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ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires - Rapport

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Section II – Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Résultat Stratégique

Le public a accès de façon rapide et équitable aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.

Activité de programme 1: Services du greffe

Description de l’activité de programme

La Direction des services du greffe assure toutes les fonctions opérationnelles et toutes les fonctions du greffe essentielles au bon fonctionnement de la Cour d’appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d’appel de la Cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l’impôt. Trois greffiers (il n’y a qu’un seul greffier pour la Cour d’appel fédérale et la Cour d’appel de la Cour martiale du Canada) et trois directeurs généraux régionaux sont chargés de voir à la bonne gestion des dossiers des cours et à l’efficacité des processus judiciaires des cours et d’assurer aux plaideurs l’accès à ceux-ci.

La Direction fournit des services de greffe grâce à dix points d’accès dans l’ensemble du Canada et elle a conclu avec des organes provinciaux et territoriaux des protocoles d’entente quant à la réception de documents judiciaires et quant à l’utilisation de salles d’audience dans huit lieux additionnels.

La Direction comprend également un groupe chargé de la modernisation qui appuie l’ensemble des Services du greffe en travaillant en étroite collaboration avec le personnel de Technologie de l’information en vue de mettre au point du matériel et des fonctionnalités électroniques afin d’améliorer le fonctionnement des cours et de réaliser des dossiers électroniques complets pour l’ensemble des cours. Ce groupe est également chargé d’examiner et d’harmoniser les procédures des greffes, de rédiger des normes de service, d’évaluer le rendement des différents bureaux et de fournir de la formation spécialisée sur le greffe au personnel opérationnel.

Enfin, la Direction des services du greffe comprend une unité distincte composée de cadres supérieurs chevronnés qui sont chargés des fonctions quasi judiciaires que sont la fixation et la taxation des dépens adjugés aux parties.

Activité de programme : Services du greffe
Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de dollars)
Ressources financières 2009-2010

(millions de dollars)

Ressources humaines (ETP) 2009-2010
Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles Nombre prévu Nombre réel  Écart
26,3 28,8 26,1 307 292 15

Résultats attendus Indicateurs de rendement Objectifs État du rendement Sommaire du rendement 
Sensibilisation aux processus judiciaires et compréhension de ceux-ci afin de garantir que le public et les parties aient accès aux cours Taux de satisfaction par rapport à la quantité et qualité des produits de renseignement À être déterminé en fonction des résultats de départ

Améliorations dans les années subséquentes
Atteinte en grande partie Enquête interne sur la satisfaction des juges et des employés du greffe.

Taux de satisfaction généralement élevé pour ce qui est des connaissances et du professionnalisme des employés; l'exactitude quant à la préparation et au traitement des documents peut être améliorée à certains égards.

Élaboration d'un plan d'action en fonction des résultats de l'enquête.

L'essentiel des travaux préparatoires relatifs à une enquête externe auprès des clients a été exécuté en 2009 2010; l'enquête sera effectuée en 2010 2011 si les ressources le permettent.
Accès aux cours grâce au service décentralisé du greffe Nombre d'inscriptions enregistrées par régions

Nombre d'audience par régions
À être déterminé en fonction des résultats de départ

Améliorations dans les années subséquentes
Atteinte en grande partie Les renseignements de base ont été réunis en 2009 2010; commencement du suivi et de la rédaction de rapports concernant ces résultats en 2010 2011.
Dossiers complets au moment de l'audience Taux de satisfaction des clients sur le professionnalisme et la qualité des services offerts par les employés À être déterminé en fonction des résultats de départ

Améliorations dans les années subséquentes
Atteinte en grande partie Le taux de satisfaction des juges en ce qui concerne le caractère complet des dossiers est généralement élevé.

Des préoccupations précises dans certains domaines ont été constatées et on s'en occupera au moyen du plan d'action mentionné ci-dessus.

