ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires - Rapport

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Section II – Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Résultat stratégique et activités de programme

Le Service administratif des tribunaux judiciaires a un résultat stratégique et trois activités de programme pour lui permettre de s’acquitter de son mandat. Les renseignements fournis dans la présente section sont organisés par activité de programme comme suit :

 

Activité de programme 1 : Services du greffe

Description des activités de programme

Les Services du greffe traitent les documents légaux ainsi que les demandes de contrôle judiciaire sous la juridiction de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt. Ces services s'assurent d'une bonne gestion des dossiers de cours et du fonctionnement adéquat du processus judiciaire et de l'accès aux cours.

Activité de programme : Services du greffe

Ressources financières 2010–2011 (en millions de dollars)			Ressources humaines 2010–2011 (ETP)
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
24,6	26,6	25,8	296	295	-1

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	État du rendement
Les dossiers judiciaires sont toujours exacts et complets	Taux de satisfaction des clients et des juges	Le taux de satisfaction est de 85 p. 100	Le sondage n'a pas eu lieu en raison du manque de ressources et de fonds pour l'acquisition du logiciel. Le taux de satisfaction des juges a été vérifié à l’occasion de rencontres informelles; les juges ont fait part d’une grande satisfaction. Ces réunions ont également permis d’obtenir des suggestions utiles sur des améliorations à apporter aux services.
	Respect des normes de service	Les normes de service ont été respectées dans 90 p. 100 des cas	Le respect des normes de service n’a pu être vérifié automatiquement en raison de retards et de manque de fonds pour mettre en place le SATJ. Les normes de service préliminaires font l’objet d’un suivi manuel tous les trimestres et les résultats servent à apporter des ajustements.

Sommaire du rendement et analyse des activités de programme

Les statistiques suivantes donnent une idée de la quantité de travail des Services du greffe pour les quatre cours fédérales en 2010-2011 :

• 36 067 instances ont été intentées ou déposées auprès des quatre cours.
• 34 525 jugements, ordonnances et directives ont été traités.
• 5 770 instances ont fait l’objet d’une préparation pour l’audience, et ont ensuite été entendues (ce qui exclut les affaires abandonnées ou réglées avant l’audience).
• les Cours ont siégé pendant 5 750 jours d’audience.
• 417 570 entrées ont été inscrites.

Malgré leur lourde charge de travail, seulement quinze plaintes mineures ont été reçues et immédiatement résolues en 2010-2011. Ce nombre témoigne sans équivoque de la qualité du travail et des services des employés du SATJ partout au pays.

Pendant l’exercice visé par le rapport, les employés des Services du greffe se sont concentrés sur la mise en œuvre des projets d’amélioration des services dans les quatre secteurs décrits précédemment : processus du greffe et formation opérationnelle, réponses aux besoins des clients, normes de service et améliorations des systèmes technologiques d’opération.

Tel que mentionné, le SATJ a commencé un projet de deux ans pour régler les problèmes urgents de l’infrastructure des TI recensés par le profil de risque de l’organisation. Nous avons progressé dans ce projet essentiel à l’élaboration de nombreuses initiatives à l’égard du service et pour répondre aux demandes à venir sur nos réseaux et nos systèmes.

Le projet n’a cependant pu être financé que par des ressources retirées d’autres projets importants. La majorité des projets en matière de technologie, dont les travaux de développement du SATJ et de dépôt électronique des documents judiciaires, et les autres travaux visant à améliorer les moyens techniques dans les salles d’audience, ont été de fait arrêtés. De même, le sondage prévu auprès des juges et des parties a été reporté faute de ressources suffisantes.

Les travaux pour la mise en œuvre du système d’enregistrement numérique des audiences de la Cour fédérale et de la Cour canadienne de l’impôt se sont cependant poursuivis. Parmi ces travaux figure la mise à l’essai du logiciel pour vérifier qu’il satisfait aux besoins des utilisateurs, ce qui a donné d’excellents résultats. La prochaine étape consistera à planifier et à installer le matériel nécessaire.

Pour se tenir au courant des initiatives informatiques des tribunaux des autres juridictions canadiennes, le SATJ a continué de participer aux activités d’organismes et de comités judiciaires externes comme l’Association des administrateurs judiciaires du Canada et le Centre canadien de technologie judiciaire.

