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ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport
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Section II : Analyse des activités de programme par résultat stratégique
Résultat stratégique
L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Activité de programme 1: Services aux conférences
Description de l’activité de programme
La principale activité de programme du SCIC consiste en la prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l’organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs.
| Dépenses prévues | Total des autorisations | Dépenses réelles |
|---|---|---|
| 4,4 | 4,5 | 3,0 |
| Ressources prévues | Ressources réelles | Écart |
|---|---|---|
| 20 | 20 | 0 |
| Résultat attendu | Indicateurs de rendement | Objectif | État du rendement |
|---|---|---|---|
| Organisation et déroulement sans faille des activités. | Résultats des sondages, lettres de satisfaction des clients, nombre stable ou accru de ministères clients faisant appel aux services du SCIC. | Maintenir le plus haut degré de satisfaction de la clientèle. | Entièrement atteint |
Sommaire du rendement et analyse de l’activité de programme
En 2010-2011, le SCIC a fourni des services à l’occasion de 73 conférences intergouvernementales de haut niveau. Les réunions sont réparties de la façon suivante :
- Premiers ministres : 0
- Premiers ministres P/T : 1
- Ministres : 32
- Sous ministres : 40
Le cadre de mesure du rendement (CMR) du Secrétariat, fondé sur l'Architecture des activités de programme (AAP), présente la stratégie de mesure globale de l'organisme. Chaque année, le rendement est évalué au moyen de données et de documents internes, ainsi que de deux enquêtes auprès des clients : l'une d'entre elles s'adresse à un échantillon de planificateurs de conférences et la deuxième, à des délégués aux conférences.
En ce qui concerne le taux de satisfaction, les résultats sont encore très positifs cette année. En fait, 100 % des planificateurs interrogés se sont dits satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC dans l’ensemble. De 89 % à 100 % étaient satisfaits des différents aspects des services offerts à l’étape de la planification; chaque aspect a reçu une cote moyenne d’au moins 4,5 sur une échelle de 1 (pas du tout satisfait) à 5 (très satisfait). La cible de rendement de 90 % a donc été atteinte voire surpassée dans tous les cas. Le sondage auprès des délégués est tout aussi positif : 98 % d’entre eux se sont dits satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC dans l’ensemble. Les différents aspects de ces services offerts sur place ont été à la hauteur des attentes de 91 % à 98 % des répondants.
Les citations suivantes, recueillies lors des sondages menés cette année auprès des planificateurs et des délégués, révèlent elles aussi le niveau de satisfaction de nos clients :
« Le SCIC a établi un processus très efficace grâce à ses normes et procédures bien établies. »
« Le SCIC est une machine bien huilée. »
« Le SCIC s’occupe de tous les petits détails, ce qui permet aux participants de se concentrer sur le sujet de la conférence. »
« Le SCIC ne manque jamais d’orchestrer les conférences les mieux organisées que j’ai jamais vues. »
Le SCIC a également reçu encore cette année des témoignages de reconnaissance de divers clients :
« Je tiens à remercier sincèrement le SCIC de l’aide que vous avez apportée à la rencontre du Conseil des ministres de l’Éducation (Canada) la semaine dernière. Votre professionnalisme et votre diligence ont joué pour beaucoup dans le succès de cette activité. J’espère avoir l’occasion de travailler avec vous à nouveau. »
Ruby Chow
Conseil des ministres de l’Éducation (Canada)
« Je profite de l’occasion pour remercier sincèrement le SCIC du travail que vous avez fait lors de la rencontre des ministres responsables des personnes handicapées et des ministres responsables des droits de la personne en mars dernier. […]. Notre ministre et les autres participants se sont montrés très satisfaits du déroulement de la réunion. Ils estiment avoir pu jeter les fondements de futures rencontres sur le même sujet. C’est avec plaisir que nous avons collaboré avec vous à l’organisation de l’événement […]. »
Peter Ogrodnik
Travail et Immigration Manitoba
Leçons apprises
Nous avons reconnu au cours de l’année que les évaluations annuelles fournissent à l’organisme de l’information précieuse, mais que les préoccupations qu’y soulèvent les clients ne peuvent être traitées dans de courts délais. Nous avons donc décidé de réaliser une évaluation à l’interne tout de suite après chaque conférence, afin de renforcer notre rendement et de pouvoir réagir plus rapidement aux points soulevés. C’est pourquoi un processus d’évaluation « post-conférence » a été créé et mis en œuvre cette année.