Analyse du rendement

L'élaboration du Système de gestion des dossiers de cour (SGDC) destiné à appuyer les activités des quatre cours s'est poursuivie. Les activités de planification opérationnelle et de gestion du risque ont permis de constater que ce projet devait être la principale priorité du Service. Les restrictions financières importantes auxquelles fait face le Service ont toutefois eu pour conséquence que le Service ne disposait que de ressources limitées à consacrer à cette initiative essentielle. Les exigences opérationnelles relatives aux phases finales sont en train d'être définies et le Service a réaffecté des ressources internes, dans la mesure du possible, dans le but de poursuivre les travaux essentiels de développement.

Une évaluation indépendante formelle de différentes méthodes de dépôt électronique de documents a été effectuée en 2009 2010. L'évaluation a pris en compte les fonctionnalités actuelles ainsi que sur les systèmes utilisés par d'autres tribunaux au Canada et à l'étranger. La haute direction a approuvé un plan de mise en œuvre d'une solution interne unique, à mesure que les ressources deviennent disponibles, dans le but d'améliorer la fonctionnalité de dépôt électronique de façon à appuyer la croissance constante dans ce domaine qui a été signalée dans le RMR de l'année dernière.

Des réunions initiales auxquelles ont participé des experts dans le domaine des opérations et de la TI au sein du Service et un comité composé des juges intéressés par les questions de technologie ont été tenues pour parler de notre vision en ce qui concerne la mise en œuvre d'un système de salles d'audience intégrées et informatisées dans l'ensemble du pays. Un tel concept exige qu'on investisse des sommes importantes, sommes qui n'étaient pas, et ne sont toujours pas à l'heure actuelle, à la disposition du Service. Le cadre d'un plan de mise en œuvre a été établi et le plan sera exécuté de façon plus complète lorsque des ressources seront disponibles.

Comme cela est indiqué dans le tableau ci-dessus, une enquête interne sur la satisfaction des juges et des employés du greffe a été menée en 2009 2010. Le taux de satisfaction des juges était en général élevé pour ce qui est de l'appui fourni par le greffe. Il convient également de noter que le Service a reçu un nombre de plaintes très faible au cours de l'année concernant la qualité des services fournis par le greffe. Un plan d'action visant à donner suite aux résultats de l'enquête et à tirer parti de certaines possibilités d'amélioration a été élaboré et mis en œuvre. Une enquête formelle indépendante auprès des clients externes sera menée en 2010 2011, si les ressources le permettent; le rigoureux travail de préparation qu'exige une telle enquête d'opinion a été entrepris en 2009 2010 et il y a eu, dans le cadre de ce travail, des consultations avec le Bureau du Conseil privé (BCP) ainsi qu'avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Des progrès ont été faits dans l'élaboration de procédures et de processus communs pour les greffes de chacun des quatre cours dans l'ensemble du pays. Les normes de service proposées ont été examinées et modifiées suivant les besoins, au cours de l'année, et les résultats obtenus ont été utilisés pour apporter les ajustements opérationnels nécessaires. Le greffe continuera de consulter ses clients au sujet des normes de service au cours de l'année à venir, avant de les adopter officiellement.

Leçons apprises

L'élaboration du SGDC est une initiative commune importante des activités opérationnelles (le greffe) et de l'unité de la technologie de l'information. Il s'agit d'une initiative qui requiert une documentation rigoureuse des exigences opérationnelles de façon à assurer une bonne élaboration des systèmes. La collaboration du greffe et de l'unité de la technologie de l'information est un élément essentiel, et le Service a redoublé ses efforts pour s'assurer que les exigences sont clairement définies et que la fonctionnalité finale du nouveau système répond aux besoins des utilisateurs finaux.

Les activités formelles de planification et de gestion du risque entreprises par le Service pendant la période visée par le rapport ont confirmé que le lancement réussi de ce projet clé est une priorité fondamentale parce qu'il vise à éviter un risque important pour l'organisation. Un dossier d'analyse formel a été préparé dans le but de combler les principales lacunes et de tirer parti des possibilités importantes qui s'offrent en ce qui concerne les salles d'audience informatisées et l'infrastructure requise pour la gestion, l'entreposage et l'extraction efficaces des documents électroniques. Les efforts déployés pour obtenir des fonds supplémentaires destinés à appuyer cette initiative n'ont pas abouti et la date de mise en œuvre de ces technologies clés continue à être reportée, faute de ressources.

