terminer � l’avance les crit�res d’�valuation li�s aux exigences du poste, et informer toutes les personnes nouvellement nomm�es des crit�res de mesure du rendement auxquels elles seront soumises. L’�valuation du rendement des titulaires de postes quasi-judiciaires devrait �galement �tre envisag�e, sans que soit compromis le principe de l’ind�pendance organisationnelle. Par ailleurs, des protocoles officiels conclus avec les ministres responsables pourraient porter sur le r�le pr�cis des membres d’un conseil lors des �valuations du rendement.

Enfin, l’efficience du processus pourrait �tre am�lior�e si on exigeait des responsables des nominations qu’ils indiquent, � l’avance, leur strat�gie de dotation des postes vacants, y compris qu’ils fournissent de l’information sur le processus de recrutement et de s�lection propos�; un �ch�ancier d�taill�; de la documentation � jour sur le poste et l’organisation publique; le plan de consultation (au besoin); et le protocole de communication. Les �valuations postnomination pourraient alors �tre examin�es en fonction de ces documents de planification.

Activit� de programme : Services internes

Le Secr�tariat de la Commission des nominations publiques �tant de petite taille, il doit fonctionner comme un minist�re au sens de l’annexe 1.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques. � cette fin, la Direction des services minist�riels du Bureau du Conseil priv� fournit la plupart des services administratifs et financiers en vertu d’un protocole d’entente.

Sommaire du rendement et analyse de l’activit� de programme

Le Bureau du Conseil priv� fournit les services administratifs et financiers en vertu d'un protocole d’entente. La plupart de ces services sont fournis selon le principe du recouvrement des co�ts.

Le�ons apprises

En 2010-2011, le Secr�tariat a continu� de recourir � l’expertise du Bureau du Conseil priv� afin de r�duire ses co�ts de fonctionnement.

Date de modification : 2011-11-17
 

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