ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport

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Message du ministre

Le Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme intergouvernemental neutre et impartial jouant un r�le-cl� au sein du f�d�ralisme canadien et en faveur du maintien de relations harmonieuses entre les gouvernements f�d�ral, provinciaux et territoriaux. En effet, son mandat consiste � assurer les services administratifs n�cessaires � la planification et � la tenue de conf�rences f�d�rales – provinciales – territoriales et provinciales – territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres. Ainsi, en tant qu’outil primordial de collaboration, le SCIC agit comme facilitateur dans la gestion des relations intergouvernementales canadiennes, contribuant � l’efficacit� de ces derni�res et œuvrant pour une coop�ration accrue entre les divers gouvernements et ce, depuis pr�s de 40 ans.

Les valeurs d’int�grit�, d’excellence, d’adaptabilit� et d’esprit d’�quipe dont fait preuve le Secr�tariat constituent la marque d’excellence du travail exceptionnel qu’il accomplit depuis toutes ces ann�es. En 2010-2011, ce sont plus de 73 conf�rences de haut niveau, dont 50 f�d�rales – provinciales – territoriales et 23 provinciales – territoriales, qu’a organis�es le SCIC. La neutralit� et l’impartialit� de l’organisme sont garantis par le fait qu’il est financ� par les gouvernements f�d�ral et provinciaux et que ses employ�s proviennent aussi de ces deux paliers de gouvernement ainsi que des territoires. Qui plus est, ces diff�rents gouvernements profitent d’importantes �conomies d’�chelle en recourant aux services du SCIC, ce qui s’inscrit de fa�on tout � fait pertinente dans le contexte �conomique actuel.

Gage de continuit� et de stabilit� en mati�re de relations intergouvernementales canadiennes, le SCIC est d�termin� � se maintenir � l’avant-garde de ce qui se fait en mati�re de prestation de services de conf�rences et � demeurer le choix premier des gouvernements lors de l’organisation de conf�rences intergouvernementales, en continuant � offrir un mod�le �volutif de prestation de services professionnels et sans faille. C’est dans cette optique que je d�pose, en tant que pr�sident du Conseil priv� de la Reine pour le Canada, le Rapport minist�riel sur le rendement du Secr�tariat pour 2010-2011, qui met en relief les progr�s accomplis au cours du dernier exercice.

L’honorable Peter Penashue
Ministre des Affaires intergouvernementales
Pr�sident du Conseil priv� de la Reine pour le Canada

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SECTION I : Survol de l’organisation

Raison d'�tre

Le Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a �t� cr�� suivant une entente intervenue � la Conf�rence f�d�rale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a �t� d�sign� minist�re f�d�ral par d�cret en conseil le 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu’un seul secteur d’activit� consistant � assurer les services administratifs n�cessaires � la planification et au d�roulement de conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement f�d�ral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent � son budget et son personnel se compose � la fois de fonctionnaires f�d�raux et provinciaux/territoriaux. Le secr�taire soumet un rapport annuel � tous les gouvernements. Les activit�s font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires f�d�raux et provinciaux d�sign�s par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise du pr�sident du Conseil priv� de la Reine pour le Canada.

Responsabilit�s

Le mandat du SCIC consiste � planifier et � organiser des conf�rences intergouvernementales de haut niveau, � la demande des gouvernements f�d�ral-provinciaux-territoriaux. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les minist�res clients, dans pratiquement tous les secteurs d’activit� intergouvernementale, des nombreuses t�ches techniques et administratives associ�es � la planification et � la tenue de conf�rences multilat�rales pour ainsi permettre aux participants de se concentrer sur les questions fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des r�unions.

Avantages pour les Canadiens et les Canadiennes

L’organisation et le d�roulement des r�unions multilat�rales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l’un des principes fondamentaux d’une soci�t� d�mocratique, soit la communication, et il constitue l’un des �l�ments essentiels du fonctionnement de la f�d�ration canadienne.

En assurant avec doigt� et professionnalisme l’organisation et le bon d�roulement de ces r�unions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir � se soucier du processus ou des risques importants d’erreur ou d’omission, car elles peuvent compter sur l’exp�rience et la neutralit� du Secr�tariat qui, gr�ce � son expertise technique et � sa compr�hension de ce qui doit �tre fait et du moment o� cela doit �tre fait, ajoutera � l’efficacit� de ces rencontres.

