ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport

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Message du ministre

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme intergouvernemental neutre et impartial jouant un rôle-clé au sein du fédéralisme canadien et en faveur du maintien de relations harmonieuses entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. En effet, son mandat consiste à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et à la tenue de conférences fédérales – provinciales – territoriales et provinciales – territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres. Ainsi, en tant qu’outil primordial de collaboration, le SCIC agit comme facilitateur dans la gestion des relations intergouvernementales canadiennes, contribuant à l’efficacité de ces dernières et œuvrant pour une coopération accrue entre les divers gouvernements et ce, depuis près de 40 ans.

Les valeurs d’intégrité, d’excellence, d’adaptabilité et d’esprit d’équipe dont fait preuve le Secrétariat constituent la marque d’excellence du travail exceptionnel qu’il accomplit depuis toutes ces années. En 2010-2011, ce sont plus de 73 conférences de haut niveau, dont 50 fédérales – provinciales – territoriales et 23 provinciales – territoriales, qu’a organisées le SCIC. La neutralité et l’impartialité de l’organisme sont garantis par le fait qu’il est financé par les gouvernements fédéral et provinciaux et que ses employés proviennent aussi de ces deux paliers de gouvernement ainsi que des territoires. Qui plus est, ces différents gouvernements profitent d’importantes économies d’échelle en recourant aux services du SCIC, ce qui s’inscrit de façon tout à fait pertinente dans le contexte économique actuel.

Gage de continuité et de stabilité en matière de relations intergouvernementales canadiennes, le SCIC est déterminé à se maintenir à l’avant-garde de ce qui se fait en matière de prestation de services de conférences et à demeurer le choix premier des gouvernements lors de l’organisation de conférences intergouvernementales, en continuant à offrir un modèle évolutif de prestation de services professionnels et sans faille. C’est dans cette optique que je dépose, en tant que président du Conseil privé de la Reine pour le Canada, le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat pour 2010-2011, qui met en relief les progrès accomplis au cours du dernier exercice.

L’honorable Peter Penashue
Ministre des Affaires intergouvernementales
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada

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SECTION I : Survol de l’organisation

Raison d'être

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil le 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu’un seul secteur d’activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux et provinciaux/territoriaux. Le secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise du président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Responsabilités

Le mandat du SCIC consiste à planifier et à organiser des conférences intergouvernementales de haut niveau, à la demande des gouvernements fédéral-provinciaux-territoriaux. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d’activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales pour ainsi permettre aux participants de se concentrer sur les questions fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Avantages pour les Canadiens et les Canadiennes

L’organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l’un des principes fondamentaux d’une société démocratique, soit la communication, et il constitue l’un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne.

En assurant avec doigté et professionnalisme l’organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir à se soucier du processus ou des risques importants d’erreur ou d’omission, car elles peuvent compter sur l’expérience et la neutralité du Secrétariat qui, grâce à son expertise technique et à sa compréhension de ce qui doit être fait et du moment où cela doit être fait, ajoutera à l’efficacité de ces rencontres.

Les intérêts de chaque Canadien et de chaque Canadienne sont représentés par plusieurs ordres de gouvernement dans sa propre province ou son territoire. Le succès de chacun de ces ordres à réaliser son mandat dépend de la réussite de l’ensemble à déterminer les orientations à prendre relativement aux politiques nationales et provinciales ou territoriales, et à répondre aux besoins grâce à la collaboration et à la négociation.

En tant qu’organisme consacré à l’appui d’événements qui favorisent la coopération et la négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d’effets possibles à ces processus en établissant un climat des plus propices à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l’avantage de tous les Canadiens et de toutes les Canadiennes.

Résultat stratégique et architecture des activités de programme (AAP)

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activités de programme.

Priorités organisationnelles

Légende de rendement/priorité

Dépassée : Plus de 100 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que démontré par l’indicateur et la cible ou les activités et résultats prévus) pour la priorité ou le résultat précisé dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) correspondant a été atteint au cours de l’exercice financier.

Entièrement atteinte : 100 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que démontré par l’indicateur et la cible ou les activités et résultats prévus) pour la priorité ou le résultat précisé dans le RPP correspondant a été atteint au cours de l’exercice financier.

Atteinte en grande partie : De 80 à 99 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que démontré par l’indicateur et la cible ou les activités et résultats prévus) pour la priorité ou le résultat précisé dans le RPP correspondant a été atteint au cours de l’exercice financier.

