ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires - Rapport

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Section II – Analyse des activit�s de programme par r�sultat strat�gique

R�sultat strat�gique et activit�s de programme

Le Service administratif des tribunaux judiciaires a un r�sultat strat�gique et trois activit�s de programme pour lui permettre de s’acquitter de son mandat. Les renseignements fournis dans la pr�sente section sont organis�s par activit� de programme comme suit :

 

Activit� de programme 1 : Services du greffe

Description des activit�s de programme

Les Services du greffe traitent les documents l�gaux ainsi que les demandes de contr�le judiciaire sous la juridiction de la Cour d'appel f�d�rale, de la Cour f�d�rale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'imp�t. Ces services s'assurent d'une bonne gestion des dossiers de cours et du fonctionnement ad�quat du processus judiciaire et de l'acc�s aux cours.

Activit� de programme : Services du greffe

Ressources financi�res 2010–2011 (en millions de dollars)			Ressources humaines 2010–2011 (ETP)
D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles	Ressources pr�vues	Ressources r�elles	�cart
24,6	26,6	25,8	296	295	-1

R�sultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	�tat du rendement
Les dossiers judiciaires sont toujours exacts et complets	Taux de satisfaction des clients et des juges	Le taux de satisfaction est de 85 p. 100	Le sondage n'a pas eu lieu en raison du manque de ressources et de fonds pour l'acquisition du logiciel. Le taux de satisfaction des juges a �t� v�rifi� � l’occasion de rencontres informelles; les juges ont fait part d’une grande satisfaction. Ces r�unions ont �galement permis d’obtenir des suggestions utiles sur des am�liorations � apporter aux services.
	Respect des normes de service	Les normes de service ont �t� respect�es dans 90 p. 100 des cas	Le respect des normes de service n’a pu �tre v�rifi� automatiquement en raison de retards et de manque de fonds pour mettre en place le SATJ. Les normes de service pr�liminaires font l’objet d’un suivi manuel tous les trimestres et les r�sultats servent � apporter des ajustements.

Sommaire du rendement et analyse des activit�s de programme

Les statistiques suivantes donnent une id�e de la quantit� de travail des Services du greffe pour les quatre cours f�d�rales en 2010-2011 :

• 36 067 instances ont �t� intent�es ou d�pos�es aupr�s des quatre cours.
• 34 525 jugements, ordonnances et directives ont �t� trait�s.
• 5 770 instances ont fait l’objet d’une pr�paration pour l’audience, et ont ensuite �t� entendues (ce qui exclut les affaires abandonn�es ou r�gl�es avant l’audience).
• les Cours ont si�g� pendant 5 750 jours d’audience.
• 417 570 entr�es ont �t� inscrites.

Malgr� leur lourde charge de travail, seulement quinze plaintes mineures ont �t� re�ues et imm�diatement r�solues en 2010-2011. Ce nombre t�moigne sans �quivoque de la qualit� du travail et des services des employ�s du SATJ partout au pays.

Pendant l’exercice vis� par le rapport, les employ�s des Services du greffe se sont concentr�s sur la mise en œuvre des projets d’am�lioration des services dans les quatre secteurs d�crits pr�c�demment : processus du greffe et formation op�rationnelle, r�ponses aux besoins des clients, normes de service et am�liorations des syst�mes technologiques d’op�ration.

Tel que mentionn�, le SATJ a commenc� un projet de deux ans pour r�gler les probl�mes urgents de l’infrastructure des TI recens�s par le profil de risque de l’organisation. Nous avons progress� dans ce projet essentiel � l’�laboration de nombreuses initiatives � l’�gard du service et pour r�pondre aux demandes � venir sur nos r�seaux et nos syst�mes.