Les int�r�ts de chaque Canadien et de chaque Canadienne sont repr�sent�s par plusieurs ordres de gouvernement dans sa propre province ou son territoire. Le succ�s de chacun de ces ordres � r�aliser son mandat d�pend de la r�ussite de l’ensemble � d�terminer les orientations � prendre relativement aux politiques nationales et provinciales ou territoriales, et � r�pondre aux besoins gr�ce � la collaboration et � la n�gociation.

En tant qu’organisme consacr� � l’appui d’�v�nements qui favorisent la coop�ration et la n�gociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d’effets possibles � ces processus en �tablissant un climat des plus propices � un discours rationnel et � des prises de d�cisions optimales � l’avantage de tous les Canadiens et de toutes les Canadiennes.

R�sultat strat�gique et architecture des activit�s de programme (AAP)

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activit�s de programme.

Priorit�s organisationnelles

L�gende de rendement/priorit�

D�pass�e : Plus de 100 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que d�montr� par l’indicateur et la cible ou les activit�s et r�sultats pr�vus) pour la priorit� ou le r�sultat pr�cis� dans le Rapport sur les plans et les priorit�s (RPP) correspondant a �t� atteint au cours de l’exercice financier.

Enti�rement atteinte : 100 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que d�montr� par l’indicateur et la cible ou les activit�s et r�sultats pr�vus) pour la priorit� ou le r�sultat pr�cis� dans le RPP correspondant a �t� atteint au cours de l’exercice financier.

Atteinte en grande partie : De 80 � 99 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que d�montr� par l’indicateur et la cible ou les activit�s et r�sultats pr�vus) pour la priorit� ou le r�sultat pr�cis� dans le RPP correspondant a �t� atteint au cours de l’exercice financier.

Passablement atteinte : De 60 � 79 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que d�montr� par l’indicateur et la cible ou les activit�s et r�sultats pr�vus) pour la priorit� ou le r�sultat pr�cis� dans le RPP correspondant a �t� atteint au cours de l’exercice financier.

Non atteinte : Moins de 60 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que d�montr� par l’indicateur et la cible ou les activit�s et r�sultats pr�vus) pour la priorit� ou le r�sultat pr�cis� dans le RPP correspondant a �t� atteint au cours de l’exercice financier.

Priorit�	Type1	R�sultat strat�gique
Am�lioration et documentation constante des pratiques et proc�dures touchant la planification et le d�roulement des conf�rences intergouvernementales	Engagement continu	La planification et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres
�tat : Enti�rement atteinte
Progr�s accomplis Les divers groupes de travail forment maintenant des communaut�s de pratique bien �tablies, qui permettent le partage constant de l’information et des pratiques exemplaires au sein des �quipes de soutien aux conf�rences et entre elles. Les processus de planification des conf�rences ont �t� examin�s, et les employ�s ont �labor� des manuels de proc�dures pour chaque poste, par souci d’uniformit� et afin d’aider les nouveaux employ�s. Afin de r�pondre aux besoins propres � chacun de nos groupes de clients, des fiches d’information sur chaque secteur ont �t� �labor�es, o� sont inscrits tous les renseignements recueillis lors de l’organisation des diverses rencontres. Plusieurs ressources physiques et technologiques ont �t� remplac�es ou renouvel�es pour des raisons d’�conomie ou pour mieux r�pondre aux besoins des clients. Les employ�s ont particip� � des s�ances o� on les a invit�s � identifier des am�liorations � apporter aux services ou de nouveaux services � cr�er. Plusieurs de ces id�es novatrices sont maintenant en cours d’�valuation ou de mise en œuvre. Un processus d’�valuation interne � post-conf�rence � a �t� d�velopp� afin d’aider les �quipes � mieux orienter leurs discussions r�trospectives, afin de s’assurer que l’information importante est consign�e et que les mesures n�cessaires sont prises.