Passablement atteinte : De 60 à 79 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que démontré par l’indicateur et la cible ou les activités et résultats prévus) pour la priorité ou le résultat précisé dans le RPP correspondant a été atteint au cours de l’exercice financier.

Non atteinte : Moins de 60 p. 100 du niveau de rendement attendu (tel que démontré par l’indicateur et la cible ou les activités et résultats prévus) pour la priorité ou le résultat précisé dans le RPP correspondant a été atteint au cours de l’exercice financier.

Priorité	Type1	Résultat stratégique
Amélioration et documentation constante des pratiques et procédures touchant la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales	Engagement continu	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres
État : Entièrement atteinte
Progrès accomplis Les divers groupes de travail forment maintenant des communautés de pratique bien établies, qui permettent le partage constant de l’information et des pratiques exemplaires au sein des équipes de soutien aux conférences et entre elles. Les processus de planification des conférences ont été examinés, et les employés ont élaboré des manuels de procédures pour chaque poste, par souci d’uniformité et afin d’aider les nouveaux employés. Afin de répondre aux besoins propres à chacun de nos groupes de clients, des fiches d’information sur chaque secteur ont été élaborées, où sont inscrits tous les renseignements recueillis lors de l’organisation des diverses rencontres. Plusieurs ressources physiques et technologiques ont été remplacées ou renouvelées pour des raisons d’économie ou pour mieux répondre aux besoins des clients. Les employés ont participé à des séances où on les a invités à identifier des améliorations à apporter aux services ou de nouveaux services à créer. Plusieurs de ces idées novatrices sont maintenant en cours d’évaluation ou de mise en œuvre. Un processus d’évaluation interne « post-conférence » a été développé afin d’aider les équipes à mieux orienter leurs discussions rétrospectives, afin de s’assurer que l’information importante est consignée et que les mesures nécessaires sont prises.

Priorité	Type	Résultat stratégique
Engagement accru auprès des intervenants et des clients pour faire en sorte que le Secrétariat demeure le premier choix en matière de soutien aux conférences intergouvernementales de haut niveau	Engagement nouveau	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres
État : Atteinte en grande partie
Progrès accomplis Une société d’experts-conseils indépendante a été chargée de créer et de réaliser un sondage en ligne auprès des clients du SCIC, qui étaient invités à nous aider à analyser leurs besoins. Ce sondage portait sur nos services actuels et leur importance pour nos clients ainsi que sur d’éventuels nouveaux services et l’intérêt qu’ils suscitent. Les données recueillies ont beaucoup aidé le SCIC à définir ses priorités stratégiques futures. Le rôle du SCIC et ses services ont été présentés aux directeurs des affaires intergouvernementales de divers ministères fédéraux lors d’un atelier sur l’organisation des rencontres FPT, en août 2010. Des efforts ont été déployés afin d’accroître le nombre des formulaires d’évaluation remplis par les délégués aux conférences; le taux de réponse a ainsi augmenté de 22 %. Des échanges et des consultations accrus ont eu lieu avec les gouvernements provinciaux et territoriaux afin de permettre le détachement d’employés provinciaux et territoriaux au SCIC. Ce mélange d’employés des divers gouvernements joue pour beaucoup dans la neutralité de l’organisme.

Priorité	Type	Résultat stratégique
Renforcer les pratiques de gestion interne du SCIC	Continu/permanente	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres
État : Atteinte en grande partie
Progrès accomplis L’initiative de mise en œuvre d'une plus vaste et plus solide stratégie de mesure du rendement se poursuit. Des progrès ont été accomplis notamment en ce qui a trait à l’évaluation de la qualité des services et du rendement, mais aussi pour la qualité de l’information. Le développement de modèles de gestion des ressources humaines et de gestion des finances s’est concrétisé grâce à la révision, à l’élaboration et la mise en œuvre d’une trentaine de politiques internes et ce, en vue de les harmoniser avec les saines pratiques de gestion. Les efforts se poursuivent pour doter le SCIC d’un cadre de politiques, de guides et d’outils afin d’améliorer l’efficience et l’efficacité des processus. Le renforcement de l'intégration des ressources humaines dans la planification des activités s’est concrétisé grâce à a production d’un rapport annuel de planification des ressources intégrées.