De plus, en collaboration avec le Commissariat à la magistrature fédérale, les employés des Services du greffe ont participé à un projet en Ukraine et à un nouveau projet nommé « JUSTICE » (« Judicial Systems Improvement for Commerce and Economy » – Amélioration des systèmes judiciaires pour le commerce et l’économie). L’objectif de ce nouveau projet est de renforcer les cadres légaux et judiciaires par la formation des juges et des administrateurs judiciaires et par l’établissement de centres de formation judiciaire en Jamaïque, au Ghana et au Pérou. En 2010-2011, nos employés ont participé à la mission en Jamaïque et ils participeront aux autres missions en 2011-2012.

Leçons apprises – Services du greffe

La mise en œuvre de dossiers judiciaires entièrement électroniques demeure un objectif important du SATJ. Il est cependant évident qu’il est impossible d’étendre l’utilisation du dépôt électronique et des tribunaux informatisés avant que le nouveau SATJ et qu’une infrastructure des TI plus robuste et actualisée ne soient installés. En attendant que les ressources soient disponibles et que le nouveau SATJ soit déployé, les Services du greffe et les Services internes continueront à collaborer pour entretenir et soutenir les systèmes actuels et assurer le fonctionnement des tribunaux.

Pour réussir les nouveaux projets d’amélioration du service, le SATJ doit développer et améliorer les communications entre les concepteurs de systèmes et les partenaires des projets. À cette fin, le SATJ doit améliorer ses capacités en gestion de projets et en analyse opérationnelle. Les travaux de mise en place d’un bureau de gestion des projets doivent se poursuivre, le plan d’investissement doit être complété et il faut renforcer la gouvernance des projets informatiques. Ceci permettra à l’organisation d’atteindre ses objectifs et de mieux déterminer, analyser et valider les besoins en matière de nouveaux processus de fonctionnement, de politiques et de systèmes d’information.

Malgré des contraintes financières importantes, il a été possible de trouver des méthodes innovatrices et originales pour former les employés. En 2010-2011, le Service a misé sur ses compétences internes et sur des partenariats interministériels pour offrir un plus vaste choix de cours aux employés. Cette démarche s’est révélée excellente, mais comme les ressources sont limitées, le SATJ doit veiller à prendre les mesures qui s’imposent pour prévenir les surcharges de travail chez ses « experts internes ».

Activité de programme 2 : Services judiciaires

Description des activités de programme

Les Services judiciaires fournissent un soutien direct à tous les juges grâce aux efforts des adjointes judiciaires, des auxiliaires juridiques, des jurilinguistes, du personnel de la bibliothèque, des chauffeurs et des préposés à l'audience. Sont notamment offerts des services de recherche, de documentation, de révision, de traduction et de conseils linguistiques et terminologiques, le tout dans le but de prêter main-forte aux juges dans l'élaboration de leurs jugements et des motifs de jugement.

Activité de programme : Services judiciaires

Ressources financières 2010–2011 (en millions de dollars)			Ressources humaines 2010–2011 (ETP)
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
18,9	20,0	19,9	185	183	-2

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectif	État du rendement
Les juges ont les outils et les ressources dont ils ont besoin afin d’exercer leurs fonctions	Taux de satisfaction des juges quant aux services qui leur sont fournis	Le taux de satisfaction est de 85 p. 100	L’évaluation de l’indicateur de rendement pour l’exercice visé s’est limitée à ce qui suit : i) des commentaires obtenus lors de réunions plénières officielles des cours; ii) des commentaires et des observations par les avocats et le public au secrétaire du Comité des règles des Cours fédérales sur les modifications proposées aux règles de procédure; iii) des commentaires informels sur les normes de service aux clients à l’occasion de discussions entre la direction du SATJ et les juges en chef ou les juges responsables des comités de gestion des cours. Les cours ont souligné l’importance de continuer à fournir des traductions de qualité, en temps opportun, tant pour les documents administratifs que pour leurs décisions, conformément aux exigences de la Loi sur les langues officielles. Les commentaires de ces diverses sources témoignent d’un degré de satisfaction élevé des juges pour les services fournis par le SATJ, en particulier par les adjoints judiciaires et les auxiliaires juridiques, par la bibliothèque et par les services juridiques aux cadres.