Priorit�	Type	R�sultat strat�gique
Engagement accru aupr�s des intervenants et des clients pour faire en sorte que le Secr�tariat demeure le premier choix en mati�re de soutien aux conf�rences intergouvernementales de haut niveau	Engagement nouveau	La planification et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres
�tat : Atteinte en grande partie
Progr�s accomplis Une soci�t� d’experts-conseils ind�pendante a �t� charg�e de cr�er et de r�aliser un sondage en ligne aupr�s des clients du SCIC, qui �taient invit�s � nous aider � analyser leurs besoins. Ce sondage portait sur nos services actuels et leur importance pour nos clients ainsi que sur d’�ventuels nouveaux services et l’int�r�t qu’ils suscitent. Les donn�es recueillies ont beaucoup aid� le SCIC � d�finir ses priorit�s strat�giques futures. Le r�le du SCIC et ses services ont �t� pr�sent�s aux directeurs des affaires intergouvernementales de divers minist�res f�d�raux lors d’un atelier sur l’organisation des rencontres FPT, en ao�t 2010. Des efforts ont �t� d�ploy�s afin d’accro�tre le nombre des formulaires d’�valuation remplis par les d�l�gu�s aux conf�rences; le taux de r�ponse a ainsi augment� de 22 %. Des �changes et des consultations accrus ont eu lieu avec les gouvernements provinciaux et territoriaux afin de permettre le d�tachement d’employ�s provinciaux et territoriaux au SCIC. Ce m�lange d’employ�s des divers gouvernements joue pour beaucoup dans la neutralit� de l’organisme.

Priorit�	Type	R�sultat strat�gique
Renforcer les pratiques de gestion interne du SCIC	Continu/permanente	La planification et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres
�tat : Atteinte en grande partie
Progr�s accomplis L’initiative de mise en œuvre d'une plus vaste et plus solide strat�gie de mesure du rendement se poursuit. Des progr�s ont �t� accomplis notamment en ce qui a trait � l’�valuation de la qualit� des services et du rendement, mais aussi pour la qualit� de l’information. Le d�veloppement de mod�les de gestion des ressources humaines et de gestion des finances s’est concr�tis� gr�ce � la r�vision, � l’�laboration et la mise en œuvre d’une trentaine de politiques internes et ce, en vue de les harmoniser avec les saines pratiques de gestion. Les efforts se poursuivent pour doter le SCIC d’un cadre de politiques, de guides et d’outils afin d’am�liorer l’efficience et l’efficacit� des processus. Le renforcement de l'int�gration des ressources humaines dans la planification des activit�s s’est concr�tis� gr�ce � a production d’un rapport annuel de planification des ressources int�gr�es.

Analyse des risques

� titre d’organisation offrant des services aux activit�s de conf�rences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs minist�res respectifs, le SCIC n’exerce aucun contr�le sur la date, le lieu et les co�ts de pareilles r�unions. Le Secr�tariat re�oit chaque ann�e un niveau de financement suffisamment �lev� pour financer de 110 � 120 conf�rences. Sur une p�riode de 10 ans, le Secr�tariat a desservi en moyenne 100 conf�rences par an. Toutefois, l’incertitude politique et, plus r�cemment, la r�cession �conomique ont entra�n� un d�clin apparent des activit�s intergouvernementales depuis quelques ann�es.

La prestation sans faille de services de grande qualit� aux clients du Secr�tariat n’est possible que gr�ce au d�vouement et � l’engagement total du personnel de l’organisme, un personnel qui poss�de les aptitudes, la force de caract�re et l’abn�gation n�cessaires au fonctionnement du SCIC. La conservation de la m�moire collective et la consignation des pratiques, proc�dures et protocoles touchant les conf�rences sont essentielles � la r�ussite du Secr�tariat dans l’ex�cution de son mandat. De plus, le roulement du personnel affect� � la planification des conf�rences au sein des clients minist�riels du Secr�tariat est tr�s �lev�. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu’il s’agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur les pratiques et les processus concernant l’appareil intergouvernemental.

�tant donn� qu’il rend des comptes � 14 gouvernements, le SCIC doit faire en sorte, d’une part, que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et �quitables et, d’autre part et d’autant plus important, qu’ils soient per�us comme tel dans un contexte souvent hautement politis�.