Le projet n’a cependant pu �tre financ� que par des ressources retir�es d’autres projets importants. La majorit� des projets en mati�re de technologie, dont les travaux de d�veloppement du SATJ et de d�p�t �lectronique des documents judiciaires, et les autres travaux visant � am�liorer les moyens techniques dans les salles d’audience, ont �t� de fait arr�t�s. De m�me, le sondage pr�vu aupr�s des juges et des parties a �t� report� faute de ressources suffisantes.

Les travaux pour la mise en œuvre du syst�me d’enregistrement num�rique des audiences de la Cour f�d�rale et de la Cour canadienne de l’imp�t se sont cependant poursuivis. Parmi ces travaux figure la mise � l’essai du logiciel pour v�rifier qu’il satisfait aux besoins des utilisateurs, ce qui a donn� d’excellents r�sultats. La prochaine �tape consistera � planifier et � installer le mat�riel n�cessaire.

Pour se tenir au courant des initiatives informatiques des tribunaux des autres juridictions canadiennes, le SATJ a continu� de participer aux activit�s d’organismes et de comit�s judiciaires externes comme l’Association des administrateurs judiciaires du Canada et le Centre canadien de technologie judiciaire.

De plus, en collaboration avec le Commissariat � la magistrature f�d�rale, les employ�s des Services du greffe ont particip� � un projet en Ukraine et � un nouveau projet nomm� � JUSTICE � (� Judicial Systems Improvement for Commerce and Economy � – Am�lioration des syst�mes judiciaires pour le commerce et l’�conomie). L’objectif de ce nouveau projet est de renforcer les cadres l�gaux et judiciaires par la formation des juges et des administrateurs judiciaires et par l’�tablissement de centres de formation judiciaire en Jama�que, au Ghana et au P�rou. En 2010-2011, nos employ�s ont particip� � la mission en Jama�que et ils participeront aux autres missions en 2011-2012.

Le�ons apprises – Services du greffe

La mise en œuvre de dossiers judiciaires enti�rement �lectroniques demeure un objectif important du SATJ. Il est cependant �vident qu’il est impossible d’�tendre l’utilisation du d�p�t �lectronique et des tribunaux informatis�s avant que le nouveau SATJ et qu’une infrastructure des TI plus robuste et actualis�e ne soient install�s. En attendant que les ressources soient disponibles et que le nouveau SATJ soit d�ploy�, les Services du greffe et les Services internes continueront � collaborer pour entretenir et soutenir les syst�mes actuels et assurer le fonctionnement des tribunaux.

Pour r�ussir les nouveaux projets d’am�lioration du service, le SATJ doit d�velopper et am�liorer les communications entre les concepteurs de syst�mes et les partenaires des projets. � cette fin, le SATJ doit am�liorer ses capacit�s en gestion de projets et en analyse op�rationnelle. Les travaux de mise en place d’un bureau de gestion des projets doivent se poursuivre, le plan d’investissement doit �tre compl�t� et il faut renforcer la gouvernance des projets informatiques. Ceci permettra � l’organisation d’atteindre ses objectifs et de mieux d�terminer, analyser et valider les besoins en mati�re de nouveaux processus de fonctionnement, de politiques et de syst�mes d’information.

Malgr� des contraintes financi�res importantes, il a �t� possible de trouver des m�thodes innovatrices et originales pour former les employ�s. En 2010-2011, le Service a mis� sur ses comp�tences internes et sur des partenariats interminist�riels pour offrir un plus vaste choix de cours aux employ�s. Cette d�marche s’est r�v�l�e excellente, mais comme les ressources sont limit�es, le SATJ doit veiller � prendre les mesures qui s’imposent pour pr�venir les surcharges de travail chez ses � experts internes �.

Activit� de programme 2 : Services judiciaires

Description des activit�s de programme

Les Services judiciaires fournissent un soutien direct � tous les juges gr�ce aux efforts des adjointes judiciaires, des auxiliaires juridiques, des jurilinguistes, du personnel de la biblioth�que, des chauffeurs et des pr�pos�s � l'audience. Sont notamment offerts des services de recherche, de documentation, de r�vision, de traduction et de conseils linguistiques et terminologiques, le tout dans le but de pr�ter main-forte aux juges dans l'�laboration de leurs jugements et des motifs de jugement.