Les communications continues avec nos clients ces dernières années ont surtout porté sur leur niveau de satisfaction envers nos services actuels, mais il est devenu de plus en plus évident cette année qu’il fallait aussi prévoir leurs besoins futurs si notre organisme voulait assurer sa viabilité à long terme et demeurer le premier choix en matière de conférences intergouvernementales. Un nouveau sondage en ligne a donc été réalisé auprès des clients, et il a confirmé que le SCIC devait moderniser son modèle de prestation des services, et exploiter sans tarder le potentiel des nouvelles technologies. Le SCIC entend mettre en œuvre ses priorités stratégiques à cet égard et envisage diverses possibilités qui lui permettront sans doute de mieux répondre à l’évolution des besoins de ses clients.
Invités à décrire la qualité des services offerts par le SCIC, nos clients ont utilisé le plus fréquemment les mots « professionnel », « organisé », « efficient » et « courtois ». Les mêmes descriptifs reviennent depuis plusieurs années, ce qui ne manque pas d’étayer notre conviction, voulant que la qualité du service à la clientèle fasse partie intégrante de nos valeurs organisationnelles. Le SCIC continue de connaître un fort roulement du personnel, en raison des départs à la retraite, des détachements et des occasions qui se présentent ailleurs; il nous faut donc veiller avec vigilance à la transmission des valeurs de la fonction publique, ainsi que de nos valeurs organisationnelles comme l’excellence, l’intégrité, la souplesse, l’adaptabilité et le travail d’équipe. Nous nous efforçons actuellement d’engager les employés dans cette réflexion et nous saisirons les nouvelles occasions qui se présenteront afin de maintenir la qualité de notre service à la clientèle à la grandeur de l’organisme.
Activité de programme 2: Services internes
Description de l’activité de programme
Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non celles fournies à un programme particulier.
| Dépenses prévues | Total des autorisations | Dépenses réelles |
|---|---|---|
| 2,2 | 2,4 | 2,2 |
| Ressources prévues | Ressources réelles | Écart |
|---|---|---|
| 16 | 12 | 4 |
| Résultats attendus | Indicateurs de rendement | Objectifs | État du rendement |
|---|---|---|---|
| Soutien efficace des Services aux conférences dans leur prestation de services aux réunions intergouvernementales de haut niveau, ainsi que de la direction du Secrétariat qui doit répondre aux obligations de l’organisation en tant qu’organisme du gouvernement du Canada. Les activités de soutien interne permettent aux Services aux conférences d’offrir des services de grande qualité aux gouvernements. Les services internes jouent un rôle important dans la présentation en temps opportun, et dans les délais prescrits, de rapports précis aux organismes centraux. | Résultats favorables des sondages menés auprès des clients, rapports de vérification, rapports aux organismes centraux. | Assurer le plus haut niveau de satisfaction en répondant aux besoins des clients et en s’acquittant des obligations de l’organisme | Atteinte en grande partie |
| Assurer une saine gestion et l’intendance consciencieuse des biens, des ressources financières et humaines, et des services de TI, conformément aux principes de la fonction de contrôleur moderne. | Résultats positifs d’examens et de vérifications. | Preuves solides de saine gestion dans ce domaine. | Atteinte en grande partie |
Sommaire du rendement, analyse de l’activité de programme et leçons apprises
Au cours de l’exercice 2010‑2011, les Services internes ont été renforcés. De nouvelles politiques, directives et procédures ont été adoptées ou renouvelées. La majorité des rapports aux organismes centraux ont été soumis à temps. Le rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) a démontré que le rendement était acceptable dans tous les domaines et qu’aucun secteur clé n’avait besoin d’une attention accrue.