Avantages pour les Canadiens

La prestation aux Canadiens de services rapides et efficaces par le greffe facilite leur accès au système judiciaire. Les personnes qui comparaissent devant les cours - qu'il s'agisse d'avocats, de représentants ou de membres du public - s'attendent à obtenir des services de haute qualité et informatisés pour que leur dossier soit entendu et réglé rapidement et avec un minimum d'effort et de retards. Le greffe offre des renseignements concernant les procédures, la réception des documents, la création et la tenue de dossiers, la mise au rôle, le soutien dans la salle d'audience et la préparation et la publication des décisions.

Activité de programme 2 : Services judiciaires

Description de l'activité de programme

Les Services judiciaires fournissent un soutien direct à tous les juges grâce aux efforts des adjointes judiciaires, des auxiliaires juridiques, des jurilinguistes, du personnel de la bibliothèque, des chauffeurs et des huissiers-audienciers. Sont notamment offerts des services de recherche, de documentation, de révision, de traduction, et de conseils linguistiques et terminologiques, le tout dans le but de prêter main-forte aux juges dans l'élaboration de leurs jugements et des motifs de jugement.

Activité de programme : Services judiciaires
Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de dollars)
Ressources financières 2009-2010

(millions de dollars)

Ressources humaines (ETP) 2009-2010
Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles Nombre prévu Nombre réel  Écart
19,3 21,1 20,4 196 169 27

Résultats attendus Indicateurs de rendement Objectifs État du rendement Sommaire du rendement 
Les juges ont les outils et les ressources dont ils ont besoin afin d'exercer leurs fonctions Taux de satisfaction des juges en ce qui a trait aux services offerts À être déterminé en fonction des résultats de départ

Améliorations dans les années subséquentes
Atteinte en grande partie Les réunions régulières que nous avons avec les juges montrent qu'ils sont en général très satisfaits de la qualité du travail et du professionnalisme du personnel; une amélioration a été observée en ce qui concerne le temps requis pour combler les postes vacants.

Il a été difficile d'assurer un soutien direct aux nouveaux juges, en raison des nombreuses nouvelles nominations de juges.

Le processus de publication, de traduction, d'affichage et de distribution des décisions judiciaires a fait l'objet d'améliorations importantes.
Les membres des barreaux, les intervenants principaux et le public reçoivent des renseignements concernant l'état des instances, les jugements et le fonctionnement des cours Manifestation de l'intérêt des groupes : présence aux portes ouvertes, visites sur le site web et nombres de demandes de brochures À être déterminé en fonction des résultats de départ

Améliorations dans les années subséquentes
Atteinte en grande partie Les brochures d'information sur les cours ont été révisées, et une nouvelle brochure a été préparée pour la Cour d'appel de la cour martiale du Canada.

Le site Web complètement modifié de la Cour canadienne de l'impôt a été lancé; il comprend une vidéo destinée aux parties non représentées par un avocat.
Établissement d'un réseau de communication avec les membres du Barreau et les intervenants principaux afin de comprendre leurs préoccupations Nombre de rencontres

Nombre de recommandations

Nombre de participants
À être déterminé en fonction des résultats de départ

Améliorations dans les années subséquentes
Entièrement atteinte Le nombre de réunions des principaux comités de liaison des cours a été maintenu.

Journée portes ouvertes pour chacune des cours.

Analyse du rendement

La Direction des services judiciaires a apporté de nouvelles améliorations importantes au processus utilisé pour la traduction, l'affichage et la distribution des décisions judiciaires, qui était décrit dans le RMR 20082009. Une unité faisant partie de la Direction est désormais seule responsable de l'ensemble du processus; elle a travaillé en étroite collaboration avec les collègues du greffe et des services internes pour assurer un maximum d'efficacité et de rapidité. En particulier, les préoccupations exprimées au sujet de l'affichage de la version traduite des décisions ont été examinées et font l'objet de mesures, selon que les ressources disponibles le permettent.