Activit� de programme : Services judiciaires

Ressources financi�res 2010–2011 (en millions de dollars)			Ressources humaines 2010–2011 (ETP)
D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles	Ressources pr�vues	Ressources r�elles	�cart
18,9	20,0	19,9	185	183	-2

R�sultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectif	�tat du rendement
Les juges ont les outils et les ressources dont ils ont besoin afin d’exercer leurs fonctions	Taux de satisfaction des juges quant aux services qui leur sont fournis	Le taux de satisfaction est de 85 p. 100	L’�valuation de l’indicateur de rendement pour l’exercice vis� s’est limit�e � ce qui suit : i) des commentaires obtenus lors de r�unions pl�ni�res officielles des cours; ii) des commentaires et des observations par les avocats et le public au secr�taire du Comit� des r�gles des Cours f�d�rales sur les modifications propos�es aux r�gles de proc�dure; iii) des commentaires informels sur les normes de service aux clients � l’occasion de discussions entre la direction du SATJ et les juges en chef ou les juges responsables des comit�s de gestion des cours. Les cours ont soulign� l’importance de continuer � fournir des traductions de qualit�, en temps opportun, tant pour les documents administratifs que pour leurs d�cisions, conform�ment aux exigences de la Loi sur les langues officielles. Les commentaires de ces diverses sources t�moignent d’un degr� de satisfaction �lev� des juges pour les services fournis par le SATJ, en particulier par les adjoints judiciaires et les auxiliaires juridiques, par la biblioth�que et par les services juridiques aux cadres.

Sommaire du rendement et analyse des activit�s de programme

La direction g�n�rale des Services judiciaires a continu� de fournir aux juges des quatre cours le soutien dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions judiciaires efficacement.

Les adjoints judiciaires fournissent aux juges les services de soutien administratif et les services de gestion de cabinet. En 2010-2011, une r�vision et une mise � jour des processus, des pratiques, des outils et de la formation des adjoints judiciaires ont permis d’am�liorer la qualit� et l’uniformit� des services fournis. Pour acc�l�rer l’embauche d’adjoints judiciaires et fournir un soutien continu aux juges, un bassin de candidats pr�qualifi�s a �t� �tabli.

Le programme des auxiliaires juridiques offre aux �tudiants r�cemment dipl�m�s des facult�s de droit du Canada, ou sur le point d’�tre dipl�m�s, la possibilit� de poser leur candidature aux postes d’auxiliaires juridiques des juges. Le SATJ emploie annuellement environ cinquante-cinq auxiliaires juridiques, en g�n�ral pour une p�riode d’un an, ce qui leur permet de satisfaire aux exigences en ce qui concerne leur stage obligatoire. Sous la direction des juges, qui peuvent agir comme ma�tres de stage, ces auxiliaires pr�parent des r�sum�s de d�cisions, font de la recherche sur des questions de droit et r�digent des m�moires des faits et du droit d�taill�s. En 2010-2011, la Cour d’appel f�d�rale a embauch� douze auxiliaires juridiques, la Cour f�d�rale en a embauch� trente et un, et la Cour canadienne de l’imp�t, douze. Le SATJ a examin� la possibilit� d’instituer un syst�me en ligne pour simplifier le processus de candidature et r�duire la quantit� de papier n�cessaire, contribuant ainsi au virage �cologique de l’administration f�d�rale.

Gr�ce aux sites Web des cours, les Services judiciaires veillent � ce que les parties, les juristes et le public aient acc�s par Internet aux Bulletins aux m�dias et aux Bulletins des d�cisions. Les Services judiciaires offrent �galement un service d’agents de liaison avec les m�dias pour les questions se rapportant aux cours et � leurs d�cisions.