Sommaire du rendement et analyse des activités de programme

La direction générale des Services judiciaires a continué de fournir aux juges des quatre cours le soutien dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions judiciaires efficacement.

Les adjoints judiciaires fournissent aux juges les services de soutien administratif et les services de gestion de cabinet. En 2010-2011, une révision et une mise à jour des processus, des pratiques, des outils et de la formation des adjoints judiciaires ont permis d’améliorer la qualité et l’uniformité des services fournis. Pour accélérer l’embauche d’adjoints judiciaires et fournir un soutien continu aux juges, un bassin de candidats préqualifiés a été établi.

Le programme des auxiliaires juridiques offre aux étudiants récemment diplômés des facultés de droit du Canada, ou sur le point d’être diplômés, la possibilité de poser leur candidature aux postes d’auxiliaires juridiques des juges. Le SATJ emploie annuellement environ cinquante-cinq auxiliaires juridiques, en général pour une période d’un an, ce qui leur permet de satisfaire aux exigences en ce qui concerne leur stage obligatoire. Sous la direction des juges, qui peuvent agir comme maîtres de stage, ces auxiliaires préparent des résumés de décisions, font de la recherche sur des questions de droit et rédigent des mémoires des faits et du droit détaillés. En 2010-2011, la Cour d’appel fédérale a embauché douze auxiliaires juridiques, la Cour fédérale en a embauché trente et un, et la Cour canadienne de l’impôt, douze. Le SATJ a examiné la possibilité d’instituer un système en ligne pour simplifier le processus de candidature et réduire la quantité de papier nécessaire, contribuant ainsi au virage écologique de l’administration fédérale.

Grâce aux sites Web des cours, les Services judiciaires veillent à ce que les parties, les juristes et le public aient accès par Internet aux Bulletins aux médias et aux Bulletins des décisions. Les Services judiciaires offrent également un service d’agents de liaison avec les médias pour les questions se rapportant aux cours et à leurs décisions.

La direction générale des Services judiciaires a organisé des réunions des juges et des avocats et du Comité des règles pour fournir aux avocats, aux principaux intervenants et au public une tribune où proposer des changements à certains aspects du processus des instances. Des documents de travail ont été rendus publics sur les sites Web des cours, invitant les parties intéressées à faire part de leurs observations. Le SATJ continue de soutenir les tribunaux dans leur participation aux comités suivants de liaison entre la magistrature et le barreau en 2010-2011 :

• Comité de liaison entre la magistrature et l’association du Barreau canadien
• Comité de liaison – Cour fédérale ~ Barreau – droit des autochtones
• Comié de juges de la Cour fédérale et du Barreau (Loi sur l’immigration et le statut de réfugié)
• Comité des spécialistes de la propriété intellectuelle
• Barreau de Montréal – Comité de liaison avec la Cour d’appel fédérale et la Cour fédérale
• Comité de liaison – Droit du travail, droits de la personne, accès à l'information, et protection des renseignements personnels.

La direction générale des Services judiciaires a poursuivi la mise en œuvre de la politique révisée de développement des collections de la bibliothèque, a élaboré une politique du service aux clients de la bibliothèque et a mis en place une interface utilisateur conviviale pour le système intégré de bibliothèque. La mise en œuvre des deux politiques en 2011-2012 améliorera les services de bibliothèque offerts aux juges et aux employés du SATJ à la grandeur du pays.

Leçons apprises – Services judiciaires

Comme les décisions judiciaires définitives doivent être disponibles dans les deux langues officielles, la traduction représente des dépenses majeures pour les cours. En 2010-2011, le SATJ et le Bureau de la traduction ont mis au point un nouveau cadre d’examen des améliorations possibles du processus et des mesures d’économie. Il sera important de poursuivre ce projet pour en tirer tous les avantages possibles.