Le programme des auxiliaires juridiques offre aux étudiants récemment diplômés des facultés de droit du Canada, ou sur le point d'être diplômés, la possibilité de poser leur candidature aux postes d'auxiliaires juridiques des juges; ils peuvent également être appelés à faire de la recherche pour les juges suppléants et les protonotaires. Le Service emploie annuellement environ 55 auxiliaires juridiques, en général pour une période d'un an, ce qui leur permet de satisfaire aux exigences en ce qui concerne leur stage obligatoire. Sous la direction des membres de la magistrature, qui peuvent agir comme maîtres de stage, ces auxiliaires préparent des résumés de décisions, font de la recherche sur des questions de droit et rédigent des mémoires détaillés sur les faits et sur des questions de droit.

Le processus d'embauche des auxiliaires juridiques a été amélioré ces dernières années. Les lettres d'offre sont envoyées plus rapidement de façon que le Service puisse concurrencer d'autres employeurs potentiels dans les milieux juridiques. De plus, la possibilité de faire un stage auprès des cours a fait l'objet d'une meilleure promotion dans les universités canadiennes, en partie grâce aux visites que font régulièrement des juges des différentes cours dans les facultés de droit. Des sondages de fin de programme et des entrevues ont également été utilisés pour obtenir les commentaires des auxiliaires juridiques au sujet de leur expérience.

La bibliothèque fournit des documents de référence aux juges et à ceux qui appuient leurs activités. La révision de la politique relative aux collections de la bibliothèque a commencé en 2009-2010 et est principalement axée sur les plus grandes collections dans les bureaux locaux. Avec les changements démographiques, les juges et les employés utilisent de plus en plus les collections et les outils de recherche électroniques, et il est prévu que le nombre d'abonnements aux documents sur support papier pourra être réduit. Cela réduirait les coûts liés à ces services et permettrait de réinvestir des fonds dans l'amélioration de la qualité et de la diversité des services électroniques. En outre, les ententes et les contrats conclus avec des fournisseurs externes et les partenariats établis avec d'autres bibliothèques vont appuyer cette évolution. Le comité des juges chargé des questions touchant la bibliothèque, a été régulièrement consulté au cours du processus de révision. Une entente a été conclue avec Carswell en février 2010 pour l'accès à WestLaw Canada, ce qui donnera un plus grand accès à des outils électroniques en 2010 2011. Des améliorations seront apportées au système de gestion intégrée de la bibliothèque l'année prochaine; cela se traduira par un meilleur accès aux collections de la bibliothèque et une meilleure tenue des dossiers en ce qui concerne celles-ci. Des négociations sont en cours avec d'autres services de bibliothèque en vue de conclure d'autres ententes de réciprocité.

Leçons apprises

Une évaluation formelle du niveau de soutien qu'offrent les protonotaires à la Cour fédérale a été effectuée; le but étant de justifier les six postes actuels et les deux postes supplémentaires demandés par le juge en chef de la Cour fédérale. La gestion des dossiers de la Cour fédérale, à laquelle participent les protonotaires, a augmenté de façon exponentielle au fil des ans. Le Service est tenu de financer ces postes même s'il n'exerce aucun contrôle sur les nominations; de plus, le Service n'a jamais reçu de financement permanent pour quatre des six postes actuels. Un dossier d'analyse a été préparé dans une tentative de remédier à cette lacune, mais les efforts visant à obtenir des ressources supplémentaires n'ont pas porté fruit. En l'absence d'une source de financement, le Service a été obligé de réaffecter à la rémunération de ces protonotaires ainsi qu'à celle de juges suppléants des ressources qui étaient destinées à des activités de base.