La direction g�n�rale des Services judiciaires a organis� des r�unions des juges et des avocats et du Comit� des r�gles pour fournir aux avocats, aux principaux intervenants et au public une tribune o� proposer des changements � certains aspects du processus des instances. Des documents de travail ont �t� rendus publics sur les sites Web des cours, invitant les parties int�ress�es � faire part de leurs observations. Le SATJ continue de soutenir les tribunaux dans leur participation aux comit�s suivants de liaison entre la magistrature et le barreau en 2010-2011 :

• Comit� de liaison entre la magistrature et l’association du Barreau canadien
• Comit� de liaison – Cour f�d�rale ~ Barreau – droit des autochtones
• Comi� de juges de la Cour f�d�rale et du Barreau (Loi sur l’immigration et le statut de r�fugi�)
• Comit� des sp�cialistes de la propri�t� intellectuelle
• Barreau de Montr�al – Comit� de liaison avec la Cour d’appel f�d�rale et la Cour f�d�rale
• Comit� de liaison – Droit du travail, droits de la personne, acc�s � l'information, et protection des renseignements personnels.

La direction g�n�rale des Services judiciaires a poursuivi la mise en œuvre de la politique r�vis�e de d�veloppement des collections de la biblioth�que, a �labor� une politique du service aux clients de la biblioth�que et a mis en place une interface utilisateur conviviale pour le syst�me int�gr� de biblioth�que. La mise en œuvre des deux politiques en 2011-2012 am�liorera les services de biblioth�que offerts aux juges et aux employ�s du SATJ � la grandeur du pays.

Le�ons apprises – Services judiciaires

Comme les d�cisions judiciaires d�finitives doivent �tre disponibles dans les deux langues officielles, la traduction repr�sente des d�penses majeures pour les cours. En 2010-2011, le SATJ et le Bureau de la traduction ont mis au point un nouveau cadre d’examen des am�liorations possibles du processus et des mesures d’�conomie. Il sera important de poursuivre ce projet pour en tirer tous les avantages possibles.

La n�cessit� de tenir des consultations et d’obtenir des commentaires sur les changements � apporter pour am�liorer le fonctionnement des tribunaux est devenue plus claire que jamais en 2010-2011. La participation du SATJ aux r�unions de liaison entre la magistrature et le barreau a permis de recueillir des commentaires indispensables de la part des avocats, ainsi que des parties des secteurs priv� et public. Les consultations du Comit� des r�gles des Cours f�d�rales avec les avocats et avec le public portant sur les modifications propos�es relativement aux moyens technologiques et aux proc�dures seront particuli�rement importantes pour d�terminer les sujets exigeant notre attention, tout particuli�rement ceux se rapportant � l’utilisation de la technologie de l’information par les tribunaux.

La Cour f�d�rale accorde un int�r�t tout particulier � la gestion serr�e des instances pour les simplifier et pour am�liorer l’efficacit� du r�gime judiciaire pour les parties. Certaines des d�marches � entreprendre pourraient entra�ner des modifications aux Services du greffe et aux Services judiciaires et avoir d’importantes incidences financi�res. Le SATJ devra surveiller ses normes de service pour s’assurer que les fonds et les ressources n�cessaires soient disponibles.

L’exp�rience v�cue en 2010-2011 a d�montr� les limites de l’approche actuelle de recrutement des auxiliaires juridiques pour les tribunaux. Les demandes d’emploi des candidats et les documents qui les accompagnent sont actuellement remis sur papier aux comit�s de s�lection des tribunaux. Un nouveau m�canisme de candidature en ligne plus efficace est en voie d’�laboration et devrait �tre instaur� en 2011-2012.

L’examen de la politique de d�veloppement de la biblioth�que se poursuit, en consultation avec le comit� de la biblioth�que des juges. L’un des principaux objectifs doit �tre de r�duire le nombre d’abonnements � des publications papier pour d�gager des fonds pour les services de recherche informatiques qui prennent de plus en plus d’importance pour les tribunaux.