La nécessité de tenir des consultations et d’obtenir des commentaires sur les changements à apporter pour améliorer le fonctionnement des tribunaux est devenue plus claire que jamais en 2010-2011. La participation du SATJ aux réunions de liaison entre la magistrature et le barreau a permis de recueillir des commentaires indispensables de la part des avocats, ainsi que des parties des secteurs privé et public. Les consultations du Comité des règles des Cours fédérales avec les avocats et avec le public portant sur les modifications proposées relativement aux moyens technologiques et aux procédures seront particulièrement importantes pour déterminer les sujets exigeant notre attention, tout particulièrement ceux se rapportant à l’utilisation de la technologie de l’information par les tribunaux.

La Cour fédérale accorde un intérêt tout particulier à la gestion serrée des instances pour les simplifier et pour améliorer l’efficacité du régime judiciaire pour les parties. Certaines des démarches à entreprendre pourraient entraîner des modifications aux Services du greffe et aux Services judiciaires et avoir d’importantes incidences financières. Le SATJ devra surveiller ses normes de service pour s’assurer que les fonds et les ressources nécessaires soient disponibles.

L’expérience vécue en 2010-2011 a démontré les limites de l’approche actuelle de recrutement des auxiliaires juridiques pour les tribunaux. Les demandes d’emploi des candidats et les documents qui les accompagnent sont actuellement remis sur papier aux comités de sélection des tribunaux. Un nouveau mécanisme de candidature en ligne plus efficace est en voie d’élaboration et devrait être instauré en 2011-2012.

L’examen de la politique de développement de la bibliothèque se poursuit, en consultation avec le comité de la bibliothèque des juges. L’un des principaux objectifs doit être de réduire le nombre d’abonnements à des publications papier pour dégager des fonds pour les services de recherche informatiques qui prennent de plus en plus d’importance pour les tribunaux.

Activité de programme 3 : Services internes

Description des activités de programme

Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Activité de programme : Services internes

Ressources financières 2010–2011 (en millions de dollars)			Ressources humaines 2010–2011 (ETP)
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
16,2	18,3	17,9	134	139	+5

 

Sommaire du rendement et analyse des activités de programme

Projets d’amélioration du service

Le SATJ a élaboré un plan de deux ans pour la modernisation de son infrastructure de technologie de l’information vieillissante. Des progrès importants ont été réalisés en 2010-2011 pour régler certains des principaux risques menaçant le fonctionnement des tribunaux, mais seulement aux dépens d’autres projets hautement prioritaires, comme celui du SATJ, qui ont dû être reportés pour dégager des ressources pour l’exécution de la première phase des travaux d’infrastructure des TI. Pour compléter le projet, nous avons sollicité des fonds additionnels; notre demande a été acceptée et les ressources nécessaires seront disponibles en 2011-2012. Lorsqu’il sera terminé, ce travail nous assurera un fonctionnement plus fiable, permettra d’apporter des améliorations importantes aux services de soutien et permettra de répondre aux demandes imposées aux réseaux et aux systèmes.

En 2010-2011, le SATJ a entamé l’élaboration d’un cadre de gestion de l’information plus robuste, assorti de stratégies sur l’entreposage sécuritaire des dossiers. La section de la gestion de l’information a également fait la promotion dans l’ensemble du SATJ quant aux exigences de la GI dans la planification de tous les projets et de tous les programmes. Les capacités limitées du Service n’ont permis de réaliser que de modestes progrès au chapitre de l'informatisation des dossiers judiciaires et de l’acquisition d’un système de gestion de l’information pour l’ensemble de l’organisation.

La sécurité physique des membres de la magistrature et des parties qui comparaissent devant les tribunaux ou qui se présentent aux comptoirs du greffe a continué de figurer parmi les grandes priorités du SATJ en 2010-2011. Pour améliorer ces mesures de sécurité, le SATJ a installé de nouveaux systèmes de cartes d’accès dans divers bureaux, tenu des ateliers de formation à l’intention des nouveaux employés et apporté des améliorations à certaines installations.

En février 2011, le SATJ a terminé le déménagement du comptoir du greffe de la Cour d’appel fédérale, de la Cour fédérale et de la Cour d’appel de la cour martiale du Canada au 90, rue Sparks, à Ottawa. Si l’objectif était d’accroître la visibilité et d’améliorer l’accès pour le public, l’amélioration de la sécurité des employés du SATJ figurait également parmi les priorités.