C’est pourquoi le SCIC a toujours �t� conscient de l’importance des questions de gestion des risques et qu’il continue de progresser de fa�on constante vers la mise en œuvre efficace de la gestion int�gr�e des risques. Pour le SCIC, les risques les plus importants sont toujours les suivants :

1. le maintien de la cr�dibilit� du Secr�tariat en tant que fournisseur neutre de services aux conf�rences;
2. le maintien de la capacit� du SCIC d’offrir des services aux conf�rences dans le contexte des restrictions budg�taires (auquel font face tous les minist�res et organismes) sans que la qualit� des services ne soit affect�e et le maintien de son infrastructure de soutien;
3. l’obligation de faire diligence et de pr�senter des rapports sur les moyens de contr�le n�cessaires, compte tenu de l’accent mis aujourd’hui sur la responsabilisation et la gestion des ressources;
4. la capacit� du SCIC de r�agir et de s’adapter aux fluctuations des demandes de services qui lui sont faites;
5. l’acc�s au personnel comp�tent;
6. la conservation de la m�moire et des pratiques collectives.

Sommaire du rendement

Ressources financi�res pour 2010-2011 (en millions de dollars)

D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles
6,6	6,9	5,2

Ressources humaines pour 2010-2011 (ETP)

Ressources pr�vues	Ressources r�elles	�cart
36	32	4

R�sultat strat�gique : L’organisation et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Indicateur de rendement	Objectifs	Rendement de 2010-2011
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui a trait � l’organisation et au d�roulement des r�unions multilat�rales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres	90 % - Degr� �lev� de confiance des intervenants dans le r�le institutionnel ind�pendant du SCIC, et degr� �lev� de satisfaction envers les services du SCIC	Le sondage confirme que les clients sont tr�s satisfaits de la qualit� des services du SCIC. Toutes les cibles ont �t� atteintes, voire surpass�es. La r�troaction informelle re�ue apr�s les conf�rences est �galement tr�s �logieuse. Par ailleurs, la demande de services des secteurs est demeur�e stable, et un nouveau secteur a m�me demand� les services du SCIC.

Activit� de programme	D�penses r�elles de 2009-2010 (en dollars)	2010-112 (en dollars)				Concordance avec les r�sultats du gouvernement du Canada
		Budget principal des d�penses	D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles
Services aux conf�rences intergouver-nementales	3,0M	4,4M	4,4M	4,5M	3,0M	Contribuer � la r�alisation des affaires gouvernementales : soutenir les synergies, le dialogue, les interactions efficaces entre les secteurs gouvernementaux dans le contexte intergouvernemental par la prestation impartiale de services de soutien aux conf�rences et � la gestion de l’information.

Activit� de programme	D�penses r�elles de 2009-2010 (en dollars)	2010-11(en dollars)
		Budget principal des d�penses	D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles
Services internes	2,1M	2,2M	2,2M	2,4M	2,2M

Profil des d�penses

Depuis 2008-2009 les d�penses du SCIC sont demeur�es stables. Le SCIC a donc enregistr� un exc�dent de 1,7 million de dollars, en partie attribuable au fait qu’il re�oit suffisamment de fonds pour appuyer de 110 � 120 conf�rences par ann�e, mais qu’il n’en a appuy� que 73 (75 en 2009-2010). Notons que le lieu des conf�rences a une incidence sur les autres co�ts de fonctionnement, la plupart des d�penses �tant engag�es pour des services professionnels (traduction et interpr�tation) et le transport.

Le SCIC est financ� � la fois par le gouvernement du Canada, qui lui consent des cr�dits parlementaires, et par les provinces, qui lui versent des contributions. La somme r�clam�e aux provinces l’automne dernier, pour le budget de 2010-2011, correspondait � 2 605 300$. De ce montant, les provinces ont contribu� � hauteur de 1 072 600$, montant qui a �t� vers� directement au Tr�sor.

Tendances au chapitre des d�penses minist�rielles

(millions de dollars)

Budget des d�penses par cr�dit vot�

Pour obtenir plus de renseignements sur nos cr�dits organisationnels et/ou d�penses l�gislatives, veuillez consulter les Comptes public du Canada 2010‑2011 (Volume II). Vous trouverez une version �lectronique des Comptes publics sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada³.