Activit� de programme 3 : Services internes

Description des activit�s de programme

Les services internes sont des groupes d'activit�s et de ressources connexes qui sont g�r�s de fa�on � r�pondre aux besoins des programmes et des autres obligations g�n�rales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du mat�riel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activit�s et les ressources destin�es � l'ensemble d'une organisation et non celles fournies � un programme particulier.

Activit� de programme : Services internes

Ressources financi�res 2010–2011 (en millions de dollars)			Ressources humaines 2010–2011 (ETP)
D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles	Ressources pr�vues	Ressources r�elles	�cart
16,2	18,3	17,9	134	139	+5

 

Sommaire du rendement et analyse des activit�s de programme

Projets d’am�lioration du service

Le SATJ a �labor� un plan de deux ans pour la modernisation de son infrastructure de technologie de l’information vieillissante. Des progr�s importants ont �t� r�alis�s en 2010-2011 pour r�gler certains des principaux risques mena�ant le fonctionnement des tribunaux, mais seulement aux d�pens d’autres projets hautement prioritaires, comme celui du SATJ, qui ont d� �tre report�s pour d�gager des ressources pour l’ex�cution de la premi�re phase des travaux d’infrastructure des TI. Pour compl�ter le projet, nous avons sollicit� des fonds additionnels; notre demande a �t� accept�e et les ressources n�cessaires seront disponibles en 2011-2012. Lorsqu’il sera termin�, ce travail nous assurera un fonctionnement plus fiable, permettra d’apporter des am�liorations importantes aux services de soutien et permettra de r�pondre aux demandes impos�es aux r�seaux et aux syst�mes.

En 2010-2011, le SATJ a entam� l’�laboration d’un cadre de gestion de l’information plus robuste, assorti de strat�gies sur l’entreposage s�curitaire des dossiers. La section de la gestion de l’information a �galement fait la promotion dans l’ensemble du SATJ quant aux exigences de la GI dans la planification de tous les projets et de tous les programmes. Les capacit�s limit�es du Service n’ont permis de r�aliser que de modestes progr�s au chapitre de l'informatisation des dossiers judiciaires et de l’acquisition d’un syst�me de gestion de l’information pour l’ensemble de l’organisation.

La s�curit� physique des membres de la magistrature et des parties qui comparaissent devant les tribunaux ou qui se pr�sentent aux comptoirs du greffe a continu� de figurer parmi les grandes priorit�s du SATJ en 2010-2011. Pour am�liorer ces mesures de s�curit�, le SATJ a install� de nouveaux syst�mes de cartes d’acc�s dans divers bureaux, tenu des ateliers de formation � l’intention des nouveaux employ�s et apport� des am�liorations � certaines installations.

En f�vrier 2011, le SATJ a termin� le d�m�nagement du comptoir du greffe de la Cour d’appel f�d�rale, de la Cour f�d�rale et de la Cour d’appel de la cour martiale du Canada au 90, rue Sparks, � Ottawa. Si l’objectif �tait d’accro�tre la visibilit� et d’am�liorer l’acc�s pour le public, l’am�lioration de la s�curit� des employ�s du SATJ figurait �galement parmi les priorit�s.

Nous avons cherch� � obtenir des fonds additionnels pour assurer l’int�grit� des programmes pour plusieurs activit�s, dont certaines dans les domaines hautement prioritaires des syst�mes de fonctionnement et de la s�curit�. On a calcul� qu’il faudrait environ dix millions de dollars par ann�e. Ce montant permettrait de r�tablir des ressources qui ont �t� retir�es pour payer les postes judiciaires non financ�s et aiderait � r�pondre aux besoins croissants des services de soutien des tribunaux. La demande a �t� accept�e en partie et une augmentation graduelle du budget, qui atteindra trois millions de dollars par ann�e en 2016-2017, a �t� accord�e au SATJ dans le budget f�d�ral de 2011.