Nous avons cherché à obtenir des fonds additionnels pour assurer l’intégrité des programmes pour plusieurs activités, dont certaines dans les domaines hautement prioritaires des systèmes de fonctionnement et de la sécurité. On a calculé qu’il faudrait environ dix millions de dollars par année. Ce montant permettrait de rétablir des ressources qui ont été retirées pour payer les postes judiciaires non financés et aiderait à répondre aux besoins croissants des services de soutien des tribunaux. La demande a été acceptée en partie et une augmentation graduelle du budget, qui atteindra trois millions de dollars par année en 2016-2017, a été accordée au SATJ dans le budget fédéral de 2011.

Investissements dans nos employés

Les services des ressources humaines ont lancé des mesures pour attirer, former et maintenir en poste des employés compétents, motivés et productifs dans tout le Service. Ces mesures visaient spécifiquement à contrer le risque de perte ou de non disponibilité possible d’employés hautement spécialisés et compétents.

Ces mesures comprenaient les suivantes :

• mettre plus d’accent sur la diversité, les valeurs et l’éthique, ainsi que la promotion d’un milieu de travail exempt de discrimination et de harcèlement et la conciliation travail-vie;
• développer les capacités de leadership de l’équipe de gestion par le recours à des rencontres de formation, des nominations intérimaires et d’autres mesures;
• améliorer l’efficacité du processus d’embauche et mettre au point une méthode de recrutement pour le SATJ;
• adopter une approche plus systématique de formation et de cheminement de carrière par l’amélioration du processus de gestion du rendement, assorti d’ententes particulières, de plans d’apprentissage personnel et de feuilles de route de formation;
• élaborer un programme d’accueil;
• améliorer les communications entre les employés et les gestionnaires par la mise en place d’une boîte à suggestions et une augmentation du nombre de consultations auprès des employés;
• améliorer la prestation des services aux gestionnaires et aux employés par l’utilisation de l’intranet, de sites Web et des vidéoconférences.

Renforcement de la planification et de la responsabilisation

Le SATJ a fait un bon pas en avant pendant l’exercice visé par le rapport en adoptant une approche intégrée et fondée sur le risque pour sa planification, sa répartition des ressources et sa gestion budgétaire. Cette percée a été rendue possible du fait du renforcement de la planification des activités et de l’harmonisation des ressources et des priorités et des risques du SATJ. Parmi les efforts faits pour améliorer les processus décisionnels et la responsabilisation figurent une consultation accrue des juges en chef et une amélioration des rapports financiers au Comité exécutif du SATJ.

En outre, l’organisation a mis en place un cadre intégré de gestion du risque (CIGR) et élaboré le profil de risque de l’organisation. L’élaboration des priorités, la sélection des activités et l’affectation des ressources sont dorénavant fondées directement sur le profil de risque. Le CIGR sera révisé, affiné et mis à jour régulièrement en fonction de l’évolution des risques qui menacent le SATJ.

Au cours de l’exercice visé par le rapport, nous avons réalisé des progrès importants au chapitre du cadre de gestion de projet et du cadre interne de gestion du changement. L’embauche de spécialistes et la formation des employés déjà en poste ont permis au SATJ d’accroître son aptitude à gérer les projets et à s’adapter aux changements. Cela contribuera à assurer que le SATJ réalisera ses futurs projets futurs conformément aux plans et aux exigences et que les moyens disponibles s’harmoniseront avec les objectifs du projet et les priorités de l’organisation.

Nous avons commencé à promouvoir l’utilisation des technologies de l’information pour favoriser des processus décisionnels plus efficaces grâce à la consultation de données financières en ligne, mais le manque de moyens nous a freinés. Le SATJ demeure engagé à améliorer ses outils d’aide aux décisions en accroissant l’utilisation et l’efficacité du tableau de bord mis à la disposition des gestionnaires.

En 2010-2011, le SATJ a poursuivi la création du comité de vérification ministériel. Il a nommé un membre externe et a identifié un autre membre qui sera nommé en 2011-2012. Nous poursuivons le travail de création d’un service de vérification interne, et nous discutons avec le Bureau du contrôleur général au sujet de modèles innovateurs.