Avantages pour les Canadiens

Les Services judiciaires fournissent toute une gamme de services et un appui direct aux juges des quatre cours. Ces services comprennent notamment le soutien administratif, les services de bibliothèque, les services de recherche juridique, les chauffeurs et les huissiers-audienciers ainsi que la distribution, la traduction et la révision des décisions judiciaires. Le bon fonctionnement de l'appareil judiciaire et la capacité des juges d'entendre et de régler les affaires rapidement et efficacement est un élément essentiel du bon fonctionnement du système judiciaire. Le Service travaille en étroite collaboration avec les juges pour veiller à répondre à leurs besoins pour qu'ils puissent consacrer leur temps et leur énergie à leurs fonctions consistant à entendre les affaires et à rendre des décisions, tout cela dans l'intérêt des plaideurs.

Activité de programme 3 : Services ministériels (internes)

Description de l'activité de programme

Les Services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont administrées de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont : Services de gestion et de surveillance, Services des communications, Services juridiques, Services de gestion des ressources humaines, Services de gestion des finances, Services de gestion de l’information, Services des technologies de l’information, Services de gestion des biens, Services de gestion du matériel, Services de gestion des acquisitions et Services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les Services internes comprennent uniquement les activités et les ressources qui s’appliquent à l’échelle d’une organisation et non celles fournies uniquement à un programme.

Le Service a pour mandat de fournir des services judiciaires et des services de greffe efficaces aux quatre cours supérieures fédérales d’archives; les services internes qui sont fournis le sont donc uniquement en fonction des besoins opérationnels. Des services comme le soutien technologique et le soutien aux vidéoconférences, la gestion des dossiers, les salles d’audience et les installations pour les juges ainsi que la sécurité dans les salles d’audience et pour les juges, les fournitures et le matériel spécialisés, ainsi que les services de courrier et de messagers apportent un appui direct aux cours et au fonctionnement du greffe. De nombreux autres services fournissent un appui indirect mais important à l’exercice de ces activités.

Activité de programme : Services corporatifs (internes)
Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de dollars)
Ressources financières 2009-2010

(millions de dollars)

Ressources humaines (ETP) 2009-2010
Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles Nombre prévu Nombre réel  Écart
15.8 17.3 19.7 127 148 21

Analyse du rendement

Ressources humaines

Au cours de l’exercice 2009‑2010, la Division des ressources humaines a continué à élaborer des stratégies globales d’apprentissage pour les employés et de gestion des talents des cadres, qu’elle a mises en œuvre aussi rapidement que les ressources le permettaient. Le plan d’action sur la diversité de 2009‑2011 a été approuvé par le Comité consultatif en matière de diversité et par le comité exécutif du Service et a été mis en œuvre au cours de l’exercice 2009‑2010. Le système en ligne des RH, qui permet la présentation et l’approbation en ligne des demandes de congé des employés, a été mis en œuvre avec la collaboration du groupe de la TI.

Locaux et sécurité

La sécurité physique des juges et des personnes qui comparaissent aux audiences ou se présentent aux comptoirs du greffe continuait d’être une grande préoccupation. Des évaluations des menaces et des risques (EMR) des principaux édifices ont été entreprises aux fins de l’élaboration d’une stratégie nationale en matière de sécurité et d’une stratégie pour la région de la capitale nationale en matière de locaux, qui ont toutes deux été achevées en 2009‑2010. Ce  travail a permis au Service de préparer un dossier d’analyse global qui a cerné les risques et les lacunes dans le domaine de la sécurité physique et a proposé des solutions. L’analyse portait précisément sur les exigences en matière de sécurité pour les locaux, l’équipement et les ressources à l’échelle nationale, ainsi que sur les besoins en matière de locaux du Service et des cours dans la région de la capitale nationale.

Les premières tentatives faites pour obtenir un financement supplémentaire destiné à la mise en œuvre de cette priorité n’ont pas abouti, mais le Service va continuer à travailler avec les organismes centraux et d’autres partenaires pour élaborer des solutions appropriées visant à combler les besoins en matière de sécurité et de locaux des cours et du Service et à renforcer le programme de continuité des opérations.