Investissements dans nos employ�s

Les services des ressources humaines ont lanc� des mesures pour attirer, former et maintenir en poste des employ�s comp�tents, motiv�s et productifs dans tout le Service. Ces mesures visaient sp�cifiquement � contrer le risque de perte ou de non disponibilit� possible d’employ�s hautement sp�cialis�s et comp�tents.

Ces mesures comprenaient les suivantes :

• mettre plus d’accent sur la diversit�, les valeurs et l’�thique, ainsi que la promotion d’un milieu de travail exempt de discrimination et de harc�lement et la conciliation travail-vie;
• d�velopper les capacit�s de leadership de l’�quipe de gestion par le recours � des rencontres de formation, des nominations int�rimaires et d’autres mesures;
• am�liorer l’efficacit� du processus d’embauche et mettre au point une m�thode de recrutement pour le SATJ;
• adopter une approche plus syst�matique de formation et de cheminement de carri�re par l’am�lioration du processus de gestion du rendement, assorti d’ententes particuli�res, de plans d’apprentissage personnel et de feuilles de route de formation;
• �laborer un programme d’accueil;
• am�liorer les communications entre les employ�s et les gestionnaires par la mise en place d’une bo�te � suggestions et une augmentation du nombre de consultations aupr�s des employ�s;
• am�liorer la prestation des services aux gestionnaires et aux employ�s par l’utilisation de l’intranet, de sites Web et des vid�oconf�rences.

Renforcement de la planification et de la responsabilisation

Le SATJ a fait un bon pas en avant pendant l’exercice vis� par le rapport en adoptant une approche int�gr�e et fond�e sur le risque pour sa planification, sa r�partition des ressources et sa gestion budg�taire. Cette perc�e a �t� rendue possible du fait du renforcement de la planification des activit�s et de l’harmonisation des ressources et des priorit�s et des risques du SATJ. Parmi les efforts faits pour am�liorer les processus d�cisionnels et la responsabilisation figurent une consultation accrue des juges en chef et une am�lioration des rapports financiers au Comit� ex�cutif du SATJ.

En outre, l’organisation a mis en place un cadre int�gr� de gestion du risque (CIGR) et �labor� le profil de risque de l’organisation. L’�laboration des priorit�s, la s�lection des activit�s et l’affectation des ressources sont dor�navant fond�es directement sur le profil de risque. Le CIGR sera r�vis�, affin� et mis � jour r�guli�rement en fonction de l’�volution des risques qui menacent le SATJ.

Au cours de l’exercice vis� par le rapport, nous avons r�alis� des progr�s importants au chapitre du cadre de gestion de projet et du cadre interne de gestion du changement. L’embauche de sp�cialistes et la formation des employ�s d�j� en poste ont permis au SATJ d’accro�tre son aptitude � g�rer les projets et � s’adapter aux changements. Cela contribuera � assurer que le SATJ r�alisera ses futurs projets futurs conform�ment aux plans et aux exigences et que les moyens disponibles s’harmoniseront avec les objectifs du projet et les priorit�s de l’organisation.

Nous avons commenc� � promouvoir l’utilisation des technologies de l’information pour favoriser des processus d�cisionnels plus efficaces gr�ce � la consultation de donn�es financi�res en ligne, mais le manque de moyens nous a frein�s. Le SATJ demeure engag� � am�liorer ses outils d’aide aux d�cisions en accroissant l’utilisation et l’efficacit� du tableau de bord mis � la disposition des gestionnaires.

En 2010-2011, le SATJ a poursuivi la cr�ation du comit� de v�rification minist�riel. Il a nomm� un membre externe et a identifi� un autre membre qui sera nomm� en 2011-2012. Nous poursuivons le travail de cr�ation d’un service de v�rification interne, et nous discutons avec le Bureau du contr�leur g�n�ral au sujet de mod�les innovateurs.