Analyse des risques

À titre d’organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n’exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Sur une période de 10 ans, le Secrétariat a desservi en moyenne 100 conférences par an. Toutefois, l’incertitude politique et, plus récemment, la récession économique ont entraîné un déclin apparent des activités intergouvernementales depuis quelques années.

La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients du Secrétariat n’est possible que grâce au dévouement et à l’engagement total du personnel de l’organisme, un personnel qui possède les aptitudes, la force de caractère et l’abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques, procédures et protocoles touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l’exécution de son mandat. De plus, le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu’il s’agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur les pratiques et les processus concernant l’appareil intergouvernemental.

Étant donné qu’il rend des comptes à 14 gouvernements, le SCIC doit faire en sorte, d’une part, que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables et, d’autre part et d’autant plus important, qu’ils soient perçus comme tel dans un contexte souvent hautement politisé.

C’est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l’importance des questions de gestion des risques et qu’il continue de progresser de façon constante vers la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Pour le SCIC, les risques les plus importants sont toujours les suivants :

1. le maintien de la crédibilité du Secrétariat en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
2. le maintien de la capacité du SCIC d’offrir des services aux conférences dans le contexte des restrictions budgétaires (auquel font face tous les ministères et organismes) sans que la qualité des services ne soit affectée et le maintien de son infrastructure de soutien;
3. l’obligation de faire diligence et de présenter des rapports sur les moyens de contrôle nécessaires, compte tenu de l’accent mis aujourd’hui sur la responsabilisation et la gestion des ressources;
4. la capacité du SCIC de réagir et de s’adapter aux fluctuations des demandes de services qui lui sont faites;
5. l’accès au personnel compétent;
6. la conservation de la mémoire et des pratiques collectives.

Sommaire du rendement

Ressources financières pour 2010-2011 (en millions de dollars)

Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles
6,6	6,9	5,2

Ressources humaines pour 2010-2011 (ETP)

Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
36	32	4

Résultat stratégique : L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Indicateur de rendement	Objectifs	Rendement de 2010-2011
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui a trait à l’organisation et au déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres	90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC	Le sondage confirme que les clients sont très satisfaits de la qualité des services du SCIC. Toutes les cibles ont été atteintes, voire surpassées. La rétroaction informelle reçue après les conférences est également très élogieuse. Par ailleurs, la demande de services des secteurs est demeurée stable, et un nouveau secteur a même demandé les services du SCIC.

Activité de programme	Dépenses réelles de 2009-2010 (en dollars)	2010-112 (en dollars)				Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		Budget principal des dépenses	Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles
Services aux conférences intergouver-nementales	3,0M	4,4M	4,4M	4,5M	3,0M	Contribuer à la réalisation des affaires gouvernementales : soutenir les synergies, le dialogue, les interactions efficaces entre les secteurs gouvernementaux dans le contexte intergouvernemental par la prestation impartiale de services de soutien aux conférences et à la gestion de l’information.

Activité de programme	Dépenses réelles de 2009-2010 (en dollars)	2010-11(en dollars)
		Budget principal des dépenses	Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles
Services internes	2,1M	2,2M	2,2M	2,4M	2,2M

Profil des dépenses

Depuis 2008-2009 les dépenses du SCIC sont demeurées stables. Le SCIC a donc enregistré un excédent de 1,7 million de dollars, en partie attribuable au fait qu’il reçoit suffisamment de fonds pour appuyer de 110 à 120 conférences par année, mais qu’il n’en a appuyé que 73 (75 en 2009-2010). Notons que le lieu des conférences a une incidence sur les autres coûts de fonctionnement, la plupart des dépenses étant engagées pour des services professionnels (traduction et interprétation) et le transport.

Le SCIC est financé à la fois par le gouvernement du Canada, qui lui consent des crédits parlementaires, et par les provinces, qui lui versent des contributions. La somme réclamée aux provinces l’automne dernier, pour le budget de 2010-2011, correspondait à 2 605 300$. De ce montant, les provinces ont contribué à hauteur de 1 072 600$, montant qui a été versé directement au Trésor.

Tendances au chapitre des dépenses ministérielles

(millions de dollars)

Budget des dépenses par crédit voté

Pour obtenir plus de renseignements sur nos crédits organisationnels et/ou dépenses législatives, veuillez consulter les Comptes public du Canada 2010‑2011 (Volume II). Vous trouverez une version électronique des Comptes publics sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada³.