Finances et services des contrats

Pendant l’exercice 2009‑2010, le Service a continué à développer sa capacité en matière de planification, de budgétisation et d’analyse, ainsi que sa capacité de fournir des renseignements financiers à l’intention des parlementaires et des organismes gouvernementaux. La mise en place d’un tableau de bord financier destiné à aider les gestionnaires à prendre des décisions financières et stratégiques a été un succès et représente une initiative importante.

La fonction relative aux contrats a été renforcée par des efforts accrus en vue d’informer, de guider et d’assister le personnel dans le domaine de l’acquisition de biens et de services pour l’organisation. Pendant l’exercice 2009‑2010, le comité d’examen des marchés, nouvellement créé, a continué à assurer l’observation des règles, des règlements et des bonnes pratiques.

Gestion de l’information et technologie de l’information

La Division de la GI/TI a continué d’appuyer les activités opérationnelles en développant et mettant en œuvre le nouveau Système de gestion des dossiers de cour (SGDC), tout en fournissant de façon suivie des services de gestion de l’information et de technologie aux cours, aux juges, au greffe et aux services administratifs du Service.

Comme cela est signalé dans la section du présent rapport concernant l’analyse des risques, l’utilisation de systèmes existants désuets présente des défis importants pour ce qui est de la maintenance et de la compatibilité. Cela crée également des risques sérieux d’interruption du service offert aux cours et aux Canadiens. De plus, le Service a entrepris une évaluation complète des menaces et des risques en ce qui concerne l’infrastructure du réseau de TI. Cette évaluation a permis de constater l’existence de nombreux risques et de nombreuses faiblesses dans certains domaines vitaux, risques et faiblesses qui exposent également les cours à un risque d’interruption du service. Un plan de travail a été élaboré pour remédier aux lacunes cernées; selon ce plan, le remplacement et la mise à niveau nécessaires du matériel, des logiciels et des bases de données prendra environ deux ans.

L’achat, la configuration et la mise en œuvre de nouvelles technologies dans tous ces domaines exigeront qu’on y consacre des ressources importantes. Le maintien et l’amélioration du soutien apporté aux cours et aux services du greffe dépendent en très grande partie de cet effort, tout comme en dépend le succès avec lequel nous pourrons éviter de graves risques d’interruptions du service ou de perte de données essentielles pour les cours dans leur rôle de cours d’archives. C’est la raison pour laquelle nous sommes en train de préparer des dossiers d’analyse pour démontrer les possibilités que pourrait offrir, sur le plan de l’efficacité, des avantages et de l’atténuation des risques, l’investissement dans une mise en œuvre accélérée du SGDC ainsi que dans le renforcement de l’ensemble de l’infrastructure du réseau du Service de façon à remédier aux nombreuses lacunes graves constatées.

La planification et la gestion du risque

Comme cela a été mentionné à plusieurs reprises dans le présent document, le Service a fait des progrès considérables pour ce qui est de la gestion du risque, de la planification opérationnelle, de l’affectation des ressources et de l’élaboration de cadres généraux afin de permettre au Service de faire face aux défis importants qui se présentent dans certains domaines. Les principaux domaines sont le renforcement de la TI et de la sécurité physique (notamment dans les locaux) et l’amélioration des technologies habilitantes et des autres modes de prestation de services. De plus, le Service accorde une grande priorité à l’obtention d’un financement permanent pour certains postes judiciaires, dont les coûts sont actuellement assumés par l’organisation elle-même par le biais de la réaffectation de sommes destinées à d’autres priorités essentielles.

Le fait pour la haute direction de se concentrer fortement sur les priorités, les risques et les possibilités a permis au Service d’aller de l’avant de façon stratégique avec les ressources limitées dont il dispose actuellement. L’élaboration d’un certain nombre de dossiers d’analyse détaillés a permis de mieux cerner la nature des défis, tout en offrant des propositions concrètes pour y faire face. Le Service est donc bien placé pour agir rapidement lorsqu’il disposera des ressources nécessaires.